El sistema de compras: como factor de ahorro las para empresas, sin perjudicar la calidad (página 2)

El contenido del pedido deberá de
llevar por lo menos estos elementos: número de referencia,
fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar de entrega,
condiciones de pago, cantidad, unidad, descripción,
precio, importe total, autorización, y cláusulas.
  Expeditación. No es más que una
confirmación del pedido. Lo primero que debe de hacer un
expeditador es cerciorarse que el proveedor está
perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que se
encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios,
fechas, etc., que aparecen en la orden de compra.  
Recibo de materiales.

 Para ser preciso en esta descripción, la
sección, área o departamento de recibo (muchas
veces llamado mesa de control), deberá verificar que se
esté realizando la entrega del proveedor precisamente lo
que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la
cantidad correcta.

Finalizada la actividad de remesa de
materiales, se procede a realizar un reporte de recibo, en el
cual se especifique la fecha, nombre de proveedor, número
de pedido, entrega parcial o total, cantidad recibida,
descripción, observaciones y autorizaciones
correspondientes.   Control de calidad. La calidad de los
productos siempre será un factor importante. Se
revisarán todos los bienes entregados, así como la
valoración del servicio ofrecido por el proveedor en su
caso; de contener defectos, características
dañadas o incompletas en los artículos, se
procederá a separarlos, contarlos y registrarlos para su
posterior devolución al fabricante o distribuidor
(proveedor) que hizo la entrega.

 Es aquí, en el control de calidad, donde
actúan los ingenieros y administradores para lograr su
objetivo principal: asegurar los productos con la mejor
calidad requerida. Lo que era de interés para un grupo
reducido de técnicos de control de calidad, es ahora
motivo de preocupación primaria entre un número
creciente de gerentes, ingenieros y
estadísticos.

El control de calidad es un auxiliar, no un sustituto de
los trabajos de diseño, ni de los buenos métodos de
manufactura, tampoco de la acuciosa actividad de la
inspección, siempre requeridos en la producción de
artículos de alta calidad.

 En términos más precisos, la calidad
es una expresión de las propiedades medidas, condiciones o
características de un producto o proceso, establecidas por
lo general en términos de grados, clases, especificaciones
determinados por la aplicación del producto.

 Por lo tanto, el control de calidad
es un conjunto de esfuerzos efectivos de los diferentes grupos de
una organización para la integración del
desarrollo, del mantenimiento y de la supervisión de la
calidad de un producto, con el fin de hacer posibles la
fabricación y el servicio, a satisfacción completa
del consumidor y al nivel más económico.  
Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso físico de la
mercancía que no cumple con las características
impuestas por el área de control de calidad que van
acompañadas siempre por un documento físico que
describe las causas por la que se somete dicha
acción.

 Esta acción repercutirá
tanto para el pago del proveedor como para el resurtido del
siguiente pedido. Se deberá de realizar un informe al
responsable comprador.  

Pagos.

El pago es la remuneración económica por
obtener el bien y/o servicio del proveedor al comprador, ya sea
en forma de dinero en efectivo, transferencia electrónica
o cualquier otro medio que sea indirectamente el cobro de cierta
cantidad de efectivo, en contra exhibición de la factura
correspondiente.

Mucho se ha discutido si el departamento de compras debe
intervenir en el pago de las facturas, argumentándose
muchas razones a favor y otras contradictorias.

 A un juicio personal, pienso que el departamento
de compras debe intervenir sólo para realizar un
seguimiento de pagos a proveedores, pero no para ejecutar tal
función, pues el objetivo principal del departamento de
compras son las adquisiciones de bienes y/o servicios; empero,
compras debe de iniciar y cerrar el contrato de compraventa con
el proveedor, pues da pauta a que el comprador se quede sin
herramientas para las futuras negociaciones con los
proveedores.

Controles complementarios.

Algunas empresas funcionan únicamente con el
concepto de control complementario a la disposición de
emplear una persona o una sección para que coordine las
actividades inherentes de control a los proveedores.

A mi juicio, un departamento de compras debe contar con
un análisis profundo en cuanto al manejo de
márgenes de utilidad, precios de venta internos y de la
competencia, rotación de inventarios, análisis
de Pareto de los proveedores, etc., para poder situar al
responsable comprador con la realidad del mercado y de la
empresa.

Entre más conocimiento se pueda
manejar en la negociación, mejores oportunidades
tendrá el comprador en obtener sus objetivos con el
proveedor.  

Inventarios: Definición y
relación con compras de la administración de
inventarios. La administración del inventario es un
asunto que interesa a cualquier negocio; sin éste, no se
podría llevar a cabo ninguna operación.

 El hecho de que haya un inventario no
agrega valor al producto, pero sí añade utilidad en
el uso; los inventarios agregan a la misma utilidad de tiempo,
lugar y cantidad, ya que el artículo que no se encuentra
en algún lugar determinado, en el tiempo requerido y en la
cantidad solicitada, tiene pocas posibilidades de
consumo.

Las operaciones de una empresa se miden
básicamente, por su capacidad para generar dinero en caja
y por lo atractivo que sea el rendimiento sobre la
inversión.

 La administración de inventarios consiste
en establecer, poner en efecto y mantener, las cantidades
más ventajosas de materias primas, materiales en proceso y
productos, empleando para tal fin, las técnicas,
procedimientos y programas más convenientes a las
necesidades de una empresa.

El término inventario tiene diversas
aceptaciones, según la aplicación que se le
dé. Para una empresa industrial implica que su inventario
está formado por materias primas, productos en proceso y
artículos terminados; mientras que para una empresa
comercial implica mercancía existente.

 Otra definición que se podría
adjudicar el inventario: "el inventario se utiliza para denominar
el agregado de aquellos bienes muebles tangibles, que se tienen
para vender en el curso ordinario del negocio, están
en proceso de producción para su venta, o han de
consumirse corrientemente en la producción de bienes o
servicios que quedarán disponibles para su
venta".

Los inventarios son un puente de
unión entre la producción y las ventas.
Generalmente son la partida más grande del activo; la
adquisición, distribución y retención de los
inventarios, se entiende exclusivamente a la lista de
mercancías compradas para volverse a vender,
mercancías que forman parte del renglón del activo
circulante.

 Uno de los principales objetivos de
la contabilidad para inventarios es determinar debidamente la
utilidad a través del proceso de enfrentar los costos
apropiados para los ingresos. En la administración de
inventarios, los niveles de inversión en los inventarios
absorben el porcentaje mayor del activo circulante.

 El proceso de enfrentamiento radica
en precisar cuánto del costo total de los artículos
que forman el inventario inicial, más compras netas de un
determinado período, debe restarse de las ventas
efectuadas, en éste, a fin de determinar el inventario
final que debe enfrentarse a las ventas del próximo
período.

Visto ahora desde el departamento de
compras, el responsable le preocupa la política que afecta
a la materia prima en cuanto al importe de las mismas, calidad,
número de unidades existentes, etc., que están
relacionadas con el volumen de producción. El control de
inventarios significa un buen planeamiento de operaciones de
producción a largo, mediano y corto plazo, al igual
que una buena programación de la producción y los
métodos de control. Un sistema de control amplio e
integrado que incluya al planeamiento, la
programación y el control de la producción, ha de
tener una estrecha relación con otras actividades del
proceso administrativo, como movimiento de caja, presupuesto
financiero, y pronóstico de ventas.

Ningún sistema de control de inventarios
eliminará los faltantes en las existencias. Las
técnicas únicamente ayudan a aproximarse cuanto sea
posible a una simulación de la realidad del mundo; lo que
más contribuye a la administración eficaz del
inventario es la función de compras.

Clasificación de inventarios.

La clasificación de inventarios se basa en el
tipo de material que almacenan, por lo que tenemos las siguientes
clasificaciones:

· Suministros. Artículos de
costo indirecto que se consumen en las operaciones de
fábrica. · Materias primas. Material en bruto en un
término relativo, pues es el contenido principal que
utilizará a futuro en producto fabricado por la empresa.
Son los bienes que no se les ha añadido ningún
factor o componente en la fábrica en que se hallan.
· Productos en proceso.

Aquellos que están en
períodos de transformación, antes de convertirse en
productos terminados, y su costo se encuentra en aumento por lo
que se lleva mano de obra y gastos indirectos.

