Apuntes sobre la administración del capital de trabajo

Introducción

La administración del capital de trabajo tiene
gran repercusión en el ámbito empresarial a nivel
mundial, toda vez que su adecuada utilización garantiza el
éxito a los empresarios, permitiéndole a la
gerencia adoptar decisiones previsoras para mejorar sus
índices financieros, logrando con ello cubrir sus deudas
del corto plazo sin la necesidad de que el negocio llegue a
declararse en quiebra.

Para los administradores financieros de las empresas, es
una tarea de primer orden la aplicación de técnicas
que les permitan trabajar con un adecuado nivel de capital de
trabajo, y les posibilite hacer frente a las deudas corrientes de
la entidad. Por tal motivo, deben mantener niveles de activos
circulantes por encima de los pasivos circulantes, tratando
siempre que las partidas dentro de los activos circulantes que
mayor representación tengan, sean el efectivo en caja y
banco.

El conocimiento sobre la administración del
capital de trabajo les permite a las empresas ser más
eficientes, competitivas y lograr un empleo racional de sus
reservas para su mejor funcionamiento. Es por esta razón
que el proceso de administración del capital de trabajo
debe ser continuamente objeto de análisis para conocer al
detalle los flujos de efectivos existentes y futuros.

El objetivo de este monográfico se centra en:
Exponer los principales elementos teóricos que sustentan
el proceso de administración del capital de trabajo. En
este sentido se aborda una serie de elementos que
permitirán su mejor compresión, como son: el
surgimiento, el concepto y la importancia; las diferentes
estructuras financieras que pueden adoptar las empresas
están en correspondencia con los objetivos y los recursos
de estas, y por último, se desagrega el capital de trabajo
por componentes.

Desarrollo

El papel de la
administración del capital de trabajo en las finanzas
empresariales: surgimiento, evolución e
importancia

En este epígrafe se ofrece una panorámica
del capital de trabajo, a través de un breve recuento de
su surgimiento, evolución y lugar que ocupa dentro de las
finanzas empresariales. En este sentido, se hace un
análisis de las distintas definiciones que han indicado un
conjunto de autores sobre el concepto capital de trabajo,
posibilitando que los autores de esta investigación
elaboren un concepto propio.

• Capital de Trabajo: surgimiento y
  concepto

El término capital de trabajo se originó
con el legendario pacotillero estadounidense, quien solía
cargar su carro con numerosos bienes y recorrer una ruta para
venderlos. Dicha mercancía recibía el nombre de
capital de trabajo porque era lo que realmente se vendía,
o lo que "rotaba por el camino", para producir sus utilidades,
pero el pacotillero solicitaba en préstamo los fondos
necesarios para comprar la mercancía. Estos
préstamos se conocían como prestamos de capital de
trabajo, y tenían que ser reembolsados después de
cada viaje para demostrar al banco que el crédito era
sólido y poder recibir otro (Weston y Brightman,
1994).

Como punto de partida para el estudio de la
administración del capital de trabajo, hay que tomar las
distintas definiciones que varios autores, considerados
especialistas de este tema, le atribuyen a esta
terminología, las cuales se presentan a
continuación:

• Capital de Trabajo: se calcula sustrayendo los
  pasivos circulantes de los activos circulantes (Gitman,
  1986).

• Capital de Trabajo: son los activos circulantes
  menos los pasivos circulantes (Weston y Brightman,
  1994).

• Capital de Trabajo o Fondo de Maniobra: representa
  los activos circulantes menos los pasivos circulantes (Weston
  y Brightman, 1994).

• Capital de Trabajo: representa un exceso entre los
  bienes y derechos que podrían estar disponibles en
  efectivo en el término de un año, menos los
  pasivos exigibles en el mismo período (Moreno y Rivas,
  1999).

Tomando en consideración estas definiciones, para
los autores en el transcurso de esta investigación, la
terminología Capital de Trabajo hará referencia a
la diferencia que exista entre activos y pasivos circulantes, la
que posibilitará hacer frente a desembolsos imprevistos de
efectivos en la empresa; por ende, se denominará
Administración del Capital de Trabajo a la forma en que se
manejen los elementos que integran el capital de
trabajo.

1.1.2 Políticas o enfoques en la
administración del capital de trabajo

Una adecuada administración de activos y pasivos
circulantes a las empresas les permitirá mantener un nivel
aceptable de financiamiento a corto plazo. Es por ello que en
este epígrafe se refleja la importancia de asumir
políticas de administración del capital de trabajo
adecuadas y se analiza cómo la estructura financiera de
una empresa depende, en cierta medida, del grado de
significación que ella misma le conceda y del uso de
dichas políticas.

