Manual de políticas y procedimientos

Es la información escrita detallada de la
organización, preparada cuidadosamente que describe las
funciones detallada de diferente personal y de los procedimientos
de archivos que tienen valor no solo para el integrante del
departamento, sino también a los recién
ingresados.

Un manual es casi indispensable para lo programa de
capacitación de una compañía, estos agregan
un elemento de flexibilidad al facilitar las transferencias de
personal de una plaza a otra en caso de vacante, enfermedad o
sobrecarga temporal de una área especifica de la
organización. En conclusión el manual es
útil para explicar a aquellos que no están en el
departamento que y cuantas cosas se hacen.

La preparación de un manual utiliza y consume
tiempo y es algo tedioso, para ser preciso, pero bien vale a pena
el costo. Es indispensable una cuidadosa planeación previa
de lo que se va a cubrir, del énfasis y del formato para
incluir una definición clara de objetivos considerados en
la preparación del manual. Quien prepara el manual debe
decidir su contenido las políticas de la empresa o si
también incluirá una descripción de la
organización y de los procedimientos.

Estos trabajos no-solo se debe hacer en una jornada,
sino que se escribe sección por sección a medida
que se presentan oportunidades. También se debe discutir y
verificar cuidadosamente dentro y fuera de los departamentos
también los departamentos que son mas afectado en sus
operaciones como son ingeniería y
producción.

Cuando se reproduzca es preferible que sea en hojas
sustituibles, ya que esto permite una fácil
revisión. Otra etapa importante es que el ejecutivo
principal de la compañía escriba un corto prologo
aprobando la política y las practicas del departamento y
definiendo su autoridad.

Aunque hay muchos aspectos que deben ser cubierto en el
manual, algunos de los más comunes son la autoridad para
la requisición, la cotización competitiva,
vendedores aprobados, contactos y compromisos con vendedores,
autoridades para verificar especificaciones, compras para
empleados, regalos, formas para ordenes de compras, datos
confidenciales, ordenes urgentes, relaciones con vendedores,
tiempos de anticipación, determinación de
cantidades a comprar, equipos importantes, etc., etc..

Uso de la
computación en las compras

El análisis de los procedimientos que se
necesitan y se usan para llevar a cabo la función de
compras se ha basado en el uso de equipo tradicional de oficina y
en sus métodos. En los últimos años se ha
visto un considerables desarrollo de los equipo de proceso de
datos para ayudar al análisis, el registro y como dar
información en la operación de sistemas comerciales
complejos.

Los métodos utilizado en lo sistema de computo
son los mismos que en los métodos manuales. El cambio se
presenta en la forma en la que se realizan esas etapas
esenciales.

En los sistemas de computación se obtienen
cuatros ventajas:

• El manejo electrónico de los procedimientos
  reduce el esfuerzo manual de los empleados a un
  mínimo.

• La información a partir de los registros
  está disponible en forma casi
  instantánea.

• Se mejora el control de las operaciones, no solo por
  la disponibilidad en el momento de la información para
  tomar buenas decisiones.

• Se mejora el desempeño de operaciones por la
  disponibilidad de información y el mejor control de
  las operaciones.

Las nueve etapas esenciales de compra aplicada al
potencial de las computadoras.

• 1. Reconocimiento de la necesidad:
  Cuando la computación se utiliza en forma adecuada
  puede ser de gran ayuda para analizar la información
  correspondiente a uso, mercados, factores económicos y
  uso esperado para concluir los pronósticos con
  prontitud y exactitud.

• 2. Descripción de la necesidad:
  La responsabilidad para el desarrollo de una
  descripción o especialización precisa del
  producto o del articulo usado en la empresa, se basa
  normalmente en el departamento de ingeniería o en el
  usuario.

• 3. Determina y analiza Fuentes Posibles de
  abastecimiento. Cuando la requisición es procesada
  por la computadora, la información con relación
  a proveedores, puede proporcionar listas de vendedores y sus
  precios pasados y registro del desempeño y preparar
  formas de solicitud de cotizaciones.

• 4. Determina precio y Términos.
  Las propuestas de vendedores se pueden programar en base de
  datos de la computadora, permitiendo a la computadora llegar
  a la asignación más eficiente del negocio en
  casos en los cuales existen muchas variables.

• 5. Prepara y Asigna las OC. Se puede
  utilizar el juicio humano en la selección final de los
  vendedores. Pero una vez que se hace la selección y se
  ha determinado el precio, la computadora puede producir la
  orden de compra y liberar automáticamente la forma de
  la orden.

• 6. Seguimiento y Expedición de la
  orden. Cuando se ha colocado la OC se establece un estado
  de registro de la orden. Este registro se conserva hasta la
  fecha de registro de la recepción de los materiales
  ordenados, la factura, las ordenes de cambios y los datos de
  expedición. En forma automática genera el
  trabajo de seguimiento, de acuerdo con un programa
  predeterminado.

