El sistema de compras: como factor de ahorro las para empresas, sin perjudicar la calidad

Introducción

En este apartado conoceremos la definición de un
sistema y cómo podemos aplicarlo en las diferentes
áreas de la empresa, específicamente en el
Departamento de Compras así como también su
interrelación con otros departamentos de la
empresa.

Debemos de darnos cuenta que todos los departamentos de
la misma se relacionan entre sí por lo que se forma un
sistema es decir se convierten en un conjunto de elementos para
lograr un fin o un objetivo en común que es producir con
buena calidad, cumplir con las especificaciones del cliente
así como también entregar en tiempo y
forma.

Si nos damos cuenta el acción de comprar lo
realizamos cotidianamente sin darnos cuentas pues ya se
convirtió en algo normal para nosotros, pero en una
empresa es de gran importancia pues implica costos,
requerimientos, material, stock, presupuestos, almacén,
producción es decir la mayor parte de la empresa se
relaciona con compras.

¿Qué significa Compras? Módulo o
departamento, dedicado al análisis, control y
gestión del Departamento de Compras. A continuación
conoceremos a fondo lo ya mencionado.

Sistema

Un sistema (del latín systema,
proveniente del griego s?st?µa) es un objeto
compuesto cuyos componentes se relacionan con al menos
algún otro componente; puede ser material o conceptual.1
Todos los sistemas tienen composición, estructura y
entorno, pero sólo los sistemas materiales tienen
mecanismo, y sólo algunos sistemas materiales tienen
figura (forma). Según el sistemismo, todos los objetos son
sistemas o componentes de algún sistema.2

Por ejemplo, un núcleo atómico es un
sistema material físico compuesto de protones y neutrones
relacionados por la interacción nuclear fuerte; una
molécula es un sistema material químico compuesto
de átomos relacionados por enlaces químicos; una
célula es un sistema material biológico compuesto
de orgánulos relacionados por enlaces químicos
no-covalentes y rutas metabólicas; una corteza cerebral es
un sistema material psicológico (mental) compuesto de
neuronas relacionadas por potenciales de acción y
neurotransmisores; un ejército es un sistema material
social y parcialmente artificial compuesto de personas y
artefactos relacionados por el mando, el abastecimiento, la
comunicación y la guerra; el anillo de los números
enteros es un sistema conceptual algebraico compuesto de
números positivos, negativos y el cero relacionados por la
suma y la multiplicación; y una teoría
científica es un sistema conceptual lógico
compuesto de hipótesis, definiciones y teoremas
relacionados por la correferencia y la deducción
(implicación).

Sistemas materiales

Un sistema material, sistema concreto o sistema real es
una cosa compuesta (por dos o más cosas relacionadas) que
posee propiedades que no poseen sus componentes, llamadas
propiedades emergentes; por ejemplo, la tensión
superficial es una propiedad emergente que poseen los
líquidos pero que no poseen sus moléculas
componentes. Al ser cosas, los sistemas materiales poseen las
propiedades de las cosas, como tener energía (e
intercambiarla), tener historia, yuxtaponerse con otras cosas y
ocupar una posición en el espacio tiempo.

El esfuerzo por encontrar leyes generales del
comportamiento de los sistemas materiales es el que funda la
teoría de sistemas y, más en general, el enfoque de
la investigación científica a la que se alude como
sistemismo, sistémica o pensamiento sistémico, en
cuyo marco se encuentran disciplinas y teorías como la
cibernética, la teoría de la información, la
teoría del caos, la dinámica de sistemas y
otras.

Análisis CEEM (Composición,
Estructura, Entorno y Mecanismo)

El análisis más sencillo del concepto de
sistema material es el que incluye los conceptos de
composición, entorno, estructura y mecanismo (CEEM, por
sus siglas). La composición de un sistema es el conjunto
de sus partes componentes. El entorno o ambiente de un sistema es
el conjunto de las cosas que actúan sobre los componentes
del sistema, o sobre las que los componentes del sistema
actúan. La estructura interna o endoestructura de un
sistema es el conjunto de relaciones entre los componentes del
sistema. La estructura externa o exoestructura de un sistema es
el conjunto de relaciones entre los componentes del sistema y los
elementos de su entorno. La estructura total de un sistema es la
unión de su exoestructura y su endoestructura. Las
relaciones más importantes son los vínculos o
enlaces, aquellas que afectan a los componentes relacionados; las
relaciones espaciotemporales no son vínculos. El mecanismo
de un sistema es el conjunto de procesos internos que lo hacen
cambiar algunas propiedades, mientras que conserva
otras.