· Materiales de producción.
Piezas o componentes que pueden obtenerse en fuentes externas a
la empresa, o pueden ser producidas en la fábrica y
almacenadas para su uso futuro.

· Material de trabajo. Son los que
se usan en el funcionamiento de la planta o en la
producción de la compañía, pero que no
llegan a formar parte integrante de los mismos
productos.

· Productos terminados. Son los
bienes terminados que se almacenan para su venta y entrega a los
clientes.

· Mercancías en
tránsito. Se refiere a las mercancías adquiridas
por la empresa, las cuales forman parte de su activo, aun cuando
no se encuentren físicamente en sus almacenes.

· Mercancías en
consignación. Son las que se han enviado con el objeto de
buscarles mercado y son propiedad de la empresa, mientras no sean
vendidas.

· Mercancías en
depósito. Son las que se han entregado para su custodia en
algún almacén de depósito y se encuentran
amparadas con el certificado de depósito
respectivo.

Se encuentran, en algunas ocasiones, como
garantía de un préstamo obtenido, por lo que se les
llama también mercancías pignoradas. ·
Artículos obsoletos.

Son piezas, herramientas, materiales
viejas, en reparación usadas provenientes de la
producción y máquinas reconstruidas. Son objetos
para venderse a un precio bajo cualquiera, contar de recuperar un
poco de inversión pasada.   A medida que crecen los
negocios y se trata de administrar en forma cada vez más
científica, los gerentes encuentran más complejos y
más grandes sus problemas, así como una mayor
presión en la toma de decisiones.

 Las decisiones por intuición
ya no compiten con las que ahora toman los directivos modernos,
que se basan en el examen de hechos reales a través de
datos oportunos, del estado de sus negocios y mediante el
análisis técnico y matemático de sus
operaciones. Valuación de inventarios.  
Existen cuatro métodos de valuación de inventarios:
Identificados o Históricos, P.E.P.S. (Primeras Entradas
Primeras Salidas), Promedios, y U.E.P.S. (Ultimas Entradas
Primeras Salidas).   Identificados o
históricos.   Mediante éste método,
los inventarios se valúan al costo u origen de
adquisición o de fabricación,
señalándose en cada uno de ellos, el que le
corresponde. Para este propósito se suele utilizar una
clave que tenga relación con alguna palabra.  
Rotación de inventarios.

Por rotación de inventarios
entendemos como el número de veces que varias partidas de
activo, como materias primas, mercancías para venta,
cuentas por cobrar, etc., se reemplazan durante un período
específico, por lo general un año.    La
rotación de inventarios depende en gran medida, del
volumen manejado en las entradas así como en las salidas.
Una rotación baja puede ser generada por que siempre
existió mercancía suficiente en cualquier momento,
o porque la mercancía se encuentra obsoleta o tiene poca
demanda.

 En una rotación alta hay que considerar, en
el caso de la producción, que se pudieron agotar en el
mercado determinados artículos necesarios para la
producción y ésta se paralizó; en cambio, al
hablar de artículos terminados, la constante
rotación motiva que en ocasiones la empresa no haya
surtido pedidos en las fechas en que lo solicitan sus
clientes.

 Por ende, la cantidad de veces que
una mercancía sea reemplazada dependerá en gran
medida de la relación de la cantidad de entradas por
salidas de la rotación en cuestión.   Existen
tres formas de calcular la rotación de inventarios:
aplicación general, método de detallistas, y la
aplicada a las industrias.   · De aplicación
general.   Se divide el costo de las ventas entre el
promedio de los inventarios. Se recomienda que el promedio sea
mensual o semanal, pues un promedio anual no es un índice
representativo que pueda servir para una decisión eficaz.
Ejemplo:   Costo de venta: $18,000.00 Promedio mensual de
inventario: $ 3,500.00   18,000/3,500=5.14, que es el
coeficiente de rotación.

Método de detallistas.  
El procedimiento de aplicación general cambia para
almacenes de tiendas de ropa, artículos para el hogar,
ferreterías, etc., y se sustituye por este método,
que se utiliza para la práctica del inventario
físico. La rotación se considera como una
proporción entre las ventas efectuadas a precio de venta y
las existencias que se encuentran marcadas al mismo precio de
venta.   Ventas efectuadas: $7"000,000.00 Mercancía
en
existencia:                                  
500,000.00   7´000,000/500,000=14, que es el
coeficiente de rotación.   · Rotación
aplicada a las industrias.   Tanto los artículos en
proceso como los terminados, comprenden materias primas, mano de
obra, gastos de fabricación, etc.

Estos elementos deben tenerse en cuenta
para que, en el cálculo para conocer la rotación de
materias primas, sea necesario separar el costo de los materiales
que se encuentren en el costo de las ventas para dividir el
resultado entre el costo del inventario promedio.   Costo de
ventas: $12´000,000.00 Inventario promedio de materia
prima:      1´200,000.00
Materiales
incluidos:                                         
7´200,000.00  
12´000,000-7´200,000=4´800,000  
4´800,000/1´200,000=4, que es el coeficiente de
rotación.   Desde luego que el coeficiente de
rotación es un dato que el administrador de la empresa
aprovecha, como una de tantas medidas, a fin de evitar que las
ventas se estanquen o disminuyan, pero dicho coeficiente debe
tomarse en algunos casos, con ciertas reservas.

Resulta necesario considerar que la rotación
sufre algunas variaciones que dependen según sea la
naturaleza del comercio o industria, de la clase de
artículos y de la época del ejercicio.

 Esto demuestra que al hacer comparaciones de
rotación entre los diferentes departamentos, el que alguno
de ellos tenga baja rotación, no significa que esté
funcionando en forma deficiente.

Continuando con las publicaciones acerca de cómo
implementar de una forma sencilla un Sistema de Gestión de
la Calidad tratamos en esta ocasión el tema referente a
COMPRAS; aclaro que es uno de los procesos más
álgidos en cuanto a su aplicación por la cantidad
de intereses que entran en juego, sobre todo los de tipo
monetario, por lo que se requiere que la alta dirección
esté muy pendiente de este proceso.

La norma lo presenta lo que debemos hacer de una forma
sencilla y sin complicaciones veamos:

Proceso de
compras

La organización (o la empresa donde
trabaja el lector) debe asegurarse de que el producto
adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo
y alcance del control aplicado al proveedor y al producto
adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la
posterior realización del producto o sobre el producto
final".

Lo importante a resaltar en esta parte de la norma es
que dependiendo del rol que desempeñe el producto a
comprar dentro del bien que elabora nuestra empresa, así
de acucioso será el control que debemos ejercer tanto del
proveedor como del producto a comprar, por ejemplo si nuestra
organización fabrica automóviles, será muy
diferente el control que ejerceremos sobre las pastillas para
frenos que el ejercido sobre las manijas internas de las puertas
que permiten levantar sus vidrios.

Lo otro que se plantea es el de asegurarnos "que
el producto adquirido cumple los requisitos de compra
especificados" esto es apenas lógico si queremos
garantizarle al cliente que el producto elaborado por nuestra
organización colmará sus expectativas (por ejemplo
en cuanto a su funcionamiento).

"La organización debe evaluar y seleccionar
los proveedores en función de su capacidad para
suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la
organización. Deben establecerse los criterios para la
selección, la evaluación y la re-evaluación.
Deben mantenerse los registros de los resultados de las
evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive
de las mismas".

Este ítem es muy importante ya que nos permite ir
descartando proveedores que no cumplan con nuestras necesidades y
expectativas o mantener a aquellos que reúnan los
requisitos de nuestra organización.

Cuando se habla de criterios para la selección
del proveedor generalmente deben estar incluidos los siguientes
ítems:

• Oportunidad de entrega de los productos
  solicitados

• Precios

• Lugar de entrega (instalaciones de la empresa o el
  lugar establecido por nosotros)

• Cantidad de productos de acuerdo a nuestra
  solicitud

• Marca o especificaciones solicitada por
  nosotros

• Estabilidad financiera

• Credibilidad en el mercado

• Información oportuna acerca de nuestro
  pedido

• Respaldo de garantía en caso de existir no
  conformidades en los productos solicitados.

Como deben mantenerse registros de los resultados de
estas evaluaciones sugiero diseñar una lista de chequeo
por proveedor con filas y columnas que incluyan los ítems
anteriormente relacionados y columnas de si cumple o no cumple,
esto permite realizar cuadros comparativos por proveedor y
seleccionar el que más se adecue a los requisitos de
nuestra organización.