• 7. Recepción e Inspección de
  Artículos. Se puede alimentar el registro con el
  estado de la orden los informes de recepción e
  inspección y se puede usar en la revisión de la
  factura, en la conservación de registro de inventario
  y en la recopilación de informes sobre
  calidad.

• 8. Liquidar la factura y pagar al
  proveedor. Cuando las factura son recibidas la
  computadora las compara con las ordenes de compras y es
  posible programar la computadora para revisar precios,
  cantidad, extensión descuento si lo hay, ruta y
  términos de transportación.

• 9. Mantenimiento de registros. Las
  ordenes ya cerradas se llevan usualmente a un registro de
  ordenes durante cierto tiempo (puede ser seis meses), para
  permitir un tiempo adecuado para cualquier rechazo o ajuste.
  Los expediente sobre el desempeño de la OC, los datos
  sobre el vendedor, la historia de este, la historia de los
  artículos, los contratos de trabajos. Muchos de los
  informes de operación y de administración se
  pueden generar por computadora.

POTENCIAL DE APLICACIONES DE LA
COMPUTADORA

Las aplicaciones generales en compras, poseen tres
áreas principales:

• Sistemas de operación de compras.
  Estos procesan lo datos de las operaciones rutinarias del
  departamento, tales como el mantenimiento del estado de las
  acciones de compras; Mecanografiado de las OC, ordenes de
  cambio, requisiciones de cotizaciones archivo de expediente
  históricos; es decir las funciones de compras que
  tienen datos repetitivo son los mas adecuados para usar estos
  sistemas.

• Sistemas de Informes a la
  Administración. Estos sistemas procesan datos, con
  frecuencias obteniéndola de los expedientes de datos
  organizados para el archivo de sistemas operacionales de
  compras, y también pasa esta información a la
  administración. Ejemplo los informes sobre el
  desempeño del vendedor y comprador

• Sistemas de Informes a la
  Administración. Estos sistemas procesan datos, con
  frecuencia obteniéndolos de los expedientes de datos
  organizados para el archivo de sistemas operacionales de
  compras, y también se obtiene la información a
  la administración. Ejemplo los informes sobre
  desempeño del vendedor y comprador.

• Sistemas de Ayuda a la Toma de Decisiones ( Apoyo
  a Decisiones). Estos sistemas procesan datos para ayudar
  a la administración de compras en la selección
  de diversas alternativas. Estos tres sistemas pueden ser
  directos o indirectamente útiles a la
  organización dándole oportuna
  información precisa sobre la cual basar sus sistemas
  de ayuda a sus elecciones o decisiones, con posterior
  precisión. La administración recomienda de
  modelo con otras variables ( que pueden no ser
  cuantificables) llegando a una decisión final. Como
  ejemplo tenemos el análisis de cotización,
  análisis de descuento en precios, cotización
  sintética, pronostico y compras por adelantado y
  modelo comerciales futuros.

APLICACIONES ACTUALES DE LA
COMPUTADORA

Las aplicaciones actuales según la revista
Purchasing en 1987, encontraron que el 88% de las organizaciones
usan en alguna forma la computadora en sus compras. Aquella
compañía que tiene alguna forma de sistema de
compras en la línea pueden recopilar y almacenar
información en:

Ordenes de compras, vendedores, ordenes de cambios,
liberación de ordenes, requisición. También
que el 70% comparte información con otro departamento por
ejemplo contabilidad comparte información con control de
inventario y control de producción.

En estos estudios se observa un cambio en el hardware y
software y también la microcomputadora.

Microcomputadoras en
compras

La micro o computadora personal ha sido el factor
principal que ha generado las aplicaciones de la computadora a
compras. Esta hizo su aparición a principios de los
años 80, y después de un corto inicio se ha
convertido en parte integra de muchos de lo sistema de compras,
tanto grande como pequeño. Las razones son:

• 1. Mediante una modesta inversión en
  equipo en hardware(alrededor de $5000, con capacidad adecuada
  de almacenamiento e impresión y posiblemente otros
  $2000 para programa de software, el departamento de compras
  puede tener igual sistema de computación que solo unos
  pocos años antes requerían $ millón en
  el sistema de computación de estructura principal
  controlada centralmente.

• 2. Ejemplo la pregunta "y si" un aumento en el
  precio, se puede responder por el sistema de
  computación en solo segundo. Por que el departamento
  de compras puede estimar rápidamente y con
  precisión el efecto en el sistema total que un cambio
  de una de las variables claves podría
  causar.

• 3. La computadora personal es un sistema
  independiente que se dedica al uso de compras. Estos
  significa que el departamento de compras controla como y
  cuando se usa la computadora sin tener que esperar su turno
  con finanzas, contabilidad, ingeniería, mercadotecnia
  y operaciones para disponer de tiempo en la unidad
  central.

• 4. La información que alimenta la
  microcomputadora puede permanecer confidencial dentro de
  compras, tanto tiempo como cuidado se tenga en salvaguardar
  el acceso a los códigos.

• 5. La oportunidad y la precisión de los
  datos y los informes pueden mejorarse extensamente, dando
  como resultado el ahorro de tiempo para la toma de decisiones
  y una calidad mayor de las decisiones que se
  toman.

• 6. Las hojas " de calculo" disponible en
  software permite aplicarla a actividades de rutina en
  compras, tales como el seguimiento de ordenes de compra,
  inventarios, precios, descuentos, utilización de
  materias primas, fecha de envió e información
  financiera y estadísticas.

Software para
computadora

Para operar la computadora se necesitan dos tipos de
software.

• Software del sistema operativo, que son grupos de
  programas proporcionados por el fabricante de computadora que
  hace que actué la computadora.. El software tipo
  estándar para la computadora son CP/M y el
  DOS.

• Software de aplicaciones, en el cual contiene
  programas que manejan los datos para un objetivo
  específicos, como es el mantenimiento de orden abierta
  del archivo o la toma de estadísticas del
  desempeño de los vendedores, para efectuar un
  análisis y un informes de evaluación del
  desempeño de los vendedores

Estos programa han evolucionado debido a la demanda; A
mediado de los 80s, la mayor parte de la empresa tenían
que diseñar su propio programa, debido a que no se
disponía de software en paquete. Las
compañía con extensos sistema requerían
grandes cantidades de información, y aun utilizan
normalmente su propio diseño de programa
software.

Intercambio Electrónico de Datos
(IED) con Proveedores.

Los intercambios permiten a los compradores y vendedores
obtener y proporcionar información puntualmente y con
mayor exactitud, permitiendo una elevada eficiencia
administrativa ya que se reduce el trabajo de oficina y se eleva
el nivel de calidad de las decisiones que se toman. Estas
aplicaciones ya han estado en uso desde hace varios años,
pero solamente en escala limitada.

La disponibilidad de la microcomputadora en el
departamento de compra proporciona la cantidad de
expansión de esas aplicaciones a toda la nación,
para cualquier terminal de American Standard Code for
Información Exchange (ASCII) Código Estándar
Americano para Intercambio de Información, estos incluyen
toda la microcomputadora que tienen software de
comunicación apropiado; y un moden telefónico, que
permite comunicarse por líneas telefónicas a otra
computadora.

La guía mas completa para la realización
de los sistema IED entre empresa compradoras y vendedoras
prevé que hará cinco contribuciones especiales a la
dirección estratégica de dimensión
corporativa:

• Reducción del trabajo de oficina ( compra de
  menos papelería), lo que aumentara el tiempo para los
  encargados de realizar actividades profesionales con otros
  departamentos y proveedores.

• Fomento dl desarrollo de sistema de obtención
  y administración de materiales integrados y mejorados.
  Estos capacitad a los compradores para participar en la
  administración de un articulo.

• Utilizando la tercera parte de la red que tiene
  capacidades y normas de transmisión internacionales,
  la comunicación pasa entre compradores y quienes usan
  asignaciones y proveedores a través de todo el mundo
  pueden hacerla rápidamente.

• IED puede enlazar la capacidad de la empresa para
  reducir los costos totales de realizar negocios. IED
  construye de modo importante para que los sistemas trabajen
  "justo a tiempo" con la reducción de tiempo invertido
  y de inventarios.

Sistema de
información.

Los procesamientos de compras se establecen
básicamente para procesar la entrada de información
del exterior de la función de compras, y generar la salida
de información necesaria para otras funciones e
instituciones fura de la función de compras.

Flujo de Información Interna Hacia
Compras.

Toda actividad funcional dentro de la empresa genera
información y requiere de información del sistema
de compras. La información enviada a compras se agrupa de
dos formas:

• Establecimiento de las necesidades de materiales y
  servicios que se obtienen internamente de la
  empresa.

• Las necesidades de información disponible
  dentro de compras o la que se puede obtener del exterior de
  la empresa.

Procedimientos y flujos de
información.

Planeación: Esta función
proporciona a compras información relevante que se refiere
a obtener los requerimientos a largos plazo de la empresa para la
instalaciones, materiales servicios del exterior.

Pronósticos de Ventas: Los
pronósticos bien estructurados son unas de las
herramientas más útiles de las que dispones la
planeación estratégica. La operaciones comerciales
alcanzan normalmente el mayor grado de eficiencia operacional
cuando una planeación adecuada permite una
adquisición ordenada y una programación de
requerimientos.

Control Presupuestal y Financiero: La
información proporcionada por el departamento de
presupuesto ayuda a coordinar la información asignada por
planeación y por pronósticos de ventas, y permite
valorar cualquier restricción impuesta por el control
financiero.

Contabilidad: la función de contabilidad
proporciona información sobre pago a proveedores, estudios
de costos de decisiones sobre comprar o vender y comparaciones de
los costos reales con los presupuestado.

Jurídico: es la actividad principal
autorizad para llevar a cabo la firma de contratos por materiales
y servicios externos el departamento legal facilita
información respecto a contratos y
procedimientos.

Ingeniería : Su responsabilidad
básica es informar que tipos de materiales se necesitan y
las especificaciones de calidad necesarias, El conocimiento
correcto del departamento de compras para precisar las
especificaciones, generalmente promueve una operación
más efectiva de esta actividad en beneficio de la
empresa.

Producción y Control de Producción:
Este proporciona información sobre los requerimientos de
los materiales. El control de producción y el departamento
de programación facilitan información sobre que
materiales se necesitan y en que cantidades para un periodo de
tiempo específicos.

Control de Inventarios: Este departamento
proporciona la información básica sobre las
necesidades existentes para saber lo que hay que comprar u
ordenar en un momento determinado.

Control de Calidad y Recepción: Ambas
funciones facilitan información que determina si los
proveedores han proporcionado materiales en calidad y cantidad
especificas. Esta información es esencial para el
desempeño adecuado del departamento de compras.

Nuevos Productos: Las importancias del desarrollo
de nuevos productos para el éxito de la empresa han
aumentado considerablemente en los últimos año. A
menos que exista información sobre el desarrollo de nuevos
productos desde el principio del proyecto será
difícil lograr la contribución total que compras
puede ofrecer.

Flujos de Información Externas Hacia
Compras

El departamento de compras funcionando eficientemente es
uno de los puntos de contacto principales de las empresa con el
mundo exterior, y como tal es un punto de recepción de un
flujo de información de fuentes externas a la
empresa.

Principales información de fuentes
externas:

• Condiciones Generales del Mercado: Los
  ejecutivos de compras y los compradores competente se
  convierten en especialistas sobre el mercado en general y en
  las condiciones comerciales. Estas proporcionan un flujo
  constante de información sobre precios, factores de
  abastecimiento., demanda y acciones de los
  competidores.

• Fuentes de Abastecimiento. El personal de
  venta de los proveedores los medios de publicidad de todo
  tipo, promociones especiales, exposiciones comerciales y
  convenciones e información crediticias y financiera
  proporcionan información inicial de los vendedores,
  dirigida a sus clientes actuales y potenciales.

• Capacidad de los Proveedores, Velocidad de
  Producción de los Proveedores y Condiciones de Trabajo
  en las Plantas e Industrias de los Proveedores: Los
  flujos de información de estos factores son de suma
  importancia en ka determinaci0on de la política de
  inventarios y para asegurar la continuidad del abastecimiento
  y de la producción.

• Precios y Descuentos, Aduanas, Ventas y Uso de
  Impuestos. La información de cualquier naturaleza
  respecto a precios es importante para el funcionamiento
  efectivo de las compras. Gran parte de la información
  sobre precios se obtiene directamente de los proveedores o de
  agentes de ventas que representan proveedores
  potenciales.

• Disponibilidad y costos de
  transportación. Los tipos disponibilidad y costos
  de servicios de transportación han tenido una
  creciente importancia sobre el costo de los materiales
  actualmente. Los problemas que comprenda
  transportación es responsabilidad directa del
  departamento de trafico. Es como el departamento de compras
  utiliza la información que tiene importancia en el
  costo de los materiales.

• Nuevos Productos e Información sobre
  Productos. El departamento de compras debe procesar la
  información acerca de productos recibida del exterior,
  en la forma que el departamento apropiado dentro de la
  empresa sea informado respecto a cualquier dato viejo o nuevo
  que pueda ser util para mejorar la efectividad, reducir los
  costos o ayudar en el desarrollo de nuevos productos por las
  empresas.

Flujos Internos de Información de Compras
Hacia la Organización

Existen muy pocas funciones de un negocio que no tengan
interés en algún grado en la información que
fluye o que puede ser generada en el departamento de
compras.

• 1. Gerencia General. El personal de
  compras tiene contacto diario con un amplio campo del mercado
  y esta capacitado por su educación, aptitud y
  experiencia, además de tener posición ventajosa
  para obtener minuto a minuto información acerca del
  mercado actual y las condiciones comerciales.

• 2. Ingeniería. El departamento de
  ingeniería requiere demasiada información
  proveniente del mercado. Aunque hay condiciones que
  garantizan a los ingenieros a efectuar contactos con los
  proveedores a fin de obtener un producto o información
  sobre precio o asignar ordenes, estas condiciones deben ser
  excepción.

• 3. Desarrollo de Producto. Estés,
  no importa que sea parte del departamento de
  ingeniería o del de mercadotecnia, se beneficia de la
  información sobre nuevos materiales y de
  información sobre precios que el departamento de
  compras le puede proporcionar contactos en el
  mercado.

• 4. Mercadotecnia. Es el blanco de los
  planes de ventas y promociona de muchos proveedores
  diferentes de diversas industrias. El personal de compras
  perspectivo, frecuentemente puede proporcionar
  información sobre nuevos tipos de compaña de
  venta que son valiosa para la función de mercadotecnia
  de la propia empresa.

• 5.  Producción. El departamento
  de producción depende del de compras para obtener
  información sobre materiales, su disponibilidad y
  envió, tiempos necesarios, sustitutos de materiales,
  así como ayudar a localizar fuentes de abastecimiento
  para el equipo de producción.

• 6. Jurídico. El departamento de
  compras proporciona al departamento jurídico toda la
  información necesaria para diseñar contratos
  para materiales de todo tipo que se han comprado bajo una
  forma de contrato, un acuerdo de compras sin almacenamiento y
  acuerdos a largo plazo.

• 7. Finanzas y Contabilidad. El
  departamento de compras estas en posición de
  proporcionar al departamento de finanzas y de contabilidad
  información básica para el desarrollo de
  presupuesto, y la administración y
  determinación de requerimiento de efectivo y el costo
  de materiales.

• 8. Almacenes. La formulación de
  una política de inventario para un departamento de
  almacén depende de la información respecto a
  tiempos de adelanto, disponibilidad de materiales, tendencias
  en los precios y materiales sustitutos.

El departamento de compra es una fuente de
abastecimientos de información.

Validez y
confiabilidad

Validez y confiabilidad son dos requisitos que debe
reunir todo instrumento de medición para cumplir
eficazmente su cometido, es decir, medir. La validez implica
relevancia respecto de la variable a medir, mientras que la
confiabilidad implica consistencia respecto de los resultados
obtenidos. En la presente nota se analizan estos requisitos, en
tanto aplicados especialmente a los tests
psicológicos.

VALIDEZ Y CONFIABILIDAD

Todo instrumento de medición intenta medir algo.
Este algo es algún aspecto recortado de la realidad,
habitualmente designado como variable. Como la variable puede
adoptar diferentes valores, el instrumento de medición me
informará acerca de qué valor adoptó la
variable aquí y ahora, en este sujeto o en esta
observación.

Ejemplos de instrumentos de medición son el
barómetro (mide la presión atmosférica
aquí y ahora), una balanza (mide el peso aquí y
ahora), y una prueba escrita (mide el nivel de aprendizaje
alcanzado por el alumno aquí y ahora).

Como instrumento de medición del aprendizaje, la
prueba escrita debe ser válida y debe ser
confiable.

Podemos imaginar una prueba escrita algo grotesca, donde
el alumno debe contestar cinco preguntas en un minuto.
¿Podemos pensar que esta prueba mide el nivel de
aprendizaje alcanzado? ¿No estará midiendo en
realidad la velocidad de escritura, o la paciencia del alumno? En
este caso la prueba no es válida, porque está
midiendo otra cosa que nada tiene que ver que lo que
originalmente queríamos medir. Consiguientemente, diremos
que un instrumento es válido cuando mide lo que pretende
medir. Si la prueba escrita mide realmente el aprendizaje
alcanzado, entonces es válida.

Imaginemos ahora que hemos diseñado una prueba
escrita válida, donde el alumno debe elaborar la respuesta
a dos o tres preguntas en dos horas. Cuando esta prueba escrita
es corregida por el profesor A, el B y el C, aparecen tres notas
distintas, y hasta incluso uno de los profesores aprueba al
alumno y los otros no. Los tres profesores son conscientes de que
están midiendo la misma variable -aprendizaje- por lo que
la prueba es válida, pero sin embargo… no es confiable,
porque los resultados son dispares. La prueba hubiese sido
confiable si, por ejemplo, hubiera utilizado el sistema de
múltiple choice, en cuyo caso las notas de todos los
profesores hubiese sido la misma por haber aplicado todos ellos
el mismo criterio estándar de evaluación
(1).

Consiguientemente, diremos que un instrumento de
medición es confiable (o fiable) cuando presenta cierta
consistencia o constancia en los resultados.

En lo que sigue, haremos algunas otras consideraciones
respecto de cómo pueden determinarse la validez y la
confiabilidad en los tests psicológicos, siguiendo el
ordenamiento propuesto en (2).

• 1. Validez

Un test psicológico es válido
cuando efectivamente mide lo que se pretende medir. Si en un
supuesto test de creatividad, las preguntas son del tipo "en
qué año Colón descubrió
América", el test no estará midiendo creatividad
sino memoria o cultura general. No es válido porque no
mide lo que efectivamente pretendía medir. Debido a que
debemos saber lo que el test mide, tal vez sea preferible definir
la validez, tal como lo sugiere Anastasi (3) como el grado en que
conocemos lo que el test mide.

La validez de un test puede establecerse de diversas
maneras, correspondiendo a cada una de ellas un tipo de validez
distinto. En este sentido, se puede hablar de cuatro tipos de
validez:

a) Validez predictiva.- Se puede establecer la
validez de un test viendo si el desempeño posterior del
sujeto para la variable medida se corresponde con los puntajes
obtenidos en el test. Por ejemplo, un test vocacional es
válido si las profesiones en las cuales los sujetos
tuvieron éxito corresponden a las profesiones sugeridas
por el test. Obviamente, para saber si el test vocacional
resultó válido, habrá que esperar, en este
caso, varios años.

Otras veces, tal vez no sea necesario
esperar tanto, tal como sucede en los tests que permiten conocer
la propensión a sufrir desórdenes emocionales, o en
los tests que permiten conocer el grado en que cierto tratamiento
psiquiátrico puede o no beneficiar a un
paciente.

b) Validez concurrente.- Se puede establecer la
validez de un test examinando el grado de correlación de
sus puntajes con los puntajes de otro test que mide la misma
variable. En otras palabras, la validez se evalúa
aquí en términos de 'concurrencia' de puntajes de
tests diferentes.

Por ejemplo, "se ha estudiado la validez concurrente de
la Escala de Inteligencia Weschler comparando los puntajes
obtenidos en ella con los obtenidos en la prueba Stanford Binet
por los mismos sujetos" (2). Como podemos apreciar, la validez
concurrente se puede determinar sólo a partir de haber
constatado la validez de otro tipo de prueba que mide lo mismo.
Como no puede hacerse una 'regresión al infinito', este
otro tipo de prueba debe haber sido validada de acuerdo a un
criterio distinto al criterio de concurrencia.

Una cuestión relacionada con la validez
concurrente es el empleo en un test de indicadores de otra
variable diferente, pero que está altamente correlacionada
con la variable que intenta medir el test. Lazarsfeld (4), por
ejemplo, habla de los indicadores expresivos, los que, a
diferencia de los predictivos (que miden la variable
directamente), la miden indirectamente a través de otra
variable con la cual está altamente correlacionada. Por
ejemplo, se puede medir la variable 'antisemitismo' recurriendo a
indicadores de otra variable correlacionada, por ejemplo
'autoritarismo', mediante indicadores del tipo "La obediencia y
el respeto a la autoridad son las virtudes más importantes
que debe aprender un niño".

c) Validez de contenido.- Un tests tiene validez
de contenido si los diferentes ítems o contenidos que lo
componen (pruebas, preguntas, etc.) son una muestra
representativa de la variable o constructo que se pretende medir.
Si un test de inteligencia incluye una sola prueba (por ejemplo
construir un rompecabezas), esa prueba mide efectivamente
inteligencia pero no tiene validez de contenido porque no es por
sí sola representativa de la inteligencia del sujeto: debe
también incluir otras pruebas para medir otros tipos de
inteligencia como por ejemplo la inteligencia social, o habilidad
para relacionarse con las personas.

En otro ejemplo, "una prueba o examen parcial que se
elabore para evaluar el aprendizaje de los contenidos de las tres
primeras unidades o temas de un programa debe incluir
ítems que abarquen todos los contenidos y objetivos de esa
parte del programa" (2). De igual forma, al diseñar una
entrevista para diagnosticar una depresión mayor, por
ejemplo, ella debe incluir todos los criterios que el DSM-IV
establece para esa categoría. En caso contrario, la
entrevista como instrumento de medición carecerá de
validez de contenido.

La validez de contenido plantea el problema
de la adecuada selección de indicadores en la
construcción de un test, es decir, de su grado de
representatividad. Lazarsfeld (4) señala al respecto que
la teoría de la intercambiabilidad de los índices
se basa en que la experiencia ha demostrado que, dado un gran
número de ítems o indicadores, cualquiera que sea
la muestra elegida para construir el instrumento de
medición, no se hallarán grandes diferencias. Si
las hay o no dependerá, en todo caso, de la certeza de la
inferencia de características latentes a partir de los
datos manifiestos, lo cual a su vez depende de varios factores,
entre los que se puede citar el grado en que la pregunta –
indicador está sujeta a interpretaciones
diversas.

d) Validez constructo.- de También llamada
validez estructural (2), la validez de constructo implica que los
distintos indicadores o pruebas de un test son el producto de una
buena operacionalización, es decir, cuando reflejan la
definición teórica de la variable que se pretende
medir. Por caso, de una concepción piagetiana de
inteligencia no surgirán las mismas pruebas que de una
concepción weschleriana.