Además, la frontera de un sistema es el conjunto
de componentes que están directamente vinculados (sin nada
interpuesto) con los elementos de su entorno. La frontera de un
sistema físico puede ser rígida o móvil,
permeable o impermeable, conductor térmico
(adiabática) o no, conductor eléctrico o no, e
incluso puede ser aislante de frecuencias de audio.
Además, algunos sistemas tienen figura (forma); pero no
todo sistema con frontera tiene necesariamente figura. Si hay
algún intercambio de materia entre un sistema
físico y su entorno a través de su frontera,
entonces el sistema es abierto; de lo contrario, el sistema es
cerrado. Si un sistema cerrado tampoco intercambia
energía, entonces el sistema es aislado. En rigor, el
único sistema aislado es el universo. Si un sistema posee
la organización necesaria para controlar su propio
desarrollo, asegurando la continuidad de su composición y
estructura (homeostasis) y la de los flujos y transformaciones
con que funciona (homeorresis) –mientras las perturbaciones
producidas desde su entorno no superen cierto grado–,
entonces el sistema es autopoyético.

Principales características de un
sistema

Según Kast, Fremont y Rosenzweig, James, se
pueden enumerar 9 características principales claves de
los sistemas organizacionales: sistemas artificiales, los
limites, Jerarquía de los sistemas, entropía
negativa, estado estable o equilibrio dinámico, mecanismo
de retroalimentación, mecanismos de adaptación y
mantenimiento, crecimiento a través de la
elaboración interna y equifinalidad de los sistemas
abiertos.

• Los sistemas artificiales son una
  característica de los sistemas sociales, los cuales
  poseen una estructura pero de eventos más que de
  comportamientos físicos y no pueden separarse de los
  procesos del sistema.  

• Los límites son las líneas o regiones
  de demarcación para la definición de las
  actividades apropiadas del sistema, para la admisión
  de miembros dentro del sistema y otros
  componentes.

• Jerarquía de los sistemas, la estructura
  jerárquica no solo se relaciona con los niveles, sino
  que se basa en la necesidad de agrupamientos incluyendo
  combinaciones de subsistemas.

• Entropía negativa, es el proceso de
  organización completo y de capacidad para transformar
  los recursos. La entropía está relacionada con
  la tendencia natural de los objetos a caer en un estado de
  desorden. Los sistemas abiertos combaten la entropía
  mediante un proceso de organización más
  completo y de capacidad para transformar los
  recursos.

• Estado estable o equilibrio dinámico, ocurre
  cuando el sistema puede mantener su funcionamiento y trabaja
  de manera efectiva, siendo capaz de adaptarse a los cambios
  en su medio y mantener un estado estable continuo.

• Mecanismo de retroalimentación, es la
  recepción continúa de información desde
  su medio externo lo que le ayuda a ajustarse. Esta puede ser
  negativa o positiva.

• Mecanismos de adaptación y mantenimiento, el
  mecanismo de mantenimiento asegura que los distintos
  subsistemas están balanceados y que el sistema total
  se mantiene en equilibrio con su medio, los mecanismos de
  adaptación suministran un equilibrio dinámico
  que le permite responder a los cambios internos y
  externos.

• Crecimiento a través de la elaboración
  interna, tendencia a elaborar sus actividades y alcanzar
  mayores niveles de diferenciación, organización
  y especialización en sus subsistemas.

• Equifinalidad de los sistemas abiertos, define que
  los resultados finales dentro de una organización
  pueden lograrse con diferentes condiciones iniciales y de
  manera diferente.

• El acto de comprar es uno de los más
  antiguos de la humanidad, cuando en la edad de piedra se les
  ocurrió intercambiar una cosa con otra (o mejor
  conocido como trueque), por lo que nacen las compras y las
  ventas.

• En 1961, en los Estados Unidos de
  Norteamérica empezaba a hablarse de la
  administración de materiales, hasta que después
  de 20 años la administración y control de
  compras maduró.

• En México, dicha administración era
  incipiente y lacerante en cuanto a su manejo, ya que el 90%
  de las empresas que operaban eran simplemente departamentos
  de coloca pedidos, las requisiciones llegaban con
  proveedores ya escogidos en las áreas técnicas,
  negociaciones ya elaboradas por otras personas, faltando solo
  el papeleo administrativo que realizaba el llamado
  departamento de compras.