En caso de ocurrir divergencias de tipo legal o de otro
tipo con algún proveedor, deben registrarse en
algún formato adecuado al caso, esto permite evitar
cometer este tipo de errores en el futuro.

INFORMACIÓN DE LAS COMPRAS

La información de las compras debe describir
el producto a comprar, incluyendo, cuando sea
apropiado:

• La calidad de los productos suministrados por el
  proveedor dependerá en gran medida de la
  información acerca de los requisitos suministrada por
  nuestra organización; para ello debemos apoyarnos si
  es necesario en catálogos con especificaciones claras
  o en demostraciones por parte del proveedor de los posibles
  productos a adquirir. Solo cuando tengamos la claridad
  suficiente es cuando debemos proceder a la elaboración
  y definición de dichos requisitos.

• requisitos para la aprobación del
  producto, procedimientos, procesos y equipos,

En aquellos casos en que la organización adquiera
equipos que lleven involucrada una tecnología para su
manejo o montaje y dentro de la compra esté incluida la
capacitación o asesoría de nuestro personal,
debemos establecer requisitos (tales como experiencia y
demás) para la persona suministrada por el proveedor para
ejercer dicha capacitación o asesoría.

• requisitos para la calificación del
  personal, y

• requisitos del sistema de gestión de la
  calidad.

Por ser el proceso de compras uno de los más
vulnerables dentro de la organización en cuanto al manejo
inadecuado debido a las transacciones monetarias que en él
se efectúan y los intereses que entran en juego, se
requiere que las personas que participan directamente en el, sean
personas honestas y de buena reputación dentro de la
organización; Igualmente debe quedar claro las
responsabilidades y autoridades dentro de todo el proceso; es
necesario que aquellas áreas como producción y
almacén participen activamente en la definición de
los requisitos. Si la organización se decide por la
creación de un área o departamento de compras, debe
dotarse de la infraestructura necesaria incluyendo la parte de
comunicaciones para un desempeño eficaz del
sistema.

La organización debe asegurarse de la
adecuación de los requisitos de compra especificados antes
de comunicárselos al proveedor.

Es necesario que antes de comunicar el listado de los
requisitos de compra al proveedor, se obtenga el visto bueno de
aquellas áreas que se verían directamente afectadas
si no se cumple con dichos requisitos, esto permite realizar las
correcciones que sean necesarias antes de que la
información llegue a manos del proveedor.

VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS
COMPRADOS

La organización debe establecer e implementar
la inspección u otras actividades necesarias para
asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de
compra especificados.

Es apenas lógico que para que el sistema de
compras funcione con la efectividad requerida, se necesita que
después de habernos decidido por un determinado proveedor,
los productos suministrados por este sean revisados para
verificar el cumplimiento de los requisitos
especificados.

Para ello debe establecerse e implementarse un sistema
de inspección u otras actividades similares en donde
necesariamente deberán participar aquellas personas que
tienen que ver directamente con la utilización del
producto (producción por ejemplo). Cuando se dan
situaciones en que son grandes volúmenes de un determinado
producto deberá aplicarse el sistema de muestreo
estadístico.

Cuando la organización o su cliente quieran
llevar a cabo la verificación en las instalaciones del
proveedor, la organización debe establecer en la
información de compra las disposiciones para la
verificación pretendida y el método para la
liberación del producto.

Hay ocasiones en que nuestra organización no
cuenta con la infraestructura necesaria que garantice un adecuado
control del producto adquirido, por lo que deberá
aprovechar la infraestructura del proveedor para tal fin, en este
caso en la información de compra se debe incluir las
posibles verificaciones en los laboratorios o instalaciones del
proveedor y qué criterios se tendrán en cuenta para
la aceptación del producto.

Como pudimos observar es posible que nuestra
organización ya tenga establecido un procedimiento para
las compras, lo importante es que dentro del mismo estén
incluidos los apartes que plantea la norma.

"Por último le solicito al amigo lector que si
este artículo le parece interesante, se lo obsequie a un
empresario o a un colega y así contribuiremos a diseminar
la cultura por la calidad en nuestros países

Importancia del departamento de abastecimiento o
compras en una empresa.

Aprovisionamiento, como se le conoce es la
función logística, mediante la cual se realiza
el proceso para proveer a una empresa, de todo el
material necesario para su funcionamiento. Su
concepto es sinónimo de provisión o
suministro. Incluye las actividades siguientes:

Cálculo de necesidades, es una actividad propia
del planeamiento logístico. Las necesidades de
abastecimiento, involucran todo aquello que se requiere para el
funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas
para un determinado período de tiempo, para una fecha
señalada, o para completar un determinado
proyecto.

El cálculo de las necesidades se materializa con
los pedidos o requisición. Las necesidades de
abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por
consumo, reemplazo reserva o seguridad, necesidades iniciales y
necesidades para proyecto. Dentro de estas actividades se debe
considerar al factor tiempo.

Compra o Adquisición, tiene por objetivo realizar
las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y
económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a
destinar en el momento oportuno y al precio total más
conveniente.

Los principales objetivos específicos de esta
actividad son:

a) Mantener la continuidad del
abastecimiento.b) Pagar precios justos pero razonablemente bajos
por los productos de calidad adecuada.c) Mantener existencias
económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios
para la empresa.d) Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios,
etc.; buscando calidad adecuada.e) Buscar fuentes de suministros,
alternativas y localizar nuevos productos y materiales.f)
Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la
actuación.g) Estudiar e investigar nuevos
procedimientos.h). Preocuparse por la permanente
capacitación del personal.i) Mantener informado al gerente
de logística o gerente general, sobre la marcha del
departamento.j) Obtención, esta actividad se inicia con el
pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las
actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la
exactitud y calidad de lo que se recibe.

k) Almacenamiento, implica la
ubicación o disposición así como la custodia
de todos los artículos del almacén, que es la
actividad de guardar artículos o materiales desde que se
produce o recibe hasta que se necesita o entregan.

Los principales aspectos de esta actividad
son:

1. Control de la exactitud de sus
existencias.

2. Mantenimiento de la seguridad.

3. Conservación de los materiales.

4. Reposición oportuna.

Despacho o distribución, consiste en
atender los requerimientos del usuario, encargándose de la
distribución o entrega de la mercadería solicitada.
Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con
prontitud, es necesario contar con el embalaje o empaque para
asegurarnos que las cantidades y calidades de los
artículos o materiales sean correctas. Es igualmente
importante en esta función asegurar el control de la
exactitud de los artículos que se despachan así
como la rapidez de su ejecución para cumplir con los
plazos solicitados.

El Control de Stocks, como objetivo asegurar una
cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno,
sin sobrepasar la capacidad de instalación de
abastecimiento. Con un control preciso y exacto se garantiza un
control efectivo de todos los artículos de
abastecimiento.

Como el proceso de abastecimiento está
internamente conectado con casi todas las funciones que cumple la
organización, ello requiere la puesta a punto de sistema
de información completos. Por ésta razón, la
informatización de los procesos de datos ha tenido un
impacto crucial en el proceso de abastecimiento y en la
dirección del mismo, puesto que facilita el
análisis de las alternativas, la realización, el
seguimiento y la activación de los pedidos, así
como la recepción, la inspección y el registro de
los ítems y el mantenimiento al día de los
registros correspondientes al área de abastecimiento. La
experiencia está demostrando la conveniencia de contar con
un único proveedor y la existencia de una intensa
comunicación entre el comprador y proveedor.

La importancia de la calidad y especificaciones en las
compras de una empresa

La calidad de los materiales que se obtienen para la
producción de bienes es de gran importancia para la
empresa ya que según la calidad de sus materias primas
dará como resultado un producto final de
calidad.

El departamento de compras de una empresa es el
principal responsable de que los materiales que se obtienen sean
de la más alta calidad y que cumplan con las
especificaciones que la empresa solicita.

La calidad en las compras incluye el tiempo de entrega,
el cual debe ser en el momento acordado ya que si no se cumplen
las especificaciones de entrega ocasiona un retraso en la
producción, lo cual es perdida para la empresa.

