Diseño de un sistema de control de gestión para la unidad de proyecto y construcción zona sur de CANTV
Generalidades La Compañía Anónima Nacional
de Telecomunicaciones de Venezuela (CANTV), empresa líder
de servicio de telecomunicaciones en Venezuela, que además
de ofrecer servicios de voz, datos de alta confiabilidad y
velocidad de respuesta, redes y sistemas; también es una
corporación que aglutina diferentes públicos de
interés y que gravita en torno a una actividad en
constante expansión y renovación
tecnológica.
Generalidades Visión Ser una empresa socialista operadora
y proveedora de soluciones integrales de telecomunicaciones e
informática, reconocida por su capacidad innovadora,
habilitadora del desarrollo sustentable y de la
integración nacional y regional, comprometida con la
democratización del conocimiento, el bienestar colectivo,
la eficiencia del estado y la soberanía nacional.
Misión Ser la empresa estratégica del estado
venezolano operadora y proveedora de soluciones integrales de
telecomunicaciones e informática, corresponsable de la
soberanía y transformación de la nación, que
potencia el poder popular y la integración de la
región, capaz de servir con calidad, eficiencia y
eficacia, y con la participación protagónica del
pueblo, contribuyendo a la suprema felicidad social.
El Problema Planteamiento del Problema La Unidad de Proyectos y
Construcción con el transcurrir de los años ha
venido experimentando una serie de cambios, que han afectado el
cumplimiento de las metas establecidas anualmente. Entre las
diversas causas como los de procesos de nacionalización,
Privatización, y otras circunstancias han generando
problemáticas que actualmente impactan a la unidad.
El Problema Dado que las redes van en crecimiento, Por tal motivo
se propone el desarrollo de un Sistema de Control de
Gestión, que permita mejorar los procesos de la Unidad de
Proyecto zona sur.
El Problema Objetivo General Diseñar un Sistema de Control
de Gestión para la Unidad de Proyecto y
Construcción zona sur de Cantv (Copra/sur)
El Problema Realizar un Diagnostico de la Situación Actual
de la Unidad de Proyecto y Construcción zona sur de Cantv.
Determinar las Actividades que se realizan en los Procesos
Medulares de la Unidad de Proyecto y Construcción.
Determinar el Tiempo Efectivo para la realización de un
proyecto determinado, bajo las condiciones actuales del mismo.
Ejecutar un Análisis Estadístico de Datos, con el
fin de elaborar cuadros comparativos de años anteriores
que estén relacionados al cumplimiento de metas de la
unidad. Efectuar un Análisis de Fortalezas, Oportunidades,
Debilidades y Amenazas (FODA), que generen estrategias para una
mejor Gestión de la Unidad de Proyecto y
Construcción zona sur de Cantv. Formular Indicadores de
Gestión que permitan el control de las actividades
desempeñadas por la unidad de Proyecto y
Construcción de Cantv. Elaborar un Plan de Mejora
Continua, para un mejor control de las actividades asignadas a la
unidad. Objetivos Específicos
Metodología Diseño de la Investigación Se
observa el fenómeno tal y como da en su contexto natural;
se observan situaciones ya existentes, no provocadas
intencionalmente. Tipo de Investigación Dado que la
información fue obtenida al presente y en el sitio donde
se genera, es decir, la data con que se sustentó al
proyecto fue recolectada en el ambiente de trabajo donde se
desarrolla, la Unidad de Proyecto y Construcción de Copra
zona sur, y mediante la duración de la
investigación.
Metodología Población Está representada por
los proyectos que se llevan a cabo en la unidad de Proyecto y
Construcción Zona Sur para la expansión de redes.
Muestra “si no es posible someter a prueba a todos los
miembros de la población, la única opción es
seleccionar una muestra, un subconjunto de la
población” Salkind, Escalona y Valdés
Salmerón (1998), (p. 96).
SITUACIÓN ACTUAL
Situación Actual Como las Redes van en crecimiento; la
carga de trabajo, el número de actividades y los procesos
han aumentado, lo que ha influido notablemente en el cumplimiento
de las metas establecidas anualmente para la unidad.
Diagnóstico Otro aspecto a destacar es que no se cuenta
con una planificación adecuada para el uso de las
herramientas de trabajo (vehiculo, otros), lo que conlleva a
interferencias entre las labores de visitas de los grupos de
trabajos (Proyectista/Inspector), a los diferentes lugares donde
se va a llevar a cabo un proyecto.
