Sistema de evaluación del desempeño (Presentación PowerPoint)

Sistema de Evaluación del Desempeño Síntesis
normativa Guía práctica Manual de usuario Hoja
Electrónica Normas y procedimientos para la
aplicación del Sistema de Evaluación del
Sistema

Justificación Sistema de Evaluación Del
Desempeño La evaluación del desempeño
permite dar a conocer el comportamiento de la gestión del
individuo dentro de una organización en un período
determinado, el cual debe llevarse a cabo en forma
continúa, a fin de obtener los mejores resultados para
realimentar y mejorar los procesos de trabajo. El proceso de
evaluación requiere de información
sistemática, reunida con regularidad y
periódicamente revisada por la jefatura en
coordinación con el trabajador. La evaluación del
desempeño debe fomentar la equidad, brindando a los
funcionarios una base satisfactoria sobre la cual fundamentar
expectativas.

Objetivos Formalizar una instancia de comunicación entre
el evaluador y el evaluado sobre el desempeño de este
último, que contribuya al conocimiento y
comprensión de los objetivos de la Caja y como enmarcarse
en ese ámbito. Proveer al Trabajador de la
Institución en forma permanente, de información
acerca de lo que se espera de él en el desempeño de
su trabajo, de los aspectos positivos del mismo y de aquellos en
que se requiera mejoría. Dotar a la organización de
un mecanismo que le permita evaluar en forma objetiva la calidad
de resultados generados por cada funcionario, dentro de un
enfoque de tareas, procesos, mejoramiento contínuo y
trabajo en equipo.

Objetivos Contar con un instrumento que permita disminuir las
influencias subjetivas en la calificación, así como
analizar los logros, aportes, fortalezas y áreas de
mejoramiento de los funcionarios, con el fin de crear e
implementar estrategias para su promoción y desarrollo.
Suministrar elementos que permitan la planificación,
trayectoria laboral y/o profesional del personal. Detectar
problemas en los procesos, asignación de recursos y
funciones que puedan estar afectando el desempeño del
personal.

Ámbito de Aplicación La Jefatura Inmediata a cada
uno de los funcionarios a su cargo (supervisión directa),
a través de los formularios diseñados para estos
efectos Los funcionarios de la C.C.S.S. a cada uno de sus
compañeros de trabajo, que integra el equipo o grupo de
Trabajo, a través de la “Matriz de Evaluación
del Trabajador” diseñada para estos efectos El
Sistema de Evaluación del Desempeño debe ser
aplicado en forma obligatoria por:

Ambito de AplicaciónEl Sistema de Evaluación del
Desempeño debe ser aplicado a: Los funcionarios nombrados
en propiedad al cumplir un año de laborar en la misma
unidad de trabajo, con el mismo equipo de trabajo y sucesivamente
cada año al período establecido.(01 de agosto al 31
julio del cada año) Los funcionarios interinos
contínuos, con un año o más de laborar con
la Institución en la misma unidad y con el mismo equipo de
trabajo, durante el año en que se lleva acabo la
evaluación. Los funcionarios nombrados en propiedad que
están sujetos al sistema de rotación en diferentes
turnos

Ambito de AplicaciónEl Sistema de Evaluación del
Desempeño debe ser aplicado a: Cuando se trate de puestos
del Área de Enfermería, cuyo ámbito de
aplicación se encuentren cubiertos por la Ley No. 7085 y
el Decreto No. 18190-S, debe tomarse en consideración lo
establecido en el “Estatuto de Servicios de
Enfermería” en su artículo 5 indica:
“5.- CALIFICACIONES DE SERVICIOS: Cuando el jefe inmediato
superior no pertenezca a la estructura de enfermería,
estará obligado a tomar en cuenta, con carácter
vinculante, el criterio de la respectiva jefatura para la
calificación de los aspectos técnicos del personal
de enfermería. Se entenderá como aspectos
técnicos: calidad, rendimiento en el trabajo,
conocimientos y capacidad en el desempeño. Para la
calificación se utilizará la fórmula oficial
de cada ente empleador…”.