La calidad en las compras se reduce a 3
puntos:

Comprar el producto adecuado Tener material
disponible en el tiempo adecuado. Pagar el mejor precio. La
calidad debe estar expresada desde las materias primas que se
obtienen hasta el producto final, por lo que, es necesario llevar
un control de calidad adecuadodurante el proceso de
transformación.En cuanto a las especificaciones, es
necesario que el departamento de compras haga las
especificaciones necesarias en los requerimientos que se entregan
al proveedor ya que mientras más específico es el
requerimiento en cuanto a las características del material
solicitado, mayor la probabilidad de obtener el material con las
características deseadas y necesarias. Por todo lo
anterior es de mucha importancia que el departamento de compras
realice una selección de proveedores adecuada, ya que
según la relación con los proveedores es como se
obtendrá el material específico, en el tiempo
adecuado y con el precio adecuado. Como conclusión, la
calidad y la especificidad con que se realice la obtención
de materiales en una empresa es de mucha importancia, ya que, la
calidad de sus materias primas determina la calidad de su
producto final.

La importancia del área de
Compras

La compra ha sido siempre básica para el progreso
y la riqueza del hombre, trátese de su riqueza personal o
como parte de sus funciones ya organizadas en grupo

Toda actividad industrial, de comercio y/o de servicio,
exige materiales y suministros para su funcionamiento. Antes de
que una rueda pueda empezar a girar o que un producto de consumo
pueda ser vendido al consumidor final, deben tenerse materiales o
productos al alcance de la mano, y la seguridad de que el
abastecimiento de dichos materiales / productos será
continuo, con el fin de hacer frente a las necesidades y los
programas de producción o ventas.

La calidad de los productos o materiales debe de ser
la adecuada para el objeto a que se destinan y la conveniente
para el proceso y el equipo utilizados.

Para mantener una posición vendedora favorable,
capaz de hacer frente a la competencia y rendir beneficios
satisfactorios, se deben adquirir los materiales/productos al
precio más bajo que permitan las exigencias de calidad y
servicio. El precio de la obtención de estas materias y el
abastecimiento de las exigencias deberán mantenerse a un
nivel económico.

La función del departamento de Comprar es ayudar
a producir más utilidades a la empresa.

En la pequeña empresa es el propietario quien
hace la compra de todos los materiales. A medida que ésta
crece se requiere la participación de una persona
especializada es esta función, a quien se le domina jefe,
gerente o director de compras. En una empresa grande la necesidad
de este es obvia.

Compras nacionales.

Cuando el responsable del departamento de Compras
adquiere bienes o servicios en el país, se entiende que
son compras nacionales o domesticas.

Compras internacionales.

En ocasiones no existe producción o
fabricación nacional del bien o servicio que necesite la
empresa de tal forma que tiene que adquirirlo en otro
país.

Al comprar en otro país comprende los siguientes
tipos de adquisición: Compras de
importación.

Compras para exportar.

Compras de importación son aquellas que se hacen
directamente a un proveedor extranjero o a través de los
canales de distribución del exportador extranjero
establecido en el país del importador.

Las compras para la exportación son las
adquisiciones de bienes o servicios de fabricación
nacional o extranjera que se realizan con el fin de exportar
productos terminados a uno o varios países de
exterior.

La función del Departamento de Compras es ayudar
a producir más utilidades a la empresa

Las áreas de
la empresa que de una u otra manera están relacionadas con
la empresa

Las áreas de actividad, conocidas también
como áreas de responsabilidad, departamentos o divisiones,
están en relación directa con las funciones
básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus
objetivos. Dichas áreas comprenden actividades, funciones
y labores homogéneas.

La efectividad de una empresa no depende del
éxito de un área funcional específica; sino
del ejercicio de una coordinación balanceada entre las
etapas del proceso administrativo y la adecuada
realización de las actividades de las principales
áreas funcionales, mismas que son las
siguientes:

MERCADOTECNIA

Es el proceso de planeación, ejecución y
conceptualización de precio, promoción y
distribución de ideas, mercancías y términos
para crear intercambios que satisfagan objetivos individuales y
organizacionales.

Es una función trascendental ya que a
través de ella se cumplen algunos de los propósitos
institucionales de la empresa. Su finalidad es la de reunir los
factores y hechos que influyen en el mercado, para crear lo que
el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyéndolo en
forma tal, que esté a su disposición en el momento
oportuno , en el lugar preciso y al precio más
adecuado.

Funciones:

Investigación de mercados: Implica conocer
quiénes son o pueden ser los consumidores o clientes
potenciales; e identificar sus características. Cuanto
más se conozca del mercado mayor serán las
posibilidades de éxito.

Decisiones sobre el producto y precio: Este aspecto se
refiere al diseño del producto que satisfará las
necesidades del grupo para el que fue creado. Es muy importante
darle al producto un nombre adecuado y un envase que,
además de protegerlo, lo diferencie de los demás.
Es necesario asignarle un precio que sea justo para las
necesidades tanto de la empresa como del mercado.

Distribución: Es necesario establecer las bases
para que el producto pueda llegar del fabricante al consumidor;
estos intercambios se pueden dar ya sea a través de
mayoristas, minoristas, comisionistas o empresas que venden al
detalle.

Promoción: Es dar a conocer el producto al
consumidor. Se debe persuadir a los clientes a que adquieran
productos que satisfagan sus necesidades. No sólo se
promocionan los productos a través de los medios masivos
de comunicación, también por medio de folletos,
regalos, muestras, etc. Es necesario combinar estrategias de
promoción para lograr los objetivos.

Venta: Es toda actividad que genera en los clientes el
último impulso hacia el intercambio. En esta fase se hace
efectivo el esfuerzo de las actividades anteriores.

Postventa: Es la actividad que asegura la
satisfacción de necesidades a través del producto.
Lo importante no es vender una vez, sino permanecer en el
mercado, en este punto se analiza nuevamente el mercado con fines
de retroalimentación.

Ninguna de estas funciones es, por sí sola la
mercadotecnia. Solo cuando todas se interrelacionan se llega a lo
que realmente es la mercadotecnia. Estas funciones proporcionan
en conjunto el método necesario para realizar una adecuada
mezcla de mercadotecnia, proporcionándonos los pasos a
seguir para su buen desarrollo.

PROCESO

Ventas

Es una orientación administrativa que supone que
los consumidores no comprarán normalmente lo suficiente de
los productos de la compañía a menos que se llegue
hasta ellos mediante un trabajo sustancial de promoción de
ventas.

El departamento de ventas es el encargado de persuadir a
un mercado de la existencia de un producto, valiéndose de
su fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando las
técnicas y políticas de ventas acordes con el
producto que se desea vender.

Funciones:

Desarrollo y manipulación del producto: Consiste
en perfeccionar los productos ya existentes, introducir nuevos
productos, darles otro uso o aplicación, hacerle
modificaciones a sus estilos, colores, modelos,
eliminación de los productos pasados de moda,
observación del desarrollo de los productos elaborados por
la competencia, su envase, accesorios del producto, de su
eficiencia, sus características distintivas y su
nombre.

Distribución física: Responsabilidad que
cae sobre el gerente de ventas la cual es compartida con el de
tráfico y envíos. El gerente de ventas coordina
estas con el tráfico, en los problemas relativos al manejo
de materiales de los productos desde la fábrica hasta el
consumidor, que comprende los costos y métodos de
transporte, la localización de almacenes, los costos de
manejo, los inventarios, la reducción de reclamaciones por
retrasos y perjuicios de ventas.

Estrategias de ventas: son algunas prácticas que
regulan las relaciones con los agentes distribuidores, minoristas
y clientes. Tiene que ver con las condiciones de ventas,
reclamaciones y ajustes, calidad del producto, método de
distribución, créditos y cobros, servicio
mecánico, funcionamiento de las sucursales y entrega de
los pedidos.

Financiamiento de las ventas: Las operaciones a
crédito y a contado son esenciales para el
desenvolvimiento de las transacciones que requieren de la
distribución de bienes y servicios desde el productor al
mayorista, vendedores al por mayor y consumidores. Para financiar
ventas a plazo es necesario que el gerente de ventas este
ampliamente relacionado con el de crédito, para determinar
los planes de pago que deben adoptarse, la duración del
período de crédito, el premio por pronto pago o el
castigo por pago retrasado, es decir, todo lo relacionado con la
práctica crediticia.

