Sistema automatizado de control de inventario, depósito de aduana (página 2)
d) Participación: Parte
activa en el mejoramiento continuo de la gestión y
procesos en pro del logro de la misión,
visión y objetivos de la empresa, promoviendo
mecanismos que involucren la participación de
los trabajadores, sindicatos, directivos y
accionistas.
e) Compromiso: Propiciar y fortalecer la
identificación y lealtad del trabajador con la
organización, para el logro de la
misión, visión y objetivos de la empresa,
impulsando mecanismos que permitan el desarrollo y
reconocimiento del recurso humano.
Fomentar el desarrollo, la participación del
recurso humano y el mejoramiento continuo, en los procesos de
explotación de Bauxita y producción de
Alúmina, cumpliendo con las normas de calidad, ambiente y
seguridad, para satisfacer los requerimientos y expectativas de
nuestros clientes, con altos niveles de rentabilidad y
competitividad.
2.13 OBJETIVOS DE LA CALIDAD
1. Satisfacer los requerimientos de
Alúmina de la industria nacional.2. Mejorar la imagen institucional y contribuir
con la conservación del ambiente.3. Cumplir con los requerimientos del
cliente.4. Mejorar la eficacia de los procesos
operativos y administrativos.5. Incrementar los niveles de
producción.6. Desarrollar capacidades del recurso
humano.2.14 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE CVG
BAUXILUM
La máxima autoridad presente en la planta es el
Presidente, el cual tiene como finalidad dirigir la
administración, funcionamiento y control operativo de la
gestión empresarial de CVG BAUXILUM hacia el logro de la
misión, visión y objetivos previstos de la empresa
en concordancia con las disposiciones de la Junta Directiva y la
Asamblea de Accionistas. La Presidencia controla de manera
directa a todas las Gerencias. (ver Figura 1).
Figura 1. Organigrama Gerencial de CVG
BAUXILUM
Fuente: Sistemas de Documentos Internos
de CVG BAUXILUM
En un rango más abajo se sitúa el
Consultoría Jurídica y Auditoría Interna que
se encargan de prestar asesoría legal en la
interpretación en la aplicación de leyes, decretos
y reglamentos, contenidos en la rama de derecho administrativo,
público, civil, mercantil y laboral, que condicionan la
gestión empresarial a fin de asegurar una adecuada
orientación en las políticas y toma de decisiones
de la empresa y de evaluar el sistema de control interno de los
sistemas administrativos y de información gerencial,
así como el examen de los registros y estados financieros,
a fin de determinar su confiabilidad, apoyando a la
organización en la consecución de sus objetivos y
metas, y alcanzando la eficiencia, eficacia y economía de
las operaciones, de conformidad con la normativa dentro de la
cual opera, respectivamente.
El próximo eslabón en la estructura
organizativa de CVG BAUXILUM lo ocupan la Gerencia de Asuntos
Públicos que tiene por finalidad garantizar el
diseño e implementación de estrategias
comunicacionales y la coordinación de programas
culturales, deportivos y recreativos, que contribuyan a
consolidar la imagen institucional de la empresa y la Gerencia de
Planificación y Presupuesto que es la encargada de
asesorar a la organización en la toma de decisiones y en
el diseño e implantación de metodologías de
planificación y control, a los fines de optimizar los
procesos y mejorar los resultados en la gestión de la
Empresa. La gerencia de Asuntos Públicos tiene bajo su
cargo a la División de Información y Relaciones
Públicas, a la División de Cultura y Deportes y a
la División de Relaciones Institucionales Bauxita (ver
Figura 2).
Figura 2. Organigrama de la Gerencia de
Asuntos Públicos
Fuente: Sistemas de Documentos Internos
de CVG BAUXILUM
Mas abajo en el organigrama se encuentra la Gerencia de
Ingeniería Industrial que tiene dentro de sus funciones
suministrar servicios de asesoría y asistencia
técnica en materia de Ingeniería Económica y
de Métodos, que contribuyan a garantizar la calidad de
gestión y la optimización y control del uso de los
recursos de la empresa, así como la mejora continua de sus
procesos. En el mismo nivel se ubica la Gerencia de
Tecnología de la Información que trabaja en
función de brindar soluciones integrales para la
organización y sus procesos, a través de la
utilización de la tecnología de información
y alineados con las estrategias de la Empresa. Además
tiene bajo su custodia al Departamento de Coordinación
SISA y a las Divisiones Centro de Atención a Usuarios,
Sistemas Automatizados, Infraestructura, Organización y
Procedimientos y Soporte Bauxita (ver Figura 3).
Figura 3. Organigrama de la Gerencia de
Tecnología de la Información
Fuente: Sistemas de Documentos Internos
de CVG BAUXILUM
En el siguiente nivel se encuentran las Gerencias de 1)
Personal, 2) Administración Financiera, 3)
Logística, 4) Comercialización y 5) Proyecto e
Ingeniería. Sus funciones se presentan a
continuación:
1) Garantizar la disponibilidad del recurso
humano requerido, acorde con las estrategias de
captación, desarrollo y mantenimiento de personal de
la Empresa, así como asegurar las condiciones
básicas para que la actividad laboral se desarrolle
dentro de los parámetros de eficiencia y productividad
y de protección industrial. Tiene bajo su cargo a la
División de Asuntos Laborales, División
Seguros, División Desarrollo de Personal,
División Empleo y Compensación, División
Administración de Beneficios, División
Servicios al Personal, División Protección
Industrial y División de Protección de Planta
Bauxita (ver Figura 4).
Figura 4. Organigrama de la Gerencia
de PersonalFuente: Sistemas de Documentos
Internos de CVG BAUXILUM3) Gerenciar la capacitación,
control y uso de los recursos financieros, así
como garantizar la emisión oportuna y confiable de
la información financiera, contribuyendo a
maximizar el valor de la empresa. La Gerencia de
Administración Financiera controla las
áreas de Coordinación de Asuntos Fiscales,
División Tesorería, División Control
de Compromisos, División Contabilidad General y
Control de Activos, División Contabilidad de
Costos y División Finanzas Bauxita (ver Figura
5).
Figura 5. Organigrama de la Gerencia
de Administración FinancieraFuente: Sistemas de Documentos
Internos de CVG BAUXILUM4) Garantizar el abastecimiento de insumos,
bienes, obras y servicios requeridos por la empresa, en
términos de rentabilidad, calidad y oportunidad
exigidos. Los Departamentos que conforman esta Gerencia
son los siguientes: Secretaría Comisión de
Licitaciones, Coordinación de Programas Socio-
industriales, División Planificación y
Adquisición de Stock, División
Adquisición de Cargo Directo Alúmina,
División Suministros Bauxita, División
Almacén Alúmina, División
Tráfico y Aduana y la División Servicios
Generales. Ver Figura 6.