Responsabilidades del Trabajador Debe ser consciente y convencido
de su responsabilidad como parte del proceso de
evaluación, en donde juega un papel muy importante por ser
uno de los elementos fundamentales dentro del sistema. Debe
establecer una interrelación positiva, abierta, receptiva
y colaboradora con su jefatura inmediata, a fin de que se logren
realimentar los procesos de trabajo a su cargo, contribuyendo con
su desarrollo personal y profesional. Debe velar porque su
jefatura lo evalúe en el período establecido. Debe
calificar en forma objetiva a cada uno de sus compañeros
del equipo de trabajo, mediante la fórmula “Matriz
de Evaluación del Trabajador” .

Responsabilidades de la Jefatura evaluadora Debe conocer las
“Normas para la aplicación del Sistema de
Evaluación del Desempeño en la CCSS”,
aprobado por Junta Directiva en el artículo 13 de la
Sesión N°7632, celebrada 14 marzo de 2002. Velar
porque el proceso de evaluación del desempeño sea
objetivo y esté orientado al reconocimiento y desarrollo
del trabajador Comunicar a sus colaboradores con suficiente
antelación, los rubros con que serán evaluados, de
acuerdo con los formularios previamente establecidos. Solicitar
por escrito a la Oficina de Recursos Humanos de su área de
responsabilidad, el software con la información
correspondiente a la Evaluación del Desempeño, su
Instructivo y los formularios para evaluar a sus colaboradores
Aplicar anualmente la evaluación del desempeño a
cada uno de sus colaboradores en la fecha establecida. (01 de
agosto al 31 julio del siguiente año) Reunirse con cada
uno de sus colaboradores para llevar a cabo el proceso de
evaluación individual, interactuando directamente con el
funcionario evaluado

Responsabilidades de la Jefatura evaluadora Comunicar el
resultado de la evaluación del desempeño al
funcionario evaluado, a más tardar en un plazo de 10
días hábiles a partir de la fecha en que se
efectúo la evaluación Trasladar a la Oficina de
Recursos Humanos de su área de responsabilidad (una vez
evaluados todos los trabajadores y atendidas y notificadas todas
las apelaciones), en un plazo de 15 días hábiles la
información de cada trabajador evaluado (desgloce de
calificaciones y otros aspectos importantes , de acuerdo al
modelo de presentación) Definir conjuntamente jefatura y
funcionario, los objetivos a cumplir en la gestión de su
labor para el próximo período

Responsabilidades de la Jefatura mediata (jefatura superior de la
jefatura evaluadora) Resolver las apelaciones correspondientes,
en los casos en que los funcionarios evaluados no estén de
acuerdo con el resultado de la evaluación del
desempeño, efectuada por la Jefatura Inmediata. Evaluar a
sus jefaturas a cargo mediante el formulario establecido para
estos efectos. La jefatura entrega la matriz de evaluación
del trabajador a cada uno de los miembros del equipo de trabajo,
para que evalúe a la jefatura inmediata, recoge los
formularios y los ingresa al sistema para la ponderación
correspondiente.

Responsabilidades de la Oficina de Recursos Humanos Proporcionar
la asesoría y capacitación a jefaturas y
funcionarios de su centro de trabajo o área de
responsabilidad Proporcionar a las jefaturas de su área de
responsabilidad, los instrumentos necesarios (hoja
electrónica, normas, etc.) Incluir en el Sistema
Informativo Interno las calificaciones enviadas por la jefatura
evaluadora Custodiar e incluir copia de los formularios de la
Evaluación del Desempeño, en el expediente personal
de cada funcionario. Dar seguimiento a la aplicación del
Sistema de Evaluación del Desempeño en su
área de responsabilidad. Elaborar Informe Ejecutivo de
Resultados y elevar al nivel superior de su área de
responsabilidad con base matriz elaborada para estos efectos.
Elaborar propuesta de plan de acción, en
coordinación con jefaturas evaluadoras, Administrador y
Director del centro de trabajo o área de resoponsabilidad,
que responda a las necesidades detectadas mediante la
evaluación del desempeño efectuadas a los
trabajadores de su área de responsabilidad.

