El presupuesto empresarial

Introducción

El proceso de planeación es fundamental para la
empresa, ya que será a través de ella que se defina
el camino a seguir para alcanzar las metas trazadas y los
objetivos del negocio. En este orden de ideas, hay preguntas que
siempre debemos tener presente en el proceso de
planeación:

• 1. ¿Estamos todos en el mismo
  barco?

• 2. ¿Estamos todos en la misma
  dirección?

• 3. ¿Estamos remando en dirección
  correcta?

Si todas estas respuestas son afirmativas, no hay motivo
por qué preocuparse; pero, una respuesta negativa a
cualquiera de estas preguntas puede conducir a la empresa al
fracaso. Es por eso que el administrador financiero debe
proveerse de las herramientas de planificación adecuadas
para evitar que esto suceda, y el presupuesto es precisamente una
de estas herramientas.

El presupuesto es un plan de acción dirigido a
cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos
financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo
ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada
centro de responsabilidad de la organización.

La principal función de los presupuestos se
relaciona con el Control financiero de la organización.
Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos
como correctivos dentro de la organización y son de suma
importancia en la mayoría de las organizaciones
utilitaristas (compañías de negocios),
no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes
(multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas. Los
presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo
en las operaciones de la organización, por medio de estos
se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos
límites razonables, también sirven como mecanismo
para la revisión de políticas y estrategias de la
empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se
busca.

Presupuesto

El presupuesto es una herramienta de
planificación, coordinación y control de funciones
que presenta en términos cuantitativos las actividades a
ser realizadas por una organización, con el fin de dar el
uso más productivo a sus recursos, para alcanzar
determinadas metas. En otras perspectivas, es un plan de
acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresadas en
valores y términos financieros que, debe cumplirse en
determinado tiempo y bajo ciertas condiciones
previstas.

Lleva implícito los siguientes elementos
básicos

• Totalidad: Comprende la totalidad de la
  empresa

• Tiempo: Es un plan de operaciones para un
  período futuro y determinado

• Unidad de comparación: Es un plan
  expresado en términos monetarios

La presupuestación supone:

• Una planificación general previa, que
  comprende la determinación de políticas y
  objetivos futuros por parte de la
  Dirección.

• La elaboración de programas detallados y
  analíticos que traduzcan los objetivos generales en
  políticas.

• La cuantificación, en términos
  monetarios, de los planes operativos.

• El control, es decir, la verificación que los
  planes dispuestos en el presupuesto se cumplen regularmente o
  en caso contrario, el análisis de las variaciones, sus
  causas y posibles correctivos y reajustes.

El presupuesto debe estar orgánicamente
estructurado en base al sistema contable de la
organización.

Propósitos
y ventajas de la Presupuestación

Ventajas

• Determina las políticas fundamentales de la
  empresa y sus efectos.

• Involucra a todos los niveles de organización
  en el análisis y toma de decisiones

• Señala con antelación las metas y
  suministra expectativas definidas, las cuales servirán
  de marco de referencia para la actuación
  subsecuente.

• Obliga a planificar las actividades a realizar
  acorde con los planes y objetivos generales.

• Expresa cuantitativamente el QQDCC-PQ (Qué
  debe hacerse, quién debe hacerlo, donde debe hacerse,
  cuando debe hacerse, con qué recursos debe hacerse, y
  porque debe hacerse)

• Controla el uso de los recursos para lograr el uso
  más eficiente con el menor desperdicio
  posible.

• Formaliza y asigna responsabilidades evitando el
  "escurrir el bulto"

• Facilita la coordinación y cooperación
  entre los actores de modo que los objetivos de la
  organización armonicen con los de sus
  partes.

• Detecta antemano las necesidades de financiamiento,
  facilitando su oportuna obtención.

• Facilita el control, permitiendo anticipar los
  cambios futuros y la adaptación a ellos sin
  traumas.

Propósitos

• La adopción de decisiones oportunas,
  encauzando a la organización hacia sus
  objetivos.

• El presupuesto constituye un plan general de
  acción para la organización.

• Como las distintas tareas planeadas responden a
  diferentes departamentos o sectores, el presupuesto fomenta
  la asunción de responsabilidades de quienes se hallan
  a cargo de los mismos.

