- Uso de
la Requisición Viajera - Uso de
lo Dato de Requisición de Materiales (
n/m) - Selección de las posibles fuentes de
aprovisionamiento - Preparación de la orden de
compra - Liquidación de factura y
pagos
Uso de la
Requisición Viajera
La requisición viajera es una forma de tarjetas
de cartón, usada cuando un articulo en particular debe
comprarse, frecuentemente para un departamento determinado. La
tarjeta viajera contiene una descripción completa del
articulo en particular y es enviada al departamento de compras
cuando se necesita la reposición del articulo por el
usuario, indicando la cantidad y fecha en que lo
necesita.
El encargado de compras hace la OC, por los datos del
proveedor, el precio, el numero de la OC en la tarjeta viajera y
la regresa a quien hizo la requisición, quien la guarda en
su expediente hasta que se necesita de nuevo un reabastecimiento.
Con una tarjeta se pueden hacer hasta 24 a 36 compras.
El uso de esta requisición viajera ahorra el
recopilado de datos de descripción rutinarios y sustituye
de 24 a 36 requisiciones de compras individuales, ahorran
papelería y tiempo de empleados. También
proporcionan un historial completo de las compras y registros, el
uso en una sola forma.
Uso de lo Dato de
Requisición de Materiales ( n/m)
La nota de material (n/m), se usa por las empresas que
fabrican un articulo estándar durante un periodo
relativamente prolongado de tiempo como una forma rápida
de notificar a compras las necesidades de
producción.
La programación de producción
solo comunica a compra que ha programado 1500 unidades de ese
modelo para su producción del próximo mes. Entonces
compras calcula n/m normalmente mediante un sistema multiplicando
por 1800 para determinar la cantidad total de material necesario
para satisfacer el programa de producción el
próximo mes. La comparación de estas cifras con las
cantidades en inventarios dará las cantidades que se
necesitan comprar.
Si en una empresa se ha desarrollo un sistema un sistema
de computo de materiales totalmente integrado, en el cual se ha
incluido los acuerdos a largo plazo que contienen la
información del proveedor y de cotización en la
base de la computadora, está genera las ordenes para
cubrir las cantidades que se deben comprar.
El uso del sistema de n/m es una forma de simplificar en
el proceso de las requisiciones, cuando este abarca un gran
numero de artículos necesitado con frecuencias.
Compras sin almacén o
contratación de sistemas
Esta técnica han sido utilizada con mayor
frecuencia en las compras de papelería y articulo de
oficina, de artículos repetitivos, materiales de
mantenimiento y reparación y en producto de
operación. Estas compras se caracteriza por muchos tipos
diferentes de artículos, todos de valor comparativamente
diversos y que se necesitan de inmediatos cuando se presenta
cualquier tipo de diferenciación en la planta o en el
equipo.
La técnica es formular un tipo de contrato en el
cual se detallan las cantidades aproximada que se consideran se
utilizaran en periodos específicos de tiempo, precios, las
medidas para ajuste de las mismas, los procedimiento a seguir
para satisfacer las requisiciones diarias que deberán
enviarse dentro de las 24 horas de realizados, lo cual simplifica
los procedimiento de facturación y un catalogo completo de
todos los artículos cubiertos en ese contrato.
La requisición de artículos cubiertos por
el contrato son almacenados por el proveedor, eliminando
así la inversión del comprador en inventarios y
espacios. La requisición es utilizada por el proveedor
para tomar la existencias, empacarla, facturarla y enviarla con
su nota de remisión. Este procedimiento reduce costos de
manejo de documentos para el comprador, y para el proveedor es
una ayuda para resolver el problema de las ordenes
pequeñas.
