Plan de Mejoras para la Información y Comunicación en las Aldeas Bolivarianas. Venezuela (página 2)

El buen manejo de la comunicación interna y
externa no depende únicamente de la gestión
gerencial, sino de todas aquellas personas que intervienen en la
institución y que persiguen un mismo objetivo, una
visión compartida con el fin de establecer la confianza y
la motivación en los empleados. La comunicación,
representa una estrategia importante para el éxito de toda
institución, y tener claro cuáles son los fines de
la comunicación institucional u organizacional ya es un
punto a favor de las competencias gerenciales. Sin embargo, se
debe tomar en cuenta todos aquellos factores que puedan
intervenir desfavorablemente en el desarrollo de la
comunicación institucional, para fijar de una manera
acertada los lineamientos que respondan a las necesidades
comunicacionales de la organización.

1.3.8. Barreras de la
Comunicación

Las barreras de la comunicación están
representadas por todos aquellos factores que impiden la
comunicación, deformando el mensaje u obstaculizando el
proceso general de misma. Es a partir de allí, donde el
flujo de la comunicación, se transforma en un factor
determinante para el triunfo o fracaso de las organizaciones.
Éstas pueden ser: Barreras semánticas, Barreras
fisiológicas, Barreras psicológicas, Barreras
físicas y Barreras administrativas. Trejo (
ob.cit)

• Barreras semánticas: tienen que ver con el
  significado de las palabras; cuando no precisamos su sentido,
  éstas se prestan a diferentes interpretaciones y
  así el receptor no interpreta lo que dijo el emisor,
  sino lo que su contexto cultural le indica.

• Barreras fisiológicas: son aquellas que
  impiden emitir o recibir con claridad y precisión un
  mensaje, debido a los defectos fisiológicos del emisor
  o del receptor. Tales defectos pueden afectar cualquiera de
  los sentidos, ya sea en forma total o parcial.

• Barreras psicológicas: hay muchos factores
  mentales que impiden aceptar o comprender una idea, algunos
  de ellos son: No tener en cuenta el punto de vista de los
  demás sospecha o aversión, preocupación
  o emociones ajenas al trabajo, timidez, explicaciones
  insuficientes, sobre valoración de sí
  mismo.

Es importante resaltar, que todos estos factores
influyen en la persona que escucha para que acepte o rechace las
ideas que le han sido comunicadas. En ocasiones es necesario
explicarle para convencerla. Algunas de las causas que
contribuyen a formar barreras psicológicas son: uso de
conocimientos precisos y detallados, Facilidad en el uso del
lenguaje, maneras demasiado formales, apariencia física
imponente e interrumpir a los demás cuando
hablan

• Barreras físicas: la distancia y el exceso de
  ruido dificultan la comunicación, así como las
  interferencias en el radio o en el teléfono. Es
  preciso tratar de eliminarlas lo más posible, ya que
  las mismas están relacionadas directamente con el
  entorno o medio ambiente y el canal que se utilice para
  comunicar las ideas.

• Barreras administrativas: son las que se originan en
  estructuras organizacionales inadecuadas, mala
  planeación y deficiente operación de los
  canales. Para evitar que esto ocurra es indispensable:
  Aclarar anticipadamente las ideas, antes de comunicarla;
  Mostrar interés en la retroalimentación, para
  verificar si el mensaje se recibió bien o no, si la
  reacción del receptor es la deseada; Especificar la
  verdadera finalidad de la información a comunicar,
  entre otros. Trejo (ob.cit.)

Actualmente se hace referencia a la barrera
tecnológica (tal es el caso de algunas instituciones
educativas públicas) están relacionadas con la no
existencia de las Tecnologías de la Información y
Comunicación: Internet, Intranet restringiendo el campo de
acción en el proceso comunicacional de la
organización, limitando en ocasiones las relaciones
internas y con el entorno, incluso las líneas de
acción que permitan coordinar la comunicación
institucional, aún más cuando se trata de
organizaciones descentralizadas.

