El proceso de la auditoría integral en las cooperativas

Antecedentes

Los antecedentes son los siguientes:

Cruz (2010)[1], hace énfasis en el
desarrollo de la planeación estratégica y la
eficiencia gerencial para desarrollar las cooperativas de ahorro
y crédito. Los resultados logrados son: El 90 por ciento
de los encuestados acepta que el logro de indicadores financieros
por encima del promedio puede considerarse parte del desarrollo
de las cooperativas de ahorro y crédito. El 100 por ciento
de los encuestados, contesta que la aplicación del control
administrativo efectivo ayuda al desarrollo de las cooperativas
de ahorro y crédito. 96 por ciento de los encuestados
acepta que el hecho de competir con los bancos y alcanzar un
nivel competitivo de gestión es parte del desarrollo de
las cooperativas de ahorro y crédito. El 90 por ciento de
los encuestados acepta que el hecho de mantenerse como
alternativa financiera en el marco del modelo neoliberal
imperante en el país, se puede considerar como desarrollo
de las cooperativas de ahorro y crédito.

Ochoa (2005)[2], pone especial
énfasis en los tipos de control a utilizar en el plan de
negocios de la cooperativa de ahorro y crédito la
hormiguita. Al respecto recomienda: Llevar auditoria de tipo
interna; Llevar auditoria de tipo externa a través de una
empresa auditora; Verificar que los intereses de las libretas de
ahorro se otorguen de acuerdo a lo estipulado en las
políticas de la cooperativa; Que se realicen los cobros de
intereses por mora en los créditos según lo
estipulado en las políticas de cooperativa; Las personas
que ingresan a laborar en la cooperativa tenga la debida
capacitación y evaluación previa antes de su
ingreso; Las políticas de la cooperativa van a estar en
previa revisión y cambio las veces que sean necesaria para
mejorar el manejo de la misma; Las personas que laboran en la
cooperativa van estar en constante capacitación para
mejorar la calidad del servicio.

Soto (2006)[3], el autor indica que el
trabajo se realizo en el departamento de San Martín
Provincia de Tocache en el año 2005, tomando 129 datos
tomados en una encuesta. Se formuló un modelo, donde la
morosidad está en función del ahorro familiar, de
donde a nivel global estas variables explican en un 90.62% el
comportamiento de la Morosidad en la Cooperativa de Ahorro y
Crédito Tocache Ltda. A nivel individual el ahorro
familiar tiene significancia estadística en el
comportamiento de la morosidad, lo que demuestra que la morosidad
en la provincia de Tocache está explicada por el nivel de
ahorro familiar que tienen las familias.

Romero (2007)[4], indica que este trabajo
de grado es el resultado de un proceso de investigación de
tipo exploratorio y descriptivo de los aspectos de
localización, administración, históricos y
del impacto social de una experiencia de organización
solidaria, expresada en la cooperativa de ahorro y crédito
"Serviconal", la cual tiene incidencia, desde hace 35
años, en la generación de ingresos en familias
urbanas y rurales que habitan el municipio de Puente Nacional,
ubicado en la Provincia Veleña al sur del Departamento de
Santander. Esta investigación tiene como propósito
contribuir a los estudios relacionados con los estilos de
gestión en organizaciones locales dedicadas a promover el
desarrollo a escala municipal, aspecto que, entre muchos otros,
ha venido explorando el Instituto de Estudios Rurales (IER) de la
Pontificia Universidad Javeriana, en el campo de la
investigación aplicada a casos cooperativos solidarios y
asociativos .