• El sistema presupuestario es una herramienta
  fundamental para el control de gestión.

Desventajas de la
presupuestación

No todo son ventajas, también hay desventajas o
limitaciones que deben ser previstas:

• Están basados en estimados y su efectividad
  dependerá del buen criterio utilizado en su
  preparación.

• Requieren continuo monitoreo para el control,
  evaluación y ajustes, es decir, por tratarse de una
  actividad dinámica, requieren continuas adaptaciones a
  las circunstancias que se vayan presentando.

• No es un substituto de la gerencia, sino una
  herramienta y, para garantizar su éxito, debe estar
  consciente de cómo opera el sistema y cuáles
  son sus objetivos.

Responsables de la
Presupuestación

• El responsable directo es el Gerente de Finanzas que
  tendrá a su cargo la tarea de coordinación y
  preparación formal de los presupuestos

• Los titulares de los respectivos departamentos
  dentro de cada área son los responsables por la
  confección de sus respectivas estimaciones
  sectoriales.

• En la elaboración de los planes y
  presupuestos deben participar todos los niveles de la
  administración.

Generación
del Presupuesto

Los distintos responsables preparan sus planes, que son
aprobados por la dirección, convirtiéndose
así en decisiones que la organización debe
cumplir.

La preparación de Presupuestos se puede
resumir en tres sub procesos:

• Sub Proceso de Estimación: Se basa en
  estimaciones, datos históricos, pronósticos.
  Consiste en la preparación de pronósticos y las
  consecuentes propuestas de presupuestos por los responsables
  a la Gerencia de Finanzas. El proceso de estimación se
  da en sentido ascendente desde los niveles jerárquicos
  más bajos a los más altos.

Ejemplo: En el caso de presupuesto de ventas se
comienza por las estimaciones que realiza cada supervisor de las
ventas futuras por producto, zona o canal de distribución.
Estas estimaciones son pasadas a la Gerencia de
Comercialización para su revisión y ajuste,
obteniéndose así la propuesta presupuestaria de la
gerencia.

• Sub Proceso de Planeamiento: La
  Dirección aprueba las propuestas presupuestarias. Las
  propuestas se convierten en decisiones para la
  organización en forma de planes concretos. El proceso
  de planeamiento se da en sentido descendente desde los
  niveles jerárquicos más altos a los más
  bajos.

• Sub Proceso de Control de Gestión: Se
  inicia con la aprobación del presupuesto. Implica la
  preparación de informes periódicos, comprobando
  lo real con lo presupuestado. Las variaciones o
  desvíos entre lo presupuestado y lo real se enfatizan
  en estos informes, se analizan las variaciones y se determina
  y publican las causas que las originaron. La
  información podrá ser detallada, solo cuando se
  requiera, y por excepción, ya que solo mostrará
  los desvíos producidos pudiéndose además
  seleccionar únicamente los desvíos
  significativos (rangos de desvíos).

Para efectuar el control presupuestario se
deberán archivar los conceptos presupuestarios, de tal
manera que a medida que se vayan produciendo las operaciones
normales de la empresa se puedan ir comparando con lo
presupuestado, de esta forma se tendrá un control
continuo. (Se estará por lo tanto en la 2º etapa de
la Evolución de los Sistemas de Información: Epata
de los "Comparadores")

La presupuestación puede adoptar según
las empresas mayor o menor detalle, según las unidades
operativas que implique el detalle con que se elaboran los planes
sectoriales. Es así que algunas empresas confeccionan
presupuestos para toda la empresa y otras solo lo hacen a nivel
de algunos sectores o aspectos específicos de la
gestión.

El período abarcado por el presupuesto
dependerá del tipo de actividad de la empresa y de las
características del contenido, en general los presupuestos
son elaborados por un lapso anual, discriminándose las
cifras mensuales.

Siempre resulta conveniente que el lapso presupuestado
coincida con el ejercicio económico de la empresa para
facilitar el control de las cuentas de Ganancias y
Pérdidas, entre lo presupuestado y lo real.

