La auditoria de gestion y la mejora del desempeño institucional (página 2)

Teorías de la
evaluación del desempeño institucional

Analizando a la Contraloría General de la
República (1998), para llevar a cabo la evaluación
del desempeño del Gobierno Local de la Provincia de
Angaraes- Lircay, Región Huancavelica, tienen que
aplicarse los procedimientos y técnicas de
auditoría de gestión. Durante la fase
ejecución, el equipo de auditoría se aboca a la
obtención de evidencias y realizar pruebas sobre las
mismas, aplica procedimientos y técnicas de
auditoría, desarrolla hallazgos, observaciones,
conclusiones y recomendaciones. Los procedimientos de
auditoría son operaciones específicas que se
aplican en una auditoría e incluyen técnicas y
prácticas consideradas necesarias, de acuerdo con las
circunstancias. Las técnicas de auditoría son
métodos prácticos de investigación y prueba
que utiliza el auditor, para obtener evidencia necesaria que
fundamente su opinión. Las prácticas de
auditoría constituyen las labores específicas
realizadas por el auditor como parte del examen. Las
técnicas de auditoría más utilizadas para
reunir evidencia son: Técnicas de Verificación
ocular, Técnicas de verificación oral,
Técnicas de verificación escrita, Técnicas
de verificación documental, Técnicas de
verificación física. Técnicas de
verificación ocular: i) Comparación, es
el acto de observar la similitud o diferencia existente entre dos
o más elementos. Dentro de la fase de ejecución se
efectúa la comparación de resultados, contra
criterios aceptables, facilitando de esa forma la
evaluación por el auditor y la elaboración de
observaciones, conclusiones y recomendaciones; ii)
Observación, es el examen ocular realizado para
cerciorarse como se ejecutan las operaciones. Esta técnica
es de utilidad en todas las fases de la auditoría, por
cuyo intermedio el auditor se cerciorará de ciertos hechos
y circunstancias, en especial, las relacionadas con la forma de
ejecución de las operaciones, apreciando personalmente, de
manera abierta o discreta, como el personal de la entidad ejecuta
las operaciones. Técnicas de verificación
oral: i) Indagación, es el acto de obtener
información verbal sobre un asunto mediante averiguaciones
directas o conversaciones con los funcionarios de la entidad. La
respuesta a una pregunta formulada por el auditor, comprende una
porción insignificante de elementos de juicio en los que
puede confiarse, pero las respuestas a muchas preguntas que se
relacionan entre si, pueden suministrar un elemento de juicio
satisfactorio, si todas son razonables y consistentes. Es de
especial utilidad la indagación en la auditoría de
gestión, cuando se examinan áreas
específicas no documentadas; sin embargo, sus resultados
por si solos no constituyen evidencia suficiente; ii) Las
Entrevistas, pueden ser efectuadas al personal de la entidad
auditada o personas beneficiarias de los programas o proyectos.
Para obtener mejores resultados debe prepararse apropiadamente,
especificar quienes serán entrevistados, definir las
preguntas a formular, alertar al entrevistado acerca del
propósito y puntos a ser abordados. Asimismo, los aspectos
considerados relevantes deben ser documentados y/o confirmados
por otras fuentes y su utilización aceptada por la persona
entrevistada; iii) Las Encuestas pueden ser útiles
para recopilar información de un gran universo de datos o
grupos de personas. Pueden ser enviadas por correo u otro
método a las personas, firmas privadas y otros que conocen
del programa o el área a examinar. Su ventaja principal
radica en la economía en términos de costo y
tiempo; sin embargo, su desventaja se manifiesta en su
inflexibilidad, al no obtenerse más de lo que se pide, lo
cual en ciertos casos puede ser muy costoso. La
información obtenida por medio de encuestas es poco
confiable, bastante menos que la información verbal
recolectada en base a entrevistas efectuadas por los auditores.
Por lo tanto, debe ser utilizada con mucho cuidado, a no ser que
se cuente con evidencia que la corrobore. Técnicas de
verificación escrita: i) Analizar, consiste en
la separación y evaluación crítica, objetiva
y minuciosa de los elementos o partes que conforman una
operación, actividad, transacción o proceso, con el
fin de establecer su naturaleza, su relación y conformidad
con los criterios normativos y técnicos existentes. Los
procedimientos de análisis están referidos a la
comparación de cantidades, porcentajes y otros. De acuerdo
a las circunstancias, se obtienen mejores resultados si son
obtenidos por expertos que tengan habilidad para hacer
inferencias lógicas y juicios de valor al evaluar la
información recolectada. Las técnicas de
análisis son especialmente útiles para determinar
las causas y efectos de los hallazgos de auditoría; ii)
Confirmación, es la técnica que permite
comprobar la autenticidad de los registros y documentos
analizados, a través de información directa y por
escrito, otorgada por funcionarios que participan o realizan las
operaciones sujetas a examen (confirmación interna), por
lo que están en disposición de opinar e informar en
forma válida y veraz sobre ellas. Otra forma de
confirmación, es la denominada confirmación
externa, la cual se presenta cuando se solicita a una persona
independiente de la organización auditada (terceros),
información de interés que sólo ella puede
suministrar; iii) Tabulación, es la técnica
de auditoría que consiste en agrupar los resultados
obtenidos en áreas, segmentos o elementos examinados, de
manera que se facilite la elaboración de conclusiones. Un
ejemplo de aplicación de esta técnica lo constituye
la tabulación de los resultados obtenidos como
consecuencia de las respuestas efectuadas en una encuesta por los
beneficios de algún programa o proyecto; iv)
Conciliación, implica hacer que concuerden dos
conjuntos de datos relacionados, separados e independientes. Esta
técnica consiste en analizar la información
producida por diferentes unidades operativas o entidades,
respecto de una misma operación o actividad, con el objeto
de establecer su concordancia entre si y, a la vez, determinar la
validez y veracidad de los informes, registros y resultados que
están siendo examinados. Técnicas de
verificación documental: i)
Comprobación, se aplica en el curso de un examen,
con el objeto de verificar la existencia, legalidad, autenticidad
y legitimidad de las operaciones efectuadas por una entidad,
mediante la verificación de los documentos que las
justifican; ii) Computación, se utiliza para
verificar la exactitud y corrección aritmética de
una operación o resultado. Se prueba solamente la
exactitud de un cálculo, por lo tanto, se requiere de
otras pruebas adicionales para establecer la validez de los datos
que forman parte de una operación; iii) Rastreo, es
utilizada para dar seguimiento y controlar una operación
de manera progresiva, de un punto a otro de un proceso interno
determinado o, de un proceso a otro realizado por una unidad
operativa dada. Esta técnica puede clasificarse en dos
grupos: a) rastreo progresivo, que parte de la
autorización para efectuar una operación hasta la
culminación total o parcial de ésta; y, b) rastreo
regresivo, que es inverso al anterior, es decir, se parte de los
resultados de las operaciones para llegar a la
autorización inicial; iv) Revisión
selectiva, consiste en el examen ocular rápido de una
parte de los datos o partidas que conforman un universo
homogéneo en ciertas áreas, actividades o
documentos elaborados, con fines de separar mentalmente asuntos
que no son normales, dado el alto costo que representaría
llevar a cabo una revisión amplia o, que por otras
circunstancias, no es posible efectuar un análisis
profundo. Técnicas de verificación
física: i) Inspección, es el examen
físico y ocular de activos, obras, documentos y valores,
con el objeto de establecer su existencia y autenticidad. La
aplicación de esta técnica es de mucha utilidad,
especialmente, en cuanto a la constatación de efectivo,
valores, activo fijo y otros equivalentes. Generalmente, se
acostumbra a calificarla como una técnica combinada, dado
que en su aplicación utiliza la indagación,
observación, comparación, rastreo,
tabulación y comprobación. Otras
prácticas de auditoría: Las prácticas de
auditoría son las operaciones o labores específicas
que se realizan como parte del examen y no son consideradas como
técnicas. Sirven a las labores de auditoría como
elemento de apoyo muy importantes. Existen también otros
elementos que contribuyen efectivamente a seleccionar las
técnicas o prácticas de auditoría que deben
aplicarse; éstos son: los síntomas y la
intuición: i) Síntomas: Son definidos como
los indicios de una cosa que está sucediendo o va a
suceder. En el campo de la auditoría constituyen las
señales de alerta temprana que se detectan en el curso del
examen. En su ejemplo más elemental, es el humo que
presagia la presencia del fuego. La identificación de
síntomas como práctica de auditoría puede
ser de mucha entidad para el auditor experto que está en
capacidad de percibirlos, por cuanto le permite seleccionar las
técnicas más apropiadas para obtener evidencia o
para profundizar el análisis de algún asunto. ii)
Intuición: La intuición es entendida como la
facultad para comprender las cosas en forma instantánea,
tal como si se tuviera a la vista. En el campo de la
auditoría gubernamental, la intuición puede ser
aplicada en algunas situaciones, sin que ésta deba
considerarse como una práctica común a utilizarse.
A lo largo de su carrera los auditores pueden desarrollar un
"sexto sentido" que es la intuición, la que viene a ser el
resultado de su capacidad de reacción ante señales
que otros auditores con menos experiencia podrían no
detectar.

