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Sistema de Control para la recepción y entrega planillas de calificación




Enviado por EMILTERAN DIAZ



Partes: 1, 2

  1. Resumen
  2. Introducción
  3. Fundamentación teórica en el
    control de la documentación el proceso docente
    educativo
  4. Universalización
  5. Proceso docente educativo
  6. Proceso docente educativo
    universitario
  7. Control del proceso docente educativo en
    Cuba
  8. Conclusiones del Capítulo
    No.1
  9. Bibliografía

Resumen

El presente trabajo de investigación desarrollado
en la Universidad Bolivariana de Venezuela (UBV) en el marco de
la sexta edición de la maestría en Dirección
en el estado Nueva Esparta, coordinada por la Universidad "Carlos
Rafael Rodríguez" de Cienfuegos (UCF), titulado "Propuesta
de Organización y Control de la documentación en el
proceso docente educativo en los Programas de formación de
grado de la Universidad Bolivariana de Venezuela" tiene como
objetivo Diseñar un procedimiento para el control de la
documentación de los programas de formación de la
Universidad Bolivariana de Venezuela.

Para el logro de esta investigación fue necesario
apoyarse en técnica de captación de la
información como: la revisión bibliográfica;
también se integraron herramientas recogidas en la
bibliografía universal y en el ámbito
universitario, tales como: el diagrama SIPOC, la matriz Causa
& Efecto, y los Planes de control.

Se analizó el subproceso de documentación
en el proceso docente educativo, detectándose dificultades
en el desempeño del mismo a través de la
aplicación del procedimiento, lo cual coarta la
prosecución de los estudiantes, además de limitar
el cumplimiento de las estrategias y metas de la
universidad.

Introducción

El territorio Latinoamericano y del Caribe, se halla
delimitado por su espacio de exclusión en el marco de
brechas en las que sucede la división internacional de los
conocimientos, de la innovación tecnológica y de la
revolución de la ciencia y de sus aplicaciones, y esto
aparece día a día de manera contrastante y
desalentador para las instituciones educativas universitarias de
la región, que se ven limitadas a llevar a cabo procesos
que tienen que ver más con la transferencia de
conocimientos o con su imitación, que con la
innovación y creatividad desde la perspectiva de una
cultura adecuada y de una identificación clara de las
primacías sociales y económicas en favor de las
mayorías de sus localidades. Estas distancias se
manifiestan de carácter cuantitativo y cualitativo, es
decir, en el número de personas implicadas en la
producción y el uso de los conocimientos, en la
transformación del sentido de la información, como
en su impacto para generar óptimas condiciones de
bienestar y equidad entre las poblaciones continuamente
excluidas. En efecto, una sociedad en donde los conocimientos, la
ciencia y la tecnología juegan el eje central de una
perspectiva de desarrollo, no se puede permitir la
reproducción de condiciones de riesgo e inestabilidad,
como en los que hoy en día se vive. Es esto lo que
reflejan los indicadores que dan cuenta del número de
personas educadas, de sus grados de escolarización, del
número de sus investigadores y de su participación
en los beneficios de una cultura informática.

El predominio de la gestión orientada a los
resultados y no a los procesos en las Universidades, restringe la
mejora continua de los resultados que alcanza la
organización en cuanto al cumplimiento de sus estrategias
clave. Los actores tradicionales del cambio en las universidades,
como lo son los estudiantes han pasado a un plano menos
protagónico pero han alcanzado un mayor interés y
dinamismo como los actores más relevantes en la
definición de los cambios internos y externos de las
instituciones universitarias.

Es así como en la Universidad Bolivariana de
Venezuela, específicamente en el Programa de
Formación de Grado en Estudios Jurídicos en el
estado Nueva Esparta, se ha venido suscitando una
problemática con respecto a las planillas de
calificación en el subproceso de documentación del
proceso docente educativo. Esto se pone de manifiesto cuando al
entregar las planillas de calificación, la misma
presentaba inconsistencias en los datos que ella
contiene.

A la fecha se tomó la decisión de no
recibir actas con firmas de estudiantes en ella, lo cual hace que
se desconozca por parte de la coordinación de programa
como ente receptor de las planillas si los estudiantes tienen el
conocimiento de sus calificaciones al culminar el período
lectivo correspondiente.