Situación Actual Diagnóstico Durante el lapso
investigativo se apreció la falta de actividades de
control en los procesos que se ejecutan en la unidad, es decir,
no existen indicadores definidos que den una fácil
alternativa de seguimiento y evaluación a las diferentes
actividades que se relacionan con el buen funcionamiento de la
misma.
Causas Diagrama de Ishikawa sobre el incumplimiento en la
Formulación y Ejecución de Proyectos en el tiempo
programado Situación Actual Incumplimiento en la
Formulación y Ejecución de Proyectos en el tiempo
Programado Materiales Demora en llegada Por ser importados
Reducción Presupuestal Almacén ubicado en otro
estado Mediciones No se realizan mediciones de Gestión No
existen indicadores y limites de control No se han establecido
metas Métodos No se tienen estimaciones precisas de los
tiempos de ejecución de tareas administrativas Falta de
una planificación para los procesos de la unidad.
Proyectista No se determina la secuencia optima entre estaciones
de trabajos Mucha carga de trabajo Comunicación inefectiva
Asap subutilizado Falta de Capacitación Mensaje
transmitido no es completo Diferencias en la formación
Académica y Profesional del Proyectista Acumulación
de trabajo No levantar el Proyecto a tiempo Se deja un Proyecto
pendiente por diferentes causas y se pasa al otro Falta de mas
Proyectistas Capacitados No se ubica al cliente No contacta al
cliente con antelación Disponibilidad del vehículo
Falta de una Planificación que evite las interferencias de
actividades No visitar al cliente el día programado Mucho
tiempo para la aprobación de un Proyecto por parte de la
Gerencia de Tecnología.
Situación Actual Inicio Se recibe el plan de
expansión de obras de red de acceso (COPRA) Se desarrolla
la Ingeniería de detalle del proyecto (Supervisión,
Ingeniería y Construcción zona sur) Se
evalúa anteproyecto (Supervisión, Ingeniería
y Construcción zona sur) 1 Diagrama de Procesos para un
Plan de Expansión de Redes. Se envía el proyecto a
Soporte Central, Ingeniería y Construcción. Para
Evaluación y contratación (Supervisión,
Ingeniería y Construcción zona sur) Es devuelta
para su revisión (Supervisión, Ingeniería y
Construcción zona sur) No Si
Situación Actual 1 Recibe de Compras la orden se servicio
para dar inicio a la obra Se hace la reserva de Materiales 2
Diagrama de Procesos para un Plan de Expansión de Redes.
Se le envía el Proyecto a la contratista Se verifica la
disponibilidad 100 % de materiales Se solicita Materiales al
Almacén No Si 2
Situación Actual 2 Se hace Replanteo de la Obra y se
elabora el Acta de Inicio (Unidad de Proyecto y
Construcción) 3 Diagrama de Procesos para un Plan de
Expansión de Redes. Se Procede a la ejecución de
cómputos y valuaciones para la obra (Unidad de Proyecto y
Construcción) Se verifica si hay que realizar correcciones
a la obra. Si Se solicita a la contratista hacer correcciones 2
No
Situación Actual Se elabora un acta provisional y se
envía a Soporte Central Ing. y Construcción (Unidad
de Proyecto y Construcción) Se elabora acta de solvencia
de Materiales Se elabora acta de aceptación definitiva, se
envía a Coord. Central Soporte Ing. y Construcción
Fin Diagrama de Procesos para un Plan de Expansión de
Redes. 3
Situación Actual Análisis Estadístico de
Datos Año 2006= 25 Proyectos de F.O x 100%=30,12% 83
Proyectos de F.O Año 2007= 23 Proyectos de F.O x
100%=27,7% 83 Proyectos de F.O Año 2008= 22 Proyectos de
F.O x 100%=26,51% 83 Proyectos de F.O Año 2009= 13