Según la Contraloría General de la
República (1998), la evaluación de la
efectividad de programas es realizada por el auditor, con la
finalidad de informar sobre la conducción,
autorización, financiamiento y ejecución de los
programas o actividades, en torno a su desempeño
(rendimiento) obtenido por los programas en comparación
con lo planeado. Este enfoque evalúa los resultados o
beneficios logrados y determina si el programa viene logrando las
metas previstas, así como identifica los problemas que
requieren corregirse para mejorar su efectividad. Algunos de los
aspectos a considerar en una auditoría con enfoque de
efectividad son los siguientes: Establecimiento de objetivos del
programa en forma clara y precisa; Identificación de todos
los objetivos del programa que sean materia de evaluación;
Razonabilidad de los procedimientos para la evaluación de
la efectividad del programa en cuanto su realización y
costo; Retroalimentación de la efectividad del programa.
La evaluación de la efectividad de los programas o
actividades, tiene relación directa con la
evaluación de la eficiencia y economía en la
aplicación de los recursos; por este motivo el auditor
puede incluir ambos componentes en forma conjunta al desarrollar
su trabajo. Esto es un aspecto a considerar durante la fase de
planeamiento de la auditoría, en vista que una entidad
puede alcanzar sus objetivos y metas en un período
determinado, a pesar de incurrir en despilfarros o falta de
economía en la aplicación de los recursos; o
también, la misma entidad podría obtener niveles
adecuados de eficiencia y economía en sus operaciones, sin
que por ello logre sus objetivos y metas planeados. Los auditores
asignados para realizar una auditoría de gestión
que incluya el enfoque de efectividad, deben contar con cierta
experiencia en la evaluación de programas, así como
determinados conocimientos respecto del ente que será
materia de examen. Además, tales profesionales deben haber
recibido entrenamiento o tener experiencia en la ejecución
de la auditoría de gestión.

Según la Contraloría General de la
República (1998), la auditoría de gestión
con enfoque en la eficiencia y economía, tiene el
propósito de determinar si la entidad auditada utiliza sus
recursos financieros, humanos y materiales de manera eficiente y
económica. Por esta razón, el auditor debe detectar
las causas de cualquier práctica ineficiente o
anti-económica, incluyendo deficiencias en los sistemas de
información gerencial, procedimientos administrativos o
estructura organizacional. La eficiencia está referida a
la relación existente entre los bienes o servicios
producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin,
en comparación con un estándar de desempeño
establecido. En la auditoría de gestión, dar
consideración apropiada a la eficiencia significa
maximizar las salidas (Outputs) generadas por cualquier tipo de
ingreso (inputs) o, producir un nivel dado de salidas a menor
costo. Este aspecto puede ser fácilmente apreciado en
programas que involucran la producción o generación
de algún bien o servicio en forma repetitiva. Por ejemplo,
el número de vacunas aplicadas por un centro de salud
pública o, el número de documentos ingresados a un
sistema de trámite documentario. La comprensión del
significado de la eficiencia, es necesaria para entender el
sentido de los términos: entradas/salidas, productividad,
cantidad y calidad y nivel del servicio. Las entradas
están representadas, principalmente, los recursos, sean
éstos financieros, materiales, físicos o de
información, los cuales son utilizados para producir
salidas. Las salidas pueden comprender bienes o servicios
producidos para atender la demanda del público, y son
definidos en términos de cantidad y calidad que se
relacionan con el nivel de servicio brindado. La productividad se
refiere al monto aceptable de bienes o servicios producidos
(salidas) y los recursos utilizados (entradas) para producirlos,
generalmente, la productividad puede expresarse en forma de
relación , costo o tiempo por unidad de salida producida.
Las normas relativas al nivel de servicio a alcanzar pueden estar
definidas por las políticas, regulaciones u otras
disposiciones y, en algunos casos, tales normas pueden incidir en
la calidad, así como en el costo del servicio. La
eficiencia por su naturaleza es un concepto relativo. Ella es
posible medirla si comparamos la productividad obtenida con un
estándar o norma establecida. La cantidad o calidad de las
salidas y el nivel de servicio brindado, pueden también
ser comparadas contra los estándares de desempeño,
con el propósito de determinar si fueron ocasionados
algunos cambios en la eficiencia, Por lo tanto, se admite que la
eficiencia es incrementada cuando se produce con calidad un
número mayor de salidas con menores recursos de entrada, o
cuando con el mismo monto de salidas son producidas con menos
recursos. La eficiencia es un componente importante dentro de la
auditoría de gestión; por ello el auditor debe
incluirla en las evaluaciones relacionadas con la efectividad y
economía que lleva a cabo. Debido a que la eficiencia
tiene relación con las entradas y salidas de recursos y,
la economía cautela la obtención de recursos en
cantidad y calidad apropiada y al menor costo, puede afirmarse
que entre ambos conceptos existe un factor de endeudamiento.
Existe igualmente una íntima vinculación entre la
eficiencia y efectividad, por cuanto la primera constituye un
factor para determinar el menor costo posible o la mejor manera
para lograr los objetivos y metas establecidos. La
economía está relacionada con los términos y
condiciones bajo los cuales se adquiere recursos, sean
éstos financieros, humanos, físicos o
tecnológicos (Sistema de Información
Computarizada), obteniendo la cantidad requerida, al nivel
razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y, al
menor costo posible. De no tenerse en cuenta estos factores,
podría resultar en bienes o servicios a costos mayores, de
menor calidad u obtenidos a destiempo. Una operación
económica adquiere tales recursos en calidad y cantidad
apropiada y al menor costo posible. La distinción entre
economía y eficiencia es a menudo poco clara. Por ejemplo,
si se obtiene los recursos pagando sobreprecios, ello
tendrá un impacto directo sobre el costo unitario de las
salidas. Pero, esta situación es un asunto relacionado con
la economía, no con la eficiencia, que tiene que ver con
el empleo de los bienes en las operaciones de la entidad. Una
auditoría que comprenda la eficiencia y economía de
los programas o actividades tiene como objetivos: Determinar si
la entidad, programa o actividad adquiere, protege y utiliza los
recursos de manera eficiente y económica; Establecer las
causas de ineficiencias o prácticas
anti-económicas; Determinar si la entidad ha cumplido con
las leyes y reglamentos aplicables en materia de eficiencia y
economía; Establecer la razonabilidad de los controles
gerenciales para mantener la eficiencia y calidad del servicio a
un nivel satisfactorio, Determinar la confiabilidad de los
procedimientos establecidos para medir y reportar su rendimiento;
Identificar los esfuerzos para mejorar la eficiencia en el
programa o actividad auditado y los resultados alcanzados. La
eficiencia de una operación puede expresarse como un
porcentaje del estándar de desempeño con
relación a la información actual. Un índice
que representa la relación salida/entrada (productividad),
puede ser expresado de diferentes formas para determinar el nivel
de eficiencia.

