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Procedimiento para la organización del trabajo en cargos docentes-administrativos




Enviado por Ana Mercedes Colon



Partes: 1, 2

  1. Introducción
  2. Descripción
    del procedimiento para la realización de estudios de
    organización del Trabajo en cargos
    docentes-administrativos
  3. Conclusiones
  4. Bibliografía

Introducción

En el presente se documento expone el procedimiento
resultado de una adaptación realizada en la presente
investigación. En el mismo se proponen un conjunto de
pasos para realizar estudios de organización del trabajo
(OT) en puestos docentes administrativos, problema de
investigación que se resuelve en este trabajo. Para el
cumplimiento de este propósito, se tuvo como referencia el
análisis bibliográfico realizado en la
investigación.

Descripción del procedimiento para la
realización de estudios de organización del Trabajo
en cargos docentes-administrativos

Los estudios de organización del trabajo permiten
perfeccionar el trabajo mediante un análisis
sistemático para de esta manera obtener resultados
superiores, es decir, agotar las reservas de productividad e
incrementarlas de manera sostenida. Para este propósito se
tienen como principios la integralidad, sistematicidad y
participación activa de los trabajadores en la
realización de dichos estudios. Teniendo en cuenta lo
planteado anteriormente se logra que las labores se
desempeñen en un ambiente seguro, que el producto o
servicio que se preste posea la calidad adecuada cumpliendo los
requisitos legales exigidos.

El procedimiento mostrado en este capítulo tiene
como propósito proponer un conjunto de pasos para realizar
estudios de Organización del trabajo (OT) en cargos
docentes administrativos. Esta estructura de pasos es elaborada,
a partir de criterios de autores y experiencias acumuladas en
investigaciones realizadas anteriormente tales como:
Marsán Castellanos et al., (1987); Díaz Urbay et
al., (2000); Beltrán Sanz et al., (2000); Cuesta Santos,
(2006); Bravo Jiménez, (2007); Suárez Sabina,
(2008); Rodríguez García, (2009); Nguema Ayaga
(2011). El objetivo central del procedimiento se basa en el
diagnóstico del proceso de organización del
trabajo, la realización de estudios de seguridad y salud
en el trabajo, la determinación de cargas de trabajo y
número de trabajadores para ocupar cargos docentes
administrativos. Constituyendo lo expuesto anteriormente un
aporte practico de la presente investigación y en lo cual
se basa la adaptación realizada en la misma.

Los especialistas encargados de llevar a cabo el estudio
deben:

  • Realizar estudios sistemáticos de la OT
    llevando a cabo un análisis para elevar la
    productividad del trabajo, reducir los costos e incrementar
    la calidad.

  • Realizar un diagnóstico de la
    situación existente de la organización del
    trabajo con el fin de determinar la estrategia a
    seguir.

  • Evaluar las diversas variantes de
    organización de un puesto de trabajo, métodos y
    procedimientos del trabajo.

  • Confeccionar y evaluar los sistemas de
    pagos.

Existen tres etapas a seguir en el procedimiento para
realizar estudios de OT, como se muestra en la

Figura 1, las mismas están elaboradas de
una forma lógica y sistematizada.

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Figura 1. Etapas del procedimiento
para realizar estudios de organización del trabajo (OT).
Fuente: elaboración propia.

Aspectos en lo que se sustenta el
procedimiento:

  • Metodología de estudio del trabajo,
    seleccionar, registrar, examinar, establecer, evaluar,
    definir, implantar y controlar.

  • En una primera instancia realizar el estudio de la
    OT a nivel de procesos y luego a nivel de puesto de
    trabajo.

  • Se tendrán en cuenta métodos,
    técnicas desde el punto de vista de la seguridad y
    salud para el diagnóstico y propuestas de soluciones a
    nivel de puesto de trabajo, asegurando con ello la calidad de
    vida de los ocupantes del cargo estudiado.

  • La medición de los tiempos de trabajo, se
    realizará acorde a las características de las
    funciones realizadas en el sistema educativo venezolano,
    específicamente en las instituciones
    universitarias.

  • En el procedimiento se describen además las
    posibles técnicas y métodos a emplear para cada
    paso. A continuación se realiza la descripción
    de cada una de las etapas que conforman el
    procedimiento.

Etapa I: Preparación del estudio de
organización del trabajo (OT).