Cadima (2007)[5], el autor indica que el
capítulo primero presenta la descripción y
fundamentación un trabajo de investigación sobre la
Cooperativa de Ahorro y Crédito Santísima Trinidad
Ltda. Para la descripción de la Cooperativa
Santísima Trinidad se han tomado varios puntos de
referencia, como antecedentes del Sistema Financiero Nacional, su
contexto, su actividad y las actividades que realiza. Este
capítulo contiene el perfil de la investigación,
que, a su vez, engloba el planteamiento del problema, los
alcances de la investigación, los objetivos, tanto el
general como los específicos, y la justificación
del presente trabajo. El capítulo número dos
contiene el Marco Teórico General, en el cual se
desarrollan el Sistema Financiero Nacional y las entidades que lo
componen; asimismo, se da a conocer su estructura y
regulación. Al avanzar la estructura del Sistema
Financiero Nacional, se ha descrito con más profundidad la
parte que más conviene al trabajo de investigación.
El capítulo número tres contiene el Marco
Teórico Específico, en el cual se describe el
área del Sistema Financiero Nacional que más
interesa para el desarrollo de la investigación, compuesto
por las fuentes de financiamiento que existen en el sistema
nacional, la plantación financiera, el análisis
financiero y el concepto de Estructura de Capital. Los
capítulos números dos y tres también tienen
la finalidad de recordar la definición de términos
considerados importantes para el desarrollo del presente trabajo
investigativo. El capítulo número cuatro contiene
el desarrollo del Diagnóstico de la Cooperativa. Para la
elaboración de éste, inicialmente, se ha hecho una
descripción general de la Cooperativa Santísima
Trinidad que ha contemplado la constitución, la
visión, la misión y los objetivos, así como
las funciones, la estructura y la organización de la
entidad. Posteriormente, se han determinado los métodos e
instrumentos que iban a ser utilizados en el diagnóstico.-
Estos métodos abarcan el cálculo de los
porcentajes, la evolución de balances en el tiempo, el
análisis de los indicadores, el análisis del Estado
de Origen y Aplicación de fondos. Toda esta
información recopilada ha sustentado el análisis de
las Fortalezas y las Debilidades de la entidad. En este
capítulo, se ha podido demostrar la escasez de efectivo
que padece la Cooperativa de Ahorro y Crédito
Santísima Trinidad Ltda. y la brecha que existe entre su
demanda y su oferta de recursos económicos. Por parte de
los socios, existe una demanda creciente de recursos, debido a la
crisis económica que sufre el país. Por su parte,
la Cooperativa no tiene y tampoco genera, los recursos
suficientes para cubrir esta demanda insatisfecha. Ala vez se ha
confirmado que la Cooperativa tiene buenos mecanismos para
recuperar los créditos y que la mayor parte de su Pasivo
se debe a las Captaciones del Público aspecto que
demuestra la credibilidad que le brinda sus socios. En
consecuencia, se han podido obtener las bases para la
elaboración del último capítulo del trabajo
de investigación que viene a ser la propuesta. El
capítulo número cinco contiene una Propuesta para
la Cooperativa de Ahorro y Crédito Santísima
Trinidad Ltda. Gracias a la información recopilada en el
Diagnóstico, se ha podido alcanzar el Objetivo General de
la Propuesta, que es el de Diseñar un modelo de
Financiamiento para la Cooperativa que permita equilibrar la
oferta de recursos y la demanda de préstamos de sus
asociados, en base a la proyección de estos montos. Una
vez alcanzado el objetivo general de la Propuesta, se han
determinado las actividades que deben desarrollarse para lograr
la proyección de la demanda de créditos, y la
proyección de recursos que puedan ser captados del
mercado. De esta forma, se han podido determinar los ingresos
financieros que la Cooperativa necesita para los siguientes cinco
años, así como sus gastos financieros.
También se han podido determinar las políticas que
regirán los gastos administrativos para los
próximos cinco años y las políticas de
captación de recursos. Luego de realizar estas
actividades, mediante la elaboración de un Flujo de Caja
proyectado que planifica las entradas y salidas de efectivo, se
han podido determinar el excedente de efectivo negativo, que
viene a ser la cantidad de efectivo que se debe cubrir y que la
Cooperativa no puede generar. Una vez obtenido el monto a
financiarse se ha determinado la opción más
ventajosa de financiamiento para la Cooperativa, en base al
análisis (EBIT). Después de haber optado por la
fuente de financiamiento más ventajosa, se ha elaborado la
proyección de un nuevo Flujo de Caja, tomando en cuenta
las nuevas salidas de efectivo por captaciones, por intereses, y
por la amortización de la deuda, y las entradas de
efectivo por intereses, por Retorno de Capital y por Captaciones.
Se ha podido demostrar que los nuevos ingresos pueden cubrir o
equilibrar las salidas de efectivo por préstamos, logrando
de esta manera el objetivo general de la propuesta.
Posteriormente, se ha realizado una proyección del Estado
de Resultados y del Balance General. Y ello ha demostrado el
crecimiento de las utilidades de la Cooperativa así como
de su patrimonio y la reducción de sus pérdidas
acumuladas.

Salazar (1990)[6], este trabajo de
investigación se desarrolló tomando como modelo la
Cooperativa de Ahorro y Crédito San Nicolás Tumbes;
el objetivo principal fue estudiar profundamente el principio y
elementos básicos de un buen sistema de control interno en
la cooperativa en estudio, debido principalmente a los problemas
que atraviesa. En consecuencia se concluye que el cooperativismo
por los principios que se sustenta y los fines que persigue, es
uno de los medios más adecuados para propiciar y lograr
cambios estructurales en el desarrollo económico y social
del país. Las cooperativas vienen funcionando con
deficiencia en sus aspectos organizativo, administrativo y
contable, por lo que el control interno es vital para la buena
marcha en la administración y organización de esta
institución. Asimismo, existe falta de capacitación
y adiestramiento a los miembros de la
dirección.