• Por lógica, las personas encargadas de esos
  departamentos eran prácticas, no contaban con
  preparación en el manejo del área en la que se
  encontraban; las funciones que realizaban estaban
  completamente desligadas de la función de compras y,
  en general, la organización de la función
  misma estaba mal ubicada y completamente fuera de lugar y de
  control.

Hoy en día muchos empresarios se han dado cuenta
de la anterior situación, por lo que deciden cambiar sus
administraciones, hacer que su personal se prepare mejor e
involucrarlos más en otras funciones afines.

• Empero, cuando los empresarios quisieron hacer que
  su personal se prepare mejor e involucrarlos más sobre
  el área, resultó ser un verdadero desastre: los
  modelos norteamericanos de funciones, flujo grama, y
  jerarquía mal aplicada, desenlazaron en departamentos
  de abastecimiento, aprovisionamiento, proveeduría,
  suministros, y hasta de adquisiciones en México. Todos
  ellos conforman la actividad misma de compras.   Pero,
  ¿qué es comprar? Es adquirir una cosa a cambio
  de cierta cantidad de dinero. Esta descripción nos
  conlleva al proceso administrativo; e l departamento de
  compras lleva un papel muy importante dentro de la
  administración de operaciones, por lo que es necesario
  introducirnos en este tema.  

Compras

Módulo dedicado al análisis, control y
gestión del Departamento de Compras.

Permite realizar pedidos indicando:

• Datos del pedido: número, fecha,
impuestos, proveedor, etc.

• Materiales que componen el pedido. Una vez
realizado el pedido, se muestra información de:

• Entregas, donde se indican las unidades
recibidas de cada material.

• Datos de almacén (stock,
ubicación, etc.).

• Emisión de informes, tales como
órdenes de pedido, valoraciones, etc.

• Posibilidad de realizar pedidos
programados, es decir, pedidos similares a un mismo proveedor
en un intervalo de tiempo.

• Inclusión de avisos respecto a
plazo y cantidad, junto a certificados de calidad en los
informes.

Los participantes en el sistema de compra
son:

INFLUYENTES; son las personas que
explícita o implícitamente ejercen alguna
influencia en la decisión y las encontramos en:

Distribución cuyo objetivo es lograr que los
compradores encuentren el producto en el lugar
adecuado.

Promoción es importante para dar a conocer el
producto.

El precio se determina de acuerdo a todas y cada una de
las características del producto.

DECISOR; es quien determina en
ultimo termino parte de la decisión de compra o su
totalidad, si se compra, que bebe adquirirse, como, cuando y
donde conviene hacerlo.COMPRADOR; es la persona que de
hecho realiza la compra.USUARIO; es la persona o personas
que consumen o utilizan el producto o servicio.

Gestión de Compras

• Asignación de pedidos a obras

• Control de unidades recibidas con nº de
albarán y factura, y realización de entregas
automáticas

• Control de stock y ubicación en
almacén

• Realización de pedidos programados y
pedidos con formato libre

• Inclusión de avisos respecto a plazo y
cantidad, junto a certificados de calidad en los
informes

Gestión de Ventas

• Control completo de la emisión de pedidos,
albaranes y facturas con conocimiento exhaustivo de lo que queda
por entregar o facturar

• Realización de pedidos
programados

• Control de stock y ubicación en
almacén

• Pedidos y albaranes con múltiples
facturas

• Unificación de diferentes pedidos o
albaranes en una misma factura.

Funciones de Compras

¿Qué función tiene el sistema de
compras requeridas y porque es importante este sistema en una
organización?

Es responsable de hacer todas las compras requeridas en
el momento debido en la cantidad en la cantidad y precio
debido.

La clave de una mercadotecnia eficiente y
fructífera no es el proveedor sino el
comprador. 

¿Cuáles son sus objetivos de este
sistema?

• Pagar precios razonablemente bajos por los mejores
  productos obtenibles negociando y ejecutando todos los
  compromisos de la economía.

• Mantener los inventarios lo más bajo posible
  sin perjudicar la producción.

• Encontrar fuentes de subministro y satisfactorias y
  mantener buenas relaciones con las mismas.

• Asegurar la buena actuación del proveedor en
  lo que se refiere al rápida entrega de los materiales
  y una calidad aceptable.

• Localizar nuevos materiales y productos a medida que
  se vallan requiriéndose.

• Introducir buenos procedimientos además de
  controles adecuados y una buena política de
  compras.

• Implantar programas como análisis de valores
  y análisis de costo y decidir si deben comprarse o
  hacerse los materiales para reducir el costo de las
  compras.