Tal y como lo establece el Artículo 54 del
Reglamento de Ingreso, Prosecución y Egreso de los
Estudiantes de Pregrado de la Universidad Bolivariana de
Venezuela que estipula: "Culminado el Tramo, según los
lineamientos establecidos, cada Coordinador de Programa
deberá consignar las actas de notas correspondientes al
período lectivo por ante la CIPEE, en un lapso no mayor a
veinte (20) días continuos a la fecha de cierre del tramo,
prorrogables por una sola vez y no mayor a 15 días
continuos. La no consignación de las actas de notas de
cada período lectivo, por parte de la Coordinación
respectiva, será considerado como falta y se
gradará de acuerdo a la gravedad de la omisión,
debiendo incorporarse al expediente la verificación de la
misma. En todo caso, la omisión acarreará
responsabilidades administrativas, civiles y penales que la
universidad se reserva el derecho de accionar. Parágrafo
Único: La Coordinación de Ingreso,
Prosecución y Egreso, recibidas las actas de notas,
procederá a la digitalización de éstas y
deberá suministrar la información digital al
sistema SUR@UBV, en un lapso no mayor a 30 días
hábiles contados a partir de vencimiento del lapso de la
consignación de las actas por parte de los Coordinadores
de Programa de Formación
". (Universidad Bolivariana
de Venezuela, 2008)

Por esta razón se define como problema
científico:
¿Cómo controlar eficazmente
la documentación del proceso docente educativo en los
programas de formación de la Universidad Bolivariana de
Venezuela?

Para ello se define el siguiente objetivo
general:
Diseñar un procedimiento para el control de
la documentación de los programas de formación de
la Universidad Bolivariana de Venezuela.

Esto se desglosa en cuatro objetivos
específicos:

  • Argumentar el marco teórico y referencial que
    sustenta la investigación.

  • Diagnóstico del proceso de control de la
    documentación en el proceso docente educativo en la
    UBV.

  • Diseñar un procedimiento para controlar la
    documentación en el proceso docente educativo en la
    UBV.

  • Aplicar el procedimiento en el Programa de
    Formación de Estudios Jurídicos de la UBV, sede
    Nueva Esparta.

Considerando la revisión y análisis de la
literatura consultada, se formula la siguiente
Hipótesis de Investigación: Mediante la
implementación de un procedimiento para el control del
Subproceso de documentación de la Universidad Bolivariana
de Venezuela, es posible crear el nivel de detalles necesarios
para establecer un Sistema de Control que permita la guía
para la recepción y entrega de las planillas de
calificación en forma eficiente.

Para probar como se cumple la hipótesis propuesta
anteriormente se define como variable independiente el
procedimiento y como variable dependiente el sistema de
control.

Como indicadores se definen:

  • 1. Disminución de quejas de los
    estudiantes.

  • 2. Calidad de la planilla de
    calificación en físico.

  • 3. Número de planillas de
    calificación.

En el siguiente trabajo de investigación se
desarrollan tres capítulos, conclusiones, recomendaciones
y anexos. El primer capítulo contiene todo lo relacionado
con las consideraciones teóricas abordadas en su
elaboración. El segundo capítulo se aborda la
caracterización del proceso docente educativo de la UBV
como objeto de estudio, así como la necesidad de un
sistema de control eficaz del proceso docente educativo en los
programas de formación de grado en la UBV.

El tercer y último muestra el desarrollo de la
implantación del procedimiento para controlar la
documentación del proceso docente educativo. Para el
desarrollo de la investigación se utilizan herramientas
propias de los procesos de investigación como la
observación, la consulta de documentos. Se utilizan
herramientas de la gestión de la calidad que permiten dar
respuesta a la problemática planteada, pudiéndose
destacar herramientas de mapeo de procesos, tales como los mapas
de proceso, y los mapas SIPOC. Además se utilizan
herramientas para la documentación de procesos, incluyendo
las Matrices Causa – Efecto y finalmente se utilizan los Planes
de Control para el control y seguimiento de los
procesos.

Capítulo No. 1.

Fundamentación teórica en el
control de la documentación el proceso docente
educativo

1.1 Sistemas de Control

Generalidades del control

El control ha sido definido bajo dos grandes
perspectivas, una perspectiva limitada y una perspectiva amplia.
Desde la perspectiva limitada, el control se concibe como la
verificación a posteriori de los resultados conseguidos en
el seguimiento de los objetivos planteados y el control invertido
en el proceso realizado por los niveles directivos donde la
estandarización en términos cuantitativos, forma
parte central de la acción de control.

Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como
una actividad no sólo a nivel directivo, sino de todos los
niveles, orientando a la organización hacia el
cumplimiento de los objetivos propuestos. Este enfoque hace
énfasis en los factores sociales y culturales presentes en
el contexto institucional ya que parte del principio que es el
propio comportamiento individual quien define en última
instancia la eficacia de los métodos de control elegidos
en la dinámica de gestión.

Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo
que permite corregir desviaciones a través de indicadores
cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio,
a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el
éxito organizacional, es decir, el control se entiende no
como un proceso netamente técnico de seguimiento, sino
también como un proceso informal donde se evalúan
factores culturales, organizativos, humanos y
grupales.

El control es una función administrativa: es la
fase del proceso administrativo que mide y evalúa el
desempeño y toma la acción correctiva cuando se
necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente
regulador.

La aplicación de un control en las organizaciones
busca atender dos finalidades principales: Corregir fallas o
errores existentes, y prevenir nuevas fallas o errores de los
procesos.

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como
una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo
clasificarse en: Control Preliminar, Control concurrente, Control
posterior

El control se apoya en la comprobación,
fiscalización e inspección de las variables
organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales
que influyen o pueden llegar a influir sobre los objetivos de la
organización.

El control es una etapa primordial en la
administración, pues, aunque una empresa cuente con
magníficos planes, una estructura organizacional adecuada
y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá
verificar cuál es la situación real de la
organización y no existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los
objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser
utilizado en el contexto organizacional para evaluar el
desempeño general frente a un plan
estratégico.

Se consideran a continuación diversos autores que
definen al control, tales como:

Henri Fayol: considera que "el control era la
verificación y vigilancia de las operaciones, para que las
mismas se desarrollen en función de las reglas y
órdenes, emitidos. Además establece que, para que
el control sea eficaz, debía ser oportuno y debía
tener uno secuencia de sanciones o castigos, cuando se generaban
diferencias o desvíos entre lo que se había
previsto y lo que se había realizado. Él
entendía como control eficaz a aquel que era susceptible
de castigar cuando se generaban diferencias entre lo que se
había previsto y lo que se había obtenido.
Establece en primera instancia, que debe haber un nivel
supervisor que sea el que verifique el cumplimiento de las reglas
o los órdenes
". (Universidad Nacional de Colombia,
2014).

En una monografía, aparecen una serie de
definiciones de varios autores que abarcan de manera general
qué es control, estas se listan a continuación.
(monografias.com, 2014)

  • Robert B. Buchele: "es el proceso de medir los
    actuales resultados en relación con los planes,
    diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando
    las medidas correctivas necesarias
    ".

  • George R. Terry: "El proceso para determinar lo
    que se está llevando a cabo, valorización y, si
    es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la
    ejecución se desarrolle de acuerdo con lo
    planeado
    ".

  • Buró K. Scanlan: "El control tiene como
    objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con
    los planes establecidos
    ".

  • Robert C. Appleby: "La medición y
    corrección de las realizaciones de los subordinados
    con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa
    como los planes para alcanzarlos se cumplan económica
    y eficazmente
    ".

  • Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet:
    "Es la regulación de las actividades, de
    conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos
    objetivos
    ".

  • Harold Koontz y Ciril O´Donell: "Implica
    la medición de lo logrado en relación con lo
    estándar y la corrección de las desviaciones,
    para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo
    con el plan".

  • Chiavenato: "El control es una función
    administrativa: es la fase del proceso administrativo que
    mide y evalúa el desempeño y toma la
    acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el
    control es un proceso esencialmente
    regulador".

"la función de control consiste en la
medición y corrección del rendimiento de los
componentes de la empresa, con el fin de asegurar que se alcancen
los objetivos y los planes ideados para su logro."
Anzola
(2002) citado por, (Barreto, 2013)

La palabra control tiene muchas connotaciones y su
significado depende de la función o del área en que
se aplique; puede ser entendida: (Fuentes, 2010)

  • Como la función administrativa que hace parte
    del proceso administrativo junto con la planeación,
    organización y dirección, y lo que la
    precede.