Sandoval (2008)[7], en su tesis denominada: "La
Auditoria Integral, herramienta para gestionar eficientemente las
empresas eléctricas"; resalta la trascendencia de aplicar
la auditoría integral como forma de ejercer un adecuado
control de las actividades y facilitar por tanto la
gestión táctica y estratégica de dichas
empresas, en el marco de la globalización y competitividad
empresarial. El autor explica que la auditoria integral es el
proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un período
determinado, evidencia relativa a la información
financiera, al comportamiento económico y al manejo de una
entidad con la finalidad de informar sobre el grado de
correspondencia entre aquellos y los criterios o indicadores
establecidos o los comportamientos generalizados. Luego agrega,
la Auditoría Integral implica la ejecución de un
trabajo con el enfoque, por analogía de las revisiones
financieras, de cumplimiento, control interno y de
gestión, sistema y medio ambiente con los siguientes
objetivos: determinar, si los Estados Financieros se presentan de
acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados; determinar, si el ente ha cumplido, en el desarrollo
de sus operaciones con las disposiciones legales que le sean
aplicables, sus reglamentos, los estatutos y las decisiones de
los órganos de dirección y administración;
evaluar la estructura del control interno del ente con el alcance
necesario para dictaminar sobre el mismo; evaluar el grado de
eficiencia en el logro de los objetivos previstos por el ente y
el grado de eficiencia y eficacia con que se han manejado los
recursos disponibles; evaluar los mecanismos, operaciones,
procedimientos, derechos a usuarios, responsabilidad, facultades
y aplicaciones específicas de control relacionadas con
operaciones en computadora; evaluar el impacto medioambiental
producido de manera directa o indirecta por empresas que
presentan un perfil ambiental diferente, condicionado por los
riesgos aparentes asociados con sus procesos y productos; la
edad, historia y estado de una planta, el marco jurídico
en el cual opera. Este trabajo por enfocarse a aspectos
más amplios de una empresa y por los objetivos que
establece resultará de mucha utilidad para el desarrollo
de la tesis a realizar.

Guevara (2008)[8], en su Tesis:
"Propósitos de la auditoria integral en una entidad
pública"; destaca los siguientes propósitos de la
auditoría integral: i) Evaluar a la entidad en todas sus
áreas; ii) Obtener el conocimiento de la actuación
de la gestión institucional; iii) Evaluar la eficiencia y
el grado de confiabilidad de la información
administrativa, legal, contable, financiera, económica,
labora, etc.; iv) Examinar el logro de los objetivos; v) Asistir
a la dirección y a la gerencia para mayor efectividad y
productividad de las operaciones; y, vi) Realizar recomendaciones
que incluyan el respectivo seguimiento de las mismas.
Tradicionalmente la Auditoría Gubernamental se
caracterizó por una simple revisión del
cumplimiento de las normas legales que rigen la actuación
de los funcionarios del Estado. Esto ha originado que la
gestión estatal sea ineficiente aunque muy cumplidora de
la normatividad vigente. Es un lugar común afirmar que el
peor administrador es el Estado y que la vigilancia a cargo de la
Contraloría General de la República no tiene
ningún tipo de resultado para evitarlo. Sin embargo se
trata de cambiar esta situación, para lo cual es necesario
ejercer el control fiscal, se ejercerá en forma posterior
y selectiva y faculta a la Contraloría General de la
República para ejercer un control financiero, de
gestión y de resultados. La auditoria aplicada a entidades
del Estado, es el examen crítico y sistemático del
sistema de gestión fiscal de la administración
pública y de los particulares o entidades que manejen
fondos o bienes de la Nación, realizado por las
Contralorías General de la República, con el fin de
emitir un dictamen sobre la eficiencia, eficacia y economicidad
en el cumplimiento de los objetivos de la entidad estatal
sometida a examen, además de la valoración de los
costos ambientales de operación del Ente, para así
vigilar la gestión pública y proteger a la
sociedad. De este trabajo se tomará los lineamientos para
evaluar todas las áreas de las empresas industriales, pero
en el marco de la eficiencia, economía, efectividad y
transparencia de los recursos y actividades
institucionales.