• Conseguir empleados de alto calibre y permitir que
  cada uno desarrolle su calidad.

• Mantener un departamento lo más
  económico posible sin desmejorar la
  actuación

• Mantener informada a la alta gerencia de los nuevos
  materiales que van saliendo que puedan efectuar la utilidad o
  el buen funcionamiento de la
  compañía.                                           

¿Cuáles son las aéreas con las que
se necesitan intercambiar información y que tipo de
información? 

1. Definición de compras,
importancia.

La definición de compras como una
profesión dentro de la vida industrial y comercial de un
conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de
obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio
correcto, en el tiempo correcto y en el lugar
correcto[2]; siendo hasta aquí la definición
usada por los libros especializados, y, la palabra "correcto(a)",
se puede sustituir por las de "adecuado", "justo" y/o "preciso".
  Sin embargo, en la actualidad compras como tal, ha
evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a
ser parte de otros conceptos, como adquisiciones,
aprovisionamiento o materiales, actividades que comprenden
adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y
almacenes. Por lo tanto, al dar una definición
personalizada de compras en términos de la
administración de empresas, se puede afirmar que comprar
supone el proceso de localización y selección de
proveedores, adquisición de productos (materias primas,
componentes o artículos terminados), luego de
negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, así
como el acompañamiento de dicho proceso para garantizar su
cumplimiento de las condiciones pactadas; y, en
términos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un
precio en dinero algún bien, derecho o
mercancía[3].   Por lo anteriormente expuesto,
quizá la definición antes usada en
administración de empresas puede corresponder más
bien al concepto de abastecimiento, aprovisionamiento
proveeduría, materiales, y las distintas actividades
que emanan de la misma definición, puede a través
de la división del trabajo dar origen a varios
departamentos, entre ellos compras, todos agrupados bajo un
nombre más genérico y/o completo.

Se menciona la palabra "quizá", pues la
administración de empresas es dinámica y los
conceptos varían de una compañía a
otra.

Definitivamente, ninguna función es
autónoma y todas se relacionan entre sí y con las
de otros departamentos, pero entre más sofisticada se va
haciendo una función, más sub funciones aparecen y
más complicado es definir a cada una de ellas. Por lo
tanto, definiciones válidas del ayer, ya no lo son
hoy.

 Existen diversas razones por las que las compras
adquieren especial importancia en toda la actividad industrial,
comercial y de servicios siendo éstas: la
participación del departamento de compras en la
obtención de utilidades, la fijación del precio de
compra, la fijación del precio de venta, la
operación eficiente de la inversión, y, los costos
y sustitución de materiales.

Analizaremos cada una de ellas en puntos
particulares, excepto la fijación del precio de venta.
2 Participación del departamento de compras en la
obtención de utilidades.   La obtención de
utilidades es el objetivo primordial de toda empresa, por lo
tanto el comercio es uno de los actos que ayudan a generar
éstas en la medida que se realice una buena
compra.

Los costos repercutirán directamente en el precio
de venta del producto final, si estos son bajos, podrá
ofrecerse un precio de mercado competitivo y, como consecuencia,
se obtendrá un margen de utilidad mayor.

3 Fijación del precio de
compra.

Algunos proveedores sostienen el precio sólo por
un tiempo determinado, ya que las materias primas que intervienen
en el producto pueden ser de importación, por lo cual debe
haber ajuste inmediato en precios de acuerdo al deslizamiento del
peso contra el dólar, razón por la cual el
comprador debe estar informado de la situación cambiaria
de momento, con el objeto de garantizar que el precio cotizado
sea respetado.   Resulta necesario conocer que en
proporción un deslizamiento o un ajuste brusco de la
relación peso-dólar afecta al producto comprado,
debido a que el precio de venta del material que se pretende
adquirir aumentará en proporción a la cantidad de
materiales de importación que lleve en sí dicho
producto; por ejemplo, si se compone de un 30% de material
de importación, el comprador no aceptaría un
aumento del 80%; por otra parte, en la negociación debe
considerarse el tipo de cambio que ha sido creado por el gobierno
como ayuda o para las transacciones comerciales.

Muchos proveedores mes con mes hacen ajustes a sus
precios en sus materiales, aun cuando en la fabricación de
éstos no intervengan productos de importación, esto
asegura que el margen de utilidad siempre sea el mismo para
ellos[4].

.4 La operación eficiente de la
inversión.

