Plan de Mejoras para la Información y Comunicación en las Aldeas Bolivarianas. Venezuela
- Resumen
- Introducción
- Marco
Teórico y Referencial de la
investigación - Conclusiones
parciales del capítulo I - Referencias
consultadas
Resumen
La presente investigación está centrada en
la propuesta de un Plan de mejoras para el Sistema de
Comunicación e Información, en las Aldeas
Bolivarianas del Municipio Arismendi, del Estado Nueva Esparta y
a su vez cumplir con uno de los requisitos de Post-grado para
optar al título de Máster en Dirección
Científica.
El ser humano se ha visto en la necesidad de expresar
ideas, sentimientos, o de ponerse de acuerdo con los demás
que lo rodean y para esto fue necesario desarrollar un lenguaje,
sin importar la forma que adopte: oral, escrito o visual,
utilizado para lograr una meta o unificar opiniones. De
allí que La comunicación es un instrumento social
tan importante, que sin esta herramienta se puede afirmar, que
jamás se podría influir en las ideas, sentimientos
o en las acciones de otras personas. El destino del hombre es
afrontar y resolver problemas; y esto, como
es natural, es una obra de la comunicación. Tal
hecho explica el porqué a quienes saben comunicarse se les
da preferencia.
Para poder comprender mejor la importancia y necesidad
de la comunicación se debe tomar en cuenta sus funciones.
Entre las cuales está la informática, que tiene que
ver con la transmisión y recepción de
información; ésta ayuda a la formación de
hábitos, habilidades y convicciones. Por tal razón
la implementación de un Plan de mejoras de
información y comunicación dentro de las Aldeas
Bolivarianas del Municipio Arismendi ayudará al mejor
funcionamiento comunicacional entre los que ahí laboran ya
sea de forma vertical u horizontal.
Para el cumplimiento de este objetivo, se utilizaron
técnicas y herramientas útiles y necesarias en la
recopilación de información, tales como:
Entrevistas y encuestas, avaladas por expertos, revisión
de documental, entre otros. Para la presentación de los
datos recopilados se expondrán en una Triangulación
de datos.
Esta investigación también se sustenta
socialmente en los avances de la sociedad actual, debido que se
está viviendo la era de la información, en donde
los medios de comunicación social bajo los efectos
tecnológicos han ido cambiando. La comunicación hoy
día ocupa un lugar predominante y es considerada un factor
esencial en todas las organizaciones. Al convertirse la
información en un elemento esencial los métodos de
control y recuperación están cambiando y
facilitando el acceso a ella como consecuencia de las
innovaciones tecnológicas.
Introducción
La comunicación e información actualmente
se percibe en las organizaciones modernas como una de las
herramientas más importantes en el ejercicio de la
gerencia, ya que permite mantener abierto los canales de
entendimiento con el personal, así como verificar si la
gestión gerencial se está realizando de forma
efectiva.
Sin embargo, existen algunas organizaciones e
instituciones educativas públicas y privadas donde
aún predomina la burocracia comunicativa, en el caso de
las instituciones educativas públicas prevalece un modelo
clásico dentro de las teorías organizacionales, el
proceso de comunicación que se utiliza es vertical –
descendente, basado en la centralización de la toma de
decisiones lo que conlleva a la poca interacción entre los
miembros de la organización.
A pesar de esta perspectiva, la información y
comunicación debe ser valorada como parte importante de
las instituciones educativas. Ésta debe ser de calidad,
que permita la comprensión de los mensajes entre las
personas, es decir, tener claros los elementos que conforman el
proceso de comunicación. Por ello, el principal rol de los
gerentes, es coordinar haciendo uso de las mejores habilidades
entre las que destacan la comunicación efectiva con el
personal adscrito a la institución.
En este sentido, la comunicación e
información cuando es efectiva en una organización
educativa logra reducir los problemas y mejorar el ambiente de
trabajo, partiendo de que los seres humanos son fundamentalmente
sociales, por lo tanto necesitan interactuar con el mundo que los
rodea.
El gerente de toda institución debe poseer las
capacidades y actitudes que le permitan incorporar la
comunicación como una de las herramientas fundamentales
para las relaciones internas entre el personal, con el fin de que
se desarrollen efectivamente las actividades tanto para beneficio
de la institución como para quienes la
integran.