Se pueden encarar ajustes por períodos menores
sobre todo cuando existen períodos de inestabilidad. Para
facilitar esos ajustes se suele ir agregando períodos y
descartando los ya transcurridos, es decir, si los ajustes son
trimestrales, cada tres meses se agrega un nuevo trimestre a los
ya presupuestados y se elimina el trimestre ya
transcurrido.

Funciones de la
Presupuestación

Las funciones se pueden subdividir en

• Ejecución y Coordinación. La
  responsabilidad de la ejecución material y de la
  coordinación del sistema presupuestario recae en el
  área de Finanzas y Control. Es el Gerente de Finanzas
  el responsable ante la Dirección de esta labor. Sus
  funciones en el tema comprenden:

• Elaboración de pronósticos y
  presupuestos, coordinando su actividad con la de los
  demás responsables, que le deberán suministrar
  datos e informaciones.

• Transmitir las modificaciones o correcciones
  parciales ocurridas en un sector, que puedan afectar la
  acción de otro u otros.

• Analizar los informes que periódicamente se
  deben presentar para la revisión y verificación
  del presupuesto vigente, determinar las causas de las
  variaciones y aconsejar la acción correctiva a
  seguir.

• Verificar el cumplimiento de las acciones
  correctivas.

• Mantener actualizada la presentación de
  informes, de acuerdo al cambio continuo que experimenta la
  empresa.

• Asesorar técnicamente a los responsables de
  los distintos presupuestos.

• Participar en las reuniones del Comité
  Ejecutivo cuando se trate el presupuesto.

• Informar al Comité Ejecutivo sobre la
  aplicación, marcha y control del sistema.

• 2. Aprobación. La
  aprobación del presupuesto estará a cargo del
  Comité Ejecutivo (Representantes de las distintas
  áreas y del Directorio). Tendrá a su cargo la
  revisión y aprobación de los presupuestos,
  así como el control de su cumplimiento y marcha. Sus
  funciones comprenderán:

• Estudiar, aconsejar modificaciones y aprobar las
  estimaciones y presupuestos definitivos.

• Estudiar los informes periódicos de control.
  Considerar y aconsejar sobre las acciones
  correctivas.

• Recomendar la revisión total o parcial del
  presupuesto cuando las circunstancias lo
  requieran.

• 3. Toma de Decisiones. Cada responsable
  ejecutivo debe ajustar su acción a las líneas
  presupuestarias. La toma de decisiones debe seguir el plan de
  operaciones aprobado. Si ello no fuera posible, por haber
  variado considerablemente la situación, deberá
  solicitar una revisión.

• 4. Suministro de los Datos. Poseer un
  buen sistema de información es vital para el
  presupuesto. Es necesario tener la información
  sistematizada a través de un medio de procesamiento
  electrónico de datos que agilice el suministro de
  estadísticas e información.

• 5. Ejecución. Una vez aprobados
  los distintos presupuestos se encarga a los distintos
  responsables su ejecución. La responsabilidad del
  cumplimiento del presupuesto recae sobre los gerentes, jefes
  de departamento y en general en quienes se delega
  responsabilidad de decisión.

• 6. Control. El control del cumplimiento
  del presupuesto lo efectúan:

• Los responsables ejecutivos de cada sector, que en
  caso de desvíos deben adoptar las medidas
  pertinentes.

• El Gerente de Finanzas por medio de los informes
  periódicos de cumplimiento, quién dictamina
  sobre la situación.

• El Comité Ejecutivo, quien recibe los
  informes periódicos dictaminados por el Gerente de
  Finanzas y efectúa el control superior
  definitivo.

Presupuesto e
Inflación

Se argumenta que cuando la tasa inflacionaria es de
cierta consideración todo el sistema presupuestario se
torna inaplicable ya que:

• Los objetivos expresados en términos
  monetarios, por ejemplo volúmenes de ventas, son
  distorsionados y dados que estos se hallan distorsionados,
  cualquier tipo de control carece de efectividad.

A estos argumentos se los sobrepone ya que
además de los ajustes que habrá que hacer al
presupuesto, este obliga a:

• Planear y por lo tanto prever la probable tasa de
  inflación. La falta de previsión en
  épocas de inflación puede llevar a problemas
  aún mayores que los encontrados en períodos de
  estabilidad.