El departamento de compras tiene que asegurar la
recepción de los materiales adecuados y en la cantidad
requerida, con el objeto de transformarse y poder hacer las
entregas a tiempo del producto terminado a los clientes; al
mismo tiempo, debe de cuidar de mantener sólo el
inventario pertinente para cubrir las necesidades y mantener un
coeficiente de seguridad razonable y no caer en costos de
almacenamiento que están constituidos por el
interés sobre la inversión, la obsolescencia y los
costos de espacio. 5 Costos y sustitución de
materiales.

Las compras representan un renglón en costos que
pueden ser controlables por el departamento de compras, debido a
que éstos pueden incrementarse o disminuirse, dependiendo
de la habilidad del comprador.

Por ejemplo, la consideración psicológica
en las negociaciones, a través de la experiencia del
personal de compras, tales como proyectar la oferta y la demanda,
de manera que se pueda forzar una disminución en el precio
de compra, o lograr descuentos por volumen, por pagos al contado
y descuentos comerciales.

 Al estar en constante contacto en el mercado en
general, el departamento de compras está en
posición de introducir nuevos materiales en
sustitución de otros, lo que puede repercutir en
abaratamiento del producto final, sin tener que sacrificar su
calidad.

Es necesario tener en mente que vivimos en un mundo de
cambios tecnológicos múltiples, que lo que hoy es
novedad, dentro de poco tiempo va a ser obsoleto, porque ya
habrá algo mejor; por tal motivo, es importante
mantenernos al día para buscar nuevas alternativas, y
sobre todo, ser el eslabón, permitiendo que los
proveedores que ofrecen nuevos materiales adecuados al proceso,
puedan ser aprobados, evaluando así, la conveniencia
de hacer ese cambio en función de un ahorro en el precio,
disminución de la cantidad a usar del proceso, ser un
producto de línea con el proveedor y no una especialidad.
Administración de compras, proceso.

Una empresa que decide comprar materiales en lugar de
fabricarlos o integrar verticalmente debe administrar una
función de compras.

Tomando en cuenta la definición del proceso
administrativo de Terry y Franklyn: "la aplicación de la
planeación, organización ejecución y control
por medio de los cuales se administra un gerente"[6], se
estructura el proceso de la administración de
compras.

Personalmente, podría definir a la
administración de compras como la tarea del departamento
que está enfocada al costo del inventario y la
transportación, la disponibilidad del abasto y la calidad
de los proveedores.

Por lo tanto, contiene también,
planeación, organización, dirección y
control.

Dicho proceso de administración de compras tiene
algunas modificaciones, las cuales se verán a
continuación.

Planeación Al hablar de
planeación dentro de la administración de compras,
debemos entender forzosamente que hay que fijarnos metas que nos
encaminen y nos dirijan a lograr los objetivos de un departamento
de compras y lógicamente de la empresa misma.
Pronóstico de ventas.

"Pronosticar es el arte y la ciencia de predecir los
eventos futuros"

El pronóstico es una técnica
utilizada en la planeación de ventas en función de
experiencias de años anteriores, que sirve de base para la
elaboración de planes y programas en todas las
áreas de las empresas; asimismo, nos indica el
número de artículos o productos a fabricar o a
producir en un tiempo determinado en condiciones favorables y con
la calidad especificada para satisfacer las necesidades del
mercado. Para elaborar un pronóstico de ventas, se deben
de tomar en cuenta los siguientes factores: Tipo de fruto.
Estadística de ventas de años anteriores. Tipo de
mercado al cual se dirige el producto.

Competencia directa o indirecta. Calidad
del artículo. Precio.

Inflación.

Una vez elaborado el pronóstico de
ventas y proporcionado al departamento de ingeniería y de
control de inventarios, quienes a su vez programan las cantidades
de materiales o artículos a comprar, así como el
tiempo en que se deben suministrar a los almacenes, se
sitúan pues, los objetivos generales de un departamento de
compras.

 Objetivos
generales y específicos de un departamento de
compras

Los objetivos generales de un departamento de compras
son:

Establecer normas y políticas, de acuerdo con las
condiciones y necesidades de la empresa.

Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad
necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado, dentro
del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad
adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.

Desarrollar y administrar las compras.

Establecer proveedores bien evaluados.

Estar informados de los cambios tecnológicos que
puedan surgir en el uso de nuevos materiales, para poder
traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales
o artículos, mejora de servicios de adquisición y
distribución.