Analizando a Castellanos; Pineda; y, Sánchez
(2009), el control de Gestión es el examen de la
eficiencia, eficacia, economía y equidad en la
administración de los recursos públicos por medio
de información tanto interna como externa de tipo
contable, comercial, estadístico y operativo. Esta
información, al ser analizada, permite evaluar resultados
históricos, detectar desviaciones, establecer tendencias y
producir rendimientos. De otra parte, evalúa el
cumplimiento de objetivos y metas establecidos por las Entidades
del Sector público. El resultado obtenido del Control de
Gestión sirve de herramienta en la toma de decisiones y su
buen uso garantiza la efectividad en la consecución de los
recursos, la eficiencia en su utilización y la Eficacia en
su orientación. Con el propósito de analizar la
eficiencia en la utilización de los recursos, se parte de
los indicadores de rentabilidad y excedente público,
generados por las entidades productoras de Bienes y Servicios y
la distribución de los mismos entre los diferentes agentes
económicos que intervienen en el proceso productivo. El
objetivo de la evaluación del desempeño es: i)
Producir un informe integral sobre la gestión efectuada
por la administración, en términos de eficiencia,
eficacia, economía y equidad, durante un período de
tiempo determinado; ii) Identificar plenamente el objetivo social
de la Entidad con el fin de establecer la orientación y
cumplimiento de la actividad, midiendo el grado de cumplimiento
de las metas y objetivos establecidos para cada entidad, en las
cuales los resultados obtenidos se logren de manera oportuna en
términos de cantidad y calidad. (Eficacia); iii)
Establecer quienes fueron los receptores de la acción
económica, y cómo fueron distribuidos los costos y
beneficios de dicha acción entre los distintos agentes
Económicos. (Equidad); iv) Verificar si la
asignación de los recursos (humanos, físicos y
financieros) fue la correcta para maximizar los resultados.
(Economía); v) Determinar si los costos incurridos por la
Entidades fueron mínimos, al alcanzar sus objetivos en
igualdad de condiciones tanto de calidad como de cantidad: es
decir, el costo mínimo con el cual la Entidad produce un
bien o servicio. (Eficiencia). Para efectuar la evaluación
del desempeño se parte de un contexto general para
determinar resultados específicos al integrar los
diferentes factores que intervienen en el proceso y cuales
repercuten en la Gestión de la Entidad, se corrobora el
cumplimiento de los planes y programa un período de tiempo
determinado, se concentra el esfuerzo hacia la actividad
productiva, contraste con la actividad especulativa que no genera
riqueza para la sociedad. Se Identifica las potencialidades de la
Empresa Pública para generar riqueza, mide la
contribución Económica y social de la Entidad al
detectar los puntos críticos de Gestión. Se
calculan índices específicos con el fin de
determinar la incidencia de las variaciones endógenas de
la Gestión. Se lleva a cabo el diseño de
indicadores y tableros de diagnósticos complementarios al
indicador principal: Rentabilidad pública; para evaluar la
Gestión desde una perspectiva del mediano y largo plazo.
Se configura la metodología flexible y cambiante la cual
permite ajustarse a los diferentes cambios internos y externos.
La evaluación del desempeño se enmarca en los
siguientes principios: Verifica tendencias y desviaciones,
así como las acciones correctivas, para que el
administrador al tomar decisiones, tenga todos los elementos de
juicio en forma objetiva, clara y oportuna; La búsqueda
permanente de una mayor eficacia y eficiencia en la
ejecución del control; Mide el grado de cumplimiento de
objetivos y metas predeterminados para cada Entidad; Contribuye a
que las entidades mejoren la eficiencia financiera y
administrativa en el manejo de los recursos públicos;
Corrobora a que las entidades cumplan con la misión para
la cual fueron constituidas; Vela para que la delegación
que hace el Estado de las funciones, se cumpla y llegue a los
beneficiarios del bien o servicio; Verifica que el máximo
de productividad se logre con el mínimo de costo, al hacer
un uso adecuado de la capacidad. Las normas para el control de
gestión en las entidades públicas están
basadas en los principios que rigen y orientan los trabajos de
auditoria, en los cuales se establece un marco conceptual para el
análisis de los estados financieros, estadísticas,
actividades económicas y administrativas y la
acción del gerente en un período determinado. El
control de gestión en las pretende establecer un control
integral, a partir de la evaluación de los estados de
resultados de las actividades administrativas y operativas, su
proyección hacia el futuro, y la evaluación de sus
resultados históricos para detectar variaciones y
tendencias, con el propósito de determinar la eficiencia y
eficacia. El control de gestión se efectúa sobre
los estados financieros, información presupuestal y
complementaria interna y externa, permitiendo un análisis
de lo general a lo particular. Las normas personales hacen
referencia a las cualidades que el auditor debe tener para
realizar este tipo de trabajo, dentro de las cualidades que el
carácter profesional del control de gestión lo
exige. El personal asignado para realizar el control de
gestión debe tener capacidad y preparación en
áreas afines, así como la más alta
formación ética y moral que le permita realizar un
análisis eficiente. El entrenamiento técnico
permanente implica la adquisición de habilidades y
conocimientos necesarios para la realización del trabajo.
Los juicios emitidos deben basarse en resultados objetivos,
determinados por los resultados del trabajo, independientes de
cualquier opinión personal que desvíe la realidad
de la entidad. En el desarrollo del trabajo el profesional debe
tener una visión analítica y creativa, la cual le
permita efectuar un análisis crítico en
áreas estratégicas y establecer las herramientas
necesarias para la toma de decisiones. Estas normas hacen
relación al desarrollo del trabajo con criterios de
planeación, análisis de estados financieros, metas
y programas, beneficiarios de su acción y análisis
de los costos mínimos. La Planeación hace
referencia al conjunto de actividades programadas secuencialmente
antes de ejecutar un análisis, con el fin de establecer la
metodología de trabajo. La Supervisión en el
control de gestión debe ser oportuna, técnica y
profesional, de manera que coadyuve en el desarrollo del trabajo,
esto con el propósito de garantizar la calidad de la
evaluación. Como resultado del control de gestión
se redacta un informe con el resultado del análisis
financiero, rentabilidad pública, excedente público
y global, valor agregado, costos mínimos, beneficiarios y
cumplimiento de metas y objetivos enmarcados dentro de las
estrategias.

Etapas de la evaluacion del
desempeño:

En la ejecución del Control de Gestión se
establece la aplicación de diferentes metodologías
complementarias, las cuales permiten la cuantificación de
Análisis Financiero, Excedente público, Indicadores
de Gestión y de resultados. Excedente de productividad o
Surplus. Análisis Costo-Beneficio (Evaluación de
proyectos Económica y social.

Etapa de planeación:

En esta etapa se busca obtener información
general sobre la entidad en relación a su normatividad,
antecedentes, organización, misión, objetivos,
funciones, recursos y políticas generales, procedimientos
operativos y diagnósticos o estudios existentes sobre la
misma. Así mismo se determina los procedimientos a seguir
para la ejecución del control de gestión como la
cobertura, el periodo de análisis y la elaboración
de los papeles de trabajo (formatos, base y anexos) en los que se
reclasificará la información financiera. Esta
información permite apreciar las áreas
críticas de la entidad, sirviendo de apoyo para la
elaboración de las diferentes metodologías
aplicables en el control de gestión, el cronograma de
actividades, distribución del trabajo y el tiempo de
ejecución.

Primera fase: Inducción y Conocimiento de la
Entidad. Con el fin de establecer el objeto social, funciones
y contexto macroeconómico de las entidades, se debe
recopilar información, tanto de la Entidad como
complementaria, mediante entrevistas, inspección ocular,
consulta de archivos, recopilando la siguiente
información: Normas de creación, modificaciones y
reglamentación, Naturaleza Jurídica, Estructura
organizacional, Manuales de funcionamiento y procedimientos,
Normatividad interna y externa, Objetivos, Reglamentos internos.
Financiera (balance, estado de pérdidas y ganancias con
sus respectivas notas y anexos), Presupuestal (inicial y
ejecutado), Técnica, Estadística, Plan de
desarrollo con programas y subprogramas, Plantas de personal
discriminada en: número total de empleados operativos y
administrativos, número de pensionados,
Características y especificaciones en precios y cantidades
de los bienes o servicios prestados. De acuerdo al tipo de
actividad desarrollada por la entidad se solicita la
información que considere necesarias: encuestas,
entrevistas, visitas, pruebas de recorrido, verificación
de registros, cálculos y diseños (indicadores):
información que debe ser reclasificada y analizada.
Informe de Gerencia, Control Interno y de
Revisoría.

Segunda Fase: Manejo de la información.
Una vez determinado el objeto social y funciones de la entidad,
se procede a la reclasificación de la información
financiera en los formatos bases y anexos. El objeto de
reclasificar la información financiera y establecer
anexos, es disponer de información depurada, para lograr
un mejor análisis en los diferentes rubros que compone los
estados financieros (balance y estado de pérdida y
ganancia), detectar áreas críticas: Establecer
tendencias y desviaciones. En el desarrollo del control de
gestión es importante aclarar el criterio de
evaluación de las entidades públicas, el cual
difiere sustancialmente frente a las empresas privadas, puesto
que en estas últimas la razón principal es la
búsqueda de utilidades, mientras que en la entidad
pública influyen factores de diferentes índole, que
impiden analizarlas bajo la óptica del análisis
financiero tradicional, como: Su función es social; las
políticas de gobierno inciden en su gestión, por
medio de múltiples mecanismos directos e indirectos;
contablemente algunos rubros que para la empresa privada
representan costos, para la pública corresponden a
mecanismos de distribución del superávit
(impuestos, transferencias, pago de intereses y donaciones);
Parte de los ingresos registrados en los estados financieros no
corresponden al producto del desarrollo de su objeto social, por
lo tanto se excluyen como: los dividendos y participaciones en
otras sociedades, ganancias de capital, transferencias
presupuéstales y utilidades en operaciones cambiarias; el
capital de trabajo se evalúa en términos de costos
de oportunidad; El denominador del indicador principal
sólo tiene en cuenta los activos en
operación.

Etapa de ejecución

A la información recopilada y procesada, se le
aplican las metodologías determinadas para la
medición de la Eficiencia, Eficacia, Economía y
Equidad.

Eficiencia: Análisis financiero, Examen de los
costos, Rentabilidad Pública, Índice de
productividad

Economía: Indicadores de asignación de
recursos, Indicadores Financieros, Análisis de las
variables del excedente Público, Evaluación
económica

Eficacia: Indicadores Específicos, Indicadores
complementarios

Equidad: Valor agregado, Distribución del
excedente total, Resultados de operación frente a los
usuarios.