Partiendo de estas ideas, la presente
investigación tiene como objetivo inicial conocer sobre la
comunicación e información que existe entre los
coordinadores de las diferentes aldeas Bolivariana del Municipio
Arismendi, La Asunción. Y de allí se pudo verificar
la deficiencia y debilidad presente en la comunicación e
información entre las aldeas, es decir el inadecuado uso
de los canales comunicacionales empleados en la misma y a su vez
posibilite el buen funcionamiento y feed-back entre todo el
personal que ahí labora.
Un plan de mejoras que retroalimente de una manera
adecuada, y por ende permita conocer acuerdos, lineamientos,
estatutos, entre otros, que repercute en el buen funcionamiento
sin afectar a los docentes colaboradores, triunfadores y
demás personal que labora en éstas, por este
planteamiento surge la situación problemática la
cual se puede expresar de la siguiente manera:
Debilidad en el uso adecuado de los canales para
lograr una eficiente información – comunicación
entre los coordinadores de las Aldeas Bolivarianas, del
Municipio Arismendi.Falta de claridad y preparación en las
orientaciones que reciben los docentes asesores, lo que
obstaculiza su ejecución y
aplicación.Desconocimiento por parte de los docentes asesores
de acuerdos, estatutos y lineamientos.Los mecanismos que utiliza el coordinador para
comunicarse no responden a las necesidades
educativas.
Problema de investigación:
¿Cómo mejorar la comunicación e
información en las aldeas bolivarianas?
Idea a defender: La propuesta de un plan de
acción para mejorar la información y
comunicación en las aldeas bolivarianas,
contribuirá al conocimiento oportuno de las tareas a
desarrollar entre las Aldeas Bolivarianas del Municipio Arismendi
para la toma de decisiones.
Objetivo general de la investigación consiste en
Diseñar un Plan de acción con mejoras a la
Información y Comunicación entre las Aldeas
Bolivarianas del Municipio Arismendi, Estado Nueva
Esparta.
Este objetivo general se desglosa en objetivos
específicos como:
Construir las bases
teórico-metodológicas de la
investigación, derivadas de la consulta y
análisis de la literatura actualizada, centradas en
los enfoques de información y
comunicación.Desarrollar el plan de acción para mejorar la
información y comunicación entre las Aldeas
Bolivarianas del Municipio Arismendi. Estado Nueva
Esparta.Validar el plan de acción para mejorar la
información y comunicación.
La estructura del trabajo es la siguiente:
La introducción, donde se caracteriza la
situación problemática y se fundamenta el problema
de investigación a resolver.
Capítulo I: Marco teórico y referencial de
la investigación.
Contiene el marco teórico referencial, resumido
en el hilo conductor que lo organiza.
Capítulo II: Estructura propuesta de un plan de
acción para mejorar la información y
comunicación entre los coordinadores de las diferentes
aldeas Bolivarianas del Municipio Arismendi.
Se diseña un Plan de acción, para mejorar
la información y comunicación para las Aldeas
Bolivarianas, del municipio Arismendi. Estado Nueva
Esparta.
Capítulo III, Validación del Plan de
acción para mejorar la información y
comunicación entre las Aldeas Bolivarianas del Municipio
Arismendi.
Se valida por el método de usuarios el plan de
acción para mejorar la información y
comunicación.
Culmina con un cuerpo de Conclusiones y
Recomendaciones.
La relación de la bibliografía consultada
y finalmente un grupo de Anexos, como complemento de los
resultados obtenidos.
CAPÍTULO No. 1.
Marco
Teórico y Referencial de la
investigación
Introducción al
capítulo
La investigación tiene el propósito de
contribuir con elementos de meditación y análisis
que resalten la comunicación como pilar fundamental en el
desarrollo de los procesos propios del quehacer universitario y
así obtener mejor calidad en los procesos
comunicacionales, por lo cual se conlleva a un plan de mejoras
para Información y Comunicación relevante para el
funcionamiento laboral.
1.2 Las Aldeas Bolivarianas como parte fundamental de
la Misión Sucre
¿Qué es la Misión
Sucre?