Una vez fijado el concepto de capital de trabajo, se
puede entender mejor la importancia que se le confiere a nivel
mundial, pues en muchas empresas el flujo de operaciones depende
de conservar un equilibrio relativo entre los bienes y
obligaciones de rápida liquidación. Mientras se
sostenga este equilibrio las deudas serán enmendadas en el
tiempo previsto y los suministradores seguirán
reabasteciendo los inventarios, lo que permitirá cubrir la
demanda de los clientes, posibilitando que la empresa siga con el
curso normal de sus operaciones. Sin embargo, si la
situación financiera refleja que dicho equilibrio se ha
perdido, comenzarán a emerger un sinnúmero de
problemas y situaciones que perjudicarían la
posición de la empresa ante proveedores, acreedores y
clientes, repercutiendo de manera desfavorable en el crecimiento
de la misma.

En la mayoría de las empresas la situación
financiera transita por momentos de alzas y bajas, trayendo
consigo la necesidad de una correcta administración del
capital de trabajo. Estas fluctuaciones obligan a que las
entidades acumulen activos circulantes cuando su situación
es favorable, con el propósito de obtener efectivo
disponible en caso de que ocurra una baja y de esta forma no
tener que liquidar los inventarios o hacer reducciones de las
cuentas por cobrar. Una solución para este tipo de
problema es diseñar una estructura financiera del capital
de trabajo en la que se plantee en qué medida serán
empleados los pasivos circulantes para financiar los activos
circulantes. Un adecuado diseño de esta estructura
requiere del empleo de políticas, las que cambiarán
en dependencia de la posición que asuma la empresa, frente
al posible riesgo de insolvencia.

El uso de políticas en el capital de trabajo
establecen las guías que regulan la administración
de los conceptos que lo integran, ya sea de forma directa o
indirecta, con el objetivo de mantener la liquidez y mejorar la
rentabilidad de la empresa (Moreno y Rivas, 1999). Las
políticas o enfoques que se toman como referencia son los
planteados por Gitman (1986), las cuales se exponen a
continuación y que en opinión de los autores son
las más explícitas.

El enfoque compensatorio es una política que
exige que las empresas financien sus necesidades a corto plazo
con fondos a corto plazo y las necesidades a largo plazo con
fondos a largo plazo. Las variaciones estacionales en los
requerimientos de los fondos de la empresa se cubren empleando
fuentes de fondos a corto plazo, mientras que las necesidades
financieras permanentes lo hacen utilizando fuentes de fondos a
largo plazo. En este método no se tiene capital de
trabajo, ya que sus activos circulantes (requerimientos de
financiamiento a corto plazo) serían exactamente iguales a
sus pasivos circulantes (financiamiento disponible a corto
plazo). La empresa que lo emplee estará aumentando el
riesgo de insolvencia (Gitman, 1986).

A diferencia del anterior, el enfoque conservador se
basa en financiar los requerimientos proyectados de fondos con
fondos a largo plazo y utilizar fondos a corto plazo en caso de
una emergencia o un desembolso inesperado de fondos, es decir, se
usa capital permanente para financiar todos los requerimientos de
activos permanentes y satisfacer algunas o todas las demandas
estacionales. Sin embargo, es un sistema que no se ajusta a la
realidad del proceso de negociación al exigir que las
empresas tengan que mantener bajos niveles de deudas (Gitman,
1986).

Sin embargo, gran parte de las empresas utilizan un plan
financiero que se encuentra en un punto indeterminado entre el
enfoque compensatorio de altas utilidades-alto riesgo, y el
enfoque conservador de bajas utilidades-bajo riesgo, el cual es
denominado como la alternativa entre los dos sistemas. La
alternativa exacta que se elija entre rentabilidad y riesgo
depende, en gran parte, de la actitud ante el riesgo que asuma
quien tome las decisiones. En este sentido se considera una
política moderada.

Un análisis de estas políticas o enfoques,
permite plantear que el enfoque conservador, en contraste con el
compensatorio, hace necesario que la empresa pague intereses
sobre los fondos ociosos. En consecuencia, el costo menor del
enfoque compensatorio lo hace más rentable que el
conservador, pero es mucho más peligroso. La discrepancia
entre estos dos enfoques, indica claramente la alternativa que
existe entre la rentabilidad y el riesgo, ya que el enfoque
compensatorio produce utilidades altas, pero también
genera un riesgo elevado, en tanto que el enfoque conservador
produce utilidades bajas y un menor riesgo. Una selección
entre estos dos extremos debe dar por resultado una estrategia
financiera aceptable para la mayoría de las
empresas.