Todo tipo de estudio necesita obligatoriamente una etapa
inicial donde se organice y prepare el trabajo a desarrollar
posteriormente. Cuando se habla de un estudio de
organización del trabajo es importante saber determinar o
diagnosticar los problemas que existen en la entidad donde se
vaya a realizar estudios de esta esfera. Es por ello que la
selección y aprobación de los equipos para dicho
estudio recae en el coordinador del área de la
institución universitaria, que se apoyará en su
equipo de trabajo y en las organizaciones políticas de la
entidad, a partir de una permanente y fluida
retroalimentación con la base o áreas claves. En la
Figura 2 se muestra un esquema de la Etapa 1, la cual será
descrita paso a paso a continuación.

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Figura 2. Etapa I: Preparación
del estudio de organización del trabajo

Paso 1: Definición del equipo de trabajo.

Es una etapa organizativa decisiva, ya que el equipo de
trabajo que se conforme deberá estar integrado por
especialistas, profesionales y trabajadores de experiencia, que
dominen bien el proceso a estudiar, así como la
teoría y las técnicas de la organización del
trabajo, de manera empírica o sistematizada. Es por ello,
que se debe ser cuidadoso a la hora de seleccionar a los
integrantes del mismo. Algunos podrán ser permanentes
mientras que otros serán seleccionados en dependencia del
proceso que se va a analizar, pero lo que si no debe faltar es la
combinación de conocimientos, experiencias y habilidades
demostrados para poder llevarlo a cabo con efectividad. Es
importante aclarar que estos equipos de trabajo no son formales,
esto quiere decir que una vez lograda la misión y los
objetivos para los que fue creado, debe desintegrarse, quedando
como responsable de su monitoreo y control el especialista de
Recursos Humanos, encargado de esta área así como
el máximo jefe del proceso en cuestión.

Paso 2: Información a los trabajadores de los
objetivos del estudio.

La participación activa de los trabajadores es un
principio esencial de los estudios del trabajo, ya que ellos son
los protagonistas de los procesos que se desarrollan en una
organización, sus criterios serán necesarios y
efectivos por lo que se les necesitan a favor de la
realización del estudio. Se le informará en una
asamblea a los trabajadores de las áreas implicadas sobre
el estudio, en dependencia del alcance del mismo y de las
características de la entidad, en ella se les
explicará la necesidad de su participación activa,
buscando su compromiso y contribución para el desarrollo
exitoso de la investigación. Además se darán
a conocer los objetivos que se han trazado, los que podrán
rediseñarse a partir de la
retroalimentación.

Paso 3: Análisis del estado de la
organización del trabajo (OT) en la
institución.

Este paso se lleva a cabo para demostrar el
porqué es necesario la realización de un estudio de
Organización del Trabajo, haciendo un análisis
detallado del estado actual de este tema en la institución
educacional, para lo cual se siguen los siguientes
puntos:

  • 1. Diagnosticar el proceso de
    organización del trabajo (OT).

  • 2. Determinar orden de prioridad de
    solución de las debilidades detectadas.

  • 3. Identificar indicadores de
    organización del trabajo (OT).

  • 4. Elaboración del plan de
    acción.

  • 1. Diagnosticar el proceso de
    organización del trabajo.

Pueden ser utilizadas como herramientas de
diagnóstico en esta etapa:

  • Preguntas de evaluación contenidas en la
    tecnología de diagnóstico que acompaña a
    la NC 3000, (2007).

  • El análisis del cumplimiento de los
    requisitos establecidos en la NC 3001:2007 en el aspecto
    referido al módulo de OT.

  • La guía de diagnóstico del
    módulo de OT elaborada para las empresas que se
    encuentran en perfeccionamiento empresarial.

Lo anteriormente mencionado, permitirá conocer el
estado de la OT en la institución educativa objeto de
estudio, permitiendo así la identificación de
puntos débiles y fuertes, definiéndose de esta
manera un análisis de la OT en la entidad objeto de
estudio.

  • 2. Determinar orden de prioridad de
    solución de las debilidades detectadas.

Después de la identificación de las
debilidades encontradas con el proceso de OT en la entidad, se
dará prioridad a las mismas, las principales
técnicas son las siguientes:

  • Técnica UTI.

  • Análisis de los Modos y Efectos de los Fallos
    (FMEA).

  • Diagrama de Pareto

La técnica UTI (Urgencia, Tendencia e Impacto):
Se emplea para definir prioridades en la elaboración de
planes de mejora. Esto se hace considerando la urgencia, la
tendencia y el impacto de una situación.