La Misión Sucre es un Plan Extraordinario del
Gobierno venezolano, de carácter estratégico, no
permanente, orientado a facilitar la incorporación y
prosecución de estudios en la educación superior de
todos los bachilleres y bachilleras que, a pesar de sus
legítimas aspiraciones y el pleno derecho, no han sido
admitidos o admitidas en ninguna institución de
educación superior oficial, en correspondencia con el
mandato constitucional de garantizar el derecho a la
educación de todos los venezolanos y
venezolanas
Objeto primordial de la Misión Sucre es conformar
y consolidar una red de todas aquellas instancias, instituciones
y factores vinculados a la educación superior, que
resuelva el problema del cupo universitario, a través de
la generación de nuevos espacios y creación de
nuevas modalidades de estudios convencionales y no
convencionales. La idea es propiciar la transformación de
todas las prácticas obstaculizadoras, los métodos
de selección y admisión excluyentes y de aquellas
concepciones negadoras del derecho a la educación para
todos y todas. Igualmente promover la reflexión,
discusión, concepción e implantación de
nuevos modelos, educativos universitarios, con base en los
imperativos de la democracia participativa y protagónica
el diálogo con los actores involucrados teniendo como
referencia fundamental el proceso histórico, social,
político y económico que vivimos.
Directrices de la Misión Sucre: Concebida
así la Misión Sucre se despliega de acuerdo a
Movilización Social: Universalización: Las formas
de ingreso a la educación superior han estado
caracterizadas por la exclusión: asignación por
dependencia de plantel, índice académico, pruebas
de aptitud, mecanismos discrecionales, pruebas internas. La
pretensión es que todo aquel que sea bachiller y desee
ingresar y/o continuar estudios universitarios pueden
incorporarse al sistema de educación superior. La idea es
universalizar la educación superior a través de la
desconcentración del sistema y la creación de
nuevas modalidades alternativas y oportunidades de estudio, en
todo el territorio nacional. Diferenciación en las
trayectorias formativas: se busca adecuar las trayectorias
formativas a las características y necesidades educativas
de los participantes, lo cual implica el reconocimiento y
valoración de competencias, conocimientos y experticias
que todos los bachilleres han desarrollado previo a su ingreso a
la educación superior, tanto como aquellas que pudieran
desarrollarse paralelamente a la educación
formal.
Innovación y Flexibilización
Académica: Se pretende que los estudiantes participen por
medio de la ampliación de la cobertura de planes y
programas de estudio existentes y dispongan del adecuado apoyo
académico en la medida de sus necesidades .Y
además, la apertura hacia distintas modalidades de
formación tales como: la presencial, la semipresencial, la
educación a distancia y la no convencional.
Es necesario crear e incorporar otras modalidades que
permitan y posibiliten la permanencia y prosecución de los
participantes en los estudios superiores; en este sentido es
posible introducir la propuesta estudios compartidos, y estudios
multinstitucionales. Además, generar un desarrollo
curricular flexible que permita la transdisciplinariedad en los
estudios Universitarios.
Municipalización: la cual supone orientar la
educación superior hacia lo regional, hacia lo local,
tomando como punto de referencia la cultura específica de
las poblaciones con sus necesidades, problemáticas,
acervos, exigencias y potencialidades. Se trata de propiciar
estudios superiores con pertinencia social, con sentido de
arraigo y propósito, inmersos en geografías
concretas pero con visión global, comprometidos con el
impulso y la promoción del desarrollo endógeno y
sustentable de cada una de las regiones, de manera que los
espacios educativos se expandan a todos los ámbitos de la
vida social y no se restrinjan a las aulas.
1.3 La Información, La Comunicación.
Bases conceptuales y clasificación
Los sistemas de información gerenciales y las
tecnologías de información han cambiado la forma en
que operan las instituciones públicas en la
República Bolivariana de Venezuela tanto a nivel nacional,
regional ó local, esto se debe a la gran cantidad de
información y procesos operativos que se deben
automatizar, la cual deben suministrar una plataforma de
información necesaria para la toma de decisiones y, lo
más importante, su implantación logra ventajas
competitivas.
La administración debe disponer de una
información, oportuna, fiable y definir su sistema de
información adecuado a sus características, que
generan datos documentos y reportes que sustenta los resultados
de las actividades operativas, relacionadas con el cumplimiento
de los objetivos, metas y estrategias con mecanismos de
retroalimentación.
1.3.1. Comunicación:
Definición
La comunicación es el proceso mediante el cual se
transmite información de una entidad a otra.
Tradicionalmente, la comunicación se ha definido como el
intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de
información mediante habla, escritura u otro tipo de
señales. De acuerdo con Block (Citado en Trejo, 2006, p.
s/n.) la comunicación es: "un proceso mediante el cual
transmitimos y recibimos datos, ideas, opiniones y actitudes para
lograr comprensión y acción."