Una vez que se ha elegido cuál es el enfoque que
está acorde con los objetivos y recursos de la empresa, es
preciso conocer cada uno de los componentes que integran el
capital de trabajo y cómo administrarlos de la forma
más eficiente.

Componentes del
Capital de Trabajo

El Capital de Trabajo está compuesto por activos
y pasivos circulantes, los cuales representan, en el corto plazo,
las fuentes de inversión y de financiamiento de las
empresas. El análisis que se haga de cada uno de los
elementos que integran estos componentes, proporcionará
una medida más clara para determinar el nivel que se desea
alcanzar y mantener, así como el grado de eficiencia con
que es administrado dicho capital.

Los activos circulantes representan los bienes o
las inversiones que tiene una entidad y está integrado por
tres elementos principales. El más importante es el
efectivo, que representa los medios monetarios o en cuentas
corrientes o de ahorro de la empresa, en conjunto con las
inversiones temporales, que constituyen los documentos y efectos
por cobrar a corto plazo. Otro elemento son las cuentas por
cobrar, las que están conformadas por las ventas de bienes
y servicios a créditos y el otorgamiento de
préstamos a otras entidades, que la empresa ha realizado
en el corto plazo. El resto de los principales activos
circulantes son los inventarios, ya sean de materias primas, de
producción en proceso o de productos que esperan su venta,
en los cuales invierten mucho las entidades para poder atender
los pedidos de los clientes sin interrumpir el ciclo de
operación.

Los pasivos circulantes están integrados
por las deudas u obligaciones que contrae la entidad y que surgen
de su actividad operativa. Este componente está integrado
por tres elementos básicos, los más exigibles son
los efectos y cuentas por pagar, que se originan a partir de las
compras a crédito. Después vienen los pasivos
acumulados, que se refieren a aquellos servicios que se le
están haciendo a la empresa, cuyo pago se van acumulando
hasta que llegue la fecha prevista. Por último,
están los préstamos a corto plazo, que les permite
a las empresas cubrirse frente a aumentos temporales de las
cuentas por cobrar o de los niveles de inventarios.

De forma general, se puede plantear que los pasivos
circulantes surgen como contrapartida de las inversiones que
ocurren en una entidad. Una adecuada administración de los
elementos que conforman los activos circulantes, hace posible que
el ciclo financiero a corto plazo no se pare. Este ciclo
financiero se inicia con aportaciones de efectivo. Una vez
conseguido esos recursos monetarios, se compran las materias
primas para la producción, se paga la mano de obra y se
cubren otros gastos inherentes a estos procesos.

Con el cumplimiento de la producción se obtienen
productos terminados a los que se le agrega la correspondiente
utilidad, quedando listos para ser vendidos y de no ser cobrados
en el momento, se transforman en cuentas o efectos por cobrar,
convirtiéndose en efectivo en un período menor o
igual a un año.

2.1 Administración del Efectivo e Inversiones
Temporales

La administración de efectivo y valores
negociables es una de las áreas más importantes de
la administración del Capital de Trabajo, ya que estos
conforman los activos más líquidos de la empresa,
dando a la entidad la liquidez necesaria para satisfacer sus
obligaciones financieras a medida que estas vencen.
Colateralmente, estos activos líquidos pueden funcionar
también como una reserva de fondos para cubrir los
desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgo de una
"crisis de solvencia".

El efectivo se define a menudo como "un activo
que no genera utilidades" (Weston y Brightman, 1994: p. 485). Sin
embargo, este es de gran necesidad para la entidad a la hora de
realizar diversos pagos. El efectivo en sí mismo no gana
ningún interés, por lo tanto, la meta del
administrador financiero consiste en minimizar la cantidad de
efectivo que la empresa debe mantener para permitir la
realización de sus actividades cotidianas y al mismo
tiempo, tener suficiente efectivo para aprovechar descuentos
comerciales, ya que el costo de no tomar tales descuentos es muy
alto, para ayudar a la empresa a conservar su reputación
de crédito, manteniendo su razón circulante y de
prueba ácida en línea con las otras empresas dentro
de su misma industria; para aprovechar las oportunidades
favorables de negocio y para satisfacer las necesidades
inesperadas de efectivo.

Según Gitman (1986: p. 205), las estrategias
básicas que deben utilizar las empresas en el manejo del
efectivo, son las siguientes:

• 1. Cancelar las cuentas por pagar tan tarde
  como sea posible sin deteriorar su reputación
  crediticia, pero aprovechando cualquier descuento favorable
  por pronto pago.

• 2. Rotar el inventario tan rápidamente
  como sea posible, evitando así el agotamiento de
  existencias que puedan ocasionar el cierre de la línea
  de producción o una pérdida de
  ventas.

