Técnicas de la planeación estrategica: Estandarización de conceptos

LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS ALCANCE HERRAMIENTAS DE CONTROL DE
GESTIÓN Misión Visión Objetivos
Estratégicos Objetivos Específicos EDT Cronograma
Roles Responsabilidad Riesgos y Mitigaciones Matriz colaborativa
Control de Cambios Manejo y respaldo Documental Matriz de
Comunicación Determinación de indicadores TAREAS
SUBTAREAS ENTREGABLES METODOLOGíA PMBOK PARA
GESTIÓN DE PROYECTOS

Lo que de verdad distingue a unas organizaciones de otras no es
Si producen bienes u ofrecen servicios Si son de ámbito
local, regional, de un solo país o multinacionales Si son
grandes o pequeñas Si son públicas o privadas Si
son con ánimo de lucro o sin ánimo de lucro …
sino Si son buenas o son malas … y las buenas son aquellas que
Han incorporado Dirección Estratégica Han asumido
el reto de la Calidad Total PROCESO DE PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA

con VISIÓN de futuro ¿Qué es la
Dirección Estratégica? “La estrategia es la
gran tarea de la organización. En situaciones de vida o
muerte es el Tao de la supervivencia o de la
extinción.” El arte de la Guerra. Sun Tzu. 500 a.C.
“No hay nada más difícil y más
necesario que saber aprovechar lo que tienes cerca y lo que
tienes lejos.” El arte de la Guerra. Sun Tzu Organizar y
hacer funcionar la organización mirando siempre al futuro
Cada paso tiene sentido en función de los objetivos
prefijados. Dirigir es POCA cosa: Planificar Organizar Coordinar
Acompañar PROCESO DE PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA “…aprovechar lo que tienes cerca
y lo que tienes lejos”

TODA LA INSTITUCIÓN SECTORES Y ÁREAS UNIDADES
PERSONAS Q PLANIFICACIÓN EVALUACIÓN
EJECUCIÓN Consejo de Calidad P+E+E DIRECCIÓN
ESTRATÉGICA = PROCESO DE PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA SISTEMA DE CALIDAD

Foto Análisis histórico Análisis DAFO
Estrategia general MISIÓN VISIÓN compartida
Acciones estratégicas Grupos implicados Problemas
estratégicos Soluciones estratégicas Factores clave
externos Áreas clave internas Decisiones
estratégicas Líneas estratégicas Matriz FODA
PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando ELABORACIÓN DE
UN PLAN ESTRATÉGICO P R O C E S O

MISIÓN Respuesta a las preguntas: ¿Quiénes
somos? ¿A qué nos dedicamos? ¿En qué
nos diferenciamos? ¿Por qué y para qué
hacemos lo que hacemos? ¿Para quién lo hacemos?
¿Cómo lo hacemos? ¿Qué valores
respetamos? La razón de ser de la
organización

Debe ser una fórmula: Ambiciosa: Un reto Clara: De
fácil interpretación Sencilla: para que todos la
comprendan Corta, para que se pueda recordar fácilmente
Compartida: Consensuada por las personas de la
organización La razón de ser de la
organización MISIÓN

Algunas recomendaciones para una sesión de trabajo de
elaboración de la MISIÓN Deben participar los
máximos responsables de la organización Trabajo
individual, en grupos y todos juntos Aconsejable, un facilitador
externo Importante, conseguir que todos participen: Es más
importante la participación que el debate
MISIÓN

Algunas recomendaciones para una sesión de trabajo de
elaboración de la MISIÓN Lo más importante
es recoger los elementos que el grupo considere indispensables.
La redacción vendrá después Se trata de
encontrar una fórmula sintética con la que se
sientan identificados. Signo de identidad: es el ADN Es mejor no
agotar la imaginación: sesiones cortas y con resultados
provisionales MISIÓN

Algunos ejemplos para comentar MISIÓN: Estamos
comprometidos a generar el total entusiasmo del cliente por la
marca X, lo que se traduce en niveles crecientes de ventas y
rentabilidad, actuando con integridad y entregando productos
competitivos de calidad mundial. VALORES COMPARTIDOS: Entusiasmo
del Cliente, Mejora Continua, Integridad, Trabajo en Equipo,
Innovación, Respeto y Responsabilidad individual VALORES
CULTURALES: Actuar con sentido de urgencia, actuar como una sola
compañía, resaltar nuestro producto y enfocarlo
hacia el cliente, objetivos agresivos