García (2007)[9], en su tesis
denominada: "Auditoria integral: una respuesta efectiva de lucha
contra el fraude y la corrupción"; se refiere a la
filosofía, doctrina, normas, proceso, procedimientos,
técnicas y prácticas que debe seguir la
auditoría integral para que se convierta en una respuesta
efectiva para luchar en forma efectiva contra los actos de
corrupción. Según el autor, en la auditoria
integral las tareas relacionadas con la actividad, los miembros
del equipo de auditores, deberán estar libres de toda
clase de impedimentos personales profesionales o
económicos, que puedan limitar su autonomía,
interferir su labor o su juicio profesional. Asimismo establece
que en todas las labores desarrolladas se incluya en forma
primordial la obtención de evidencia, así como lo
atinente a la formulación y emisión del juicio
profesional por parte del auditor, se deberá observar una
actitud imparcial sustentada en la realidad y en la conciencia
profesional. También determina que la labor de auditoria
debe ser tal que permita una supervisión constante sobre
las operaciones en todas sus etapas desde su nacimiento hasta su
culminación, ejerciendo un control previo o exente,
concomitante y posterior. El autor determina que las tareas de
auditoria deben cubrir en forma integral todas las operaciones,
áreas, bienes, funciones y demás aspectos
consustancialmente económico, incluido su entorno. Esta
auditoria contempla, al ente económico como un todo
compuesto por sus bienes, recursos, operaciones, resultados, etc.
Agrega que se debe definir los objetivos de la Auditoría,
el alcance y metodología dirigida a conseguir esos logros;
el personal debe ser adecuadamente supervisado para determinar si
se están alcanzando los objetivos de la auditoría y
obtener evidencia suficiente, competente y relevante, permitiendo
una base razonable para las opiniones del auditor, determina que
la labor debe ser eficiente en términos de evitar el
daño, por lo que la inspección y
verificación /deben ser ulteriores al acaecimiento de
hechos no concordantes con los parámetros preestablecidos
o se encuentren desviados de los objetivos de la
organización; que en caso de llevarse a cabo
implicarían un costo en términos logísticos
o de valor dinerario para la entidad. Luego dice que los informes
deben ser presentados por escrito para comunicar los resultados
de auditoría, y ser revisados en borrador por los
funcionarios responsables de la dirección de la empresa.
Finalmente determina que las labores desarrolladas deben
realizarse con respecto de las normas y postulados aplicables en
cada caso a la práctica empresarial, en especial, aquellas
relacionadas con las normas de otras auditorías especiales
aplicables en cada caso. Es indudable con todo este enfoque
resultará de mucha importancia para llevar a cabo la
investigación.

Monrroy (2007)[10], en su tesis
denominada: "La Auditoria Integral en una entidad del Estado";
indica que auditoría integral aplicada a una entidad del
Estado, es el examen y evaluación integral,
metodológico, objetivo, sistemático,
analítico e independiente con respecto de la
actuación de la entidad, de sus procesos operativos,
así como de la aplicación y adecuación de
sus recursos y su administración, efectuado por
profesionales, con el propósito de emitir un informe, para
formular recomendaciones contribuyendo a la optimización
de la economía, eficiencia, efectividad y cumplimiento de
la gestión empresarial. El autor indica, el Instituto de
Auditores Internos de los Estados Unidos define la
auditoría interna como una actividad independiente que
tiene lugar dentro de la empresa y que está encaminada a
la revisión de operaciones contables y de otra naturaleza,
con la finalidad de prestar un servicio a la dirección. Es
un control de dirección que tiene por objeto la medida y
evaluación de la eficacia de otros controles. La
auditoría interna surge con posterioridad a la
auditoría externa por la necesidad de mantener un control
permanente y más eficaz dentro de la empresa y de hacer
más rápida y eficaz la función del auditor
externo. Generalmente, la auditoría interna clásica
se ha venido ocupando fundamentalmente del sistema de control
interno, es decir, del conjunto de medidas, políticas y
procedimientos establecidos en las empresas para proteger el
activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la
eficiencia operativa y optimizar la calidad de la
información económico-financiera. Se ha centrado en
el terreno administrativo, contable y financiero. La necesidad de
la auditoría interna se pone de manifiesto en una empresa
a medida que ésta aumenta en volumen, extensión
geográfica y complejidad y hace imposible el control
directo de las operaciones por parte de la dirección. Con
anterioridad, el control lo ejercía directamente la
dirección de la empresa por medio de un permanente
contacto con sus mandos intermedios, y hasta con los empleados de
la empresa. En la gran empresa moderna esta peculiar forma de
ejercer el control ya no es posible hoy día, y de
ahí la emergencia de la llamada auditoría interna.
De este trabajo se tomará la metodología de la
auditoria y los principales documentos que se utilizan en las
fases de planeamiento, ejecución, informe y seguimiento de
las recomendaciones.