Proyectos de F.O x 100%=15,66% 83 Proyectos de F.O Porcentaje de
Proyectos de F.O construidos entre los años
2006-2009
Situación Actual Análisis Estadístico de
Datos Trimestre 1= 14 Proyectos de F.O x 100%=16,87% 83 Proyectos
de F.O 2006-2009 Trimestre 2= 43 Proyectos de F.O x 100%=51,8% 83
Proyectos de F.O 2006-2009 Trimestre 3= 17 Proyectos de F.O
x100%=20,48% 83 Proyectos de F.O 2006-2009 Trimestre 4= 9
Proyectos de F.O x100%=10,84% 83 Proyectos de F.O 2006-2009
Porcentaje de Proyectos de F.O construidos por trimestres entre
los años 2006-2009
Situación Actual Análisis Estadístico de
Datos Anzoátegui= 27 O/T por estatus x 100%=15,88% 170 O/T
por estatus Bolívar= 64 O/T por estatus x 100%=37,64% 170
O/T por estatus Monagas= 28 O/T por estatus x 100%=16,47% 170 O/T
por estatus N. Esparta= 37 O/T por estatus x 100%=21,76% 170 O/T
por estatus Sucre= 14 O/T por estatus x 100%=8,23% 170 O/T por
estatus Órdenes de Trabajo por Estatus
Situación Actual Análisis Estadístico de
Datos ACMHIN= 44 O/T por estatus x 100%=25,88% 170 O/T por
estatus ACMMAT= 41 O/T por estatus x 100%=24,12% 170 O/T por
estatus ACMCNS= 42 O/T por estatus x 100%=24,7% 170 O/T por
estatus ACMRTP= 8 O/T por estatus x 100%=4,71% 170 O/T por
estatus ACMCRL= 35 O/T por estatus x 100%=20,59% 170 O/T por
estatus Porcentaje de Órdenes de Trabajo por Estatus
SITUACIÓN PROPUESTA
Situación Propuesta Cálculo del tiempo disponible
de trabajo para las Actividades Administrativas Concesiones por
fatiga para el personal de la unidad de proyecto zona sur Total
de Puntos: 190 Puntos. % de Concesiones Por Fatiga: 6%
Concesiones por Fatiga: 29 minutos Otras Concesiones Necesidades
personales: 24 minutos Demoras Inevitables (Charla con el
Supervisor): 30 minutos Otras Concesiones (tiempo de Almuerzo,
Adecuación de Vehículo): 45 minutos (Gp:) Factores
de Fatiga (Gp:) Puntos por Grados de Factores (Gp:) 1 (Gp:) 2
(Gp:) 3 (Gp:) 4 (Gp:) Condiciones de trabajo (Gp:) 1. Temperatura
(Gp:) 5 (Gp:) 10 (Gp:) 15 (Gp:) 40 (Gp:) 2. Condiciones
Ambientales (Gp:) 5 (Gp:) 10 (Gp:) 30 (Gp:) 20 (Gp:) 3. Humedad
(Gp:) 5 (Gp:) 10 (Gp:) 15 (Gp:) 20 (Gp:) 4. Nivel de Ruido (Gp:)
5 (Gp:) 10 (Gp:) 20 (Gp:) 30 (Gp:) 5. Luz (Gp:) 5 (Gp:) 10 (Gp:)
15 (Gp:) 20 (Gp:) Repetitividad (Gp:) 1 (Gp:) 4 (Gp:) 60 (Gp:) 2
(Gp:) 1. Duración del Trabajo (Gp:) 2. Repetición
del Ciclo (Gp:) 3. Esfuerzo Físico (Gp:) 4. Esfuerzo
visual (Gp:) 20 (Gp:) 40 (Gp:) 20 (Gp:) 40 (Gp:) 40 (Gp:) 20
(Gp:) 30 (Gp:) 60 (Gp:) 20 (Gp:) 10 (Gp:) 80 (Gp:) 60 (Gp:) 3
(Gp:) 80 (Gp:) 5 (Gp:) 50 (Gp:) Posición del Trabajo (Gp:)
1 (Gp:) 2 (Gp:) 3 (Gp:) 80 (Gp:) 1. De Pie, Moviéndose,
Altura de Trabajo (Gp:) 10 (Gp:) 20 (Gp:) 30 (Gp:) 40
Situación Propuesta Cálculo del tiempo disponible
de trabajo para las Actividades Administrativas Concesiones por
fatiga para el personal de la unidad de proyecto zona sur Total
de Puntos: 190 Puntos. % de Concesiones Por Fatiga: 6%
Concesiones por Fatiga: 29 minutos Otras Concesiones Necesidades
personales: 24 minutos Demoras Inevitables (Charla con el
Supervisor): 30 minutos Otras Concesiones (tiempo de Almuerzo,
Adecuación de Vehículo): 45 minutos
Situación Propuesta Cálculo del tiempo disponible
de trabajo para las Actividades Administrativas Tiempo
Disponible: 510 min. – (30+24+29+45) min. = 382 min.
Situación Propuesta Matriz FODA
Situación Propuesta Indicadores de Gestión Los
Indicadores Formulados Fueron los siguientes: Capacidad de
Ejecución de Proyectos. Ejecución Presupuestal.
