Diseño y evaluación de proyectos

Introducción

La asignación de recursos dentro de una
organización es una de las preocupaciones
económicas principales y las decisiones que se tomen al
respecto nunca deberá estar basada en emociones personales
ni in ningún otro tipo de apreciación que no sea en
información precisa, objetiva y verificable.

El Diseño y Evaluación de Proyectos
permite recopilar y analizar antecedentes con base en una
inversión, ay que todo proyecto constituye una propuesta
de inversión con el fin de crear una nueva estructura o
cambiar una ya existente.

El propósito de este ensayo es el de desarrollar
habilidades y competencias en el campo de Diseño y
Evaluación de Proyectos, incluyendo aspectos conceptuales
de diseño y evaluación de proyectos, aspectos
administrativo organizacionales, aplicabilidad de estudio de
mercados y evaluación presupuestal y
financiera.

Elementos
conceptuales del diseño y evaluación de
proyectos

Todo ser humano está en capacidad de
crear y dirigir proyectos, la finalidad y metodología
determina si se trata de un proyecto de inversión o es
simplemente una idea con un fin específico con
algún costo que no genera rentabilidad ni incluye
inversión, diferenciándose de los proyectos de
investigación que por naturaleza buscan la solución
a alguna problemática específica.

Definición de proyecto y su
significado

Un [1]proyecto es el conjunto de
actividades desarrolladas por una o varia personas con el
ánimo de alcanzar un objetivo determinado en el cual se
involucran varias actividades en donde se establecen claramente
las necesidades y expectativas de una población objeto de
estudio.

Figura 1 – Modelo de
Proyecto

Ejemplos de población objeto de estudio
podría ser "una empresa que necesita renovar su
infraestructura tecnológica, o una empresa que necesite
comercializar sus productos artesanales en el exterior, o una
empresa que necesite implementar un sistema de gestión de
calidad". Por lo cual, se puede decir que un proyecto es la
asignación de una parte de los recursos de una comunidad
para producir bienes y servicios que definitivamente puedan
responder a requerimientos y necesidades de una
comunidad.

Objetivos de un proyecto

El objetivo de un proyecto contextualizando en forma
general, se refiere al impacto o beneficio de largo plazo al cual
el proyecto contribuirá a alcanzar. La definición
de objetivos sugiere una actividad con dificultad directamente
proporcional a los resultados del análisis y
jerarquización de los problemas, amortizándolos con
los requerimientos o necesidades.

La determinación de objetivos implica
también su clasificación por orden de importancia,
es decir, un objetivo puede tener un alcance a largo, mediano o
corto plazo que puede sobrepasar la vida útil del
proyecto.

Principios para el diseño y
evaluación de proyectos

Un proyecto ya sea de producción de
bienes o servicios y/o de investigación debe cumplir con
una serie de principios para su diseño y pasa por tres
etapas claramente definidas:

• Etapa de preparación del
  proyecto.

• Etapa de implementación del
  proyecto.

• Etapa de operación de
  proyecto

Clasificación
de los proyectos

La clasificación de proyectos difiere de acuerdo
a las tendencias o la inclinación que presente por algunos
conceptos existiendo varias formas de clasificarlos
como:

• De acuerdo a su ubicación (rurales o
  urbanos).

• De acuerdo a su dimensión (grandes, medianos
  o pequeños).

• De acuerdo a su prioridad, el tiempo de
  duración, el nivel de riesgo. El origen del os
  recursos financieros ("públicos, privados,
  mixtos").

• De acuerdo a como se finalice (recursos propios,
  créditos, o una combinación de los dos
  anteriores).

• De acuerdo a el tipo de bienes – servicios
  (proyectos que generan bienes de consumo final (bebidas,
  alimentos, etc.), proyectos que generan bienes de capital
  (aumentan eficiencia en el trabajo humano; vehículos),
  productos que generan bienes intermedios (hilos de
  algodón camisas, acero para máquinas
  agrícolas). [2]Ing. Castro
  Ordoñez, 2004).