Según Casullo, (2), este es el tipo de validez
básico que debe tenerse en cuenta al diseñar
instrumentos de medición: "la validez estructural supone
básicamente que la técnica psicométrica
tenga definido claramente el constructo teórico que
pretende medir, pueda operacionalizarlo a través de
indicadores coherentes y a partir de ellos se puedan obtener
índices" (2).

Cuando el conjunto de indicadores de un test se obtuvo
mediante el procedimiento estadístico llamado
análisis factorial, hablamos entonces de validez factorial
del test (6).

2. Confiabilidad

Un test psicológico es confiable cuando, aplicado
al mismo sujeto en diferentes circunstancias, los resultados o
puntajes obtenidos son aproximadamente los mismos. Veamos tres
cuestiones que son importantes en esta definición: el
'mismo' sujeto, las 'diferentes' circunstancias, y los resultados
'aproximadamente' iguales.

Con respecto a la primera cuestión, es obvio y
hasta esperable que si tomo un test a 'diferentes' personas
obtenga puntajes diferentes. Si todas las personas tuviesen la
misma inteligencia, carecería de sentido tomarles un test.
También es esperable que cuando le tomamos el test a una
'misma' persona en diferentes circunstancias, me de
aproximadamente el mismo puntaje. En caso contrario la prueba no
es confiable, por lo que entonces la confiabilidad se determina
tomando el test a la misma persona, no a personas
diferentes.

Con respecto a la segunda cuestión,
las diferentes circunstancias en que se toma la prueba a la misma
persona pueden ser varias: en diferentes instantes de tiempo, con
diferentes administradores del test, con diferentes evaluadores
de los resultados, en diferentes ambientes físicos, etc.
Si, a pesar de todas estas condiciones diferentes, un mismo
sujeto obtiene mas o menos el mismo puntaje, el test resulta
altamente confiable. No obstante ello, tampoco de trata de tentar
al diablo: los tests incluyen siempre elementos que intentan
asegurar la confiabilidad, como por ejemplo la consigna que
prescribe que el administrador deberá hacer determinada
pregunta y no otra, que deberá responder a preguntas del
sujeto de determinada manera y no de otra, que deberá
tomar el test en un ambiente sin ruidos, etc., todo ello para que
no influya la forma peculiar de administrar el test sobre el
puntaje.

Como señala Casullo, "cuando pretendemos mantener
constantes o uniformes las condiciones en las que se toma una
prueba, controlando el ambiente, las instrucciones, el tiempo, el
orden de las preguntas, lo que intentamos es reducir la varianza
de error a los efectos de que los puntajes sean más
confiables" (2).

Con respecto a la tercera cuestión, no podemos
esperar que los resultados sean exactamente los mismos, es decir,
siempre habrá una 'varianza', es decir, una
variación en los resultados. El problema es decidir si esa
variación es lo suficientemente pequeña como para
decidir que el test es confiable o, si por el contrario, refleja
un problema de confiabilidad, es decir, es lo suficientemente
grande como para declararla no confiable (5). En otras palabras y
como dice Anastasi (3), toda medida de confiabilidad de un
instrumento de medición denota qué
proporción de la varianza total en los puntajes es
varianza de error. Más claramente: cuando medimos una
variable, como por ejemplo autoconcepto o inteligencia, debemos
estar relativamente seguros de saber en qué medida el
puntaje refleja realmente el estado de la variable y en
qué medida es el resultado de otras variables
extrañas como fatiga, sesgos del evaluador, ansiedad, etc.
Señala al respecto Casullo que "el 'puntaje verdadero'
podría determinarse haciendo un promedio de los puntajes
obtenidos en distintas evaluaciones sucesivas de la variable en
cuestión" (2), ya que se supone que cada puntaje obtenido
es resultado tanto de la variable a medir como de la influencia
de otros factores. La parte del puntaje debido a la influencia de
la variable suele llamarse varianza 'verdadera' y las parte del
puntaje que resulta de los otros factores suele llamarse varianza
de error, la que está expresando el error de
medición. La varianza verdadera más la varianza de
error se llama varianza total. Para determinar la confiabilidad
de un test se utiliza el análisis estadístico de
correlación. En general, cuanto más alta es la
correlación entre los diferentes puntajes obtenidos por un
mismo sujeto, más confiable resulta el test. En muchos
tests, y luego de haber sido probados muchas veces, se puede
obtener un coeficiente de confiabilidad para dicho test, lo cual
a su vez permite evaluar los límites razonables del
puntaje verdadero en base a cualquier puntaje
obtenido.

Para quienes tengan cierto conocimiento de curvas
normales, la expresión e = s . 1 – r me indica el error de
medición aceptable (e) que puedo cometer al evaluar un
puntaje de una variable en base a una muestra o población
con un determinado desvío standard (s) y con un
instrumento de medición cuyo coeficiente de confiabilidad
es (r). Por ejemplo, si el desvío standard es 15 y el
coeficiente de confiabilidad es 5, aplicando la fórmula
obtengo un error de medición de 5. Esto significa que si
el verdadero puintaje de un sujeto es 110, podemos esperar que al
serle admninistrada las prueba obtenga un puntaje entre 105 y 115
(o sea entre menos 5 y más 5) en el 68% de los casos (68%
porque hemos considerado un solo desvío
standard).

El requisito de la confiabilidad supone que la variable
a medir se mantiene estable en el tiempo. Esto, sin embargo, no
siempre es aplicable, como por ejemplo cuando se administran
sucesivas pruebas de estado de ansiedad a lo largo de un
tratamiento psicoterapéutico. En estos casos lo que se
espera es que los puntajes vayan cambiando, no que se mantengan
similares.

Veamos diferentes maneras en que puede determinarse la
confiabilidad de un test.

a) Repetición de test.- Consiste en volver a
tomar la misma prueba al mismo sujeto o grupo de sujetos: esta
segunda prueba se llama retest. Un ejemplo de la técnica
de test-retest puede ser la siguiente: primero tomamos una prueba
de aptitud matemática a un grupo de alumnos (test), y
luego, al día siguiente, volvemos a tomar la misma prueba
aunque con diferentes contenidos (retest). Cuanto más
'iguales' sean los puntaje obtenidos por cada alumno, tanto
más confiable es la prueba. Notemos que entre el primero y
el segundo día las condiciones pudieron haber cambiado de
manera tal de incidir sobre los resultados de la segunda prueba.
Por ejemplo, un alumno recibió una mala noticia y no pudo
concentrarse en la segunda evaluación, sacando un puntaje
mucho menor. Otro factores pudieron haber sido variaciones
climáticas, ruidos repentinos, etc., o incluso la
incorporación de nuevos conocimientos si la segunda prueba
tuvo el carácter de un examen recuperatorio.

En general, cuanto más tiempo transcurra entre la
primera y la segunda administración de la prueba,
más factores pueden estar influyendo sobre los puntajes de
la segunda, más distintos serán con respecto a la
primera y, por tanto, menos confiable será la
prueba.

Según Casullo, "es posible citar ejemplos de
tests psicológicos que muestran una alta confiabilidad
tras periodos de pocos días, la cual disminuye cuando el
intervalo se extiende a diez o quince años" (2), sobre
todo si en el transcurso de ese largo periodo de tiempo los
sujetos maduraron o aprendieron cosas nuevas.

En general, "se sugiere que el intervalo entre la
repetición de las pruebas (test-retest) para todas las
edades no sea mayor que seis meses. Este procedimiento nos
permite hablar de la 'estabilidad' de las mediciones obtenidas
administrando una técnica psicométrica.

Contesta a la pregunta relativa a en qué medida
las mediciones resultan estables a lo largo de un periodo de
tiempo. Una alta confiabilidad de este tipo nos dice que las
personas mantienen sus posiciones uniformes en el rango de la
variable psicológica que intenta medir la técnica
(aprendizaje, autocontrol o ansiedad estado). Esta forma de
determinar la confiabilidad presenta algunas dificultades, como
por ejemplo: a) la práctica puede causar un rendimiento
diferente en el retest, y b) si el intervalo es corto las
personas pueden recordar las respuestas" (2).

b) Formas equivalentes.- Se puede establecer la
confiabilidad de una prueba administrándola en diferentes
momentos al mismo sujeto, pero tomando la precaución de
que la prueba sea diferente en cuanto a los contenidos aunque
equivalente en cuanto a la forma. Por ejemplo, tomar dos
exámenes escritos sobre diferentes temas, pero con la
misma cantidad de preguntas, el mismo grado de dificultad, el
mismo tipo de preguntas, etc.

Esta forma de medir la confiabilidad tiene sus
limitaciones; por ejemplo, si pensamos que la práctica
influye en los puntajes del segundo examen, o sea, si los alumnos
adquieren cierta destreza en la primera prueba que hará
subir los puntajes en la segunda.