• JUSTIFICACIÓN

• JUSTIFICACIÓN
  METODOLÓGICA

En este trabajo en primer lugar se ha identificado la
problemática, consistente en la falta de mejora continua
institucional en las Cooperativas de Ahorro y crédito,
sobre dicha problemática se han formulado las posibles
soluciones a través de las hipótesis; luego se ha
establecido los propósitos que persigue el trabajo por
intermedio de los objetivos. Todos estos elementos se han formado
en base a las variables e indicadores de la investigación.
Todo lo anterior tiene el sustento en una metodología de
investigación que identifica el tipo, nivel y
diseño de investigación, la población y
muestra a aplicar; así como también las
técnicas e instrumentos para recopilar, analizar e
interpretar la información.

• JUSTIFICACIÓN
  TEÓRICA

La falta de mejora continua institucional puede
solucionarse mediante la auditoria integral. Este tipo de
auditoria es un examen al proceso administrativo general de las
Cooperativas de ahorro y crédito, es decir a la
planeación, organización, dirección o
ejecución, coordinación y control de los recursos y
actividades institucionales. Es un tipo de auditoría
completo que se desarrolla en un proceso que se inicia con la
planeación, continua con la ejecución y termina con
el informe correspondiente. Dicho informe contiene las
recomendaciones del caso que van a servir para llevar a cabo la
mejora continua institucional. Las recomendaciones estarán
referidas a la mejora de la economía y eficiencia
institucional, efectividad institucional y finalmente la
competitividad institucional. Pero la auditoria integral no se
queda allí, continua su trabajo mediante el seguimiento de
las recomendaciones para asegurar que se concreten las
recomendaciones y que contribuyen en la forma en la mejora
continua institucional.

La auditoría integral comprende el estudio y
evaluación del proceso administrativa de una empresa y por
tanto a los procedimientos administrativos y a los sistemas de
control interno presupuestario contable financiero de
información y de archivo. Es una actividad profesional
multidisciplinaria regulada por principios éticos y
técnicos con características propias y objetivos
específicos tendente a estudiar y evaluar al proceso
administrativo de una entidad básicamente desde los puntos
de vista cualitativo y cuantitativo en lo aplicable en aras de
proporcionar un servicio útil y oportuno para promover y
lograr eficiencia. Los preceptos normativos y obligatorios de la
auditoria integral están plasmados en el código de
ética, las guías y los boletines promulgados por la
academia mexicana de auditoria integral y las normas y
procedimientos de auditoria del Instituto Mexicano de Contadores
Certificados

La auditoria integral, es una auditoria del presente y
para el futuro una evaluación preventiva a diferencia del
examen de los estados financieros que clásicamente es el
ejemplo mas representativo de una evaluación
numérica y a posteriori. Está conformada por
auditorias numéricas (financieras) y no numéricas
(administrativas) recurrentes, secuenciales y esporádicas
con un determinado campo de acción y objetivos
específicos que obligadamente deben culminar con un
informe (diagnostico). Su objetivo primordial es promover y
lograr productividad redituabilidad eficacia y economía,
la obtención del óptimo costo-beneficio y del
principio hedonístico de la economía: el
máximo de beneficios con el mínimo de costos y
esfuerzos. En este caso lo que podría variar seria la
óptica es diferente si esto lo contempla un hombre de
negocios el gerente de un planta un analista o un economista,
dado que su gran enfoque primario consiste en determinar
problemas " hallazgos " ineficiencias de operación y
observaciones la auditoria integral podría dar una imagen
negativa y /o destructiva (punto de vista que probablemente seria
el del involucrado en las ineficiencias operativas) esto debe ser
contrarrestado por el auditor integral con lo constructivo de sus
recomendaciones.

• JUSTIFICACIÓN
  PRÁCTICA

Este trabajo podrá ser aplicado en las
Cooperativas de Ahorro y crédito, para lograr
economía, eficiencia, efectividad y competitividad. Todas
estas variables son necesarias que alcancen las Cooperativas para
facilitar la mejora continua institucional.

• IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACION

La importancia está dada por el hecho de
contribuir a la mejora continua institucional de las cooperativas
de ahorro y crédito.

Asimismo, porque permite plasmar el proceso de
investigación científica y los conocimientos y
experiencia profesional.

• ALCANCES Y LIMITACIONES

DELIMITACIÓN ESPACIAL

Este trabajo se ha desarrollado en las cooperativas de
ahorro y crédito de Lima Metropolitana.

DELIMITACIÓN TEMPORAL

Esta investigación ha comprendido el periodo que
se inicia el año 2006 hasta la actualidad. Aunque el
modelo de investigación más que al pasado,
está enfocado al futuro, por que en ese periodo se busca
que la auditoria integral facilite la mejora continua
institucional de las cooperativas de ahorro y
crédito.

DELIMITACIÓN SOCIAL

En el proceso del trabajo se ha establecido relaciones
sociales con los socios, delegados, directivos y otros
relacionados con las cooperativas de ahorro y crédito de
Lima Metropolitana.