En algunas empresas con requerimientos de grandes
volúmenes para un proveedor especifico, este proveedor
almacena los artículos en la planta del cliente como si
fuera el almacén del proveedor. El contrato entre
comprador y proveedor es por medio de una computadora que utiliza
una impresora a través de un mecanismo de
computación, el cual cambia los impulso de la computadora
a modo de que se puedan comunicar a través de una
línea telefónica. Este sistema se conoce como"
Sistema de contratación" y funciona de la siguiente
forma:
1. El comprador coloca la orden para una
familia de artículos.2. El proveedor envía las cantidades
predeterminada al área de conjunto de inventario junto
a la planta del comprador, los artículos aun son
propiedad del proveedor.3. El comprador inspecciona los
artículos cuando estos son enviados.4. La computadora dirige el almacenamiento a la
gaveta o estante apropiado.5. El comprador coloca las OCs a través
de la terminal de la computadora, disminuyendo así los
riesgos de inventario del proveedor.6. La hojas perforadas se preparan en la
computadora. El comprador separa físicamente los
artículos de los registros de inventario del
proveedor.7. El proveedor presenta únicamente una
factura mensual por todos los artículos que se han
perforado en la hoja.8. El departamento de contabilidad del
comprador hace únicamente un pago mensual por todos
los artículos usados.9. La computadora prepara un informe sumario a
intervalos predeterminados que presentan los artículos
y la cantidades usadas, tanto el análisis del
comprador como del proveedor, para la planeación y el
reabastecimiento.
Selección de
las posibles fuentes de aprovisionamiento
La selección de proveedores constituye un papel
importante de las funciones de compras que incluyen la
localización de fuente calificadas de abastecimiento y la
evolución de la probabilidad de que un acuerdo de compra
pueda resultar con el tiempo en el envió de un producto
satisfactorio y en los servicios antes y después de
venta.
Entre los registros básicos de una oficina de
compras bien organizada deben existir:
Los contratos importantes contra los cuales se
asignan las ordenes de medida que se requiere.Una clasificación de producto y
artículos compradosUn registro de los proveedores.
Análisis de las cotizaciones.
El análisis de la cuota y la selección del
proveedor lleva a la asignación de una orden. Debido que
el análisis de las cotizaciones y la reelección del
proveedor son materiales de juicio, solamente es necesario
indicar aquí que existen etapas lógicas en las
compras. Algunas organizaciones utilizan una forma sencilla de
análisis de cotización para ayudar al
análisis de la propuesta. Así como muchas Ocs se
colocan a través de otros medios distintos de
cotización por ejemplo, listas de precios o
negociaciones.
Preparación de
la orden de compra
La asignación de una orden incluye usualmente la
preparación de una orden de compra a menos que en su lugar
se use un acuerdo de ventas con algún proveedor o se emita
contra una orden que lo cubra. Una falla en el uso del contrato
adecuado puede dar como resultado complicaciones legales serias.
Además la transacción puede no haber sido
registrada en la forma debida. Por esta razón, aun cuando
una orden sea dad por teléfono, debe ser seguida de una
orden por escrito con fines de confirmación.
En ningún caso salvo para las compras menores de
cajas chica no deben comprarse ningunos materiales sin una orden
de algún tipo escrito.
Es de sumo interés comprar los acuerdos de venta
y las formas para la ordenes de compra. Debido a que cada
compañía busca actualmente protegerse a si mismo
tan completamente como sea posible, las responsabilidades que en
la forma de la orden de compra se asignan al proveedor, en el
acuerdo de venta son transferidas al comprador.
Es natural que una compañía este ansiosa
por utilizar sus propias condiciones de ventas cuando expanden su
productor y su propia orden de compra cuando están
comprando.
Formas de la orden de compra
Existen diferentes formas de ordenes de compras, las
cueles varían de gran forma en el formato y en el proceso
que se rige en la empresa. No obstante se esta luchando para
lograr estandarizar la orden de compras.
Los datos necesarios en cualquier orden de compra que se
considere apropiada son:
1. Numero de serie
2. Fecha de emisión
4. Cantidad y descripción de los
artículos que se ordenan.5. Fecha de envió requerida.
6. Las direcciones para su embarque.
7. El precio, los términos de
pago.8. Los términos de pagos.
9. Condiciones que regulan la orden.
Medidas que se toman en las condiciones de
las ordenes de compras
Protección del comprador de artículos
dañados.Especificaciones referente al precio.
Algunas cláusulas importantes sobre embalaje
o por peso excesivo.Aceptación de materiales sujeta a la
inspección de su calidad.Rechazo a causa de la mala calidad.
Cancelación de orden si los envíos no
se reciben en la fechas acordada.El vendedor puede receptar letras de cambios giradas
contra el comprador.Cantidad excesiva o insuficiencias en
relación con los pedidos.Información sobre temas importantes para la
empresa.
Cada compañía difiere en los tipos de
ordenes, el numero de copia y en el envió de las compras.
