Campo de las finanzas para la administración de compras del fabricante o del distribuidor

El campo de las
finanzas para la administración

La gestión financiera está
íntimamente relacionada con la toma de decisiones
relativas al tamaño y composición de los activos,
al nivel y estructura de la financiación y a la
política de dividendos enfocándose en dos factores
primordiales como la maximización del beneficio y la
maximización de la riqueza, para lograr estos objetivos
una de las herramientas más utilizadas para que la
gestión financiera sea realmente eficaz es la
planificación financiera, el objetivo final de esta
planificación es un "plan financiero" en el que se detalla
y describe la táctica financiera de la empresa,
además se hacen previsiones al futuro basados en los
diferentes estados contables y financieros de la
misma.

El área de Contabilidad está encargada del
manejo de los estados financieros. 

 El área de Presupuesto administra el
movimiento de los recursos financieros que ingresan y
egresan.

El área de Servicios Administrativos se dedica a
la coordinación y planeación de bienes y servicios
necesarios para que las entidades funcionen, de manera tal que
estos recursos estén disponibles en el momento requerido
por la organización.

La función principal de Recursos Humanos es la de
diseñar, desarrollar e implementar estrategias que
permitan a los empleados alcanzar objetivos mediante el trabajo
profesional y ético, desarrollado en un entorno de
aprendizaje, cumplimiento de metas y
bienestar. 

El ambiente de la
empresa

Se encarga de ciertos aspectos específicos de una
organización que varían de acuerdo con la
naturaleza de acuerdo con la naturaleza de cada una de estas
funciones, las funciones más básicas que desarrolla
la Administración financiera son: La Inversión, El
Financiamiento y las decisiones sobre los dividendos de una
organización.

La Administración financiera es el área de
la Administración que cuida de los recursos financieros de
la empresa. La Administración financiera se centra en dos
aspectos importantes de los recursos financieros como lo son la
rentabilidad y la liquidez. Esto significa que la
Administración financiera busca hacer que los recursos
financieros sean lucrativos y líquidos al mismo
tiempo.

Valores corporativos
básicos, obligaciones y acciones

Las Finanzas Corporativas (Corporate
Finance) (en adelante se hará uso en forma indistinta de
los términos finanzas y finanzas corporativas) son un
área de las finanzas que se centra en la forma en la que
las empresas pueden crear valor y mantenerlo a través del
uso eficiente de los recursos financieros.

El propósito de las finanzas es maximizar el
valor para los accionistas o propietarios. Las finanzas
están firmemente relacionadas con otras dos disciplinas:
la Economía y la Contabilidad.

Las finanzas corporativas se centran en cuatro tipos de
decisiones:

• Las decisiones de inversión, que se centran
  en el estudio de los activos reales (tangibles o intangibles)
  en los que la empresa debería invertir.

• Las decisiones de financiación, que estudian
  la obtención de fondos (provenientes de los inversores
  que adquieren los activos financieros emitidos por la
  empresa) para que la compañía pueda adquirir
  los activos en los que ha decidido invertir.

• Las decisiones de dividendos, debe balancear
  aspectos cruciales de la firma. Por un lado, implica una
  remuneración al capital accionario y por otro privar a
  la empresa de recursos financieros.

• Las decisiones directivas, que atañen a las
  decisiones operativas y financieras del día a
  día.

Siendo el objetivo de las finanzas el de maximizar el
valor o la riqueza para los accionistas o propietarios, una
cuestión central es poder medir si una decisión
aumenta o disminuye ese valor. Para poder responder a esta
cuestión se han creado las técnicas de
valuación o valoración de activos

Estados financieros,
depreciación y flujos de efectivo

Flujo de efectivo: Estado que muestra el
movimiento de ingresos y egresos y la disponibilidad de fondos a
una fecha determinada.

Movimiento de dinero dentro de un mercado o una
economía en su conjunto.