• 3. Cobrar las cuentas por cobrar tan
  rápidamente como sea posible sin perder ventas futuras
  por el hecho de emplear técnicas de cobranza de alta
  presión. Los descuentos por pago al contado, si son
  justificables económicamente, pueden utilizarse para
  alcanzar este objetivo.

•  Cada una de estas estrategias tiene ciertas
  restricciones, sin embargo, la maximización de la
  rotación del efectivo de la empresa dentro de estas
  restricciones disminuye al mínimo el nivel necesario
  de efectivo para operaciones y aumenta las utilidades de la
  empresa.

•  En ocasiones las empresas mantienen un
  determinado nivel de efectivo inmovilizado en su caja o
  banco, motivado por las siguientes razones:

• Para poder cumplir con todas las transacciones. Al
  no haber un equilibrio perfecto entre los desembolsos y las
  cobranzas, es necesario un stock de caja que permita cumplir
  oportunamente con los compromisos
  contraídos.

• Como precaución, para contar con recursos
  disponibles que permitan hacer frente a contingencias
  inesperadas.

• El factor especulativo está relacionado con
  mantener el efectivo que permita obtener ventajas en la
  variación de precios.

• En caso que tengamos una cuenta corriente, el banco
  exigirá determinado saldo que le permitirá
  compensar los servicios que presta.

Los administradores financieros deben velar por mantener
niveles adecuados de efectivo que les admita satisfacer las
necesidades y a su vez debe buscar la manera de no tener efectivo
ocioso. Es por eso que una buena administración del
efectivo requiere del uso de técnicas que permitan cumplir
este objetivo.

Los saldos de efectivo y las reservas de efectivo
dependen de la producción, de las técnicas de venta
de la empresa y de los procedimientos que la misma efectúa
para los cobros de ingresos por ventas y pagos de las compras.
Estas influencias se comprenden mejor por medio del
análisis del ciclo operativo y del ciclo de
conversión del efectivo de la empresa. Por medio de la
administración eficiente de estos ciclos, el gerente de
finanzas mantiene un nivel bajo de inversión en efectivo y
así ayuda a maximizar el valor de las acciones.

Ciclo operativo (CO): "El ciclo operativo de una
empresa se define como el tiempo que transcurre desde el momento
en que la empresa eroga el efectivo para la compra de materias
primas hasta el momento en que se cobra por concepto de la venta
del producto terminado después de haber transformado esas
materias primas" (Gitman, 1986: p. 189).

Está integrado por dos componentes:

• 1. La edad promedio del inventario.

• 2. Período promedio de las
  ventas.

El ciclo operativo de la empresa es simplemente la suma
del período promedio del inventario (PPI) y el
período promedio de cobro (PPC).

CO = PPI + PPC (1)

Ciclo de conversión del efectivo (CCE):
Por lo general una empresa tiene la posibilidad de comprar muchos
de sus insumos de producción (materias primas y mano de
obra) a crédito. El tiempo que requiere la empresa para
pagar estos insumos se denomina período promedio de pago
(PPP); por tanto, estos insumos de producción
generan fuentes de financiamiento espontánea a corto
plazo. La capacidad de las empresas de adquirir insumos al
crédito compensa, en parte o totalmente, el tiempo que los
recursos permanecen inmovilizados en el ciclo
operativo.

CCE = CO – PPP (2)

Sustituyendo 1 en 2 se tiene que:

La meta de toda empresa es acortar su ciclo de
conversión de efectivo tanto como sea posible sin afectar
las operaciones, ya que esto mejoraría las utilidades
debido a que mientras más prolongado sea este ciclo, mayor
será la necesidad de obtener financiamiento externo, y
dicho financiamiento tiene un costo. Este objetivo se
podría lograr a través de la aplicación las
estrategias básicas de administración de efectivo
mencionadas anteriormente.

Presupuesto de Efectivo: es un informe de las
entradas y salidas de efectivo planeadas por la empresa que se
utiliza para calcular sus requerimientos de efectivo a corto
plazo, con particular atención a la planeación en
vista a excedentes o faltantes de efectivo. Una empresa que
espera un excedente de efectivo puede planear inversiones a corto
plazo, en tanto que una empresa que espera faltantes de efectivo
debe disponer del financiamiento a corto plazo. La
información necesaria para el proceso de planeación
financiera a corto plazo es el pronóstico de ventas, que
no es más que la predicción de las ventas de la
empresa correspondiente a un período específico,
que proporciona el departamento de mercadotecnia al gerente
financiero. Con base en este pronóstico, el gerente
financiero calcula los flujos de efectivo mensuales que resultan
de las ventas proyectadas y de la disposición de fondos
relacionada con la producción, el inventario y las ventas.
La confección del Presupuesto de Efectivo permite
controlar las desviaciones del plan, conocer si los medios
financieros han sido empleados con eficiencia y el comportamiento
del efectivo en el presente y futuro.