Costos y Presupuestos de Ventas: Para controlar
los gastos y planear la ganancia, el ejecutivo de ventas, previa
consulta con el personal investigador del mercado con el de
contabilidad y el de presupuestos, debe calcular el volumen
probable de ventas y sus costos para todo el
año.

Estudio de mercado: El conocimiento de los mercados, las
preferencias del consumidor, sus hábitos de compra y su
aceptación del producto o servicio es fundamental para una
buena administración de ventas, debido a que se debe
recoger, registrar y analizar los datos relativos al
carácter, cantidad y tendencia de la demanda, el estudio
de mercado debe incluir el análisis y la
investigación de ventas, estudios estadísticos de
las ventas o productos, territorio, distribuidores y temporadas;
los costos de los agentes de ventas, costos de venta y de
operación.

Promociones de venta y publicidad: Estas ayudan a
estimular la demanda de consumo y contribuir a que los agentes de
venta de la fábrica, los mayoristas y los minoristas
vendan los productos: el agente de ventas aprueba los planes de
promoción y publicidad, los horarios de trabajo, las
asignaciones presupuestarias, los medios de propaganda, las
promociones especiales y la publicidad en colaboración con
los comerciantes.

Planeación de Ventas: El administrador de
ventas debe fijar los objetivos de las mismas y determinar las
actividades mercantiles necesarias para lograr las metas
establecidas. La planeación de ventas debe coordinar las
actividades de los agentes, comerciantes y personal anunciador,
la distribución física; el personal de ventas, las
fechas de los planes de producción, los inventarios, los
presupuestos y el control de los agentes de ventas.

Servicios técnicos o mecánicos:
Corresponde a los gerentes de ventas cuyos productos
mecánicos requieren de servicios de instalación y
técnicos, establecer normas al respecto; tener el equipo y
los locales destinados por la empresa vendedora para tal
servicio.

Relaciones con los distribuidores y minoristas:
Las buenas relaciones con estos requieren proporcionarles
asistencia de ventas, servicios mecánicos de entrega y
ajuste, informarles sobre los productos, servicios,
tácticas y normas de la compañía y contestar
pronta y detalladamente a sus preguntas.

El personal de ventas: Consiste en desarrollar de la
manera más eficiente el proceso de integración el
cual comprende buscar, seleccionar y adiestrar a los agentes de
ventas; así como de su compensación
económica, supervisión, motivación y
control.

Administración del departamento de ventas:
Es responsabilidad de los gerentes de la misma, el cual debe
establecer la organización, determinar los procedimientos,
dirigir el personal administrativo, coordinar el trabajo de los
miembros del departamento, llevar el registro de las ventas y
asignar tareas a los jefes de las diversas secciones de este
departamento.

PROCESO DE LAS VENTAS

Producción

Tradicionalmente considerado como uno de los
departamentos más importantes, ya que formula y desarrolla
los métodos más adecuados para la
elaboración de los productos y/o servicios, al suministrar
y coordinar: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales, y
herramientas requeridas.

Funciones:

Ingeniería del Producto: Esta función
comprende el diseño del producto que se desea
comercializar, tomando en cuenta todas las especificaciones
requeridas por los clientes. Una vez elaborado dicho producto se
deben realizar ciertas pruebas de ingeniería, consistentes
en comprobar que el producto cumpla con el objetivo para el cual
fue elaborado; Y por último brindar la asistencia
requerida al departamento de mercadotecnia para que esté
pueda realizar un adecuado plan (de mercadotecnia) tomando en
cuenta las características del producto.

Ingeniería de la planta: Es responsabilidad del
departamento de producción realizar el diseño
pertinente de las instalaciones tomando en cuenta las
especificaciones requeridas para el adecuado mantenimiento y
control del equipo.

Ingeniería Industrial: Comprende la
realización del estudio de mercado concerniente a
métodos, técnicas, procedimientos y maquinaria de
punta; investigación de las medidas de trabajo necesarias,
así como la distribución física de la
planta.

Planeación y Control de la
Producción: Es responsabilidad básica de este
departamento establecer los estándares necesarios para
respetar las especificaciones requeridas en cuanto a calidad,
lotes de producción, stocks (mínimos y
máximos de materiales en almacén), mermas, etc.
Además deberá realizar los informes referentes a
los avances de la producción como una medida necesaria
para garantizar que se está cumpliendo con la
programación fijada.

Abastecimiento: El abastecimiento de materiales,
depende de un adecuado tráfico de mercancías,
embarques oportunos, un excelente control de inventarios, y
verificar que las compras locales e internacionales que se
realicen sean las más apropiadas.

Control de Calidad: Es la resultante total de las
características del producto y/o servicio en cuanto a
mercadotecnia, ingeniería, fabricación y
mantenimiento se refiere, por medio de las cuales el producto o
servicio en uso es satisfactorio para las expectativas del
cliente; tomando en cuenta las normas y especificaciones
requeridas, realizando las pruebas pertinentes para verificar que
el producto cumpla con lo deseado

Fabricación: Es el proceso de
transformación necesario para la obtención de un
bien o servicio.

PROCESO DE PRODUCCIÓN PARA EL

DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS

Finanzas

De vital importancia es esta función, ya que toda
empresa trabaja con base en constantes movimientos de dinero.
Esta área se encarga de la obtención de fondos y
del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de
la empresa, procurando disponer con los medios económicos
necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de
que puedan funcionar debidamente. El área de finanzas
tiene implícito el objetivo del máximo
aprovechamiento y administración de los recursos
financieros.

Funciones:

Tesorería: El tesorero es la persona encargada de
controlar el efectivo, tomar de decisiones y formular los planes
para aplicaciones de capital, obtención de recursos,
dirección de actividades de créditos y cobranza,
manejo de la cartera de inversiones.

Contraloría: El contralor es el que realiza por
lo común las actividades contables relativas a impuestos,
presupuestos, auditoria interna, procesamiento de datos y
estadísticas, contabilidad financiera y de costos,
etc.

Nota: Este departamento no posee un diagrama que muestre
los pasos a seguir para la realización de dichas
funciones, debido a que son muchas las variables que hacen
única la forma de registrar sus movimientos financieros y
contables.

Recursos
Humanos

Los Recursos Humanos son todas aquellas personas que
integran o forman parte de una organización. El objeto del
Departamento de Recursos Humanos es conseguir y conservar un
grupo humano de trabajo cuyas características vayan de
acuerdo con los objetivos de la empresa, a través de
programas adecuados de reclutamiento, selección,
capacitación y desarrollo.

Funciones:

Contratación y empleo: Esta es una de las
funciones que requieren de mayor importancia debido a lo
difícil que resulta encontrar a las personas ideales para
los puestos vacantes, por lo que es necesario contar con un
procesamiento eficaz de Reclutamiento y selección de
personal, una vez que se tienen a las personas deseadas se
procede a la contratación de las mismas, dándoles
una inducción acerca de la empresa. Si el puesto vacante
se puede cubrir con personal propio de la empresa, entonces se
realiza una evaluación de méritos y se le otorga al
más capaz.

Capacitación y desarrollo: Acción
que consiste en, entrenar y capacitar a todo el personal, ya sea
de nuevo ingreso, o no, con el objeto de incrementar el
desarrollo personal. La capacitación no se le otorga
exclusivamente a los de nuevo ingreso, puesto que nuestros
actuales empleados pueden aspirar a un puesto mejor, el cual
requiere de una mayor preparación.

Sueldos y Salarios: Para poder realizar una justa
asignación de sueldos, es necesario elaborar un
análisis y evaluación de puestos (procedimientos
sistemáticos para determinar el valor de cada trabajo),
sólo así, podremos saber que tanto debemos pagar
por cada uno de nuestros empleados. Además, hay que
considerar que el sueldo está formado por otros elementos
tales como: las vacaciones y la calificación de
méritos.

Relaciones laborales: Toda relación de
trabajo debe estar regulada por un contrato ya sea colectivo o
individual, en el que se estipularán los derechos y
obligaciones de las partes que lo integran. Su objetivo es
mantener una buena relación de trabajo y disciplina. Por
otra parte, la comunicación es de vital importancia para
toda organización, ya que por medio de esta se puede
mantener una adecuada relación de trabajo.

Servicios y Prestaciones: Comúnmente las
organizaciones hoy en día ofrecen a sus trabajadores con
el fin de hacer más atractivo su empleo, una serie de
prestaciones distintas a las marcadas por la Ley Federal del
trabajo, tales como: actividades recreativas, actividades
culturales, prestaciones en especie, reconocimientos,
etc.