Responsabilidades del Director del Centro de Trabajo Garantizar
que cada una de las jefaturas del centro de trabajo,
efectúen la evaluación del desempeño a cada
uno de sus colaboradores en el tiempo establecido. Brindar el
apoyo necesario para que las jefaturas de su unidad de trabajo,
cuenten con el equipo de cómputo y los instrumentos
necesarios, para llevar a cabo la evaluación del
desempeño de sus colaboradores Apoyar la
implementación del “Plan de Acción”para
atender las necesidades detectadas por medio de la
“Evaluación del Desempeño”

Responsabilidades de la Dirección de Recursos Humanos
Elaborar, revisar, modificar y divulgar los instrumentos
necesarios para llevar a cabo la evaluación del
desempeño en las diferentes unidades de trabajo de la
Institución. Brindar asesoría y capacitación
a las Oficinas de Recursos Humanos locales y regionales y a la
Unidad de Gestión de Recursos Humanos. Dar seguimiento a
la ejecución del sistema de evaluación del
desempeño en las diferentes unidades de la
Institución a nivel nacional. Elaborar diagnóstico
sobre el funcionamiento del Sistema de Evaluación del
Desempeño a nivel de toda la Institución y elevar
Informe Ejecutivo de Resultados al nivel superior.

Informe de Resultado de Evaluaciones – Jefatura Evaluadora
Informe que debe elevar la jefatura a la Oficina de Recursos
Humanos con la siguiente información: Formularios de
Calificación Individual (documento original) Formularios
con la Calificación Total (documento Original) Desgloce de
puntuaciones globales Desgloce por itemes evaluados Acciones
propuestas por los funcionarios evaluados para mejorar el
desempeño Acciones propuestas por la Jefatura para
contribuir a que el desempeño del funcionario mejore
Observaciones que la Jefatura considere necesarias Esta
información se debe proporcionar en diskette o CD

Informe Ejecutivo de Resultadospor centro de trabajo o
área de responsabilidad Oficina de Recursos Humanos eleva
a autoridades superiores del centro de trabajo e incluye la
siguiente información: Total de personal evaluado en su
centro de trabajo o área de responsabilidad Total de
Personal no evaluado Resultado global de las evaluaciones de los
funcionarios. Resultado global por itemes Resumen de las acciones
propuestas por la totalidad de los funcionarios evaluados para
mejorar su desempeño, de su centro de trabajo o
área de responsabilidad. Resumen global del centro o
área de responsabilidad de las acciones propuestas por las
jefaturas evaluadoreas para mejorar el desempeño del
funcionario. Análisis de la información: aspectos
relevantes Resumen de las observaciones de las jefaturas
evaluadoras.

PLAN DE ACCION Se elabora con base en insumos proporcionados por
el sistema de Evaluación del Desempeño: Informe de
Resultados remitido por cada Jefatura Evaluadora a la Oficina de
Recursos Humanos Informe Ejecutivo Global elaborado por la
Oficina de Recursos Humanos

PLAN DE ACCION Debe responder directamente a: Necesidades
detectadas mediante la Evaluación del Desempeño.
Deben participar en la elaboración del plan de
acción el Director del Centro, el Administrador, las
Jefaturas evaluadoras y el Jefe de la Oficina de Recursos Humanos
(Responsable Directo)

PLAN DE ACCION Para el desarrollo de estrategias, mecanismos y/o
procedimientos dentro de la organización que contribuyan a
la solución de las necesidades detectadas del recurso
humano en los diversos campos
(capacitación,motivación, comunicación,
formación, entre otros), propicien un ambiente laboral
adecuado para el logro de los objetivos institucionales.