De acuerdo con Herrera, L., (2007) en el ser humano
existen dos reacciones emocionales a la tecnología,
denominados: Tecnófila y Tecnofobia. En el caso de la
Tecnofobia, la autora refiere que se trata del "rechazo de una
persona al uso de cualquier tecnología que, no
habiéndola utilizado en la infancia, haya pasado a formar
parte de su vida personal y profesional". Esta actitud que las
personas tienen frente a la tecnología representa un
aspecto negativo para los valores y la interacción social,
ya que puede generar desigualdades entre quienes consideran que
la tecnología mejorará el mundo y aquellos que ven
a este fenómeno como una forma de descontrolar a la
sociedad. (p. s/n)

Por otro lado, la tecnófila puede manifestarse de
diferentes maneras que van desde un impulso irracional por
adquirir todo aquello que está en la punta del avance
tecnológico, hasta aquellos que han encontrado en las
tecnologías una forma de resignificar un entorno
vacío y carente de experiencias valiosas. Para
Sáenz, E. (s/f) las nuevas tecnologías "han pasado
a formar parte de las denominadas adicciones psicológicas
o adicciones sin drogas", y sólo se relaciona con
conductas descontroladas hacia el uso de la tecnología
pero que en el ser humano genera satisfacción y placer,
que en consecuencia puede provocar rompimiento en las relaciones
humanas y organizacionales.

Sin embargo, el avance que ha adquirido la
tecnología en el aspecto comunicacional es cada vez mayor,
de alguna forma quienes están en ese mundo han mejorado
sus habilidades interpersonales (Dobkin y Pace, 2003, p. 6). En
el ámbito organizacional o institucional, se espera que
los mensajes se transmitan e interpreten de forma
simultánea, permitiendo que el flujo comunicacional sea
más eficaz entre quienes integran la
organización.

1.3.9. Comunicación Efectiva

La comunicación efectiva se da cuando a
través de buenas destrezas y formas de
comunicación, se logra el propósito de lo que se
quiere transmitir o recibir. En ella, el transmisor y el receptor
codifican de maneja exitosa el mensaje que se intercambia, es
decir, que la comunicación fluye sin que existan
algún tipo de barreras. Se considera que existe una
comunicación efectiva, cuando se cumplen los siguientes
elementos o características:

• El mensaje que se desea comunicar llega a la persona
  o grupos considerados apropiados para recibirlos.

• La consecuencia de la comunicación es el
  cambio de la conducta esperado en el receptor.

• Cuando no es unilateral, sino que estimula la
  retroalimentación al mensaje enviado (mensaje de
  retorno), ya que es igualmente importante saber escuchar,
  como saber hablar.

• Cuando existe coherencia entre el lenguaje verbal y
  el corporal.

• Cuando se ha escogido el momento, las palabras y la
  actitud apropiada. (González, s/f, p. 2)

La comunicación efectiva contribuye a:

• Reducir los errores.

• Reducir el estrés físico y
  mental.

• Incrementar la motivación.

• Crear buenas relaciones impulsar el trabajo en
  equipo.

• Resolver los problemas de manera más
  rápida.

• Promover la creatividad y la
  productividad.

• Identificar y satisfacer los intereses de las
  partes.

• Mantener la atención disciplinadas hacia los
  problemas principales y evitar que las personas
  desvíen el interés de cosas esenciales para
  enfocarse en asuntos triviales.

1.3.10. La Comunicación Efectiva en las
Organizaciones

La comunicación en las organizaciones es
indispensable en todos sus niveles de funcionamiento, ya que es
una herramienta estratégica al tener la responsabilidad de
los mensajes y medios que se emplean los diversos actores que
expresas decisiones, dan indicaciones, emiten juicios, entre
otros. En este sentido, Rodríguez (2006) expresa lo
siguiente la comunicación en las organizaciones
es:

Un conjunto de técnicas y actividades encaminadas
a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los
miembros de la organización, entre la organización
y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y
conductas de los públicos internos y externos de la
organización, todo ello con el fin de que ésta
última cumpla mejor y más rápido los
objetivos. (p s/n)