Por otro lado, todas las formas de comunicación
requieren un emisor, un mensaje y un receptor. En el proceso
comunicativo, la información es incluida por el emisor en
un paquete y canalizada hacia el receptor a través del
medio. Una vez recibido, el receptor decodifica el mensaje y
proporciona una respuesta, muchas veces determinado por el
entorno en el cual se desenvuelve la conversación. En este
sentido, la comunicación ha sido definida de diversas
formas, adecuadas a las circunstancias en las cuales ésta
se desarrolla.
Es por ello, que desde el punto de vista institucional
su enfoque se relaciona con las metas de la organización,
tal es el caso de las instituciones educativas donde la
comunicación es un camino para el aprendizaje, las
interrelaciones del personal que forma parte de ella y una
estrategia para el logro de los objetivos. Alcorta y Mantinian
(2004) plantean que la comunicación institucional: "Es la
disciplina que crea, coordina, planifica, y supervisa los
objetivos comunicacionales respecto a los objetivos
institucionales con los cuales conserva una estrecha
relación, para lo cual identifica, de manera
explícita, los ámbitos de aplicación interno
y externo de la comunicación en la institución
mediante el conocimiento de la misma a través de los
elementos que la constituyen identidad, imagen, cultura,
visión, misión, públicos" (p.21)
También hacen mención, que con ello se
busca una forma de mantener informado a los públicos,
controlar o dirigir situaciones de comunicación, de esta
manera consolidar la identidad y la imagen institucional y
fortalecer la cultura, elementos que contribuyen a fortalecer el
ambiente de trabajo y las relaciones interpersonal dentro de la
institución. Esto conlleva, a que mejoren su
productividad, exista un desarrollo eficiente en la
gestión gerencial, así como determinar las
funciones de la comunicación como proceso, y una
oportunidad de crecimiento organizacional, sin dejar a un lado el
recurso humano quienes son el eje fundamental de toda empresa, en
este caso el de las organizaciones educativas.
1.3.2. La Comunicación como categoría
psicológica.
La organización aparece como un elemento
objetivamente necesario en todos los procesos de la actividad
humana, pero su necesidad es particularmente superior en aquellos
procesos asociados al trabajo en grupo, la producción y la
dirección. En toda organización los miembros
interactúan en la ejecución del trabajo mediante la
realización de actos comunicativos. Existen
múltiples autores que trabajan el concepto de
organización.
Se coincide con el criterio de H. Koontz (1994) quien
plantea que "…existen cuatro elementos fundamentales a
considerar, los cuales son: identificación y
clasificación de actividades requeridas, agrupación
de las actividades necesarias para lograr objetivos,
asignación de cada agrupamiento a un administrador con
autoridad necesaria para supervisarla, y que existan medidas para
coordinar horizontal y verticalmente la estructura
organizacional…". (p 31)
Según I. Montes (1990) "…las
organizaciones no pueden existir sin comunicación, se
puede afirmar con certeza que cada acto de comunicación
influye de alguna manera en la
organización…".
Es difícil llegar a una definición exacta
de lo que es comunicación, existen muchos autores que al
tratar el tema emiten la suya propia, por ejemplo: K. Davis
(1991) señala que "…la comunicación es la
transferencia de información y la comprensión de
personas entre sí. Es la forma de llevar ideas,
pensamientos, sentimientos y valores a los demás".
(p.13)
Para S. Robins (1994) la comunicación es
"…la transmisión de algo con sentido entre los
miembros que componen un grupo. Es el único medio mediante
el cual se expresan informaciones e ideas, es algo más que
dar sentido, debe incluir tanto la transmisión como la
comprensión del significado" p. (55).
Relacionado con lo anterior Bartoli A:(1997) considera
que la comunicación "…es el acto de relación
entre dos o más sujetos mediante el cual se evoca en
común un significado".
1.3.3. Teoría del proceso
comunicativo
Los elementos o factores de la comunicación
humana son: fuente, emisor o codificador, código (reglas
del signo, símbolo), mensaje primario (bajo un
código), receptor o decodificador, canal, ruido (barreras
o interferencias) y la retroalimentación o
realimentación (feed-back, mensaje de retorno o mensaje
secundario).
Fuente: Es el lugar de donde emana la
información, los datos, el contenido que se
enviará, en conclusión: de donde nace el
mensaje primario.Emisor o codificador: Es el punto (persona,
organización) que elige y selecciona los signos
adecuados para transmitir su mensaje; es decir, los codifica
para poder enviarlo de manera entendible -siempre que se
maneje el mismo código entre el emisor y el receptor-
al receptor.Receptor o decodificador: Es el punto (persona,
organización) al que se destina el mensaje, realiza un
proceso inverso al del emisor ya que en él está
el descifrar e interpretar lo que el emisor quiere dar a
conocer. Existen dos tipos de receptor, el pasivo que es el
que sólo recibe el mensaje, y el receptor activo o
perceptor ya que es la persona que no sólo recibe el
mensaje sino que lo percibe, lo almacena, e incluso da una
respuesta, intercambiando los roles.
