Deficiencias de control interno en el proceso de ejecución presupuestal (página 4)

Es la base de todos los demás componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la entidad, la filosofía de la dirección y el estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna la autoridad y la responsabilidad y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que proporciona el Consejo de Administración

• b. EVALUACION DE RIESGOS

Los hospitales se enfrentan a diversos riesgos externos e internos que tienen que ser evaluados. Una condición previa a la evaluación del riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre si e internamente coherentes. La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar como han de ser gestionados los riesgos.

• c. ACTIVIDADES DE CONTROL

Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección. Ayudan a asegurar que se toman las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la entidad. Hay actividades de control en toda la organización, a todos los niveles y en todas sus funciones incluyen una gama de actividades tan diversa como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de rentabilidad operativa, salvaguarda de activos y segregación de funciones.

• d. INFORMACION Y COMUNICACION

En los hospitales, hay que identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada directivo, funcionario y trabajador con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen informes que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar la empresa de forma adecuada.

• e. SUPERVISION

El sistema de control interno de un hospital requiere supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se mantienen el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas a una combinación de ambas cosas. La supervisión continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de una evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continuada. Las deficiencias detectadas en el control interno deberán ser notificadas a niveles superiores, mientras que la alta dirección y el consejo de administración deberían ser informados de los aspectos significativos observados.

Estos componentes, vinculados entre sí, generan una sinergia y forman un sistema integrado que responde de una manera dinámica a las circunstancias cambiantes del entorno. El sistema de control interno está entrelazado con las actividades operativas de la entidad y existe por razones empresariales fundamentales. El sistema de control interno es más efectivo cuando los controles se incorporan en la infraestructura del hospital y forman parte de la esencia de la misma. Mediante los controles "incorporados", se fomenta la calidad y las iniciativas de delegación de poderes, se evitan gastos innecesarios y se permite una respuesta rápida ante las circunstancias cambiantes.

La responsabilidad de la implantación del control interno con todos estos componentes, no será suficiente para facilitar la gestión óptima de un hospital, por lo que se requiere un sistema de control interno que se aplique sobre la base de la existencia de documentos normativos que van a constituir los estándares para evaluar la ejecución presupuestal. En este sentido se propone la aplicación de los siguientes documentos normativos.

En base a las normas referidas y en el marco de los nuevos paradigmas de la gestión y el control, presentamos las siguientes normas para el nuevo sistema de control interno aplicable a los hospitales del sector salud.

REGLAMENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

• 1. CONSIDERANDOS:

• Es necesario propender que el Hospital cuente con un sistema de control interno adecuado a las características de sus operaciones y servicios, siendo necesario establecer criterios mínimos para el buen funcionamiento de dicho sistema, para que sus órganos cumplan adecuadamente las funciones de dirección administrativa, así como las de fiscalización y control, respectivamente.

• El sistema de control interno debe permitir a la Dirección la oportuna identificación y la adecuada administración de los distintos riesgos que enfrentan.

Este documento contendrá la siguiente estructura:

• 2. DEL ALCANCE

• 3. DE LAS DEFINICIONES RELACIONADAS

• 4. DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

• a) Se entiende por sistema de control interno al conjunto de políticas, procedimientos y técnicas de control establecidas por la entidad para alcanzar una adecuada organización administrativa, eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes, apropiada identificación y administración de los riesgos que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones que le son aplicables.

• b) El sistema de control interno comprende, como mínimo, los siguientes aspectos:

• Sistema de organización y administración, que corresponde al establecimiento de una adecuada estructura organizativa y administrativa, en función a las características del hospital, que delimite claramente las obligaciones, responsabilidades y el grado de dependencia e interrelación existente entre las áreas operativas y administrativas, las cuales deben estar contenidas en el respectivo manual de organización y funciones.

• Sistema de control de riesgos, que corresponde a los mecanismos establecidos en el hospital para la identificación y administración de todos los riesgos que enfrenta. Incluye la evaluación permanente de dichos mecanismos, así como las demás acciones correctivas o mejoras requeridas según el caso.

