Manual de Procedimiento para las Cuentas por Pagar en la Universidad de Cienfuegos

Resumen

En la actualidad, innumerables son los intentos por
lograr un adecuado control que proporcione el cumplimiento de los
objetivos previstos en las entidades. Dentro de los elementos que
propician este control, se encuentran los Manuales de
Procedimientos, los que son instrumentos de apoyo donde se
reflejan los pasos a seguir para ejecutar las actividades de un
puesto determinado y funciones de la organización, con el
propósito de mejorar, orientar y conducir los esfuerzos
del personal. En consecuencia, el objetivo general de este
trabajo es, diseñar un Manual de Procedimientos para las
Cuentas por Pagar de acuerdo con las características de la
Universidad de Cienfuegos. Para la elaboración del mismo
se utilizaron algunas de las técnicas de
investigación, como fueron: entrevistas con los
especialistas, trabajos de mesa y observación. Se
estructuró en tres capítulos en los cuales se
abordan aspectos generales sobre la contabilidad y la normativa
vigente referida a esta temática, se realiza una
caracterización y un diagnóstico de la entidad,
así como la propuesta del manual de procedimientos, lo que
resulta de gran utilidad para la entidad, ya que la misma cuenta
con una herramienta fundamental para el trabajo y control de las
operaciones.

Introducción

El Control Interno tiene una importancia relevante para
las diferentes entidades en todo el país. Múltiples
han sido los intentos por lograr un adecuado control que propicie
alcanzar las metas trazadas. Para ello se realizan diferentes
actividades de control que se diseñan con vistas a
detectar las fallas e insuficiencias que puedan atentar contra el
cumplimiento de los objetivos previstos en las entidades. El
contexto actual se caracteriza por la competitividad, lo que
contribuye a que las empresas que quieran mantenerse en el
mercado, desarrollen capacidades que le permitan introducirse,
mantenerse y ampliarse en él. Todas las empresas tanto
productivas como de servicios, desarrollan su actividad en un
ambiente altamente competitivo.

Numerosos han sido los intentos por lograr un adecuado
control que proporcione el cumplimiento de los objetivos
previstos en las entidades. Dentro de estos se encuentran los
manuales de procedimientos, los cuales son instrumentos de apoyo
que facilitan el aprendizaje del personal, que registran y
trasmiten sin distorsiones, la información básica
referente al funcionamiento de las entidades, y en él se
encuentran de manera sistemática los pasos a seguir para
ejecutar las actividades de un puesto determinado y/o funciones
de la unidad administrativa, con el propósito de mejorar,
orientar y conducir los esfuerzos del personal.

Los cambios ocurridos en la economía cubana
actual han incentivado la necesidad de que las entidades se
introduzcan en un proceso de perfeccionamiento de sus sistemas de
control interno y como respuesta a esos cambios, se han
desarrollado métodos que permitan una visión global
y estratégica de las organizaciones y de su entorno como
punto de partida para el éxito en el control de los
diferentes subsistemas contables y temáticas como son las
Cuentas por Pagar.

En este sentido, los gastos presupuestarios se
enmarcarán en las posibilidades reales de recursos
financieros que se generen por la economía del
país, y su utilización será de forma
racional, a fin de garantizar los niveles de actividad
planificados sin afectar la calidad

Dentro de los procesos que se ejecutan en las entidades,
se encuentran las compras que se realizan a diferentes
proveedores bajo determinadas condiciones contractuales, las
cuales generan variadas obligaciones de pagos que se muestran en
los Estados Financieros como son las Cuentas por Pagar, que por
lo general son a corto plazo, las cuales generan un desembolso de
efectivo con determinada periodicidad, en dependencia del ciclo
de pago que tenga la entidad y por la importancia que tienen
requieren un control permanente para evitar errores de diferentes
tipos, lo cual lleva a proyectar esta cuestión como un
riesgo que se puede presentar muy frecuentemente, y por lo cual
dentro de las actividades de control que se deben establecer para
prevenirlo se encuentra la confección de un manual de
procedimientos.

