Propuesta de Mejora del Sistema de Gestión de Proyecto I+D+i

Introducción

En la actualidad existen varios factores que propician
la aplicación de las técnicas de Gestión por
el Conocimiento, en función del desarrollo social y
económico que emprende nuestro país, entre los que
se destaca el Perfeccionamiento de las unidades de
investigación científica, innovación
tecnológica, producciones y servicios
especializados.

La gestión por conocimiento es avanzar en el
ciclo de empleabilidad del conocimiento, a través de
sistemas que lo soporten y personas que lo usen de una manera
inteligente, para los destinos de la comunidad en la que se
desarrollan. Es una corriente modelizadora de la
transformación de las empresas introduciendo la
consideración de otro recurso más, para dar
respuesta a las nuevas demandas de cambio y mejora, y para
mantener posiciones competitivas empleando de manera intensiva
las capacidades de las personas y de las tecnologías de la
informatización.

Para mejorar la gestión de proyecto I+D+i se
propone utilizar Microsoft Project como herramienta automatizada,
para alcanzar en los proyectos, calidad, costo y tiempo. Estas
características hacen que la dirección de un
proyecto implique una adecuada preparación técnica,
una subdivisión de las diferentes tareas, una
asignación de los responsables de las mismas y, en
general, una desagregación del proyecto en estructuras
más pequeñas.

Por todo lo expuesto, es preciso mejorar la
gestión de proyecto I+D+i como una forma de responder al
mismo fenómeno, pero haciendo hincapié en el valor
del conocimiento como elemento estratégico que condiciona
y configura la organización y su modelo en la
gestión y el desarrollo de los centros de
investigación.

Desarrollo

Microsoft Project (o MSP) es un software de
administración de proyectos diseñado, desarrollado
y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de
proyectos en el desarrollo de planes, asignación los
recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar
presupuesto y analizar cargas de trabajo.

El software Microsoft Office Project en todas sus
versiones (la versión 2013 es la más reciente a
febrero de 2013) es útil para la gestión de
proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK
(Project Management Body of Knowledge) del Project Management
Institute.

Aunque este software ha sido etiquetado como miembro de
la familia Microsoft Office hasta el momento no ha sido incluido
en ninguna de las ediciones de Office. Está disponible en
dos versiones, Standard y Professional.

La aplicación crea calendarización de
rutas críticas, además de cadenas críticas y
metodología de eventos en cadena disponibles como add-ons
de terceros. Los calendarios pueden ser resource leveled, y las
gráficas visualizadas en una Gráfica de Gantt.
Adicionalmente, Project puede reconocer diferentes clases de
usuarios, los cuales pueden contar con distintos niveles de
acceso a proyectos, vistas y otros datos. Los objetos
personalizables como calendarios, vistas, tablas, filtros y
campos, son almacenados en un servidor que comparte la
información a todos los usuarios.

Cómo
trabajar con Microsoft Project

Microsoft Project presenta la información acerca
del proyecto, con gráficos y textos, en distintos tipos de
vista.

Para iniciar Microsoft Project seleccione el
botón Inicio de Windows, luego Programas y finalmente
Microsoft Project.

Al abrir Microsoft Project aparecerá un documento
nuevo en la vista del Diagrama de Gantt y la ventana de ayuda
sobre el proyecto en blanco.

BARRA DE TITULO

En la parte superior se encuentran la barra de
título y las barras de herramientas. A la izquierda se
encuentra la barra de vistas. En el centro se encuentra la vista
del Diagrama de Gantt dividida verticalmente por un línea.
A la derecha de la línea se encuentra el Gráfico de
Gantt con la Escala Temporal arriba y las barras de
desplazamiento a la derecha y a la izquierda del mismo. A la
izquierda de la línea se encuentra la tabla de tareas que
se muestra como una tabla de Excel donde cada columna tiene un
nombre, y cada fila representa una tarea.