Los objetivos específicos de un departamento de
compras son:

Mantener los inventarios al nivel más bajo
posible, pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las
necesidades de producción.

Encontrar y desarrollar fuentes de
abastecimiento.

Localizar nuevos materiales y productos.

Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo
entrega rápida y calidad adecuada de los
artículos.

Implantar políticas de compra que beneficien a la
empresa.

Desarrollar óptimos procedimientos y
controles.

Mantener un costo de operación económico
en el departamento de compras, que estará equilibrado con
los buenos resultados obtenidos.

Informar a los directivos de la compañía
sobre cambios de productos o materiales que pudiesen afectar a la
organización.

Reunir información y hacer valoración
sobre proveedores actuales y potenciales.

Mantener comunicación dinámica y constante
con los ejecutivos de la empresa, que directa o indirectamente,
determinen cuáles serán los programas de
producción para conocerlos y tomar oportunamente los pasos
para abastecer sus necesidades.

Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas,
recursos humanos, producción, contabilidad, etc.) que
soliciten sus servicios.

Estar al día de los avances existentes en
métodos y técnicas de compras.

Obtener la aprobación de control de calidad sobre
nuevos artículos o artículos que requieran un
proveedor nuevo. Para este propósito se deberán
obtener muestras de los proveedores potenciales.

Vigilar que el personal del área cumpla en forma
eficiente los procedimientos establecidos.

Puntualizar normas de conducta moral.
Obtener utilidades para la empresa.  

Programas   Es una herramienta
administrativa en la cual nos indica las cantidades de
artículos que deberán comprarse, así como el
tiempo en que deberá suministrarse al almacén para
la producción de la que se dedique la empresa.

En el caso de las empresas industriales, un programa nos
indica cuántas piezas de cada parte debe adquirir para la
fabricación pronosticada de su producto final.

Cabe hacer mención que es indispensable
clasificar los artículos en cuanto a su costo,
representando el 80% del total a comprar a los de más alto
costo, el 15% a los de costo medio y el 5% restante a los de
costo más bajo.

A esta clasificación se le denomina
"ABC".

  Presupuestos.   Se dice que un
presupuesto es la expresión numérica en dinero de
un plan. Un plan es la selección de un camino para lograr
un objetivo en un lapso determinado.

Alcanzar un objetivo implica la
reunión de recursos disponibles y ésta
reunión de recursos presupone una organización.
  Los ingredientes para hacer un presupuesto son: Tener
plena organización. Mantener un estricto conocimiento de
los recursos. Contar con objetivos perfectamente determinados.
Poseer una larga experiencia en la operación. Establecer
un período de tiempo definido. Ser previsible. Lograr
imaginación. Poseer buena habilidad.  

Organización.   El
organizar es la sincronización jerarquizada para la
consecución de una meta. La organización es la
necesidad básica de conocer perfectamente los objetivos de
la empresa, para el logro de los objetivos planteados en la
planeación.

Aparece entonces, la división del trabajo, pero
perfectamente sincronizada para lograr la meta fijada. Es el
medio por el cual podemos definir la estructura más
adecuada para el logro de los fines de cualquier organismo
social.

 Dirección.   Si sabemos que
dirigir es el arte de vincular estrechamente a los hombres unos
con otros[10], nos está indicando que en un departamento
de compras debe existir ese vínculo dinámico y
evolutivo, gracias al cual, los gerentes comunican constantemente
lo que desean en la forma que esperan que motiven a los
subalternos a apoyar planes y objetivos de la empresa.

 Dirección por Objetivos.

La dirección por objetivos no es algo realmente
nuevo, aunque así lo han presentado algunos autores. Es
más que un sistema, es una filosofía, una forma de
pensar y de ser en función de los negocios.

Dentro del ámbito administrativo, la
dirección por objetivos (DPO), es un método de
dirección que enfatiza más sobre los resultados que
sobre las operaciones, señala las metas que deben alcanzar
a todos los niveles de la organización y utiliza los
resultados en comparación con las metas fijadas, como
método de evaluación de la contribución de
cada uno de los miembros y como guía para el manejo de la
unidad.   La DPO exige establecer un sistema de
planeación que no tiene que verse lo que haremos
mañana, sino lo que haremos hoy, para que el mañana
sea como deseamos que sea; significa trabajar para lograr el
futuro.

El punto es, que en la medida en que un individuo conoce
lo que quiere lograr, aumentan sus probabilidades de
éxito.