DELIMITACIÓN CONCEPTUAL:

• Auditoria integral

• Mejora continua institucional.

• Cooperativas de ahorro y crédito.

Teorías
generales relacionadas con el tema

• TEORÍA GENERAL DE LA
  ADMINISTRACIÓN

Interpretando a Robbins & Coulter
(2011)[11], la administración es la
coordinación de recursos humanos, materiales,
tecnológicos y económicos con la finalidad de
maximizar la productividad de una entidad. La
administración se lleva a cabo en el marco del proceso
administrativo que comprende la planeación;
organización; ejecución; control. Al respecto los
partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran
la administración como una actividad compuesta de ciertas
sub-actividades que constituyen el proceso administrativo
único. Este proceso administrativo formado por 4 funciones
fundamentales, planeación, organización,
ejecución y control. Constituyen el proceso de la
administración. Una expresión sumaria de estas
funciones fundamentales de la administración es: i) La
planeación para determinar los objetivos en los cursos de
acción que van a seguirse; ii) La organización para
distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para
establecer y reconocer las relaciones necesarias; iii) La
ejecución por los miembros del grupo para que lleven a
cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo; iv) El
control de las actividades para que se conformen con los
planes.

PLANEACIÓN:

Interpretando a Robbins & Coulter
(2011)[12], para un gerente y para un grupo de
empleados es importante decidir o estar identificado con los
objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es
alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita
hacerse? ¿Cuándo y como se hará? Cuales
serán los necesarios componentes del trabajo, las
contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o
un patrón integrando predeterminando de las futuras
actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar,
del propósito de ver hacia delante. Las actividades
importantes de planeación son las siguientes: a) Aclarar,
amplificar y determinar los objetivos; b) Pronosticar; c)
Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se
hará el trabajo; d) Seleccionar y declarar las tareas para
lograr los objetivos; e) Establecer un plan general de logros
enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores
de desempeñar el trabajo; f) Establecer políticas,
procedimientos y métodos de desempeño; g) Anticipar
los posibles problemas futuros; h) Modificar los planes a la luz
de los resultados del control.

ORGANIZACIÓN.

Interpretando a Robbins & Coulter
(2011)[13], después que la dirección
de las acciones futuras hayan sido determinadas, el paso
siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o
señalar las necesarias actividades de trabajo entre los
miembros del grupo e indicar la participación de cada
miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta
guiado por la consideración de cosas tales como la
naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo
y las instalaciones físicas disponibles. Estas actividades
componentes están agrupadas y asignadas de manera que un
mínimo de gastos o un máximo de satisfacción
de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo
similar, si el grupo es deficiente ya sea en él numero o
en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales
miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad
componente se enfrenta a su propia relación con el grupo y
la del grupo con otros grupos de la empresa. Las actividades
importantes de organización son las siguientes: a)
Subdividir el trabajo en unidades operativas; b) Agrupar las
obligaciones operativas en puestos; c) Reunir los puestos
operativos en unidades manejables y relacionadas; d) Aclarar los
requisitos del puesto; e) Seleccionar y colocar a los individuos
en el puesto adecuado; f) Utilizar y acordar la autoridad
adecuada para cada miembro de la administración; g)
Proporcionar facilidades personales y otros recursos; h) Ajustar
la organización a la luz de los resultados del
control.

EJECUCIÓN.

Interpretando a Robbins & Coulter
(2011)[14], para llevar a cabo físicamente
las actividades que resulten de los pasos de planeación y
organización, es necesario que el gerente tome medidas que
inicien y continúen las acciones requeridas para que los
miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes
utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción
está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar
a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su
propia creatividad y la compensación a esto se le llama
ejecución. Las actividades importantes de la
ejecución son las siguientes: a) Poner en practica la
filosofía de participación por todos los afectados
por la decisión; b) Conducir y retar a otros para que
hagan su mejor esfuerzo; c) Motivar a los miembros; d) Comunicar
con efectividad; e) Desarrollar a los miembros para que realicen
todo su potencial; f) Recompensar con reconocimiento y buena paga
por un trabajo bien hecho; g) Satisfacer las necesidades de los
empleados a través de esfuerzos en el trabajo; h) Revisar
los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados
del control.

CONTROL.