Figura 6. Organigrama de la Gerencia
de LogísticaFuente: Sistemas de Documentos
Internos de CVG BAUXILUM5) Asegurar la colocación de
Alúmina y Bauxita, la adquisición de
materias primas e insumos asignados a la gestión
de la unidad, en los mercados nacionales e
internacionales, en los mejores términos de
calidad, oportunidad y precios.6) Garantizar la ejecución de los
proyectos de modernización, sostenimiento y
rutinarios requeridos para la planta de alúmina,
en las fases de diseño conceptual,
construcción, instalación y puesta en
marcha. Está formada y controla a la
Coordinación de Proyecto de Modernización
de Planta, a la Superintendencia de Planificación
y Control de Proyectos y a la Superintendencia de
Ingeniería de Planta. (ver Figura 7).
Figura 7. Organigrama de la Gerencia
de Proyecto e IngenieríaFuente: Sistemas de Documentos
Internos de CVG BAUXILUMEn el siguiente peldaño de la Estructura
Organizativa de CVG BAUXILUM se ubica la Gerencia General de
Operaciones de Planta y la Gerencia General de Operaciones de
Mina. La primera tiene dentro de sus funciones principales
dirigir las gestiones manufactureras de Alúmina hacia
el logro de objetivos y metas de producción previstas,
de acuerdo a condiciones y parámetros establecidos,
que permitan mantener niveles de rentabilidad, seguridad,
calidad y competitividad en el desempeño de las
operaciones, a fin de satisfacer los intereses de la Empresa.
Desde aquí se maneja todo lo relacionado con
Asistencia Administrativa, Manejo de Lodo, Manejo de
Materiales, Ambiente, Prevención y Gestión de
la Calidad, Producción, Mantenimiento y Control de
Calidad y Procesos (ver Figura 8). Por su parte, la Gerencia
General de Operaciones en Mina tiene como labor dirigir los
procesos de exploración, explotación,
extracción y manejo de la Bauxita hacia el logro de
las metas de producción, de acuerdo a las condiciones
y parámetros de calidad establecidos, garantizando las
ventajas especiales a beneficio de la nación,
establecidas en la extensión de concesión de
Bauxita aprobada por el Ejecutivo Nacional. Esta Gerencia
está conformada por la Coordinación Asistencia
Administrativa Bauxita, División Ambiente,
Prevención y Salud, Coordinación
Ingeniería Industrial, Gerencia Servicios y Desarrollo
Social, Gerencia Personal Bauxita, Gerencia Mina., Gerencia
Manejo de Mineral y Gerencia de Ingeniería y Servicios
(ver Figura 9).Figura 8. Organigrama de la Gerencia
General de Operaciones de PlantaFuente: Sistemas de Documentos
Internos de CVG BAUXILUMFigura 9. Organigrama de la Gerencia
General de Operaciones de MinaFuente: Sistemas de Documentos
Internos de CVG BAUXILUM2.15 GERENCIA
LOGÍSTICA
2.15.1 OBJETIVO
Garantizar el abastecimiento de insumos, bienes,
obras y servicios requeridos por la Empresa, en
términos de rentabilidad, calidad y oportunidad
exigidos.2.15.2 FUNCIONES
1. Establecer estrategias y mecanismos de
comercialización y adquisición, para la
ejecución del plan de procura de bienes,
materiales, obras y servicios de la Empresa.2. Garantizar la planificación,
programación y control de las adquisiciones
requeridas en la Empresa, en términos de calidad,
cantidad, oportunidad y costos; cumpliendo con lo
establecido en la Ley de Licitaciones y su Reglamento y
la Normativa de la empresa.3. Asegurar el apoyo logístico y
administrativo que demande el proceso de procura de
bienes, obras, servicios, sujeto a licitaciones; mediante
la coordinación y ejecución de los procesos
licitatorios de CVG BAUXILUM, en cumplimiento con los
plazos y condiciones establecidos dentro de la normativa
legal y procedimental vigente.4. Asegurar la guardia y custodia del
expediente licitatorio contentivo de toda la
documentación de respaldo del proceso, y mantener
bajo custodia las fianzas de las licitaciones hasta la
ejecución, cumplimiento o finalización del
convenio o contrato.5. Asegurar los servicios de
recepción, identificación,
ubicación, custodia, preservación y
despacho de los materiales, insumos y
repuestos.6. Garantizar la administración
eficiente de los almacenes de materiales y repuestos,
requeridos para el cumplimiento de los planes de
producción, mantenimiento y servicios.7. Garantizar el establecimiento y
actualización del Registro de Proveedores,
así como de mecanismos de atención y
suministro de información a
proveedores.8. Asegurar la actualización de
precios de la Estructura de Costos inicial elaborada por
la Gerencia de Ingeniería Industrial y la Gerencia
de Proyecto e Ingeniería, para el presupuesto base
referencial en los procesos de contratación de
obras y servicios de la Empresa.9. Garantizar la elaboración de los
estimados de costos por consulta de precios,
análisis de precios unitarios de servicios,
reconsideraciones de precios de bienes, obras y
servicios, y mantener actualizado la base de datos de
costos y precios, a los fines de facilitar la
gestión de compras.10. Garantizar la nacionalización de
los bienes, insumos y materia prima, conforme a las
normativas y disposiciones legales vigentes.11. Establecer lineamientos y planes de
acción para garantizar la prestación de
servicios generales de oficina y de mantenimiento,
conservación y limpieza de oficinas, áreas
verdes e infraestructura, y la administración de
la flota de vehículos oficiales de la
Empresa.12. Formular el presupuesto anual de
compras de bienes, materiales, servicios e inventarios de
CVG BAUXILUM, a fin de asegurar la continuidad en las
áreas productivas de la Empresa.13. Presentar informes de resultados de la
gestión desarrollada, manteniendo seguimiento y
control sobre las desviaciones detectadas.14. Establecer planes estratégicos y
mecanismos de evaluación y control de su
gestión, coherentes con las metas y objetivos
estratégicos de la Empresa.15. Garantizar la implantación y
cumplimiento de las metodologías de
planificación y control, Normas ISO y Normas y
Procedimientos que se establezcan para la Empresa,
inherentes a su área de gestión.
CAPÍTULO
IIIMarco
teórico3.1 ¿QUÉ ES UNA BASE DE
DATOS?
Es un conjunto exhaustivo no redundante de datos
estructurados y organizados independientemente de su
utilización y su implementación en
máquina accesibles en tiempo real y compatibles con
usuarios concurrentes con necesidad de información
diferente y no predicable en tiempo.Los programas de gestión de base de datos
están programados para realizar operaciones que nos
permiten acceder y, eventualmente, modificar los datos
almacenados.Estas operaciones consisten en la
introducción, cancelación, modificación
y búsqueda de datos a partir de los criterios
seleccionados por el usuario de orden, clasificación e
impresión de los listados.El programa más difundido a escala mundial
para estos fines es el Microsoft Access que no es más
que un sistema gestor de bases de datos relacionales o
SGBD.3.2 VENTAJAS EN EL USO DE BASES DE
DATOS
La utilización de bases de datos como plataforma
para el desarrollo de Sistemas de Aplicación en las
Organizaciones se ha incrementado notablemente en los
últimos años, se debe a las ventajas que ofrece
su utilización, algunas de estas son:Globalización de la información: permite
a los diferentes usuarios considerar la
información como un recurso corporativo que carece
de dueños específicos.Eliminación de información
inconsistente: si existen dos o más archivos con
la misma información, los cambios que se hagan a
éstos deberán hacerse a todas las copias
del archivo de facturas.Permite compartir información.