En este caso, donde un receptor o perceptor se
transforma en emisor al producir y codificar un nuevo mensaje
para ser enviado al ente emisor -ahora devenido en receptor- es
donde se produce el feed-back o retroalimentación; y es lo
que comúnmente sucede en cualquier comunicación
interpersonal.
Código: Es el conjunto de reglas propias de
cada sistema de signos y símbolos de un lenguaje que
el emisor utilizará para transmitir su mensaje, para
combinarlos de manera arbitraria y socialmente convenida ya
que debe estar codificado de una manera adecuada para que el
receptor pueda captarlo.Mensaje: Es el contenido de la información
(contenido enviado): el conjunto de ideas, sentimientos,
acontecimientos expresados por el emisor y que desea
trasmitir al receptor para que sean captados de la manera que
desea el emisor. El mensaje es la información
debidamente codificada.Canal: Es por donde se transmite la
información-comunicación, estableciendo una
conexión entre el emisor y el receptorReferente: Realidad que es percibida gracias al
mensaje. Comprende todo aquello que es descrito por el
mensaje.Situación: Es el tiempo y el lugar en que se
realiza el acto comunicativo.Interferencia, barrera o ruido: Cualquier
perturbación que sufre la señal en el proceso
comunicativo.Retroalimentación o realimentación
(mensaje de retorno): Es la condición necesaria para
la interactividad del proceso comunicativo, siempre y cuando
se reciba una respuesta (actitud, conducta) sea deseada o
no.
1.3.4. Funciones de la
Comunicación
Actualmente, vivimos en un tiempo en que la
comunicación está en una etapa de grandes avances;
pero debemos comprender que no es algo inventado en este siglo ni
en el anterior. Su importancia radica, en la determinación
de las relaciones interpersonales de cualquier
organización educativa, fundamentada en el desarrollo de
la gestión gerencial o directiva de la institución.
En este sentido, la comunicación como proceso tiene
diversas funciones que van de acuerdo al sentido del mensaje,
entre las cuales se encuentran:
Informativa: La comunicación consiste en
compartir significados, es la razón de ser de este
proceso. La comunicación es simbólica, los
sonidos, las palabras, los gestos, y los números son
una aproximación de lo que se quiere comunicar, es
decir sólo una representación aproximada de las
cosas, fenómenos y relaciones a que se refiere y ello
introduce también deformaciones y complicaciones en el
proceso.
La comunicación facilita la información
que necesitan las personas y grupos para hacer, dar
información, recibir información, informar
estrategias, tomar decisiones, actualizarse científico y
técnicamente al transmitir los datos para identificar y
evaluar opciones o alternativas, obtener conocimiento y cumplir
lo establecido. Con la función informativa en el trabajo
se obtiene conocimiento, se da y recibe información y se
actualizan las personas cognitivamente.
Afectiva: En la comunicación el lenguaje
tiene sentido y palabra, no es sólo lo que se dice,
sino como se dice. La función afectiva transmite y
recepciona las emociones, los sentimientos y vivencias que
dan satisfacción o insatisfacción de
necesidades. Esta función posibilita expresar y
percibir vivencias afectivas (emociones, sentimientos,
deseos), de carácter consciente como inconsciente a
través de la comunicación no verbal
fundamentalmente y la comunicación verbal.
Por el peso en la comunicación de la
función afectiva hay que darle un tratamiento adecuado,
porque satisface las necesidades afectivas, sociales y
espirituales proporcionando un escape para la expresión
emocional y los sentimientos.
Regulativa: La función regulativa tiene
normas y valores de la sociedad y de la organización.
Esta función está asociada con el control y
regulación de las personas sobre la cultura que posee,
nivel cultural, las motivaciones y los proyectos de vida y
pueden estimular la interacción, el intercambio, el
comportamiento de las personas, la participación, la
reflexión y en ocasiones pueden inhibir la
conducta.
La comunicación tiene como fin divulgar las
estrategias, objetivos, procesos, funciones, tareas, roles,
intereses, cumplir responsabilidades y autoridad, regular el
comportamiento de los demás cuando se ejercen influencias
sobre otras personas y viceversa, ya sea a través de
órdenes, sugerencias, instrucciones, expectativas, al
posibilitar que la conducta pueda dirigirse y ajustarse a
determinados propósitos.