• Sistema de información, que corresponde a los mecanismos destinados a la elaboración de información, tanto interna como externa, necesaria para desarrollar, administrar y controlar las operaciones y las actividades de la entidad. Comprende también las acciones realizadas para la difusión de las responsabilidades que corresponde a los diferentes niveles de la entidad, así como la remisión de información a las entidades supervisoras requeridas por las normas vigentes. Incluye, adicionalmente, las políticas y procedimientos para la utilización de los sistemas informáticos y las medidas de seguridad y planes de contingencia para dichos sistemas.

• 5. DEL ORGANO DE DIRECCIÓN

• 6. DE LOS FUNCIONARIOS Y TRABAJADORES

• 7. DEL ORGANO DE CONTROL INTERNO

• 8. DE LA EVALUACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION

• 9. DE LA EVALUACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL

• 10. DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA INFORMATICO

REGLAMENTO DE AUTOCONTROL INSTITUCIONAL

Resulta necesario establecer normas, que respetando la autonomía institucional, permitan lograr la eficiencia y eficacia del proceso presupuestario de un hospital, mediante un control institucional adecuado.

Dicho documento, tendrá la siguiente estructura:

• 1. DEL OBJETO

• 2. DE LA BASE NORMATIVA

• 3. DEL AUCONTROL INSTITUCIONAL

• 4. DE LA EFICIENCIA Y EFICACIA INSTITUCIONAL

• 5. ORGANOS INTEGRANTES DEL AUTOCONTROL

• 6. RESPONSABILIDADES

• 7. DE LA EVALUACIÓN PRESUPUESTAL INSTITUCIONAL

REGLAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

Otro documento que va ayudar a superar las deficiencias del control interno, debe tener la siguiente estructura:

• DEL ALCANCE

• DE LAS DEFINICIONES RELACIONADAS

• DE LA RESPONSABILIDAD

3.1. DE LA DIRECCION

3.2. DE LOS FUNCIONARIOS

3.3. DE LOS TRABAJADORES

• DE LA LABOR DE AUDITORIA INTERNA

• DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO

• DE LA EJECUCIÓN DEL TRABAJO DEL AUDITOR INTERNO

6.1. EVALUACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

6.2. EVALUACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION

6.3. EVALUACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL

6.4. EVALUACIÓN DE LA OPERATIVIDAD INSTITUCIONAL

• DE LOS INFORMES.

CAPÍTULO IV

Resultados de la investigación

4.1. CONCLUSIONES

4.1.1. CONCLUSIÓN GENERAL

EL ESTUDIO DE INVESTIGACIÓN REALIZADO HA DETERMINADO LA EXISTENCIA DE DEFICIENCIAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL PROCESO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL, LAS MISMAS QUE AFECTAN LA ETICA, PRUDENCIA Y TRANSPARENCIA DE LA GESTION Y TIENEN QUE SUPERARSE CON LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LOS HOSPITALES DEL SECTOR SALUD, EN EL MARCO DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO, EL INFORME COSO Y LOS NUEVOS PARADIGMAS DE GESTION Y CONTROL INSTITUCIONAL; CON LO CUAL SE VA A OBTENER INFORMACIÓN PRESUPUESTAL, FINANCIERA, ECONOMICA Y PATRIMONIAL OPORTUNA Y RAZONABLE PARA UNA ADECUADA GESTION HOSPITALARIA.

4.1.2. CONCLUSIONES PARCIALES

• LAS PAUTAS BASICAS PARA UNA SANA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS DE LOS HOSPITALES DEL SECTOR SALUD, ESTAN DADAS POR LA COMPATIBILIZACION DE LAS NORMAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LAS NORMAS DEL PROCESO DE EJECUCIÓN PRESUPUPUESTAL; LO CUAL SE CONCRETA EN EFECTIVIDAD, EFICIENCIA Y ECONOMIA DE LA GESTION HOSPITALARIA.

