Formulación, ejecución y evaluación de proyectos

Introducción

El proyecto es la unidad básica de
intervención en la cooperación Social. La tarea
principal es dejar capacidad instalada en las personas e
instituciones participantes del mismo para que ellas puedan
continuar las labores en forma independiente y resolver por si
mismas los problemas que surjan después de concluida la
fase de apoyo externo. Para formular un proyecto se tiene
que pasar por un proceso de identificación y
planificación. La planificación es un proceso de
entendimiento entre actores participantes en un proyecto para
solucionar un problema específico. El mismo progresa por
ensayo y error, por eso el resultado de la planificación
debe permitir hacer modificaciones durante todo ciclo del
proyecto. Hoy en día, se utilizan distintos medios para
facilitar la recepción y comprensión de la
información. Los más usados son los
teléfonos, radio, los medios escritos y
electrónicos, entre otros. Con el avance de la
tecnología hemos podido apreciar que el correo
electrónico se ha convertido en una necesidad para la
comunicación entre personas de un mismo país o de
diferentes países. Así mismo, es usado por
trabajadores de empresas para desempeñarse en sus labores
y facilitar la comunicación con sus compañeros y
con personas externas a la organización. En la
realización de proyectos, es importante que los miembros
del equipo estén comunicándose constantemente, para
que todos se mantengan informados de las actividades que se
están realizando y las decisiones que se van a tomar. En
una evaluación de proyectos siempre se produce
información para la toma de decisiones, por lo cual
también se le puede considerar como una actividad
orientada a mejorar la eficacia de los proyectos en
relación con sus fines, además de promover mayor
eficiencia en la asignación de recursos. En este sentido,
cabe precisar que la evaluación no es un fin en sí
misma, mas bien es un medio para optimizar la gestión de
los proyectos

Formulación de
proyectos

Para formular un proyecto se tiene
que pasar por un proceso de identificación y
planificación. La planificación es un proceso de
entendimiento entre actores participantes en un proyecto para
solucionar un problema específico. Un proyecto progresa
por ensayo y error, por eso el resultado de la
planificación debe permitir hacer modificaciones durante
todo el ciclo del proyecto

2.- CRITERIOS BÁSICOS PARA
FORMULAR PROYECTOS

Para formular un proyecto y estar en la
categoría de bien formulado, hay que tener en cuenta los
siguientes criterios básicos:1. El Marco de Referencia del
Proyecto: es el primer paso, contiene una serie de criterios
básicos y centrales para identificar un proyecto.2.
¿Porqué o Para que se requiere realizar el
Proyecto? Para responder el porque es necesario hacer un
análisis del contexto que ayude a justificar porque se
decide la planificación de un proyecto para una
situación especifica. Los resultados de este
análisis nos ayudaran para definir la finalidad del
proyecto, la problemática y su
justificación.3. ¿Qué se quiere lograr con
el Proyecto? Después de haber identificado una
situación o problema se tiene que pensar en que es lo que
se puede hacer con el proyecto para cambiar la situación.
Este análisis define mas claramente lo que será el
objetivo especifico del proyecto y sus resultados.4.
Ámbito del Proyecto: debe pensarse en los 4 componentes
siguientes: 5 Población Destinataria Proyecto
es la decisión mas importante para el proyecto que
estará guiando todo el proceso de identificación o
formulación

Ejecución de
proyectos

En esta etapa, luego de tener todos los
recursos disponibles, el proyecto es ejecutado. Es fundamental
cumplir a cabalidad con lo expresado en el cronograma de
actividades. De esa forma, se garantiza que los recursos
disponibles permitirán completar el proyecto.

La ejecución de proyectos se encarga de la
coordinación de personas y los recursos necesarios para
llevar a cabo el plan de gestión previsto, y
también integra y realiza las actividades del proyecto de
acuerdo a este plan.