  • Como los medios de regulación utilizados por
    un individuo o empresa, como determinadas tareas reguladoras
    que un controlador aplica en una empresa para
    acompañar y avalar su desempeño y orientar las
    decisiones. También hay casos en que la palabra
    control sirve para diseñar un sistema
    automático que mantenga un grado constante de flujo o
    de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso
    de control de las refinerías de petróleo o de
    industrias químicas de procesamiento continuo y
    automático: el mecanismo de control detecta cualquier
    desvío de los patrones normales, haciendo posible la
    debida regulación.

  • Como la función restrictiva de un sistema
    para mantener a los participantes dentro de los patrones
    deseados y evitar cualquier desvío. Es el caso del
    control de frecuencia y expediente del personal para evitar
    posibles abusos.

Hay una imagen popular según la cual la palabra
control está asociada a un aspecto negativo,
principalmente cuando en las organizaciones y en la sociedad es
interpretada en el sentido de restricción,
coerción, limitación, dirección, refuerzo,
manipulación e inhibición.

La clasificación del control puede atender a
diferentes criterios, según el momento en que se realiza,
según el objeto de control, dependiendo del periodo de
tiempo para el que se recoge la información y según
la persona que ejerce el control y la forma de
ejercerlo.

En primer lugar, según el momento puede tratarse
de:

  • Control preliminar: Los procedimientos del control
    preliminar incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para
    aumentar la probabilidad de que los resultados actuales
    concuerden favorablemente con los resultados planificados.
    Desde esta perspectiva, las políticas son medios
    importantes para poner en marcha el control preliminar debido
    a que son directrices para la acción futura. Por lo
    tanto es importante distinguir entre el establecimiento de
    las políticas y su realización. El
    establecimiento de las políticas forma parte de la
    función de la planificación, mientras que se
    realización corresponde a la función de
    control.

  • Control concurrente: Consiste en las actividades de
    los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados;
    la dirección se refiere a las actividades del gerente
    cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y
    procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los
    subordinados para asegurarse de que se realiza
    adecuadamente.

  • Control de retroalimentación: La
    característica definitiva de los métodos de
    control retroalimentativos consiste en que éstos
    destacan los resultados históricos como base para
    corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados
    financieros de una empresa se utilizan para evaluar la
    aceptabilidad de los resultados históricos y
    determinar cuáles son los cambios que deberían
    hacerse en la adquisición de recursos futuros o
    actividades operativas.

En segundo lugar, según el objeto de control se
distingue:

  • Control burocrático: Consiste en el uso de
    dispositivos formales de la organización, como las
    políticas de empresa, entre otros, con el objetivo de
    intentar determinar anticipadamente la forma de
    trabajar.

  • Control de mercado: Consiste en la adaptación
    de los productos y servicios a la normativa vigente para no
    poner en peligro la salud y seguridad de los
    clientes.

  • Control de clan: Se basa en la cultura
    organizacional, los valores y las creencias que sirven de
    referencia en el comportamiento de los trabajadores. Se
    requiere de confianza entre los componentes de la
    organización para llevar a cabo este tipo de
    control.

  • Otra clasificación se realiza en
    función del periodo de tiempo para que se recoge la
    información:

  • Control diferido: Es necesario que transcurra un
    periodo de tiempo para el tratamiento de la
    información.

  • Control a tiempo real: Cuando se genera
    información continuamente; la retroalimentación
    es inmediata, por lo que la detección de errores y la
    actuación sobre ellos se produce prácticamente
    a tiempo real.

  • Por último, el control se puede clasificar en
    función de quién y cómo se ejerce el
    control.

  • Control directivo: Es el que ejerce el nivel
    jerárquico correspondiente basándose en la
    autoridad formal y realiza el control a través de la
    supervisión directa a sus empleados.

  • Control social: Es el conjunto de procedimientos a
    través de los cuales un conjunto de personas ejercen
    control sobre sus miembros, logrando adaptar su conducta a lo
    que se espera de ellos.

  • Control técnico: En éste caso, el
    control lo practica un sistema.

Evidentemente todas esas definiciones representan
concepciones incompletas del control, quizás definidas en
un modo subjetivo y de aplicación; en definitiva, debe
entenderse el control como: Una función administrativa, ya
que conforma parte del proceso de administración, que
permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad,
proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está
cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se
esperan.

Sistemas de control

El concepto de sistema en general está sustentado
sobre el hecho de que ningún sistema puede existir aislado
completamente y siempre tendrá factores externos que lo
rodean y pueden afectarlo, cuando se trata de tomar algo, siempre
se encuentra unido a algo más en el Universo.