• De acuerdo a los diferentes sectores de
  producción (proyectos agropecuarios (animal y
  vegetal), proyectos Industriales (manufacturera extractiva;
  pesca, agricultura), proyectos de infraestructura social
  (satisfacción de las necesidades de la
  población ej. saneamiento básico), proyectos de
  infraestructura económica (lugares de directa o
  indirecta producción esto implica ciertos insumos como
  energía eléctrica, transporte y
  comunicaciones), servicios (de carácter personal;
  material o técnicos) (Ing. Castro Ordoñez,
  2004)

• De acuerdo a la óptica de evaluación
  de cada proyecto (proyectos que generan bienes
  específicos o de mercado (el consumo de una persona no
  pueda consumir otra. Ejemplo: un lente de aumento con cierta
  dioptría de medida.), Proyectos que generan bienes
  públicos (bienes cuyo consumo por una persona en la
  sociedad no impide que otra pueda consumirla, Ej. Seguridad
  Ciudadana, cubre el costo a través de los impuestos),
  proyectos semipúblicos (Ej. la educación;
  servicio que puede delegarse al sector público y
  privado) ) (Ing. Castro Ordoñez, 2004)

Clasificación de los proyectos
según el ILPES.

Tabla 1 – Clasificación de los
Proyectos Según [3]ILPES

Ciclo de Vida de un
Proyecto

De acuerdo a lo que se hemos detallado anteriormente,
podemos afirmar que todo proyecto tiene enfoques teóricos
y metodológicos diferentes, de acuerdo a su naturaleza y
su ciclo de vida, de acuerdo a lo anterior, se determina 4 fases
aplicables como se especifica en la siguiente figura:

Figura 2 – Ciclo de vida de un
proyecto

Metodología
para la elaboración de proyectos

El estudio de mercado y comercialización debe
abordarse para alcanzar los objetivos predeterminados. La
disciplina y rigor con que se deben realizar el mismo para la
conclusión y desarrollo a feliz término
incluye:

• La determinación de fuentes de
  información. Primarias y/o secundarias utilizadas para
  estimar la disponibilidad de materias primas, para calcular
  la demanda y oferta actual y proyectada para el periodo
  operativo del proyecto. Según el nivel y cobertura del
  proyecto, se puede evaluar información local,
  municipal, departamental, regional o internacional.
  (Méndez, 2010)

• Una delimitación del área de
  influencia: consiste en precisar, desde el punto de vista
  geográfico, el área fuente de la materia prima
  (tanto para la competencia como para el proyecto), así
  como el área de influencia de la competencia y de la
  demanda (Méndez, 2010).

• Técnicas, criterios y supuestos para las
  proyecciones: se debe especificar en éste componente
  el método utilizado para hacer las proyecciones, tanto
  de la materia prima, como también de las variables
  oferta y demanda del proyecto y, los supuestos o criterios
  tomados en cuenta.

• El Muestreo: si se obtiene información
  aplicando muestreo conviene mencionar el tipo de muestreo
  utilizado, la forma como se determinó el tamaño
  de la muestra y el nivel de confiabilidad de la misma.
  Además, es necesario explicar cómo se
  desarrollaron los trabajos de campo (Méndez,
  2010)

• Cuando el proyecto es de exportación o
  importación, se deben considerar los requerimientos
  técnicos y legales exigidos para el proyecto, tanto
  por parte de los organismos del sitio origen como del sitio
  destino (Méndez, 2010).

Estudio
administrativo organizacional

El estudio administrativo organizacional se
enfoca en la estructura administrativa y los modelos de
departamentalización de un proyecto, así como los
costes derivados de la estructura organizativa.

Estructura organizativa del
proyecto

En realidad a ciencia cierta, no se tiene una idea clara
de una estructura organizativa en el desarrollo de un proyecto,
ya que la misma estructura es dependiente de factores que afectan
el desarrollo del mismo. Dentro de estos factores
tenemos:

• El Contexto: define el tamaño de la
  organización, la tecnología, la cultura, el
  ambiente y aspectos de idiosincrasia regional y
  nacional

• El diseño: determina las elecciones
  realizadas dentro de una organización acerca de
  cómo se piensa a estructurar la misma.