Estado de flujos de efectivo: Movimiento
o circulación de cierta variable en el interior del
sistema económico. Las variables de flujo, suponen la
existencia de una corriente económica y se caracterizan
por una dimensión temporal; se expresan de manera
necesaria en cantidades medidas durante un periodo, como por
ejemplo, el consumo, la inversión, la producción,
las exportaciones, las importaciones, el ingreso nacional, etc.
Los flujos se relacionan en forma íntima con los fondos,
pues unos proceden de los otros. De esta manera, la variable
fondo "inmovilizado en inmuebles" da lugar a la variable flujo
"alquileres", en tanto que la variable flujo "producción
de trigo en el periodo X" da lugar a la variable fondo "trigo
almacenado".

Estados Financieros

Son los documentos que concentran el
registro de las operaciones de la empresa, en forma ordenada,
confiable y accesible, con el objeto de que sean utilizados en el
conocimiento y análisis de la empresa para la toma de
decisiones.Por medio de los mencionados estados financieros se
llega al conocimiento profundo de los que es una
organización o un ente económico.

Análisis de
los estados financieros

Es el proceso crítico dirigido a evaluar la
posición financiera, presente y pasada, y los resultados
de las operaciones de una empresa, con el objetivo primario de
establecer las mejores estimaciones y predicciones posibles sobre
las condiciones y resultados futuros.

El análisis de estados financieros descansa en 2
bases principales de conocimiento: el conocimiento profundo del
modelo contable y el dominio de las herramientas de
análisis financiero que permiten identificar y analizar
las relaciones y factores financieros y operativos.

La importancia del análisis de estados
financieros radica en que facilita la toma de decisiones a los
inversionistas o terceros que estén interesados en la
situación económica y financiera de la
empresa.

Los tipos de análisis financiero son el interno y
externo, y los tipos de comparaciones son el análisis de
corte transversal y el análisis de serie de
tiempo.

Con el análisis financiero se evalúa la
realidad de la situación y comportamiento de una entidad,
más allá de lo netamente contable y de las leyes
financieras, esto tiene carácter relativo, pues no existen
dos empresas iguales ni en actividades, ni en tamaño, cada
una tiene las características que la distinguen y lo
positivo en unas puede ser perjudicial para otras. Por lo que el
uso de la información contable para fines de control y
planificación es un procedimiento sumamente necesario para
los ejecutivos. Esta información por lo general muestra
los puntos fuertes y débiles deben ser reconocidos para
adoptar acciones correctivas y los fuertes deben ser atendidos
para utilizarlos como fuerzas facilitadoras en la actividad de
dirección.

Aunque los estados financieros representan un registro
del pasado, su estudio permite definir guías para acciones
futuras. Es innegable que la toma de decisiones depende en alto
grado de la posibilidad de que ocurran ciertos hechos futuros los
cuales pueden revelarse mediante una correcta
interpretación de los estados que ofrecen la
contabilidad.

Objetivo de los estados
financieros: 

• Es proporcionar información útil a
  inversores y otorgantes de crédito para predecir,
  comparar y evaluar los flujos de tesorería.

• Proporcionar a los usuarios información para
  predecir, comparar y evaluar la capacidad de
  generación de beneficios de una empresa.

ADMINISTRACION FINANCIERA:

Se puede considerar como una forma de la economía
aplicada que se funda en alto grado en conceptos
económicos.

La Administración Financiera en la empresa
es la planeación de los recursos económicos, para
definir y determinar cuáles son las fuentes de dinero
más convenientes (más baratas), para que dichos
recursos sean aplicados en forma óptima, y así
poder hacer frente a todos los compromisos económicos
presentes y futuros, ciertos e imprecisos, que tenga la empresa,
reduciendo riesgos e incrementando la rentabilidad (utilidades)
de la empresa.

Objetivos de la
administración financiera

El objetivo de la Gerencia Financiera y Administrativa
es el manejo óptimo de los recursos humanos, financieros y
físicos que hacen parte de las organizaciones a
través de las áreas de Contabilidad, Presupuesto y
Tesorería, Servicios Administrativos y Recursos
Humanos.

El papel de la
administración financiera

La administración financiera se encarga de la
adquisición, financiamiento y la administración de
los activos en la toma de decisiones; en las cuales las
decisiones de inversión indican qué cantidad de
activos son necesarios para la empresa para mantenerse
funcionando; así como, para qué son destinados cada
una de estas inversiones en dichos activos.