Permite mantener la integridad en la
información: la integridad de la
información es una de sus cualidades altamente
deseable y tiene por objetivo que sólo se almacena
la información correcta.Independencia de datos: el concepto de independencia
de datos es quizás el que más ha ayudado a
la rápida proliferación del desarrollo de
Sistemas de Bases de Datos. La independencia de datos
implica un divorcio entre programas y datos.
3.3 TIPOS DE BASE DE DATOS
Esencialmente, existen dos tipos de bases de datos:
3.3.1 FLOT-FILE
Tipo Excel, en donde todos los datos relacionados entre
ellos se sitúan en una única tabla con el
consiguiente problema que cada noticia común a
diversos informes debe repetirse para cada uno de ellos.3.3.2 VÍNCULOS
Como Access, en donde se utilizan varias tablas vinculadas
entre ellas. Un vínculo permite introducir
información de una tabla en el informe de otra a
través de un identificador (Id). Las ventajas que
ofrece una base de datos vinculada son diferentes:Ahorro de tiempo, ya que los mismos datos se
introducen una sola vez.Ahorro de espacio, ya que la base de datos tiene
dimensiones más reducidas.Reducción de errores determinados por la
introducción de datos.
3.4 ELEMENTOS DE LAS BASES DE DATOS
3.4.1 TABLAS
Una tabla es un conjunto de datos que se refieren a
un determinado argumento. Los datos se subdividen en columnas
(campos) y filas (registros); cada campo contiene un
único dato relativo, por ejemplo, a una persona,
mientras que un registro contiene todas las informaciones
relativas a la misma persona.Para crear una tabla se debe seleccionar el
botón Nuevo en Tablas y en la ventana que se abre,
seleccionar una de las posibilidades que presenta:Vista de hoja de datos: para crear una nueva
tabla en la que se pueden añadir, modificar o
analizar los registros.Vista diseño: para crear o modificar la
estructura de una tabla. En la parte superior de la
ventana tabla se especifican los campos que se desean
insertar, mientras que en la parte inferior se
especifican las propiedades para cada campo que sirven
para mejorar la funcionalidad de la base de
datos.Asistente para tablas: para crear
automáticamente una tabla. Abra la primera
ventana. En su interior seleccionaremos el tipo de tabla
en el recuadro "Tabla de ejemplos" y los campos que
deseamos introducir en el recuadro "Campos de ejemplo".
Para estos campos debemos seleccionar el campo y hacer
click en el botón de Insertar>, haciendo click
sobre otro> aparecen adjuntos todos los campos.
Haciendo click sobre Siguiente, se abre la segunda
ventana en donde le daremos el nombre de la tabla, para
hacer de nuevo click en Siguiente.
En la tercera elegiremos sí, una vez creada
la tabla si desea:Modificar el diseño de la
tablaIntroducir datos directamente en la
tablaIntroducir datos en la tabla usando un
formulario que crea el AsistenteImportar tabla: importa tablas de un archivo
externo a la base de datos. Se solicitará la
carpeta y el nombre del archivo deseado.Vincular tabla: crea tablas en la base de datos
actual que están vinculadas a tablas de un archivo
externo.
Una vez creada la tabla, es posible visualizarla en
Vista diseño o Vista hoja de datos.3.4.2 CONSULTAS
La funcionalidad de una base de datos se encuentra
en su capacidad de ver los datos deseados organizados en base
a un cierto orden. Una consulta es una herramienta que
consiste en poder solicitar los datos memorizados. Las
más frecuentes son las de selección que
consisten en ver los datos de las tablas, analizarlos y,
eventualmente, modificarlos. Los datos solicitados se
visualizan en una Dynaset, que muestra un conjunto
dinámico de datos procedentes de una o más
tablas.Existe la posibilidad de agregar y modificar los
datos en el campo del Dynaset, así como en una tabla.
Las modificaciones tendrán efecto sobre las tablas de
origen de la misma base de datos. Con las consultas se
puede:Elegir determinados campos de una
tablaElegir los registros (por ejemplo, las personas
nacidas en un determinado año)Ordenar los registros (por ejemplo, en orden
alfabético ascendente o descendente)Ejecutar cálculos (campos calculados)
para, por ejemplo, crear un campo que multiplique el
precio por la cantidad existente y que después
memorice el resultado.
3.4.2.1 Tipos de consultas
a. Consultas de comandos: Una
consulta de comandos aporta modificaciones a muchos
registros con una única operación. Existen
cuatro tipos de consultas de comando:
i. Consultas de eliminación: este
tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o
más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de
utilizar una consulta de eliminación para
reemplazar los productos que se han dejado de producir o
para aquellos sobre los cuales no existen pedidos. Con
las consultas de eliminación siempre se eliminan
registros internos y no únicamente determinados
campos de su interior.ii. Consultas de actualización: este
tipo aporta modificaciones globales a uno o más
tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de aumentar
en un 10 por ciento el precio de todos los productos
lácteos o aumentar los salarios en un 5 por ciento
a las personas pertenecientes a una determinada
categoría laboral.iii. Consultas de alineación: estas
consultas agregan un grupo de registros de una o
más tablas al final de una o más tablas.
Supongamos, por ejemplo, que se han conseguido nuevos
clientes y existe una base de datos que contiene una
tabla de información sobre estos. En vez de
teclear nuevamente todas estas informaciones, se alinean
en la tabla correspondiente de Clientes.iv. Consultas de creación de tablas:
este tipo de consultas crea una nueva tabla
basándose en todos los datos o parte de estos
existentes en una o más tablas.
b. Consultas de parámetros:
una consulta de parámetros es una consulta que,
cuando se ejecuta, muestra una ventana de diálogo
que solicita informaciones, como por ejemplo criterios
para recuperar registros o un valor que se desea insertar
en un campo.c. Consultas de buscar duplicados:
encuentra los registros repetidos en una misma
tabla.3.4.3 MÁSCARAS O
FORMULARIOS
Los formularios permiten organizar los datos de
manera análoga a las fichas en los documentos a
rellenar, introducir los datos en la base de datos, verlos e
imprimirlos.Existe la posibilidad de crear un formulario
utilizando un asistente o bien automáticamente
mediante el Asistente para formularios. El Asistente para
formularios realiza más rápidamente el proceso
de creación de un formulario ejecutando
automáticamente todas las operaciones fundamentales.