En el presente trabajo se plantea un estudio en la
Universidad de Cienfuegos, la cual adolece de un manual de
procedimientos donde se normen todas las acciones que se deben
seguir para complementar todo el proceso que se refiere al
control de las Cuentas por Pagar, por lo que se hace
absolutamente necesario prestar atención especial a las
deficiencias que aún subsisten en esta entidad, que
conspiran con el cumplimiento de sus objetivos, debiéndose
implementar los procedimientos y mecanismos necesarios para
resolver estas dificultades que consisten en el deterioro de la
calidad.

Situación
Problemática

En la Universidad de Cienfuegos existen problemas en la
disciplina de Cuentas por Pagar al no contar con un Manual de
Procedimientos. Estos problemas han sido detectados,
fundamentalmente, en las asesorías realizadas por la
Consultora de la Asociación Nacional de Economistas y
Contadores de Cuba (CANEC), en las verificaciones presupuestarias
y en otras acciones de control recibidas a lo largo de los
años. En la actualidad, se ha trabajado en la
confección de algunos manuales de procedimientos
específicos para el área contable, no estando
diseñado hasta el momento, el relacionado con las Cuentas
por Pagar.

Atendiendo a lo expuesto anteriormente, el problema
científico que se define en esta investigación es
el siguiente:

Problema de investigación:
¿Cómo desarrollar y controlar las operaciones
relacionadas con las Cuentas por Pagar en la Universidad de
Cienfuegos?

Hipótesis: Si se diseña un manual
de procedimientos para las Cuentas por Pagar en la Universidad de
Cienfuegos, el centro contará con una herramienta de
trabajo para el desarrollo y control de este proceso.

En función del abordaje del problema
científico se puede trazar como objetivo
general

Objetivo general: Diseñar el manual de
procedimientos contables para las Cuentas por Pagar en la
Universidad de Cienfuegos,

siendo necesario partir de una serie de objetivos
específicos tales como:

1. Elaborar el marco teórico
referencial.

2. Caracterizar la Universidad de Cienfuegos y
diagnosticar la situación existente.

3. Diseñar el manual de procedimientos para las
Cuentas por Pagar y el resultado de la validación por el
método de expertos.

DESARROLLO

Diseño y
resultado de validación del manual de procedimientos para
las cuentas por pagar en la Universidad de
Cienfuegos

Manual de Procedimientos para el registro y control de
las Cuentas por Pagar

En este trabajo se realiza el diseño y se
muestran los resultados de la validación del Manual de
Procedimientos para las Cuentas por Pagar en el Departamento
Económico de la Universidad de Cienfuegos. Para el
diseño del manual de procedimiento se tiene en cuenta la
legislación vigente en materia de control interno y en
materia de registro contable (Resoluciones 60/2011, 354/2013 y
358/2013).

Este Manual de Procedimientos describe cómo
preceder con respecto las Cuentas por Pagar en la Universidad de
Cienfuegos.

• 1. Objetivos

Los objetivos de este Manual de Procedimientos son los
siguientes:

• Establecer los procedimientos que deben ejecutarse
  para lograr un adecuado funcionamiento y control en la
  actividad de Cuentas por Pagar en la Universidad de
  Cienfuegos.

• Reunir en un cuerpo y de forma organizada el
  conjunto de los reglamentos, instrucciones y procedimientos
  que norman las distintas actividades que desarrolla una
  organización, lo que permite la ubicación
  rápida y el control de estas disposiciones, y sobre
  todo la necesaria uniformidad en la ejecución de las
  funciones asignadas a las distintas áreas
  organizativas que la integran.

• Proporcionar un nivel razonable de confiabilidad y
  exactitud en la información contable relacionada con
  esta actividad.

• Dar uniformidad en la ejecución de las
  funciones asignadas a las distintas áreas que
  participan en la actividad.

• 2. Alcance

Este manual abarca todas las actividades que se
desarrollan en el proceso de Cuentas por Pagar en la Universidad
de Cienfuegos y a todo el personal que tiene bajo su
responsabilidad el control de estas cuentas.