El Análisis de Fallos, Modos y Efectos (FMEA): Es
una técnica que permite reorganizar y evaluar el fallo
potencial ocurrido; a partir de identificar la acción que
podría eliminar o reducir el mismo y a la vez ayuda a
documentar el proceso. Además identifica modos de fallos
potenciales y la relación de severidad de sus efectos;
evalúa objetivamente la ocurrencia de causas y la
habilidad para detectar estas cuando ocurren; ordena el rango del
producto potencial y los procesos deficientes; enfoca sobre la
eliminación de productos y procesos concernientes y ayuda
provenir problemas desde que ocurren.

Diagrama de Pareto: Herramienta utilizada en programas
de mejoramiento de la calidad para identificar y separar en forma
crítica los pocos proyectos que provocan la mayor parte de
los problemas.

  • 3. Identificar indicadores de
    organización del trabajo (OT).

Los indicadores permiten establecer, en el marco de un
proceso (o de un conjunto de procesos), qué es necesario
medir. Constituyendo un instrumento que permite recoger de manera
adecuada y representativa la información relevante
(habitualmente expresión numérica) respecto a la
ejecución y los resultados de uno o varios procesos de
forma que se pueda determinar la capacidad y eficacia de los
mismos, así como la toma de decisiones sobre los
parámetros de actuación (variables de control
asociadas) [Beltrán Sanz et al., (2000)].

En este análisis el equipo de trabajo debe tener
en cuenta que los indicadores seleccionados en el proceso cumplan
con los requisitos de representatividad, rentabilidad,
sensibilidad, fiabilidad y relatividad en el tiempo. De manera
que sea posible llevar a cabo una medición lo más
representativa posible, que el uso de los mismos compense el
esfuerzo de recopilar, calcular y analizar los datos, deben
permitir seguir los cambios en la magnitud que representan, que
los mismos sean basados en mediciones fiables y finalmente que
permitan comparar en el tiempo su evolución y
tendencias

Para la definición de los indicadores se pueden
observar los pasos que se relacionan en la Tabla 2.1;
además se debe analizar si en su definición se
siguieron los pasos relacionados que aparecen en esta.

Tabla 2.1. Pasos generales para la
definición de indicadores en un proceso. Fuente: Suarez
Sabina (2008).

Pasos Generales

  • 1- Reflexionar sobre la misión del
    proceso

  • 2- Determinar la tipología de
    resultados a obtener y las magnitudes a
    medir

  • 3- Determinar los indicadores
    representativos de las magnitudes a medir

  • 4- Establecer los resultados que se
    desean alcanzar para cada indicador definido

  • 5- Formalizar los indicadores con los
    resultados que se desean alcanzar
    (objetivos).

En la Tabla 2.2 pueden verse
propuestas de indicadores validados, estos fueron tomados a
partir de investigaciones realizadas anteriormente por Nguema
Ayaga (2011).

Tabla 2.2. Propuesta de indicadores para
evaluar el proceso de OT. Fuente: Nguema Ayaga
(2011)

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  • 5. Elaboración del plan de
    acción.

Este punto tiene como objetivo emprender acciones para
el control, es necesario poner en práctica la mejora
continua de la organización del trabajo, a partir de
proyectar medidas para la solución de los problemas
analizados durante el estudio, las mejoras deben quedar expuestas
a través de planes de acción que propicien como se
ejecutará el mismo, cuando y quiénes serán
sus responsables. Por lo que este punto persigue:

  • Elaborar planes de mejora para hacer efectivo el
    cambio, poniendo en marcha una nueva secuencia de trabajo que
    obedece a un proceso rediseñado, para ello pueden
    utilizarse técnicas como la 5W2H.

  • Establecer procedimientos documentados de acciones
    correctivas, preventivas y de no conformidad.

Implantación del cambio a través
de:

  • Observar, controlar y evaluar la experiencia
    implantada con respecto a la que existía.

  • Realizar la implantación definitiva como
    consecuencia de los resultados positivos
    obtenidos.

Etapa II: Realización del estudio de
organización del trabajo (OT).

Es la etapa principal pues en la misma:

  • Se profundiza en el diagnóstico del problema
    detectado que se desea modificar.

  • Se definirá de forma más precisa, se
    determinan sus límites y aristas del estado actual del
    mismo.