En tal caso, al usuario se le solicitan las informaciones y
se crea un formulario basándose en las respuestas
dadas. También es posible ir a Vista Diseño
para personalizar el formulario.La ventana del formulario se visualiza en
Diseño, pero existen otras posibilidades para
visualizarla: Vista Diseño, Vista Formulario, Vista
Hoja de Datos y Vista Preliminar. Veamos:Vista diseño: se utiliza para crear un
nuevo formulario o para modificar las
características de uno ya existente.Vista Formulario: se utiliza para visualizar
todos los campos de los registros y hacerse una idea de
la forma del formulario.Vista Hoja de Datos: se utiliza para agregar,
modificar o ver los datos.Vista Preliminar: se utiliza para controlar el
aspecto que tendrá el formulario en la
página impresa.
Eligiendo Vista Diseño aparece un área
de trabajo organizada con las herramientas necesarias para la
realización de un diseño. En ella aparecen
etiquetas y controles vinculados a diversos campos, el cuadro
de herramientas, la paleta de colores y la lista de campos
(si el formulario no se ha realizado con el asistente, para
poder crear los controles debe hacer click sobre el nombre
del campo y arrastrarlo hasta el formulario).3.4.4 REPORT O INFORMES
Un informe es un conjunto de informaciones
organizadas y formateadas basándose en las exigencias
del usuario y consiste en extraer y presentar los datos bajo
el formato de facturas, etiquetas, postales, listines
telefónicos, otros.Existe la posibilidad de diseñar informes que
presenten las informaciones del modo que se desee gracias al
uso de diversos elementos gráficos, de texto, de
imágenes. Los informes son esenciales para organizar e
imprimir los datos en un estilo profesional.3.4.5 MACROS
Una macro ejecuta automáticamente una o
más operaciones repetidas, cada una de las cuales
recibe el nombre de acciones. Access viene provisto de una
lista de acciones utilizables para la creación de una
macro. Las macros sirven para:Abrir al mismo tiempo dos fichas y observar los
datos que hay vinculados entre ambasBuscar los informes
Automatizar las transferencias de
datos
3.4.6 MÓDULOS
Un módulo es básicamente un conjunto
de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se
almacenan en una unidad con nombre para organizar el
código de Microsoft Visual Basic.3.4.6.1 Tipos de
Módulos
a. Módulo Estándar:
módulo en el que puede colocar los procedimientos
Sub y Function que desee que estén disponibles
para otros procedimientos de la base de datos.b. Módulo de clase: módulo
que puede contener la definición de un nuevo
proyecto. Cada instancia de una clase crea un objeto
nuevo. Los procedimientos definidos en el módulo
se convierten en propiedades y métodos del objeto.
Los módulos de clase pueden existir solos o con
formularios e informes.
Las tablas, informes, formularios y consultas
aparecen en diversos momentos, pero están vinculados
entre ellos. Las tablas representan el centro de cada
actividad: el resto de objetos interactúan con los
datos indicados en las tablas.3.5 ALGUNAS CONSIDERACIONES SOBRE
DISEÑO DE BASES DE DATOS
Antes de ver lo que es el programa en sí es
importante que se tenga claro qué pasos hay que seguir
al diseñar una base datos.Es importante conocer exactamente para
qué se quiere usar la base de datos, qué
datos son los que interesan de los que existen en la
realidad y qué información se
necesitará extraer.Una vez que esto esté claro, se definen
las Tablas que compondrán la base de datos. Dentro
de cada tabla, se piensa qué campos serán
necesarios. Conviene detenerse y definir correctamente la
base de datos, ya que un mal diseño hará
que el sistema sea lento y los resultados no sean los
esperados.
3.6 ALMACÉN
El almacén es una unidad de servicio en la
estructura orgánica y funcional de una empresa
comercial o industrial, con objetivos bien definidos de
resguardo, custodia, control y abastecimiento generales de
materiales y productos. Este también se encarga de
realizar operaciones y actividades necesarias para
suministrar los materiales o artículos en condiciones
óptimas de uso y con oportunidad, de manera de evitar
paralizaciones por falta de ellos o inmovilizaciones de
capitales por sobre existencias.Los almacenes existen por dos motivos que se
mencionarán a continuación:1. Cuando existe un desequilibrio en los
ritmos de aprovisionamiento y de la
producción.2. En la distribución.
En cuanto se refiere a éste último
punto se tiene que tener en cuenta lo siguiente:a) Cuando hay un desequilibrio en los
ritmos de la producción y del consumo.b) Cuando existe un desequilibrio en el
tiempo del período de consumo y el de la
producción.c) Cuando las zonas de consumo se
encuentran alejadas de las de
producción.3.7 TIPOS DE
ALMACÉN
Terminados
Industriales
Materia Prima
Productos Semielaborados
Piezas Separadas
Piezas de Recambio
Herramientas y Utilaje
Aprovisionamiento en General
Productos
Almacenes De Distribución
Depósitos
Donde a continuación se mencionarán
algunos de los tipos de almacenes mas frecuentes.3.7.1 ALMACENES
INDUSTRIALES
Comprende el conjunto de almacenes de una industria
para almacenar las materias primas y los productos
terminados. Dentro de estos almacenes se pueden
mencionar:3.7.1.1 Almacén de Materia
Prima: Almacena las materias primas que intervienen
directamente en la composición de los productos
terminados.3.7.1.2 Almacén de Productos
Semielaborados: Dedicado al almacenamiento de los
materiales que han sufrido algunas transformaciones en el
proceso productivo.3.7.1.3 Almacén de Piezas de
Recambio: Para almacenar piezas destinadas al
servicio de posventa, con el objeto de efectuar
reparaciones.3.7.1.4 Almacén de Productos
Terminados: Destinados al almacenamiento de productos
para ser suministrados o entregados a los
clientes.3.7.1.5 Almacén de Herramientas y
Utilaje: Controla todos los aspectos relativos al
instrumental de producción, como herramientas,
plantillas, matrices, etc.; en nuestro caso corresponde a
almacén de mantenimiento.3.7.1.6 Almacén de
Aprovisionamiento en General: Para almacenamiento de
insumos que intervienen indirectamente en la
fabricación, tal es el caso de combustibles,
aceites, lubricantes, material de
embalaje.3.7.1.7 Almacén de
Distribución: Destinados a almacenar y vender
artículos, productos, colocados a
disposición del consumidor.3.7.1.8 Depósitos: Lugar
concebido y equipado para las mercaderías
colocadas en depósitos por trato entre el
depositante y el depositario. No hay que confundir con
aquel que normalmente se utiliza para guardar los bienes
que ya no se utilizan, es decir, los obsoletos, se guarda
sin criterio sin orden; esto es el concepto de
depósito.