Elaboración del informe

En el informe sobre control de gestión se plasman
los resultados obtenidos en cada uno de los parámetros
mencionados, con el fin de entregar un dictamen de la
gestión de la administración de un período
determinado. El informe deberá contener: Índice del
contenido, identificando los capítulos y títulos de
la información, Introducción (finalidad del trabajo
y referencia de los puntos tratados); Reseña
histórica de la Entidad (breve descripción de la
entidad); Análisis por capitulo (Eficiencia, Eficacia,
Economía y Equidad); Conclusiones; Observaciones y
recomendaciones

Eficiencia

Se entiende por Eficiencia el examen de los costos
–costo mínimo- con los cuales la entidad alcanza sus
objetivos y resultados en igualdad de condiciones de calidad. Son
objetivos de la eficiencia: Establecer el indicador principal de
eficiencia (Rentabilidad pública): El cual permite valorar
los costos y beneficios de la entidad a la sociedad; Medir la
eficiencia de la Empresa pública a partir del
índice de productividad el cual relaciona el volumen de
producción frente al volumen de insumos;
Implantación de indicadores complementarios y financieros
para evaluar la entidad en el mediano y largo plazo;
Análisis de los costos para establecer si realmente se
tiene el concepto del costo mínimo. Se pueden aplicar las
siguientes metodologías par medir le eficiencia:
Análisis Financiero, Examen de los costos, Rentabilidad
pública, Índice de productividad.

El análisis financiero, tiene como objetivo
determinar la eficiencia de la administración de la
entidad; establecer los cambios operados al comprar los
resultados alcanzados en la ejecución de las diferentes
actividades; mostrar una serie de indicadores financieros los
cuales reflejen la verdadera situación económica y
a su vez sirvan de apoyo para la toma de decisiones. Para un
mejor análisis de los indicadores establecidos
éstos deben calcularse en términos nominales y
reales (deflactados por índices generales acordes al
sector y específicos para cada ítem que se requiera
analizar, con el fin de aislar el efecto
inflación).

El análisis de los costos, como la mayoría
de las entidades públicas no llevan contabilidad de
costos, es difícil determinar los verdaderos costos,
incurridos en el proceso productivo; los cuales en algunas
entidades se pueden identificar mientras que en otras estos se
deben manejar por medio de los denominados gastos operacionales.
Aquí los objetivos son: Analizar detalladamente costos y
gastos de mayor incidencia, con el fin de determinar causa y
efecto; Calcular el costo unitario de producción, del bien
o servicio, para determinar si se está trabajando a costo
mínimo; Establecer indicadores para control de los
mismos.

La rentabilidad publica, es importante tener en claro un
criterio diferente al estrictamente financiero, pues estas poseen
características diferentes y su finalidad no es la de
producir utilidad sino la de prestar un servicio o bien social.
La entidad se analiza en función de su contribución
a la conformación de riqueza a la sociedad (Excedente
Público), y así mismo, dentro de este
ámbito, se mide la eficiencia (Rentabilidad
Pública). Se establece un modelo de clasificación
para las cuentas de los estados financieros tradicionales,
adaptándolo a las entidades públicas.
Clasificación que permite de una parte separar las cuentas
de ingresos y gastos, que no se ajusten a la actividad normal de
la empresa, con el fin de cuantificar los beneficios y costos
asociados a actividades no comerciales; de otra parte, es
necesario aislar los efectos de las variaciones sobre los precios
de los bienes e insumos, directamente relacionados con la
actividad de la empresa mediante la utilización de
números índices.

El índice de productividad, se fundamenta en la
medición de la eficiencia de la entidad Pública a
partir de indicadores que relacionan el volumen de
producción frente al volumen de insumos requeridos. Tiene
como base la Metodología del Surplus desarrollada por el
Centro De Rendimientos Y Costos (CERC) de Francia, y los trabajos
realizados por Vicent (La mesure de la Productivité) sobre
la productividad global de los factores, y de Massé (Les
dividendes du progrés) sobre la distribución de los
excedentes de productividad, denominada los "dividendos del
progreso". El indicador de eficiencia lo constituye el
índice de productividad, el cual corresponde a la
relación entre el índice de volumen de
producción frente al volumen de insumos
requeridos.

Economía

En el estudio de la asignación de los recursos
humanos, físicos y financieros hecho por las entidades
públicas entre las diferentes actividades, con el fin de
determinar si dicha asignación fue óptima para la
maximización de los resultados. Objetivos: Establecer si
la asignación de recursos es la más conveniente
para maximizar los resultados; Analizar los diferentes agentes
Económicos que interactúan en la Entidades, y
determinar las variables cuantitativas y cualitativas que sirvan
de apoyo en la toma de decisiones; Evaluar beneficio/costo en la
realización de los diferentes proyectos que contribuyen a
alcanzar los objetivos sociales predeterminados por el Gobierno
en pro del desarrollo de la comunidad y del sector al cual
pertenece cada entidad. El desarrollo de la evaluación de
la economía parte de la información procesada, del
análisis de la relación entre los recursos
asignados y de los resultados obtenidos, con el fin de establecer
indicadores de rendimiento (por: actividad, producto, usuario,
activo, etc.), con los cuales se determina si dicha
asignación fue la más conveniente en la
maximización de los recursos. Son Metodologías para
medir la Economía: Indicadores de asignación de
recursos o eficiencia; Indicadores financieros; Excedente
pública, (análisis de las variables),
Evaluación Económica (aplicación
evaluación de proyectos).

Eficacia

Es el resultado del cumplimiento de las metas, en
términos de cantidad, calidad y oportunidad de los bienes
y/o servicios producidos. Objetivos: Determinar el cumplimiento
de planes y programas de la entidad, tanto a nivel micro como a
nivel macroeconómico con respecto a los planes y programas
determinados por los diferentes sectores y por la política
económica; Evaluar la oportunidad (cumplimiento de la meta
en el plazo estipulado), así como la cantidad (volumen de
bienes y servicios generados en el tiempo); En las empresas
productoras de bienes y servicios intervienen tres agentes: La
comunidad: Como receptora y sustentadora del servicio, por medio
de sus pagos. El estado: como representante de los intereses de
la comunidad, en el presente y en el futuro. La empresa como
organización y como conjunto de personas, con intereses
individuales y de grupo, necesario de compatibilizar a corto y
largo plazo. La eficacia del aparato administrativo Estatal
está dada por la proporción, en la cual sus
productos se adecuen a la calidad y cantidad presentada por el
gobierno., con respecto a cada una de las necesidades
establecidas; y estas deben tener características de
oportunidad y eficiencia. Al analizar la eficacia es importante
aislar los efectos internos de los externos, estos
últimos, son aquellos que afectan la entidad sin estar a
su alcance como la disponibilidad de recurso, su racionalidad
técnica y la utilidad de sus productos, por ejemplo:
Cambios en las prioridades del gobierno, los cuales influyen en
la asignación presupuestal y en los
créditos.

Cambio de organización. Préstamos
suspendidos

Evaluación:

Para Poder evaluar la gestión en término
de eficacia es necesario tener preestablecido unos objetivos y
unas metas dentro de la misma empresa como en el contorno en el
que ella se desenvuelve; para estos se utilizan indicadores,
generales y específicos, con las siguientes
características:

Cantidades. Cantidades programadas de bienes y servicios
frente a las cantidades obtenidas, están dadas por
unidades especiales para cada entidad (km/h, pacientes, kw/h,
etc.) y éstas deben plasmarse en los planes de cada
una.

Oportunidad. Coeficiente entre el tiempo programado
versus tiempo realizado, se mide en términos de
cumplimiento de las programaciones y cronogramas del las
Instituciones, por medio delas fechas de entrega comparadas con
los plazos estipulados en los planes.

Calidad. Se entiende como la satisfacción de
cliente por el bien o servicio recibido. Los indicadores se deben
establecer mediante especificaciones que contienen los planes por
precisiones de las Instituciones, y por normas técnicas;
otra herramienta para este análisis son las
encuestas.

Ingresos propios. Un aspecto que permite medir la
eficacia de una Entidad se encuentra en los ingresos netos de
producción (bienes o servicios) por el cumplimiento de su
objeto social.

Egresos. En la medida en que su erogación
definitiva sea inferior a la presupuestada, se puede considerar
como una medida de eficacia, siempre y cuando, no se hayan
sacrificado algunos, o partes de los programas
planeados.

Equidad

Estudia el desarrollo de la administración,
identificando los receptores de su actuación
económica con el propósito de determinar
cómo la distribución de los costos y beneficios se
da entre los diferentes agentes económicos que intervienen
en su acción. Objetivos: Que los costos y beneficios de la
actividad económica sean asumidos, con un carácter
redistributivo para favorecer a sectores o grupos de
población específicos; Establecer la
distribución tanto del excedente total, como del valor
agregado (entre los factores productivos), y la
identificación de los beneficiarios; Los parámetros
de mediación de la equidad están dados por:
Precios, o tarifas, de cobro del servicio o bien producido,
frente a la capacidad de pago del usuario, Sector o grupo social
beneficiario del bien o servicio, Remuneración de los
diferentes factores productivos que intervienen en el proceso
productivo. Cobertura del servicio (regiones, sectores, grupos
sociales): Metodologías para medir la equidad: Valor
agregado; Distribución del Excedente total; resultado de
la operación frente a usuarios.

Evaluación del desempeño de los
recursos humanos

Unidad De Personal: La Unidad de Personal es un
órgano que depende de la Oficina de Administración
de una Municipalidad, esta a cargo de un Funcionario y le
competen las siguientes funciones:

• Programar, dirigir, ejecutar, coordinar y controlar
  las siguientes actividades del sistema de personal de la
  municipalidad.