Responsabilidades de los Niveles Superiores JUNTA DIRECTIVA
Dictar las políticas que respaldan el desarrollo y
aplicación del Sistema de Evaluación del
Desempeño en la C.C.S.S., y aprobar los instrumentos
requeridos para su adecuada implementación.

Sistema de Evaluación del Desempeño SubGuía
práctica

Requerimientos de Instalación Se necesita tener instalado
el Office 2000, específicamente la hoja electrónica
Excel. Las jefaturas correspondientes deben ingresar al personal
que va ha ser evaluado con el presente sistema. La Jefatura es la
responsable de actualizar la lista de funcionarios cuando se
requiera.

Estructura El archivo se llama Jefaturas.xls, esta en formato de
Microsoft Excel (hoja electrónica) Al entrar, se presenta
una hoja de Excel que tiene un Menú de opciones donde se
selecciona la deseada.

Ingreso de la Información de los Empleados Se debe
digitar: cédula del trabajador (utilizar ceros para
separaciones Ej. 105890236) nombre completo del funcionario
unidad ejecutora a la que pertenece el código de servicio
donde labora número de plaza y el puesto que
desempeña.

Formato de la hoja del Registro de Empleados

Formulario Evaluación del Desempeño del trabajador
Calidad del Trabajo Independencia en la ejecución de sus
funciones. Cooperación Confiabilidad Iniciativa
Conocimiento del Puesto Asistencia y Puntualidad Hábitos
de Orden y Aseo Relaciones Interpersonales: Habilidad para
Aprender

Al ir seleccionando los puntajes, la hoja va sumando
automáticamente

Formulario Evaluación de Desempeño del Profesional
Calidad del Trabajo Relaciones Interpersonales Toma de
Decisiones. Organización del Trabajo Conocimiento del
Puesto Capacidad Analítica Resolución de Problemas
Iniciativa y Creatividad Cantidad de Trabajo (Producción)
Asistencia y Puntualidad

Formulario Evaluación Jefaturas y Supervisores Capacidad
Analítica Desarrollo del Personal. Conocimiento del Puesto
Relaciones Interpersonales Liderazgo Organización del
Trabajo Delegación de Actividades Resolución de
Problemas Iniciativa Asistencia y Puntualidad

Matriz de evaluación del trabajador Representa un 50% del
valor total Debe ser entregada por la Jefatura a cada uno de los
miembros del equipo de trabajo, debidamente numerada, donde se
indica el No. Consecutivo Debe contener: nombre del trabajador a
evaluar, número de cédula, puesto que ocupa, lugar
de trabajo y período evaluado.

Cada uno de los miembros del equipo calificará al
funcionario en la casilla de puntuación obtenida, con una
nota de 1 a 100 puntos. La información que se digita es
únicamente el número de cédula del
trabajador.

Registro de calificaciones delGrupo Evaluador En este formulario,
la Jefatura registra el nombre del funcionario evaluado, con las
calificaciones asignadas por cada compañero de trabajo.
Una vez ingresado el sistema promedia esas notas, correspondiente
al 50%.

Calificación Total Consigna las calificaciones totales
obtenidas por el trabajador en la Matriz de Evaluación
(Evaluación Grupal) y la evaluación del
Desempeño Individual (Evaluado y Jefatura), esta
fórmula se llena automaticamente cuando se realiza la
evaluación individual, según el tipo de
evaluación.

Cuidados que se deben tener Las hojas están debidamente
protegidas para que no se formato. Se debe respetar el orden de
llenado de los documentos para garantizar su buen
desempeño. No se debe modificar los formatos de las
celdas. No se permite insertar celdas o columnas para agregar
información no autorizada al sistema. El usuario que opere
el sistema debe recibir la capacitación para el uso
correcto. Dentro de cada formulario existen unos botones de color
gris que permite guardar la información en un informe de
calificación.