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Análisis operacional al proceso de almacenamiento, Archivo Judicial



Partes: 1, 2

  1. Introducción
  2. El
    problema
  3. Marco
    teórico
  4. Diseño
    metodológico
  5. Situación actual
  6. Análisis y resultados
  7. Conclusiones
  8. Recomendaciones
  9. Bibliografía
  10. Apéndices

Introducción

Las técnicas aplicadas dentro del
estudio de métodos nos llevan a establecer un
procedimiento de trabajo más adecuado para hacer uso
óptimo de los recursos, alegando el tiempo de
ejecución de la actividad, al eliminar los movimientos
innecesarios, obteniendo disminución de demoras y
bienestar en el operario.

El análisis operacional es un
procedimiento empleado, para analizar todos los elementos
productivos y no productivos de una operación con vistas a
su mejoramiento.

A través del análisis
operacional se busca mejorar
los métodos empleados en el archivo judicial
regional del tribunal supremo de justicia ubicado en Puerto Ordaz
Estado Bolívar, para este análisis se aplican
algunas interrogantes tales como: ¿por qué?,
¿cómo?, ¿Cuándo?,
¿dónde? y ¿quién?, de tal forma que
en base a esto se pueda identificar los procesos,
métodos y tiempo, con el fin de mejorarlos,
permitiendo conocer la realidad de los problemas de
distribución y condiciones de trabajo que se presentan en
el Archivo Judicial de la Región. Todo esto con el
propósito de brindarle técnicas que
garanticen un mejor método de trabajo.

Este trabajo tiene como propósito
aplicar el análisis operacional a las fallas que
actualmente existen (Almacenamiento), por lo que surgen nuevas
propuestas que permite la comodidad que necesita el operario al
realizar sus determinadas actividades, a través de una
mejor distribución del área donde se encuentran
situadas los archivos judicial.

Objetivo General

Analizar y describir el proceso de almacenamiento en el
Archivo Judicial Regional del Tribunal Supremo de Justicia,
Puerto Ordaz, Estado Bolívar con la finalidad de
implementar mejoras para lograr una mayor eficiencia en la
organización.

Objetivos Específicos

  • 1. Adquirir los conocimientos necesarios para
    evaluar la situación actual de la empresa.

  • 2. Explicar claramente las actividades que se
    ejecutan dentro de la empresa.

  • 3. Aplicar las preguntas correspondientes a la
    técnica de interrogatorio.

  • 4. Realizar las preguntas de la
    Organización Internacional del trabajo (OIT), a los
    trabajadores del Archivo Judicial.

  • 5. Especificar los enfoques
    primarios.

  • 6. Implantar mejoras dentro del proceso con el
    objetivo de optimizar las actividades.

  • 7. Proponer una nueva redistribución del
    área de trabajo.

  • 8. Elaborar un diagrama de proceso de acuerdo
    con las propuestas planteadas.

  • 9. Transformar el diagrama de flujo de
    recorrido actual en base a las mejoras planteadas,
    disminuyendo así el cruce entre operarios.

  • 10. Realizar un análisis general de las
    mejores propuestas.

CAPÍTULO I

El
problema

El problema reside específicamente en el
área de archivo el cual presenta una problemática
en cuanto a la acumulación de expedientes ya que se
reciben aproximadamente 500 Documentos semanales que generan
almacenamientos temporarios, esto se debe a que se realizó
una remodelación en el circuito penal y como este
carecía de espacio físico se trasladaron documentos
hasta el Archivo Judicial de manera temporal, ya que dentro del
Palacio de Justicia no se encontró otro lugar donde
almacenarlo, por ende en la actualidad existe dicho problema
puesto que no hay personal de acarreo que traslade estos fondos
documentales hasta el Archivo sede, por lo que, esta gran
cantidad de documentos afectan tanto al operario como a las
actividades que se realizan, lo cual impide trasladarse con mayor
facilidad en las diferentes áreas, provocando
pérdida de tiempo al momento de la búsqueda de un
expediente. Por otro lado existen documentos no pertenecientes al
archivo judicial a los cuales lo laman "LA ISLA". No se sabe con
certeza cuál es el volumen documental de estos expedientes
debido a que la isla no forma parte de este
órgano.