• Preparar el Plan anual de acción del
  Personal, que comprenda diagnóstico, políticas,
  objetos, metas y programación de actividades de las
  acciones de personal.

• Programar y ejecutar los procedimientos de
  reclutamiento, selección, calificación,
  evaluación, promoción, ascenso,
  reasignación y relación del personal en
  concordancia con las normas técnicas y los dispositiva
  legales vigentes.

• Organizar y actualizar la información de los
  legajos de personal, Escalafón y Registro de
  Funcionarios y servidores de la Municipalidad.

• Diseñar y mantener actualizado el Cuadro de
  Asignación de personal (CÁP.) de la
  Municipalidad.

• Diseñar y publicitar el reglamento interno de
  trabajo.

• Procesar y tramitar las resoluciones de contratos
  ascensos y destaques, reasignaciones, becas, ceses, etc.,
  propuesta del alcalde en concordancia con lo dispuesto en el
  Articulo N° de la Ley orgánica de
  municipalidades.

• Velar por la correcta aplicación y
  cumplimiento de las disposiciones legales en materia de
  personal.

• Propiciar el desarrollo del personal realizando
  acciones de capacitación en forma selectiva a fin de
  mejorar su formación profesional o técnica que
  conlleven a un mejor y cabal desempeño de sus
  funciones.

• Ejecutar los procesos de Registro y Control de
  Asistencias, Puntualidad y Permanencia del Personal,
  así como establecer el Rol de goce vacacional, de
  conformidad con las normas establecidas para tal
  efecto.

• Elaborar y mantener actualizados el Reglamento
  Interno de Trabajo, y el Reglamento de Control, Asistencia,
  Puntualidad y permanencia.

• Aplicar la evaluación de puestos, proponiendo
  las escalas saláriales en función a los grupos
  ocupacionales existentes.

• Expedir certificados de trabajo y constancias de
  haberes.

• Establecer el Sistema de Evaluación de
  Personal velando por su ejecución en forma semestral,
  de conformidad con las disposiciones legales
  vigentes.

• Elaborar, implementar y actualizar el cuadro de
  Asignación de Personal (CÁP.) y Presupuesto
  Nominativo de Personal.

• Participar en las negociaciones colectivas
  salvaguardando los intereses de la municipalidad.

• Conducir y supervisar las actividades relacionadas
  con al confección de planillas de remuneraciones y
  liquidación de los beneficios sociales en los
  términos que señala la Ley.

• Ejecutar la política de remuneraciones e
  incentivos de acuerdo a los lineamientos aprobados por la
  autoridad.

• Organizar, dirigir y ejecutar las acciones
  relacionadas con el bienestar social del personal y sus
  familiares, desarrollando acciones de asistencia preventiva
  de salud, recreación e integración.

• Mantener los registros estadísticos del
  área.

• Formular y proponer el Plan de Trabajo Anual de su
  Dependencia.

• Dar trámite correcto a los expedientes que
  corresponden a su responsabilidad.

• Otras funciones propias de su competencia que le
  fueran asignadas por el Superior Jerárquico

Analizando a Reyes (2005), los auditores tienen que
aplicar programas con objetivos y procedimientos, orientados a
examinar la necesidad del potencial humano, requerimiento del
personal, reclutamiento de personal, selección del
personal, capacitación previa, socialización,
evaluación del desempeño, administración de
sueldos y salarios, desarrollo del personal y control del
personal.

Analizando a Chiavenato (2005), los auditores deben
determinar si las municipalidades tienen elaborado un plan de
personal, determinar las actividades para el logro del Plan,
determinar las funciones y/o tareas, examinar a las personas
idóneas que ejecuten las funciones y/o tareas y se logre
el plan organizacional. Los auditores deben examinar si los
requerimientos de personal, se encuentra enfocado en los
siguientes pasos; las unidades orgánicas solicitan
personal a la Gerencia General para lograr los objetivos y metas
determinar en el Plan; examinar si la unidad de
racionalización u organización y métodos
analiza, verifica y determina la cantidad de personal que
necesita cada unidad orgánica para el logro del plan;
examinar si la Gerencia General decide si se aumenta, disminuye o
se mantiene los mismos niveles del personal; el área de
Presupuesto cuantifica el monto económico que requiere el
personal nuevo vía presupuesto. Los auditores deben
identificar si el reclutamiento del personal, se realiza a
través de las fuentes: Internas y Externas. El medio
interno se realiza a través del movimiento vertical,
horizontal y Diagonal. Los medios externos son: el archivo de
datos, presentación por funcionarios, avisos o carteles,
contactos, anuncios es la televisión, diarios y agencias
de reclutamiento. Al examinar el proceso de reclutamiento se
determinar el perfil del personal (necesidad); medios
(Convocatoria); recepción de candidatos (Curriculum vitae
con exigencias mínimas).

Selección del Personal:

Los auditores, deben examinar el proceso de
selección del personal, consistente en escoger a la
persona adecuada para el cargo adecuado; escoger entre los
candidatos reclutados al más idóneo para ocupar los
cargos vacantes en la empresa. Los auditores deben estar en
condiciones de identificar los problemas que se presentan en la
selección, como: Adecuar al hombre al cargo, Eficiencia
del hombre en el cargo. Los auditores deben analizar la
recepción de documentos (Curriculum vitae),
Selección inicial (verificación del Curriculum
vitae en las especificaciones del cargo), Formulario de solicitud
de empleo, Entrevista inicial, Aplicación de pruebas
(depende del cargo vacante), Entrevista final, Selección
final, Verificación de documentos, Examen médico y
psicológico, Publicación del ganador. Los auditores
deben analizar las Técnicas de selección del
personal utilizadas por la entidad, como: Entrevistas de
selección (dirigidas y no dirigidas); Pruebas de
conocimientos (Generales y Específicas); Pruebas
psicométricas (capacidad, aptitud, interés del
candidato al puesto vacante); Pruebas de personalidad
(Genéricas, revelar rasgos generales de personalidad. Los
auditores deben estar en capacidad de examinar si los
trabajadores expresan un determinado rasgo de personalidad tales
como: agresividad, ansiedad, motivación, equilibrio
emocional, etc., Los auditores deben examinar y si fuera el caso
aplicar técnicas de simulación, psicodrama (papel
del candidato en el cargo en grupo), dramatización (drama
de acción de un acontecimiento del cargo
vacante).

Inducción o
socialización:

Los auditores deben examinar si al nuevo miembro
seleccionado, en realidad se le informa: La visión,
misión, propósito y objetivos de la
organización para que este en condiciones adecuadas de
prestar sus servicios; También, se debe identificar si la
entidad facilita los medios para lograr los objetivos; asimismo
se debe identificar si los trabajadores comprenden las
responsabilidades inherentes al cargo a desempeñar y las
normas de comportamiento para el desempeño del cargo;
También se debe examinar si los trabajadores conocen,
comprender y saben utilizar los demás documentos de
gestión de las municipalidades.

El cargo del personal:

Los auditores deberán llevar a cabo un
Análisis del cargo que desempeñan los trabajadores
y dentro de ello verificar los requisitos intelectuales;
requisitos físicos; responsabilidades; condiciones de
trabajo; etc. Los auditores deben estar en total conocimiento que
el diseño de cargos implica: Contenido del cargo, como el
conjunto de tareas que el seleccionado al cargo deberá
cumplir; Métodos y proceso de trabajo, es decir
cómo debe desempeñar el conjunto de tareas; Definir
la responsabilidad del ocupante al cargo; Definir la línea
de autoridad. Los auditores deben examinar los métodos de
descripción y análisis de cargos que aplica la
entidad; o, si fuera el caso estar en condiciones de aplicar
dichos métodos como la observación directa,
cuestionario; entrevista; mixtos.

Evaluación del
desempeño:

Los auditores deben estar en condiciones de examinar la
evaluación que realiza la entidad y en segunda instancia
llevar a cabo la evaluación propiamente dicha. Dentro de
este contexto los auditores pueden medir el desempeño
potencial humano, identificar si el potencial humano se orienta
al logro de la productividad; evaluar si el potencial humano se
orienta hacia el logro de los objetivos empresariales e
individuales. Los auditores deben estar en condiciones de aplicar
métodos de evaluación del desempeño, siendo
los más utilizados: escala gráfica, elección
forzada, investigación del campo, incidentes
críticos, frases descriptivas, comparación por
pares, autoevaluación, evaluación por
resultados.

Administración de sueldos:

Los auditores deben examinar la forma como se administra
las remuneraciones de la entidad; dicha administración, es
un conjunto de normas y procedimientos que tienden a establecer y
mantener estructuras de salarios juntos y equitativos en la
organización. Los auditores deben comprender los factores
que inciden en las remuneraciones de los trabajadores,
como: Contenidos y nivel del cargo; Política
salarial; Capacidad financiara de la organización;
Posición de la empresa en el mercado; Solución
económica del país; Negociaciones colectivas; Leyes
legales vigentes.

Desarrollo del personal

Los auditores deben examinar si la entidad lleva a cabo
la capacitación, adiestramiento, entrenamiento,
formación.