Las decisiones de financiamiento indican como esta
compuesto el pasivo en la hoja de balance de una empresa; estas
varían dependiendo que tan endeudada este la empresa
así como las políticas de endeudamiento que las
permiten, sean las convenientes esto se observa como una mezcla
de financiamiento, estas a su vez deben balancearse con la
cantidad de utilidades que la empresa retiene para financiamiento
de capitales comunes.

La administración financiera eficiente requiere
una meta u objetivo para ser comparativamente apropiado, esta es
en suposición la maximización de la riqueza de los
accionistas; este objetivo esta íntimamente ligado con el
precio de las acciones; ya que son el reflejo de la
inversión, financiamiento y administración de los
activos; esto trae consigo las dificultades del entendimiento del
término; ya que se tiene que ver cualserá el mejor
proyecto de inversión que asegura un constante rendimiento
en las acciones de los socios, y que reduce las
especulaciones.

Otro punto importante a destacar es (como
meta) maximizar la riqueza de los accionistas; pero siempre y
cuando la manera con la que se conducen sea responsable y
ética con el resto de la empresa; es decir con el objetivo
de ésta hacia el consumidor, con sus empleados, con los
salarios, los servicios prestados, etc.

La manera usual cómo se organiza la
administración financiera consta de tres niveles
encabezados por el vicepresidente de finanzas (en una gran
empresa) el cual tiene la función de dirigir la
administración y dar los informes al director general; en
segundo lugar esta un tesorero y un controlador. 

El tesorero se encarga de las funciones de
la administración financiera, esto es de la
inversión, (elaborar presupuestos de capitas a invertir,
etc); financiamiento (relaciones bancaria de inversión,
comerciales, relaciones de inversionistas, desembolso de
dividendos); y administración de activos (de efectivo y de
crédito principalmente).

El Administrador interactúa con otros
Administradores para que la empresa funcione de manera eficiente.
Este a su vez trata de crear planes financieros para que la
empresa obtenga los recursos financieros y lograr así que
la empresa pueda funcionar y a largo expandir todas sus
actividades.

• Debe saber Administrar los recursos financieros de
  la empresa para realizar operaciones como: compra de materia
  prima, adquisiciones de maquinas y equipos, pago de salarios
  entre otros.

• Debe saber invertir los recursos financieros
  excedentes en operaciones como: inversiones en el mercado de
  capitales, adquisición de inmuebles, terrenos u otros
  bienes para la empresa.

• Manejar de forma adecuada la elección de
  productos y de los mercados de la empresa.

• La responsabilidad de la obtención de calidad
  a bajo costo y de manera eficiente.

• Y por último la meta de un Administrador
  Financiero consiste en planear, obtener y usar los fondos
  para maximizar el valor de la
  organización.

Compras del
fabricante o del distribuidor

¿ Dónde hacer las compras? Existen varios
tipos de asociaciones comerciales especialmente para inducir al
comprador a patrocinar al vendedor mayorista, el intermediario, o
un almacén distribuidor de artículos.

Compras por el distribuidor son la justificación
para usar los canales de distribución que se encuentran en
los servicios que pueden prestar, si los mayorista manejan varios
productos de diversos fabricantes y distribuyen los costo de
distribución entre la variedad de artículos,
están en posibilidad de entregar los producto en la planta
del comprador a menor costo, especialmente cuando la unidad de
venta es pequeña.

También puede manejar unas existencias de
artículos mayor que las que puede disponer un fabricante
en el almacén de su propia actividad y por tanto esta en
mejor posición para hacer los envíos rápidos
y satisfacer las ordenes de emergencia.

El sentimiento local puede estar a favor de cierto
intermediario, ejemplos de estos son las oficinas públicas
que muchas veces son susceptibles a estas influencias.

