1 MEJORA PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACIÓN DE MEJORAS La
mejora de la calidad requiere seguir un procedimiento
sistemático y ordenado: 1.- Definición del
proyecto: Selección del problema, definiendo claramente
por qué se seleccionó, para reconocer su
importancia. Demuestre que el problema es mucho más
importante que otros en base en el análisis de los costos
de calidad Exprese en términos concretos el costo de
calidad que genera esa área de oportunidad, así
como el beneficio potencial, que esta representa. Establezca el
“tema” para el proyecto y el objetivo de mejora o
establezca “sub-temas” si es necesario.
2 2. Organización del proyecto: Clarifique el rol del
equipo de dirección (Junta de Gerencia). Nomine el equipo
de mejoramiento (Coordinador y miembros) o a la persona (si es
una sola persona, ésta puede utilizar a un staff) quien se
encargará oficialmente del proyecto. Presente un
presupuesto estimado para la mejora. Elabore el programa para la
mejora: Establezca el plazo para encontrar la solución del
problema. Si la necesidad es bien entendida el plazo para la
solución será fácil de establecer. Programe
las actividades a realizar para la mejora, no importa qué
tan grande sea el beneficio potencial de la mejora, un problema
con un programa no muy claro o mal definido será un
problema de baja prioridad.
3 3. Comprensión de la situación actual del
problema Definición de las características del
problema: Investigue el problema desde diferentes puntos de vista
para poder comprender mejor sus características.
-Investigue el problema en función de tiempo, lugar, tipo
y sus síntomas, para descubrir la variación en sus
resultados, por ejemplo: Tiempo: ¿Varían los
defectos por día o turno? Lugar: ¿Aparecen en la
parte superior del producto? Donde se genera la falla. Tipo:
¿Son diferentes a los de los otros productos?
Síntomas: ¿Se presentan en forma circular,
etc.?
4 B) Desglose y clarifique el problema en sub-problemas.
“Las pistas” para resolver el problema están
en el problema mismo. 4. Análisis del problema:
Identificación y selección de las causas más
probables. (elabore diagrama causa-efecto) Confirmación
con base estadística de las causas principales. (Confirmar
causas más probables) -En este paso es para pasar de los
efectos o síntomas del problema a sus causas.
5 5. Acción correctiva: Determinación de la
acción correctiva: Elabore el plan de contramedidas para
eliminar las causas principales. Deben distinguir las acciones
que eliminen el síntoma (remedio inmediato) y las que
eliminen las causas (prevención de la recurrencia) Es
necesario asegurarse de que las acciones correctivas no produzcan
otros problemas (efectos colaterales), si es así
establezca acciones para estos efectos. Establezca diferentes
acciones correctivas como alternativas de solución y
evalúelas entre sí. B) Implantación de las
acciones correctivas: dé las alternativas evaluadas
anteriormente, seleccione la mejor que incluya las acciones
necesarias a efectuar para prevenir las causas del problema, y
que sea más visible técnica y
económicamente.
6 6. Confirmación de la mejora: Evaluación de los
resultados obtenidos de la acción correctiva tomada: –
Compare los datos de los resultados obtenidos, son los datos con
los que inicialmente se planteó el problema utilizando los
reportes del sistema de costos de calidad. Compare los datos
antes y después de la acción correctiva. Presente
los efectos de la mejora realizada en términos de dinero y
compare los resultados con el objetivo de mejora inicialmente
establecido.
7 C) Asegúrese de que el problema no ocurrirá de
nuevo. – Una vez tomada la acción correctiva.
¿Qué tan bien se previene la recurrencia del
problema? – Si los resultados de la acción tomada no son
satisfactorios como se esperaban: Asegúrese de que las
acciones correctivas planteadas se llevaron a cabo bien, si es
así, entonces la solución del problema falló
y será necesario volver al paso 3 y empezar de
nuevo.
8 Defina los estándares para el trabajo con el fin de
eliminar permanentemente las causas del problema y mantener las
ganancias obtenidas por la mejora (control al nuevo nivel). Hay
seis preguntas a contestar claramente para la mejora realizada,
cuya respuestas se utilizarán para establecer los
procedimientos estándar: Quién, cuándo,
dónde, qué, por qué y cómo. Comunique
los estándares con el propósito de que se cumplan.
Proporcione capacitación y entrenamiento sobre los
estándares al personal correspondiente. Establezca el
sistema para verificar el cumplimiento de los estándares.
