INTRODUCCIÓN El presupuesto es definido como
“Cómputo anticipado de costos de obras y
rentas”. El proceso presupuestario no implica solo el
cálculo de cifras. Podríamos decir que es un
sistema integral donde se presta particular atención a la
fijación de unos objetivos con base en los cuales se
planifican y controlan las diferentes actividades que puede
realizar una administración. Hasta hace algunos
años ésta era la forma de administrar de muchos
empresarios. El progreso o el fracaso de la organización
era el premio o el castigo que obtenía únicamente
el gerente y de esos resultados dependía la supervivencia
en el puesto. Hoy el enfoque ha cambiado. Los resultados dependen
generalmente de un grupo humano que se compromete y lucha por
unos objetivos que se ha trazado.
Presupuesto Empresarial Es un plan de acción dirigido a
cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos
financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo
ciertas condiciones; este concepto se aplica a cada centro de
responsabilidad de la organización.
Objetivos del presupuesto Consideración del futuro, para
que los planes trazados, permitan la obtención de la
utilidad máxima, de acuerdo con las condiciones que se
presenten. La coordinación de todas las actividades, para
obtener ése fin. Asegurar la liquidez financiera de la
empresa. Establecer el control para conocer si los planes son
llevados a cabo y determinar la dirección que se lleva con
relación a los objetivos establecidos.
Requisitos para un buen PRESUPUESTO empresarial Conocimiento de
la Empresa Coordinación para la ejecución del plan
o política Dirección y Vigilancia Exposición
del plan o política Fijación del Periodo
Presupuestal Apoyo Directivo
IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS Ayudan a minimizar el riesgo en
las operaciones de la organización. Por medio de los
presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en
unos límites razonables. Sirven como mecanismo para la
revisión de políticas y estrategias de la empresa y
direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. Cuantifican
en términos contables los diversos componentes de su plan
total de acción. Las partidas del presupuesto sirven como
guías durante la ejecución de programas de personal
en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de
comparación una vez que se hayan completado los planes y
programas.
El proceso presupuestario es un sistema integral donde se presta
particular atención a la fijación de unos objetivos
con base en los cuales se planifican y controlan las diferentes
actividades que puede realizar una administración.
GERENCIA Y SISTEMA PRESUPUESTARIO
El Método sistemático y formalizado para lograr las
responsabilidades directivas de planificación,
coordinación y control, específicamente comprende
el desarrollo y aplicación de: Objetivos generales y a
largo plazo para la empresa. La especificación de las
metas de la empresa. Un plan de utilidades a largo plazo
desarrollando en términos generales. Un plan de utilidades
a corto plazo detallado por responsabilidades pertinentes.
(divisiones, productos, proyectos). Un sistema de informes
periódicos de resultados detallados por responsabilidades
asignadas. Procedimientos de seguimiento. GERENCIA Y SISTEMA
PRESUPUESTARIO
El buen empresario debe planear en forma inteligente tanto sus
ingresos y gastos como sus operaciones con el objeto de obtener
utilidades las cuales se logran de manera más eficiente si
se coordinan o relacionan sistemáticamente todas las
actividades de la empresa. Le corresponde además
establecer un adecuado control para determinar las variaciones
procurando fijar correctivos con el objeto de evitar que en
estimaciones futuras se hagan cálculos desproporcionados.
GERENCIA Y SISTEMA PRESUPUESTARIO
Preparación e instalación de un buen SISTEMA
PRESUPUESTARIO Formalmente, el empresario que debe utilizar el
presupuesto como herramienta de planificación y control
debe considerar cinco etapas en su preparación, ya se
trate de comenzar o cuando ya se tenga implementado el sistema.
Presupuesto Empresarial
Preparación e instalación de un buen SISTEMA
PRESUPUESTARIO El presupuesto de una organización supone
la base para tomar la decisión que permite que las
realizaciones efectivas se ajusten lo más posible a sus
objetivos establecidos, normalmente se elaboran los presupuestos
para periodos de un año, representando la
concretización de los objetivos fijados a más largo
plazo. Los objetivos de la empresa están
íntimamente ligados a los presupuestos, su
jerarquización y coordinación en el tiempo son
imprescindibles para desarrollarlos eficazmente, utilizando para
ello la gestión presupuestaria. Tiene por objeto prever la
asignación de los recursos entre las diferentes
alternativas de gasto, así como los ingresos con que
financiarlos.