Foto Análisis histórico Análisis DAFO
Estrategia general MISIÓN VISIÓN compartida
Acciones estratégicas Grupos implicados Problemas
estratégicos Soluciones estratégicas Factores clave
externos Áreas clave internas Decisiones
estratégicas Líneas estratégicas Matriz FODA
PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando ELABORACIÓN DE
UN PLAN ESTRATÉGICO P R O C E S O

“La mejor manera de predecir el futuro es inventarlo”
(Alan Kay, pionero de la informática) “Planificar no
significa saber qué decisión voy a tomar
mañana, sino qué decisión debo tomar hoy
para conseguir lo que quiero mañana” (Peter Drucker)
Sin VISIÓN no hay futuro. Planificar mirando hacia
atrás es resignarse a mejorar el pasado. “Una
acción sin visión…carece de sentido. Una
visión sin acción…es un sueño. Una
visión con acción… puede cambiar al mundo.”
(Joel Arthur Barker) VISIÓN Compartida

Respuesta a las preguntas: ¿Qué y cómo
queremos ser dentro de x años? ¿En qué nos
queremos convertir? ¿Para quién trabajaremos?
¿En qué nos diferenciaremos? ¿Qué
valores respetaremos? Es el futuro de la organización
dentro de X años (concretos) VISIÓN
Compartida

Debe ser una fórmula: Con visión de futuro, no de
mejorar el pasado Coherente con la MISIÓN Ambiciosa: Un
reto, pero realista, viable Clara: De fácil
interpretación Sencilla: para que todos la comprendan
Atractiva: para provocar ilusión Compartida: Consensuada
por las personas de la organización Es el futuro de la
organización dentro de X años (concretos)
VISIÓN Compartida

Algunas recomendaciones para una sesión de trabajo de
elaboración de la VISIÓN Grupo de personas
implicadas: máximo 20 Trabajo individual, en grupos y
todos juntos Aconsejable, un facilitador externo Importante,
conseguir que todos participen: Es más importante la
participación que el debate VISIÓN Compartida

Algunas recomendaciones para una sesión de trabajo de
elaboración de la VISIÓN Es necesario no distraerse
en el pasado, sino mirar al futuro Si se detectan barreras
(dudas, indefiniciones, problemas…) hay que identificarlas,
dibujar los escenarios posibles y decidir. La
transformación de la VISIÓN en realidad implica
revisar la forma de hacer las cosas, la estructura organizativa y
la estrategia VISIÓN Compartida

Foto Análisis histórico Análisis DAFO
Estrategia general MISIÓN VISIÓN compartida
Acciones estratégicas Grupos implicados Problemas
estratégicos Soluciones estratégicas Factores clave
externos Áreas clave internas Decisiones
estratégicas Líneas estratégicas Matriz FODA
PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando ELABORACIÓN DE
UN PLAN ESTRATÉGICO P R O C E S O

“Si conoces el entorno y te conoces a ti mismo no has de
temer el resultado de cien batallas. Si no conoces el entorno
pero te conoces a ti mismo, tienes las mismas posibilidades de
ganar que de perder. Si no conoces el entorno ni te conoces a ti
mismo, todos tus combates se convertirán en
derrotas”. Sun Tzu, “El arte de la guerra”
FODA

FODA Es un análisis de los puntos FUERTES y DÉBILES
de la organización, en relación a las OPORTUNIDADES
y AMENAZAS del entorno Recoge: los puntos Fuertes en que nos
debemos apoyar los puntos Débiles que debemos superar las
Oportunidades que tenemos que aprovechar las Amenazas de las que
nos tenemos que defender Debe ser: Más que una simple
identificación: los puntos más Fuertes y más
Débiles, en relación a las Oportunidades y
Amenazas

FODA Algunas recomendaciones para una sesión de trabajo de
un ejercicio FODA Grupo de personas implicadas: máximo 20
Trabajo individual indispensable y puesta en común
Alternativas: Directivos/puestos-base. O directivos de alto
nivel/directivos medios/puestos-base. O sesión de trabajo
con directivos/sólo encuestas para puestos-base…
Imprescindible, un facilitador externo

Algunas recomendaciones para una sesión de trabajo de un
ejercicio FODA Una buena herramienta los cuestionarios de los
modelos de calidad Importante, conseguir que todos aporten su
perspectiva Entretenerse en debatir sólo las discordancias
interesantes, si es posible El ejercicio de la Matriz FODA hay
que hacerlo en pequeño comité FODA

Foto Análisis histórico Análisis DAFO
Estrategia general MISIÓN VISIÓN compartida
Acciones estratégicas Grupos implicados Problemas
estratégicos Soluciones estratégicas Factores clave
externos Áreas clave internas Decisiones
estratégicas Líneas estratégicas Matriz FODA
PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando ELABORACIÓN DE
UN PLAN ESTRATÉGICO P R O C E S O

Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas (FODA) (Gp:)
Estrategias DA (Gp:) Estrategias FA (Gp:) Estrategias DO (Gp:)
Estrategias FO CUATRO TIPOS DE ESTRATEGIAS

Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas (FODA) Estrategias
FO Use las fortalezas internas de la Organización para
tomar ventaja de las oportunidades externas Estrategias FO

Estrategias DO Mejorar las debilidades internas para tomar
ventaja de las oportunidades externas Fortalezas Oportunidades
Debilidades Amenazas (FODA) ESTRATEGIAS DO

Estrategias FA Usar las fortalezas de la Organización para
evitar o reducir el impacto de las amenazas externas. Fortalezas
Oportunidades Debilidades Amenazas (FODA) ESTRATEGIAS FA

Estrategias DA Tácticas defensivas con el fin de reducir
las debilidades internas evitando las amenazas del entorno
Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas (FODA) ESTRATEGIAS
DA

(Gp:) Estrategias DA Minimice debilidades y evite amenazas (Gp:)
Estrategias FA Use fortalezas para evadir amenazas (Gp:)
Amenazas-A Liste las amenazas (Gp:) Estrategias DO Supere las
debilidades tomando ventaja de las oportunidades (Gp:)
Estrategias FO Use las fortalezas para tomar ventaja de las
oportunidades (Gp:) Oportunidades-O Liste las oportunidades (Gp:)
Debilidades-D Liste las debilidades (Gp:) Fortalezas-F Liste las
fortalezas (Gp:) Deje en blanco MATRIZ FODA

MATRIZ FODA

Foto Análisis histórico Análisis DAFO
Estrategia general MISIÓN VISIÓN compartida
Acciones estratégicas Grupos implicados Problemas
estratégicos Soluciones estratégicas Factores clave
externos Áreas clave internas Decisiones
estratégicas Líneas estratégicas Matriz FODA
PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando ELABORACIÓN DE
UN PLAN ESTRATÉGICO P R O C E S O

El PLAN ESTRATÉGICO puede tener los siguientes elementos:
Una INTRODUCCIÓN, con la presentación de la
institución, el objetivo del Plan, los antecedentes, la
metodología utilizada, los participantes, los principales
pasos del proceso, el tiempo de vigencia y el sistema de
seguimiento y de evaluación La MISIÓN La
VISIÓN Los principales elementos del FODA Los EJES
ESTRATÉGICOS Los CUADROS DE MANDO PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando

EJES ESTRATÉGICOS Líneas básicas de
desarrollo de la institución Agrupan un objetivo o varios
que tienen un ámbito común Coherentes con la
Misión, la Visión y el FODA No tienen por
qué abarcar todos los aspectos importantes de la
institución. Es necesario priorizar Homogéneos Muy
pocos (5-10?) Son como un armario con su distribución PLAN
ESTRATÉGICO + cuadros de mando

Objetivos Estratégicos Objetivos Operativos Acciones
Responsables Indicadores Estándar-Objetivo Calendario
Recursos Valoración Esquema de un CUADRO DE MANDO

PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando

OBJETIVOS Objetivos Estratégicos Finalidades a conseguir
para poder alcanzar la visión de futuro de la
institución. Declaraciones amplias, no específicas,
sin fecha Ámbitos distintos, aunque todos relacionados con
el EJE correspondiente Homogéneos Pocos (1-3 por cada EJE)
Viables, de acuerdo con el FODA Objetivos Operativos Actuaciones
generales orientadas a conseguir cada uno de los objetivos
estratégicos Diferenciables, distinguibles Pocos (4-5 por
cada Objetivo Estratégico) Mejorar la calidad de la
Gestión, para conseguir resultados adecuados a los
requerimientos del entorno . Planificación de la
Gestión . Implantación de metodologías
activas PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando

ACCIONES Pasos individuales o de grupo, necesarios para llegar a
conseguir los objetivos operativos Permiten distribuir tareas y
responsabilidades, calendario, recursos, indicadores, seguimiento
y evaluación Realistas (consultar DAFO) Pueden estar
encadenadas y depender unas de los resultados de la anterior
(formar-proyectar-implementar…) Muy pocas (1-3). Las
estrictamente necesarias Responsables Tiene que sentirse
“propietario” del proceso y participar en él
desde el punto 0. Deberá rendir cuentas Con nombres y
apellidos No es necesario que sean siempre los jefes PLAN
ESTRATÉGICO + cuadros de mando

PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando Indicadores
Instrumentos de medida Pocos, pero significativos (especialmente
pensando en los clientes) Pueden ser de tiempo, de costo, de
actividad, pero mejor, de resultados. Cuantitativos o
cualitativos Preferible un pequeño “sistema”
de indicadores que no uno solo Fáciles de obtener Permiten
introducir medidas correctoras

PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando Calendario Una fecha
concreta (no un período). Permite realizar un seguimiento
lo más preciso posible y reaccionar a tiempo Viable Si se
planifica por 4 años, distribuir las acciones Recursos Los
costes totales de cada acción, o por lo menos los costes
añadidos, si los hay Si la suma de los recursos necesarios
no es viable, es necesario rehacer el cuadro: Calendario,
Estándar, Acciones e incluso objetivos
Estándar-Objetivo Resultados deseados o previstos o nivel
que se pretende alcanzar. Lo más concreto posible

Algunas recomendaciones para la elaboración de un Cuadro
de Mando La elaboración tiene que hacerla un grupo muy
reducido de personas (3-4) y después consensuarlo
individualmente o en pequeños grupos. No es efectivo un
ejercicio asambleario Es un instrumento: modificable y mejorable.
Es preferible tener un cuadro provisional, que no tenerlo No todo
tiene por qué tener el mismo peso específico: se
pueden ponderar los objetivos, las acciones e incluso los
indicadores, pero no olvidar que “lo mejor es enemigo de lo
bueno” En alguna parte debe haber el compromiso de
seguimiento y evaluación: cuándo, quién,
cómo, consecuencias, etc. No es cuestión de suerte,
sino de voluntad… ¡Merece la PENA, pero… hay pena!
PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando

EJES ESTRATÉGICOS Y RESULTADOS Lograr Programs y
propuestas de excelencia, creando y difundiendo conocimiento,
comprometidos con el desarrollo de la sociedad I Formar personas
para una gestión socialmente responsable II Ampliar el
ámbito de acción para dar respuesta a las demandas
de la sociedad III Promover el cambio en la sociedad IV Lograr
una gestión de excelencia 1.1 La calidad Del RRHH
corresponde a los estándares internacionales 1.2 RRHH
proactivos y profesionales Con alto compromiso Publico Y
Desarrollo Técnico constante 1.3 Estructura Programas y
Proyectos innovadores que corresponden al perfil profesional que
el medio necesita 2.1 Necesidades y demandas del mercado
atendidas con nuevos programas académicos 2.2
Internacionalización de las actividades De mejoramiento
constante 3.1 La Institución reconocida como líder
de opinión y con amplia capacidad de convocatoria 3.2
Intensa proyección social orientada a los sectores
más necesitados 3.3 Investigación y Desarrollo
orientadas a la innovación y la competitividad de las
organizaciones 3.4 Redes y alianzas en investigación
económica y social para el desarrollo sostenible del
país 4.1 Gestión estratégica eficiente
basada en el PEI y con áreas de gestión alineadas
con los ejes 4.2 Estructura orgánica por procesos,
flexible y orientada al cliente 4.3 Infraestructura, equipamiento
y tecnología adecuados a los requerimientos De la Subtel
4.4 Recursos financieros captados y asignados adecuadamente en
función De la Subtel 4.5 Cultura institucional basada en
la cohesión y el compromiso de las personas PROCESO DE
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

PLAN LIDERES PLAN PLAN PLAN PLAN PERSONAS PERSONAS LIDERES
LIDERES LIDERES LIDERES PERSONAS RECURSOS PERSONAS PERSONAS
RECURSOS ACCION RECURSOS ACCION ACCION RECURSOS ACCION RECURSOS
ACCION ÉXITO CONFUSIÓN LENTITUD ANSIEDAD
FRUSTRACIÓN SUENOS PROCESO DE PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA

Seguimiento y evaluación del Plan Institucional –
controlando su correcta periodificación – evaluando para
tomar decisiones Despliegue a grandes sectores y áreas –
planes sectoriales coherentes con el plan institucional – base
para una buena DPP – seguimiento, evaluación y
revisión Despliegue a las unidades – planes
estratégicos de cada unidad coherentes con el plan
institucional y con los planes sectoriales – seguimiento,
evaluación y revisión Revisión,
renovación y siguientes vueltas de todo – nuevo Plan
Estratégico Institucional, nuevos planes sectoriales,
nuevos planes de las Unidades ¿… y después
qué? si no están dispuestos a recorrer todo el
camino…, ¡por favor … déjenlo! PROCESO
DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA