Informe de Auditoría Operativa

Características básicas de los
informes

Los informes deben ser preparados de acuerdo a las
características básicas que a continuación
se indican para mantener altos niveles profesionales de
operación y para alcanzar con efectividad los objetivos de
información. Sin tener en cuenta la competencia con que se
desarrollen otros aspectos de nuestro trabajo, una labor de
informe hecho a la ligera puede ocasionar descréditos, y
proporcionar elementos de juicio no confiables y negativos para
su explotación para la toma de decisiones:

1. IMPORTANCIA.

La importancia tal como se explica en nuestros informes
es un término relativo y que no puede ser definido con
precisión para cubrir todas las situaciones. La
importancia y el interés de la entidad auditada, son
factores fundamentales que influencian nuestras decisiones sobre
el nivel de información. Los asuntos incluidos en todo
nuestro informe deben ser de la suficiente importancia como para
justificar que les informemos y para merecer la atención
de aquellos a quienes van dirigidos los informes.

La utilidad, y por tanto la efectividad, de nuestros
informes disminuye con la inclusión de asuntos de poca
importancia, porque ellos tienden a distraer la atención
del lector de los asuntos realmente importantes que
informamos.

Las decisiones sobre la importancia de los asuntos a
informar deben representar un juicio integral de todos los
factores pertinentes, incluyendo:

• El grado de interés de la entidad en los
  programas o actividades.

• La importancia de los programas o
  actividades.

• La novedad relativa o naturaleza experimental de los
  programas o actividades

• La oportunidad de contribuir a una acción
  constructiva de la entidad

• La oportunidad de proporcionar información
  útil y oportuna para asesorar a la entidad en el
  desarrollo de sus actividades.

• La frecuencia con que ocurra una condición
  adversa, la posibilidad de que ocurra en otro lugar y los
  montos relativos en dinero de pérdida o costo
  adicional.

• La falta de funcionarios de la entidad de efectuar
  las acciones administrativas necesarias para corregir las
  áreas débiles o mejorar las
  operaciones.

2. UTILIDAD Y OPORTUNIDAD.

La preparación de nuestros informes debe estar
precedido de un cuidadoso análisis de los objetivos
buscados, los receptores del informe ´revistos y la clase
de información necesaria a los receptores para cumplir los
propósitos designados. Debemos estudiar la
información a proporcionar desde la perspectiva de los
receptores del informe. Como nuestro propósito es
estimular una acción constructiva a proporcionar
información, nuestros informes deben ser estructurados en
función del interés y necesidades de nuestra
audiencia.

Los informes deben ser escritos de tal forma que sean
claros a cualquier persona bien informada razonablemente
inteligente que no esté muy familiarizada con los
programas específicos, actividades, aun las entidades
involucradas.

La oportunidad, como la utilidad son esenciales para
informar con efectividad.

Un informe cuidadosamente preparado puede ser de escaso
valor si llega demasiado tardear nivel de decisión. Los
problemas que afectan la oportunidad de nuestros informes
generalmente se originan en las fases de planeamiento,
administración y de análisis del trabajo, las
observaciones que involucran aspectos tales como: gastos
innecesarios, desperdicio de fondos, transacciones ilegales y
otras fallas en proteger los intereses de la entidad, deben ser
comunicados sin tardanza de modo que se puedan tomar acciones
decisivas de corrección oportuna.

3. EXACTITUD Y CONVENIENCIA DE LA INFORMACIÓN
SUSTENTATORIA

Todos los procedimientos prescritos de
preparación, revisión, y procesamiento deben ser
aplicados con el objetivo de producir informes, que no contengan
errores de hechos, lógica o razonamiento.

El requisito de exactitud esta basad en la necesidad de
ser justos e imparciales en nuestro informe y de asegurar a los
usuarios y lectores de nuestros informes que lo que informamos es
digno de crédito. Una falta de exactitud de un informe
puede ocasionar duda sobre la validez de todo informe y puede
desviar la atención de lo esencial del informe.

Todos los datos, observaciones y conclusiones
proporcionados en nuestros informes deben ser adecuadamente
sustentados con suficiente evidencia objetiva en nuestros papeles
de trabajo para demostrar o probar, cuando seamos llamados, los
fundamentos de los asuntos informados y su exactitud o
razonabilidad. No es necesario incluir información
detallada, excepto que sea necesaria para una presentación
convincente.

Las opiniones y conclusiones deben estar identificadas
claramente como tales en nuestros informes, y deben estar basados
en suficiente trabajo de auditoría que las respalden. En
la mayoría de los casos, un ejemplo de una deficiencia no
puede respaldar una conclusión amplia y la consiguiente
recomendación de acción correctiva. Todo lo que
sustenta es la observación del hecho que hubo una
desviación, error o falla.

4. FALLA DE CONVINCENTE

Nuestras observaciones deben ser presentadas de una
manera convincente, y nuestras conclusiones y recomendaciones
deben inferirse lógicamente de los hechos presentados. Los
datos de nuestros informes deben ser suficientes para convencer a
los lectores de la importancia de nuestras observaciones, la
razonabilidad de nuestras conclusiones y la conveniencia de
aceptar nuestras recomendaciones. Los informes diseñados
de ésta manera ayudan a centrar la atención de los
funcionarios responsables en los asuntos de nuestros informes que
merecen atención y para estimular la acción
correspondiente. La responsabilidad de la prueba está en
nosotros, no en la Entidad.

5. OBJETIVO Y PERSPECTIVA

Cada informe debe presentar nuestras observaciones de
una manera objetivo y debe incluir suficiente información
sobre el asunto principal de manera que proporciones a nuestros
lectores una perspectiva adecuada. Nuestro objetivo es evacuar
informes que sean reales y que no conduzcan a errores y que a la
vez hagan énfasis especial en los asuntos que necesitan
atención. Debemos cuidarnos sin embargo, de la tendencia a
exagerar o enfatizar demasiado la ejecución deficiente
notada durante nuestras revisiones. La información que fue
necesaria para lograr una perspectiva apropiada del informe debe
estar contenida en los resúmenes así como en otras
partes de nuestros informes y deben incluir.

INFORMACIÓN APROPIADA. Una clara
declaración de la naturaleza del alcance de nuestros
exámenes: Información sobre tamaño y
naturaleza de las actividades o programas. Descripciones
correctas y claras de nuestras observaciones de modo de evitar
malas interpretaciones y mal entendidos. Información no
solo de los aspectos deficientes sino también de los
aspectos satisfactorios de las operaciones examinadas cuando sean
importantes y están justificadas en el alcance de nuestro
trabajo. Esto no quiere decir que cuando tengamos algo malo que
decir debamos informar algo bueno para balancearlo.

6. CLARIDAD Y SIMPLICIDAD

Para que nuestros informes se comuniquen con efectividad
deben presentarse tan claros y simples como sean posibles.
También es importante la claridad porque la
información contenida en nuestros informes puede ser usada
en noticias cortas por funcionarios de la Entidad que no
estuvieron presentes ni participaron en las actividades de la
Auditoria. No debemos suponer que a los lectores tienen
conocimientos técnicos detallados. Nuestros esfuerzos en
el "Estilo" deben estar dirigidos a que el significado sea claro.
Sebe evitar el lenguaje florido, pedante, estilizado. Para que
haya claridad es necesario una organización adecuada al
material de información y precisión en el detalle
de los hechos, en su análisis y emisión de
conclusiones. Se deben usar en lo posible, ayudas visuales para
que nuestros informes sea comprensibles y por tanto
útiles.

7. PREVISIÓN

Nuestros informes no deben ser más largos que lo
necesario para comunicar la información que deseamos
informar. No debemos enredarnos en palabras, oraciones,
párrafos o secciones demasiado detalladas que no encajan
claramente con el mensaje del informe. Demasiado detallado quita
el mérito al informe y puede desvirtuar el mensaje real o
confundir y descontrolar a los lectores. En la
determinación del contenido de nuestros informes, aunque
haya espacio para juicios extensos, debemos tener presente que
los informes que son completos y a la vez concisos son probables
que reciban atención. La audiencia en nuestro informe
comprende a su mayor parte gente ocupada que no desea ser
molestada con detalles no esenciales.

8. PERFECCIÓN

Aunque nuestros informes deben ser concisos, debemos
recordar que la brevedad no siempre es una virtud. Nuestros
informes deben contener información suficiente sobre
nuestras observaciones, conclusiones y recomendaciones para
promover un entendimiento adecuado de los asuntos informados y
para proporcionar representaciones convincentes, pero claras en
una perspectiva adecuada. Para lograr estos fines se deben
incluir cantidades suficientes de información de fondo y
se debe dar apropiada consideración a los puntos de vista
de la Entidad. Si tenemos conclusiones u opiniones que queremos
que los lectores conozcan debemos exponerlas claramente en vez de
dejarlas a que los lectores las supongan.

9. TOMO CONSTRUCTIVO.

De acuerdo con nuestro objetivo básico de mejorar
las actividades operativas, para conseguir mayor Efectividad,
Eficacia y Economía en una Entidad, en tono de nuestros
informes deben estar dirigido a provocar una reacción de
aceptación de nuestras observaciones y conclusiones.
Los títulos, capítulos y contenidos de nuestros
informes deben ser enunciados en términos
constructivos. Aunque nuestras observaciones se presentan en
términos claros, debemos tener presente que nuestro
objetivo es lograr una reacción favorable y que
ésta se pueda lograr con Eficiencia evitando el
lenguaje que genere innecesariamente defensiva y
oposición. Aunque a menudo es necesario la
crítica de la ejecución pasada para demostrar la
necesidad de alguna mejora de la administración,
nuestro énfasis en los informes deben estar en la
necesidad de mejoras más que en la
crítica.

Elementos del
Informe de Auditoría Operativa

1. INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Se necesita alguna información introductoria al
comienzo de cada informe para proporcionar al lector de
importante información acerca de la entidad programa o
actividad examinada y sobre la naturaleza de nuestra
revisión. Esta información servirá de base
una mejor comprensión y apreciación del mensaje
principal del informe.

Debemos tratar que el material introductorio, sea
relativamente corto y evitar incluir información
innecesaria que podría ser discutida más
apropiadamente en otras partes del informe. La información
contenida en la síntesis, respecto a asuntos tales como;
porque se realizó la revisión o porque estamos
informando a la entidad (empresa), no se debe repetir en el
capítulo de introducción o en otra parte del
informe a menos que sea útil a un propósito
especial.

Por la importancia del informe de Auditoría
Operativa, es indispensable que sea bien redactado, completo,
claro y fácil de entender. Para conseguirlo es necesario
que los informes, se elaboren empleando algunos requisitos
como:

• Que se clara y sencillo, en lenguaje corriente y
  evitando el uso de terminología muy
  especializada.

• Deben evitarse los párrafos largos y
  complicarlos.

• Deben contener la información
  suficiente.

• Deben ser debidamente revisados antes de que se
  emitan.

• Deben conservar una estructura pre-establecida sin
  que esto quiera decir que no haya flexibilidad en su
  redacción.

Es conveniente que el informe se concluya en el campo de
tal manera que los ajustes, correcciones, revisión y
modificación que se realicen, se hagan más
rápidamente, con el auxilio de la documentación o
registros a la mano.

El informe de Auditoria Operativa, se redactará
en forma sencillo, para que el lector pueda entender su contenido
y propósito sin mayor indagación las personas que
lo utilicen les permitirán una base sólida para
tomar decisiones. (Gestión Gerencial).

2. INFORMACIÓN ACERCA DE LA ENTIDAD
(EMPRESA)

Nuestros informes a la empresa deben contener usualmente
información general sobre asuntos tales como: programa o
actividad sobre la que se informa: creación y
propósito, naturaleza y dimensión de la actividad y
la organización y administración del
informe.

a) PROGRAMA O ACTIVIDAD. Si el informe trata solo
una parte de las actividades de un programa de una entidad, esta
información debe por lo general referirse directamente a
esa parte; si se refieren al Programa o área completa el
informe debe indicar todo el aspecto auditado. En ambos casos
sólo es necesario la información suficiente que
posibilite al destinatario del informe y otros funcionarios que
reciben copias de informe, comprendan fácilmente las
observaciones específicas.

b) CREACIÓN Y PROPÓSITO. Una breve
información sobre la creación y propósito de
una entidad o programa, ayuda a situar la escena para nuestras
observaciones detalladas y es de particular interés y
valor para aquellos lectores que no están muy
familiarizados con la entidad o programa particular. Generalmente
se necesitan sólo una oración o dos sobre la
creación de una entidad o programa; por ejemplo, "El
programa o pacto, garantizado de préstamo para los
trabajadores" fue establecido conforme al Acto del 5 de febrero
de 1979, suscrita ante el Ministerio de Trabajo. La
información sobre el propósito necesitará
algunas veces ser mas largo, especialmente en los informes
respecto a entidades, programas o empresas relativamente nuevas o
únicas; sin embargo debemos ser tan breves como sea
posible.

c) NATURALEZA Y TAMAÑO. Nuestros informes
deben incluir una breve descripción de la naturaleza y
tamaño de la actividad que se discute, como antecedente de
las observaciones que se informe.

d) ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN.
La información sobre la organización y
administración de la entidad debe enfatizar cualquier
área que sea objeto y comentario o recomendaciones hechos
posteriores en el informe. Cada informe debe incluir como anexo
los nombres, cargos y periodos y servicios de los funcionarios
principales de la empresa (entidad) responsable de las
actividades discutidas. Los funcionarios enumerados deben estar
en situación de dictar las políticas en/o sobre el
nivel de la oficina o nivel comparable de la organización.
A menos que no se persiga algún propósito especial,
tales relaciones no se incluirán en otros
informes.

e) INFORMES SOBRE LA NATURALEZA DE LA
INFORMACIÓN. La sección introductoria debe
incluir cualquier información acerca del alcance y
naturaleza del trabajo de auditoria realizado que sea necesario
para comunicar con claridad las observaciones del informe, para
situarlas en la perspectiva adecuada. La información
introductoria debe proporcionar normalmente:

• Una identificación del periodo cubierto por
  el examen.