CAPÍTULO II

Marco
teórico

Examen critico

El examen crítico es una técnica que se
aplica a todos los elementos que conforman un proceso de
producción en donde se trata de revisar exhaustivamente
toda la información referida a cada elemento con la
finalidad de evidenciar la información de la cual se
dispone. El examen incluye tres herramientas fundamentales, que
son: las preguntas de la OIT. Los enfoques primarios y la
técnica del interrogatorio.

Preguntas de la OIT

Es un gran listado de preguntas clasificadas
según un objetivo en particular, las cuales son utilizadas
por el analista de métodos con la finalidad de no pasar
por alto ningún detalle o aspecto referido a cada uno de
los elementos del proceso.

Estas preguntas están agrupadas de la siguiente
manera:

  • a) Operaciones

  • b) Modelo

  • c) Condiciones exigidas por la
    inspección

  • d) Manipulación de los
    materiales

  • e) Análisis del proceso

  • f) Materiales

  • g) Organización del trabajo

  • h) Disposición del lugar de
    trabajo

  • i) Herramientas del equipo

  • j) Condiciones de trabajo

  • k) Enriquecimiento de la tarea de cada
    puesto.

La Técnica del
Interrogatorio

Es un procedimiento que se utiliza para evaluar una
serie de actividades. Es el medio para efectuar el examen
crítico a través de sucesivas preguntas a las
cuales se someten cada actividad del proceso de manera
sistemática y progresiva con el objetivo de eliminar o
descartar aquellas operaciones que por medio de esta
técnica se conocen como innecesarias. La técnica
del interrogatorio se compone de 5 elementos fundamentales que
sirven de indicadores de aquellas operaciones que no son
convenientes dentro del proceso, tales como:

EL PROPOSITO

¿Qué se hace?

¿Por qué se hace?

¿Qué otra cosa podría
hacerse?

¿Qué debería hacerse?

EL LUGAR

¿Dónde se hace?

¿Por qué se hace allí?

¿En que otro lugar podría
hacerse?

¿Dónde debería hacerse?

SUCESION

¿Cuándo se hace?

¿Por qué se hace entonces?

¿Cuándo podría hacerse?

¿Cuándo debería hacerse?

PERSONA

¿Quién lo hace?

¿Por qué lo hace esa persona?

¿Qué otra persona podría
hacerlo?

¿Quién debería hacerlo?

MEDIOS

¿Cómo se hace?

¿Por qué se hace de ese modo?

¿De qué otro modo podría
hacerse?

¿Cómo debería hacerse?

ENFOQUES PRIMARIOS

Existen diez enfoques principales que se emplean en el
estudio de cada Operación individual. Todos estos enfoques
no serán aplicados a cada actividad del diagrama, pero
generalmente más de una debe ser considerada. El
método de análisis recomendado es tomar cada paso
del método actual analizarlo teniendo en mente un enfoque
claro y especifico hacia el mejoramiento, considerando todos los
puntos clave del análisis. Luego se debe seguir el mismo
procedimiento con todas las demás operaciones.
Inspecciones, traslados, etc. Una vez analizada cada
operación se debe considerar el proceso en conjunto con
vistas de realizar mejoras globales. Los enfoques primarios
son:

  • a) Propósito de la
    operación

Es más importante de los diez enfoques y consiste
en justificar el objetivo, el para qué y el porqué,
determinando así la finalidad de la tarea, el analista
debe determinar si es posible eliminarla, combinarla,
simplificarla, reducirla o mejorarla.

  • b) Diseño de la parte y/o
    pieza

Este enfoque consiste en revisar todo el diseño
en busca de mejoras posibles y no

Considerarlo como algo permanente sino cambiante. Para
mejorar un diseño el analista debe tener presente las
siguientes indicaciones para minimizar el costo de los
diseños.

  • c) Tolerancias y /o
    especificaciones

Las tolerancias y las especificaciones se refieren a la
calidad del producto, lo cual

no es más que la totalidad de los elementos y
características de un producto o servicio que se juntan en
su capacidad para satisfacer necesidades
específicas.

  • d) Material

Los costos de material son una parte importante del
costo total de cualquier

Trabajo. El tipo de material del que se elaboran las
piezas se establecen por lo general de acuerdo a las
características de la pieza y las condiciones que tenga
que soportar al prestar servicio. Los presupuestos del
diseño rara vez prevén una revisión
periódica de los materiales, con esto la
investigación de materiales durante la realización
de un análisis puede traer importantes ahorros.