  • Se seleccionan las técnicas para realizar el
    estudio en dependencia de la situación y del objetivo
    del mismo.

  • Se identifican causas y se procederá a la
    generación de soluciones.

En esta etapa se realizan dos pasos fundamentales en la
realización del estudio de organización del
trabajo, el diagnóstico a nivel de proceso y de puesto de
trabajo. En la Figura 3 se muestra un esquema que describe dicha
etapa.

En el diagnóstico, los problemas pueden agruparse
atendiendo a elementos fundamentales integrantes de la OT
relacionados con:

  • División y cooperación del
    trabajo.

  • Métodos de trabajo.

  • Organización y servicio al puesto de
    trabajo.

  • Condiciones de trabajo.

  • Normación del trabajo. (Documentación
    normativa y legislativa relacionada con el
    proceso).

  • Organización de los salarios.

  • Disciplina laboral.

Durante el diagnóstico pueden detectarse
problemas que pueden ser solucionados sin tener que esperar a la
conclusión del mismo, pero siempre se tiene que hacer una
valoración integral de las consecuencias de esta
solución cuando termine el estudio.

A continuación se describen los pasos de esta
etapa.

Paso 4: Diagnóstico de la organización del
trabajo (OT) a nivel de proceso.

En este paso el procedimiento debe cumplir con dos
objetivos fundamentales estos son la identificación y
descripción de los procesos de producción que
conforman la entidad, después de haber establecido las
prioridades en los mismos, para así establecer por cual
proceso se comenzará la realización del estudio de
OT. Se deberá proceder siguiendo los puntos que se
describen a continuación:

1. Identificación y selección del proceso
relevante a ser estudiado.

2. Análisis de los indicadores
técnico-económicos.

3. Registro y análisis del método de
trabajo a nivel de procesos.

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Figura 3. Etapa II: Realización
del estudio de organización del trabajo

  • 1. Identificación y selección
    del proceso relevante a ser estudiado.

En este punto se hace necesario establecer prioridades
en el estudio, para el mejoramiento de los procesos; las
prioridades en el estudio son relativas, varían en
dependencia del escenario estratégico en que se encuentre
la organización. Uno de los criterios más
importantes para establecer prioridades es el relativo al impacto
de los procesos en los objetivos principales de la empresa
(Cuesta Santos, 2009).

En este punto de no tener claro el orden de prioridad
que merecen los procesos, entonces se hará necesario por
el equipo de trabajo, identificar o seleccionar, en primer lugar,
sobre qué proceso se actuará o se comenzará
el estudio de OT.

Uno de los requisitos que plantea la Norma Cubana 3001,
(2007), en el módulo relacionado a la OT es: "las
entidades deben tener identificados los procesos que
añaden valor o encarecen los costos, a partir de
indicadores económicos y de calidad, y que constituyan una
prioridad para la organización".

Si la entidad no tiene identificado los procesos que
añaden valor o encarecen los costos, se deberán
observar los principales factores que inciden en la
selección del proceso relevante. Algunos de estos se
muestran en la Tabla 2.3.

Tabla 2.3. Principales elementos para la
selección de los procesos relevantes. Fuente:
Beltrán Sanz et al. (2000).

Principales factores para la
identificación y selección de los
procesos

Influencia en la satisfacción del
cliente

Los efectos en la calidad del
producto/servicio.

Influencia en Factores Clave de Éxito
(FCE).

Influencia en misión y
estrategia.

Cumplimiento de requisitos legales o
reglamentarios.

Los riesgos económicos y de
insatisfacción.

Utilización intensiva de
recursos.

Al tener ordenado por prioridades los procesos le
permite al equipo de trabajo hacer un análisis más
efectivo de los mismos, para la selección de los procesos
relevantes, usando en técnicas como:

  • "Brainstorming",

  • Dinámica de grupos de trabajo.

  • Matriz de selección de procesos, entre
    otras.

Después de que se decida cual proceso es el
más relevante, se procederá entonces a definir su
alcance y recopilar la información necesaria para esta
investigación, de manera que permita la
familiarización con el mismo, como premisa fundamental
para evaluar el desempeño del proceso de OT.

  • 1. Análisis de indicadores
    técnicos.

En este punto hay varios análisis posibles que se
pudieran realizar como:

  • El estado de opinión de los trabajadores
    acerca del problema, causas y soluciones posibles, esto puede
    ser posible a través de la utilización de
    instrumentos psicosociales como entrevistas y/ o
    cuestionarios.