A continuación se explican los procesos que
conlleva la ejecución de proyectos:1.-
Dirección de un proyecto: El director de un
proyecto debe coordinar y apoyar equipo de trabajo de forma
consciente. De esta misma forma, toma las decisiones oportunas y
asertivas de acuerdo a los objetivos planteados previamente,
haciendo un uso correcto de la información, de las TIC y
los recursos brindados por la organización.

2.-Aseguramiento de la calidad: Consiste en
seguir un conjunto de acciones sistemáticas, implementadas
dentro de una empresa. El aseguramiento de la calidad busca
incorporar la calidad al producto de forma planificada desde la
fase de desarrollo a la entrega. Es importante mencionar que su
principal objetivo es el cumplimiento de una serie de normas y
especificaciones, manteniendo pruebas de todo esto por
escrito.

3.-Formación y desarrollo de equipos de
trabajo: Este proceso consiste en agrupar un
número de personas dispuestas al desarrollo de un
proyecto. Estos miembros deben comprometerse a trabajar en
conjunto y con libertad, apoyándose y respetándose
mutuamente, con la finalidad de cumplir con las metas propuestas
del plan de gestión enfocadas a dar resultados a la
organización.

La distribución de la información
es otro proceso de la ejecución de proyectos, ya que
utiliza distintos medios y métodos para dar a conocer a
las personas lo que estas necesitan saber en un momento dado. Hoy
en día, se utilizan distintos medios para facilitar la
recepción y comprensión de la información.
Los más usados son los teléfonos, radio, los medios
escritos y electrónicos, etc. Con el avance de la
tecnología hemos podido apreciar que el correo
electrónico se ha convertido en una necesidad para la
comunicación entre personas de un mismo país o de
diferentes países. Así mismo, es usado por
trabajadores de empresas para desempeñarse en sus labores
y facilitar la comunicación con sus compañeros y
con personas externas a la organización.

En la realización de proyectos, es importante que
los miembros del equipo estén comunicándose
constantemente, para que todos se mantengan informados de las
actividades que se están realizando y las decisiones que
se van a tomar

¿Qué es la Ejecución de
Proyectos? La ejecución de proyectos se encarga de la
coordinación de personas y los recursos necesarios para
llevar a cabo el plan de gestión previsto, y
también integra y realiza las actividades del proyecto de
acuerdo a este plan.

.Los Planes De Acción son instrumentos
gerenciales de programación y control de la
ejecución anual de los proyectos y actividades que deben
llevar a cabo las dependencias para dar cumplimiento a las
estrategias y proyectos establecidos en el Plan
Estratégico.

En general, los planes se estructuran principalmente
mediante proyectos de inversión, sin embargo, un plan debe
contener también, el desarrollo de las Tareas
específicas.

Dichos planes, en líneas generales, colocan en un
espacio definido de tiempo y responsabilidad las tareas
específicas para contribuir a alcanzar objetivos
superiores. Todos los planes de acción presentan su
estructura de modo "personalizado" para cada proyecto, es decir,
dependiente de los objetivos y los recursos, cada administrador
presenta su plan de acción adecuado a sus necesidades y
metas. Un plan de acción es un tipo de plan que prioriza
las iniciativas más importantes para cumplir con ciertos
objetivos y metas. De esta manera, se constituye como una especie
de guía que brinda un marco o una estructura a la hora de
llevar a cabo un proyecto.

Dentro de una empresa, un plan de acción
puede involucrar a distintos departamentos y áreas. El
plan establece quiénes serán los responsables que
se encargarán de su cumplimiento en tiempo y forma. Por lo
general, también incluye algún mecanismo o
método de seguimiento y control, para que estos
responsables puedan analizar si las acciones siguen el camino
correcto. El plan de acción propone una forma de alcanzar
los objetivos estratégicos que ya fueron establecidos con
anterioridad. Supone el paso previo a la ejecución
efectiva de una idea o propuesta.

Estos planes no sólo deben incluir qué
cosas quieren hacerse y cómo; también deben
considerar las posibles restricciones, las consecuencias de las
acciones y las futuras revisiones que puedan ser
necesarias.