La función reguladora -como es controlar el
trabajo y revisar la marcha del mismo- también permite
orientar sobre algún aspecto que esté realizado
incorrectamente. Las organizaciones tienen jerarquías
de autoridad y lineamientos formales que requieren el
cumplimiento por parte de los colaboradores y que permiten
canalizar sus inquietudes según el nivel
correspondiente. (Zayas, P., s/f, p. 14 – 17)
En el ámbito institucional, las funciones de la
comunicación contribuyen a "las operaciones centrales
internas y externas, definir a la organización o la
orientación del producto, informar al público
interno y externo y socializar a los individuos en la
organización" (Cess y Van Riel, citado en Alcorta y
Mantinian, ob. cit, p.62). Las mismas, se modifican en
correspondencia a las necesidades de la institución para
corresponder a las estrategias comunicacionales de la
organización, de esta manera los mensajes y/o la
información guarde coherencia con los elementos que
intervienen en ella como por ejemplo: el entorno, los objetivos,
metas, visión y misión, las relaciones entre
personal que hace vida en la institución (docentes
colaborador, coordinadores, estudiantes), y éstos a su vez
pueden determinar la forma de gerencial la organización y
de gestionar la comunicación.
1.3.5. Formas de Comunicación
La comunicación se presenta, de infinitas maneras
a lo largo de toda nuestra vida. Es la forma de entendernos,
tanto emitiendo como de recibiendo mensajes ya sean orales,
visuales, escritos, a través de símbolos, sonidos,
gestos, entre otros. De esta forma, la misma se puede clasificar
en comunicación verbal y no verbal.
La comunicación verbal puede realizarse de dos
formas: oral: a través de signos orales y palabras
habladas o escrita, por medio de la representación
gráfica de signos. Hay múltiples formas de
comunicación, incluso los gritos, silbidos, llantos y
risas pueden expresar diferentes situaciones anímicas y
son una de las formas más primarias de la
comunicación entre los seres humanos.
Asimismo, la comunicación escrita también
puede variar (ideogramas, jeroglíficos, alfabetos, siglas,
cartas, correos electrónicos, mensajes de texto, entre
otros). Desde la escritura primitiva ideográfica y
jeroglífica, tan difíciles de entender por
nosotros; hasta la fonética silábica y
alfabética, más conocida, hay una evolución
importante desde el crecimiento acelerado de la tecnología
de la comunicación.
En cuanto a la comunicación no verbal,
ésta se realiza a través de multitud de signos
tales como: imágenes sensoriales (visuales, auditivas,
olfativas), sonidos, gestos, movimientos corporales. De acuerdo
al trabajo desarrollado por algunos investigadores entre el
sesenta y el setenta por ciento de lo que comunicamos lo hacemos
mediante el lenguaje no verbal, ya que en incluso cuando hablamos
realizamos gestos que afirman el mensaje a transmitir. Dentro de
las características de la comunicación
están:
Mantiene una relación con la
comunicación verbal, pues suelen emplearse
juntas.En muchas ocasiones actúa como reguladora del
proceso de comunicación, contribuyendo a ampliar o
reducir el significado del mensaje.Los sistemas de comunicación no verbal
varían según las culturaGeneralmente, cumple mayor número de
funciones que el verbal, pues lo acompaña, completa,
modifica o sustituye en ocasiones. (Comunicación
Verbal y No Verbal. [Artículo en línea],
s/f)En las organizaciones, la información tomando
en cuenta la forma y los medios que se utilice para
comunicarla permite: estructurar, planear y distinguir
patrones de comportamientos para los públicos internos
y externos, convirtiéndose en un instrumento de
retroalimentación para la evolución y el
control de la organización. Actúa como puente
de unión entre el ambiente y la organización,
disminuyendo significativamente la inseguridad laboral, y
mejora las relaciones entre el personal que integra a la
organización. De acuerdo a lo expuesto Sayago, L.