3.8 EL RETO DEL
ALMACENAJE
Muchos no tienen conocimiento sobre la realidad del
almacenamiento y de su importancia en relación con los
costos de los productos y al servicio al cliente interno o
externo.A continuación se mencionan algunas de las
razones al respecto.El almacenaje es una labor unida a una mano de
obra intensiva en la industria, existiendo una gran
oportunidad para mejorar la productividad de los
almacenes y la calidad correspondiente por medio de un
activo seguimiento y con programas de entrenamiento y
educación para los trabajadores de estas
dependencias.Las construcciones nuevas son costosas; por lo
cual cada almacén debe de observar los
métodos de almacenar y manipular que están
empleando para mejorar la utilización del espacio
y darles más eficiencia.La presión para computarizar el
almacén es grande y es también una clave
importante para mejorar el tiempo de respuestas de los
pedidos, pero el nivel de entendimiento de la necesidad,
los beneficios y los requerimientos es bajo. La
administración debe tener cuidado en adoptar la
computarización y hacerlo después de que
los objetivos y expectativas de las computadoras
estén claramente definidas y sobre todo
entendidas.Los almacenes están continuamente
presionados por la competencia. Las presiones para
perfeccionar el Justo a Tiempo en los inventarios
están aumentando pero al mismo tiempo la variedad
de los productos se incrementa; algunos almacenes
aumentan sus inventarios pero otros los reducen. El
común denominador es que todos están
experimentando cambios.
3.9 SISTEMA AUTOMATIZADO
La automatización es un sistema donde se
trasfieren tareas de producción, realizadas
habitualmente por operadores humanos a un conjunto de
elementos tecnológicos.3.10 BENEFICIOS DE LA
AUTOMATIZACIÓN
Mejorar la productividad de la empresa,
reduciendo los costos de producción y mejorando la
calidad de la misma.Mejorar las condiciones de trabajo del personal,
suprimiendo los trabajos penosos e incrementando la
productividad. Realizar las operaciones imposibles de
controlar intelectual o manualmente.Mejorar la disponibilidad de los productos,
pudiendo proveer las cantidades necesarias en el momento
preciso.Simplificar el mantenimiento de forma que el
operario no requiera grandes conocimientos para la
manipulación del proceso productivo.
3.11 INVENTARIO
El Sistema de Inventario consiste en una serie de
opciones que permiten al usuario manejar toda la
información que corresponde al mantenimiento, en
general, de artículos a través del proceso de
vida de los mismos.3.12 CARACTERÍSTICAS
GENERALES
Por cada compañía se pueden
definir tantos inventarios como se requieran que operaran
en forma completamente independiente. El concepto de
múltiples inventarios se aplica cuando en una
misma compañía se venden artículos
en forma completamente separada. Otro uso de
múltiples inventarios es el separar un inventario
comercial, de un inventario de suministros
interno.Dentro de cada inventario, se definen bodegas y
artículos, tantos como se requieran.Permite llevar lotes de vencimiento de los
artículos (artículos
perecederos).Los artículos se llevan en costo
promedio. Dentro de la información que se le
asocia existe: código, descripción,
existencia, distribución de la existencia en las
diferentes bodegas, máximos y
mínimos.Se permiten configurar tantas unidades de medida
y conversión entre ellas según las
características del negocio en donde se incorpore
el sistema. Las conversiones entre unidades de medida, se
puede definir en forma genérica o asociarse
directamente a un artículo.La existencia de cada artículo tiene su
unidad de medida, pero todo movimiento se puede realizar
en cualquier unidad de medida que tenga relación
con la unidad base.Se puede controlar que no den existencias
negativas que distorsionan los costos. Sin embargo, si se
puede vender lo que no se tiene por medio de un esquema
denominado "salidas programadas" y/o back
orders.Además, a un artículo se le puede
indicar si es o no de servicio. Es decir, le permite al
sistema de Ventas del Open/SIDE la
facturación de artículos "tangibles";
así como la venta de servicios.Existe también artículos tipo
"kit" (Artículos que se componen de otros
artículos pero que se venden como uno
solo).Dentro de los movimientos que se encuentran en
este sistema se tienen las entradas, salidas, traslados y
ajustes.Las entradas se pueden incorporar en forma
directa o provenir desde el sistema de
Compras.Las salidas pueden provenir desde el sistema de
Ventas en forma automática o crearse desde
aquí.Los traslados son movimientos de salida de una
bodega con entrada a la otra. El traslado se realiza al
costo promedio del artículo.Los ajustes son movimientos que se pueden crear
directamente o que se generen automática desde el
módulo opcional de toma física de este
mismo producto.Se provee opcional de un modelo de toma
física, llevando el bloqueo de las bodegas y de
los artículos que se encuentran en esta
situación.Algunos reportes del sistema son:
catálogo de artículos, valuación de
artículos, control de existencias, vencimiento de
lotes, movimientos por artículo.Puede integrarse con el sistema de compras y el
sistema de ventas.Genera asientos en forma automática hacia
al sistema de Contabilidad. En el caso de los movimientos
anulados que ya generaron asiento se le creará en
forma automática el asiento de
reversión.
3.13 IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DEL
CONTROL DE INVENTARIOS
La importancia en el control de inventarios radica
en el objetivo primordial de toda empresa: obtener
utilidades.La obtención de utilidades reside en gran
parte de Ventas, ya que éste es el motor de la
empresa, sin embargo, si la función del inventario no
opera con efectividad, ventas no tendrá material
suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la
oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces,
sin inventarios, simplemente no hay ventas.El control del inventario es uno de los aspectos de
la administración que en la microempresa es muy pocas
veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un
responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta
fácil pero tediosa tarea.En todos los giros resulta de vital importancia el
control de inventarios, dado que su descontrol se presta no
sólo al robo hormiga, sino también a mermas y
desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las
utilidades.Por ejemplo, sin el efectivo control de los
inventarios dentro de un restaurante, las fortalezas propias
del giro (alta rentabilidad y liquidez) se convierten
automáticamente en debilidades.El manejo eficiente y eficaz del inventario trae
amplios beneficios inherentes: venta de productos en
condiciones óptimas, control de los costos,
estandarización de la calidad. Todo en aras de tener
mayores utilidades.También en la operación
propia de la empresa, los beneficios son
tangibles:Planeación de compras de la
empresa.
Al controlar el inventario se crea
información precisa, que será útil para
aprovisionarse de producto sin excesos y sin faltantes, ya
que se conocerán a ciencia cierta las fluctuaciones de
las existencias dependiendo de la época del año
en que esté.De acuerdo con el historial de ventas de la empresa
se puede determinar la cantidad necesaria para la compra
semanal, también mediante una hoja de
cálculo.La hoja de cálculo, una vez alimentada con
información generada diariamente, sugerirá de
manera aproximada qué tanto se debe comprar de cada
producto del inventario, una vez analizada la rotación
de cada producto durante un periodo de al menos 3
meses.Planeación del flujo de
efectivo.