Higiene y Seguridad Industrial: Consiste en
llevar un registro de las causas que originan principalmente el
ausentismo y los accidentes de trabajo, así como de
proporcionar a sus empleados los servicios médicos
necesarios, y las medidas de higiene y seguridad requeridas para
el buen desempeño de sus labores.

Planeación de Recursos Humanos: La
planeación de los recursos humanos consiste en realizar
periódicamente una auditoria de los mismos para ver si
están desempeñando satisfactoriamente sus labores,
pudiendo rotar a los que considere inapropiados para dicho
puesto.

PROCESO DE RECLUTAMIENTO

PROCESO DE SELECCIÓN

Compras

El departamento de compras es el encargado de realizar
las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la
cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este
departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos
principalmente al de producción debido a que no se le daba
la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de
proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para
realizar las operaciones de la organización

Funciones:

Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir
los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los
objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los
siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones
de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las
mercancías es necesario verificar que cumplan con los
requisitos antes mencionados, y por último
aceptarlas.

Guarda y Almacenaje:

Es el proceso de recepción, clasificación,
inventario y control de las mercancías de acuerdo a las
dimensiones de las mismas (peso y medidas.

Proveer a las demás áreas: Una vez que el
departamento de compras se ha suministrado de todos los
materiales necesarios, es su obligación proveer a las
demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y
dimensiones de las mismas.

PROCESO DE COMPRAS

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"Descargar" del menú superior  

CUESTIONARIO

¿Definición de arreas funcionales de la
empresa?

¿Qué estudia la mercadotecnia?

¿Cuál es el propósito de la
mercadotecnia?

¿Qué estudia la investigación de
mercados?

¿Explica cuales son las 4P's de la
mercadotecnia?

¿Definición de venta?

¿Cuál es la diferencia entre mercadotecnia
y ventas?

¿A qué se refiere la posventa?

¿En qué consiste el desarrollo y
manipulación del producto?

Explica el financiamiento de las ventas.

¿Qué es un presupuesto de
ventas?

¿Definición de promoción de ventas
y publicidad?

¿Diferencia entre promoción y
publicidad?

¿En qué consiste la planeación de
las ventas?

¿Cuándo se ofrece un servicio
técnico?

¿En qué consiste la ingeniería del
producto?

¿En qué consiste la ingeniería de
la planta?

¿En qué consiste la ingeniería
industrial?

¿Qué es el control de calidad?

¿Qué significa abastecimiento?

¿Qué son las finanzas?

¿Cuál es la diferencia entre
tesorería y contraloría?

¿Qué son los recursos humanos?

¿Qué es la capacitación?

¿En qué consiste la
contratación?

¿Qué es necesario hacer para poder
realizar una justa asignación de sueldos
salarios?

Las organizaciones ofrecen a sus trabajadores una serie
de prestaciones distintas a las marcadas por la Ley Federal del
trabajo, tales como:

¿En qué consiste la higiene y seguridad
industrial?

¿Definición de compras?

¿Definición de adquisiciones?

¿Definición de guarda y
almacenaje?

Generalidades.

En la época actual por la que estamos pasando,
que es de crisis económica, escasez de dinero, precios
inestables, dependencia de materia prima importada, así
como de tecnología, contracción de mercados, etc.,
es de vital importancia la eficiente inversión del dinero
de una organización, ya que de no hacerlo adecuadamente se
presentará la irremediable desaparición de la
organización.

Es por eso de la importancia del Departamento de
compras, y sobre todo de su sistema de información, ya que
sin importar su tamaño y el giro a que se dedique, siempre
va a resaltar la función tan trascendente que es la de
invertir el dinero presupuestado.

El proceso de compras dentro de una
organización consiste en precisar cuáles son
sus necesidades de bienes y servicios, identificando y comparando
los proveedores y abastecedores, negociando con los mismos para
convenir términos de compra, celebrar contratos y colocar
pedidos, para recibir bienes y servicios útiles a la
organización, con el siguiente pago de éstos. Las
compras (aprovisionamiento) representan una función
primordial, puesto que una buena administración de
éstas mejora la posición competitiva de las
empresas, al buscar el mejor provecho para el uso de los fondos
de la organización.

El aprovisionamiento tiene los siguientes
principios:

* Todas las compras se deben a las
necesidades particulares de la empresa.

* Se requiere un análisis minucioso
de la bondad de las mercancías y servicios que el
abastecedor ofrece.

* El comprador decide qué adquirir y
cuando, con pleno conocimiento de los precios y tendencias del
mercado (oferta – demanda.

* Una compra se pacta con el proveedor que
ofrezca las condiciones más ventajosas para un producto de
la misma calidad, precio, cantidad y fecha de entrega.

* Un comprador capaz debe vaticinar la
evolución futura del mercado.

* En suma, el responsable del
abastecimiento debe tener en cuenta respecto al producto/servicio
a adquirir.

* Calidad – Precio – Tiempo de entrega –
Cantidad.

Objetivos. El abastecimiento de una
organización implica un proceso complejo, en que las
decisiones son clave para el funcionamiento de la
organización, e involucra las siguientes
funciones:

• A ) "Fijar especificaciones para los
productos a adquirir" dentro de la empresa(manufacturera, de
servicios, distribuidora, etc.)

• B ) "Decisiones de mercadeo" en
empresas distribuidoras. cuales artículos tienen
aceptación y venta entre nuestros clientes (bienes que
serán fuente para abastecerse.)

• C ) "Ciclo de manejo físico
de los productos", desde el embarque por el proveedor,
transporte, recepción, almacenaje y venta o
requisición.

• D ) "Ciclo administrativo de las
compras". Autorización de las solicitudes y órdenes
de compra, colocación de las mismas con el proveedor
seleccionado, recepción de mercancías, pago y
contabilización de los bienes.

• E ) "Políticas y
procedimientos de control de las existencias" que permiten
conocer el momento en que deba reabastecerse cierto producto en
el almacén.

• F ) "Políticas de control de
calidad" en que se fijan estándares, se valúa la
capacidad de los proveedores y se verifica el cumplimiento de la
calidad requerida.

• G ) "Procedimientos financieros"
involucran presupuestos, créditos, inversión en
inventarios, desembolso y pago de facturas.

* Todo departamento de compras debe
mantener un listado de proveedores, o bien auxiliarse de
directorios telefónicos especializados, de cámaras
industriales, registro de la bolsa de valores, etc.

* El mejor proveedor no solo debe dar el
precio menor, sino satisfacer los estándares de calidad,
así como la entrega oportuna.

Responsabilidad y delegación
Responsabilidad y delegación. El "Código de
Procedimientos". Este es una guía que define las
responsabilidades del departamento de abastecimiento y fija los
métodos a los cuales debe recurrirse para las actividades
de compra . El contenido del código de procedimientos se
basa en los siguientes puntos:

• responsabilidad de las
compras;

• autoridad y delegación de
autoridad;

• procedimientos de compra.
negociación oral, negociación escrita (demanda de
precio o de sumisión) , invitación a concurso de
ofertas , convocatoria de ofertas públicas; •
elección de los proveedores;

• elección de las
ofertas;

• estándares de
calidad;

• comunicación de los
proveedores.

________________________________________

Centralización comparada con la
descentralización.

La mayoría de las
compañías practican las compras centralizadas. Esto
quiere decir que todas las compras las hace un departamento de
compras. Las ventajas de las compras centralizadas son las
siguientes: • A ) Como todos los pedidos pasan por una
oficina se lleva mejor control sobre las compras y sobre el
inventario. Esto suele conducir a beneficios tales como
aprovechar todos los descuentos por pago oportuno, utilizar
pedidos en cantidades económicas y el uso de los puntos de
re pedido.

• B ) Pueden consolidarse los pedidos,
de manera que se puedan aprovechar los descuentos por
cantidad.

• C ) Como un personal de compras
centralizado es mayor que los personales descentralizados, hay
más oportunidades para que los agentes de compras se
especialicen y se concentren sobre unos cuantos productos de los
que compra la compañía.

• D ) El volumen de los pedidos
procesados en las compras centralizadas hace posible el uso del
proceso electrónico de datos.