(s/f) propone diversas formas de comunicación en las
instituciones:Comunicación Escrita: Es clara, precisa,
completa y correcta; se califica como información de
primera mano y se deja constancia. Por medio de ella las
personas tienen la oportunidad de poder regresar a segmentos
anteriores al mensaje, lo que permite una mejor
comprensión en la información. Esta puede darse
a través de:Carta: es el medio más usado dentro de la
organización para las personas ausentes, en la cual se
comunica alguna cosa de interés personal o
grupal.Memorando: es el medio más usado, que lleva
como objetivo el recordar mensajes o información con
referencia a instrucciones internas que los empleados deben
realizar dentro de la organización.Carteleras: son calificadas como un factor clave en
la organización, allí se suele manejar
información a través de otros medios sobre
actividades de motivación o mensajes de interés
general para los empleados y directivos, algo muy importante
para que éstas funcionen, se debe tener en cuenta su
ubicación; es decir la empresa establece sitios
estratégicos por donde hay mayor flujo de
personal.Revista: es una forma de comunicación
tradicional más común y con mayor
aceptación dentro de la empresa, en la cual se
propicia la participación activa de todas las
actividades, en aras de contribuir al fomento de la
investigación y de acontecimientos afines a la
comunicación; en las revistas se consigna la realidad
de la organización.Periódico: envuelve un área de
conocimientos especializados, en muchos casos el
periódico es utilizado para ganar tiempo en el
ámbito de la información.Boletín: es un medio de comunicación
donde se maneja información especializada para los
públicos internos y externos de la
organización.Comunicación Masiva: Es la
comunicación permanente que genera mensajes y noticias
de manera específica, coherente, directa y sincera,
para los públicos internos y externos de la
organización. Esta se da por medio de:Entrevista: es uno de los medios más
utilizados dentro de la organización para la
selección del personal; en otros casos la entrevista
es empleada como un instrumento preliminar para estructurar
la comunicación interna; ahí se puede aplicar
una conversación específica para determinar los
elementos que pueden intervenir en los problemas que aquejan
a la organización en ese ámbito.Reuniones: se puede definir como una
comunicación directa, donde intervienen más de
dos personas; las reuniones son dirigidas por alguno de los
integrantes de la organización, donde se
retroalimentan, se transfiere información de
interés general y lo más importante se toman
decisiones que tiene por objeto llegar a un acuerdo
común para el beneficio de la
organización.Circuito cerrado de televisión y radio:
medios de comunicación que tiene como fin lograr una
buena influencia y ofrecer grandes posibilidades de
retroalimentación; allí los directivos,
administrativos y empleados pueden tener una visión
más precisa sobre actitudes y sentimientos generados
en la interacción y percibir con mayor facilidad cual
va a ser el comportamiento del otro; ese tipo de
información suele desarrollares en la
comunicación no verbal.
Tomando en cuenta los canales de comunicación que
se utilicen en las organizaciones ésta puede fluir
vertical u horizontalmente, formal e informal, ascendente y
descendente.
1.3.6. Comunicación
Organizacional.
En cuanto al nivel de Comunicación Institucional
u organizacional, Bonilla, (2003), sostiene "que es la
comunicación que se establece para dar a conocer la
información de la organización en cuanto a
políticas, objetivos, lineamientos de trabajo y toda la
información que permite el funcionamiento de la
organización, tanto la interna para el colectivo laboral
como para el público externo con que se
relaciona.(p.52).
Son los procesos de comunicación que se dan en
una organización o institución, a partir de la
labor de un especialista en esa área. Traza
políticas de comunicación para lograr buenas
relaciones de trabajo que tributen a la eficacia y eficiencia de
la institución.
La Comunicación masiva global, "es la
comunicación de masas; la cual tiene por fuente una
organización formal (institucional) y como emisor un
comunicador profesional, que establece una relación
unidireccional y pocas veces interactiva con el
receptor…]"(Ob.cit) (pag.12)
No obstante, es necesario aclarar que según los
autores precitados, para que existan estos niveles
comunicacionales, hay incidencias de factores interviniente en el
proceso comunicativo, entre las cuales vale citar a: el
número de personas que intervienen, la proximidad
física, la inmediatez con la que recibimos una respuesta
del interlocutor, es decir, la inmediatez de la
retroalimentación y los canales sensoriales que participan
en el proceso.
Es necesario no perder de vista que la
comunicación no siempre es eficaz, sino que en ocasiones
aparecen algunos obstáculos que conspiran contra ella,
éstos actúan como barreras, llevando incluso a
extorsionar o darle un significado distinto o incorrecto al
mensaje, por lo que en la teoría de la información
se presupone la presencia del "Ruido" para cuando existen algunas
dificultades en la Comunicación, definiéndose
como." todo lo que altera el mensaje e impide que éste
llegue correcta y fielmente al destinatario, todo lo que perturba
la comunicación, la obstaculiza, la interfiere o la
distorsiona.