  • Búsqueda documental y de indicadores
    estadísticos, los que se pueden agrupar de la
    siguiente forma:

Trayectoria pasada: Es el cumplimiento real y
planificado de períodos anteriores.

Situación actual: Los resultados reales
que se están obteniendo enmarcados en un determinado
período.

Potencialidades perspectivas: Son los indicadores
planificados a alcanzar en un determinado plazo.

  • 2. Registro y análisis del
    método de trabajo a nivel de procesos.

Para el registro y análisis de los procesos de
trabajo; se va primero al registro del sistema de procesos y
funciones, y segundo a las particularidades (actividades) de los
procesos. Así primero se solicitan los mapas
organizacionales y después los mapas de actividades de los
procesos o diagramas de análisis de los procesos. Con
posterioridad, en la proyección o diseño, se
consideran especialmente las técnicas de examen
crítico, del balance de carga y capacidad, de seguridad e
higiene ocupacional y ergonomía, junto a las propias
técnicas de análisis y registro para configurar el
"Antes" y "Después" del diseño
implantado.

En este punto se pasará a la selección de
técnicas de estudios de OT, para saber más acerca
del proceso seleccionado en pasos anteriores. Las técnicas
de registro que pueden ser utilizadas en los estudios de OT son
las que se muestran a continuación:

  • Diagramas de análisis de procesos (SIPOC,
    Cursogramas: OTIDA y OPERIN).

  • Diagrama de recorrido.

  • Diagrama tridimensional de recorrido.

  • Diagrama de flujo de documentos.

  • Diagrama de flujo de actividad.

  • Diagrama del trabajador en el proceso.

  • Diagrama del recorrido del trabajador.

  • Diagrama de hilos o hilogramas.

  • Diagrama de capacidad seccional.

  • Técnicas psicosociales (encuestas en sus
    modalidades de entrevistas/ cuestionarios).

  • Técnicas de estudio de tiempo
    (fotografía detallada individual y colectiva, muestreo
    por observaciones instantáneas,
    cronometrajes).

  • Análisis de los perfiles de cargo.

  • Análisis de la estructura
    organizativa.

  • Matriz de correlación actividades Vs
    áreas/cargos.

  • Tabla cuadriculada.

  • Diagrama de gannt.

  • Gráfico de trayectoria.

  • Diagrama matricial jerárquico.

Una vez registrado el proceso de trabajo, se
pasará a la selección de las técnicas de
análisis, que pueden ser las siguientes:

  • Examen crítico.

  • Arboles de decisión.

  • Lista de comprobación.

  • Diagrama causa efecto.

  • Tormenta de ideas (de generación de ideas),
    Reducción de listado, votación ponderada, hoja
    de balance (búsqueda de consenso). Todas son
    técnicas factibles de ser utilizadas tanto para
    registrar como para analizar un problema.

  • Método de expertos.

  • Técnicas de grupo nominal.

  • Balance de cargas y capacidades.

Después de aplicada la técnica de
análisis esta debe concluir con la proyección del
nuevo proceso o sistema de trabajo.

Se debe puntualizar en lo que dice el investigador W.T
Short (1959), cuando afirma que, "Demasiados sistemas para
mejorar las operaciones no toman en consideración el hecho
de que un método no es bueno, a menos que el operador
piense que lo es".

Para hacer verdadera la participación de los
trabajadores, hay que facultar, dar autoridad a los empleados y
confiar; ellos tienen que sentir que han conformado el sistema de
trabajo y que es bueno.

En este análisis se tendrán en cuenta dos
aspectos de la disciplina:

  • Disciplina laboral.

  • Disciplina tecnológica.

Ambas pueden ser entendidas como el cumplimiento de los
deberes establecidos para alcanzar los fines y propósitos
de la actividad de los hombres en el proceso de trabajo;
constituyen la base del desarrollo armónico e integral de
cualquier tipo de nivel de OT.

  • Disciplina laboral.

En la disciplina laboral se tienen en cuenta los
aspectos siguientes:

El régimen de trabajo y descanso.

  • El aprovechamiento de la jornada laboral.

  • Las normas y reglamentos organizativos que
    rigen.

Puede estar determinada por el uso de los siguientes
indicadores:

  • Ausentismo.

  • Impuntualidades.