La intención de comunicar o informar algo se
constituye en el primer paso a seguir en la comunicación
dentro de las organizaciones, seguido del contenido o sentido de
las palabras escritas o habladas, o de los símbolos que
posean un lenguaje claro y preciso, a fin de lograr que el
mensaje sea comprendido efectivamente. La comunicación
efectiva en las organizaciones, se vale de herramientas tales
como:

• La Comunicación Interna: actividades que se
  realizan dentro de una organización para mantener las
  buenas relaciones entre los miembros de la empresa por medio
  de la circulación de mensajes originados por los
  diversos medios de comunicación, con el objetivo de
  proveer comunicación, unión,
  motivación.

• La Comunicación Externa: actos comunicativos
  dirigidos a públicos externos, con el fin de mantener
  o perfeccionar las relaciones públicas y así
  proyectar mejor la imagen corporativa de la
  organización.

• Las Relaciones Públicas: actividades y
  programas de comunicación creados para sostener buenas
  relaciones con los diferentes públicos de la
  organización.

• La Publicidad: mensajes emitidos a través de
  medios masivos de difusión con el objetivo de
  incrementar la venta de los productos o servicios de la
  organización.

• La Publicidad Institucional: actividad de las
  relaciones públicas, que evoca en los públicos
  una imagen favorable de la organización.

En el proceso de comunicación dentro de las
empresas u organizaciones, es imposible evadir que en ellas
existe una diversidad de formas de relación entre quienes
forman parte de las mismas, utilizando la motivación como
parte importante de la acción efectiva de los integrantes
de la organización, en función del logro
competitivo y eficaz de las empresas.

Por consiguiente, el contenido de los mensajes y la
forma de cómo éstos sean transmitidos repercute en
la fase de reacción del receptor. De allí, la
importancia de conocer el ambiente, el tipo de individuos,
cuáles son sus intereses, entre otros, a fin de determinar
el qué se va a decir, cómo se dirá y a
través de qué medios se transmitirá el
mensaje de forma más idónea y acertada. Es por ello
que, la comunicación en las empresas: "depende de la
importancia del mensaje a transmitir, la extensión y la
distribución del grupo a quien se destina el mensaje y la
eficacia inherente al medio o medios empleados" Breath (citado en
Rosas, 2005, p. 04)

La persuasión es otro elemento para motivar la
acción dentro de las organizaciones, y depende
directamente de quienes tienen la responsabilidad de asumir el
rol de emisor sea cual sea su cargo. En este sentido, debe saber
comunicarse poniendo en ejercicio elementos como: la
inteligencia, la educación y la claridad en la
expresión, de allí surge la confianza que
está directamente relacionada con los diferentes niveles
de comunicación.

Tomando en cuenta que la persuasión es una
herramienta que se utiliza para cambiar o transformar actitudes,
conductas o percepciones, existe la necesidad de evaluarla. Al
respecto Breath (citado en Rosas 2005) manifiesta lo
siguiente:

• La comunicación se debe basar en realidades y
  conocimientos. Evite la evidencia falsa, distorsionada e
  irrelevante – Es necesario obtener la
  información más completa y verídica
  sobre lo que se va a comunicar e informar.

• Se debe contar con apoyo verbal. Evite la
  argumentación sin este apoyo – Dar argumentos
  sin pruebas o razones a través de ejemplos,
  testimonios o base para emitir opiniones, es generalizar, las
  cuales pueden conducir a malos entendidos por ser ambiguas y
  prestarse para ser interpretadas de diversas
  maneras.

• Ser auténtico. Evite presentarse como experto
  cuando no lo es – La falsedad, la mentira y la
  deshonestidad siempre será una falta de ética y
  una clara evidencia de ello es hablar de lo que no se
  sabe.

• Dar fe de lo que se dice y lo que se ha vivido.
  Evite las apelaciones a la emoción que no se sustentan
  por razones – Aunque son importantes para motivar a las
  personas a sentirse orgullosos de pertenecer a la
  organización y trabajo, respetar al prójimo,
  entre otros, se debe hacer con precaución y basado en
  hechos.