A continuación se exponen los principales
conceptos asociados con la confección del
presupuesto:

• Entradas de efectivo: Constituyen la
  totalidad de los renglones de los cuales resultan entradas de
  efectivo en un período cualquiera. Por ejemplo: ventas
  al contado, cobros de deudas, cobros anticipados,
  depósitos de clientes y otras entradas de
  efectivo.

• Desembolsos de efectivo: Comprende todas las
  erogaciones de efectivo en los períodos que se
  abarcan. Por ejemplo: compras en efectivo, pago a
  proveedores, impuestos, sueldos y salarios, amortizaciones de
  deudas, pagos de intereses y comisiones bancarias,
  etc.

• Flujo neto de efectivo: El flujo neto de
  efectivo de una empresa se halla deduciendo los desembolsos
  de las entradas durante el mes. Agregando el saldo inicial en
  caja al flujo neto de efectivo de la empresa, puede
  encontrarse el saldo final en caja de cada mes.

• Efectivo Mínimo Requerido: Es el saldo
  que la entidad debe tener disponible, para asegurar o
  garantizar el cumplimiento de sus obligaciones en el corto
  plazo. Este saldo es un concepto importante dentro del
  Presupuesto de Efectivo. Se calcula con el objetivo de
  minimizar el costo de oportunidad asociado al mantenimiento
  del dinero en banco, así como el costo de oportunidad
  de no disponer del efectivo necesario en una operación
  concreta.

• Financiamiento Requerido: Cuando la empresa
  presente déficit de efectivo necesita financiamiento
  para continuar operando, el cual puede provenir del exterior
  o del interior de la entidad. Llamamos financiamiento externo
  a los préstamos que se puedan solicitar a
  instituciones bancarias con sus respectivos intereses.
  Financiamientos internos son los que cubre directamente la
  entidad.

Existen diferentes modelos de administración de
efectivo, los cuales permiten determinar saldos óptimos de
efectivo, con el fin de que las empresas puedan sostener el
desarrollo de sus operaciones normales y hacerle frente a sus
obligaciones con terceros, entre estos se encuentran:

Modelo del Efectivo Mínimo en Operaciones
(EMO): Este se basa en el cálculo del nivel
mínimo de efectivo para las operaciones que necesita la
empresa. Para esto se debe conocer primeramente:

La Rotación del efectivo: Se refiere al
número de veces por año en que el efectivo de la
empresa rota realmente. Se calcula como:

Valores Negociables: Se definen como instrumentos
del mercado monetario a corto plazo que pueden convertirse
fácilmente en efectivo. A menudo se mencionan como parte
de los activos líquidos de la empresa, que también
incluyen caja. Estos representan inversiones a corto plazo que se
realizan con el objetivo de obtener un rendimiento sobre los
fondos temporalmente inactivos.

Los valores negociables proporcionan generalmente
rendimientos mucho más bajos que los activos de tipo
operativo, sin embargo, existen dos razones básicas para
el mantenimiento de dichos saldos, las cuales son:

• 1. Sirven como sustituto para los saldos de
  efectivo. Algunas empresas mantienen carteras de valores
  negociables en lugar de mantener fuertes saldos de efectivo,
  y liquidan una parte de la cartera para incrementar la cuenta
  de efectivo cuando las salidas de fondos exceden las
  entradas. En tales situaciones los valores negociables
  podrían usarse como un sustituto de los saldos para
  transacciones, de los saldos preventivos, de los saldos
  especulativos o de los tres. En la mayoría de los
  casos, los valores negociables se mantienen con
  propósitos de naturaleza preventiva, o sea, por
  motivos de seguridad.

• 2. Se utilizan como una inversión
  temporal, las que generalmente ocurren para financiar
  operaciones cíclicas y para satisfacer los
  requerimientos financieros conocidos.

2.2 Administración de las Cuentas y Documentos
por Cobrar

Las cuentas por cobrar figuran como el segundo activo
más líquido de una entidad, por requerir solamente
de un período de tiempo para convertirse en efectivo.
Constituyen los derechos exigibles de una empresa, los que ofrece
en posición de vendedora, permitiéndole conservar y
atraer a nuevos y potenciales clientes.

La administración de las cuentas por cobrar se
inicia con la decisión de si se debe o no conceder
crédito. Una buena o mala administración afecta
directamente la liquidez de la empresa, ya que un cobro es el
final del ciclo comercial, donde se recibe el ingreso de una
venta realizada y representa el flujo de efectivo generado por
esta operación, además de que su garantía
permite establecer compromisos futuros.