  • e) Análisis del
    proceso

Consiste en el mejoramiento de los procesos de
manufactura tomando en

Cuenta:

1. Al cambio de una operación; considerando los
posibles efectos perjudiciales sobre operaciones subsecuentes del
proceso.

2. Mecanizando de las operaciones manuales; considerando
el uso de herramientas y equipos de propósito especial y
automático.

3. Utilización de mejores máquinas y
herramientas en las operaciones mecánicas; no solo para el
trabajo manual sino también automatizado.

  • f) Preparación y
    herramental:

Las actividades de preparación son necesarias
para el proceso, evitar perder tiempo por este concepto que se
traduciría en costos significativos. Se debe considerar,
mejorar la planificación y control de la
producción, programar trabajos similares en secuencia,
entregar por duplicado herramientas de corte e implantar
programas de trabajo para cada operación. Las herramientas
deben tener la calidad adecuada, se debe corresponder con la
actividad que se desee realizar.

  • g) Condiciones de trabajo

El analista de métodos debe aceptar como parte de
su responsabilidad el que

haya condiciones de trabajo ideales que
permitirán elevar las marcas de seguridad, reducir el
ausentismo y la impuntualidad, elevar la moral del trabajador,
mejorar las relaciones publicas y además incrementar la
producción.

  • h) Manejo de materiales

El analista de métodos considera este enfoque
como un sistema integrado,

control de inventarios, políticas de compras,
recepción, inspección, almacenamiento, control de
tráfico, recolección y entrega, distribución
de equipos e instalación en la fábrica o
planta.

  • i) Distribución de la planta y
    equipo

El principal objetivo de la distribución efectiva
del equipo en la planta es desarrollar un sistema de
producción que permita la fabricación del
número de productos deseados, con la calidad
también deseada y el menor costo posible.

ANÁLISIS DE OPERACIONES

Es la separación de las partes de un proceso para
observar el funcionamiento especifico de cada una, de esta forma
llegar a conocer e incluso a optimizar el

Funcionamiento del proceso. Cuando se emplea el
análisis de métodos para diseñar un nuevo
centro de trabajo o para mejorar uno, es útil presentar en
forma clara y lógica la formación actual (o de los
hechos) relacionada con el proceso.

La representación gráfica relativa a un
proceso industrial o administrativo emplea generalmente ocho
tipos de diagramas, cada uno de los cuales tiene aplicaciones
específicas. Un problema no puede resolverse correctamente
si no se presenta en forma adecuada.

La ingeniería de métodos tiene por objeto
idear procedimientos para incrementar la producción por
unidad de tiempo y reducir los costos unitarios mientras se
mantiene a mejora la calidad.

El procedimiento esencial del análisis de la
operación es tan efectivo en la planeación de
nuevos centros de trabajo como en el mejoramiento de los
existentes. El paso siguiente a la presentación de los
hechos en forma de operaciones o de curso e proceso es la
investigación de los enfoques del análisis de la
operación. Debe considerarse que el análisis es un
procedimiento que nunca puede considerarse completo.

La experiencia ha demostrado que prácticamente
todas las operaciones pueden mejorarse si se estudian
suficientemente. Puesto que el procedimiento del análisis
sistemático es igualmente efectivo en industrias grandes y
pequeñas, en talleres y en la producción en masa,
se puede concluir que el análisis de la operación
es aplicable a todas las actividades de fabricación,
administración de empresas y servicios del
gobierno.

CAPITULO III

Diseño
metodológico

TIPO DE INVESTIGACION

Existen diferentes clases de investigación, a
saber, exploratorias, descriptivas, correlaciónales o
explicativas, el precisar el tipo de investigación por
realizar en el estudio permite definir su alcance.

Para conocer las realidades de las situaciones
estudiadas, se considera que se deben utilizar los postulados de
una investigación de campo, la cual permiten estudiar las
condiciones naturales, en las cuales se realizan los procesos
basada en una estrategia de recopilación de la
información pertinente, obtenida directamente de donde se
generan.

En este sentido, palella y martins (2006), plantan
dentro del diseño no experimental, se puede desarrollar un
tipo de investigación de campo, la cual definen como la
"recolección de datos directamente, de la realidad donde
ocurren los hechos, sin manipular o controlar
variables"

Sin embargo, tomando en cuenta que se requiere
profundizar en los diferentes aspectos que caracterizan la
administración del procesos supervisorios, en
función de verificar como se está desarrollando en
el contexto de archivos, para comparar la ejecución real
con el ideal planteado por los autores que soportan esta
investigación, se considera que se requiere una
investigación de tipo descriptiva.