Cumplimiento de las Ordenes de Trabajo. Efectividad en el Tiempo
de entrega de Materiales por parte del almacén de
Cantv
Situación Propuesta Indicadores de Gestión Formato
Indicadores Definición Expresión Matemática
Objetivo Responsable Fuente de Datos para alimentar el Indicador
Tiempo de medición Consideraciones de Gestión Hoja
de Reporte Glosario
INDICADORES DE GESTION Código: IND-GST-001
Revisión: 0 Página: 0 de 0 INDICADOR: CUMPLIMIENTO
DE LAS ÓRDENES DE TRABAJO DEFINICIÓN
Expresión Conceptual. Determina el nivel de cumplimiento
(efectividad) de las órdenes de trabajo (O/T) efectuadas
en un lapso de tiempo específico por los proyectistas de
la Unidad de Proyecto y Construcción zona sur.
EXPRESIÓN MATEMATICA OBJETIVO Medir la efectividad en la
atención de las Órdenes de Trabajo, además
de funcionar como herramienta de medición de calidad de la
Unidad de Proyecto zona sur. RESPONSABLE Supervisor de la Unidad
de Proyecto y Construcción de COPRA zona sur. FUENTE DE
DATOS PARA ALIMENTAR EL INDICADOR Informe del
Proyectista/Inspector de la unidad. TIEMPO DE MEDICIÓN El
indicador debe ser revisado según las siguientes pautas:
(Gp:) COT (Gp:) = (Gp:) N° de Órdenes de Trabajo
Atendidas (Gp:) N° Total de Órdenes de Trabajo (Gp:) x
(Gp:) 100%
INDICADORES DE GESTION Código: IND-GST-001
Revisión: 0 Página: 0 de 0 INDICADOR: CUMPLIMIENTO
DE LAS ÓRDENES DE TRABAJO REPORTE La Hoja de Reporte
corresponden a las actividades que se deben ejecutar para
movilizar los indicadores en la dirección que permita el
cumplimiento de los objetivos estratégicos de la
Coordinación de Proyecto de Red de Acceso zona sur. HOJA
DE REPORTE Para detallar la hoja de Reporte para un Indicador ver
al final del documento. V A R CONSIDERACIONES DE
GESTIÓN
INDICADORES DE GESTION Código: IND-GST-001
Revisión: 0 Página: 0 de 0 INDICADOR: CUMPLIMIENTO
DE LAS ÓRDENES DE TRABAJO GLOSARIO Cumplimiento de las
Órdenes de Trabajo: Determina el nivel de cumplimiento
(efectividad) de las órdenes de trabajo (O/T) efectuadas
en un lapso de tiempo específico por los proyectistas de
la Unidad de Proyecto y Construcción zona sur. Nº de
Órdenes de Trabajo atendidas: Corresponde al total de O/T
que se les realiza un proyecto, para luego ejecutarle su
respectiva obra. Nº total de Órdenes de Trabajo:
Corresponde al total de Ordenes de Trabajo que se le asignan a la
Unidad de Proyectos y Construcción zona sur.
INDICADORES DE GESTION Código: IND-GST-001
Revisión: 0 Página: 0 de 0 (Gp:) (Gp:) Responsable:
(Gp:) Indicador: (Gp:) Control N° Fecha: (Gp:) Observaciones:
(Gp:) Acciones: (Gp:) Pronostico: (Gp:) Control N° Fecha:
(Gp:) Observaciones: Hoja de Reporte INDICADOR: CUMPLIMIENTO DE
LAS ÓRDENES DE TRABAJO
Situación Propuesta Plan de Mejora Continua Se pretende
impulsar un cambio en la forma de Gestión, cuyo objetivo
fundamental gira entorno a la mejora continua, utilizando al
grupo (Proyectista/Inspector) de mejora como herramienta
básica y núcleo del Sistema de Control de
Gestión.
Situación Propuesta Plan de Mejora Continua Plan
(Planificar): Establecer Objetivos y Procesos Check (Verificar)
Act (Actuar) Do (Hacer): Implementar los nuevos Procesos
Situación Propuesta Plan de Mejora Continua INDICADORES DE
GESTION FORMULACION DE INDICADORES DE GESTION
Situación Propuesta Plan de Mejora Continua Elaborar
Estudios de Factibilidad, Ingeniería de Detalle e informes
de Rutas (esquemáticos), Ubicación de los equipos
de última generación. Preparar Proyectos de
Mantenimiento, bien sea programado o imprevisto; así como
los proyectos de Modernización y Redes de Estado. Analizar
las Ordenes Pendientes por Factibilidad de Red o Fibra
Óptica. Establecer metas y cumplir las mismas
anualmente.