• LA APLICACIÓN DE ACCIONES DE CONTROL INTERNO EN FORMA PREVIA, CONCURRENTE Y POSTERIOR, VAN A PERMITIR REALIZAR LOS AJUSTES AL PROCESO DE EJECUCIÓN PRECUPUESTAL, LO VA A CONCRETARSE EN LA MEJORA DE LA GESTION Y EL ALCANCE DE LOS OBJETIVOS INSISTITUCIONALES.

• LA EVALUACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y OTRAS FUENTES EVIDENCIALES, VAN A FACILITAR LA OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN FIDEDIGNA DEL PROCESO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE UN HOSPITAL DEL SECTOR SALUD; LO QUE VA A CONCRETARSE EN LA OPTIMIZACION DEL HOSPITAL, EN BENEFICIO DE AUTORIDADES, TRABAJADORES Y ESPECIALMENTE USUARIOS DE LOS SERVICIOS DE SALUD.

4.2. RECOMENDACIONES

4.2.1. RECOMENDACIÓN GENERAL

SI BIEN ES CIERTO QUE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO POR MAS EFICIENTE QUE SEA NO ES GARANTIA DE UNA BUENA GESTION, SIN EMBARGO UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEFICIENTE NO ES FACILITADOR PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL; POR TANTO RECOMIENDO LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LOS HOSPITALES DEL SECTOR SALUD EN EL MARCO DE MIXTURA DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO, LAS NORMAS DEL PROCESO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL, LOS PRECEPTOS CONTENIDOS EN EL EL INFORME INTERNACIONAL COSO Y LOS NUEVOS PARADIGMAS DE LA GESTION Y CONTROL INSTITUCIONAL: ETICA, PRUDENCIA Y TRANSPARENCIA DE LA GESTION

4.2.2. RECOMENDACIONES PARCIALES

• 1. PARA LA SUPERACION DE LAS DEFICIENCIAS DEL SISTEMA DE CONTROL EN EL PROCESO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL, RECOMIENDO QUE DICHO SISTEMA DEBE ORGANIZARSE Y LLEVAR A CABO SUS ACTIVIDADES EN SINERGIA CON LOS OBJETIVOS, MISIÓN Y VISION DE LOS HOSPITALES DEL SECTOR SALUD.

• 2. EL PROCESO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEBE LLEVARSE A CABO EN EL MARCO DE LAS NORMAS DE LOS HOSPITALES DEL SECTOR SALUD: PLAN ESTRATÉGICO, PRESUPUESTO INSTITUCIONAL, PROGRAMAS DE ATENCIÓN COMUNITARIA, AUTORIZACIONES ESTABLECIDAS Y OTRAS RELACIONADAS; DE TAL MODO QUE SEA FACILITADOR DE LA GESTION INTEGRAL DEL CENTRO HOSPITALARIO.

• 3. LAS DEFICIENCIAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL PROCESO DE EECUCION PRESUPUESTAL, VAN A SUPERARSE SI LA OFICINA DE CONTROL INTERNO CUENTA CON ORGANIZACIÓN, PERSONAL, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJOS ADECUADOS; ASI COMO CON EL DESTIERRO DE LOS INTERESES POLÍTICOS O DE OTRA INDOLE ENTRE EL PERSONAL RESPONSABLE.

Bibliografía

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• 22.  Universidad Nacional de Ancash e Instituto de Desarrollo Gerencial. (2002). Gerencia y calidad en los sistemas de control. Lima. Edición a cargo de las dos entidades.

Anexos

ANEXO NR 1:

ANEXO NR 02: ENTREVISTA

GUIA DE ENTREVISTA REALIZADA AL PERSONAL DE LOS HOSPITALES DEL SECTOR SALUD.

Saludo

Identificación

Objeto de la entrevista

Desarrollo de la entrevista

PREGUNTAS FORMULADAS:

PREGUNTA No. 1: ¿ Cuál es el cargo que desempeña en su institución ?

PREGUNTA No. 2 : ¿ Cuál es el tiempo que trabaja en el cargo que desempeña ?