Para soportar esta idea se revisa lo expresado por
Sampieri "los estudios descriptivos se centran en medir con la
mayor precisión posible, en esta clase de estudios el
investigador debe ser capaz de definir qué se va a medir y
cómo se va a lograr la precisión en esa
medición. Así mismo debe ser capaz de especificar
quién o quiénes tienen que incluirse en la
medición".

La función de este estudio es describir
cómo se distribuye un evento en cierta población,
en un lugar y durante un período de tiempo determinado;
cuál es su frecuencia y cuáles son los
determinantes o factores con ella asociados.

Tomando en cuenta los planteamientos de los autores
precitados, en relación con el nivel de
investigación descriptivo , se considera que este es
adecuado para el presente estudio , ya que la misma describe como
es o como se manifiesta determinado fenómeno, según
el nivel de medición y análisis de la
información, por el hecho que se refleja brevemente el
método seguido, lo que es analizar y describir como se
muestran los diferentes elementos que componen el sistema de
archivos en el Tribunal Supremo De Justicia de Puerto
Ordaz.

Seguidamente también representa un estudio no
experimental de campo de acuerdo que se aspira obtener
informaciones pertinentes que faciliten la presentación de
conclusiones y recomendaciones, de las cuales se puedan tomar los
insumos necesarios para elaborar una propuesta, que permita
optimizar el área de trabajo el archivo judicial regional
de Puerto Ordaz.

POBLACIÓN Y MUESTRA

POBLACIÓN

Toda investigación requiere de la
identificación de la población objeto de estudio y
la selección del tamaño de la muestra que va a ser
analizada,

La población es un conjunto de individuos de la
misma clase, limitada por el estudio. Según Tamayo y
Tamayo, (1997),¨La población se define como la
totalidad del fenómeno a estudiar donde las unidades de
población posee una característica común la
cual se estudia y da origen a los datos de la
investigación

Para el estudio realizado se tomó como
población El archivo Judicial Regional De puerto Ordaz
Bolívar y sus actividades comprendidas en la
atención al usuario, prestamos internos y externos y
almacenamiento.

MUESTRA

Según Hernández Sampieri (1998 p.207) la
muestra "es la esencia de un subgrupo de la población" se
aplicó en consecuencia el muestreo censal, debido a que
los sujetos constituyen un grupo reducido por lo cual se
trabajó con la totalidad de la población", para
este caso se tomó como muestra el almacenamiento realizado
en el Archivo Judicial Regional Del Estado Bolívar y las
actividades que involucran esta acción.

RECURSOS

Se utilizaron las siguientes
herramientas:

  • Lápiz: Para tomar apuntes
    generales

  • Cámara: Para tener evidencias de la
    situación actual del archivo.

  • Grabadora: Para facilitar la recopilación de
    información.

  • Metro: Para medir las dimensiones del
    área

  • Hojas: Para plasmar la
    información.

  • Cuestionario: Preguntas de la OIT y técnicas
    del interrogatorio.

  • Laptop: Para la transcripción de toda la
    información recolectada.

  • Pendrive: Respaldo de documentos.

  • Internet: Buscar información de
    interés.

PROCEDIMIENTO
METODÓLOGICO

  • Una vez establecidos los objetivos de la
    investigación se desarrolló el examen
    crítico establecido por las preguntas de la
    Organización Internacional Del Trabajo (OIT) compuesto
    por las preguntas Preliminares, técnica del
    interrogatorio y análisis operacional.

  • Se diseñó el diagrama de proceso
    propuesto correspondiente con sus respectivos traslados, el
    resumen de operaciones las demoras y los
    almacenamientos.

  • Con la información anterior se
    diseñó el diagrama de procesos correspondiente
    con su respectivo resumen de operaciones, traslados, demoras
    y almacenamientos.

  • Se realizó el diagrama de flujo recorrido
    donde se representa el procesos de almacenamiento del
    circuito penal

  • se diseñó un nuevo método de
    trabajo donde se planteen cambios en los aspectos que lo
    requieran con el objetivo de mejorar el proceso de
    almacenamiento del archivo judicial regional de puerto
    Ordaz.