• El control se hace más difícil pero no
  se torna imposible si se practican ajustes.

• La existencia de un presupuesto que permita apreciar
  cuanto la inflación ha perjudicado los planes
  existentes o cuáles son los beneficios sobre lo
  planeado atribuibles a la inflación, facilita la
  adopción de medidas tendientes a contrarrestar sus
  efectos.

Para suplir los inconvenientes existen distintas
técnicas

• Presupuestar en valores expresados en moneda
  fuerte.

• Presupuestar ajustando con una tasa estimada de
  inflación.

• Presupuestar en moneda constante y ajustar
  periódicamente.

Tipos de
Presupuestos

Dentro de los tipos de presupuesto por su
forma de elaboración, tendríamos

Fases del Presupuesto en base
cero.

• Preparación de unidades de decisión
  para cada área.

• Detalle de las acciones a realizar cuantificadas,
  objetivo, importe del gasto, resultado, indicador medible del
  resultado, consecuencias de la no acción y
  alternativas posibles.

• Establecer los niveles mínimos de esfuerzo
  por debajo de los cuales la actividad no merece la
  pena.

• Priorizar las acciones a realizar de entre las
  planteadas en cada área o departamento, fijar el nivel
  de esfuerzo determinado y la valoración de gastos e
  inversiones. Establecer el punto de corte, aprobar y eliminar
  acciones.

• Elaborar el presupuesto.

Otra clasificación de los
presupuestos está dada en

Presupuesto maestro: Es el conjunto de todos los
presupuestos que se elaboran en un proceso presupuestario.
Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el
objetivo de utilidad y el programa coordinado para
lograrlo.

Expresa el plan general de la gerencia e incluye planes,
tanto de operaciones como financieros, que interactúan
armónica y coordinadamente, para generar los estados
financieros proyectos, acorde con los objetivos de una
organización. Consiste además en pronosticar sobre
un futuro incierto porque cuando más exacto sea el
presupuesto o pronóstico, mejor se presentara el proceso
de planeación, fijado por la alta dirección de la
Empresa.

Beneficios

• Define objetivos básicos de la
  empresa.

• Determina la autoridad y responsabilidad para cada
  una de las generaciones.

• Es oportuno para la coordinación de las
  actividades de cada unidad de la empresa.

• Facilita el control de las actividades.

• Permite realizar un auto análisis de cada
  periodo.

• Los recursos de la empresa deben manejarse con
  efectividad y eficiencia.

Limitaciones

• El Presupuesto solo es un estimado no pudiendo
  establecer con exactitud lo que sucederá en el
  futuro.

• El presupuesto no debe sustituir a la
  administración si no todo lo contrario es una
  herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios
  de la empresa.

• Su éxito depende del esfuerzo que se aplique
  a cada hecho o actividad.

• Es poner demasiado énfasis a los datos
  provenientes del presupuesto. Esto puede ocasionar que la
  administración trate de ajustarlo o forzarlos a hechos
  falsos.

Este Presupuesto es un modelo a seguir por las
características de su aplicación y de
obtención de resultados, es directo, es medirle, es
comparativo y hasta cierto punto asegura el retorno de la
inversión.

Elaboración del presupuesto
maestro

El punto de partida de un Presupuesto maestro es la
formulación de meta a largo plazo por parte de la
gerencia, a este proceso se le conoce como "planeación
estratégica". El presupuesto se usa como un
vehículo para orientar a la empresa en la dirección
deseada, una vez elaborado el presupuesto, este sirve como una
herramienta útil en el control de los costos.

El primer paso en el desarrollo del presupuesto maestro
es el pronóstico de ventas, el proceso termina con la
elaboración del estado de ingresos presupuestados, el
presupuesto de caja y el balance general
presupuestado.

Enfoques

• Enfoque de la alta dirección. Los
  ejecutivos de venta, producción, finanzas y
  administración deben pronosticar las ventas sobre la
  base de experiencia y conocimiento de la empresa y el
  mercado.

• Enfoque sobre la base de la
  organización. Él pronostica se inicia desde
  abajo con cada uno de los vendedores, la ventaja radica en
  que todos los niveles de la empresa participa de alguna
  manera en el desarrollo de la estimación
  presupuestal.

Por lo general, incluye los siguientes
presupuestos:

• Presupuesto de operación

Es aquel que va desde la adquisición de la
materia prima hasta la transformación de la misma, con la
utilización de los recursos técnicos,
tecnológicos y humanos que sean para la obtención
de un producto útil. Esta actividad termina con el
almacenamiento de estos productos. El presupuesto de
producción es el presupuesto de venta proyectado y
ajustados por el cambio en el inventario, primero hay que
determinar si la empresa puede producir las cantidades
proyectadas por el presupuesto de venta, con la finalidad de
evitar un costo exagerado en la mano de obra ocupada.

• Presupuesto financiero

Consiste en fijar los estimados de inversión de
venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja
que mida el estado económico y real de la empresa, bajo
este concepto incluimos el "poner en blanco y en negro" todas las
estimaciones hechas; es decir, cuantificar todo lo que se prevee
se va hacer y evaluar si es factible lograrlo y si cumple con los
objetivos y metas de la organización.

Comprende:

• Presupuesto de ingresos (el total bruto sin
  descontar gastos)

• Presupuesto de egresos (para determinar el liquido o
  neto)

• Flujo neto (diferencia entre ingreso y
  egreso)

• Caja final.

• Caja inicial.

• Caja mínima.

Se incluyen bajo este los siguientes presupuestos o
estados:

Presupuesto de efectivo: tanto la
planificación financiera como el proceso presupuestario,
una de las herramientas más importantes es el presupuesto
efectivo. En el cado del presupuesto, es esta herramienta la que
evaluará so los flujos de efectivos son suficientes para
cubrir las actividades previstas y de no ser así,
anticipar como se va a financiar la diferencia. Incluye lo
siguiente:

• Estimado de ingreso de efectivo

• Estimado de costo y gastos

• Estimados de inversiones

• Política de caja

Estado de resultado proforma: resumen de los
ingresos y gastos proyectados de la empresa, tomando en
consideración las ventas presupuestadas y los costos y
gastos necesarios para hacerlas posible, concluyendo finalmente
con la utilidad o pérdida neta para el período
presupuestario. De nuevo, la resultante final debe ser comparada
con la meta de organización, a objeto de evaluar su
razonabilidad incluye:

Presupuesto de ingresos

• Presupuestos de gastos financieros

• Efectos de la posición monetaria en
  inflación

• Efectos y tasas de impuestos

Balance general proforma: A partir de los saldos
iníciales (o reales), se hacen todos los cambios previstos
en el presupuesto, tales como, días de inventarios,
días de cuentas por cobrar y por pagar, nuevas
inversiones, etc. Para obtener un buen estimado de los saldos de
las cuentas reales. Se debe tener en cuenta los siguientes
aspectos:

• Política capital de trabajo

• Política de inversiones

• Política de endeudamiento

• Capitalización

Estado de movimiento del efectivo proforma: este
estado aun cuando en el proceso presupuestario coincide con los
resultados del presupuesto de efectivo y flujo de caja, se hace
necesaria su preparación, ya que debe ser presentado
agrupando los movimientos en actividades operativas, actividades
de inversión y actividades de financiamiento, que
posteriormente servirán de parámetro de
comparación de los movimientos reales.

El presupuesto general de una empresa
está estructurado básicamente por cuatro
presupuestos

Presupuesto
Económico

Tiende a la obtención de la presunción
sobre la marcha económica del negocio. Para ello
deberán incorporarse todas aquellas variables que se
consideren relevantes en la obtención de
resultados.

Es fundamental para la marcha económica de la
empresa el conocer la rentabilidad esperada dentro del
período, para realizar los ajustes que correspondan, si
esta no es adecuada con el plan de utilidades de la
empresa.

Se integra con el cuadro de Ganancias y Pérdidas
Proyectado.