  • Desaprovechamiento de la jornada laboral por TIDO
    (Tiempo de interrupción debido a la violación
    de la disciplina laboral).

  • Incumplimiento de las normas de trabajo.

  • Incumplimiento en la calidad del trabajo.

  • Incumplimiento de las reglas de protección e
    higiene del trabajo.

  • Incumplimiento de las reglas de protección
    física y del secreto estatal.

  • Desobediencia o falta de respeto a la
    administración.

  • Disciplina tecnológica.

En la disciplina tecnológica se tienen en cuenta
los aspectos siguientes:

  • Aprovechamiento de los recursos.

  • Documentación tecnológica:
    (instructivo técnico, régimen
    tecnológico de los equipos).

La disciplina (laboral o tecnológica) es un
elemento de la OT de vital importancia para las organizaciones,
éstas deben crear:

  • Una nueva disciplina en el trabajo.

  • Nuevas formas de relaciones entre los
    hombres.

  • Formas y procedimientos nuevos de atracción
    de los hombres al trabajo.

Paso 5: Diagnóstico de la organización del
trabajo (OT) a nivel de puestos.

Una vez efectuada la identificación, la
selección y descripción del proceso de
producción relevante, realizados en pasos anteriores,
surge la necesidad de realizar este mismo estudio a nivel de
puestos de trabajo.

En este paso se harán uso de las mismas
técnicas de registro y análisis, pero ahora en el
puesto de trabajo, para darle solución a las debilidades
encontradas en cada uno de los puntos siguientes:

1. Método actual del trabajo.

  • 2. Estudio de seguridad y salud en el
    trabajo.

  • 3. Análisis de los tiempos de
    ejecución de la tarea.

  • 4. Determinación de las necesidades de
    fuerza de trabajo

  • 1. Método actual del
    trabajo

El estudio de métodos de trabajo puede definirse
como la aplicación de un procedimiento sistemático
y lógico de análisis e investigación
adecuada al proceso de trabajo objeto de estudio.

Su objetivo es establecer el "cómo" debe hacerse
un trabajo, de la forma más sencilla y eficaz, en las
condiciones existentes, así como la proyección de
nuevos procesos y procedimientos de trabajo para actividades
aún no existentes.

Las técnicas de métodos de trabajo que
pueden ser utilizadas en los estudios de OT se describen a
continuación:

  • Diagrama de la coordinación del
    trabajo.

  • Diagrama de análisis de operación
    (bimanual).

  • Diagramas de secuencia.

  • Diagramas de recorrido.

  • Diagramas de hilos.

  • Diagrama Hombre-máquina.

  • Diagrama de actividades múltiples.

  • Diagramas de análisis de la
    operación.

  • Técnicas fotográficas y
    cinematográficas.

  • Técnicas matemáticas.

  • Técnicas de registro de la
    actividad.

Las técnicas mencionadas anteriormente
podrían tener como objetivo la recogida de la
información actual, el análisis del método,
del procedimiento de trabajo y la propuesta de un nuevo
método.

  • 2. Estudio de Seguridad y Salud en el
    trabajo.

Para llevar a cabo esta fase se realizan entrevistas,
observaciones directas, revisión de documentos con el
objetivo de analizar que aspectos del trabajo están
afectando la satisfacción laboral de los ocupantes del
cargo estudiado.

Aplicación de cuestionarios a una muestra de
trabajadores para conocer el nivel de satisfacción en las
áreas que componen la organización. Para este
propósito es escogido el cuestionario que se propone en
este trabajo dado por Melia y Peiro (1998). La autora de la
presente investigación propone que al aplicar el mismo, se
delimiten algunos aspectos que permitan mostrar el resultado del
estudio y que propician las propuestas de mejoras para la
organización, para el proceso y para el puesto de
trabajo.

  • 3. Análisis de los tiempos de
    ejecución de la tarea.

El estudio de tiempos es un referente obligado del valor
creado en los procesos y puestos de trabajo, así como en
el mejoramiento de los mismos. Exige del establecimiento una
estructura que comprenda una clasificación de los tiempos
a analizar. A esta estructura se le denomina "Estructura de
la jornada laboral.
Para el estudio del AJL pueden ser
empleadas, entre otras, las siguientes
técnicas:

  • Fotografía detallada individual.

  • Fotografía detallada colectiva.

  • Muestreo por observaciones
    instantáneas.

  • Medición con cronómetros.