Existen dos tipos de estructura para la
realización del proyecto a saber:

La estructura formal

• 1. La organización
  propiamente dicha

• 2. La definición de
  funciones y tareas

• 3. La administración y
  dirección del personal

• 4. El sistema de incentivos y
  remuneraciones

• 5. El sistema de
  información y decisión

La estructura Informal

• 1. Las relaciones de
  poder

• 2. Las expectativas mutuas de los
  miembros de la organización

• 3. La interacción de sus
  comportamientos

Principios de
organización

Este punto es de gran importancia dentro del
diseño y evaluación de proyectos, donde es preciso
recurrir a la escuela clásica de [4]Taylor
y Fayol, donde Taylor plantea un enfoque en defensa de la
racionalización del trabajo desde los niveles más
bajos y Fayol plantea un sistema de racionalización para
la alta gerencia, obteniendo 14 principios básicos de
organización de la siguiente manera:

• 1. La división del trabajo: en cuanto
  más se especialicen las personas, mayor será su
  eficiencia.

• 2. Autoridad: los gerentes deben guiar
  órdenes.

• 3. Disciplina: los miembros de una
  organización tienen que respetar las normas y los
  acuerdos.

• 4. Unidad de mando: Cada empleado debe recibir
  instrucciones de una sola persona dentro de la
  organización.

• 5. Unidad de dirección: las operaciones
  de la organización que encuentren un mismo objetivo
  deben ser dirigidas por un solo gerente y con un solo
  plan.

• 6. Subordinación del interés
  individual al bien común: dentro de una
  organización los intereses de los empleados no deben
  tener más peso que los intereses de la
  organización.

• 7. Remuneración: la retribución
  debe ser justa para empleados y empleadores

• 8. Centralización: al reducir la
  participación de subordinados en la toma de decisiones
  se centraliza, al aumentar su papel en la organización
  se descentraliza.

• 9. Jerarquía: la línea de
  autoridad de una organización debe estar bien
  definida, desde la alta gerencia al nivel más bajo de
  la empresa.

• 10. Orden: los materiales y las personas deben
  estar en el momento y lugar adecuados.

• 11. Equidad: los administradores deben ser
  justos y amables con sus subordinados

• 12. Estabilidad de personal: una alta
  rotación de empleados le va mal a la
  organización.

• 13. Iniciativa: los subordinados deben tener
  libertad para concebir y ejecutar sus planes.

• 14. Espíritu de grupo: las
  organización tendrá sensación de
  unión. Según Fayol, hasta los pequeños
  detalles podrían alterar el espíritu
  [5]FAYOL).

Los modelos de
departamentalización

Tomando como base los principios establecidos por Taylor
y Fayol que definen el establecimiento básico de una
organización, en los modelos de
departamentalización, que viene del término
departamento, una organización está dividida en
departamentos, los cuales los cuales tienen asignadas funciones y
tareas supervisadas por un jefe inmediato y en donde cada
trabajador tiene asignada una labor de acuerdo a su
especialización. De aquí se puede concluir que la
departamentalización es un proceso que consiste en agrupar
tareas y funciones en conjuntos de especialización en el
cumplimiento de algún tipo de actividad adoptando
así forma de gerencia, departamento o
sección.

Figura 3 –
[6]Departamentalización por productos y
servicios

Existen dos modelos de
departamentalización

• 1. Departamentalización por
  procesos: Agrupamiento por procesos o actividades.

• 2. Departamentalización por
  objetos: cuando se divide cada sector en subsectores con
  iguales objetivos que la unidad superior.

Factores que inciden en el diseño
organizacional de un proyecto

Entre los factores que inciden en el
diseño organizacional de un proyecto tenemos el contexto y
el diseño:

• El contexto: incluye el tamaño
  de la organización, tecnología y
  cultura

• El diseño: las elecciones
  efectuadas dentro de la corporación.

Los costos derivados de la estructura
organizativa

Este análisis debe hacerse en
términos cuantitativos monetarios y económicos con
el objeto de determinar las necesidades del proyecto y en donde
se definen tres tipos a saber:

• 1. Inversiones fijas: son las que
  se adquieren para el funcionamiento del proyecto

• 2. Inversiones diferidas: gastos
  realizados por anticipado y se amortizan durante el periodo
  operativo del proyecto.

• 3. Capital de trabajo: conocido
  como capital de rotación o capital de giro y
  constituye el capital necesario para garantizar el normal
  funcionamiento del proyecto.

Existen otros costos a tener en cuenta derivados de la
operación, relacionados a continuación:

• Pago de alquileres.

• Mantenimiento de oficinas.

• Suscripciones.

• Seguros.