• Una identificación de los lugares
  geográficos específicos o áreas
  involucradas. El objetivo principal aquí es
  identificar las observaciones individuales con los lugares
  involucrados en vez de indicar solamente el lugar donde hemos
  trabajado.

• Cualquier declaración compensatoria
  específica y/o general necesaria para evitar dar al
  lector una impresión menos favorable de la que los
  hechos pueden justificar.

• Cuando sea apropiado se puede hacer una referencia a
  cualquier otro informe que se haya emitido sobre el mismo
  asunto.

• Una breve exposición de los objetivos de
  nuestro trabajo realizado cuando fuera necesario poner sobre
  alerta al lector en ciertos aspectos de nuestro trabajo tales
  como la extensión limitada del alcance de
  Auditoría, o para posibilitarle la rápida
  comprensión o aceptación de nuestras
  observaciones.

3. DECLARACIONES GENERALES
COMPENSATORIAS

Es muy importante que transmitamos a nuestros lectores
la imagen más imparcial que podamos. Como durante el
planteamiento y conducción de nuestro trabajo de
auditoría, nosotros enfatizamos asuntos que necesitan
atención, debemos hacer un esfuerzo consciente para
mantener en nuestros informes un compás de equilibrio y
perspectiva.

4. OBSERVACIONES Y CONCLUSIONES

A continuación de la información
introductoria, a antecedentes, cada informe contendrá una
o más secciones o capítulos conteniendo las
observaciones, conclusiones y recomendaciones. Estos rubros
constituirán el mensaje principal que queremos comunicar a
los lectores, razón para la elaboración del
informe.

Lo enunciado en capítulos anteriores, se refiere
especialmente a las partes de nuestros informes en las que
presentamos nuestras observaciones, conclusiones y
recomendaciones. Estas características se enumeran a
continuación: Importancia, Utilidad y Oportunidad,
sustentación exacta y adecuada, Convencimiento,
Objetividad, PERSPECTIVA, Claridad y Simplicidad,
Concisión, Integridad, Tono Constructivo.

Para lograr estas características, se requiere un
alto grado de:

a) DICERNIMIENTO

B) EXPERIENCIA, Y

C) TRABAJO ARDUO

Durante el planteamiento y conducción de nuestras
auditorías debemos enfatizar aquellos aspectos de las
operaciones y actividades de la entidad, en las que parezca
existir oportunidades de mejorar. Por lo tanto, nuestras
observaciones se referirán a menudo asuntos, tales como:
Inefectividad, Ineficiencia, Desperdicio y lujo desmedido, Gastos
impropios e incumplimiento de los dispositivos legales,
reglamentos o propósito de la entidad. Esto no significa,
sin embargo, que nosotros solo informamos observaciones
negativas. Al contrario, debemos dar apropiado reconocimiento a
las observaciones favorables que se relacionan con la
conducción de importantes programas y actividades de la
entidad.

Las apreciaciones y orientaciones tratadas en nuestro
curso, pueden ser modificadas para adecuarse a circunstancias
específicas así como a objetivos específicos
del informe.

5. CARACTERÍSTICAS DE UNA
OBSERVACIÓN.

Es fundamental asegurarse que toda la información
necesaria para comunicar el mensaje con efectividad ha sido
reunida y está disponible para redactar el informe. Los
análisis de las observaciones encontradas de acuerdo con
las características discutidas posteriormente serán
útiles en la organización y evaluación de la
información antes de que terminemos la auditoría
mientras redactamos el informe. Todas las observaciones
deberán ser objetivas y basadas en hechos y respaldadas
adecuadamente en papeles de trabajo. Los informes de
auditoría presentarán solamente las observaciones
significativas, la de menor importancia son enviadas en el
transcurso del examen con el visto bueno del Jefe el equipo de
auditoría al Jefe de la entidad auditada, por medio de un
informe preliminar de observaciones y recomendaciones
menores.

La redacción se efectuará en estilo
corriente a fin de que su contenido sea comprendido por el
lector, evitando en lo posible el uso de la terminología
técnica o muy especializada. La redacción debe ser
clara, concisa y fácil de seguir; es una técnica
muy valiosa en la determinación de la proporción o
frecuencia e que se suceden.

La importancia se juzga generalmente por el Efecto. Los
efectos sean actuales o potenciales, se pueden exponer
frecuentemente en términos cuantitativos, tales como
unidades monetarias, tiempo, unidad de producción o
número de transacciones. Algunas veces los efectos tales
como mal estado de ánimo, son intangibles pero obstante
importantes. Cualquiera sea el uso de términos, el informe
debe incluir información suficiente de modo de convencer
al lector que el asunto merece atención.