El control del plan de acción tiene que
realizarse tanto durante su desarrollo como al final. Al realizar
un control en medio del plan, el responsable tiene la oportunidad
de corregir las cuestiones que no están saliendo de
acuerdo a lo esperado. En cuanto al control tras su
finalización, el objetivo es establecer un balance y
confirmar si los objetivos planeados han sido
cumplidos.

Un ejecutivo o dirigente que se maneja sin un plan de
acción perderá tiempo ya que necesitará
examinar cada paso para descubrir si marcha en la
dirección correcta

Objetivo General:

Conocer sobre la ejecución y el seguimiento
de la planificación en torno a las actividades del
plan de Acción.

Objetivos Específicos:

Establecer la forma en cómo los objetivos del
plan de acción se relacionan con los objetivos
estratégicos y contribuyen a alcanzar los objetivos
superiores.

Identificar las líneas específicas por
medio de las cuales son las dependencias o niveles
jerárquicos involucrados en el cumplimiento del plan de
acción

Evaluación del
proyecto

Una vez finalizado el proyecto o, incluso, en algunos
períodos de este, se puede hacer una evaluación del
proyecto. Dicha evaluación responde a los intereses e
inquietudes de quienes forman parte del proyecto o de quienes se
ven afectados por éste.

La finalidad de la evaluación del proyecto es
replantear aspectos positivos y negativos del mismo, buscar
oportunidades de mejora, transmitir información, entre
otros. Para ello, es fundamental que quienes formaron parte de la
formulación del proyecto y quienes ejecuten el proyecto,
discutan y reflexionen sobre el mismo.

5.-TIPOS DE EVALUACIÓN

Según el nivel de gestión

La evaluación de proyectos la podemos clasificar
de la siguiente manera:

Política-Estratégica: La parte
política verá la parte social y
política, su consistencia para trascender en el tiempo
y que sea en cierta forma equitativo.
Administrativa: En el caso administrativo, el
fin siempre es la mayor racionalización de todos los
recursos, el logro de sus planes, objetivos, metas,
actividades, programas; expresión de la eficiencia y
eficacia en su mayor expresión.
Técnica: Lo técnico es una
mezcla de lo anterior y lo propio, ya que incide hoy en
día al mejor logro de los dos puntos anteriores, por
el avance en los descubrimientos, su rapidez, medición
y precisión. Ya dependerá de cada ciencia que
enfoque científico y técnico
aplicarán.

Según la naturaleza de la evaluación

La evaluación de proyectos puede ser vista de dos
ópticas diferentes:

Evaluación privada: Que incluye a la
"evaluación económica" que asume que el
proyecto está totalmente financiado con capital
propio, por lo que no hay que pedir crédito, y por
otro lado la "evaluación financiera", que incluye
financiamiento externo.
Evaluación social: En la
evaluación social, tanto los beneficios como los
costos se valoran a precios sombra de eficiencia. Aquí
interesa los bienes y servicios reales utilizados y
producidos por el proyecto.
Según el momento en que se realiza

Los distintos tipos de evaluación varían
según el momento en que se realicen. Los tipos de
evaluación son: ex-ante, de proceso, ex-post y de
impacto.