El punto clave para la exactitud de la mayor parte de los
presupuestos de efectivo, es la proyección de las ventas.
Son estimaciones que tienen como prioridad determinar el nivel de
ventas real y proyectado de una empresa, para determinar limite
de tiempo. El presupuesto de ventas se basa en el
pronóstico de ventas, por lo que dicho pronostico debe ser
realizado cuidadosamente y con exactitud para que el proceso
presupuestal sea mucho más confiable. El pronóstico
de ventas suministra los gastos para elaborar los presupuestos
de: Producción Compras Gastos de ventas Gastos
administrativos Presupuesto de ventas
Este presupuesto incluye todos los gastos del departamento de
ventas principal como de otras subdivisiones que existan y
estén adscritas a la empresa principal. Para elaborar
dicho presupuesto es condición importante tener presente
al personal de ventas, sus sueldos y comisiones, ya que son ellos
quienes visitan a los clientes y hacen que estos formulen
pedidos. Es el presupuesto de mayor cuidado por los gastos que
ocasiona y su influencia en el gasto financiero. Se le considera
como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso
de comercialización para asegurar la colocación y
adquisición del mismo en los mercados de consumo.
Presupuesto de gastos relacionados con las ventas
Presupuesto de producción e inventarios Para la
valuación de los presupuestos de producción,
inventarios y costo de producción y/o adquisición
de los artículos vendidos, la situación ideal sino
es que la única mejor alternativa, es la
utilización de costos estándar, que constituyen las
metas a lograr en el campo de la eficiencia y, dentro de esto, el
estándar marginal representa la mejor posibilidad
potencialmente aplicable; los costos estimados serían la
segunda alternativa, básicamente en entidades de mediana y
poca.
Presupuesto de producción e inventarios Son estimados que
se hallan estrechamente relacionados con el presupuesto de venta
y los niveles de inventario deseado, donde el ejecutivo de
más jerarquía en el área de
producción tiene la responsabilidad de este presupuesto,
ya que es la persona que tiene poder de mando o modo de tomar
decisiones respecto a éste, quien a su vez puede delegar
funciones y autoridad pero no responsabilidad.
Son estimados que de manera especifica intervienen en todo el
proceso de fabricación unitaria de un producto, quiere
decir que del total del presupuesto del requerimiento de
materiales se debe calcular la cantidad requerida por tipo de
línea producida la misma que debe concordar con el
presupuesto de producción. Presupuesto de costos de
producción Es el presupuesto de venta proyectado y
ajustados por el cambio en el inventario, primero hay que
determinar si la empresa puede producir las cantidades
proyectadas por el presupuesto de venta, con la finalidad de
evitar un costo exagerado en la mano de obra ocupada..
Características del Presupuesto de costos de
producción Debe considerarse solo los materiales que se
requiere para cada línea o molde. Debe estimarse el costo.
No todos requieren los mismos materiales. El valor final debe
coincidir con el costo unitario establecido en el costo de
producción.
Presupuesto de inventarios Se refiere al inventario de
artículos terminados para su venta, dado que puede
considerarse que el de materias primas y otros materiales son
parte del presupuesto de compras de artículos terminados
además de que el proceso no es práctico
determinarlo sino sólo para su efecto en la
proyección del costo de producción de los
artículos vendidos. Por ello son válidas las
consideraciones formuladas en el apartado del presupuesto de
compras en cuanto al punto de reorden, máximos y
mínimos, margen de seguridad o al dar efecto a eventos
como vacaciones generales de la planta, suspensión
temporal de la producción por incosteabilidad de mantener
en operación a la planta todo el año, etc. Por
tratarse de un presupuesto financiero la responsabilidad del
mismo debe estar a cargo del Contralor.