Situación Propuesta Plan de Mejora Continua Modificar los
procesos según las conclusiones del paso anterior para
alcanzar los objetivos con los datos de control, si fuese
necesario. Aplicar nuevas mejoras, si se han detectado errores en
el paso anterior. Documentar el proceso y expresarlo en
observaciones ó recomendaciones. Pasado un periodo de
tiempo previsto de antemano, verificar que se haya actuado de
acuerdo a lo planeado. Llevar a cabo una lista de chequeo para
llevar un control de los proyectos que se han realizado y los que
faltan por realizar, luego recopilar los datos de la lista de
chequeo analizarlos y relacionarlos con la de
implementación de los nuevos procesos, para evaluar si se
ha producido la mejora esperada.
Conclusiones Por medio del Análisis Estadístico
efectuado a las Ordenes de Trabajo, se pudo visualizar que el
estado Bolívar posee un mayor porcentaje en
relación a otros estados. A través de la
investigación efectuada se determinó que la Unidad
de Proyecto y Construcción zona sur, no cuenta con
indicadores oportunos y eficaces para la evaluación de la
gestión que sirva de respaldo para tomar las acciones
correctivas para el mejoramiento continuo. Por medio del estudio
llevado a cabo en la Unidad de Proyecto y Construcción, se
confirmó que la misma no se rige por una
Planificación estricta, para el uso de los
vehículos, evitando así el choque de actividades en
el momento en que los diferentes grupos de trabajos, salgan a
realizar las visitas para el levantamiento de un proyecto.
Según los resultados de las Matrices de Evaluación
de los factores Internos y Externos (MEFI y MEFE), se obtuvo que
la Unidad de Proyecto y Construcción tiene más
Debilidades que Fortalezas y más Amenazas que
Oportunidades; ya que los valores están por debajo del
promedio (2.275 MEFI y 2.405 MEFE) esta situación es
riesgosa. Si no se toman las medidas necesarias esto puede
afectar en gran parte el desenvolvimiento de las actividades de
la Unidad.
Conclusiones 5. Luego de realizar el análisis de los
factores internos y externos, se realizaron estrategias,
apuntando principalmente a la reducción de las Debilidades
y Amenazas; la cuales representan los agentes que afectan la
mayoría de las actividades en la unidad. 6. El Plan de
Mejora Continúa propuesto, esta basado en el
círculo de Deming y pretende impulsar un cambio en la
forma de Gestión, de manera clara y preciosa. 7. El
diseño de los indicadores de gestión permite que el
sistema cumpla con el ciclo de planificación,
ejecución y control necesario para la integración
de los aspectos institucionales de la empresa. Estos indicadores
detallarán de manera sencilla y eficiente el
comportamiento de la variable analizada, por lo tanto se
podrán tomar acciones necesarias, para la mejora de dicha
situación.
Recomendaciones Implementar el sistema de control de
gestión propuesto, con el fin de mejorar el
desempeño, logrando los objetivos planteados con la mejor
utilización de los recursos y facilitando la toma de
decisiones. Realizar las revisiones constantes del Sistema de
Gestión con el objeto de ajustarlos y actualizarlos a los
cambios que pudieran presentarse. Efectuar reuniones semanales de
manera de aplicar constantemente la Planificación para uso
del vehículo y control de actividades semanalmente, como
herramienta de mejora.
Recomendaciones 4. Al implementar las estrategias se debe
considerar el factor resistencia al cambio, por lo tanto, se
recomienda hacer uso de una estrategia de cambio racional; es
decir, un tipo de estrategia enfocada en los beneficios
personales de cada trabajador; partiendo de la
participación a todos en el proceso de cambio, la
motivación e incentivo, comunicación y
retroalimentación. 5. Involucrar más a los
Proyectistas con el sistema Asap como herramienta de
búsqueda de información para la realización
de sus actividades. 6. Tomar en cuenta la aplicación de
las estrategias planteadas en el plan desarrollado para la mejora
continua de la gestión. 7. Realizar un estudio para
comprobar si los proyectistas cumplen con el tiempo pautado por
Cantv para la realización y ejecución de proyectos,
y determinar la carga de trabajo.