1.3.7. Flujo de la Comunicación en la
Organización
Los flujos de la comunicación en una
organización se producen a través de redes
formales, en la que se sigue el camino trazado por la
relación de los roles definidos en el organigrama, y redes
informales, que surgen al interior de la organización, sin
planificación y al margen de los conductos oficiales. De
acuerdo a lo manifestado en la investigación realizada por
Fuenmayor (2008) la comunicación en las organizaciones
puede fluir vertical (ascendente y descendente) u
horizontalmente:
DESCENDENTE: Es la comunicación que fluye de
un nivel del grupo u organización a un nivel
más bajo. Es el utilizado por los líderes de
grupos y gerentes para asignar tareas, metas, dar a conocer
problemas que necesitan atención, proporcionar
instrucciones, Van desde gerente, supervisor, empleados,
obreros, técnicos, entre otros.ASCENDENTE: Esta comunicación fluye en forma
opuesta a la anterior, es decir, de los empleados o
subordinados hacia la gerencia. Se utiliza para proporciona
retroalimentación a los de arriba, para informarse
sobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los
empleados, cómo se sienten los empleados en sus
puestos, con sus compañeros de trabajo y en la
organización, para captar ideas sobre cómo
mejorar cualquier situación interna en la
misma.
Un líder sabe que ambas direcciones son
importantes e imprescindibles para lograr las metas propuestas
con el mínimo de problemas, pero lamentablemente no todas
las organizaciones tienen conciencia de ello, por lo que en
muchas ocasiones las ideas, pensamientos y propuestas de los
empleados pasan desapercibidas ya que consideran que esto no
influirá en el rendimiento laboral.
LATERAL: Este tipo de comunicación se da
cuando dos o más miembros de una organización
cuyos puestos están al mismo nivel intercambian
información. Por ejemplo comunicaciones entre
supervisores de varias plantas o departamentos. (p
s/n)
En la comunicación horizontal, existe intercambio
lateral de mensajes, entre personas que se encuentran a un nivel
semejante dentro de la organización, y los mensajes
están en relación con la tarea o con factores
humanos (coordinación, participación en la
información, solución de problemas o arreglo de
conflictos).
Por otro lado, Alcorta y Mantinian (ob. cit) establecen
que en las instituciones la comunicación se divide en
interna y externa, y que además se puede considerar en el
ámbito público y privado, el primero se relaciona
con las organizaciones sin fines de lucro, pertenecientes al
estado o a la sociedad (ministerios, instituciones educativas:
universidades, escuelas, entre otras), el segundo hace referencia
a las empresas que tienen un fin mercantilista y de
negociación.
Sin embargo, aun existiendo tales diferencias, la
comunicación se encuentra inmersa en el ámbito
laboral de estos sectores, en el que se ve involucrado el
comportamiento y la conducta de las personas. Según lo
expuesto por las autoras, la comunicación institucional se
presenta de la siguiente manera:
Comunicación Interna: son actividades que se
realizan dentro de una organización para mantener las
buenas relaciones entre los miembros de la empresa por medio
de la circulación de mensajes que se originan a
través de los diversos medios de comunicación
empleados por ella, con el objetivo de proveer
comunicación, unión y motivación para
así alcanzar las metas establecidas por la
organización. Además abarca dos factores
fundamentales:Una función operativa, cuantitativa, que
asegura el tratamiento, la difusión y el flujo
óptimo de la información en la empresa; es la
gestión de los sistemas de información, dentro
de la institución.Una función de "estímulo",
cualitativa, que anima, completa o cortocircuita las redes
anteriores y que se está más dispuesto a
confiar a prestatarios externos. (p. 38)
Dichas factores son esenciales para la
institución, ya que permiten no sólo para afianzar
la identidad corporativa, sino para transmitir autoridad y lograr
la cooperación del personal en el desarrollo de las tareas
y responsabilidades en el trabajo, fortaleciendo de esta manera
el contacto interpersonal, mejorar el entendimiento para el logro
de las metas y objetivos de la organización.
Comunicación Externa: referida a todas
aquellas comunicaciones que están dirigidas a sus
públicos externos, con el fin de mantener o
perfeccionar las relaciones públicas y así
proyectar mejor la imagen corporativa de la
organización. Ésta se logra a través de
la: "armonización de los intereses de la
institución con los de sus públicos externos,
será la que permitirá el logro de los objetivos
de ambos y a través de ello la consecución del
desarrollo nacional" (p.40)
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