ANÁLISIS DE LAS MEJORAS PROPUESTAS

EN CUANTO AL INVENTARIO

  • Base de datos

Con esta acción se pretende que esta actividad de
búsqueda de expedientes sea más dinámica, y
se permitan hacer modificaciones todo el tiempo, a diferencias de
las estadísticas que suelen recopilar información o
documentos históricos.

EN CUENTO AL ALMACENAMIENTO

  • Desalojar los expedientes que no pertenecen al
    archivo judicial

Con esta actividad se pretende realizar una
reorganización del sistema documental; puesto que al
desalojar los documentos que no pertenezcan a esta área se
logra incrementar en el espacio actual; para así poner
realizar una redistribución de la planta.

  • Redistribución de la planta

Con esta operación se plantea la
redistribución del área para asi lograr que los
expedientes se encuentren más alejados de los operarios
para evitar efectos secundarios, así como también
para lograr mayor espacio para desplazamiento de los
mismos.

En cuento a lo antes mencionado se pretende realizar una
reestructuración para delegar las funciones a los
trabajadores presentes en el archivo judicial, para logrando
así que cada operario tenga una actividad asignada, y se
evite la desorganización dentro del espacio de labor;
resaltando que las actividades son rotativas.

CAPÍTULO IV

Situación
actual

4.1 Técnicas del interrogatorio

Propósito:

¿Qué se hace?

R= Se reciben expedientes provenientes de los diferentes
tribunales presentes en la organización del palacio de
justicia para ser almacenados, estos son entregados a la
archivóloga que chequea la entrada de los expedientes y
verifica la cantidad de los mismos; también se realizan
prestamos internos y externos para la revisión de los
fondos documentales que ya se encuentra su causa concluida cuando
un usuario así lo requiera.

¿Por qué se hace?

R= Para abrir espacio en los archivos presentes en los
tribunales y lograr incrementar el lugar en que se encuentran;
retirando los expedientes que ya su proceso ha culminado; el
archivo judicial es custodia de los expedientes activos y no
activos.

¿Qué otra cosa podría
hacerse?

R= Podría modificarse la entrada de los
expedientes de modo que solo ingresen los que correspondan al
archivo judicial que son los inactivos que actualmente no se
cumple e ingresan de los dos estatus.

¿Qué debería
hacerse?

R=Debería cumplirse el deber ser; es decir lo
expuesto anteriormente.

LUGAR

¿Dónde se hace?

R= La entrada de expedientes se hace en la oficina de la
archivóloga ubicado a la derecha de la entrada del archivo
judicial; los prestamos los realizados en el mostrador del
área de recepción; y el almacenamiento se realiza
en la parte posterior de los escritorios de los
analistas.

¿Por qué se hace
allí?

R=La entrada de los documentos se realiza en la oficina
de la archivista puesto que es la indicada para verificar la
entrada de los fondos documentales que están ingresando;
la recepción se encuentra cerca de la entrada porque
así permite el menor contacto de los usuarios externos con
los expedientes para evitar inconvenientes de perdida de los
mismos; el almacenamiento se realiza en ese espacio porque no se
cuenta con otro espacio aparte para realizar esta
operaciones.

¿En qué otro lugar podría
hacerse?

R: El almacenamiento se debe hacer en el mismo lugar
puesto que no se dispone de otro espacio para este
fin.

¿Dónde debería
hacerse?

R=Con la distribución actual del archivo judicial
se podría habilitar nuevamente la oficina de la archivista
que fue ocupada por los expedientes; a su vez hacer
modificaciones en el área de recepción permite que
exista una mejor distribución con respecto a la
atención que el personal puede darle a los usuarios; con
esta reestructuración permite aprovechar el espacio para
el almacenaje y mejor desplazamiento de los operarios,

SUCESIÓN:

¿Cuándo se hace?

R= En el momento en que ya han sido verificados el
número de expedientes que ingresaron se procede al
almacenamiento de los mismos.

¿Por qué se hace
entonces?

R: Se realiza para evitar la acumulación de
fondos documentales en al área de
recepción.

¿Cuándo podría
hacerse?

R=No puede hacerse en otro momento.

¿Cuándo debería
hacerse?

R= Debería hacerse en el momento ya
establecido.

PERSONA:

¿Quién lo hace?

R: El almacenamiento lo realizan los analistas que son
encargados de realizar esta operación

¿Por qué lo hace esa
persona?