El control de inventario permite conocer el monto de
la compra ya sea diaria o semanalmente, lo que
permitirá saber cuánto habrá de
invertir. Así se eliminarán o
postergarán gastos no propios a la operación de
la empresa, para no minar su liquidez.3.14 ADMINISTRACIÓN DE
INVENTARIOS
Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro,
de la rotación y evaluación del inventario de
acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la
empresa, ya que a través de todo esto determinaremos
los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera
razonable, pudiendo establecer la situación financiera
de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o
mantener dicha situación.3.14.1 FINALIDAD DE LA
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
La administración de inventario implica la
determinación de la cantidad de inventario que
deberá mantenerse, la fecha en que deberán
colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a
ordenar.3.14.2 ARGUMENTOS A FAVOR
Prever escasez
Es preferible ahorrar productos que
plataPermiten obtener ganancias adicionales cuando
hay alzasFacilitan desfasar (separar) los diferentes
procesos de la empresa.
3.14.3 ARGUMENTOS EN
CONTRA
Inmovilizan recursos que podrían usarse
mejorEsconden los problemas de la empresa
Disimulan la ineptitud del tomador de
decisionesFacilitan esconder los problemas de
calidad.
Los argumentos esgrimidos por los "partidarios" de
cada corriente tienen validez relativa, esto es lo que los
hace tan peligrosos, ya que al tener indiscutiblemente una
parte de realidad son aun más difíciles de
rebatir que las verdades verdaderas, debido a lo anterior es
que se debe ser objetivos en la posición a asumir y no
ser maniqueos, es decir no se debe creer que el argumento es
acertado y que todos los demás están
equivocados.Lo que es indiscutible, es que los inventarios
representan un alto porcentaje de los activos en el balance y
a las compras les sucede lo mismo con respecto a las
utilidades en los estados de resultados, entonces si desde el
punto de vista financiero se reconoce esta realidad y no se
hace nada con el objeto de mejorar su manejo se está
siendo irresponsables con la empresa.3.15 TIPOS DE INVENTARIOS
Los inventarios son importantes para los fabricantes
en general, y varia ampliamente entre los distintos grupos de
industrias. La composición de esta parte del activo es
una gran variedad de artículos, y es por eso que se
han clasificado de acuerdo a su utilización en los
siguientes tipos:3.15.1 INVENTARIOS DE MATERIAS PRIMAS
En toda actividad industrial concurren una variedad
de artículos (Materias Primas) y materiales, los que
serán sometidos a un proceso para obtener al final un
artículo terminado o acabado. A los materiales que
intervienen en mayor grado en la producción se les
considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en
cantidades los suficientemente importantes del producto
acabado. La Materia prima, es aquel o aquellos
artículos sometidos a un proceso de fabricación
que al final se convertirá en un producto
terminado.3.15.2 INVENTARIOS DE PRODUCTOS EN
PROCESO
El inventario de productos en proceso consiste en
todos los artículos o elementos que se utilizan en el
actual proceso de producción. Es decir, son productos
parcialmente terminados que se encuentran en un grado
intermedio de producción y a los cuales se les aplico
la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de
producción en un momento determinado.Una de las características del Inventario de
producción en proceso es que va aumentando el valor a
medida que es transformado de materia prima en el producto
terminado como consecuencia del proceso de
producción.3.15.3 INVENTARIO DE PRODUCTOS
TERMINADOS
Comprenden estos, los artículos transferidos
por el departamento de producción al almacén de
productos terminados por haber estos alcanzados su grado de
terminación total y que a la hora de la toma
física de inventario se encuentren aun en los
almacenes, es decir, los que todavía no han sido
vendidos. El nivel de inventario de productos terminados va a
depender directamente de las ventas, es decir, su nivel esta
dado por la demanda.3.15.4 INVENTARIO DE MATERIALES Y
SUMINISTROS
En el inventario de materiales y suministros se
incluye:Materias primas secundarias, sus
especificaciones varían según el tipo de
industria, un ejemplo para la industria cervecera es,
sales para tratamiento de agua.Artículos de consumo destinados para ser
usados en la operación de la industria, dentro de
estos artículos de consumo los mas importantes son
los destinados a las operaciones, y están formados
por los combustibles y lubricantes, estos en la industria
tienen gran significación.Los Artículos y materiales de
reparación y mantenimiento de las maquinarias y
aparatos operativos, los artículos de
reparación por su gran volumen necesitan ser
controlados adecuadamente, la existencia de estos
varían en relación a sus
necesidades.
3.15.5 INVENTARIO PERPETUO
Es el que se lleva en continuo acuerdo con las
exigencias en el almacén. Por medio de un registro
detallado que puede servir también como auxiliar,
donde se llevan los importes en unidades monetarias y las
cantidades física. Lo registros perpetuos son
útiles para preparar los estados financieros
mensuales, trimestrales o provisionales. También este
tipo de inventario ofrece un alto grado de control, por que
los registros de inventarios están siempre
actualizados.3.15.6 INVENTARIOS INTERMITENTES
Este inventario se puede efectuar varias veces al
año. Se recurre a el, por razones diversas no se
pueden introducir en la contabilidad del inventario contable
permanente al que se trata de cumplir en parte.3.15.7 INVENTARIO FINAL
Es te inventario se realiza al termino del ejercicio
económico, generalmente al finalizar el periodo y
puede ser utilizado par determinar un nueva situación
patrimonial en ese sentido, después de efectuadas las
operaciones mercantiles de dichos periodos.3.15.8 INVENTARIO INICIAL
Es el que se realiza al dar comienzos de las
operaciones.3.15.9 INVENTARIO FÍSICO
Es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y
anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes.