Analizando a la Contraloría General de la
República (1998), durante la fase de la ejecución
de la auditoria de gestión, en esencia el auditor
reúne la evidencia para informar sobre los recursos
humanos de la entidad, las aseveraciones de la
administración relacionadas con la efectividad de dichos
recursos, y el cumplimiento de las disposiciones legales y
reglamentarias que tienen incidencia en los recursos humanos. Las
pruebas a realizar son: Prueba de controles: son
efectuadas para obtener seguridad de control, mediante la
confirmación de que los controles han operado
efectivamente durante el período examinado. Pruebas de
controles de cumplimiento: son realizadas para obtener
evidencia y sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y
reglamentarias pertinentes. Pruebas sustantivas: son
realizadas para obtener evidencia de auditoría, con
respecto a si las aseveraciones de los recursos humanos carecen
de errores significativos. Dentro de ellas, se aplican las
pruebas sustantivas de detalle y procedimientos analíticos
sustantivos.

Según Reyes (2005), en el desarrollo de la
auditoría de gestión el auditor obtiene evidencia
sobre si los informes de la entidad sobre recursos humanos,
carecen de errores significativos, para lo cual considera las
leyes y reglamentos aplicables. En caso de evidenciarse
situaciones que denotan la existencia de actos ilegales, de
acuerdo con las normas, el auditor debe emitir un informe
especial, sin perjuicio de continuar con su examen.

De acuerdo con Yoder (2005), durante la fase de
ejecución el auditor lleva a cabo las siguientes
actividades: considera la naturaleza y alcance de las pruebas,
diseña pruebas efectivas y eficientes; realiza las
pruebas, identifica los errores o irregularidades de importancia
relativa y las debilidades en la estructura de control interno
(hallazgos de auditoría); evalúa los
resultados.

Interpretando a Chiavenato (2005), coincidente con Reyes
(2005), para cada objetivo de control el auditor debe identificar
los controles, o la combinación de ellos, que tenga
posibilidades de: (a) lograr los objetivos de control y (b)
optimizar la eficiencia de las pruebas de control. Al hacerlo, el
auditor debe tomar en cuenta el alcance de cualquier riesgo
inherente, (las aseveraciones tienen un alto riesgo inherente que
requiere controles más fuertes o extensos para prevenir o
detectar errores) y debilidades en el ambiente de control. Las
debilidades en el ambiente de control pueden ser consecuencia de
controles ineficientes. De ser así, el auditor debe
identificar y probar los controles específicos, pero el
alcance de tal prueba debe estar limitado. El auditor debe
documentar los controles de personal a ser probados en las
cédulas de trabajo correspondientes. Los controles que
satisfagan más de un objetivo de control pueden ser
evaluados solamente una vez y cuando sea aplicable, en ocasiones
subsiguientes. Para obtener evidencia sobre la efectividad de los
controles específicos, el auditor debe seleccionar las
pruebas de controles y determinar su oportunidad. Ninguna prueba
de control específica es siempre necesaria, aplicable, o
igualmente efectiva en cada circunstancia. En realidad, una
combinación de este tipo de pruebas de controles
usualmente es necesaria para proveer el grado de seguridad
requerida. Generalmente, las pruebas de controles comprenden una
combinación de observación, indagación y
examen de documentos.

Un aspecto muy importante durante la ejecución de
la auditoria, es la observación del funcionamiento de los
procesos y procedimientos que llevan a cabo los trabajadores.
Este mecanismo proporciona evidencia sustancial sobre su
efectividad. Por ejemplo, es posible obtener seguridad acerca de
la efectividad de los procedimientos prestación de
servicios, observando que los empleados, sigan las instrucciones
escritas impartidas por la administración. La
observación provee una evidencia confiable de que un
control se aplica apropiadamente, cuando el auditor está
allí para observarla; sin embargo, no provee evidencia de
que el control estuvo en operación en cualquier otra
oportunidad. Consecuentemente, las pruebas de observación
deben ser complementadas con evidencia obtenida por otras
pruebas.

Otro aspecto importante en la ejecución de la
auditoria es la indagación, que consiste en entrevistas
que conduce el auditor para obtener evidencia acerca de la
efectividad de los controles de personal. Esta puede ser directa
o indirecta. La indagación directa implica formular
preguntas a los empleados. Tales indagaciones se siguen
preparando cuestionarios para el personal de la entidad, para
determinar que hacen ellos o cómo lo realizan sus
actividades. Dichos cuestionarios son preguntas con libertad de
respuesta. Generalmente, la evidencia obtenida durante tal
procedimiento es la evidencia menos confiable en la
auditoría de recursos humanos y debe ser corroborada,
mediante otro tipo de pruebas de controles. La precisión
de la evidencia obtenida depende de varios factores, tales como:
competencia, experiencia, conocimiento, independencia, e
integridad de la persona a quien se le solicita responder el
cuestionario.

Según Chiavenato (2005), sin duda, un aspecto
importante en la ejecución de la auditoria es el examen de
documentos, el auditor conduce las pruebas examinando documentos
y registros (tal como el cuadro de asignación de personal,
contratos, reglamentos, manuales, files, etc.) y también
los controles aplicados para los documentos y registros del
personal. Los manuales de organización y funciones y
flujogramas pueden proveer evidencia acerca del diseño de
los controles de personal; pero no proveen la evidencia de que
están operando y se aplican consistentemente. El examen de
documentos es una fuente confiable de evidencia en la
auditoría de recursos humanos y se usa frecuentemente en
pruebas de doble propósito. La evidencia previamente
obtenida mediante (a) examen de documentos en una
extensión menor que en las pruebas de controles; y, (b) la
observación de pruebas de indagación pueden
suministrar evidencia suficiente de la efectividad de
determinados controles. Puesto que los documentos no suministran
la evidencia concerniente al grado de eficiencia con que fue
aplicado el control, el auditor debe complementar el examen de
documentos con la observación y/o consultando a las
personas a cargo de los controles.

Para Yoder (2003), en la ejecución de la
auditoria, el auditor deberá reunirse con los empleados
que van a tener una participación directa en la
auditoría. Se trata de exponerles el objetivo y resaltar
la importancia de su colaboración en la
facilitación de información. Resultará
fundamental la presencia y el apoyo del Responsable de Recursos
Humanos de la entidad en esta labor de concienciación y de
solicitud de colaboración. A continuación se
deberá analizar los sistemas establecidos por la entidad
para garantizar la eficacia y eficiencia de sus prácticas
de recursos humanos, es decir, el grado en que la empresa tiene
control de sus actividades de recursos humanos. Este control
comprenderá la evaluación de cuatro procesos
diferentes:

• Establecimiento de Patrones:

¿La entidad tiene establecidos patrones para
saber si sus prácticas de recursos humanos son buenas o
no? ¿Sabe a dónde debe ir en materia de
RR.HH?

• Observación de las acciones:

¿La entidad obtiene información sobre sus
acciones? ¿Cómo? ¿Sabe a dónde
está yendo en materia de RR.HH?

• Comparación de las acciones con el
  patrón:

¿La entidad realiza comparaciones entre sus
acciones y los patrones establecidos? ¿Sabe cuánto
le falta para llegar a los patrones correctos en
RR.HH?

• Acciones correctivas:

¿A partir de esas comparaciones la entidad
emprende acciones correctivas? ¿Ha planeado para recorrer
la distancia que le separa de las prácticas óptimas
en RR.HH?

Interpretando a Reyes (2005), en la ejecución de
la auditoría, es normal el desarrollo de cuestionarios que
de una manera directa y objetiva que van a proporcionar
información a cerca de variables cualitativas, como puede
ser la satisfacción con las prácticas de Recursos
Humanos de la entidad y de variables cuantitativas, como pueden
ser el número de cursos de formación que han
realizado los empleados a lo largo del año o el
número de veces que se les ha pasado el cuestionario de
evaluación del desempeño o el de análisis de
clima laboral. El pase de cuestionarios nos va a permitir obtener
información de forma rápida y de una gran cantidad
de gente, además permite el tratamiento estadístico
y computarizado de la información, así como el
tratamiento diferencial por categorías (departamentos,
género, edad, antigüedad, puesto, etc…).
También, en la fase de ejecución se aplica la hoja
de chequeo (Check List) en la que, a través de una serie
de ítems que el auditor se encargará de
complementar a partir de la información que los empleados
faciliten, se obtendrán unos datos numéricos que
permitirán el cálculo de diferentes ratios
relacionados con cada una de las áreas de Recursos Humanos
y que permitirán su posterior valoración. En el
caso de que en el sistema de control interno de la entidad ya
estén calculados estos ratios, se procederá a la
verificación y el análisis de los
mismos.