• 3. Contabilización

En este momento se registra toda la información
ocurrida, y se realizan todos los asientos contables pertinentes
del período. El procedimiento contable debe estar referido
a todos los posibles hechos u operaciones a ocurrir durante el
proceso.

Para registrar el pago de un servicio

Para registrar el pago de facturas por bienes adquiridos
a partir de Informe de Recepción

Para registrar el pago de servicios realizados a
proyectos

Para registrar la compra de Activos Fijos Tangibles
(AFT)

Para registrar el pago realizado a partir de
cotización o pre-factura

Para rebajar el pago anticipado después de haber
recepcionado los bienes

Para registrar la estimación de los gastos
acumulados por pagar

Cuando el Informe de Recepción llega
a Cobros y Pagos de ese Pago Anticipado

Devolución de liquidación de
cuentas para el futuro

Cancelando el Anticipo a
Justificar

Aspectos
más comunes y esenciales

Se aplicó un cuestionario de 11 preguntas sobre
la necesidad y objetividad del Manual de Procedimiento propuesto
a un grupo de 13 expertos.Como resultado del cuestionario
aplicado para la validación de dicho Manual de
Procedimiento en la Universidad de Cienfuegos.El 57% de los
expertos consideran muy adecuado el diseño del Manual de
Procedimientos para el control de las Cuentas por Pagar porque :
proporciona el control adecuado de estos recursos en la entidad
acorde con sus características, se aplica a las
operaciones de registro contable en la entidad conforme a las
Normas Cubanas de Información Financiera, contribuye a la
organización del proceso contable de la entidad y es
necesaria la actualización periódica del Manual
elaborado sobre la temática Cuentas por Pagar.

Coinciden 43% de las respuestas de los expertos en
bastante adecuado: que el manual diseñado cumple con el
principio básico de fijación de responsabilidades
establecido en la Resolución 60/2011 de la
Contraloría General de la República, que contribuye
a la detección de errores e irregularidades, que
está en correspondencia con el plan de prevención
de la entidad , propicia la adecuación de la Guía
de Autocontrol emitida por la Contraloría General de la
República en la entidad, constituye una herramienta de
retroalimentación y mejora continua del Sistema de Control
Interno en la entidad y constituye una necesidad para continuar
perfeccionando el control interno atemperado al desarrollo
económico-administrativo de la entidad, Considerando por
tanto que la entidad debe continuar trabajando con
dedicación en estos aspectos señalados para que se
obtenga la categoría de muy adecuado.

Flujograma

Fuente: Elaboración propia.

Conclusiones

La entidad para tener un buen sistema de control
interno, debe confeccionarun Manual de Procedimientos, en el cual
incluya todas las actividades y establece responsabilidades de
los funcionarios para el cumplimiento de los objetivos
organizacionales. A partir de la investigación
desarrollada se puede arribar a las siguientes
conclusiones:

1. El Manual de Procedimientos propuesto es un documento
del sistema de Control Interno, el cual se crea para obtener una
información detallada, ordenada, sistemática e
integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades
e información sobre políticas, funciones, sistemas
y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que
se realizan en una organización.

2. El Manual de Procedimientos responde a las
características del centro y está en función
de su estructura organizativa, en la que participa todo el
personal que tiene a su cargo las Cuentas por Pagar.

3. El Manual de Procedimientos diseñado para el
control de las Cuentas por Pagar, propicia en la Universidad de
Cienfuegos, establecer funciones, fijar responsabilidades y
contribuir a la organización del proceso contable en esta
temática.

4. Mediante el criterio de expertos se pudo comprobar
que el manual diseñado da respuesta al problema
señalado en esta investigación, cumple con el
principio básico de fijación de responsabilidades
la Resolución 60/011 Normas del Sistema de Control
Interno, lo cual fortalece el control de dichas cuentas y
posibilita además, la adecuación de la Guía
de Control Interno a la entidad, es de importancia su
actualización periódica. Constituye una necesidad
para continuar perfeccionando el control interno atemperado al
desarrollo económico-administrativo de la
entidad.