• Comunicación.

• Servicios básicos.

• Comisiones.

• Viáticos.

• Patentes, licencias.

• Servicios de
  circulación

El Outsourcing como
estrategia para reducir costos de
administración

El Outsoucing es una tendencia importante
dentro de la comunidad empresarial de todo el mundo que consiste
en la contratación externa de los recursos anexos mientras
la organización se dedica exclusivamente a la razón
de su negocio.

De acuerdo a Lopez Ángel (2003) el Outsourcing es
[7]El proceso en el cual una
organización, identifica una porción de su proceso
de negocio que podría ser desempeñada más
eficientemente y/o más efectivamente por otra
organización, la cual es contratada para desarrollar esa
porción del negocio"

Concepción de
la idea de negocio

En general las ideas de negocio surgen de
algún tipo de lluvia de ideas, de algún chispazo,
de alguna noticia, en alguna reunión de amigos, pero la
idea de un negocio en sí, proviene de lo que otras
personas no ven o ni siquiera notan, siendo esta una capacidad
que muy pocas personas tienen. Algunos expertos mencionan
factores clave entre los que se encuentran:

• Ocurrencias inesperadas.

• Incongruencias.

• Cambios en la industria y los
  mercados.

• Cambios demográficos.

• Nuevos conocimientos.

Otros expertos sugieren que las buenas
ideas de negocio se deben a:

• Los Problemas que se enfrentan a
  diario.

• Las necesidades de personas que no
  están atendidas o de aquellas cuyos productos o
  servicios existentes no son atendidas de la mejor
  manera.

• Los anhelos de cosas que la gente desea
  pero que puede vivir sin ellas.

• El aprovechar experiencias previas
  propias y de otras personas.

De esta manera, se han establecido
características comunes para que las buenas ideas se
conviertan en negocios. [8]Chaverra M, Durlandy,
2008)

• Debe responder a una necesidad del
  mercado.

• Requiere incorporar un nivel de
  innovación.

• Ser única o, en su defecto,
  distinta.

• Debe tener claridad en los
  objetivos.

• Debe ofrecer rentabilidad y
  sostenibilidad a largo plazo

El mercado del proyecto

Se determinan dos factores importantes como mercado del
proyecto: un lugar físico, sitio o espacio en donde se
puedan realizar transacciones de cierto tipo de bien o servicio.
El segundo factor del mercado es la misma transacción de
bien o servicio en cuanto a la relación existente entre la
oferta y la demanda de dichos bienes o servicios. Este mercado
nace de la evolución de un conjunto de movimientos a la
alza y a la baja que se da en torno a intercambios de servicios o
mercancías específicas. Aparece así la
delimitación de un mercado de productos, un mercado
regional o un mercado sectorial.

De esta forma cualquier proyecto deberá contar en
sus inicios con un estudio de mercado que puede proveerle al
proyecto:

• Los servicios que se piensa vender.

• Los consumidores (Qué tipo de clientes son
  los interesados en nuestros bienes).

• Un precio apropiado para colocar nuestro bien o
  servicio y competir en el mercado.

• Imponer un nuevo precio por alguna razón
  justificada.

• El tamaño indicado del negocio por instalar,
  con las previsiones correspondientes para las ampliaciones
  posteriores, consecuentes del crecimiento esperado de la
  empresa.

Tabla 2 – Componentes básicos
Estudio de Mercado

Finalmente el estudio de mercado
expondrán los canales de distribución alineados con
el tipo de bien o servicio que se desea colocar y cuál es
su funcionamiento. Para esto es también importante
señalar que un estudio de mercado debe comprender dos
aspectos importantes como lo son el análisis de la oferta
y la demanda y, un análisis de
comercialización.

Principales técnicas utilizadas en
el estudio de mercados

Como hemos visto, ningún proyecto es igual a
otro, siempre denotarán al menos un pequeña
diferencia; lo mismo sucede con las técnicas utilizadas
para el estudio de mercados, estas varían en
función de los propósitos y
circunstancias.

La técnica cualitativa estudia la calidad de las
actividades y los métodos más utilizados en esta
técnica son:

• Grupos de discusión (focus
  groups)

• Entrevistas en profundidad

Figura 4 –
[9]Componentes básicos de un estudio de
mercado

La técnica cuantitativa es aquella que nos
permite medir o cuantificar el alcance de un determinado
fenómeno y, los recursos más utilizados en esta
técnica son:

• Entrevista personal (cara a
  cara).