R: Porque son los encargados de realizar esta
tarea.

¿Qué otra persona podría
hacerlo?

R: Deberían encargarse dos analistas para la
búsqueda y almacenamiento de los expedientes tanto
internos como externos y dos más para la atención
los usuarios y el registro de los préstamos.

¿Quién lo debería
hacer?

R: La persona que lo hace está capacitada pero el
almacenamiento debería hacerlo un archivista de grado I
puesto que según el reglamento de los archivos es el
indicado para ejecutar esta acción.

MEDIOS

¿Cómo se hace?

R: El almacenamiento se realiza con una carrucha, se
traslada la carrucha por los pasillos y se va almacenando el
estante correspondiente, si al almacenaje debe realizarse en un
lugar alto de los archivos; el operario se sube en un banco para
lograr alcanzar la altura.

¿Por qué se hace de ese
modo?

R: Se traslada con la carrucha para facilidad del
operario; pero para el alcance de las alturas se realiza de este
modo porque no se cuenta con otro elemento para poder alcanzar
esos niveles.

¿Cómo podría
hacerse?

Con una carretilla de interior elevadora ya
que esta cumplirá dos funciones de carrucha y
escaleras.

¿De qué otro modo podría
hacerse?

R: El almacenamiento podría hacerse en archivos
rotativos que permita traer hasta la altura del operario el
almacén mediante la de pulsación de un
botón; para evitar que el analista se suba y de este modo
prevenir accidentes; resaltando que el tipo de archivo explicado
anteriormente ya se encuentra instalado en el archivo judicial de
la ciudad capital (Caracas)

¿Cómo debería
hacerse?

R: Como se planteó anteriormente.

4.2 preguntas de la OIT

Preguntas sugeridas por la OIT en el estudio de
métodos

OPERACIONES

  • 1) ¿Qué propósito tiene
    la operación?

R=Almacenar expedientes provenientes de otros Tribunales
del Palacio de Justicia

  • 2) ¿Es necesario el resultado que se
    obtiene con ella?

R= Si es necesario porque permite al archivo judicial
tener un orden correspondiente dentro del almacén para
poder diferenciar por cada estantes los documentos de cada
tribunal.

  • 3)  ¿El propósito de la
    operación puede lograrse de otra
    amanera?

R= Si con otro sistema de almacenamiento

  • 4) ¿La operación que se
    realiza puede combinarse con otra? ¡ puede
    eliminarse?

R= Si puede ser combinada, pero el almacenamiento no
puede ser eliminado es la operaciones más importante del
proceso.

  • 5) ¿Hay una operación
    posterior que elimine la necesidad de efectuar la que se
    está estudiando ahora?

No, mencionado anteriormente el almacenamiento es
fundamental.

NORMAS DE CALIDAD

  • 1) ¿son realmente apropiadas las
    normas y tolerancias y demás?

R= Si, los almacenes o estanterías tienen las
medidas que establece el reglamento para archivos; pero son
obsoletos deberían ser reemplazados por uno de mejor
calidad, y su funcionamiento sea más eficaz.

DISPOSICION DEL LUGAR DE TRABAJO.

  • 1) ¿Facilita la disposición de
    la fábrica la eficaz manipulación de los
    materiales?

R= No, presenta una mala distribución.

  • 2) ¿Permite la disposición de
    la fábrica un mantenimiento adecuado?

R= No, debido al englomeramiento de estantes no se
realiza el manteniendo adecuado solo en áreas comunes
donde se encuentras los trabajadores pero donde están las
estanterías no.

  • 3) Proporciona la disposición de la
    fábrica una seguridad adecuada?

R=No, dentro del área se encuentran las carruchas
en los pasillos que imposibilita el paso de operarios no existe
un lugar para la ubicación de la misma.

  • 4) ¿Facilita la disposición de
    la fábrica las relaciones sociales entre los
    trabajadores?

R=Si, los escritorios de los trabajadores se encuentran
cerca en la parte de recepción que permite la
comunicación entre ellos.

  • 5) ¿La luz existente corresponde a la
    tarea de que se trate?

R=No

  • 6) ¿Se ha previsto un lugar para el
    almacenamiento de herramientas?

No, se encuentran en los pasillos

  • 7) ¿Existen armarios para que los
    trabajadores guarden sus objetos personales?