PREGUNTA NR 3: ¿ Los hospitales del Sector Salud, disponen de Manuales de políticas, planes estratégicos, planes operativos y presupuestos para realizar la gestión institucional ?

PREGUNTA NO. 4: ¿ Los hospitales del Sector Salud, disponen de Reglamentos, Memorias y Estados Financieros para realizar la gestión de sus actividades institucionales ?

PREGUNTA NR 5: ¿ Es necesario que los Hospitales del Sector Salud, cuenten y utilicen activamente los documentos antes indicados para ejecutar los recursos presupuestados, así como para llevar a cabo el control de los mismos ?

PREGUNTA NR 6: ¿ Los documentos antes referidos funcionarían como estándares para el proceso de ejecución presupuestal y su correspondiente evaluación?

ANALISIS:

CUADRO NR 6

PREGUNTA NR 7: ¿ En el tiempo que labora, ha sido posible que pueda conocer, comprender y ejecutar adecuadamente las normas del proceso presupuestario integral ?

PREGUNTA NR 8: ¿ Existen deficiencias en el proceso de ejecución presupuestal ?

PREGUNTA NR 9: ¿ Existen órganos en los Hospitales del Sector Salud que realicen el seguimiento, supervisión y control del proceso de ejecución presupuestal ?

PREGUNTA NR 10: ¿ Es necesario que exista un órgano de control para que realice el seguimiento, supervisión y control de proceso de ejecución presupuestal?

PREGUNTA NR 11: ¿ Conoce y comprende la importancia de compatibilizar las normas técnicas de control interno para el sector publico con las normas del proceso de ejecución presupestaria para obtener una sana administración de los recursos hospitalarios ?

PREGUNTA NR 12: ¿ Que tipo de mecanismo de control se debe aplicar a los hospitales para evaluar el proceso de ejecución presupuestal ?

PREGUNTA NR 13: ¿ Se puede decir que la evaluación de los documentos de ejecución presupuestal, constituye elementos de evidencia en la ejecución presupuestal ?

PREGUNTA NR 14: ¿ Considerando que los documentos podrían adulterarse, que acciones de control tendrían que aplicarse para disponer de un proceso de ejecución presupuestal transparente ?

PREGUNTA NR 15: ¿ Cómo se debe organizar el Sistema de Control Interno, para que contribuya con el proceso de ejecución presupuestaria en la eficiencia, eficacia y economía de los recursos hospitalarios ?

PREGUNTA NR 16: ¿ Un buen sistema de control interno garantiza la prudencia y transparencia del proceso de ejecución presupuestal ?

PREGUNTA NR 17: ¿ De que forma se concretaría, en la gestión de los Hospitales del Sector Salud, la superación de las deficiencias del sistema de control interno en el proceso de ejecución presupuestal ?

Autor:

Domingo Hernandez Celis

LIMA

2007

[1] 1AVENDA? QUIROZ, Dora Edith, ?abajo real en el ?a de presupuesto de una entidad blica?993,

[2] TELLO ROMERO , Demetri Jose, El presupuesto funcional y la auditoria en las entidades del sub sector
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[3] Ib?

[4] GARAY AHUMADA, Jose. Control y manejo del presupesto en una Universidad. Lima 1988. p156

[5] Elorreaga Montenegro, Gorostiaga. (2002). Curso de Auditoria Interna. Chiclayo- Per?Edici?a cargo del autor. Pag. 6

[6] Hern?ez Celis Domingo(2003)Control eficaz de las Empresas Cooperativas de servicios M?iples.Lima
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[7] INFORME COSO.

[8] J.A. Cashin, P.D. Neuwrith y J.F. Ley. Manual de auditor? Barcelona. I.G. Credograf SA. 1984

[9] INFORME COSO.

[10] Elorreaga Montenegro Gorostiaga. 2002. Curso de Auditoria Interna. Chiclayo,

[11] Alvarado Mairena Jose.?stion Presupuestaria del Estado?CIAT. Pag 48,49

[12] Instituto Auditores Internos de Espa? Coopers & Lybrand, SA. (1997).Informe COSO. P? 5.