El ejemplo típico es que el original se envía al
proveedor para fines de solicitud de pago futuro.
Formas para Ordenes de Compras
Abierta
Cuando las ordenes son abiertas el costo de su
expedición y manejo se pueden reducir, ya que una orden
abierta permite agregar los artículos y la
extensión de tiempo.
En este tipo de orden todos los términos y
condiciones comprendidos en la compra de cantidades estimada
durante un periodo, se negocian e incorporan a la orden original.
Después loas emisiones de cantidades especificas se hacen
contra la orden.
Seguimiento y Expedición
El seguimiento consiste en darle continuidad al proceso
hasta lograr que el cliente haga el pedido y la orden se ejecute.
Algunas empresas tienen una persona especifica para esto. El
seguimiento consiste en la verificación rutinaria de una
orden para asegurar que el vendedor será capaz de
satisfacer las promesas de envió.
El envió es una forma de ejercer presiona sobre
los vendedores para lograr que satisfagan la promesa de
envió o el envío sea realizado antes de lo
señalado
Recepción e Información de
Artículos.
Una adecuada recepción de materiales y otros
artículos, es vital, mucha empresa manejan la
recepción mediante un departamento especifico, con
excepción de algunas empresas que tienen varias plantas o
naves. La llegada de los artículos siempre incluye una
etapa adicional.
Existe argumento para retener el pago de la factura
hasta haber recibido los articulo, entre estos
están:
1. Frecuentemente la factura llega a mano del
comprador hasta el final del periodo de descuento.2. No es bueno pagar hasta no haber
inspeccionado la compras.3. Se debe hacer algo para que el periodo de
descuento sea a partir de la recepción de la factura o
de los artículos.
Además existen argumento a favor de pasar la
factura para que sea pagada sin esperar la llegada
inspección y aceptación del material.
Estos son:
La consideración financiera financiera puede
ser sustancial.La deficiencia para lograr descuento por pagos
inmediato reflejas desfavorablemente la situación
crediticia del comprador.Cuando se hacen compras a vendedores respetables se
pueden hacer fácilmente ajustes mutuamente
satisfactorios cuando ha habido material que no satisface,
aun cuando de la factura ya haya sido pagada.
Liquidación de
factura y pagos
Por la general la factura llega antes que los
artículos al menos que sean envió locales en este
caso casi llegan simultáneamente con ello. La factura es
una demanda definida en contra del comprador, y por ende necesita
ser manejada de forma cuidadosa. Es común que se pida que
los facturas se presenten por duplicado.
Existen diferencias de opiniones en cuanto si la
comprobación y aprobación de la factura es
función del departamento de compras o del departamento de
contabilidad lo cierto es que la factura debe ser revisada y
comprobada. La importancias fundamental para que las factura sean
comprobadas en el departamento de compra es que ahí fue
donde se hizo el contrato original.
En donde la factura es manejada normalmente por el
departamento de contabilidad es típico el siguiente
procedimiento
1. Todas la factura son enviadas por correo,
por duplicado, por el vendedor, directamente al departamento
de contabilidad, donde son sellada con fecha y hora. Luego
toda las factura son cotizada y certificad para pago, esto si
la orden de compra no presenta diferencia alguna.2. Las facturas que presentan algunas
variaciones respecto a precio, términos u otros
aspectos con la orden de compra son enviadas al departamento
de c0ompras para su comprobación.
Mantenimiento de Registros.
Esta función completa los registro del
departamento de compras, comprende reunir y archivar las copias
del departamento de compras de los documentos relacionado a la
orden y transferir a lo registro la información aprobada
que el departamento desea conservar.
El mínimo que un registro básico, ya sea
manual o por medio del sistema de computo debe ser:
1. Registro de las OC, el cual identifica todas
las Ocs por un numero e indica el estado abierto o cerrado de
cada una de ellas.2. Expediente de OC, que contiene una copia de
todas las Ocs, archivada numéricamente.3. Archivo de artículos, que presenta
todas las compras de cada articulo importante 9fecha,
cantidad, vendedor, precios numero de OC).4. Archivo con la historia de vendedores, que
tiene todas las compra asignadas con los principales
vendedores, presenta su magnitud, y su valor
total.
Autor:
Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo
S.
Santiago de los Caballeros,
República Dominicana,
2014.