R= No

MANIPULACIÓN DE MATERIALES

  • 1) Deberían utilizarse carretillas de
    mano, eléctricas o elevadoras de horquilla o
    trasportadores de conductos?

R= Si, para en caso de no tener los estantes rotativos
poder almacenar en lugares altos los expedientes.

  • 2) Se podría aprovechar la fuerza de
    gravedad empezando la primera operación a un nivel
    más alto?

No, los expedientes podrían sufrir
daños.

  • 3) Se pueden cambiar de lugar los almacenes
    y las pilas de materiales para reducir la
    manipulación.

R= No

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.

  • 1) Como se atribuye la tarea del
    operario

R= Por medio de un plan empleado por la
archivóloga

  • 2) ¿Están las actividades
    están bien reguladas que el operario siempre tiene
    algo que hacer?

R= Si, puesto que la llegada y salida de expedientes es
fluida.

  • 3) ¿Cómo se dan las
    instrucciones al operario?

R=Se le asignan las actividades por medio de un plan de
trabajo.

  • 4) ¿La disposición de la zona
    de trabajo da buen resultado o podría
    mejorarse?

R= Podría mejorarse

  • 5) ¿Se estimula a los trabajadores a
    presentar ideas?

R=No pero se aceptan las opiniones para mejorar el
procedimiento.

  • 6) ¿Los trabajadores entienden de
    veras el sistema de salarios por rendimiento según por
    el cual trabajan?

R=Si los trabajadores están consientes

CONDICIONES DE TRABAJO

  • 1) ¿La luz es uniforme y suficiente
    en todo momento?

R= No, solo en los espacios en donde se encuentran los
trabajadores en el área de los almacenes es deficiente y
en algunos casos no se tiene iluminación y se utilizan
lámparas.

  • 2) ¿Se proporciona en todo momento la
    temperatura más agradable? y en caso contrario,
    ¿No se podrían utilizar ventiladores o
    estufas?

R=Si, el ambiente es agradable con respecto a la
temperatura hay aires acondicionados suficientes para el
área.

  • 3) ¿Se puede proporcionar una
    silla?

R=Se podría proporcionar pero reduciría el
espacio.

  • 4) ¿Se han colocado grifos de agua
    fresca en lugares cercanos al trabajo?

R=no, se encuentran fuera del área del archivo
judicial

  • 5) ¿Se han tenido debidamente en
    cuenta los factores de seguridad?

R= Si, pero no en su totalidad.

  • 6) ¿Se enseñó al
    trabajador a evitar los accidentes?.

R= No, el trabajador lo ha aprendido con la
ejecución del trabajo.

  • 7) ¿Su ropa es adecuada para prevenir
    riesgos?

Sí, es adecuada.

  • 8) ¿Con cuanta minucia se limpia el
    lugar de trabajo?

R= Todos los días se realiza un mantenimiento
pero solo en lugares donde se encuentra el trabajador, los
estantes se limpian cada mes y medio.

ENRIQUECIMIENTO DE LA TAREA DE CADA
PUESTO

  • 1) ¿Es la tarea aburrida o
    monótona?

R= No porque las funciones son rotativas

  • 2) ¿Puede hacerse la operación
    más interesante?

R= Es posible si se aplican nuevos métodos de
almacenaje

  • 3) ¿Cuál es el tiempo de cada
    ciclo?

R= es Variado dependiendo de la cantidad de entrada de
expedientes ya que no es siempre la misma cantidad

  • 4) ¿Puede el operario realizar la
    inspección de su propio trabajo?

R=Si, resaltando que los prestamos diarios son
supervisados por la archivóloga.

4.3 Enfoques primarios

  • 1. Propósito

Unas de las tantas interrogantes que se generan, es por
qué se archivan dichos documentos, esto se debe a la
importancia que tienen, ya que los mismos están cargados
de información que es de suma ayuda para la
resolución de casos que se llevan en el tribunal supremo
de justicia. Es por esto que el archivo judicial regional de
puerto Ordaz tiene como objetivo Ofrecer asesoría
técnica inmediata de archivo, en cuanto a
desincorporación de expedientes, libros y
documentación administrativa a las dependencias judiciales
llámese tribunales y las dependencias de la
DAR(Dirección Administrativa Regional )

  • 2. Diseño de la
    parte

Se ordenan los legajos por orden correlativo, se
identifican en las estanterías por número de
legajos y el tribunal al cual pertenecen. No se codifican los
fondos documentales, el número de expediente viene dado
por el tribunal de la causa y la clasificación a su vez
viene dada por el tribunal al cual pertenecen los fondos
documentales, estos expedientes sufren una pequeña
transformación ya que no son guardados en las
estanterías tal cual llegan al tribunal sino que se
separan de 5 ó 6 expedientes en cada legajo.
También se coloca en cada legajo una caratula de color
donde se identifica el tribunal, el número de legajo, la
topología documental y lo que contiene el legajo bajo la
conformidad en las políticas emanadas de la
Dirección general de Servicios Regionales en materia de
archivo.