• E ) Como está representado un
poder de compra más fuerte en un departamento de compras
centralizado, el agente de compras puede negociar con más
efectividad con los proveedores. Las compras descentralizadas
implican el establecimiento de departamentos de compra por
separado en operaciones separadas geográficamente. A un
cuando las compras descentralizadas en ocasiones eliminan algunas
de las ventajas antes anotadas para los departamentos
centralizados, también proporcionan algunas ventajas.
Entre éstas se encuentran las siguientes:

• Desde el punto de vista de la
producción, las compras descentralizadas ofrecen una
acción más rápida. Puesto que se dispone de
un agente de compras para cada operación, es posible
lograr líneas más cortas de comunicación y
conseguir rápidamente materiales, equipo, suministros y
servicios.

• En algunos casos, difieren las
necesidades locales. Un agente de compras centralizado puede no
conocer tan bien esas necesidades locales como un agente de
compras local.

• Aun cuando el negociador los pedidos
con varios proveedores de la misma línea al mismo tiempo
puede presentar problemas en términos de la calidad y en
los descuentos por cantidad, esto proporciona un seguro contra
interrupciones en la planta de un proveedor determinado, o contra
huelgas y catástrofes naturales que puedan cortar una
fuente de abastecimiento.

• Pueden ser más bajos los
costos de transporte cuando los pedidos los despachan proveedores
que se encuentren cerca de alguna de las operaciones.

• Puede generarse crédito
mercantil local si los agentes de compras descentralizados
compran a proveedores ubicados en las mismas comunidades que las
plantas descentralizadas. Algunos departamentos de compra
utilizan las ventajas tanto de las compras centralizadas como las
descentralizadas, combinando ambas. Algunos artículos son
comparados centralmente, en especial los de elevado valor y los
que se compran en grandes cantidades. La mayoría de los
pedidos pequeños y los de urgencia son manejados por
agentes de compras descentralizados.

VENTAJAS DE LA CENTRALIZACIÓN.

• Especialización del departamento encargado
de abastecimientos (no desviar de otras áreas a realizar
compras).

• Uniformización en la clase de producto
(marca) , minimizando su costo unitario.

• Descuentos por cantidad comparada (varios
departamentos pueden solicitar el mismo producto por ejemplo:
papelería, y por volumen resulta más
costeable.

• Contabilización expedita (la
documentación solo proviene de una fuente departamento de
compras.

• Mejor control presupuestario (la
información se centraliza en el depto. de
compras.

VENTAJAS DE LA
DESCENTRALIZACIÓN.

• Conocimiento de las
características de los artículos requeridos (en las
compras centralizadas no hay " compradores peritos", pues pocos
podrán conocer todos los efectos de todos los
artículos empleados en la organización.

• Surtimiento expedito de pedidos, el
departamento que los requiere no delegará la
responsabilidad de adquirirlos ("producción" conoce cuando
requiere el producto y de qué especificaciones, y entregar
una orden al depto. de compras puede generar retrasos.

• Se evita mala interpretación
de las requisiciones (en compras centralizadas, pueden resultar
errores de comunicación

.
________________________________________

Especialización de las funciones y
los valores

5. Especialización de funciones.
Consiste en asignar un artículo o grupo de
artículos a un encargado (propiedades físicas,
usos, fuentes).

6. Valores La Asociación Nacional de
Agentes de Compras (National Association of Purchasing Agents) ha
formulado ciertos principios y normas en las compras.

1. Considerar, primero, los intereses de su
compañía en todas las operaciones y practicar y
creer en sus normas establecidas.

2. Ser receptivo a los consejos competentes
de sus colegas y ser guiado por tales consejos sin perjudicar la
dignidad y responsabilidad de su puesto.

3. Comprar sin prejuicios, buscando obtener
el máximo valor final para cada dólar
gastado.

4. Luchar consistentemente por conocer los
materiales y procesos de fabricación, y establecer
métodos prácticos para conducirse en su
puesto.

5. Apegarse a la honradez y a la verdad al
comprar y vender, y denunciar todas las formas y manifestaciones
de cohechos comerciales.

6. Otorgar una rápida y
cortés recepción, hasta donde las condiciones lo
permitan, a todos los visitantes en misión de negocios
honrada.

7. Evitar prácticas
deshonestas.

8. Aconsejar y ayudar a sus colegas agentes
de compras en el desempeño de sus derechos, siempre que se
presente la ocasión.

9. Cooperar con todas las organizaciones y
con todos los individuos dedicados a actividades diseñadas
para aumentar y enaltecer las compras.

________________________________________

Código de ética
profesional

• Primero los intereses de la
compañía.

• Receptivo a buenos
consejos.

• Comprar sin prejuicio.

• Obtener conocimiento de materiales y
procesos.

• Honestidad y no sobornos. Las
personas que gastan tanto dinero por cuenta de sus organizaciones
están expuestas a muchas tentaciones emanadas de su
posición en la empresa, harás que otros
departamentos no son proclives. Por ello, los puestos en compras
deben tener por principal valor la honestidad (son frecuentes las
" comidas de negocios" costeadas por las empresas vendedoras,
así como obsequios y preventas, etc. Los encargados de
compras:

• No deben usar su puesto o autoridad
para beneficio propio, procurando enaltecer la función de
compras.

• Optimizarán el uso de
recursos, respecto de los cuales están obligados a obtener
los máximos beneficios para su
organización.

• Cumplirán las disposiciones
legales del país y los términos de
contratación.

• Rechazarán cualquier
práctica inapropiada. Deben respetar el aspecto
confidencial de la información recibida. No deben aceptar
obsequios (salvo de valor íntimo agendas, etc.) , ni
obtener ventajas de su posición.

• La información que
proporcionen debe ser verídica y justa, nunca conducir al
error.

• Evitarán los intereses
personales que limiten o den imparcialidad a la
realización de sus funciones.

• Fomentarán los niveles
más altos de competencia profesional entre sus
subordinados.

• Mantendrán la integridad en
sus relaciones comerciales, con un trato cortés a sus
abastecedores.

________________________________________

SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA
COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

Relaciones con la organización 1.
Relaciones con la organización. En la época actual,
es muy necesario poseer una clara comprensión de los
objetivos y principios básicos de la función de
compras que nos permita adaptar las decisiones pertinentes que
toda empresa moderna requiere ya que los esfuerzos coordinados de
una organización, que ejecutan diversas labores necesarias
para lograr el objetivo final de una organización,
están interrelacionadas. La función de compras, que
abarca todas las labores necesarias para procurarse materiales,
abastecimientos y servicios para la organización, se
desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la " función "
de producción para manufacturar o procesar el producto;
con la " función " de ventas de distribuir; y todas las
otras " funciones " ejecutando su parte de en el esfuerzo global
organizado.

Dirección La relación
con la Dirección general es mediante reportes oportunos de
las actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de
sus funciones por determinado período de tiempo y los
conceptos por grandes rubros. Estos reportes tienen elementos
estadísticos de los mercados de insumos y la
posición de la organización ante éstos lo
cual nos permite la evaluación y toma de decisiones para
el mejor desarrollo global de la organización.

Producción. Esta es la
función del grupo comprometido en la elaboración
del producto, sea manufacturarlo, procesarlo o realizar
operaciones de refinamiento. La relación cardinal entre
compras y producción, es la de que compras procure los
materiales necesarios para la producción y de qué
producción descanse en compras para tal servicio. Tanto
compras como producción comparten una obligación
igual y doble hacia la administración: ambas son
responsables de los COSTOS. La actuación de
producción respecto a los costos, depende en gran medida
de la habilidad de compras para obtener el máximo valor
por unidad monetaria gastada.

Entre las fricciones más comunes
encontramos que las causas son:

• Fallas en el abastecimiento
(Producción está a merced de su agente de
compras)

• Aviso insuficiente de
producción para que compras asegure entrega u obtenga
valor óptimo.

Las relaciones armoniosas dependen de la confianza mutua
y la cooperación entre ambos departamentos, engendradas
por el complejo entendimiento de cada uno en cuanto a
prerrogativas y objetivos del otro.