Puleo define sistema como "un conjunto de entidades
caracterizadas por ciertos atributos, que tienen relaciones entre
sí y están localizadas en un cierto ambiente, de
acuerdo con un cierto objetivo
". (Barreto, 2013)

Una Entidad es lo que constituye la esencia de algo y
por lo tanto es un concepto básico. Las entidades pueden
tener una existencia concreta, si sus atributos pueden percibirse
por los sentidos y por lo tanto son medibles y una existencia
abstracta si sus atributos están relacionados con
cualidades inherentes o propiedades de un concepto.

Los Atributos determinan las propiedades de una entidad
al distinguirlas por la característica de estar presentes
en una forma cuantitativa o cualitativa. Los atributos
cuantitativos tienen dos percepciones: La dimensión y la
magnitud. La dimensión es una percepción que no
cambia y que identifica al atributo, para lo cual se utilizan
sistemas de medida basado en unidades o patrones, tales como el
CGS, MKS; ejemplos de dimensión son Kg., tamaño,
sexo, color, La magnitud es la percepción que varía
y que determina la intensidad del atributo en un instante dado de
tiempo, para lo cual se utilizan escalas de medida, tales como:
la nominal, la ordinal, la de intervalo y la de razón,
ejemplos de magnitud son: 30 Kg., 20 empleados.

Las Relaciones determinan la asociación natural
entre dos o más entidades o entre sus atributos. Estas
relaciones pueden ser estructurales, si tratan con la
organización, configuración, estado o propiedades
de elementos, partes o constituyentes de una entidad y son
funcionales, si tratan con la acción propia o natural
mediante la cual se le puede asignar a una entidad una actividad
en base a un cierto objetivo o propósito, de acuerdo con
sus aspectos formales (normas y procedimientos) y modales
(criterios y evaluaciones).

El Ambiente es el conjunto de todas aquellas entidades,
que al determinarse un cambio en sus atributos o relaciones
pueden modificar el sistema.

El Objetivo es aquella actividad proyectada o planeada
que se ha seleccionado antes de su ejecución y está
basada tanto en apreciaciones subjetivas como en razonamientos
técnicos de acuerdo con las características que
posee el sistema.

La teoría general de sistemas fue desarrollada
alrededor de 1930, posteriormente un grupo de personas unieron
sus inquietudes en lo que se llamó la Sociedad para la
Investigación de Sistemas Generales, establecidas en 1954,
al estudiar la teoría de sistemas se debe comenzar por las
premisas o los supuestos subyacentes en la teoría general
de los sistemas.

Se señalan cinco premisas básicas. Dichas
premisas se podrían denominar igualmente postulados (P),
presuposiciones o juicios de valor. (Rincón,
1998)

  • P1. El orden, la regularidad y la carencia de azar
    son preferibles a la carencia de orden o a la irregularidad
    (caos) y a la existencia de un estado aleatorio.

  • P2. El carácter ordenado del mundo
    empírico hace que el mundo sea bueno, interesante y
    atrayente para el teórico de los sistemas.

  • P3. Hay orden en el ordenamiento del mundo exterior
    o empírico (orden en segundo grado): una ley de
    leyes.

  • P4. Para establecer el orden, la
    cuantificación y la matematización son
    auxiliares altamente valiosos.

  • P5. La búsqueda de la ley y el orden implica
    necesariamente la búsqueda de los referentes
    empíricos de este orden y de esta ley.

El teórico general de sistemas no es tan
sólo un investigador del orden en el orden y de las leyes
de leyes; busca las materializaciones concretas y particularistas
del orden abstracto y de la ley formal que descubre.

La búsqueda de referentes empíricos para
abstraer un orden y leyes formales puede partir de uno u otro de
los dos puntos iniciales, el origen teórico y el
empírico. El teórico de sistemas puede comenzar con
alguna relación matemática elegante y luego indagar
a su alrededor el mundo empírico para ver si puede
encontrar algo que encaje en esa relación, o puede
comenzar con algún orden empírico cuidadosa y
pacientemente elaborado en el mundo de la experiencia y luego
registrar el mundo abstracto de la matemática hasta
encontrar alguna relación que lo ayude a simplificar ese
orden o a relacionarlo con otras leyes con los cuales está
familiarizado.