Interpretando a Robbins & Coulter
(2011)[15], los gerentes siempre han encontrado
conveniente comprobar o vigilar lo que sé esta haciendo
para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma
satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un
buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para
ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura
que la empresa será un éxito. Pueden presentarse
discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos
inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al
gerente para que se emprenda una acción correctiva. Las
actividades importantes de control son las siguientes: a)
Comparar los resultados con los planes generales; b) Evaluar los
resultados contra los estándares de desempeño; c)
Idear los medios efectivos para medir las operaciones; d)
Comunicar cuales son los medios de medición; e) Transferir
datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las
variaciones; f) Sugerir las acciones correctivas cuando sean
necesarias; g) Informar a los miembros responsables de las
interpretaciones; h) Ajustar el control a la luz de los
resultados del control.

INTERRELACIÓN ENTRE LAS
FUNCIONES

Interpretando a Robbins & Coulter
(2011)[16], en la practica, las cuatro funciones
fundamentales de la administración están de modo
entrelazadas e interrelacionadas, el desempeño de una
función no cesa por completo (termina) antes que se inicie
la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en
particular, sino como parezca exigirlo la situación. Al
establecer una nueva empresa el orden de las funciones
será quizás como se indica en el proceso pero en
una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control en
un momento dado y a continuación de esto ejecutar y luego
planear. La secuencia deber ser adecuada al objetivo
específico. Típicamente el gerente se haya
involucrado en muchos objetivos y estará en diferentes
etapas en cada uno. Para el no gerente esto puede dar la
impresión de deficiencia o falta de orden. En tanto que en
realidad el gerente talvés esta actuando con todo
propósito y fuerza. A la larga por lo general se coloca
mayor énfasis en ciertas funciones más que en
otras, dependiendo de la situación individual. Así
como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que
otras puedan ponerse en acción.

La ejecución efectiva requiere que se hayan
asignado actividades a las personas o hayan realizado las suyas
de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera
el control no puede ejercerse en el vació debe haber algo
que controlar. En realidad, la planeación esta involucrada
en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De igual manera
los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y
controlar con efectividad. Cada función fundamental de la
administración afecta a las otras y todas están
relacionadas para formar el proceso administrativo

DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DE LOS
OBJETIVOS

Interpretando a Robbins & Coulter
(2011)[17], un objetivo administrativo es el
propósito que se persigue, que prescribe un ámbito
definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de
planeación de un gerente. Esta definición incluye 4
conceptos, desde el punto de vista del gerente son: 1) Meta es la
mira que va a perseguirse y deber ser identificada en
términos claros y precisos. No se habrá de
confundir una meta con el área general de actividades
deseadas, el hacerlo así pone en énfasis en los
medios, no en la mira. 2) Ámbito de la meta que se
persigue esta incluida en la declaración de los
límites o restricciones presitos que deberán
observarse. 3) Así mismo un objetivo connota un
carácter definitivo. Los propósitos declarados en
términos vagos o de doble significado tienen poco o
ningún valor administrativo porque están sujetos a
varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es
confusión y disturbio. 4) La dirección esta
indicada por el objetivo. Muestra los resultados que deben
buscarse y aparta esos resultados de los muchos objetivos
posibles que de otra forma podrían buscarse. Esta
dirección proporciona los cimientos para los planes
estratégicos apropiados que deben formularse para alcanzar
los objetivos. Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden
retardar el éxito de la administración y sofocar
las operaciones en cualquier organización. Una sugerencia
provechosa para todo gerente es concentrarse
periódicamente y reiterar los objetivos buscados y luego
determinar si la acción que en la actualidad se sigue esta
en verdad contribuyendo al logro de esas metas. Tal practica
ayuda a minimizar las dificultades que tienen muchos miembros de
la administración y sus subordinados para saber cuales son
sus objetivos actuales, identificándolos tanto para ellos
como para sus asociados, poniéndolos al día y
usándolos con eficiencia en su trabajo
administrativo.

En toda organización hay muchos objetivos pero
algunos objetivos comunes a todas las organizaciones incluyen los
que siguen: 1) Proporcionar varios productos y servicios; 2)
Estar delante de la competencia; 3) Crecer; 4) Aumentar las
utilidades, aumentando las ventas y disminuyendo los cotos; 5)
Proporcionar bienestar y desarrollo a los empleados; 6) Mantener
operaciones y estructura organizacional satisfactoria; 7) Ser un
ciudadano empresarial socialmente responsable; 8) Desarrollar el
comercio internacional.

Estas áreas clave de resultado son: 1)
Rentabilidad (grado de utilidad); 2) Posición en el
mercado; 3) Productividad; 4) Liderazgo del producto; 5)
Desarrollo del personal; 6) Actividades de los empleados; 7)
Responsabilidad publica; 8) Equilibrio entre los planes a corto y
largo plazo. Establecer metas para cada una de estas
áreas, llevarlas a cabo y evaluar los resultados logrados
son partes importantes de los esfuerzos administrativos de la
compañía.