EXPLICACIÓN DEL PORQUE OCURRIÓ LA
DESVIACIÓN (DEFICIENCIA)

Se deben identificar y explicar las razones de porque
existe una desviación entre "lo que es" y "lo que no debe
ser". Cuando conocemos porque sucedió algo la
causa-podemos determinar más fácilmente como su
repetición. Una recomendación constructiva depende
de la identificación de la deficiencia básica
administrativa que permitió que ocurra la
desviación. En todos los casos debemos presentar clara y
lógicamente la relación entre la causa y cualquier
recomendación.

Cuando encontremos que la falta de auditoria interna, ha
contribuido a la deficiencia básica operativa, debemos
incluir una exposición de esta falta como parte de la
observación. Si encontramos una falta general de adecuada
revisión interna, sería apropiado tener una
sección o capítulo separado que trate de este
asunto.

6. PRESENTACIÓN DE LAS
OBSERVACIONES

Un buen desarrollo de las observaciones de la
auditoría, no solo incluirán cada una de las
características discutidas anteriormente sino que
también serán redactados de modo que cada una sea
claramente distinguible de las otras. El lector no debe tener
dificultad para entender lo que hemos encontrado, (diagnosis)
cual fue el efecto, porque sucedió y que es lo que
pensamos se debe hacer al respecto
(recomendación).

La manera en que presentamos nuestras observaciones en
nuestros informes variará necesariamente dependiendo
éste de un número de factores que
incluyen:

• El objetivo específico del informe, por
  ejemplo: informar o convencer.

• La complejidad del asunto

• Los comentarios preliminares o reacciones de las
  personas involucradas, por ejemplo: funcionario de la entidad
  que estén familiarizados con el asunto o miembros de
  la entidad y otros que no estén muy
  familiarizados.

Deben evitarse los párrafos largos y complicados,
así como las frases elegantes. Algunos términos
técnicos necesariamente deben ser empleados, pero
deberá hacerse un fuerzo para utilizar lenguaje comercial
en lugar de términos estrictamente contables. Los errores
gramaticales, las faltas de ortografía y las expresiones
populares son inexcusables en documentos como el informe de
auditoría. Las observaciones por regla general
deberán seguir el orden de secuencia de
presentación u orden en que se auditó a la entidad
y/o área respectiva.

Las características de las observaciones
son:

• Presentación de la condición (lo que
  es)

• Criterio (lo que debe ser)

• Efecto (diferencia entre lo que es y lo que debe
  ser)

• Causa (porque sucedió)

COMPARACIÓN DE LA CONDICIÓN CON EL
CRITERIO.

La mayoría de las observaciones de
auditoría se originan de la comparación de "lo que
es" – condición- con "lo que debe ser" criterio.
Cuando identificamos una diferencia entre las dos, hemos
efectuado el primer paso en el desarrollo de una
observación negativa. Son útiles ejemplos de casos
específicos para ilustrar el asunto y para convencer al
lector de que existe un problema y se necesita una acción
correctiva. El hecho de que no existe ninguna diferencia entre
"lo que es" y "lo que debe ser" constituye una observación
importante especialmente cuando el objetivo es evaluar e informar
sobre la efectividad de un programa o actividad.

En la sección de las condiciones a informar
así como de los criterios o normas a usar en la
evaluación de esas condiciones, juegan un papel
importante;

a) El conocimiento profesional

b) La experiencia

c) Antecedentes, y

d) Pericia profesional del equipo de
auditoría.

Es importante reconocer, sin embargo, que asumimos una
responsabilidad y obligación de convencer al lector de la
validez y sentido común de los criterios que
usamos.

Evaluación de la Importancia de las
Observaciones

La atención que se le presta a una
observación depende en su mayor parte de la
demostración de la importancia de nuestras observaciones;
debemos ver si las situaciones adversas informadas son casos
aislados o están extendidas ampliamente en la
proporción o frecuencia en que se sucede.

Las secciones o capítulos de observaciones en
nuestros informes pueden ser organizados con resultados positivos
en diferentes formas. Por ejemplo, se pueden construir en torno a
exposiciones de actividades, operaciones o programas
específicos; sin embargo la práctica recomienda
presentar el material en forma de series, de secciones o
capítulos que presente cada uno, una observación
individual, junto con toda la información importante
relativa a esa información.

7. CONCLUSIONES.

Las conclusiones constituyen el resumen de las
observaciones sobres irregulares, desviaciones o reparos y son el
producto del criterio del auditor. Es el contenido más
importante del informe de auditoría.

La formulación de las conclusiones es basada en
realidades de la situación y/o actividad examinada. Los
papeles de trabajo, respaldan las conclusiones.