Que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y
evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una
lista detallada y valoradas de las exigencias.Cálculo del inventario realizado mediante un
listado del stock realmente poseído. La
realización de este inventario tiene como finalidad,
convencer a los auditores de que los registros del inventario
representan fielmente el valor del activo principal. Es por
ello que la preparación de la realización del
inventario físico consta de cuatros fases las cuales
son:1. Manejo de inventarios
(preparativos)2. Identificación
3. Instrucción
4. Adiestramiento
3.15.10 INVENTARIO MIXTO
Es de una clase de mercancías cuyas partidas
no se identifican o no pueden identificarse con un lote en
particular.3.15.11 INVENTARIO EN TRÁNSITO
Es utilizada con el fin de sostener las operaciones
para sostener las operaciones para abastecer los conductos
que ligan a las compañías con sus proveedores y
sus clientes, respectivamente. Existe por que un material
debe moverse de un lugar a otro, mientras el inventario se
encuentra en camino, no puede tener una función
útil para las plantas y los clientes, existen
exclusivamente por el tiempo de transporte.3.15.12 INVENTARIOS EN
CONSIGNACIÓN
Es aquella mercadería que se entrega para ser
vendida pero el título de propiedad lo conserva el
vendedor.3.15.13 INVENTARIO MÁXIMO
Debido al enfoque de control de masas empleados,
existe el riesgo que el control de inventario pueda llegar
demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se
establece un control de inventario máximo. Se mide en
meses de demanda pronosticada.3.15.14 INVENTARIO MÍNIMO
Es la cantidad mínima del inventario a ser
mantenida en el almacén.3.15.15 INVENTARIO DISPONIBLE
Es a aquel que se encuentran disponibles para la
producción o venta.3.15.16 INVENTARIO EN LÍNEA
Es aquel que aguarda a ser procesado en la
línea de producción.3.15.17 INVENTARIO AGREGADO
Se aplica cuando al administrar las exigencias del
único artículo representa un alto costo, para
minimizar el impacto del costo en la administración
del inventario, los artículos se agrupan ya sea en
familia u otros tipos de clasificación de materiales
de acuerdo a su importancia económica.3.15.18 INVENTARIO EN CUARENTENA
Es aquel que debe de cumplir con un periodo de
almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a
bienes de consumo, generalmente comestible u
otros.3.15.19 INVENTARIO DE PREVISIÓN
Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura
permanente definida. Se diferencia con el respecto a los de
seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz
de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo
tanto, involucra un menor riesgo.3.15.20 INVENTARIO DE SEGURIDAD
Son aquellos que existen en un lugar dado de la
empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u
oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de
seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la
incertidumbre de la actuación de proveedores debido a
factores con el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o
unidades que al ser de la mala calidad no podrán ser
aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a
fluctuaciones inciertas de la demanda.3.15.21 INVENTARIO DE
ANTICIPACIÓN
Son los que se establecen con anticipación a
los periodos de mayor demanda, a programas de
producción comercial o a un periodo de sierre de la
planta. Básicamente los inventarios de
anticipación almacenan horas-trabajos y horas-maquinas
para futuras necesidades y limitan los cambios en la tasas de
producción.3.15.22 INVENTARIOS DE LOTE O DE TAMAÑO
DE LOTE
Estos son los que se piden en tamaño de lote
ya que es más económico hacerlo así que
pedirlo cuando sea necesario satisfacer la
demanda.3.15.23 INVENTARIO ESTACIONALES
Los inventarios utilizados con este fin se
diseñan para cumplir más económicamente
la demanda estacional variando los niveles de
producción para satisface fluctuaciones en la demanda.
También estos inventarios son utilizados para suavizar
el nivel de producción de las operaciones, para que
los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse
frecuentemente.3.15.24 INVENTARIOS INTERMITENTES
Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de
una sola vez al final del periodo contable.3.15.25 INVENTARIOS PERMANENTES
Es un método seguido en el funcionamiento de
algunas cuentas, en general representativas de existencias,
cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor
de los stocks.3.15.26 INVENTARIOS CLÍNICOS
Son inventarios para apoyar la decisión de
los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables
solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras
son de aplicación general.CAPÍTULO
IVDiseño
metodológicoPara llevar a cabo este trabajo de
investigación, se aplicó la recolección
de datos relevantes que permitieron planear una
metodología acorde a las necesidades presentes y de
esta manera representaron una vía hacia la
solución del problema.4.1 TIPO DE
INVESTIGACIÓN
La investigación que se realizó es un
diseño no experimental, ya que se orientó a
realizar observaciones no intrusivas de situaciones
existentes y de las actividades, con lo cual se extrajeron
explicaciones de cierta validez.Desde el punto de vista metodológico, y
según el nivel de profundidad y amplitud de las
variables estudiadas, éste trabajo de
investigación es de tipo descriptivo-evaluativo, ya
que se buscó describir, registrar, analizar e
interpretar la naturaleza actual de las actividades
realizadas en el Depósito Temporal de Aduana de CVG
BAUXILUM – Alúmina.Este tipo de investigación se considera de
campo ya que se realizó un seguimiento de manera
directa e in situ de las actividades que se llevan a cabo en
el Depósito Temporal de Aduana, lo cual
permitió tomar decisiones y sacar conclusiones
más acordes a la realidad y no basadas solamente en
evidencias electrónicas o material impreso.4.2 POBLACIÓN Y
MUESTRA
La población está determinada por
todas las divisiones adscritas a la Gerencia de
Logística de CVG BAUXILUM – Alúmina y la
muestra asignada para este trabajo de investigación
está constituida por el Depósito Temporal de
Aduana, donde se llevó a cabo el seguimiento de las
actividades y se recopiló la información
necesaria para la realización del proyecto.4.3 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA
LA RECOLECCIÓN DE
INFORMACIÓN
Para recabar la información referente al tema
y necesaria para poder llevar a cabo el estudio se
utilizó una serie de instrumentos o recursos entre los
cuales se pueden citar:4.3.1 ENTREVISTAS
Las entrevistas buscan opiniones por medio de
preguntas, realizadas de manera estructuradas o no
estructuradas, con el propósito de aclarar un
determinado tema o asunto. Estas proporcionan una secuencia
lógica de las operaciones y desarrollo de actividades,
estableciéndose un flujo de información preciso
y con autenticidad, lo que facilita el buen desarrollo del
estudio.Se realizó, para este caso, entrevistas no
estructuradas al encargado del Depósito Temporal de
Aduana; para así obtener información acerca de
los procedimientos que allí se llevan a cabo y de las
acciones que se toman para cumplir con sus metas y
objetivos.4.3.2 INSPECCIÓN
VISUAL
La inspección visual es un acto de
verificación física, material y de
funcionamiento de un proceso, equipo, maquinaria o cualquier
fenómeno o suceso del cual sea importante conocer las
cualidades y características que lo identifican o
describen.Con la aplicación de la inspección
visual basada en la observación directa y con la ayuda
de los datos primarios se evaluó de una manera
más objetiva las actividades de Recepción y
Despacho de materiales importados, así como la
elaboración de sus reportes de entrada y
salida.4.3.3 REVISIÓN
BIBLIOGRÁFICA
Para este caso se procedió a la
revisión bibliográfica para la
elaboración del Marco Teórico así como
para despejar dudas en cuanto a la elaboración de la
Base de Datos. Es de hacer notar que el Depósito
Temporal de Aduana es un Departamento nuevo y por lo tanto no
cuenta con ningún tipo de Práctica
Administrativa, manuales, ni ningún otro tipo de
registros bibliográficos que especifique las
actividades que allí se realizan.4.3.4 MATERIALES
Reportes de entrada y salida de
materiales.Dispositivo de memoria extraíble
(Pendrive), se utilizó para almacenar toda la
información pertinente al proyecto realizado; por
su facilidad de manejo y para el respaldo de la
información.Computadora, empleada para la
trascripción del proyecto.
Equipos de Protección Persona
(EPP)Camisa de caqui, maga larga.
Pantalón blue jean largo.
Lentes de seguridad.
Casco de seguridad.
Protector respiratorio.
Monolentes de seguridad.
Botas de goma tipo caña alta.
Protectores auditivos.
