Sistema de control interno: instrumento para la efectividad de las municipalidades (página 4)

ELEMENTOS

SI

NO

N/A

Planeamiento de la Administración de
Riesgos

1 Se ha desarrollado un Plan de actividades de
identificación, análisis o valoración,
manejo o respuesta y monitoreo y documentación de
los riesgos

2 La Dirección (Directorio, Gerencias y
Jefaturas) ha establecido y difundido lineamientos y
políticas para la administración de
riesgos

3 El planeamiento de la administración de
riesgos es especifico en algunas áreas, como en la
asignación de responsabilidades y monitoreo de los
mismos

4 La entidad cuenta y ha puesto en práctica
el Plan de Administración de Riesgos

Identificación de Riesgos

5 Están identificados los riesgos
significativos por cada objetivo

6 Se han identificado los eventos negativos
(riesgos) que pueden afectar el desarrollo de las
actividades

7 Se ha participado en la identificación de
los riesgos de las actividades de las diferentes unidades
orgánicas o procesos

8 En la identificación de riesgos se ha
tomado en consideración aspectos internos (de la
entidad) y externos (fuera de la entidad)

Valoración de riesgos

9 En el desarrollo de sus actividades se ha
determinado y cuantificado la posibilidad de que ocurran
los riesgos identificados (probabilidad

de ocurrencia)

10 En el desarrollo de sus actividades se ha
cuantificado el efecto que pueden ocasionar los riesgos
identificados (impacto)

11 Los riesgos, sus probabilidades de ocurrencia,
impacto y cuantificación han sido registrados por
escrito

Respuesta al riesgo

12 Se han establecido las acciones necesarias
(controles) para afrontar los riesgos evaluados

13 Se han definido lineamientos para efectuar
seguimiento periódico a los controles desarrollados
con respecto a los riesgos Contraloría General de la
República

ELEMENTOS

SI

NO

N/A

Procedimiento de
Autorización y Aprobación

1 Los procedimientos de autorización y
aprobación para los procesos, actividades y tareas
están claramente definidos en manuales o directivas
y son realizados para todos los procesos y
actividades

2 Los procedimientos de autorización y
aprobación para los procesos, actividades y tareas
han sido adecuadamente comunicados a los
responsables

Segregación de funciones

3 Las actividades expuestas a riesgos de error o
fraude han sido asignadas a diferentes personas o equipos
de trabajo

4 Se efectúa rotación
periódica del personal asignado en puestos
susceptibles a riesgos de fraude

Evaluación
Costo-Beneficio

5 El costo de los controles establecidos para sus
actividades está de acuerdo a los resultados
esperados (beneficios)

6 Se toma en cuenta que el costo de establecer un
control no supere el beneficio que se puede
obtener

Controles sobre el acceso a los recursos o
archivos*

7 Se han establecido políticas y
procedimientos documentados que se siguen para la
utilización y protección de los recursos o
archivos

8 El acceso a los recursos o archivos queda
evidenciado en documentos tales como recibos, actas entre
otros

9 Periódicamente se comparan los recursos
asignados con los registros de la entidad (por ejemplo
arqueos, inventarios u otros)

10 Se ha identificado los activos expuestos a
riesgos como robo o uso no autorizado, y se han establecido
medidas de seguridad para los mismos

11 Los documentos internos que genera y reciben
las unidades orgánicas están debidamente
numerados y protegidos

Verificaciones y conciliaciones

12 Las unidades orgánicas
periódicamente llevan a cabo verificaciones sobre la
ejecución de los procesos, actividades y
tareas

13 Periódicamente se comparan los
resultados con los registros de los procesos, actividades y
tareas utilizando para ello distintas fuentes

Evaluación de
desempeño

14 La municipalidad cuenta con indicadores de
desempeño para los procesos, actividades y
tareas

15 La evaluación de desempeño se
hace con base en los planes organizacionales, disposiciones
normativas vigentes

Rendición de cuentas

16 La municipalidad cuenta con procedimientos y
lineamientos internos que se siguen para la
rendición de cuentas

17 La administración municipal exige
periódicamente la presentación de
declaraciones juradas a su personal

18 Conoce sus responsabilidades con respecto de
las rendiciones de cuenta

Documentación de procesos, actividades y
tareas

19 El personal conoce qué procesos
involucran a su unidad orgánica y qué rol le
corresponde en los mismos

20 Los procesos , actividades y tareas de la
entidad se encuentran definidas, establecidas y
documentadas al igual que sus modificaciones

Revisión de procesos, actividades y
tareas

21 Se revisan periódicamente con el fin de
que se estén desarrollando de acuerdo a lo
establecido en la normativa vigente

22 Se implementan las mejoras propuestas y en caso
de detectarse deficiencias se efectúan las
correcciones necesarias

Controles para las tecnologías de
Información y comunicaciones

23 Se cuenta con políticas y procedimientos
escritos para la administración de los sistemas de
información

24 Es restringido el acceso a la sala de computo,
procesamiento de datos, a las redes instaladas, así
como al respaldo de la información
(backup)