Interpretando a Reyes (2005), para llevar a cabo la
ejecución de la auditoria, es necesario que las
evaluaciones de desempeño tengan niveles de
medición o estándares, completamente verificables.
Los sistemas de evaluación deben estar directamente
relacionados con el puesto, si no lo hace, carece de validez. Un
sistema estandarizado para toda la organización es muy
útil porque permite prácticas iguales y
comparables. Este sistema es de gran utilidad porque corresponde
al principio de "igual remuneración por igual trabajo. Los
elementos a tener en cuenta en la evaluación de
desempeño son los estándares de desempeño,
las mediciones de desempeño y la aparición de
elementos subjetivos del desempeño. Los estándares
de desempeño, son parámetros que permiten una
medición más objetiva, Para ser efectivos deben
guardar relación con los resultados que se desean en cada
puesto. Se desprenden del análisis de puesto.
Basándose en las responsabilidades y labores listadas en
la descripción del puesto, el analista puede decidir que
elementos son esenciales y deben ser evaluados en todos los
casos. La medición del desempeño, se llevará
a cabo con los sistemas de calificación de cada labor.
Deben ser de uso fácil, ser confiables y calificar los
elementos esenciales que determinan el desempeño. Las
observaciones del desempeño pueden llevarse a cabo en
forma directa o indirecta. La observación directa ocurre
cuando quien califica el desempeño lo ve en persona. La
observación indirecta ocurre cuando el evaluador debe
basarse en otros elementos o situaciones hipotéticas.
Dentro de las mediciones del desempeño podemos encontrar
dos aspectos que pueden hacer variar el resultado de la
medición estos son la objetividad y subjetividad: Las
mediciones objetivas son las que resultan verificables por otras
personas. Por lo general tienden a ser de índole
cuantitativa, se basan en aspectos tales como el número de
unidades producidas, el número de unidades que resultan
defectuosas, etc. Las mediciones subjetivas del desempeño
son las calificaciones no verificables, que pueden considerarse
opiniones del evaluador.

Según Reyes (2005), el resultado final de la
auditoria, debe contener los siguientes puntos, para lograr que
sea precisa, técnica y concisa: La indicación de
aquella fallas a los programas y procedimientos que se hayan
encontrado, con la indicación de los daños que se
estima ha causado o pudieron causar. La adecuación o
inadecuación de los programas, en relación con los
objetivos y políticas señalados en materia de
personal. La recomendación de aquellos casos en los que
convenga elevar, reducir, modificar, cambiar o suprimir
determinados objetivos y políticas, por considerarse
inalcanzables, inadecuados, obsoletos, etc., indicando la
razón y demostraciones objetivas en que se funde lo
anterior. La información de lo que no pudo auditarse, y
las razones que lo impidieron. Esto con el propósito que
el informe sea lo más viable y verdadero ya que es
información muy valiosa y sobre todo útil para las
empresa ya que de esto dependen las mejoras que se implementen.
Es importante señalar que siempre que se vayan a realizar
auditorias, las cuales realmente sean benéficas para las
organizaciones.

Analizando a Chiavenato (2005), la fase informe de la
auditora es iniciada, formalmente, luego que han sido remitido a
la entidad los hallazgos de auditoria para su conocimiento y la
formulación de los descargos a que hubiera lugar. Para esa
oportunidad el auditor habrá concluido las pruebas de
campo y dispondrá de sus papeles de trabajo debidamente
organizados y revisados. Durante esta fase el auditor debe
ejecutar una serie de procedimientos y la obtención de la
carta de representación de la Gerencia de la entidad.
Concluidos tales procedimientos, el auditor está en
condiciones de formular su informe. En el informe de auditoria la
parte más importante es la opinión del auditor. Es
también parte importante las principales observaciones
determinadas en relación a la misma. Asimismo, se incluyen
en el informe las recomendaciones formuladas por el auditor,
tendentes a fortalecer la administración de los recursos
humanos.

Finalidad del Informe:

• Describir las prácticas de RR.HH. de las
  municipalidades.

• Valorar las prácticas: indicar cuáles
  son las correctas y cuáles son las
  incorrectas.

• Proponer sugerencias y recomendaciones con el fin de
  cubrir las deficiencias detectadas.

Estructura del informe:

• Objetivos y alcance de la
  auditoría.

• Procedimientos de auditoría y aspectos
  metodológicos generales aplicados.

• Presentación de resultados.

• Resumen de las conclusiones.

• Informe del auditor.

• Recomendaciones del auditor.

• Anexo (soporte documental de los resultados
  aportados).

Requisitos del Informe:

• Claridad: comprensible y de fácil
  lectura.

• Atractivo: presencia de tablas, gráficos,
  formato muy cuidado, etc.

• Riguroso: sin errores de cálculo, centrado en
  hechos constatados más que en opiniones.

• Relevancia: centrado en los aspectos más
  importantes, más estratégicos.

• Constructivo: presenta recomendaciones y sugiere
  acciones de mejora.

Seguimiento de las recomendaciones de la
auditoria

Es el conjunto de acciones desarrolladas para evaluar la
forma en que las entidades públicas han cumplido con la
implantación de las recomendaciones emitidas como
resultado de las auditorías realizadas, así como la
verificación de los beneficios o resultados
obtenidos.

El objetivo del seguimiento de las recomendaciones es
asegurar que se ha cumplido oportunamente con la
implantación de las recomendaciones; asegurar que se
aplicaron las acciones correctivas (legales o administrativas)
según los acuerdos establecidos en la fase de
discusión de los informes

El proceso de seguimiento de las recomendaciones es
responsabilidad las autoridades que deben definir en el Plan
Anual de Auditoría, las políticas para el
seguimiento de las recomendaciones emitidas como resultado de las
auditorías realizadas. El seguimiento de las
recomendaciones también es responsabilidad de los
auditores, quienes deben velar porque en las planificaciones
específicas, se incluya el proceso de seguimiento a las
recomendaciones, deben revisar periódica y conjuntamente
con las autoridades, el estado actual de la labor de seguimiento
de las recomendaciones de acuerdo al Plan Anual de
Auditoría; verificar que las sanciones por incumplimiento
en la implantación de las recomendaciones y por acciones
correctivas (legales y administrativas), se estén
ejecutando de acuerdo a la normativa correspondiente; evaluar e
informar a las autoridades, los resultados obtenidos por las
entidades, relativas a las acciones correctivas adoptadas; velar
porque la implantación de las recomendaciones se haga en
el tiempo acordado con las entidades auditadas; velar porque las
Unidades de Auditoría Interna (UDAIs), cumplan con incluir
dentro del Plan Anual de Auditoría, el proceso de
seguimiento de las recomendaciones que se han emitido como
resultado de las auditorías realizadas.

Las recomendaciones promueven la toma de decisiones
importantes, para ejercer un mejor control de las operaciones
administrativas y financieras de un ente público, con el
fin de contribuir al logro de los objetivos institucionales, ya
que a partir de la identificación de las causas de las
deficiencias o irregularidades detectadas, se plantean las
sugerencias apropiadas para que no vuelvan a suceder, así
como a prevenir su ocurrencia, las cuales van dirigidas a las
personas que en virtud de sus funciones y responsabilidades deben
de velar por el cumplimiento de las normas, leyes,
políticas y otras regulaciones a que esté sujeto el
ente público.

El seguimiento de las recomendaciones, debe programarse
como una actividad permanente. Para que el seguimiento sea
oportuno, debe programarse conforme se vence el tiempo que se ha
concedido para su implementación, y no esperar hasta que
se realice la siguiente auditoría, ya que esta
práctica puede resultar poco efectiva si los
exámenes subsiguientes se demoran más de un
año. Sin embargo, cada vez que se realice una
auditoría, deberá verificarse e informar el estado
actual de las recomendaciones que no se hayan cumplido, por lo
que se debe incluir también en las planificaciones
específicas.

Con base en la fecha que se oficializa la entrega del
informe de auditoría, distribuido en la forma establecida,
se inicia el seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones
incluidas en el mismo, ya que a partir de esta fecha se computan
los plazos previamente acordados, por lo que tanto, las Unidades
de Auditoría Interna UDAIS, deberán llevar un
estricto control de las fechas, y asegurarse que el informe sea
del conocimiento de los funcionarios y responsables a quienes se
dirige.

Teorías de los
gobiernos locales

Según la Ley No. 27972- Ley Orgánica de
Municipalidades, los gobiernos locales son entidades
básicas de la organización territorial del Estado y
canales inmediatos de participación vecinal en los asuntos
públicos, que institucionalizan y gestionan con
autonomía los intereses propios de las correspondientes
colectividades; siendo elementos esenciales del gobierno local,
el territorio, la población y la organización. Las
municipalidades provinciales y distritales son los órganos
de gobierno promotores del desarrollo local, con
personería jurídica de derecho público y
plena capacidad para el cumplimiento de sus fines. Los gobiernos
locales gozan de autonomía política,
económica y administrativa en los asuntos de su
competencia. La autonomía que la Constitución
Política del Perú establece para las
municipalidades radica en la facultad de ejercer actos de
gobierno, administrativos y de administración, con
sujeción al ordenamiento jurídico. Las
municipalidades provinciales y distritales se originan en la
respectiva demarcación territorial que aprueba el Congreso
de la República, a propuesta del Poder Ejecutivo. Sus
principales autoridades emanan de la voluntad popular conforme a
la Ley Electoral correspondiente. Las municipalidades de centros
poblados son creadas por ordenanza municipal provincial. Los
gobiernos locales representan al vecindario, promueven la
adecuada prestación de los servicios públicos
locales y el desarrollo integral, sostenible y armónico de
su circunscripción

Según, Valdivia (2006), la estructura,
organización y funciones específicas de los
gobiernos locales se cimientan en una visión de Estado
democrático, unitario, descentralizado y desconcentrado,
con la finalidad de lograr el desarrollo sostenible del
país. En el marco del proceso de descentralización
y conforme al criterio de subsidiariedad, el gobierno más
cercano a la población es el más idóneo para
ejercer la competencia o función; por consiguiente el
gobierno nacional no debe asumir competencias que pueden ser
cumplidas más eficientemente por los gobiernos regionales,
y éstos, a su vez, no deben hacer aquello que puede ser
ejecutado por los gobiernos locales. Los gobiernos locales
promueven el desarrollo económico local, con incidencia en
la micro y pequeña empresa, a través de planes de
desarrollo económico local aprobados en armonía con
las políticas y planes nacionales y regionales de
desarrollo; así como el desarrollo social, el desarrollo
de capacidades y la equidad en sus respectivas
circunscripciones.