Evaluación ex-ante: Se efectúa
antes de la aprobación del proyecto y busca conocer su
pertinencia, viabilidad y eficacia potencial. Este tipo de
evaluación consiste en seleccionar de entre varias
alternativas técnicamente factibles a la que produce
el mayor impacto al mínimo costo. Este tipo de
evaluación supone la incorporación de ajustes
necesarios en el diseño del proyecto, lo cual
podría generar incluso el cambio del grupo
beneficiario, su jerarquía de objetivos y el
presupuesto.
Evaluación de proceso, operativa, de medio
término o continuo: Se hace mientras el proyecto
se va desarrollando y guarda estrecha relación con el
monitoreo del proyecto. Permite conocer en qué medida
se viene consiguiendo el logro de los objetivos
(Resultados en caso de marco lógico); en
relación con esto, una evaluación de este tipo
debe buscar aportar al perfeccionamiento del modelo de
intervención empleado y a identificar lecciones
aprendidas. Las fuentes financieras suelen requerir la
realización de este tipo de evaluación para
ejecutar los desembolsos periódicos.
Evaluación ex-post, de resultados o de fin
de proyecto: Se realiza cuando culmina el proyecto. Se
enfoca en indagar el nivel de cumplimiento de los objetivos
(Propósito y Resultados en caso de
marco lógico) asimismo busca demostrar que los cambios
producidos son consecuencia de las actividades del proyecto
(exclusivamente o en interacción con otras fuentes);
para esto suele recurrir a un diseño experimental. No
solo indaga por cambios positivos, también analiza
efectos negativos e inesperados.
Evaluación de impacto: Es la que
indaga por los cambios permanentes y las mejoras de la
calidad de vida producida por el proyecto, es decir, se
enfoca en conocer la sostenibilidad de los cambios alcanzados
y los efectos imprevistos (positivos o negativos). En caso de
diseño con marco lógico, se enfoca en la
evaluación del Fin de la jerarquía de
objetivos. Esta evaluación necesariamente debe ser
realizada luego de un tiempo de culminado el proyecto y no
inmediatamente éste concluya, el tiempo recomendado
para efectuar la evaluación de impacto es de 5
años.
Cabe considerar que las evaluaciones
ex-ante y de proceso son consideradas como
evaluaciones formativas debido a que se producen mientras se
da la preparación y/o ejecución del proyecto y
sus conclusiones sirven para optimizar la ejecución
del mismo; en tanto que las evaluaciones de
resultados y de impacto vienen a ser
evaluaciones sumarias que ocurren al culminar el proyecto e
incluso un tiempo después de haber culminado,
ocurriendo que sus conclusiones servirán para ser
transferidas a otras experiencias pero ya no podrán
tener una aplicación directa en el proyecto que ha
concluido.

Las evaluaciones de resultados y de impacto
requieren asumir un diseño específico de
investigación, como se verá mas
adelante.

Criterios utilizados
para evaluar proyectos

La evaluación de proyectos, en sus distintos
tipos, contempla una serie de criterios base que permiten
establecer sus conclusiones. En función del campo, empresa
u organización de que se trate, es que se emplearán
una serie de criterios u otros que guarden relación con
los objetivos estratégicos que se persigan.

No existen criterios únicos, por lo general los
criterios surgen en función de la naturaleza de cada
proyecto pero existe cierto consenso en la necesidad de analizar
la pertinencia, eficacia, eficiencia y sostenibilidad de los
proyectos.

Pertinencia o relevancia: Observa la congruencia
entre los objetivos del proyecto y las necesidades identificadas
y los intereses de la población e instituciones (consenso
social). Se observa especialmente en la evaluación ex-ante
pero también en los demás tipos de
evaluación.

Eficacia: Es el grado en que se han cumplido
los objetivos. Se observa en las evaluaciones de tipo
continúas y ex-post.
Eficiencia: Indica el modo en que se han
organizado y empleado los recursos disponibles en la
implementación del proyecto. Este criterio es usual en
el análisis costo-beneficio realizado en la
evaluación ex-ante.
Sostenibilidad: Establece que es la medida en
que la población y/o las instituciones mantienen
vigentes los cambios logrados por el proyecto una vez que
este ha finalizado. Suele considerarse en las evaluaciones de
impacto.

Es fundamental considerar la evaluación desde las
propias necesidades, y alcances de las acciones para con la
población meta.