Está compuesto generalmente, por los
siguientes presupuestos

Presupuesto de Ventas

Son estimados que tienen como prioridad determinar el
nivel de ventas real y proyectado de una empresa, para determinar
límite de tiempo. Señala la cifra de ventas que
tiene más posibilidad de ser realizada en el
período futuro. Para elaborar las estimaciones de ventas,
debe tenerse en cuenta los lineamientos de la empresa sobre
ventas (actitud de la competencia, servicios a clientes, etc.)
situación del producto, situación interna de la
empresa, situación de la empresa respecto al mercado y
situación económica del país.

Por lo tanto, las estimaciones de ventas tendrán
como base los siguientes aspectos:

• Productos que comercializa la empresa
  (Vender)

• Condiciones de venta a aplicar

• Cantidades a vender

• Servicios que prestará.

• Los ingresos que percibirá.

• Los precios unitarios de cada producto o
  servicio.

• El nivel de venta de cada producto.

La determinación del volumen de ventas a un
precio determinado depende de:

Cuanto vender: A través de métodos
de pronóstico, que le darán mayor o menor exactitud
al pronóstico de ventas.

Cuanto se debe vender: Es la relación
entre las cifras de ventas y los objetivos de la empresa, en el
sentido de indicar la venta necesaria para arribar a la ganancia
propuesta.

Observaciones:

Ya que el presupuesto de venta constituye el
núcleo fundamental del proceso presupuestario, pues de
él dependen todos los demás presupuestos, tanto
operativos como financieros, y es punto de partida para el
presupuesto de inversiones de capital. Esta preponderancia hace
que sea de gran importancia para mecanismo para estimar las
ventas y su exactitud, no siendo ni muy optimistas ni muy
pesimistas. Para la mayor precisión posible se recomienda
tener en cuenta una serie de factores:

• Patrones de ventas anteriores y
  tendencias

• Relaciones precio-costo-volumen

• Comportamiento de la demanda

• Cambios en el producto o en el marcado

• Cambios en la política de ventas o
  créditos

• La economía general

Él pronostico de venta suministra los gastos
para elaborar los presupuestos de:

• Producción

• Compras

• Gastos de ventas

• Gastos administrativos

Elaboración de un presupuesto de
venta.

Se inicia con un básico que tiene líneas
diversas de productos para un mismo rubro el cual se proyecta
como pronostico de ventas por cada trimestre.

Presupuesto de Inventario de Productos
Elaborados

Su objetivo es mantener el inventario balanceado en
relación con las estimaciones mensuales de ventas. Se
determina la cantidad de existencias que se van a manejar durante
el período presupuestado, basándose su idea de una
rotación satisfactoria de inventarios. Esta
rotación a menudo es un factor automático que
generan los sistemas de control de inventarios.

Las consideraciones a favor de un nivel
óptimo de inventario son:

• Mínima inversión de stock.

• Reducción del costo representado por capital
  inmovilizado.

• Menor gasto de seguros requeridos sobre
  inventarios.

• Menor espacio de almacenaje ocupado y menores gastos
  de manipuleo.

• Menores posibilidades de desuso u
  obsolescencia.

• Menores riesgos en los cambios en la demanda de los
  consumidores.

Los niveles de inventarios dependen de 3
factores.

• Límite mínimo que permita las ventas
  normales.

• Límite máximo que impida costosas
  inmovilizaciones.

• Conveniencia de comprar grandes cantidades, en
  prevención de escasez, o en condiciones ventajosas,
  cuyo ahorro considera el costo de la
  inmovilización.

Presupuesto de Compras

Determinados los niveles de ventas y de inventarios
surge el monto necesario a comprar en cada
período.

Gastos comerciales

Gastos administrativos

Presupuestos gastos

A ciertas funciones de servicios que forman parte de la
organización se les asignan cantidades específicas,
para limitar la extensión de sus actividades. Estas
actividades se pueden llevar a cabo en grande o pequeña
escala, de acuerdo con lo que la empresa quiera financiar. En
cada caso la administración establece la cantidad
máxima que está dispuesta a erogar para esas
funciones. La cantidad máxima que se asigna a cada
departamento de servicio se da a conocer con frecuencia mediante
un programa llamado presupuesto de gastos.