25 Los sistemas de información cuentan con
controles y sistemas que evitan el acceso no autorizado a
la información

26 La entidad cuenta con un Plan Operativo
Informático

27 El Área de informática cuenta con
un Plan de Contingencias

28 Se han definido los controles de acceso general
(seguridad Física y Lógica de los equipos
centrales)

29 Se han creado perfiles de usuario de acuerdo
con las funciones de los empleados, creación de
usuarios con accesos propios(contraseñas) y
relación de cada usuario con el perfil
correspondiente

30 Los programas informáticos (software) de
la entidad cuentan con licencias y autorizaciones de
uso

31 La entidad cuenta con un adecuado servicio de
soporte técnico para las Tecnologías de la
Información y Comunicación (TIC)
Contraloría General de la
República

32 Se lleva el control de los nuevos productos
ingresados a desarrollo así como de las
modificaciones de los existentes en carpetas
documentadas.

33 La entidad ha definido políticas sobre
el cambio frecuente de contraseñas, sobre su uso y
cuando el personal se desvincule de las
funciones.

34 La entidad ha establecido controles para la
adquisición paquetes software

ELEMENTOS

SI

NO

N/A

Funciones y características de la
información

1 La información municipal es seleccionada,
analizada, evaluada y sintetizada para la toma de
decisiones

2 Se han definido niveles para el acceso del
personal al sistema de información

Información y
responsabilidad

3 Los titulares y funcionarios identifican las
necesidades de información de todos los procesos y
han implementado los controles necesarios en las
áreas respectivas

4 Se cuenta con políticas y procedimientos
que garantizan el adecuado suministro de información
para el cumplimiento de sus funciones y
responsabilidades

Calidad y suficiencia de la
información

5 La información interna y externa que
maneja la entidad es útil, oportuna y confiable en
el desarrollo de sus actividades

6 Se han diseñado, evaluado e implementado
mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la
información

Sistemas de información

7 La municipalidad está integrada a un solo
sistema de información y se ajusta a las necesidades
de sus actividades

8 Periódicamente se solicita a los usuarios
opinión sobre el sistema de información
registrándose los reclamos e inquietudes para
priorizar las mejoras

Flexibilidad al cambio

9 Se revisan periódicamente los sistemas de
información y de ser necesario se rediseñan
para asegurar su adecuado funcionamiento

Archivo institucional

10 La municipalidad cuenta con una unidad
orgánica que se encarga de administrar la
documentación e información generada por la
entidad

11 La administración de los documentos e
información se realiza de acuerdo con las
políticas y procedimientos establecidos para la
preservación y su conservación (archivos
electrónicos, magnéticos y
físicos)

12 Los ambientes utilizados por el archivo
institucional cuenta con una ubicación y
acondicionamiento apropiado

Comunicación interna

13 La municipalidad ha elaborado y difundido
documentos que orienten la comunicación
interna

14 La administración mantiene actualizado a
la Alcaldía respecto al desempeño,
desarrollo, riesgos, principales iniciativas y cualquier
otros eventos resultantes

15 La municipalidad cuenta con mecanismos y
procedimientos para la denuncia de actos indebidos por
parte del personal

Comunicación externa

16 La municipalidad cuenta con mecanismos y
procedimientos adecuados para informar hacia el exterior
sobre su gestión institucional

17 El portal de transparencia de la municipalidad
se encuentra adecuadamente actualizado

18 La municipalidad cuenta con mecanismos y
procedimientos para asegurar la adecuada atención de
los requerimientos externos de información (Ley de
Transparencia y Acceso a la Información
Pública)

Canales de comunicación

19 Se ha implementado alguna política que
estandarice una comunicación interna y externa,
considerándose diversos tipos de
comunicación: memorando, paneles informativos,
boletines, revistas

20 Estos canales de comunicación permiten
que la información fluya de manera clara, ordenada y
oportuna

ELEMENTOS

SI

NO

N/A

Actividades de prevención y
monitoreo

1 En el desarrollo de las labores municipales, se
realizan acciones de supervisión para conocer
oportunamente si éstas se efectúan de acuerdo
con lo establecido, quedando evidencia de ello

2 Las unidades orgánicas municipales
realizan acciones para conocer oportunamente si los
procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo
con los procedimientos establecidos (monitoreo)

Seguimiento de resultados

3 Las deficiencias y los problemas detectados en
el monitoreo se registran y comunican con prontitud a los
responsables con el fin de que tomen las acciones
necesarias para su corrección

4 Cuando se descubre oportunidades de mejora
continua institucional, se disponen medidas para
desarrollarlas

5 Se realiza el seguimiento a la
implementación de las mejoras propuestas a las
deficiencias detectadas por el Organo de Control
Institucional.

Compromiso de mejoramiento

6 La municipalidad efectúa
periódicamente autoevaluaciones que le permite
proponer planes de mejora continua que son ejecutados
posteriormente

7 Se implementan las recomendaciones producto de
las autoevaluaciones realizadas

8 Se implementan las recomendaciones que formulan
los Órganos de control, las mismas que constituyen
compromisos de mejoramiento continuo
institucional.