En esta investigación se abordarán
aspectos relacionados con la norma de servicio ya que en la
organización objeto de estudio, las características
del trabajo realizado visualizan la necesidad de realizar
estudios de tiempo utilizando esta
clasificación.

1. Preparación de las observaciones.

2. Realización de las observaciones.

3. Procesamiento de la información y
análisis de los resultados.

4. Determinación de las necesidades de fuerza
de trabajo

Según Diaz Urbay (2000) existen diversos
métodos para determinar la necesidad de fuerza de trabajo
para un cargo. En el caso de los cargos docentes administrativos
el método a ser utilizado es el Diferencial, en este
método se determina de forma diferenciada por
categorías ocupacionales por cargos, por áreas, por
puestos, por tanto el procedimiento tiene sus particularidades en
cada caso.

El autor mencionado anteriormente plantea que en el caso
del personal de dirección su cantidad y
calificación queda determinada por la estructura de
dirección en la empresa, la cual depende a su vez de las
características técnicas y organizativas del
proceso de producción o servicio de la misma. Por tanto de
la racionalidad de la estructura que se adopte será la
racionalidad de la plantilla en esta categoría
ocupacional.

Técnicos y Administrativos; la cantidad de
trabajadores necesarios en estas categorías ocupacionales
se determina área por área y cargo por cargo,
utilizando la expresión:

N=Q/Ft (2.1) donde:

N =Número de trabajadores técnicos o
administrativos necesarios.

Q =Carga de trabajo (anual, mensual o diaria) estimada
para cada cargo analizado en (hombres días ó en
hombres horas)

Ft = Fondo de tiempo (o capacidad) de un trabajador en
igual periodo y unidades que la carga de trabajo.

Determinar la cantidad de trabajadores no es sencillo.
La dificultad en determinar con precisión la cantidad de
trabajadores necesarios en estas categorías ocupacionales,
radica en la dificultad determinar con cierta exactitud la carga
de trabajo, pues el otro factor, es decir el fondo de tiempo de
un trabajador está definido por el régimen de
trabajo y descanso definido por la ley (Diaz Urbay,
2000).

Determinación de la carga de trabajo

Para determinar la carga de trabajo de un trabajador se
debe conocer el conjunto de tareas que deben ser realizadas por
él, así como su frecuencia y el tiempo que consume
en la misma.

La medición del trabajo del personal
técnico y administrativo es una actividad compleja y en
muchos casos se da por supuesto que dicho trabajo no puede ser
medido porque tiene demasiada diversidad, y las interrupciones y
decisiones que lo afectan hacen difícil su
medición. Sin embargo, lo cierto es que aunque no es
práctico medir ciertos trabajos de este tipo, gran parte
de ellos pueden y deben ser medidos aunque esta medición
tenga cierta imprecisión.

Para determinar la carga de trabajo de este personal se
comienza por precisar, cargo por cargo, las diferentes funciones
que son necesarias realizar para la consecución de los
objetivos, así como definir las tareas a ejecutar para
llevar a cabo dichas funciones.

Una vez definidas las tareas, éstas deben ser
clasificadas en periódicas, eventuales e
imprevistas,

Las tareas periódicas son aquellas que se repiten
siempre en intervalos de tiempos determinados (diarios,
semanales, mensuales, trimestrales, semestrales, etc.) y por lo
general se caracterizan por estar enmarcadas por regulaciones
establecidas. Por ejemplo: confección de modelos
estadísticos, balance financiero, nominas etc.

Las tareas eventuales no se rigen por ninguna
regulación establecida, por la que la frecuencia de
ejecución de las mismas no es siempre igual, así
como tampoco es igual su complejidad y tiempo de
duración.

Las tareas imprevistas son aquellas que, como su nombre
lo indica, no pueden ser previstas cuándo van a ocurrir,
que complejidad tendrán y que tiempo demorarán, por
lo que generalmente se estima un porciento de la carga de trabajo
total para estas tareas. Este porciento será mayor o menor
en dependencia de las características del cargo, oscilando
en la mayoría de los casos (según experiencia de
diferentes autores) entre un 10% y un 15% de la carga
total.

Por tanto, la precisión con que se pueda
determinar la carga de trabajo estará en dependencia de la
precisión con que se pueda determinar la frecuencia de
ejecución en las tareas eventuales y de la
precisión con que se pueda determinar el tiempo de
realización, tanto en las periódicas como las
eventuales.