• Presentar las dos caras de la moneda. Evite omitir o
  distorsionar los efectos negativos de una propuesta –
  Presentar las bondades y debilidades del plan propuesto,
  así cada quien sabrá como colaborar cuando se
  requiera.

• Hay que ser conscientes de la complejidad de las
  relaciones humanas. Evite polarizar los asuntos o situaciones
  – Los asuntos humanos son muy complejos y no se les
  debería reducir a opciones predeterminadas.

• Recomiende lo que ha vivido y experimentado. Evite
  recomendar lo que no se crea Por cuanto la forma en que lo
  diga evidenciará en algún momento su falta de
  compromiso con lo que dice.

1.3.11. Funciones de la Comunicación Efectiva
en las Organizaciones.

• Función descriptiva: investiga y expone el
  estado de los procesos comunicativos, o la concepción
  de las situaciones en los diferentes ámbitos de la
  organización.

• Función evaluadora: explica las razones por
  las cuales los diferentes ámbitos actúan de la
  manera en que lo hacen. Es la ponderación de los
  elementos que influyen en los procesos comunicacionales que
  se están produciendo.

• Función de desarrollo: analiza cómo
  reforzar aquello que ha sido evaluado como acertado y mejorar
  lo que fue considerado erróneo, y propone,
  además, la forma de realizarlo.

Tal es la importancia del grado comunicacional que debe
existir en una empresa, que Stephen Covey, considera que una
organización constituida por personas que practican los
Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva (ser
proactivo; Empiece con un fin en la mente; Establezca primero lo
primero; Pensar en ganar – ganar; Procure comprender y
después ser comprendido; La sinergia, afile la sierra).
Destaca entre sus múltiples características el
contar con sistemas de información para mantenerse al
tanto de las necesidades y puntos de vista de empleados,
clientes, proveedores, accionistas y la comunidad donde operan.
Así como propicia el intercambio de información y
la cooperación entre los diferentes departamentos y/o
unidades de la empresa.

1.4. La información.
Definición

La información es aquella que está
constituida por un grupo de datos que han sido previamente
supervisados y ordenados, y que sirven para construir un mensaje
basado en un cierto fenómeno o ente. La información
está destinada a permitir resolver problemas y tomar
decisiones, debido que toda ella es de aprovechamiento racional y
hace que sea base de conocimiento. Lucey (1987. P. 45)

Por lo tanto, otra perspectiva indica que la
información es un recurso que otorga significado o sentido
a la realidad, porque posee códigos y conjuntos de datos,
que dan origen a los modelos de pensamiento humano.

Existen diversas especies que se comunican a
través de la transmisión de información para
su supervivencia; la diferencia para los seres humanos radica en
la capacidad que tiene el hombre para armar códigos y
símbolos con significados complejos, que conforman el
lenguaje común para la convivencia de la
sociedad.

Todos los datos son percibidos a través de los
sentidos y cuando éstos se integran, terminan por generar
la información que se necesita para producir el
conocimiento.

1.4.1 Sistemas de Información Gerencial
(SIG)

Un sistema de información gerencial (SIG),
según Lucey (1987):

Es una herramienta informática con la finalidad
de informar y comunicar de forma apropiada a los directivos de
todos los niveles de una organización para facilitar la
toma de decisiones efectivas y oportunas para la
planeación, dirección y control de las actividades
de las cuales ellos son responsables. (p.185).

Los SIG son una colección de sistemas que
interactúan entre sí y que proporcionan
información tanto para las necesidades de las operaciones
como de la administración. La información es la
base del funcionamiento de toda la organización, mientras
mejor sea la información en una organización,
ésta podrá administrar mejor sus recursos, la
información es ventaja competitiva, permite tomar
decisiones efectivas respecto al devenir de la
organización, el sistema de información gerencial
permite el establecimiento de los indicadores de
gestión.