Interpretando a Valdivia (2006), generalmente, el
ayuntamiento es el órgano administrativo menor y
más cercano al ciudadano, aunque los municipios grandes
suelen subdividirse administrativamente en barrios, distritos,
delegaciones, sindicaturas o pedanías (estas
últimas de carácter más rural). En Estados
Unidos, gobierno municipal significa gobierno de una
municipalidad con una distinta jurisdicción dentro del
estado. Una municipalidad es una corporación local
gubernamental, que puede tener el estatus de una ciudad, un
pueblo o una aldea. La palabra "ciudad" es algo como una
no-entidad según la ley estadounidense. En la
mayoría de los estados, "pueblo" es sólo un
sinónimo de "ciudad"; en algunos estados, "pueblo" es
sinónimo de "aldea"; y en algunos otros estados, un
"pueblo" es una jurisdicción de tamaño intermedio
entre "ciudad" y "aldea". Algunas jurisdicciones municipales,
incluyendo la de Ciudad de Nueva York y San Francisco son
municipalidades metropolitanas. La municipalidad metropolitana es
un tipo especial de municipalidad que es simultáneamente
una corporación local gubernamental y una división
administrativa del estado, ellas ejercen sus poderes
autónomos como una ciudad, además del ejercicio de
soberanía que el gobierno del estado les asigna a los
condados. En Estados Unidos, las municipalidades están
legalmente separadas de los condados. Un condado es una
división administrativa del estado, mientras que las
municipalidades son jurisdicciones autónomas incorporadas
al estado. El grado de autonomía que se les concede
depende del tipo de municipalidad. En la mayoría de los
estados, las ciudades son jurisdicciones completamente
autónomas que no están sujetas a la autoridad de un
condado. Inversamente, la mayoría de las aldeas tienen una
autonomía limitada y están sujetas al control de la
autoridad de un condado. Las ciudades típicamente tienen
un alcalde, quien puede ser el jefe de estado pero no jefe de
gobierno, o puede ser ambos. El mismo oficial de una aldea, quien
puede tener un estatus parecido al de un alcalde, es generalmente
llamado "presidente" de la aldea, no "alcalde". Una aldea puede
tener la opción de proveer ciertos servicios asociados al
gobierno de una ciudad, pero generalmente no tienen la
responsabilidad de proveerlos. En California el poder de los
impuestos de las municipalidades está estrictamente
limitado por la Proposición 13, una enmienda de 1978 a la
Constitución de California. El tamaño de una
municipalidad se extiende de muy pequeño (por ejemplo, la
aldea de Dexter, Michigan, con aproximadamente 2.500 habitantes)
a muy grande (por ejemplo, Los Ángeles, California, con
aproximadamente 4 millones de habitantes); por lo tanto los
gobiernos municipales se extienden también de muy
pequeños a muy grandes. La mayoría de las
municipalidades tienen un departamento o una comisión de
planeamiento. Si tienen otros departamentos o contratos fuera de
los servicios (como servicios legales y de contabilidad), depende
del tamaño de la municipalidad, si es una ciudad o una
aldea, etc. San Francisco, por ejemplo, una municipalidad
metropolitana con una población de aproximadamente 750.000
tiene un abogado elegido de la ciudad-condado, defensor
público y un abogado distrital. La Ciudad de Ypsilanti,
Michigan, con una población de aproximadamente 24.000,
contrata para los servicios jurídicos a una
consejería jurídica local y no tiene su propio,
querellante criminal o defensor público.

Según Valdivia (2006), en Argentina, las
poblaciones que cumplen ciertos requisitos (población,
actividad económica y desarrollo) son también
municipalidades, estando regidas por un Intendente y un Concejo
Deliberante. El resto de las localidades están regidas por
una Comisión de Fomento que consta de un Presidente y
varios Vocales. En Chile y Perú, se denomina
municipalidad. En Colombia, no se utiliza este término. En
las ciudades colombianas, por lo general bajo una misma
edificación, se encuentran ubicados la Alcaldía y
el Concejo (entidad administrativa de las ciudades) pero se usa
el término "Alcaldía de XXX" o "Palacio Municipal
de XXX", pero nunca ayuntamiento. En Puerto Rico, se emplea el
término de municipio para la división
política más cercana a la ciudadanía,
dirigida por un alcalde, que aprueba las determinaciones de un
cuerpo legislativo, llamado Legislatura Municipal, con 5 a 15
miembros, dependiendo de la población del municipio. Tanto
los alcaldes como los legisladores municipales son elegidos cada
cuatro años por sufragio. Puerto Rico tiene 78 municipios,
cada uno con su alcalde. La capital San Juan también es un
municipio, regido por un alcalde, que es su máxima
autoridad. En Costa Rica, se usa el término municipalidad
para referirse a los gobiernos locales. Está compuesta por
una rama ejecutiva encabezada por el Alcalde y una legislativa
denominada Concejo Municipal. Costa Rica tiene en la actualidad
81 municipalidades, ya que de acuerdo a la ley debe de haber una
por cada cantón. Los regidores o concejales son electos
cada cuatro años y el Alcalde por el mismo período,
pero su elección se realiza un año después
de la de los regidores. En México, los municipios son
regidos por un Presidente Municipal, quien en él ejerce el
poder ejecutivo; el poder legislativo lo tiene el Cabildo,
formado por la planilla escogida por el candidato a la
alcaldía, compuesto por regidores (y generalmente
síndicos, pero no es la regla), quienes no son elegidos
por la ciudadanía por voto directo o indirecto, sino que
la planilla pasa en automático si gana el alcalde. Los
municipios se dividen en distritos electorales para fines de
elección de los representantes de la ciudad; algunas veces
se dividen en comunidades, y otras, si el municipio es una sola
ciudad, por delegaciones. En Sinaloa los municipios se dividen en
sindicaturas, gobernadas por un síndico no electo, sino
nombrado directamente por el presidente municipal. En Baja
California, los municipios se dividen en delegaciones, gobernadas
por un delegado nombrado por el presidente municipal.

Interpretando a Guardia (2006), un municipio es una
entidad administrativa que puede agrupar una sola localidad o
varias; pudiendo hacer referencia a una ciudad, pueblo o aldea, o
a una agrupación de los mismos. El municipio está
compuesto por un territorio claramente definido por un
término municipal de límites fijados (aunque a
veces no es continuo territorialmente, pudiendo extenderse fuera
de sus límites con exclaves y presentando enclaves de
otros municipios); y la población que lo habita (regulada
jurídicamente por instrumentos estadísticos como el
padrón municipal y mecanismos que otorgan derechos, como
el avecindamiento o vecindad legal, que sólo considera
vecino al habitante que cumple determinadas
características -origen o antigüedad- y no al mero
residente). El municipio está regido por un órgano
colegiado denominado ayuntamiento, municipalidad, alcaldía
o concejo; encabezado por una institución unipersonal: el
alcalde (en el Antiguo Régimen en España
había un alcalde por el estado noble y otro por el estado
llano; y en las principales ciudades un corregidor designado por
el rey). Por extensión, también se usa el
término municipio para referirse al ayuntamiento o
municipalidad en sí. En la mayoría de Estados
modernos, un municipio es la división administrativa
más pequeña que posee sus propios dirigentes
representativos, elegidos democráticamente. En algunos
municipios españoles todavía funciona el
régimen medieval de gobierno, gestión y
decisión por participación asamblearia denominado
concejo abierto. En la Antigua Roma, un municipium (palabra
latina que origina la castellana "municipio") era una ciudad
libre que se gobernaba por sus propias leyes; aunque sus
habitantes disfrutaban de muy distintas situaciones
jurídicas, pues obtenían sus derechos no por su
residencia en ella, sino por la posesión de la
ciudadanía romana, la condición de libertad o
esclavitud, etc. En algunos países, las entidades
equivalentes a los municipios son llamadas "comunas" (por
ejemplo, la commune francesa, la comune italiana o la kommun
sueca). El término proviene de la comuna medieval
(Ciudades-estado italianas, Ciudad Imperial Libre).