Las conclusiones pueden ser de dos clases:

• De carácter financiero: destinadas a divulgar
  aspectos cuantificables relacionados con el mando de los
  recursos financieros.

• De carácter operativo, son divulgaciones
  informativas que responden a las deficiencias generales no
  comprendidas en las primeras, debido principalmente a la
  falta de cuantificación (subjetivas)

8. SUGERENCIAS Y ADVERTENCIAS.

• Use subtítulos significativos al margen o a
  través de todas las secciones de observaciones para
  ayudar al lector a seguir la lógica de la
  exposición y para ver la interrelación que
  existe.

• Sea objetivo, incluya toda la información
  significativa y relevante incluso si esta indica desacuerdo
  con nuestro punto de vista.

• No exagere o alargue. asegúrese que su
  opinión esta respaldada por evidencia
  sustentatoria.

• Identifique las suposiciones y opiniones
  importantes

• Evite declarar como hecho algo que ha escuchado
  decir.

• No incluya información que podría
  conducir a error.

• Asegúrese de que las conclusiones sean
  razonables y se infieran lógicamente de la
  información presentada.

• No omita las conclusiones y opiniones importantes
  sobre la base de que serán obvias al lector

• Escriba en forma constructiva. Evite el tono
  desagradable, sarcasmo y ridículo

• Ponga en relieve la necesidad de mejoras futuras en
  vez de las deficiencias pasadas.

• Reconozca el conocimiento de la estructura de la
  entidad.

• Proporcione la suficiente información sobre
  el cuadro total para ubicar las observaciones.

• Asegúrese de que los asuntos importantes de
  política y legales se hayan aclarado antes de que se
  presente el informe a su proceso final.

• Aclare los efectos negativos actuales o
  potenciales

• No proyecte efectos negativos en forma descuidada y
  casual

• Redondee todos los estimados de pérdidas,
  ahorro y otros asuntos para evitar una impresión
  errónea de precisión.

• Muestre las causas fundamentales de la conducta
  dudosa o condiciones no satisfactorias

• Use ayudas visuales para dar más valor al
  mensaje (fotos, cuadros, tablas)

• Use rara vez abreviaciones no familiares.

• De más realce en el informe a las
  observaciones importantes en vez de las menos
  importantes.

• Use la voz activa en vez de la pasiva. Por ejemplo
  use «nosotros encontramos » en vez de «vino
  a nuestra atención»

• Explique las bases para los estimados y
  proyecciones

9. FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS
CONCLUSIONES.

Las conclusiones son enumeradas y presentadas en orden
de importancia separándolas por clase de
conclusión; las de carácter financiero preceden a
las de carácter operativo.

Cada conclusión debe tener, como referencia, el
número de página donde se encuentra la
observación de la que proviene. De esta amanera el informe
resulta un instrumento ágil para el lector. Asimismo, la
conclusión presenta en su contenido el cargo del
funcionario responsable de la deficiencia determinada.
Constituyen la expresión última del profesional en
cuando a irregularidades halladas en su
evaluación.

10. RECOMENDACIONES.

Las recomendaciones que presenta el auditor, luego de
terminar de examinar un conjunto de actividades u operaciones,
son sugerencias positivas con la finalidad de solucionar
problemas u áreas problemas significativos para mejorar
los sistemas operativos y financieros de la entidad
examinada.

Las deficiencias significativas halladas en la
gestión de la entidad auditada vienen a ser las
observaciones del auditor; las cuales originan muchas veces la
presentación de las recomendaciones. El ánimo del
auditor al recomendar soluciones a los problemas encontrados, es
el de solucionar de manera oportuna t practicable, para que el
organismo examinado continúe funcionando sin impedimentos,
al logro de sus metas y/u objetivos.

Las recomendaciones estarán orientadas a la mejor
utilización de los recursos disponibles por la entidad
examinada. La recomendación, en forma individual puede
contener solución a una o varias observaciones.

11. IMPORTANCIA DE LAS
RECOMENDACIONES.

Los informes que contienen recomendaciones
reconstructivas pueden hacer mucho para alentar a las mejoras en
la conducción de los programas o actividades de la
entidad; además las recomendaciones de tipo informativo o
relativo que comunican información útil sobre
asuntos importantes pueden asesorar a la empresa para llevar a
cabo sus responsabilidades, que son las netas u objetivos
trazados.

Exponer una recomendación y describir lo que la
entidad pretende, hacer da como resultados informes más
provechosos y enfoca la atención en lo que aún
necesita hacerse. Las recomendaciones formales proporcionan
también una base para el seguimiento específico de
la auditoria máxima de la entidad, para ver qué
acciones apropiadas se toman para corregir la deficiencia o para
hacer las mejoras necesarias, (implementación de las
recomendaciones).