Rufasto (2002) señala la importancia de contar
con un sistema de inteligencia de información, el cual
define como "…sistema de obtención y registro de
datos relevantes para las actividades de nuestra empresa…"
(p.34); así se recalca la necesidad de contar con un
excelente equipo de inteligencia de la información. Es por
ello que si la organización lleva cabo sus tareas
apoyándose en la tecnología de información,
sus procesos serán más rápidos y confiables.
La información resultante tiene mayor movilidad,
accesibilidad, y cuenta con mayor integridad, que cuando se
procesa en forma manual. Igualmente, las computadoras relevan a
los empleados de numerosas actividades repetitivas y aburridas,
permitiéndoles aprovechar mejor su tiempo actividades que
agregan más valor.

Según Waterfield & Ramsing (1998), un SIG es
una "Serie de procesos y acciones involucradas en captar datos en
bruto, procesarlos en información utilizable y luego
difundirla a los usuarios en la forma en que estos la requieran."
(p. 4), esta última parte, es la principal
característica del sistema de información, tiene
que llegar a los usuarios, caso contrario una adecuada
recolección y procesamiento de datos de nada
servirá si no llega a las manos de quien la solicita en el
tiempo establecido.

Un sistema de información no implica solamente el
uso de un programa de computadora y la capacitación para
el mismo, implican la comunicación entre las personas
sobre situaciones que afectan el trabajo y el desempeño de
los miembros de la organización.

Todas las funciones gerenciales como lo son la
planeación, organización, dirección y
control son necesarios para un buen desempeño
organizacional, en especial la planeación y el control son
necesarios los sistemas de información gerencial en las
organizaciones. Por tanto el valor de la información
proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes
cuatro supuestos básicos: Calidad, oportunidad, cantidad y
relevancia.

• Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los
  hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad
  planteada.

• Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las
  medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben
  aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran
  desviación respecto de los objetivos planificados con
  anterioridad.

• Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca
  tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de
  información suficiente, pero tampoco deben verse
  desbordados por información irrelevante e
  inútil, pues esta puede llevar a una inacción o
  decisiones desacertadas.

• Relevancia: La información que le es
  proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus
  tareas y responsabilidades.

Actualmente la alta gerencia de una organización
está destinada a ampliar los horizontes de
planificación y a la toma de decisiones bajo grados de
incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la
competencia en el medio empresarial, (incremento en el
número de competidores), y a la disminución en la
disponibilidad de los recursos. Esto conduce a la imperiosa
necesidad de manipular cada vez más información
para poder realizar decisiones acertadas.

Es reconocido que la gerencia de información es
la base fundamental de una gerencia estratégica adecuada.
La introducción de la tecnología de computadores ha
con llevado a que los diversos sistemas de información se
conviertan en elementos de importancia en la organización.
Considerando el inmenso volumen, en lo que al manejo de la
información se refiere; los computadores están en
capacidad de convertirse en una ventaja estratégica para
las organizaciones más diversas

Por ello debe dársele a la tecnología de
cómputos, la gran importancia y el suficiente tiempo que
merecen para ayudar en forma fructífera, la
integración efectiva del análisis y la
intuición; en vez de considerarlo simplemente como una
forma o manera de reducir los costos.

En resumen el funcionamiento de un buen Sistema de
información y Comunicación debe estar
diseñado en concordancia con las características,
necesidades y naturalezas de las entidades, así como de
acuerdo con los requerimientos establecidos para la
información oficial contable y estadística, es
flexible al cambio, puede estar total o parcialmente
automatizado, provee información para la toma de
decisiones, cuenta con mecanismo de retroalimentación y de
seguridad para la entrada, procesamiento, almacenamiento y salida
de la información facilitando y garantizando su
transparencia. El flujo informativo circula en todos los niveles
de la organización ascendente, descendente, transversal y
horizontal.