7. Estandarización de la acción
9 Revise el procedimiento seguido para la solución del
problema: Resuma la historia del proyecto, establezca los
problemas remanentes y la solución posible para
éstos, establezca qué estuvo bien y qué no
en el desarrollo del proyecto de mejora. 8.
Conclusión
10 Dentro de la planeación: Para utilizar el sistema de
costos efectivamente se requiere de que en la planeación
se considere a los costos de calidad como una herramienta
útil, que sirva de indicador de nuevas metas, así
como de las acciones necesarias para la obtención de estas
y nos muestre el beneficio esperado de nuestras inversión.
Algunas preguntas que deben plantearse durante dicha
planeación son: Prevención:
1.-¿Podrían esfuerzos adicionales en la
planeación reducir costos de evaluación y falla?
2.-¿Podrían las auditorìas utilizarse en
lugar de la inspección 100% o lote a lote?
3.-¿Podrían reducirse costos totales con los
programas de educación, selección y control de
proveedores? Seguimiento del programa:
11 4.-¿Podría la revisión de diseños
arrojar ganancias? 5.-¿Están siendo
diseñados los programas de calidad con el objetivo de
prevenir defectivos desde el inicio? 6.-¿Son efectivos los
programas de control de equipo de medición y prueba?
7.-¿Los programas de entrenamiento están generando
resultados que justifiquen esta inversión?
8.-¿Muestran los costos que los nuevos programas son
necesarios?
12 Evaluación: 1- ¿Podrían las operaciones
de inspección y prueba ser automatizadas con equipos y/o
aditamentos de forma económica y eficiente?
2.-¿Podrían manejarse los registros de
inspección y prueba a manera más eficiente
utilizando computadoras o sistemas modernos de procesamiento de
datos, etc.’ 3.-¿Es posible controlar el proceso de
tal forma que se prevenga la producción de defectivos y se
elimine la inspección del producto?
4.-¿Podrían las pruebas efectuadas por laboratorios
externos realizarse dentro de la compañía a un
menor costo o viceversa? 5.-¿Algunas tareas que
actualmente realiza el personal calificado (mejor pagado). Las
podría efectuar alguien de menor clasificación sin
afectar la calidad del producto?
13 FALLAS INTERNAS: 1.-¿Son las causas de altos costos
conocidas y reportadas al responsable de toma de decisiones para
evitarlas? 2.-¿Los defectos encontrados en materiales
comprados se comunican al proveedor para que este ejerza acciones
correctivas’ 3.-¿Están siendo corregidas las
causas básicas de los defectos? ¿O sólo se
está tomando acción para eliminar después de
que producen? 4.-¿Existen áreas en donde se
considera como normal un alto porcentaje de defectivos?
5.-¿Tiene el programa de acciones correctivas, el alcance
necesario para incluso demandar cambios en diseño, cuando
esto se requiere como medida para prevenir la producción
de defectivos?
14 6.-¿Los esfuerzos para incrementar la calidad, incluyen
reuniones regulares, proyectos documentados y reportes
progresivos? 7.-¿Se cuenta con un interés continuo
por parte de los gerentes de todos los departamentos, así
como del gerente general por solucionar los problemas detectados
por el sistema? FALLA EXTERNA 1.-¿Se han identificado las
causas de altos costos originados una vez que el producto ha sido
embarcado y se ha tomado acción para prevenir su
recurrencia? 2.-¿Han sido los objetivos del
desempeño en mercado del producto, claramente establecidos
para asegurar un control continuo, orientado a la
reducción del costo?
15 Consideraciones: Como en cualquier sistema, el simple
establecimiento de un buen sistema de costos de calidad al
principio, no es suficiente para asegurar que este
continúe con un buen funcionamiento y sea efectivo. Se ha
encontrado que los sistemas, requieren de auditorìas para
asegurarnos que este es apropiado a las actuales condiciones
dentro de la organización y sigue trabajando de acuerdo a
su diseño.
16 EL SISTEMA PODRIA NO SER ADECUADO SI: La organización
se ha cambiado. Los productos han cambiado. Los parámetros
de medición de los costos han cambiado. Los costos por
garantía se han incrementado debido a influencias
externas. EL SISTEMA PUEDE FUNCIONAR COMO SIGUE SI: Los costos no
se reportan constantemente . Las acciones correctivas para
solucionar los problemas detectados por el sistema de calidad no
han sido tomadas. No se han definido los objetivos.