En consecuencia, la teoría general de los
sistemas, al igual que todas las ciencias verdaderas, se basa en
una búsqueda sistemática de la ley y el orden en el
universo; pero a diferencia de las otras ciencias, tiende a
ampliar su búsqueda, convirtiéndola en una
búsqueda de un orden de órdenes, de una ley de
leyes. Este es el motivo por el cual se le ha denominado la
teoría general de sistemas.

Las características que los teóricos han
atribuido a la teoría general de los sistemas son las
siguientes: (Rincón, 1998)

  • Interrelación e interdependencia de objetos,
    atributos, acontecimientos y otros aspectos similares. Toda
    teoría de los sistemas debe tener en cuenta los
    elementos del sistema, la interrelación existente
    entre los mismos y la interdependencia de los componentes del
    sistema. Los elementos no relacionados e independientes no
    pueden constituir nunca un sistema.

  • Totalidad. El enfoque de los sistemas no es un
    enfoque analítico, en el cual el todo se descompone en
    sus partes constituyentes para luego estudiar en forma
    aislada cada uno de los elementos descompuestos: se trata
    más bien de un tipo gestáltico de enfoque, que
    trata de encarar el todo con todas sus partes
    interrelacionadas e interdependientes en
    interacción.

  • Búsqueda de objetivos. Todos los sistemas
    incluyen componentes que interactúan, y la
    interacción hace que se alcance alguna meta, un estado
    final o una posición de equilibrio.

  • Insumos y productos. Todos los sistemas dependen de
    algunos insumos para generar las actividades que finalmente
    originarán el logro de una meta. Todos los sistemas
    originan algunos productos que otros sistemas necesitan.
    Transformación. Todos los sistemas son transformadores
    de entradas en salidas. Entre las entradas se pueden incluir
    informaciones, actividades, una fuente de energía,
    conferencias, lecturas, materias primas Lo que recibe el
    sistema es modificado por éste de tal modo que la
    forma de la salida difiere de la forma de entrada.

  • Entropía. La entropía está
    relacionada con la tendencia natural de los objetos a caer en
    un estado de desorden. Todos los sistemas no vivos tienden
    hacia el desorden; si los deja aislados, perderán con
    el tiempo todo movimiento y degenerarán,
    convirtiéndose en una masa inerte.

  • Regulación. Si los sistemas son conjuntos de
    componentes interrelacionados e interdependientes en
    interacción, los componentes interactuantes deben ser
    regulados (manejados) de alguna manera para que los objetivos
    (las metas) del sistema finalmente se realicen.

  • Jerarquía. Generalmente todos los sistemas
    son complejos, integrados por subsistemas más
    pequeños. El término "jerarquía" implica
    la introducción de sistemas en otros
    sistemas.

  • Diferenciación. En los sistemas complejos las
    unidades especializadas desempeñan funciones
    especializadas. Esta diferenciación de las funciones
    por componentes es una característica de todos los
    sistemas y permite al sistema focal adaptarse a su
    ambiente.

  • Equifinalidad. Esta característica de los
    sistemas abiertos afirma que los resultados finales se pueden
    lograr con diferentes condiciones iniciales y de maneras
    diferentes. Contrasta con la relación de causa y
    efecto del sistema cerrado, que indica que sólo existe
    un camino óptimo para lograr un objetivo dado. Para
    las organizaciones complejas implica la existencia de una
    diversidad de entradas que se pueden utilizar y la
    posibilidad de transformar las mismas de diversas
    maneras.

Dadas estas características se puede imaginar con
facilidad una empresa, un hospital, una universidad, como un
sistema, y aplicar los principios mencionados a esa entidad. Por
ejemplo las organizaciones, como es evidente, tienen muchos
componentes que interactúan: producción,
comercialización, contabilidad, investigación y
desarrollo, todos los cuales dependen unos de otros.

Al tratar de comprender la organización se le
debe encarar en su complejidad total, en lugar de considerarla
simplemente a través de un componente o un área
funcional. El estudio de un sistema de producción no
produciría un análisis satisfactorio si se dejara
de lado el sistema de comercialización.

Los sistemas de control, según la teoría
cibernética, se aplican en esencia para los organismos
vivos, las máquinas y las organizaciones. Estos sistemas
fueron relacionados por primera vez en 1948 por Norbert Wiener en
su obra Cibernética y Sociedad con aplicación en la
teoría de los mecanismos de control. Un sistema de control
está definido como un conjunto de componentes que pueden
regular su propia conducta o la de otro sistema con el fin de
lograr un funcionamiento predeterminado, de modo que se reduzcan
las probabilidades de fallos y se obtengan los resultados
buscados.