El otorgamiento de crédito a los clientes pudiera
conllevar a pérdidas por incobrabilidad de algunas de las
cuentas pendientes, los costos de investigación en el
proceso de análisis de los clientes, los gastos de
cobranza y la financiación de las cuentas por cobrar, de
modo que antes de otorgar créditos comerciales a los
clientes, primeramente hay que conocerlos a profundidad, y una de
las vías para ello es mediante la información
proveniente de los estados financieros del cliente, su historial
de pago con otras empresas, con los bancos y con la propia
empresa.

Para Weston y Brightman (1994), este análisis se
puede hacer mediante los requisitos conocidos como las cinco "C"
del crédito:

Carácter: Se refiere, principalmente, a la
integridad moral del cliente.

Capacidad: Se relaciona con el potencial del
cliente para cumplir con sus obligaciones.

Capital: Indica el grado de autonomía del
cliente, o sea, hasta qué punto está comprometido
con sus acreedores.

Colateral: Este punto refleja el nivel de bienes,
dígase activos, que la empresa puede ofrecer como
garantía.

Condiciones: Aquí se señalan los
resultados que la empresa espera obtener, ya sea por los flujos
de efectivo futuros en relación a contratos acordados o
cualquier otro elemento que indique la situación venidera
de la entidad.

Según Weston y Brightman (1994), la forma en que
las empresas administran el cobro de sus cuentas, es a
través del cumplimiento de tres aspectos esenciales: las
políticas de crédito, las condiciones de
crédito y las políticas de cobro.

Las políticas de crédito tienen como
objetivo elevar al máximo el rendimiento sobre la
inversión y se determinan a través de cuatro
variables:

• 1. Período de Crédito, el
  cual constituye el período que se le concede a los
  compradores para que liquiden la obligación
  contraída.

• 2. Normas de Crédito, en ellas se
  especifica cuál es la capacidad financiera
  mínima para el otorgamiento y el monto de
  crédito que le corresponde por tipo de
  cliente.

• 3. Política de Cobranza de la
  empresa, que se corresponde con la rigidez o la
  elasticidad en el seguimiento de las cuentas de pago
  lento.

• 4. Descuentos concedidos por Pronto
  Pago, que incluye el período de descuento y el
  monto de este.

Las condiciones de crédito especifican los
términos de pago que se estipulan para todos los clientes.
En este sentido, se acuerda cuál será el
período del crédito, es decir, el tiempo que tiene
a favor el cliente para efectuar el pago de la deuda y
cuál sería el período de descuento por
pronto pago, si paga antes de un período de tiempo
establecido. Este último aspecto es una facilidad que se
brinda con la intención de que se le pague a la empresa lo
más pronto posible a cambio de un descuento, y la
cuantía del descuento constituye un porcentaje de la deuda
que se paga de menos. El objetivo que se persigue es el de
ofrecerle a los clientes condiciones favorables que hagan posible
la rápida conversión de las cuentas por cobrar en
efectivo.

Los procedimientos que lleva a cabo una empresa para
cobrar sus cuentas se denominan políticas de cobro. Uno de
los más comunes es la emisión de carta, a
través de la cual, se le recuerda al cliente la fecha de
vencimiento del crédito concedido. En caso de que la carta
sea inútil, un próximo paso sería las
llamadas telefónicas. También, las visitas
personales suelen ser un procedimiento muy efectivo para realizar
el cobro. Como último procedimiento, debido que las
acciones anteriores no han logrado que el cliente pague, se debe
recurrir a una agencia de cobro, para realizar dicha
administración mediante un proceso legal.

Una correcta administración de la política
de crédito, evita que el proceso de cobranza sea costoso,
pues este aspecto trata, en esencia, de que la empresa cobre la
mayor cantidad de sus cuentas, sobre todo aquellas que encierran
un gran valor, con el propósito de evitar futuros
problemas de liquidez.

• Administración del
  Inventario

Al aplicar aquellas políticas y condiciones que
propicien una rápida conversión de las cuentas por
cobrar en efectivo, con el menor costo posible, es necesario
conocer el tercer elemento más importante del activo
circulante: el inventario. Este elemento es básico,
fundamentalmente en aquellas empresas que se dedican a la
producción o comercialización de productos, porque
si no hay inventario no hay ventas, y si no hay ventas no hay
utilidad, lo que la llevaría tarde o temprano a su
extinción, surgiendo las siguientes interrogantes:
¿Cómo lograr una eficiente administración
del inventario? ¿Cómo hallar la cantidad adecuada
de inventario?