1.4.2. Situación del proceso de
información y comunicación en las Aldeas
Bolivarianas.

Las organizaciones no pueden existir sin
comunicación, de ahí que se puede afirmar con
certeza que cada acto de comunicación influye de alguna
manera en la misma. Según Bartoli A. (1997.p.35).
Partiendo de enunciado en las dos Aldeas Bolivarianas existentes
en el Municipio Arismendi, del Estado Nueva, se observa muchas
debilidades en el proceso comunicativo entre: El coordinador
Aldea Juan Cancio Rodríguez y coordinador Aldea Luisa
Cáceres de Arismendi, docentes colaboradores de ambas
aldeas y coordinadores de las mismas y por ende esta
situación llega hasta las y los triunfadores de cada una
de los programas (PNFE) y carreras que ahí se imparten. Es
decir comunicación horizontal y descendente.

Todo esto origina que la transmisión de
información y comunicación con sentido entre las
personas que integran las aldeas bolivarianas de este municipio
carezcan de una buena, eficaz, veraz y oportuna
información y comunicación obviando que ésta
es el único medio mediante el cual se expresan
informaciones e ideas de acuerdos, lineamientos y directrices
emanadas desde la sede principal de la Misión Sucre Nueva
Esparta, así como también información desde
el nivel central y de ahí a los coordinadores de
aldeas.

Relacionado con lo anterior, el mismo actor considera
que la comunicación "…es el acto de relación
entre dos o más sujetos mediante el cual se evoca en
común un significado".

R. David (1997) plantea una distinción
útil entre dos tipos de comunicación: la eficaz y
la buena. La comunicación eficaz se da cuando el emisor
logra del receptor los resultados deseados. En ella su objetivo
es influir en el receptor para conseguir la influencia que
quiere. La buena comunicación se efectúa cuando la
comprensión del receptor coincide con el significado que
el emisor desea transmitir. En la buena comunicación la
comprensión es la meta que se alcanza.

Según estos planteamientos carecen de todo uso,
aplicabilidad, manejo y puesta en práctica es estas dos
Aldeas Municipales de Arismendi.

Muchos han sido los contratiempos que se han generado
por la debilidad en la información y comunicación,
en reiteradas oportunidades en que se han realizado reuniones
entre los coordinadores y docentes colaboradores se ha tocado
este punto pues las situaciones confusas que ha originado
repercute de manera directa en el buen desarrollo institucional
de éstas.

Conclusiones
parciales del capítulo I

• La comunicación como parte fundamental de
  toda sociedad que siempre es dinámica
  económica, política, social y cultural en todo
  el mundo le exige a las instituciones de educación
  superior, el adoptar un proceso reorganización
  comunicacional e informativo cuyos principales objetivos
  deben dirigirse a establecer una organización
  funcional eficaz y eficiente que simplifique la toma de
  decisiones y mejore los procesos de seguimiento,
  evaluación y control de comunicación por una
  parte de todos los entres que en ella hagan vida; y por la
  otra, también repercute en el ámbito
  académico, con el establecimiento de un efectivo
  sistema de evaluación y seguimiento.

• Existen diferentes autores que han propuesto
  enfoques metodológicos para mejorar la
  comunicación e información dentro de las
  instituciones, basada en procesos y estudios de gran utilidad
  para el mejoramiento continúo de las mismas debido a
  que la eficiencia de ella depende del buen funcionamiento de
  sus líneas de comunicación e
  información.

• A nivel mundial las Instituciones de
  Educación Superior han adoptado fundamentalmente
  modelos comunicativos dirigidos a la evaluación de la
  calidad para lograr la competitividad internacional, sin
  embargo, la gestión universitaria demanda cada vez
  más el empleo de propuestas metodológicas
  dirigidas no sólo al control y la evaluación
  administrativo, sino, en un enfoque más integrador,
  donde la comunicación e información
  cumpliría un papel importante dentro la
  organización.

• En la actualidad los centros de educación
  superior como en gran parte de organizaciones en nuestro
  país no existe un monitoreo continúo de los
  procesos que se desarrollan sino que se va a los resultados
  que se obtienen, tal vez por lo difícil, aunque no
  imposible, que resulta llegar a identificar los integrantes
  que actúan tanto vertical como horizontalmente que se
  desarrollan en un centro educacional superior.

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