También algunas organizaciones grandes buscan
formas de negociar fuera de la casa mayorista, particularmente
cuando se requiere de un abastecimiento grande o cuando los
embarque se hacen directamente del fabricante original y donde no
se hace ningún esfuerzo por vender al mayoreo, algunos
manejan sus propias casas distribuidora para lograr grandes
descuentos, otros han persuadido al fabricante a establecer
descuentos por cantidad.

Otros han tratado de desarrollar fuentes de
abastecimiento entre los pequeños fabricantes que no
tienen una organización distribuidora ampliamente
extendida.

1.9.1.La localización geográfica se
puede analizar en dos bases.

• 1. En que una fuente local puede ofrecer
  frecuentemente un servicio más dependiente que si
  está localizado a distancias. Por ejemplo, las
  entregas se pueden hacer más rápida debido a
  que la distancia es más corta y porque se reducen los
  riegos de interrupción en el servicio de
  transportación. Puede haber mayor flexibilidad para
  satisfacer los requerimientos del comprador y los proveedores
  locales pueden estar justamente tan bien equipados y con
  instalaciones, tecnológicas y fuerza financiera como
  cualquiera de los localizados en puntos distantes.
  También en el sistema de producción Justo A
  Tiempo, la proximidad de la planta del vendedor a la del
  comprador es vital.

• 2. Una segunda base es el lugar, la
  organización debe mucho a la comunidad local, porque
  al estar centrada en la comunidad es de donde se toma la
  mayoría de los empleados y a menudo una mayor parte de
  su soporte financiero, también una parte de su venta
  es de carácter local. La comunidad proporciona al
  personal de la compañía sus casas, escuelas,
  iglesias y vida social.

Por consiguiente, si se puede encontrar una fuentes
local de abastecimiento que pueda proporcionar a un comprador un
artículos tan bueno como el localizado en otra parte, se
le debe dar apoyo. Además los compradores deben intentar
desarrollar fuentes locales cuando exista algún
potencial.

1.9.2 Desventajas:

Existen dos elementos desventajas en la
localización:

• La responsabilidad principal del agente de compras
  es comprar bien, porque muchas veces la emoción puede
  suplantar el buen juicio comercial, cuando esto se hace a
  largo plazo es prestar a la comunidad local un servicio
  inadecuado.

• La dificultad para definir lo local, porque muchas
  veces los cambios han afectado no solamente el tamaño
  y la distribución de los centros de la
  población, sino también la estructura comercial
  y de negocios.

1.9.3 Relaciones Comerciales

Las relaciones también llamada reciprocidad es la
práctica de dar preferencia al comprar a aquellos
vendedores quienes son cliente de la compañía
compradora, en oposición a los vendedores que no compran
de la compañía.

La reciprocidad se basa en la creencia de que la
práctica es una variación de los principios
fundamentales ya sea de comprar o vender. La venta de un producto
debe estar basada en las cualidades del producto que se vende y
en el servicio que se presta en la transacción.

Existe únicamente una base permanente para una
relación cliente-proveedor continua:

La convicción por parte del comprador de que el
producto de un vendedor en particular es el que se adapta mejor a
su necesidad y su valor es el mejor que puede obtener. En la
medida que el departamento de ventas concentra su atención
en esta consideración, encontrara y mantendrá
clientes permanentes.

Lo que normalmente se espera de un vendedor que utiliza
la reciprocidad como argumento es que el comprador desea
garantizar el precio, la calidad o las concesiones en él
envió.

Los gobiernos también practican ampliamente una
forma de reciprocidad. Por ejemplo una compañía
extranjera puede recibir un contrato de un gobierno bajo
condiciones de que satisfaga estricto requerimientos de
contenidos local. Así el proveedor es forzado a
desarrollar nuevas fuentes con frecuencias a un costo sustancial,
para asegurar el negocios.

1.9.4 Actitud hacia las
Gratificaciones.

Es una práctica que busca influir en el criterio
de las personas responsables de tomar una decisión en la
selección entre proveedores por medio de regalos,
entretenimiento y también mediante soborno
abierto.

Estas practica son dirigida hacia el personal de
adquisiciones. Los gerentes de trabajos, supervisores y otro
departamento de producción o de ingeniería quienes
son responsables directamente o que influyen grandemente en las
decisiones referentes a los tipos de materiales que se deben
obtener.

Algunas organizaciones consideran tan seriamente este
problema que a sus prohíben a sus empleados recibir
cualesquiera tipos de regalos.

La Asociación Nacional de Compras y la
Asociación de Administradores de Canadá en su
código de ética, condenan enérgicamente las
gratificaciones. Parte de la culpa recae en aquello que utilizan
tentaciones ilegales para asegurar negocios. Por ejemplo, un
agente de venta invita a un comprador a comer para poder discutir
una transacción como un acto de cortesía, se puede
considerar esta acción como un acto de buena voluntad,
pero posteriormente el precio de la comida se cargara al precio
de venta.

También se utiliza como publicidad porque cuando
en un regalo para un comprador aparece el nombre del vendedor,
por consiguiente se ha hecho como publicidad. La
aceptación de un agente de un soborno de cualquier cosa en
conflicto con los intereses de su patrón no esta
permitidas legalmente.

Los males del soborno comercial son mayores de lo que
parecen a primera vista. Aunque se hayan originado solamente con
un interés, los soborno se convierten rápidamente
en una práctica en toda la industria.

Estos puede afectar de forma drástica a un
productor, no importa que la calidad de sus artículos sea
superior o que tan bajo sea su precio encontrara sumamente
difícil venderlos en competencia con los que practican el
sobornos.

1.9.5 Comprar Unido con el Proveedor.

En ocasiones un departamento de compra se ve
comprometido a comprar algunos artículos para los
proveedores, con las creencias de que puede comprar más
eficiente que ellos.

La relación que debe existir entre proveedores y
compradores y comprador permitiría, además a los
compradores conocer más de los costos de producción
de esa, compañía y estar seguro de cuando
está pagando un precio justo por los productos.
Además el comprador podría estar seguro de la
calidad de los materiales usado y aumentaría su poder de
compra.

También una reducción del número de
compradores de compradores en el mercado de materia prima
podría haber una falsa baja en la actividad, y por
consiguiente mayor estabilidad en los precios.

Frecuentemente cuando una compañía grande
solicita cotizaciones de los proveedores individuales, estos a su
vez vayan a los mercados de materiales para ver acerca de los
precios y las cantidades disponibles.

1.9.6 Compras para el Personal de la
Compañía.

Mucha compañía no solamente venden su
propia mercancía a sus empleados con un marcado
descuentos, sino que también les permiten comprar al costo
cualquier mercancía comprada por la compañía
para su propio uso, y aun facilitan que los empleados obtengan
mercancías que la compañía misma ni fabrica,
ni utiliza.

Existen muchas razones por la cual una
compañía mantiene la política de compra de
sus empleados, ejemplo:

• 1. Bajos cierta circunstancia, por ejemplos los
  pueblo mineros y aserraderos, la compañía
  prevé lo necesario.

• 2. Proporciona el medio de aumentar el salario
  real al mínimo costo.

• 3. Puede incrementar la lealtad de los
  empleados a la organización y así formar parte
  de los beneficios de la compañía.

Mucha compañía rehúsan adoptar esta
políticos, porque es mínimo lo que se reduce en los
precios comparados con los precios actuales, también para
evitar descontentos con los detallista.

Desdichadamente, pocas gentes se dan cuenta de que tan
difícil es para un departamento de compras manejar
pequeña y numerosas solicitudes de naturaleza personal. Es
una actividad que consume tiempo y que no es muy gratificante, ya
que una investigación de mercado y cualquier problema en
la calidad, el precio o el servicio que surja de las compras
siempre recae sobre este departamento.

1.9.7 Intereses Sociales, Políticos y
Ambientales.

Ha habido un reconocimiento, aunque tardío de que
los factores no económicos pueden tener una
relación significativa sobre las decisiones de compras:
Estas abarcan las áreas sociales, política y
ambiental.

1.9.7.1 Social.

Algunos problemas sociales se pueden establecer por
medios de las políticas de compras y sus acciones. Por
ejemplos es posibles compras de proveedores que emplean adictos,
expresidiarios o que tienen problemas físicos o mentales,
estos se hace para ayudar a instituciones a dar empleos a este
tipo de personas.

También es posible comprar a proveedores
localizado en área geográfica de bajos ingresos
económicos o de altos desempleos.

Los gobiernos muchas veces se encargan de hacer algunos
acuerdos, para de estas forma estimular a los pequeños
proveedores y minoristas.

La mayor parte de las más grandes organizaciones
reconocen los problemas y las oportunidades que se presentan al
ejercer su pode de compras en el área social.

Los gerentes de compras y los proveedores deben ponerse
de acuerdo en que el "trato" debe significar un buen negocios y
que un acuerdo basado en la caridad tarde o temprano se
desintegra. Por lo tanto es necesario reconocer la debilidad del
proveedor y la buena voluntad del comprador.

1.9.7.2 Políticas

En lo que respecta a esta área es difícil
explicar porque mayor mente cuando se trata de políticas
cualquier gerente o departamento no tiene la ultima
palabra.

Se realizan diferente pregunta que no llenan muchas
expectativas por ejemplo.

¿Se puede ver el área de
adquisición como un medio de lograr objetivos
políticos?

¿Qué cantidad debe pagarse para
congraciarse con los dirigentes políticos?

¿Debe un agente de compras de una ciudad comprar
autobuses del fabricante local con un sobre precio de 12% sobre
los autobuses que se pueden obtener de otro estado o de otro
país?

El papel de las políticas en los negocios aumenta
las dificultades para el futuro. La resolución está
lejos de ser fácil y requerirá mucho tacto y
comprensión.

1.9.7.3 Ambiental

Los intereses por preservar el medio ambiente no son
nuevos en nuestra sociedad y existe un interés del
departamento de compra para ser una área de influencias
potencial. Lo ambiental se deja a criterio de los gobiernos " si
lo gobiernos lo permiten es que debe estar bien". Pero existe una
consideración práctica de compras es que el
gobierno puede cerrar la empresa de un productor contaminador,
que está poniendo en peligro la seguridad del
abastecimiento.

1.9.8 Mercadotecnia Inversa / desarrollo del
Proveedor

Define la necesidad de desarrollar proveedores nuevos o
ya existentes por ejemplo:

El comprador sabe que los beneficios se incrementan
tanto para el proveedor como para el comprador, Estos beneficios
se pueden limitar a la orden asignada en particular o pueden
incluir resultados que van más lejos, tales como
técnicos, financieros y proceso de administración,
habilidades o niveles de calidad, reducción del esfuerzo
de mercadoctenia; uso de pronósticos a largo plazo o
permitir niveles constante de producción y un inventario
mínimo.

Los argumentos más importante a favor de la
mercadotecnia inversa, surgen de consideraciones futuras. Si el
papel de la obtención se ve como abarcando no solamente la
necesidad de satisfacer los requerimientos actuales sino
también la necesidad de prepararse para el
futuro.

Existen tres fuentes externas las cuales pueden sugerir
la creciente necesidad de las iniciativas del comprador en la
creación de las futuras fuentes de
abastecimientos.

• 1. La tecnología, la velocidad creciente
  de desarrollo de productos, de materiales y de nuevos
  procesos, tiende a hacer la actividad de la mercadotecnia
  industrial aun más complejas y más
  abierta.

• 2. El desarrollo del comercio internacional,
  tiende a ampliar los horizontes y puede crear la necesidad de
  la agresividad del comprador para el desarrollo de fuentes
  extranjera de abastecimiento.

• 3. La administración de una subsidiaria,
  en un país subdesarrollado es el problema del
  desarrollo del proveedor, sobre todo la administración
  que tiene que ver con la calidad, envió, inventario,
  mejoramiento continuo y sistema. Estos requieren de
  compradores que sean más agresivos con los vendedores
  y que desarrollen nuevas fuentes para sus
  expectativas.

Bibliografía

Principios de Administración
Financiera, J. GITMAN, Lawrence.8va. Edición, 2000.
Pearson Educación.

Autor:

Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo
S.

Santiago de los Caballeros,

República Dominicana,

2014.