Son estimados de compras preparado bajo condiciones normales de
producción, mientras no se produzca una carencia de
materiales esto permite que la cantidad se pueda fijar sobre un
estándar determinado para cada tipo de producto así
como la cantidad presupuestada por cada línea, debe
responder a los requerimiento de producción, el
departamento de compras debe preparar el programa que concuerde
con el presupuesto de producción. Garantizar el
abastecimiento oportuno de la demanda interna de materias primas,
materiales, artículos de consumo e inventarios para su
venta Obtener adecuados precios de adquisición, lo cual
incluiría el máximo aprovechamiento de descuentos
por pronto pago y bonificaciones sobre volumen y, en su caso,
rebajas sobre compras. Coordinadamente con lo anterior evitar en
lo posible la sobre inversión en inventarios. Presupuesto
de compras y materiales directos
Otros asuntos de importancia a desarrollar dentro de la
formulación del presupuesto de compras son:
Presupuesto de compras y materiales directos Estimar el
inventario de materias primas y demás materiales al inicio
del periodo a presupuestar. Investigar a actuales y posibles
proveedores, seleccionarlos y determinar con cuáles se
trabajará durante el período a presupuestar,
obtener sus cotizaciones, definir sus condiciones de pago, plazos
de entrega, descuentos, bonificaciones, etc. Determinar la
anticipación ideal del presupuesto de compras en
relación al de producción dando
consideración a plazos de entrega de los proveedores
seleccionados y a los tiempos de transportación en compras
locales y de importación.
Este presupuesto trata de diagnosticar claramente las necesidades
de recursos humanos y cómo actuar, de acuerdo con dicho
diagnostico para satisfacer los requerimientos de la
producción planeada. Este presupuesto permite la
determinación del estándar en horas de mano de obra
para cada tipo de línea que produce la empresa, así
como la calidad de mano de obra que se requiere, con lo cual se
puede detectar si se necesitan más recursos humanos o si
los actuales son suficientes. El presupuesto de mano de obra debe
estar en armonía con la planificación realizada
para la producción de unidades a fabricarse, razón
por la cual es necesario que este presupuesto se realice
especificando horas y costo de mano de obra por tiempo y por
producto. Presupuesto de mano de obra directa
El presupuesto debe elaborarse con anticipación de todos
los centros de responsabilidad del área productiva que
efectúan cualquier gasto productivo indirecto. Es
importante que al elaborar dicho presupuesto, se detecta
perfectamente el comportamiento de cada una de las partidas de
gastos indirectos, de manera que los gastos de fabricación
variables se presupuesten en función del volumen de
producción previamente de capacidad independiente al
volumen de producción presupuestado. A continuación
se presentan grupos de costos que por su influencia e
interpretación en los presupuestos requieren ser
analizados en detalle: Costos fijos, variables, semi-variables
Costos directos e indirectos Costos controlables y no
controlables Presupuesto de costos indirectos de
fabricación
Son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con
todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle
operatividad al sistema. Características Son gastos
indirectos. Son gastos considerados dentro del precio que se fija
al producto o servicio. Rige su aspecto legal en la
legislación laboral vigente. Las remuneraciones se fijan
de acuerdo a la realidad económica de la empresa y no en
forma paralela a la inflación. Presupuesto de gastos
administrativos
Comprende todo el cuadro de renovación de maquina y equipo
que se han depreciado por su uso constante y los medios
intangibles orientados a proteger las inversiones realizadas, ya
sea por altos costos o por razones que permitan asegurar el
proceso productivo y ampliar la cobertura de otros mercados.
Presupuesto de inversión de capital
El Presupuesto de Inversiones sirve para: Prever las Inversiones
que realizaremos en período de tiempo considerado y la
Financiación específica para éstas. Prever
las repercusiones de las Inversiones y su Financiación
sobre los gastos e Ingresos del período considerado y de
los futuros. Conocer las compras e ingresos a distribuir en
varios períodos, que tendrán una repercusión
sobre la previsión de pagos y cobros. Presupuesto de
inversión de capital
La Elaboración del Presupuesto del Capital Involucra:
Presupuesto de inversión de capital La generación
de propuesta de proyectos de inversión, consistente con
los objetivos estratégicos de la empresa. La
estimación de los flujos de efectivo de operaciones,
incrementales y después de impuestos para el proyecto de
inversión. La evaluación de los flujos de efectivo
incrementales del proyecto. La selección de proyectos
basándose en un criterio de aceptación de
maximización del valor. La reevaluación continua de
los proyectos de inversión implementados y el
desempeño de auditorias posteriores para los proyectos
completados.
Permite que la empresa programe sus necesidades de corto plazo.