4.4 PROCEDIMIENTO
Para la realización de este trabajo de
investigación se presenta a continuación de
manera estructurada el procedimiento general que se
siguió, el cual está diseñado de acuerdo
a los objetivos establecidos y al plan de trabajo
planteado.Entonces, para llevar a cabo la ejecución de
las tareas, se hizo seguimiento a las actividades que ahora
se describen:12. Conocimiento del funcionamiento del
Depósito Temporal de Aduana.13. Estudio de los reportes impresos de
entrada y salida de mercancía y nombrar los
posibles aspectos a incluir en la base de
datos.14. Determinación de los factores a
incluir en el formato de la base de datos.15. Diseño del formato principal del
sistema automatizado de control de inventario con los
campos previamente seleccionados.16. Elaboración de las tablas de la
base de datos agrupando los campos comunes según
el origen de los datos.17. Establecimiento de las relaciones entre
las tablas a fin de facilitar la búsqueda de
información.18. Diseño y creación de las
consultas para la búsqueda de
información.19. Desarrollo y aplicación del
formulario en función de los campos incluidos en
el diseño anteriormente estudiado.20. Diseño y creación de
informes para la impresión de los datos contenidos
según las necesidades de los usuarios.21. Vaciado de la información
contenida en los reportes de entrada y salida impresos en
el sistema automatizado de control de
inventario.22. Validación del sistema
automatizado de control de inventarios a través de
la creación de reportes de materiales despachados
y por despachar.23. Establecimiento de Conclusiones y
Recomendaciones.24. Elaboración del informe
final.
CAPÍTULO
VSituación actual
Básicamente, las tareas que se realizan en el
Depósito Temporal de Aduana consisten en la
recepción de toda la mercancía que ha sido
adquirida por la empresa a través de proveedores
extranjeros y que aún no han sido nacionalizadas, es
decir, que todavía está bajo custodia de la
nación, específicamente del SENIAT. Una vez que
son cancelados todos los honorarios pertinentes al traslado
de la mercancía (impuestos), esta pasa a ser parte del
patrimonio de la empresa y por lo tanto se llevan a cabo los
pasos necesarios para el despacho de los
materiales.De una manera más detallada, los
procedimientos que se llevan a cabo en esta área de la
empresa son los siguientes:5.1 RECEPCIÓN DE LA
CARGA
Como se puede observar en la Figura 10 que
representa el diagrama de flujo del proceso de
Recepción de mercancía en el Depósito
temporal de Aduana, en el proceso operativo del
Depósito Temporal de Aduana interviene inicialmente la
División Tráfico y Aduana que es la encargada
de los trámites administrativos correspondientes a la
carga entrante y saliente del Depósito Temporal de
Aduana.Figura 5.1a. Diagrama de Flujo de
Proceso para la Recepción de la
mercancíaFuente: Elaboración
propiaEn el caso de las recepciones, Tráfico y
Aduana notifica al personal del Depósito Temporal de
Aduana la llegada de la mercancía. Toda carga que
llegue al Depósito Temporal de Aduana debe presentar
la siguiente documentación:Solicitud de Traslado firmada y sellada por las
autoridades de la Aduana y la Guardia
Nacional.Guía de Despacho del transportista
indicando la carga que se está
entregando.Copia de las facturas que soporten lo indicado
en la Guía de Despacho.
Una vez realizados los trámites
administrativos correspondientes y con toda la
documentación completa se despachan las gandolas o
camiones desde el punto donde se haya recibido la carga, la
misma puede haber venido por dos vías: marítima
o aérea/terrestre, por esto es importante revisar en
la Solicitud de Traslado de dónde viene y hacia
dónde se dirige porque según la procedencia el
tratamiento será distinto.Una vez que la carga llega a CVG BAUXILUM interviene
la División Protección de Planta, que
serán los encargados de revisar la
documentación presentada por los transportistas y que
la misma coincida con la carga.En el trámite administrativo con el personal
de Protección de Planta se deja constancia de la
entrada de la carga a la empresa, por lo tanto, toda la
documentación es sellada por Protección de
Planta, una vez sellada la misma se distribuye entre el
personal Protección de Planta, el agente transportista
y el encargado del Depósito Temporal de Aduana. Este
último además se queda con la Solicitud de
Traslado y la copia de las facturas.Una vez realizado este proceso de
documentación, el encargado procede a escoltar al
transporte al Depósito Temporal de Aduana para la
descarga del mismo.La metodología de trabajo para el chequeo de
la mercancía está basada en los "Bill of
Lading" (conocimiento del embarque o flete, en
español) o "B/L"s", ya que no se trabaja con
orden de compra sino con el número de envío. La
contabilización se realiza en función del
número de bultos y no del material que contenga cada
uno.Se procede a descargar la mercancía revisando
que el número de bultos que se encuentren en la
Guía de Despacho del transportista coincidan con la
cantidad de bultos recibidos y a su vez que los B/L"s
marcados en las cajas coincidan con los que se presentan en
la Guía de Despacho y en la Solicitud de
Traslado.Si el número de bultos no coinciden con los
de la Solicitud de Traslado se revisa que no se trate de una
entrega parcial, de ser así se asientan en el Acta de
Recepción los bultos realmente recibidos. De no
coincidir los bultos o los B/L"s de las cajas con los
señalados en cualquiera de los formatos, la carga es
recibida de igual forma y se asientan las discrepancias en la
Guía de Despacho del Transportista así como el
Acta de Recepción.Una vez revisada la carga se procede a realizar el
Acta de Recepción según el formato establecido
para ello y donde se especifica la cantidad de bultos
recibidos, con su numero de B/L, la orden de compra (en caso
de tenerla marcada la caja u obtenida de la copia de las
facturas) y la respectiva descripción general que el
mismo presente, adicional a todos los datos del
traslado.Esta acta es firmada y sellada por el personal del
Depósito Temporal de Aduana, por el transportista y
por el Guardia Nacional de Resguardo en caso de estar
presente, de esta acta se emiten tres originales, repartidas
entre el transportista, el personal de Tráfico y
Aduana y el personal del Depósito Temporal de
Aduana.Para culminar el proceso de recepción se le
entrega a la División Tráfico y Aduana el
original de la Solicitud de Traslado debidamente sellada por
Protección de Planta y el original del Acta de
Recepción.Como soporte en el archivo correspondiente a las
recepciones del Depósito Temporal de Aduana se guarda
la siguiente documentación:Una copia de la Solicitud de Traslado o el
original en caso de haber dos o más de
ellas.Un original del Acta de
Recepción.Una copia de la Guía de Despacho del
transportista.Las copias de las facturas que soportan la
Guía de Despacho y la Solicitud de
Traslado.
En caso de que la carga sea enviada por vía
Marítima esta deberá ser "Relocalizada" a nivel
de sistema a través del programa del SENIAT para este
fin que recibe el nombre de SIDUNEA ++. Este proceso consiste
en ubicar la mercancía que se encontraba anteriormente
en los muelles o en la Aduana en el Depósito Temporal
de Aduana de CVG BAUXILUM cuyo código que lo
representa en este sistema es 5014008DT.Una vez relocalizada la mercancía se da por
terminado el proceso de recepción.5.2 DESPACHO DE LA
CARGA
Los procedimientos a seguir para el
despacho de mercancía del Depósito Temporal de
Aduana se muestra en la Figura 11:Figura 11. Diagrama de Flujo de
Proceso para el despacho de mercancíaFuente: Elaboración
propia
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