Recomendaciones

El Manual de Procedimientos para el control de las
Cuentas por Pagar posibilita la fortaleza del centro frente a la
gestión. Es el instrumento adecuado para poder desarrollar
eficientemente las actividades, establecen responsabilidades a
los encargados de todas las áreas, generan
información útil y necesaria, para implantar
medidas de seguridad, control y autocontrol así como
objetivos que participen en el cumplimiento de la
función.

Como resultado de la presente investigación se
recomienda:

• Implementar lo establecido en el Manual de
Procedimientos por parte de la dirección del
centro.

• Proceder con una constante actualización
del documento al introducirse modificaciones en la
concepción del mismo y por cambios ocurridos en la
organización, motivados por cualquier situación
interna como externa.

• Establecer acciones de control por la Universidad
para que se cumpla lo establecido en el manual.

Bibliografía

1MINISTERIO ECONOMIA Y PLANIFICACIÓN,
Resolución No. 2253/05, Ministerio Economía y
Planificación, 08/06/2005. 2005.

2 MINISTERIO ECONOMIA Y PLANIFICACIÓN,
Instrucción No. 007/11, Ministerio Economía y
Planificación, 18/11/2011. 2011.

3CONTRALORÍA GENERAL. República de
Cuba, Contraloría General, Ley 107, 2009)..;
2009.

4ASAMBLEA NACIONALDELPODER POPULAR.
(2009).Ley107/2009-dela

ContraloríaGeneral
delaRepúblicadeCuba.

5CONTRALORÍAGENERALDELA REPÚBLICA. (2011B,
MARCH 1).Resolución

No.60/2011 -Normas
delSistemadeControlInterno.

6VICONGRESO DELPARTIDO COMUNISTADE CUBA.
(2011,ABRIL18).

Lineamientos delaPolíticaEconómicaySocial
del PartidoylaRevolución.

7MINISTERIO DEFINANZASY PRECIOS. (2005B, MARCH 24).
Resolución No.54/2005

-"Elaboración delos Manuales
deNormasyProcedimientos".

8MINISTERIO DEFINANZASY PRECIOS. (2005C, SEPTEMBER 30).
Resolución

No.235/2005 -Disponelas Normas Cubanas
deInformaciónFinanciera.

9MINISTERIO DEFINANZASY PRECIOS. (2005A, DICIEMBRE
20).Resolución

No.294/2005 -ModificalaResolución 235/2005 del
Ministerio de FinanzasyPrecios.

10MINISTERIO DEFINANZASY PRECIOS. (2007B, ENERO 18).
Resolución No.9/2007

-ModificalaResoluciónNo.235/2005 del Ministerio
de FinanzasyPrecios.

11MINISTERIO DEFINANZASY PRECIO.
(2007,DICIEMBRE).Resolución 400/2011- Modifica el Anexo
no. 2 y3 Resolución no.9 defecha18 deenero
de2007

NomencladordeCuentasparalaactividad
empresarialyusoycontenido parala actividad
empresarial.

12MINISTERIO DEFINANZASY PRECIOS.
(2012,DICIEMBRE).Resolución 426/2012-
ModificarlaSecciónIVNomencladoryClasificadores del Manual
deNormas Cubanas deInformaciónFinanciera, puesta en
vigorporlaResolución No235, con los anexos No.
1y2.

13MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR. (2005).
Selección deTablas Estadísticas.

FélixVarela.

14 BERICIARTO, F. A& NOA, R. (2014). Manual de
Procedimientos para las Cuentas por Pagar en la Universidad de
Cienfuegos. Trabajo de diploma en opción al título
de licenciatura en Contabilidad y Finanzas

Autor:

Lic. Frank Abel Bericiarto
Pérez

Lic. Reinier Noa
Águila

Trabajo para Fórum de Ciencia y
Técnica

"Año 56 de la
Revolución"