12. A QUIEN SE DIRIGEN LAS
RECOMENDACIONES.

Se dirigen a la máxima autoridad de la entidad
auditada «buscando una mayor economía y eficiencia
en los recursos » (racionalización adecuada de los
recursos)

Nuestros informes deben incluir las recomendaciones
apropiadas o sugerencias sobre medidas alternativas de
acción, cuando nuestro trabajo indique que se requiere o
desea una acción para corregir los problemas o para
mejorar los programas y actividades de la entidad.

13. FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD.

La relación estructural y funcional entre los
funcionarios varía de la entidad a entidad, por lo tanto,
las recomendaciones deben sr diseñadas para adecuarse a
cada uno de los casos específicos. Las recomendaciones en
un informe a nivel de la entidad, generalmente están
dirigidos al funcionario a quien se remite el informe. Esto debe
hacerse incluso aunque algunos funcionarios de menor rango tengan
que llevar a cabo las recomendaciones aceptadas. Las
recomendaciones en los informes a la máxima autoridad,
para acción por parte de la entidad estarán
dirigidas al funcionario principal, de la respectiva entidad o al
funcionario principal en una de las áreas
importantes.

14. CUANDO HACER LAS RECOMENDACIONES.

Por razones de doctrina general las recomendaciones se
deben incluir en los informes, cuando el trabajo del auditor
indique que es necesario tomar acciones necesarias en la
época que se preparan los informes. Se deben hacer las
recomendaciones, incluso si las acciones necesarias se hubieran
prometido o iniciado. Bajo estas circunstancias sería
preferible exponer las recomendaciones en vez de cifrar
simplemente las acciones prometidas o en proceso por la
entidad.

Aunque las recomendaciones, generalmente sean
procedentes cuando informemos las situaciones deficientes, no es
necesario que hagamos una recomendación para poder
informar una observación negativa. Por ejemplo una
recomendación puede no ser apropiada en un informe que
revele una deficiencia grave que no se volvió a repetir
para lo cual no se requiere ninguna acción
correctiva.

Algunos problemas revelados en nuestras revisiones
pueden tener varias posibles soluciones, alternativas, ningunas
de las cuales es superior de las cuales es superior a las otras.
En estos casos debemos presentar las ventajas y desventajas de
las diferentes soluciones en vez de tratar de
solucionar.

15. QUE ES LO QUE SE VA A RECOMENDAR.

Nuestras recomendaciones constituyen nuestra
opinión considerada sobre una situación y deben
reflejar nuestro conocimiento y juicio sobre el asunto en
términos de loa que deben hacerse acerca de ello. Las
recomendaciones deben ser diseñadas para rectificar
condiciones que necesitan mejoras. Cuando hagamos una
recomendación la sección de observación
respectiva debe incluir una exposición clara, del objeto a
la razón por la que creemos que se necesita tomar una
acción. Las recomendaciones que no están precedidas
de tal información no son persuasivas claras ni
convenientes al lector. El simple hecho que hagamos un
recomendación no constituye por si mismo una regla para
suponer que los funcionarios de la entidad van a aceptarla. La
importancia que ha de conceder un lector a una
recomendación y la respectiva observación,
dependerá principalmente de la envergadura de las
aplicaciones y las consecuencias prácticas experimentadas
y potenciales, en cuanto se oponen a los conceptos
teóricos. Por lo tanto, es importante, señalar las
ventajas prácticas de nuestras recomendaciones y de
proyectarlas para obtener para obtener los mayores beneficios
posibles. Si la acción que recomendamos es una de las que
nosotros creemos que se deben tomar a la brevedad posible las
bases expuestas para la recomendación deben señalar
claramente las consecuencias de una demora, por ejemplo
continúas perdidas, desperdicios, etc.

Cuando un informe tiene que ver con deficiencias,
nuestras observaciones deben estar diseñadas a corregir
las causas principales de las deficiencias y a obtener una
recuperación u otro ajuste de los casos específicos
que hemos identificado. De esta manera se incrementan bastante
los beneficios de nuestro trabajo. Esta es la razón por la
que ponemos tanto énfasis en la identificación de
las causas básicas, solo mediante la identificación
de estas podemos proyectar recomendaciones efectivas.

Algunas veces podríamos observar defectos en
procedimientos o control que si no se corrigieran podrían
resultar en desperdicio o pérdida. Como autores, debemos
estar siempre alerta a la necesidad de reforzar los controles
operativos, como una medida de protección y que las
recomendaciones bajo tales circunstancias sean apropiadas.
Debemos también recomendar cambios o mejoras en las
practicas o procedimientos de la entidad cuando nuestro trabajo
indique que se necesitan tomar tales acciones para lograr mayor
eficiencia y economía en las operaciones, proporcionar un
mejor servicio a los funcionarios de línea o de gerencia
operativa, o promover el cumplimiento con los principios y
políticas prescritas por las respectivas entidades,
especialmente en asuntos de administración
financiera.