Las características principales
de presupuesto por concepto de gasto incluyen

Existen una variedad extensa de presupuestos de gastos,
aquí se mencionaran algunos como son

• 1. Presupuesto de Gastos de
  Comercialización

Consiste en la estimación de todas las
erogaciones a realizar en el período a presupuestar, para
el ciclo completo de comercialización.

Tiene por objetivo

• Lograr la aplicación óptima de estos
  gastos.

• Controlar los gastos realizados.

Dado que estos gastos están íntimamente
ligados a las ventas, el presupuesto de ventas será el
dato básico de este presupuesto. Para realizar las
estimaciones de gastos además del presupuesto de ventas se
tendrá en cuenta los métodos de
comercialización, la experiencia histórica (se
obtendrá de la contabilidad), los costos de las
erogaciones a incurrir y la previsión de probables
variaciones en el curso del período a
presupuestar.

Según sea la modalidad de comercialización
de cada empresa, se obtendrá de la contabilidad datos
sobre años anteriores, para presupuestar los siguientes
gastos:

• Gastos de depósitos de productos
  terminados

• Gastos de expedición

• Gastos del departamento de ventas

• Gastos de publicidad

• Gastos de locales de ventas

Se separaran cada uno de los gastos presupuestados en
conceptos fijos (sueldos, cargas sociales, gastos varios, etc.) y
conceptos variables (fletes, transportes, comisiones, cargas
sociales sobre comisiones, gastos varios, etc.)

El presupuesto de comercialización una vez
aprobado se distribuirá a los encargados de las secciones
que realizan estas erogaciones.

El control de los gastos se efectuará
mensualmente, teniendo los informes las mismas
características que los anteriores.

• 2. Presupuesto de Gastos de
  Administración

Son estimados que cubren la necesidad inmediata de
contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades,
buscando darle operatividad al sistema.

Características

• Las remuneraciones se fijan de acuerdo a la realidad
  económica de la empresa y no en forma paralela a la
  inflación.

• Son gastos indirectos.

• Son gastos considerados dentro del precio que se
  fija al producto o servicio.

• Rigen su aspecto legal en la legislación
  laboral vigente.

Observaciones

Para calcular el total neto, se debe calcular al total
la deducción de las retenciones y aportaciones por ley de
cada país.

Se presupuestan todos aquellos gastos que se incurran en
la empresa y que no corresponden específicamente a
comercialización:

Está compuesto por los siguientes
gastos

• Gastos de Dirección

• Gastos de Contaduría

• Gastos de Compras

• Gastos Financieros

• Gastos Varios:

• Impuestos

• Seguros

• Bonificaciones

• Gastos Bancarios

Su finalidad es

• Proporcionar el volumen de estos gastos al nivel
  presupuestario de operaciones.

• Ejercer el control sobre los gastos de este
  tipo.

• Medir la eficiencia financiera de las distintas
  secciones administrativas.

• Ubicar el nivel económico de las
  erogaciones.

Para presupuestar estos gastos el Contador General
tomará en cuenta ejercicios anteriores y estimará
el nivel de actividad que se desarrollará en el ejercicio
a presupuestar.

Para la evaluación monetaria del nivel de
actividad tendrá que considerar los costos actuales y las
probables variaciones que sufran en el curso del ejercicio a
presupuestar.

• Presupuestos de gastos financieros
  netos

Una herramienta de gravitante importancia para poder
disponer de información fundamentada en la
estimación de los resultados financieros netos,
está representada por el presupuesto financiero y sus
saldos emergentes. El conocimiento anticipado de la
generación de excedentes financieros o de surgimiento de
déficits financieros habilita el desarrollo alternativo de
decisiones anticipadas. Ante la necesidad de cubrir saldos
financieros negativos se han de analizar las distintas fuentes de
recursos, tales como: bancarias, financieras, proveedores,
accionistas; En cuanto a su factibilidad y costo. A partir de
allí se podrán determinar los gastos financieros
estimados de ese endeudamiento o fuente.

Resulta fundamental sustentar de una manera consistente
las hipótesis de trabajo que se asumen en relación
a la evolución de las distintas funciones de las tasas de
interés, índices. Crecimiento de precios,
rendimientos; para arribar a una razonable determinación
de los resultados financieros proyectados.