Desafortunadamente, se confunde la efectividad con la
eficiencia, lo que con frecuencia lleva al individuo,
departamento o empresa, a realizar eficientemente aquello que
nunca habían podido hacer, y que por estar bien hecho, los
ha alejado de lo que podría considerarse su(s)
objetivo(s).

Es por eso que la DPO deberá fijarse metas a
corto plazo, para su conveniencia, en las que deberán de
ser revisadas éstas, mínimo, cada ocho
días.

Dirección por Excepción.

Es frecuente encontrar una serie de situaciones que se
presentan en forma repetitiva dentro de las labores de la
dirección del departamento de compras. Cuando ocurren,
requieren de la atención del ejecutivo para tomar la misma
dirección una y otra vez.

La dirección por excepción (DPE) consiste
en un sistema de identificación y comunicación que
emite una señal cuando se requiere la atención de
la persona encargada, y permanece en silencio cuando no se
requiere.

La DPE se basa precisamente en la identificación
de las excepciones, entendiendo por excepción aquella
señal que advierten al gerente de compras de que puede
realizar una acción.

La acción por llevar a cabo puede ser, en
función del tipo de excepción que se trate:
correctiva o creativa.

La primera, se refiere a aquella por medio de la cual se
pretende restablecer un equilibrio similar al anteriormente
sostenido y que podemos dividir en acciones de
reinstalación enfocadas a volver a implantar el
control.

La segunda, se encamina al aprovechamiento de
oportunidades que se han presentado y aunque también
pretende establecer el equilibrio, ya no se busca uno similar al
anterior, sino de tipo superior.

Por ejemplo, si el departamento de recepción de
materiales detecta que existen defectos en ciertos productos de
un proveedor.

La acción correctiva es informar al proveedor de
dicho defecto y que nos entregase de forma correcta el producto;
también, si reemplazamos a ese proveedor por otro con las
mismas condiciones del bien, entonces sería una
acción correctiva.

La acción creativa es cuando aprovechamos no un
cambio de proveedor, sino conseguir otro que nos venda el mismo
artículo pero con mejores condiciones, dividiendo las
compras.   Comunicación y
motivación.

La comunicación es la acción y el efecto
de hacer a otro que participe de lo que uno tiene: descubrir,
manifestar, o hacer saber a uno algunas cosas, consultar;
conferir con otros un asunto tomando su parecer.

Sobre esta mencionada base, nos encontramos en la
urgente necesidad de que en un departamento de compras la
comunicación debe de ser estricta, precisa y concisa, pues
dicho departamento tiene contacto permanente con otras
áreas también importantes.

Se dice que un departamento de compras tiene
relación en un 50% con los proveedores y otro 50% con la
empresa misma.

Es por eso que la comunicación toma un papel
importante en el departamento de compras.   Aunque "el
hombre trabaja por la paga", no es sino una burda y exagerada
simplificación, la remuneración en dinero es fuente
vital de satisfacciones. Pero el salario significa más de
lo que puede adquirirse gracias a la tranquilidad.

Estos aspectos, ajenos a la cuestión
económica del salario, ejercen un impacto más
fuerte en el comportamiento del hombre en su puesto de trabajo
que en su poder adquisitivo.

La voz de la experiencia replica "el dinero no lo es
todo". Las personas competentes cambian de empleo si otro trabajo
es más atractivo, aunque el salario sea menor.

Quienes permanecen en puestos desagradables
probablemente desarrollarán actitudes negativas hacia su
trabajo y por ende, a la compañía; tiene poca
iniciativa y llegan hasta restringir su productividad.

Por el contrario, si el salario es inferior
al de otra compañía, pero la labor del trabajo en
sí le deja grandes satisfacciones, de todas formas el
empleado se sentirá incomodo, pues aunque le guste el
puesto, quiere también que otros piensen bien de él
y su trabajo.  

Control.   Recordemos que
control es la medición de los resultados actuales y
pasados en relación con los esperados, con el fin de
corregir, mejorar y formular nuevos planes[13]. Es necesario
distinguir la función de control, que es de naturaleza
administrativa, con las operaciones de control, que son de
carácter técnico.

Así, el departamento de control de calidad
(inspección de recepción), obtiene
estadísticas de materiales que es la operación de
control; mientras que cuando se envía al departamento de
compras, en donde se interpretan y se toman acciones, ya es la
función de control en sí.

El control no es posible si no existen estándares
o normas de alguna manera prefijados; será más
efectivo cuanto más precisas y cuantitativas sean tales
estandarizaciones.