Hoy en día los procesos de control son
síntomas del proceso industrial que estamos viviendo.
Estos sistemas se usan típicamente en sustituir un
trabajador pasivo que controla un determinado sistema ya sea
eléctrico o mecánico, con una posibilidad nula o
casi nula de error, y un grado de eficiencia mucho más
grande que el de un trabajador. Los sistemas de control
más modernos en ingeniería automatizan procesos en
base a muchos parámetros y reciben el nombre de
controladores de automatización programables

Es de gran utilidad para el presente trabajo de
investigación el COSO, o Marco Integrado de
control.

"El control interno consta de cinco componentes
relacionados entre sí. Se derivan de la manera en que la
dirección dirija la empresa y están integrados en
el proceso de dirección. Aunque los componentes son
aplicables a todas las organizaciones pueden implementarlos de
manera distinta. Aunque sus sistemas de control puedan ser menos
formales y estructurados, una organización pequeña
también puede tener un control interno eficaz"

(Librans, 1997)

Los componentes del control interno son los siguientes.
(Ver Figura 1.1)

  • Ambiente de control.

Marca la pauta del funcionamiento de una
organización e influye en la concienciación de sus
empleados respecto al control. Es la base de todos los
componentes del control interno, aportando disciplina y
estructura, los factores del entorno de control influyen la
integridad, los valores éticos y la capacidad de los
empleados de la entidad, la filosofía de dirección
y el estilo de gestión, la manera en que la
dirección asigna la autoridad y las responsabilidades y
organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la
atención y orientación que proporciona el consejo
de administración.

Cada entidad se enfrenta a diversos riesgos externos e
internos que tienen que ser evaluados. Una condición
previa a la evaluación del riesgo es la
identificación de los objetivos a los distintos niveles,
vinculados entre sí e internamente coherentes. La
evaluación de los riesgos consiste en la
identificación y el análisis de los riesgos
relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve
de base para determinar cómo han de ser gestionados los
riesgos. Debido a que las condiciones económicas,
industriales, legislativas y operativas continuarán
cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para
identificar y afrontar los riesgos asociados con el
cambio.

  • Actividades de control.Monografias.com

Las actividades de control son políticas y los
procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las
instrucciones de la dirección. Ayudan a asegurar que se
toman las medidas necesarias para controlar los riesgos
relacionados con la consecución de los objetivos de la
entidad, hay actividades de control en toda la
organización, a todos los niveles y en todas las
funciones. Incluyen una gama de actividades tan diversa como
aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones,
revisiones de rentabilidad operativa, salvaguarda de activos y
segregación de funciones.

Hay que identificar, recopilar y comunicar
información pertinente en forma y plazo que permitan
cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas
informáticos producen informes que contienen
información operativa, financiera y datos sobre el
cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el
negocio de forma adecuada. Dichos sistemas no sólo manejan
datos generados internamente, sino también
información sobre acontecimientos externos, actividades y
condiciones relevantes para la toma de decisiones de
gestión, así como para la presentación de
información para terceros. También debe haber una
comunicación eficaz en un sentido más amplio que
fluya en todas las direcciones, a través de todos los
ámbitos de la organización, de arriba hacia abajo y
a la inversa. El mensaje por parte de la alta dirección a
todo el personal ha de ser claro: las responsabilidades del
control han de tomarse en serio. Los empleados tienen que
comprender cuál es su papel en el sistema de control
interno y cómo las actividades individuales están
relacionadas con el trabajo de los demás. Por otra parte,
han de tener medios para comunicar la información
significativa a los niveles superiores. Asimismo, tiene que haber
una comunicación eficaz con terceros, como clientes,
proveedores, organismos de control y accionistas.

  • Supervisión y seguimiento.

Los sistemas de control interno requieren
supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se
mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del
tiempo. Esto se consigue mediante actividades de
supervisión continuada, evaluaciones periódicas o
una combinación de ambas cosas. La supervisión
continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye
tanto las actividades normales de dirección y
supervisión, como actividades llevadas a cabo por el
personal en la realización de sus funciones. El alcance y
la frecuencia de las evaluaciones periódicas
dependerán esencialmente de una evaluación de los
riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión
continuada. Las deficiencias detectadas en el control interno
deberán ser notificadas a niveles superiores, mientras que
la alta dirección y el consejo de administración
deberán ser informados de los aspectos significativos
observados.