Ejemplo de la caratula de identificación de
legajos
:

Monografias.com

Fuente: Archivo Judicial

  • 3. Tolerancias y/o
    Especificaciones

Las tolerancias y especificaciones tienen mucha
relación con la calidad del análisis operacional en
cuanto al método de trabajo empleado, esto es, su
capacidad para satisfacer determinadas necesidades dentro del
Archivo Judicial.

  • La tolerancia en el Archivo Judicial Regional de
    Puerto Ordaz Estado Bolívar, cuenta con una gran
    cantidad de expedientes que son recibidos y atendidos
    aproximadamente 500 semanalmente, 100 diarios y 13 por
    hora.

  • Las especificaciones es el conjunto de patrón
    o requerimientos impuestos al proceso de recorrido del
    operario y almacenamiento de expedientes, para adecuar una
    mayor fluidez en el área de trabajo.

El Archivo Judicial Regional del Tribunal Supremo de
Justicia cuenta con poco espacio de almacenamiento impidiendo al
operario realizar su trabajo de forma adecuada, por tal
razón se debe seleccionar el mejor método o
técnica de inspección que implique control de
calidad, menor tiempo y ahorro de costo.

  • 4. Materiales.

Los Fondos Documentales son importantes para el Archivo
Judicial Regional por lo que su selección y
manipulación es muy rigurosa y delicada, por ende deben
existir condiciones de trabajo adecuadas para su almacenamiento,
y el operario tiene que manejar la información necesaria
para poder tratar de forma apropiada los expedientes, así
como también revisar cuidadosamente las condiciones en la
que llegan los archivos.

En el archivo se reciben aproximadamente 500 documentos
semanales es por ello que existe la necesidad de realizar un
estudio de tiempo y movimiento que permitan adoptar nuevos
mecanismos de labores que conlleven a obtener un mejor
método de trabajo, que facilite el proceso para que sea
más fácil y lleve menos tiempo de registrar los
documentos que luego serán archivados.

  • 5. Análisis del
    proceso

El Archivo como tal no posee un proceso de manufactura,
pero si un proceso manual debido a que existe un personal humano
encargado de realizar ciertas tareas como la de Recibir,
procesar, seleccionar y almacenar, los fondos documentales
inactivos transferidos por los archivos activos de las
Dependencias Judiciales y de la Dirección Administrativa
regional (DAR).

  • 6. Preparación y
    Herramental

El Archivo Judicial Regional cuenta con un libro de
control de correspondencia recibida, donde se le asigna un
número correlativo a ese oficio luego de ser recibida la
solicitud. Se procede a buscar los fondos documentales
solicitados, y se elabora una lista por orden de legajos para
hacer la búsqueda más fácil. Si el
expediente de la ficha 60 se llena se escribe el número de
expediente, la fecha de préstamo y quien lo
solicito.

También se cuenta con un libro L-9 que sirve para
el control de préstamo, donde se registra cada fondo
documental encontrado, indicando legajo, número de oficio
con que fue solicitado, la fecha de ese oficio, y la fecha en el
cual lo está recibiendo el Archivo Judicial.

Además del control de correspondencia y el
control de préstamo, se tiene un control manual que
elaboró el Archivo para controlar más efectivamente
el préstamo por Tribunales específicos, ya que el
libro L-9 está por tribunales globales. Este control
manual por libro permite saber por Tribunal que expedientes han
solicitado, fecha, y si lo han devuelto o no. Para hacer las
solicitudes de devoluciones se utilizan estos libros. Al devolver
los fondos documentales se borran tachándolos del libro y
se coloca devuelto.

Por otra parte cuenta con un formato de solicitud de
información que debe llenar el usuario al momento de
solicitar algún documento.

Partes: 1, 2

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