Los objetivos pueden clasificarse según el tiempo
de la siguiente manera: 1) Objetivos a corto plazo: por lo
general se extienden a un año o menos. Por ejemplo el
objetivo de la compañía es alcanzar 3 millones de
ventas brutas para el año 20XX y un objetivo personal de
vender 3 nuevos contratos en el mes de marzo del 20XX. 2)
Objetivos a mediano plazo: Por lo general cubren periodos de 1 a
5 años por ejemplo crecer a 8 oficinas regionales del 20XX
al 20YY. 3) Objetivos a largo plazo: se extienden más
allá de 5 años. Por ejemplo buscar establecerse en
10 países extranjeros para el año 20ZZ. Esta
división de las metas es una de las más antiguas
clasificaciones y la más ampliamente aceptada.

Los objetivos también pueden clasificarse en: 1)
Objetivos primarios: por lo general están relacionados con
una compañía no con un individuo. Por ejemplo:
proporcionar bienes y servicios para el mercado realizando una
utilidad al proveer tales bienes y servicios, se les ofrece a los
consumidores lo que desean y se pueden dar recompensas a los
miembros participantes de la compañía. 2) Objetivos
secundarios: Ayudan a realizar los objetivos primarios e
identifican las miras para los esfuerzos destinados a aumentar la
eficiencia y la economía en el desempeño del
trabajo de los miembros organizacionales. 3) Objetivos
individuales: Como lo implica su nombre, son los objetivos
personales de los miembros individuales de una
organización sobre una base diaria, semanal, mensual o
anual. Dependiendo del punto de vista que se tome se alcanzan
siendo subordinados a los objetivos primarios o secundarios de la
organización o haciendo que tales objetivos apoyen en
forma realista la realización de los objetivos
individuales. Las necesidades que un individuo intenta satisfacer
trabajando en una organización en las relaciones entre el
incentivo de una organización y las contribuciones
individuales son interdependientes. 4) Objetivos Sociales: se
refieren a las metas de una organización para la sociedad,
se incluye el compromiso de dar apoyo al cumplimiento de
requerimientos establecidos por la comunidad y varias
dependencias gubernamentales que se refieren a la salud,
seguridad, practicas laborales, reglamentación de precios
y contaminación ambiental. Además se incluyen los
objetivos orientados a aplicar el mejoramiento social,
físico y cultural de la comunidad.

MEDICIÓN DE OBJETIVOS

Interpretando a Robbins & Coulter
(2011)[18], la determinación de lo que deba
medirse y como debe medirse presenta dificultades en especial en
las áreas en donde los objetivos son un tanto abstractos
como la lealtad a los empleados, desarrollo del empleado o la
responsabilidad social, sin embargo tales áreas pueden
hacerse aproximaciones y obtenerse resultados razonablemente
satisfactorios. Hablando en términos generales los
gerentes comerciales están mejor capacitados para medir
sus metas que los gerentes de organizaciones no comerciales,
tales como hospitales, agencias gubernamentales y universidades.
Por ejemplo los comerciales cuentan con muchas fuentes de
información que miden logros en varios factores en toda la
organización. Típicas son las medidas de los medios
físicos y financieros para adquirir y manejar recursos
suficientes como las razones de tazas de rendimientos, de
rotación o las relaciones pasivo capital. Las medidas de
la producción que incluye la utilización de
maquinas y la productividad laboral son comunes lo mismo que las
medidas de mercadotecnia que se refieren a la penetración
de las ventas y la efectividad de la publicidad.

JERARQUÍA DE LOS OBJETIVOS

Para toda empresa existe una jerarquía de
objetivos. Esta puede abarcar los objetivos que se refieren a las
empresas en general como las que se relacionan con los deseos de
los clientes al igual que con él público y la
sociedad en general. Sin embargo la jerarquía contiene
más comúnmente solo los objetivos dentro de la
empresa. En el nivel superior de la organización y
proporcionando el objetivo para todos los esfuerzos
organizacionales se encuentran el objetivo u objetivos
principales – subordinados, pero definitivamente
relacionados con los objetivos principales se encuentran los
objetivos derivados incluyendo los objetivos departamentales que
fijan la recta de segmentos particulares de las unidades
organizacionales de la empresa. Estos objetivos departamentales a
su vez tienen objetivos de grupo subordinados que en
sub-secuencia se dividen en objetivos de la unidad y por ultimo
en objetivos individuales. La realización de cada objetivo
subsidiario debe contribuir a la realización de su
respectivo objetivo inmediato superior, proporcionando así
un patrón de objetivos totalmente integrado y armonioso
para todos los miembros de la empresa. Para una máxima
efectividad un objetivo debe ser significativo y oportuno para el
individuo.

GUÍAS PARA LOS OBJETIVOS