El departamento financiero de la empresa en casi todas las
ocasiones presta atención a la planeación de
excedentes de caja como a la planeación de sus
déficit, ya que al obtener remanentes estos pueden ser
invertidos, pero por el contrario si hay faltante planear la
forma de buscar financiamiento a corto plazo. Presupuesto de
efectivo Es un Programa que muestra los flujos proyectados de
efectivo (entradas, salidas y saldos) de una empresa a lo largo
de un período de tiempo determinado
Está integrado básicamente por dos áreas que
son: El primero de ellos se refiere propiamente a las actividades
de producir, vender y administrar la organización, que son
las actividades típicas a través de las
cuáles una empresa realiza su misión de ofrecer
productos o servicios a la sociedad. El Presupuesto Financiero
consiste en fijar los estimados de inversión de venta, e
ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida
el estado económico y real de la empresa Presupuesto de
Operación Presupuesto Financiero Presupuesto maestro
Presupuesto maestro Presupuesto de Ventas Presupuesto de
Producción Estados de Resultados Presupuestarios Balance
General Presupuestados Presupuesto de Cajas Plan Maestro
Los resultados no satisfactorios requieren la aplicación
de presión sobre los individuos responsables o de las
correcciones de las condiciones que contribuyeron a la
obtención de tales resultados. En otros casos, la
comparación puede señalar la conveniencia de
modificar el presupuesto y no la de imponerlo. Las cifras reales
deben comprarse con las presupuestadas a intervalos frecuentes,
para que las diferencias determinadas se analicen y sean
ejecutadas las medidas correctivas oportunamente. Sistemas de
control y ajustes presupuestarios
El gerente financiero de la empresa “ALTELUM" S.A se
encuentra recolectando información que le permita elaborar
el presupuesto de ventas, de producción, de compras de
materia prima para el año 2008. De las reuniones de
coordinación con los gerentes de las otras áreas de
la empresa se obtuvieron los siguientes datos presupuestado para
el año 2008. Los datos aportados son: Caso
práctico
Presupuesto Empresarial Caso práctico
Presupuesto de producción en unidades Caso práctico
Presupuesto de Compras- Materia Prima
Caso práctico Análisis: Para la realización
de un presupuesto empresarial se debe tener en cuenta el volumen
de ventas y el valor de venta unitario para cada uno de los
productos que se realiza en la empresa, en este caso P y Q para
determinar el costo total de venta $ 94500. En el presupuesto de
producción en unidades se suma el volumen de ventas con el
inventario final menos el inventario inicial lo que es
equivalente a la cantidad de producción en este caso para
P 6800 y para Q 1550. Finalmente en el presupuesto de compras y
materia prima se toma en cuenta la producción por la
cantidad de materia prima A y B para los productos P y Q dando
como resultado el total de unidades A: 80400, B: 63700 y luego
multiplicado por su respectivo costo unitario obtenemos el monto
de $120600 para A y $133770 para B.
conclusiones El presupuesto es un proyecto detallado de los
resultados de un programa oficial de operaciones, basado en una
eficiencia razonable. El proceso presupuestario no implica solo
el cálculo de cifras. Podríamos decir que es un
sistema integral donde se presta particular atención a la
fijación de unos objetivos con base en los cuales se
planifican y controlan las diferentes actividades que puede
realizar una administración. El presupuesto de
producción son estimaciones que se hallan estrechamente
relacionados con el presupuesto de venta y los niveles de
inventario deseado. Presupuesto de gastos relacionados con las
ventas, incluye todos los gastos del departamento de ventas tanto
del principal como de otras subdivisiones que existan y
estén adscritas a la empresa principal.
conclusiones El presupuesto de inversión de capital,
comprende todo el cuadro de renovación de maquina y equipo
que se han depreciado por su uso constante y los medios
intangibles orientados a proteger las inversiones realizadas, ya
sea por altos costos o por razones que permitan asegurar el
proceso productivo y ampliar la cobertura de otros mercados. La
formulación de un presupuesto debe ir en función
directa con las características de la empresa, debiendo
adaptarse a las finalidades de la misma en todos y cada uno de
sus aspectos- Para implantar efectivamente un sistema
presupuestario en necesario el apoyo de la alta gerencia, el
diseño adecuado del sistema para solventar las necesidades
de la organización, la dirección y
supervisión efectiva del sistema.