El objetivo es determinar apriorísticamente para
el período de la proyección los resultados
financieros netos emergentes de la obtención y la
concesión de financiación.

Teniendo en consideración las partidas que,
generalmente, conforman los resultados financieros
netos,

Podemos desglosarlos de la siguiente manera:

• Descuentos

• Intereses

• Ajustes de capital

• Diferencias de cambio

• Rendimientos de colocaciones financieras

• Dividendos de títulos y acciones

• Resultados de operaciones de compra-venta de
  títulos y acciones

• Resultados monetarios o por exposición a la
  inflación

Descuentos: Cuando por una decisión
financiera se conceden o se obtienen

• 4. Presupuestos de gastos de
  mantenimiento

Es pertinente cuantificar los recursos que demandaran la
remuneración y la adquisición de repuestos. En el
primer caso será imprescindible recurrir a la
información sobre política salarial, en tanto que
en materia de repuestos es aconsejable conocer el consumo de los
más importantes, a sea, de aquellos con mayor frecuencia
de cambio, ya que el consumo y el análisis de juego de
inventarios se integran para conocer las compras. El
diagnóstico del tiempo acumulado de uso de los diferentes
equipos también da luces para precisar cuáles
pueden demandar mantenimiento de tipo recuperativo, de modo que
la solicitud de cotizaciones ante empresas especializadas en el
ramo soporten los presupuestos respectivos.

• 5. Presupuestos de gastos de servicios
  públicos

Al correlacionar los coeficientes técnicos de
consumo de energía y agua, con los volúmenes de
producción o al disponer de estándares de consumo
de tales elementos (consumo de metros cúbicos de agua o
Kwatts de energía por hora-máquina), deben
presupuestarse las necesidades en este frente del gasto, con el
soporte de las siguientes variables y fórmulas de
cálculo:

CAE = H [(AxCA) + (ExCE)]

Siendo:

A = estándar de consumo de agua por
hora-maquina

E = estándar de consumo de energía por
hora-maquina

H = hora-maquina pronosticada con base en el plan de
producción seleccionado

CA = Costo estimado del metro cúbico de
agua

CE = Costo estimado del Kwatts de
energía

AE = Costo previsto de energía y agua

• 6. Gastos generales de
  producción

Se presupuestan por separado los gastos variables y
fijos. En los variables, el objetivo es obtener un coste unitario
variable por hora (o ratio por hora) previa aceptación de
la hipótesis de que estos gastos se encuentran
correlacionados con los tiempos de mano de obra, es decir, estos
gastos no son directamente asignables a cada medallón (al
contrario que las onzas y la mano de obra directa) y, por ello,
se imputaran los medallones a través de las horas de mano
de obra directa.

El ratio por hora se obtiene mediante el cociente entre
el presupuesto de cada uno de los costes variables de
producción y las horas de mano de obra directa

Presupuesto de
Inversiones

Es un resumen de un conjunto de proyectos, para cada uno
de los cuales existe generalmente un legajo u hoja donde se
analiza su viabilidad, conveniencia e impacto económico y
financiero.

El propósito fundamental es el de determinar la
necesidad de las inversiones, el momento oportuno en que deben
realizarse y los fondos disponibles para su
financiación.

Comprende las adquisiciones

• Rubro Bienes de Uso (terrenos, edificios,
  instalaciones, equipos, maquinarias, etc.)

• Rubro de Inversiones (participación en otras
  empresas, compra de acciones, etc.)

Persigue las siguientes finalidades

• Establecer el monto que puede ser
  invertido.

• Someter a prueba todo proyecto de expansión,
  por medio del incremento en el volumen de ventas y de
  utilidades.

• Examinar las inversiones propuestas con el objeto de
  reducir los costos y aumentar los ingresos.

• Planear las inversiones de manera tal que sean
  efectuadas en los períodos más oportunos, de
  acuerdo con sus prioridades.

• Proveer una base para la planeación de los
  recursos financieros.

• Restringir las inversiones a los montos autorizados
  o al plan de prioridades.

• Para este presupuesto, las presentaciones de
  proyectos estarán a cargo de los Gerentes en sus
  respectivas áreas.

Presupuesto Financiero