El inventario de una empresa está constituido por
bienes, que pueden ser destinados a la venta o a la
producción para su posterior venta, entre ellos
están: las materias primas, la producción en
proceso, los artículos terminados y otros materiales que
se utilicen en el empaque, envase de mercancías o las
refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal
de operaciones, etc. Sin embargo, la administración del
inventario tiene como finalidad determinar la cantidad necesaria
en inventario, el período entre una orden y otra, la
cantidad a solicitar, qué artículos del inventario
merecen especial atención y cuáles deben protegerse
contra los cambios en los costos. Una administración
eficiente requiere una profunda planeación para mantener
un nivel de inventario acorde a las necesidades de la
empresa.

Las políticas para la administración del
inventario están dirigidas principalmente a la
fijación de parámetros para el control de la
inversión, mediante el establecimiento de niveles
máximos de inventarios que produzcan tasas de
rotación aceptables y constantes, entre las que se pueden
citar (Moreno y Rivas, 1999):

• 1. Reducir al máximo la inversión
  de inventario en cuanto a días de inversión,
  sin afectar la demanda del mercado (ventas) y al proceso
  productivo.

• 2. Obtener el máximo financiamiento (sin
  costos) a través de los productores.

• 3. Fijar el nivel aceptable de surtido de
  productos en los pedidos de los clientes.

• 4. Mantener las existencias de los inventarios
  de mayor significación mediante una
  administración especializada.

• 5. Vigilar la exposición de los
  inventarios ante la inflación y la devaluación
  de la moneda.

En las empresas, el manejo de los inventarios trae
aparejado la erogación continua de determinados gastos, de
ellos los principales son los costos de mantenimiento que incluye
el costo de almacenamiento, de capital, de depreciación,
de seguro y el de deterioro del producto, así como los
costos de ordenar que están asociados a los costos de
colocar y recibir una orden.

La administración y optimización de los
inventarios en una entidad pueden determinarse en correspondencia
con algunos de los modelos, enunciados por Gitman (1986), los que
se exponen a continuación.

Modelo Cantidad Económica del Pedido
(CEP): consiste en hallar cuál es la cantidad
óptima de un artículo del inventario que minimiza
los costos totales asociados a dicho artículo. Los
supuestos bajo los cuales funciona este modelo son:

• Se conoce cuál es la necesidad anual de un
  artículo.

• La frecuencia de su utilización no
  varía.

• Los pedidos se reciben en el momento en que se
  agotan.

Para calcular tanto la cantidad óptima como el
costo se parte de las ecuaciones que se muestran
seguidamente:

CEO = 2(R) (S) CT = S * (R / Q) + C *
(Q / 2) C

Donde:

R: cantidad de unidades requeridas por
período

S: costo del pedido

C: costos de mantenimiento de inventario por
unidad

Q: cantidad de pedido

Modelo ABC: este es un modelo de control de
inventario cuyo objetivo es estructurar el mismo en tres grupos,
acorde con el nivel de significación en términos de
costo y de volumen.

El control de los artículos "A" del inventario
debe ser intensivo por la considerable inversión que se
necesita, por lo que las técnicas más sofisticadas
de control de inventario deben aplicarse a estos
artículos. Los inventarios del grupo "B" pueden ser
controlados utilizando técnicas menos sofisticadas,
pudiendo ser revisados con menor frecuencia que el grupo "A",
mientras que los artículos del grupo "C" pueden recibir un
mínimo de atención, probablemente se pidan grandes
cantidades para conseguirlos a precios más
bajos.

Modelo Punto de Reorden: nivel de inventario al
cual se debe solicitar la nueva orden, a fin de tener en cuenta
que en realidad el inventario no llega en el preciso momento en
que se solicita, siendo necesario establecer un punto de
renovación. Este punto se halla multiplicando el plazo de
tiempo para la recepción por su utilización diaria,
esta fórmula se basa en la suposición de un
inventario fijo entre la colocación y la recepción
del pedido y la utilización fija diaria.

• Administración de Cuentas por
  Pagar

En la administración del capital de trabajo
resulta necesario conocer las características de los
pasivos circulantes, los cuales proceden generalmente de las
operaciones de la empresa a corto plazo, tales como compra de
mercancías, prestamos para cubrirse a corto plazo, y
gastos e impuestos acumulados por pagar.

En este sentido, la administración de las Cuentas
por Pagar incluye:

• Documentos por pagar a bancos o a
  proveedores.

• Cuentas por pagar a proveedores.

• Anticipos a clientes.

• Pasivos acumulados.