La Barra de Título: muestra el nombre de
la palicación (Microsoft Project) y el nombre del proyecto
activo. A la derecha se encuentran los botones de minimizar,
maximizar y cerrar la ventana.

Publicado por Patricio Trujillo
A

BARRA DE HERRAMIENTAS

La Barra de Menúes: presenta los
menúes por medio de los cuales accesamos las diferentes
opciones que ofrece Microsoft Project.

Las Barras de Herramientas: muestra
los botones que permiten utilizar las diferentes opciones de
Microsoft Project, de una manera más rápida. Por
defecto se muestran la Barra de Formato y la Barra
Estándar. La Barra de Herramientas Estándar permite
iniciar las tareas más comunes tales como crear una nueva
tarea, cortar, copiar y pegar texto y guardar un archivo. La
Barra de Herramientas de Formato permite aplicar formatos
específicos a los diferentes elementos de las vistas de
Microsoft Project.Si desea personalizar la barra de herramientas
y ver todas las que están disponibles, haga clic en el
menú Ver, seleccione Barras de Herramientas y luego
Personalizar.La Barra Estándar

Publicado por Patricio Trujillo
A

BARRA DE VISTAS

La Barra de vistas muestra los iconos de
las vistas más utilizadas, en los que puede hacer clic
para mostrar la vista. Aparece a lo largo del borde izquierdo de
la ventana de Microsoft Project y proporciona los medios
adecuados para cambiar de vista con sólo hacer clic en los
iconos que aparecen en ella. Si la vista que desea mostrar no
aparece en la Barra de vistas, haga clic en Más vistas en
la Barra de vistas y, después, seleccione la que desee en
el cuadro de diálogo Más vistas. Si no desea que
Microsoft Project muestre la Barra de vistas, haga clic en Barra
de vistas en el menú Ver.En la siguiente tabla se describe
cada una de las vistas que aparecen en la Barra de vistas y
muestra el icono de cada una de ellas.Nota: Esta tabla no
contiene todas las vistas de Microsoft Project, únicamente
las que se muestran en la Barra de vistas de manera
predeterminada.

La Tabla de Tareas y el Área de
Gráfico

La tabla de tareas muestra información acerca de
las tareas del proyecto, por ejemplo, cuándo comienzan y
finalizan, su longitud y los recursos asignados a ellas. Cada
columna corresponde con una característica de la tarea,
cada fila representa una tarea. La intersección de una
fila con una columna se reconoce como Campo.La parte de
gráfico muestra gráficamente cada una de las
tareas, generalmente en forma de barra de tarea. La
posición de la barra en la línea de tiempo,
así como su longitud, indica cuándo comienza y
finaliza esa tarea. Además, la posición de una
barra de tarea en relación a otra indica si las tareas se
suceden o si se superponen.

Conclusiones

La gestión por conocimiento es la que organiza,
desarrolla más dinámica, inteligente y eficaz los
recursos no materiales de una empresa. Puede funcionar desde el
individuo hasta la sociedad.

Microsoft Project es un software en el valor por el
conocimiento, diseñado, para asistir a los directores de
proyectos en el desarrollo de planes, asignación de
recursos y tareas.

Referencias
Bibliográficas

Di Domenico y De Bona. Gestión por el conocimiento.
Disponible en:
HTTP://WWW.GESTIOPOLIS.COM/CANALES3/GER/GESDDS.HTM.
2004

Disponible en:
http//kiosquea.net/conten/contents/projet/projetintro.php3.
2008

Goñi, J. J. De la Gestión del
Conocimiento a la Gestión por el Conocimiento. Disponible
en: WWW.AREARH.COM/KM/GESTION_CONOCIMIENTO.HTM – 36K
–2007.

Martín, A. Trabajo de Diploma
"Propuesta de un Repositorio de apoyo a la Gestión por el
Conocimiento en el Departamento de Técnicas de
Dirección". 2009

Trujillo, P.

Patricio Trujillo A Microsoft Project
definición. 2010

Autor:

Lic. Rosario de las Mercedes Companioni
Díaz

Matanzas, 2014