Ventas La relación entre
compras y ventas puede ser cercana y vital. La función de
ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la
organización; el éxito de ese esfuerzo de ventas
depende , en función del producto, del precio, cantidad, y
confiabilidad de entrega, por lo cual las ventas dependen de la
eficiencia de su departamento compras entre otros. El precio al
que ventas puede ofrecer los bienes o servicios depende, siempre
en parte, de los precios pagados por compras por los materiales
componentes y, en muchos negocios, esto puede ser un factor
determinante al cotizar los precios de venta. Una fecha de
entrega prometida por ventas, en muchos casos, depende de los
programas de entrega negociados por compras para los componentes
o para las materias primas. Programación y
planeación

Aunque muchas veces no están
identificadas en forma separada como una entidad en la
organización, sin embargo se programan y planean las
actividades y los objetivos a largo plazo. Dondequiera que esas
funciones se efectúen, las relaciones básicas de
compras son las siguientes:

A. Cumplir con los programas de
abastecimiento o dando razones para solicitar cambios. B. Estar
alerta a los desarrollos del mercado y rendir un aviso oportuno
de los cambios que puedan influir en los programas y planes. C.
Desarrollar información presupuestada de los
abastecimientos de materiales y de los mercados, y programar las
entregas.

Almacenes Es responsabilidad de la
función de almacenamiento con ayuda de un buen efectivo
sistema de procesamiento de datos para un control de inventarios,
solicitar los materiales especificando cantidad necesaria y los
requisitos y programas de entrega. Esta responsabilidad debe ser
cumplida, sin embargo, la relación se complica porque la
necesidad de una eficiente operación de almacenes, de
mecanizar el manejo y de sistematizar el control. Estos
métodos para aumentar la eficiencia interna en los
almacenes frecuentemente chocan contra la flexibilidad y
efectividad de las compras, en su persecución de un valor
superior en el medio externo.

Ingeniería La relación entre
compras e ingeniería, es de servicio mutuo. Compras sirve
a ingeniería procurando los abastecimientos y el equipo
solicitados bajo la autoridad de ingeniería, obteniendo
las cotizaciones y la asistencia técnica de los
proveedores y asistencia en la preparación y
evaluación de alternativas e investigación de
mercado y estudios para mejores y más nuevos materiales y
equipos. Ingeniería da una asistencia invaluable a compras
en la asesoría de sus especialistas expertos en cuestiones
de especificaciones óptimas de un artículo
determinado para su aplicación particular y
estandarizaciones deseables. Contabilidad La relación
ideal entre estos es aquella de socios iguales. Compras hace
gastos; contabilidad, de acuerdo con el comprobante correcto del
proveedor, hace los pagos. Compras requiere de un bolsillo muy
profundo para mantener los materiales y abastecimientos fluyendo
al negocio; contabilidad debe ver que existan fondos disponibles
en cantidad adecuada. Se dictan normas y políticas en
conjunto de:

• Los plazos de
crédito.

• Presupuestos y Pronósticos
Relaciones públicas La función de compras, por
razones del amplio e íntimo contacto con todos sus
círculos de proveedores, es de una influencia importante
en las relaciones públicas de la firma para bien o para
mal. Por lo tanto, sus relaciones con este departamento son de un
aliado valioso.

2. Control de calidad. Los tres principales
factores en la decisión de una compra son:

a. La calidad del producto;

b. El servicio que da el producto
y;

c. El precio que se paga por el
producto.

CALIDAD, PRECIO Y COSTO

La calidad no se mide por el precio, ha
sido comprobado tantas veces que el mayor precio por sí
mismo no denota mayor calidad en el producto que esto ya no sirve
de guía para un comprador. En la medida que un producto de
alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve
una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el
área de compras no puede basar solamente su
elección en el precio, más bien debe analizar
directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es
que en este mercado que esta volviéndose hacia la calidad
se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseño
para lograr la calidad que el cliente está solicitando.
Las áreas de compras tienen una importancia clave en
lograr comprar justo los materiales que alcancen y añadan
valor a los costos de producción para que se produzca la
calidad que el cliente requiere. En la medida que nosotros
buscamos mayor calidad, el costo de producción se
incrementa y de esta manera, el valor agregado al cliente
disminuye. Con la intención de no estar añadiendo
costo al producto las áreas de compras tienen una
responsabilidad clave en lograr que todos los componentes que
ellos compren sean justo lo que va a cubrir las necesidades del
producto y del cliente, quien es finalmente el que percibe la
calidad y el valor del producto. Tienen que comprarse las partes
y los materiales que tengan un efecto directo en la calidad del
producto y dos áreas son importantes para cuidar lo
anterior: a. la calidad de los materiales y de los componentes;
b. la calidad del cliente como un todo Lo que un líder de
compras necesita para asegurar la calidad es:

1. El área de compras necesita saber
justo lo que se requiere.

2. La orden de compra o contrato de compra
debe estar desarrollado con la descripción exacta de lo
que se necesita.

3. El proveedor debe de ser informado de
las necesidades del comprador.

4. Se deben aplicar medidas de
inspección y prueba a todos los materiales con el fin de
comprobar que cumple con todos los requerimientos. 5. Los bienes
que se entreguen deben estar exactamente en conformancia con las
definiciones de calidad o con los requisitos acordados, de otra
manera el comprador puede rechazarlos. 6. Las especificaciones
deben permitir al proveedor construir la calidad en el
producto.

LA CALIDAD DEBE DE SER DEFINIDA La calidad
tiene un significado especial en el vocabulario de las
áreas de compra, no puede ser nada más
caracterizada como alta o pobre. Es específicamente la
suma de una serie de componentes inherentes al material, estas
dimensiones fueron definidas por David Garvin como:

a. La ejecución del
producto,

b. Los rasgos,

c. La confiabilidad,

d. La conformancia,

e. Durabilidad,

f. Nivel de servicio que tiene el
producto,

g. La estética y la calidad que se
percibe.

Las áreas de compras están
principalmente preocupados o deben atender a los primeros seis
puntos. Estas seis propiedades pueden ser medidas y definidas
exactamente y son las que deben ser definidas por el comprador y
de esta manera el proveedor sabrá justo lo que tiene que
entregar. Esta definición de calidad en mayor o menor
detalle es la que se debe poner en la orden de descripción
de cada ítem que compre o en cada orden de
compra.

EL PAPEL DE LAS ESPECIFICACIONES

Como en todo proceso de compras el primer
paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o
materiales y determinar que función van a tener en el
producto final. Escribir sobre las especificaciones alrededor de
un diseño o describir solamente sus características
no es la aproximación adecuada. Lo importante es definir
para lograr este nivel de calidad deseado, qué
función van a tener dentro del producto, debe ser descrita
esta función para asegurar que el proveedor trate de
igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que va a tener esta
parte y que esta parte material tenga la flexibilidad de
aplicación necesaria. Evidentemente los gerentes de las
áreas de compras tienen una responsabilidad muy importante
en esta parte, de tratar de hacer las especificaciones no solo
una descripción de las características sino
describirlas en forma práctica, para qué van a
servir y utilizar esto como una herramienta para lograr el valor
que se espera del producto. Tipos de descripciones de
calidad

Para el propósito de las
áreas de compra la calidad puede ser definida en
diferentes maneras, apropiado a los grados de variación de
los diferentes tipos de órdenes de compra, puede ser
descrito por:

1. las características
químicas, físicas o dimensiones que pueden ser
medibles.

2. De acuerdo al grado que tiene en el
mercado.

3. De acuerdo a la marca.

4. De acuerdo a las especificaciones o
desempeño.

5. De acuerdo a un ejemplo.

6. De acuerdo a estándares
comerciales.

7. Y especificaciones formales como:
dibujos o lo que se llama especificaciones internas.

a. Especificaciones de acuerdo a
características químicas o físicas: Cada
dimensión de calidad está basado en un
estándar medible que tiene que ser el mismo para el
comprador y el proveedor. Un análisis químico puede
ser un análisis de medición, otro es el de pruebas
físicas que podamos medir el producto de acuerdo a
propiedades como ductilidad, elasticidad, resistencia,
abrasión, etc. También debe de estar incluido el
nivel de tolerancia a cada una de estas
características.

b. El grado del mercado. El grado del
mercado se aplica a los artículos de consumo que
están regulados por el gobierno o agencias privadas, por
ejemplo la madera de los árboles de maple que esta
graduada en diferentes categorías y ésta tiene
siempre que cumplir los estándares marcados por una
asociación americana llamada la National Hardwood Lumber
Association. Este tipo de regulaciones son controladas por
diferentes instituciones que sirven de inspectores para saber si
el producto cumple con las especificaciones y los
estándares que son permitidos.