Al hacer nuestras recomendaciones debemos considerar
cuidadosamente los costos para llevarlas a práctica en
relación a las ventajas a obtener. Nuestro informe debe
incluir hasta la máxima posible información que
muestre nuestras recomendaciones deben ser tan
específicas, como sea posible. Son menos deseables las
recomendaciones simples de que se corrijan situaciones o que se
realicen estudios sobre un problema y no son tan efectivas como
las recomendaciones específicas, pero ellas podrían
ser apropiadas si fuéramos incapaces de proponer
soluciones específicas.

Cuando creemos que se debe efectuar una acción
acerca de nuestras observaciones, el informe no debe dejar duda
en la mente del lector que estamos haciendo una
recomendación sustancial.

En los informes se deben establecer siempre quien es el
que se espera que actué acerca de nuestras
recomendaciones.

Se deben evitar recomendaciones que incluyan expresiones
tales como inmediatamente y sin demora y tan pronto como sea
posible (tono). El uso de tales términos en la
presentación de las recomendaciones tiende a general
resistencia en razón de su tono prioritario.

Debemos hacer un esfuerzo especial para asegurarnos que
el lenguaje usado en su exposición es claro y no es
susceptible de ser mal interpretado. Nuestras recomendaciones
deben ser expuestas en oraciones afirmativas simples y sinceras y
deben estar libres de ambigüedades y calificaciones
innecesarias (claridad).

Las recomendaciones deben ser presentadas de forma
ordenada, considerando numeración y grado de importancia.
Su contenido debe ser expresado en lenguaje práctico y sin
sofisticaciones.

16. ANEXOS AL INFORME.

Muy raras veces es necesario incluir anexos al informe
de auditoría. Estos cuando se crean sumamente necesarios,
están ubicados al final del informe, serán
presentados en manera clara, accesible al lector, sin abundar en
terminología técnica, salvo el caso el caso en que
se deben adjuntar informes técnicos completos de anexos de
exámenes especializados. Normalmente, se debe adjuntar la
inclusión de anexos dentro de los informes, dejando
información detallada en los papeles de trabajo que son
disponibles en caso de necesidad.

Las conclusiones y recomendaciones resultantes de
informes técnicos deben estar incluidas dentro del informe
de auditoría propia.

Síntesis
del informe

1. OBJETO.

El síntesis del informe, tiene por ejemplo
resumir la opinión del auditor, indicándolas
observaciones, conclusiones y recomendaciones más
significativas e importancia del informe.

Se prepara principalmente para informar al lector del
informe, generalmente persona importante que no dispone del
tiempo suficiente para leer el íntegro del informe, sobre
el contenido fundamental de este para motivarlo a tomar las
acciones correctivas necesarias.

2. PROPÓSITO.

El propósito principal es hacer que el informe
sea más útil a sus usuarios. La inclusión de
las síntesis de nuestros informes mejora nuestra
comunicación de la entidad y elimina la necesidad de que
otros preparen una sinopsis.

Como muchos receptores del informe leerán solo la
síntesis, es importante que este presente el contenido del
informe en forma clara y apropiada. Debe presentar en forma
exacta, justa y clara lo más importante del informe de
modo de evitar malo entendidos e interpretaciones. Una
síntesis no debe presentar hechos ya sea de que se
subestima o sobreestima el mensaje.

3. COBERTURA.

Las síntesis se incluirán en todos los
informes, salvo en los borradores de informes puestos a
consideración para revisión preliminar
externa.

4. UBICACIÓN Y ESTRUCTURA
FÍSICA.

La síntesis debe seguir al índice, a menos
que la información contenida en la síntesis sea de
carácter reservado, debe ser impreso en hojas desglosables
perforadas de modo que se pueda desglosar. Una síntesis es
recomendable que no exceda de cuatro páginas.

5. ESTILO.

A continuación se dan algunas sugerencias para
preparar síntesis:

• Usar la construcción gramatical en tercera
  persona (la sociedad, Cia.) recomienda en vez de nosotros
  recomendamos.

• Use oraciones y párrafos cortos

• Use palabras simples, no técnicas, no
  profesionales, pero no repita literalmente el lenguaje usado
  en el cuerpo del informe, tales como opiniones sobre los
  estados financieros

• Use frases que califiquen tales como la
  compañía (de auditores) cree y en
  opinión de la compañía cuando sea
  necesario para evitar conducir el error al lector. Pero no
  exagere.

• Use abreviaturas bien conocidas y
  familiares.

• Subraye o escriba en letra cursiva para
  enfatizar

Partes: 1, 2