También, es un medio y no un fin en sí
mismo. Un sistema de control sólo debe establecerse si el
trabajo y el gasto, se justifican frente a los beneficios que de
él se esperan.

El control administrativo es mucho mejor
cuando en los casos en que no se logró lo previsto,
más que en los resultados que se obtuvieron de acuerdo a
lo planeado.   Es indispensable que en cualquier
departamento de compras exista un manual que nos permita llevar a
cabo el proceso de comprar para cumplir con las funciones de
control.

El manual de compras se define como la guía
oficial del departamento, mediante el cual se proporciona la
clara definición de los objetivos, su estructura,
procedimientos, funciones, responsabilidades, y la autoridad
delegada para el cumplimiento de los trabajos
encomendados.

Un manual de compras tendrá como objetivo
básico la observancia de las políticas generales de
la empresa.

La política de la empresa se define como la
orientación de la acción administrativa en un
determinado sentido, en juego de determinados objetivos generales
y particulares que se desean alcanzar.

Esta orientación puede venir dada
por normas escritas, que constituyen las líneas de
conducta, comportamiento y decisiones anticipadas sobre
determinados aspectos.   Los enunciados o normas constituyen
un plan de acción general que sirve de guía a la
dirección de la empresa,

son el armazón de la dinámica de las
decisiones, expresan formas de comportamiento, cuyo fin consiste
en guiar la acción de un modo coherente y dar por resuelto
a priori determinados problemas.

La política de compras es el aspecto esencial de
la política general de la compañía, y se
identifica con la política financiera, debiendo amoldarse
en realidad la de compras a ésta última en un doble
sentido.

En general, tienen mayor importancia
práctica las normas encaminadas a guiar la acción
de sectores específicos de la empresa: puede tratarse de
política financiera, de aprovisionamiento, de
producción, de comercialización, de personal, etc.
El conjunto de estas normas construye el manual de cada sector de
la empresa.    

Evaluación   Para
determinar el valor que representa cada individuo para el
departamento es recomendable hacer evaluaciones del personal por
lo menos cada 6 meses. Existen valores predeterminados en cada
empresa en donde se puede realizar el criterio de
evaluación.   Ciertamente, las evaluaciones se basan
en resultados obtenidos en números (cantidad de compras
realizadas, porcentaje de rebajas, puntos obtenidos por
bonificaciones de proveedores, etc.), empero, los factores
calificativos generales se pueden enumerar: calidad y cantidad de
trabajo realizado, iniciativa y creatividad, confiabilidad e
integridad, conocimiento del trabajo y habilidad para aprender,
cooperación, juicio, puntualidad y asistencia, valor del
departamento, etc.

Procedimiento, flujo grama de compras

El funcionamiento de compras debe estar dirigido por
normas organizativas y funcionales precisas que hagan que las
operaciones previstas siempre se realicen del mismo
modo.

Por lo tanto, hay que establecer procedimientos
normalizados, cuyo fin es especificar para cada operación
o grupo de operaciones la participación de sectores de la
empresa y del exterior interesado.

Un procedimiento es la sucesión de pasos
consecutivos para realizar una actividad. Tenemos los pasos
comunes que se desarrollan en torno al departamento de
compras:

Requisición. Es el pedimento que se le realiza al
proveedor sobre cierta necesidad de satisfacer cierta demanda de
compra.

En la mayoría de las ocasiones,
ocurre de forma verbal, resultando con ello, un diálogo
entre comprador y proveedor para la futura compra-venta del bien
o servicio.   Cotización. Es el establecimiento de la
cantidad a pagar, forma y plazo de pago por la adquisición
del bien o servicio en cuestión. Se abre paso a
negociaciones entre el oferente y el demandante.

 Al hablar de cotización, se está
hablando de la valorización de que los proveedores le dan
a su artículo que ofrecen, representada en dinero. En el
sector público las cotizaciones se realizan bajo la Ley de
Adquisiciones en la que se determina el proveedor ganador
mediante concursos o licitaciones; en el sector privado, las
cotizaciones se solicitan de acuerdo a las políticas que
tengan las empresas solicitantes, que generalmente son 3
cotizaciones solicitadas.

Pedidos u órdenes de compras.

 Es el documento físico, por escrito, en el
cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por
parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y
el lugar adecuado para ello, por lo que sería risible no
estipular las condiciones de compras de los bienes o
servicios.

El pedido puede cambiar en cuanto a su forma,
tamaño, impresión, pero nunca variará su
objetivo: hacer la solicitud de algún bien o
servicio.