Requisitos que debe
cumplir una buena evaluación de proyectos

Toda evaluación cumpla algunos requisitos
metodológicos para garantizar que la información
que genere puede ser usada en la toma de decisiones. Así,
se espera que todo proceso de evaluación sea:

Objetivo: Debe medirse y analizarse los
hechos definidos tal como se presentan.
Imparcial: La generación de
conclusiones del proceso de evaluación debe ser
neutral, transparente e imparcial. Quienes realizan la
evaluación no deben tener intereses personales o
conflictos con la unidad ejecutora del proyecto.
Valido: Debe medirse lo que se ha planificado
medir, respetando las definiciones establecidas. En caso el
objeto de análisis sea demasiado complejo para una
medición objetiva, debe realizarse una
aproximación cualitativa inicial.
Confiable: Las mediciones y observaciones
deben ser registradas adecuadamente, preferentemente
recurriendo a verificaciones in-situ.
Creíble: Todas las partes involucradas
en el proyecto deben tener confianza en la idoneidad e
imparcialidad de los responsables de la evaluación,
quienes a su vez deben mantener una política de
transparencia y rigor profesional.
Oportuno: Debe realizarse en el momento
adecuado, evitando los efectos negativos que produce el paso
del tiempo.
Útil: Debe ser útil y
elaborarse en un lenguaje conciso y directo, entendible para
todos los que accedan a la información elaborada, los
resultados de una evaluación no deben dirigirse
sólo a quienes tienen altos conocimientos
técnicos sino que debe servir para que cualquier
involucrado pueda tomar conocimiento de la situación
del proyecto.
Participativo: Debe incluirse a todos los
involucrados en el proyecto, buscando de reflejar sus
experiencias, necesidades, intereses y
percepciones.
Retroalimentador: Un proceso de
evaluación debe garantizar la diseminación de
los hallazgos y su asimilación por parte de los
involucrados en el proyecto (desde las altas esferas hasta
los beneficiarios), para así fomentar el aprendizaje
organizacional.
Costo/eficaz: La evaluación debe
establecer una relación positiva entre su costo
(económico, de tiempo y recursos) y su
contribución en valor agregado para la experiencia de
los involucrados en el proyecto.

Dificultades en la
evaluación de proyectos

La labor de evaluación de proyectos
no es fácil y conlleva múltiples dificultades,
muchas de ellas de orden metodológico pero también
de orden político.

Falta de disponibilidad de
información.
No contar con personal calificado para
efectuar el trabajo.
Clientelismo de la población
beneficiaria y de los encargados de la ejecución del
proyecto.
Carencia de un sistema de
evaluación y monitoreo, por lo que no se conoce el
proceso desarrollado.

Resistencias de la comunidad. En este caso muchas veces
ocurre que la población ha recibido muchas promesas
incumplidas por parte de políticos de turno o bien se ha
generado una expectativa muy alta frente al proyecto, por lo cual
desarrolla una actitud contraria hacia éste;
también se presentan resistencias debido a los prejuicios
o ignorancia de los beneficiarios

Conclusión

Ejecución del Proyecto. En esta etapa, luego de
tener todos los recursos disponibles, el proyecto es ejecutado.
Es fundamental cumplir a cabalidad con lo expresado en el
cronograma de actividades. De esa forma, se garantiza que los
recursos disponibles permitirán completar el proyecto.
Evaluación del Proyecto.- Una vez finalizado el proyecto
o, incluso, en algunos períodos de este, se puede hacer
una evaluación del proyecto. Dicha evaluación
responde a los intereses e inquietudes de quienes forman parte
del proyecto o de quienes se ven afectados por éste. La
finalidad de la evaluación del proyecto es replantear
aspectos positivos y negativos del mismo, buscar oportunidades de
mejora, transmitir información, etc. Para ello, es
fundamental que quienes formaron parte de la formulación
del proyecto y quienes ejecuten el proyecto, discutan y
reflexionen sobre el mismo

Bibliografía

Aramburú, Carlos Eduardo (2001).
«Diagnóstico, línea basal y
población objetivo». Gerencia social.
Diseño, monitoreo y evaluación de proyectos
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Pacífico. ISBN 9972-603-32-6.
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