• Entrevista
  telefónica.

• Encuesta en postal o medio
  electrónico.

• Panel de informadores.

• Compra fingida (mistery shopping).

Estrategia comercial

Después de tener una idea para la
concepción de un negocio, establecer pautas que exige el
mercado para la realización de un proyecto y conocer las
diferentes técnicas en el estudio de mercados, es
imperativo aplicar estrategias comerciales y poder posicionar el
producto y desarrollar el proyecto en donde es necesario conocer
que estrategia se debe seguir.

Para posicionar un producto o servicio en
el mercado se debe tener en cuenta.

• 1. Liderazgo en costos.

• 2. Diferencia en
  productos.

• 3. Segmentación del
  mercado.

• 4. Expansión.

• 5. Estrategias
  internas.

• 6. Estrategias
  externas.

• 7. Estrategias horizontal y
  vertical

Conclusión

Expuestos los elementos básicos para la
formulación y evaluación de proyectos, vemos con
claridad los métodos y viabilidad de medición y
cualificación, mediante un proceso ordenado que lleva a la
materialización de decidir de invertir o no en un
proyecto.

La estructura de un proyecto es lo que se refiere a la
estructura de una organización, por lo cual, un proyecto
debe tener una estructura y roles definidos con lo cual se
garantiza la viabilidad y duración.

Es imperativo tener muy clara la idea de negocio en un
proyecto, muchas personas desconocen estrategias generales para
identificación y evaluación de mercados,
razón por la cual pocos logran posicionarse en el mercado
adecuadamente y tener éxito.

No todos los proyectos son iguales, cada uno tiene sus
variaciones que lo hacen único, sin embargo, lo que se
debe buscar al administrar un proyecto es cumplir en tiempo, en
costes y en forma de acuerdo a los objetivos del
proyecto.

Bibliografía

Blank, W. (1997). Authentic instruction. In
W.E. Blank & S. Harwell (Eds.), Promising practices for
connecting high school to the real world (pp. 15-21). Tampa, FL:
University of South Florida. (ERIC Document Reproduction Service
No. ED407586)

ORTIZ PINILLA, Nelson. Diseño y Evaluación
de Proyectos – Una Herramienta para el fortalecimiento
institucional, Fundación Antonio Restrepo Barco
UNICEF – ICBF, Santa Fe de Bogotá D.C. junio de
2000.

Figueroa M, Gustavo 2005. "Cíclo de vida de
un proyecto, la metodología de elaboración de
proyectos como una herramienta para el desarrollo
cultural.", Serie Bibliotecología y Gestión de
Información Nº 7 Septiembre, 2005.

Preparación y evaluación de
Proyectos., Consulta en línea en:
http://evaluaciondeproyectosapuntes.blogspot.com/2012/02/enfoques-dela-evaluacion-de-proyectos_04.html,
consultado el 06 de Septiembre de 2014

Autor:

Angel Alberto Echeverry
Castano

NOMBRE DEL CURSO: DESIGN & EVALUATION
OF PROJECTS

FECHA: Octubre 09 de 2014LUGAR:
Bogotá D.C., Colombia

ATLANTIC INTERNATIONAL
UNIVERSITY

[1] Proyecto: proviene del latín
projectus

[2] ING. CASTRO ORDOÑEZ,
José M. – Preparación y evaluación de
Proyectos I y II, 2004

[3] ILPES: Instituto Latinoamericano y del
Caribe de Planificación Económica y Social

[4] Taylor Frederick Winslow Taylor (20
de marzo de 1856 - 21 de
marzo de 1915) fue un ingeniero
mecánico y economista estadounidense

[5] Henry Fayol, 1841 – 1925 –
Ingeniero y teórico de la administración de
empresas – Estambul, Turquía

[6] Departamentalización:
División dentro de una organización por
departamentos

[7] Definición de Outsourcing –
López Ángel (2003)

[8] Durlandy Chaverra M Octubre
de 2008. Indicadores de Gestión, Importancia de
Realizar Proyecciones financieras. Estrategias Gerenciales.

[9] Técnicas Cuantitativa y
Cualitativa Estudio de Mercados