Estos componentes, vinculados entre sí, generan
una sinergia y forman un sistema integrado que responde de una
manera dinámica a las circunstancias cambiantes del
entorno. El sistema de control interno esta entrelazado con las
actividades operativas de la entidad, este es más efectivo
cuando los controles se incorporan a la sociedad, y se fomenta la
calidad y la delegación de poderes, evitando gastos
innecesarios y permite una respuesta rápida ante las
circunstancias cambiantes.

Figura 1.1. Componentes del control interno

Fuente: Informe COSO.

Como herramienta de control, el Cuadro de Mando Integral
("Balanced Scorecard") es una síntesis de los modelos de
contabilidad financiera, basada en los registros
históricos, y de los modelos de creación de
ventajas competitivas, donde se reúne el análisis
económico de corto plazo y el análisis
estratégico de las variables que condicionan la
actuación de una organización en el largo
plazo.

Se divide en cuatro perspectivas para organizar
los objetivos estratégicos:

  • Perspectiva financiera:

Los objetivos financieros representan el objetivo a
largo plazo de la organización, dan cuenta de los
rendimientos basados en el capital invertido por los accionistas
de una empresa. Las mediciones en esta perspectiva permiten
observar si la estrategia financiera está creando valor
para los accionistas. (Ver Figura 1.2)

Figura 1.2 Perspectiva financiera del proceso de
impresión de las planillas de
calificación

Fuente: Elaboración
propia

  • Perspectiva de los clientes:

Esta perspectiva permite a una empresa articular la
estrategia de clientes basada en las expectativas que
éstos tiene para cubrir sus necesidades. Los objetivos
están orientados a establecer los nichos de mercado, la
adquisición y retención de clientes. La
satisfacción del cliente impacta en forma directa en los
resultados financieros. (Ver Figura 1.3)

Figura 1.3 Perspectiva de los clientes del proceso de
impresión de las planillas de
calificación

Fuente: Elaboración
propia

  • Perspectiva de los procesos
    internos
    :

Esta perspectiva da cuenta de los procesos que son
críticos a la hora de conseguir los objetivos de los
accionistas y clientes. La empresa debe identificar y optimizar
aquellos procesos que se constituyen en factores críticos
de la cadena de valor; desde esta perspectiva se entregan las
propuestas que atraerán y retendrán a los clientes.
(Ver Figura 1.4)

Figura 1.4 Perspectiva interna del proceso de
impresión de las planillas de
calificación

Fuente: Elaboración
propia

Bajo esta perspectiva se identifican las necesidades
relacionadas con la calificación del personal, los
sistemas de información, la coordinación de rutinas
y, en general, con las habilidades concretas que son requeridas
en los nuevos entornos competitivos y en la actuación de
cara a los clientes. Las mediciones en esta perspectiva permiten
determinar si la empresa cuenta con las competencias necesarias
para la creación de valor; competencias para implementar y
operar procesos eficientes y eficaces, brindar una
atención de calidad al cliente y obtener resultados
económicos favorables. (Ver Figura 1.5)

Figura 1.5 Perspectiva del aprendizaje y crecimiento del
proceso de impresión de las planillas de
calificación

Fuente: Elaboración
propia

Diseño de sistemas de control

Los problemas considerados en la ingeniería de
los sistemas de control, básicamente se tratan mediante
dos pasos fundamentales como son:

EL ANÁLISIS

En el análisis se investiga las
características de un sistema existente.

EL DISEÑO

En el diseño se escogen los componentes para
crear un sistema de control que posteriormente ejecute una tarea
particular.

Existen dos métodos de diseño:

  • DISEÑO POR ANÁLISIS.

  • DISEÑO POR SÍNTESIS.

DISEÑO POR ANÁLISIS

El diseño por análisis modifica las
características de un sistema existente o de un modelo
estándar del sistema.

DISEÑO POR SÍNTESIS

El diseño por síntesis en el cual se
define la forma del sistema a partir de sus
especificaciones.

La representación de los problemas en los
sistemas de control se lleva a cabo mediante tres
representaciones básicas o modelos:

  • Ecuaciones diferenciales y otras relaciones
    matemáticas.

  • Partes: 1, 2

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