En el caso de las tareas periódicas, donde la
regularidad y complejidad de las tareas está
preestablecidas por regulaciones, será necesario, y mucho
más fácil, determinar con la mayor exactitud
posible el tiempo necesario para la realización de la
tarea, lo cual podrá realzarse utilizando alguno de los
métodos de medición del tiempo conocidos(
cronometraje, fotografía detallada, autofotografía
) o incluso podrá estimarse con cierta precisión
mediante el análisis con el trabajador encargado de la
tarea y con otros que tengan experiencias en su
ejecución.

Ejemplo, una tarea que tiene establecida una frecuencia
diaria y que se ha determinado (o estimado) un tiempo de
ejecución de 1,5 horas, implicara una carga de trabajo
mensual de 36 hombres-horas (24×1, 5) y una carga anual de 432
hombres-horas (12×36).

En el caso de las tareas eventuales, primeramente se
tendrá que determinar la periodicidad promedio de las
mismas, para lo cual tendrá que recurrir a la
información contenida en los archivos y a la experiencia
del personal que las realizan. En estos casos, dada la poca
frecuencia de la ejecución de las tareas, la
precisión del tiempo necesario para su realización
será muy difícil hacerla mediante los
métodos de medición de tiempo, y por lo tanto lo
más común es hacer un estimado teniendo en cuenta
la comparación con trabajos similares y los criterios del
ejecutor y su jefe inmediato.

Conocidas las tares que tienen lugar, sus frecuencia,
sus tiempos de ejecución y por tanto su carga de trabajo,
se sumaran las cargas de trabajo de todas las tareas
determinándose así la carga de trabajo total del
cargo, la que se utilizara entonces para determinar la cantidad
de trabajadores necesarios en esta especialidad.

Determinación del fondo de tiempo

Para determinar el fondo de tiempo anual de un
trabajador, expresado en horas, se parte de descontar a la
cantidad de días del año, los días feriados
y de conmemoración nacional, los domingos y sábados
no laborables, así como los días de vacaciones del
año, resultando de ello la cantidad de días
laborables del año, los que multiplicados por las horas
laborables por días nos dará el Fondo de tiempo
anual.

Determinación de la cantidad de
trabajadores

Determinada la carga de trabajo y el fondo de tiempo, se
determinara la cantidad de trabajadores necesarios mediante la
expresión anterior (2.1), siendo un aspecto importante a
señalar en este paso el hecho de que es posible que los
cálculos den un número inexacto de
empleados.

En estos casos la aproximación podrá
hacerse por exceso o por defecto, requiriendo la decisión
que se tome de un análisis profundo a fin de que se adopte
la solución más racional.

Es evidente que si se aproxima por exceso se
desaprovecha el fondo de tiempo disponible de algunos empleados.
Sin embargo, cuando la aproximación se realiza por defecto
sucederá que la carga de trabajo designada será
mayor que las posibilidades de los empleados que la ejecutan, lo
cual implicará la necesidad de laborar fuera de la jornada
de trabajo para cumplir el volumen de trabajo asignado o de
redistribuir entre otros trabajadores la carga.

En aquellos casos en que la carga de trabajo adicional
sea grande y por tanto se decida analizar la posibilidad de la
redistribución de la misma entre otros empleados, se
tendrán en cuenta en el análisis los siguientes
aspectos:

  • Carga de trabajo que implica la función o
    tarea a redistribuir.

  • Fondo de tiempo disponible del trabajador o de los
    trabajadores a los cuales se les asignara dicha
    función o tareas.

  • Compatibilidad entre la calificación
    requerida para ejecutar la función o tareas a
    redistribuir y la calificación del o los trabajadores
    a los cuales se les pretende asignar las mismas.

  • Que los trabajadores involucrados (trabajadores que
    ceden o reciben funciones o tareas) estén ubicados
    dentro de una misma área de
    responsabilidad.

Una vez analizada la posibilidad de
redistribución de funciones, si se arriba a la
conclusión de que esta no se puede realizar, debido a que
las cargas de trabajo del resto de los cargos están muy
ajustadas, es aconsejable, no obstante, realizar el ajuste por
defecto.

Esta afirmación se basa en que los trabajos que
llevan a cabo los trabajadores técnicos y administrativos
tienen características de ser poco estable en su
periodicidad y en los tiempos de ejecución, lo que implica
imprecisión en la determinación de la carga de
trabajo.

Partes: 1, 2

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