Documentos por pagar: Constituyen obligaciones
formales respaldadas por documentos de crédito con
carácter legal, emitidos por los compradores. Comprenden,
entre otros, las letras de cambio y los pagarés recibidos
y aceptados de suministradores. Se acreditan por los documentos
aceptados y se debitan por los pagos de los documentos
señalados.

Cuentas por pagar: Representan los importes
pendientes de pago a proveedores por operaciones corrientes.
Independientemente que su pago se efectúe previa o
posteriormente a la recepción o aceptación de las
mercancías, materiales, servicios recibidos, etc., estos
se deben analizar por proveedores y por cada documento recibido o
elaborado y pagado. Se acreditan por las obligaciones
contraídas al efectuar las compras de productos o la
recepción de los servicios y se debitan por el importe de
los pagos efectuados.

Anticipos a clientes: Estas cuentas se utilizan
para registrar el efectivo recibido de clientes sin que haya
mediado la contraprestación del servicio o la entrega del
producto o de la mercancía.

Pasivos acumulados: Son los sueldos,
gratificaciones, comisiones, regalías, intereses,
participación de utilidades a los empleados, rentas,
servicios profesionales, primas de seguro, impuestos,
etc.

Razones
Financieras vinculadas al Capital de Trabajo

Los Estados Financieros proporcionan información
que debe ser analizada e interpretada con el fin de conocer mejor
la empresa y poder manejarla más
eficientemente.

Los directivos deben tener en cuenta siempre estos
enigmas: ¿Administro bien mi empresa? ¿Cómo
se compara mi empresa con otras en cuanto a su rendimiento y
crecimiento?

Estas preguntas pueden ser contestadas si se aplica el
análisis de las razones financieras, ya que estas
comprenden el estudio y las relaciones de las causas y efectos
entre los elementos que conforman la estructura financiera de la
empresa. El análisis de estas constituye una herramienta
muy importante que sirve a los directivos como base para la toma
de decisiones y para auxiliarlos en muchas de las que toman de
forma intuitiva por carecer de esta información. El
objetivo del método de análisis de las razones
financieras es simplificar y reducir los datos que se examinan en
términos más comprensibles para estar en
posibilidad de interpretarlos y hacerlos más
significativos.

Las razones financieras solo pueden indicar
posibilidades y sugerir situaciones fuertes o débiles de
las actividades financieras, las mismas deben ser comparadas con
las de años anteriores de la empresa o con el promedio de
las otras empresas de la misma rama.

Las razones financieras pueden catalogarse en cuatro
grupos de acuerdo a sus características: razones de
liquidez, razones de actividad, razones de endeudamiento y
razones de rentabilidad. Las características y bases de
cálculo de cada una de ellas se exponen a
continuación.

3.1 Razones de Liquidez

Las razones de liquidez permiten conocer la capacidad
que tiene la empresa de cubrir sus obligaciones a corto plazo. Es
la destreza o capacidad de convertir algunos activos y pasivos
circulantes en efectivo.

• Capital de Trabajo Neto: Aunque
  conceptualmente ya ha sido abordado, y que
  matemáticamente no constituye en sí una
  razón, es siempre una medida importante de la liquidez
  de una empresa en valores absolutos.

• Razón Circulante o Liquidez General:
  Es una de las razones más utilizadas. Este
  índice se refiere a la capacidad que tiene la empresa
  para cumplir con sus obligaciones a corto plazo. Generalmente
  según algunos autores, se considera aceptable un
  índice de liquidez mayor que uno, aunque la
  determinación del valor aceptable dependerá del
  sector en que opera la empresa. Se determina como:

• Prueba ácida: Esta ratio mide la
  capacidad que tiene la empresa de enfrentar las obligaciones
  más exigibles, es decir las deudas a corto plazo
  mediante activos circulantes sin incluir los inventarios por
  ser estos de los activos circulantes los menos
  líquidos. Se calcula como:

• Razón de Tesorería o liquidez
  disponible: Este ratio no es más que la
  relación entre el Activo Circulante Disponible
  (efectivo en caja y banco) y el Pasivo Circulante, por lo que
  da la medida de cuánto dinero real dispone la empresa
  para cubrir un peso de su deuda a corto plazo.

• Razón de Solvencia: Expresa la
  capacidad que tiene una empresa de hacer frente al total de
  sus deudas -incluyendo las del largo plazo- con los recursos
  de que dispone. Se calcula como la relación que existe
  entre el total de los activos reales (activos circulantes y
  fijos) y las deudas totales, lo cual es una garantía
  frente a terceros.

3.2 Razones de Actividad

Las razones de actividad son las encargadas de medir la
efectividad con que la empresa administra sus activos.
También expresan la habilidad de la entidad para
transformar en efectivos sus activos circulantes.