Cronograma aplicación de herramientas informáticas para procesos contables (página 3)

• Comenzando desde el principio del documento seleccione las frases o palabras que vayas a añadir al índice o sitúese en el punto donde vaya a insertar una marca.

• Accede al menú Insertar – Referencia – Índice y tablas… y haga clic sobre Marcar entrada… o presione la combinación de teclas Alt + Shift + X.

• Aparece el diálogo Marcar entrada de índice, si había seleccionado el texto, en el recuadro Entrada estará ya escrito ese texto, en caso contrario debe introducir el texto ahora. Este recuadro Entrada es el que posteriormente aparecerá en el índice.

Puede crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecerán debajo de la entrada principal y sangrada a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene términos estrechamente relacionados con ella que también aparecen en el documento.

Por defecto el marcador se refiere a la página actual, puede crear una referencia cruzada o hacer referencia a un intervalo de páginas.

Puede hacer que el número de página tenga el formato de negrita y cursiva.

• Pulse Marcar para que se lleve a cabo el marcado.

Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este diálogo.

Haga clic sobre el documento y se desplazará hasta la siguiente frase o palabra que desee marcar. La selecciona y se va al diálogo de Marcar entrada de índice, en el momento en que esté activo el diálogo la frase de entrada se actualiza, pulse en Marcar y así con todas las marcas.

Cuando termine presione sobre el botón Cancelar.

Insertar índice:

Una vez tiene todas las marcas ya definidas bien haya sido manual o automáticamente puede crear el índice.

Para insertar el índice debe situarse en el lugar donde quiere que quede, al inicio del documento, al final o donde desee. Se suele poner al final del documento.

Acceda al menú Insertar – Referencia – Índice y tablas y aparecerá un cuadro de diálogo Índice y tablas como el que ve en la imagen.

Si tiene subentradas puede elegir Tipo, Con sangría, si quiere que aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo si prefiere que las subentradas aparezcan a la derecha.

En formatos puede seleccionar el estilo que tendrá el índice.

Una vez definidas las opciones del cuadro de diálogo pulse Aceptar y se generará el índice.

Un ejemplo de cómo sería un índice lo tenemos en la imagen de abajo.

Tablas de contenido:

Una tabla de contenidos esta formada por los títulos de los apartados que aparecen en el documento.

Al igual que ocurría con los índices, para crear una tabla de contenidos debe seguir dos pasos:

1 Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que desea que aparezcan en la tabla de contenidos.

2 Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).

Tres métodos para preparar una tabla de contenidos.

1. Mediante los estilos de títulos predefinidos por Word.

Word dispone de estilos de títulos predefinidos que incluyen niveles de esquema. Bien puede si en el documento utilizar estos estilos de títulos (recuerde que hay desde Titulo 1 a Titulo 9) al crear la tabla de contenidos Word se fija en estos títulos y crea la TDC a partir de ellos.

2. Crear el documento en vista esquema.

Si construye el documento en vista esquema, puede crear, aumentar o disminuir los niveles de esquema de los títulos del documento. De este modo Word aplicará automáticamente el estilo de título apropiado.

Puede entrar en el modo vista esquema desde menú Ver – Esquema o hacerlo que aparezca en la barra de herramientas desde Ver, Barras de herramientas, Esquema

También aparece la barra de herramientas de Esquema desde el diálogo de Índice y tablas (que verá a continuación) en la pestaña de Tabla de contenido existe un botón llamado Mostrar la barra de herramientas de Esquema.

Una vez visible la barra de herramientas de Esquema puede ir aplicando el nivel que cree conveniente a los títulos del documento que quiere que figuren en la tabla de contenidos.

En la barra de herramientas de Esquema existen dos opciones más que puede utilizar una vez que haya generado la TDC.

Al pulsar sobre Actualizar la TDC nos actualiza la tabla de contenidos si ha realizado algún cambio con respectado a la última vez.

El botón

lo lleva donde esté la TDC,

 3. Crear estilos de títulos personalizados.

Puede crear estilos de títulos personalizados y posteriormente hacer que Word los tenga en cuenta cuando genere la TDC.

Si ha redactado un documento y le ha aplicado títulos personalizados una vez este en la pestaña de Tabla de contenido en el diálogo Índice y tablas (que vera a continuación) debe pulsar sobre el botón Opciones…

Nos aparece el diálogo como el que ve en la imagen, donde debe seleccionar los estilos personalizados que haya creado y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo si ha creado los estilos Cab 1, Cab 2 , etc. lo lógico es que le asigne a Cab 1 el Nivel de TDC 1, a Cab 2 el Nivel de TDC 2 y así sucesivamente.

Generar la tabla de contenidos:

Cuando tenga preparado el documento según lo ha visto anteriormente y por lo tanto ya estan definidos los elementos que formarán la tabla de contenido sólo queda generar dicha tabla.

Debe colocarse en el lugar donde quiere insertar la tabla de contenidos (Normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al inicio del documento) e ir al menú Insertar – Referencia – Índice y tablas y dentro del diálogo Índice y tablas hacer clic sobre la pestaña Tabla de contenido, aparecerá este cuadro de diálogo.

En Formatos puede escoger diversos estilos y en vista preliminar puede ir viendo la presentación que tendrá el estilo seleccionado.

Además puede seleccionar entre varias pestañas como Mostrar números de página, Alinear números de página a la derecha y si quiere sustituir los números de página por hiperenlaces marque la opción Usar hipervínculos en lugar de número de página.

Si pulsa sobre el botón Opciones… aparece un diálogo en donde puede establecer la relación entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto son los que aparecen en la imagen, pero puede cambiarlos a su gusto. Por ejemplo, si quiere que la TDC sólo tenga 3 niveles puede asignar el nivel 3 a los estilos Título 3, Titulo 4, etc.

Si ha modificado los valores por defecto y quiere dejarlo como estaba puede pulsar sobre Restablecer.

Actualizar la TDC:

Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que puede actualizarla automáticamente. Si una vez creada la TDC modifica el documento añadiendo o eliminando títulos, puede actualizar la TDC con un par de clic de ratón de una manera fácil y cómoda.

Tiene dos opciones posibles para actualizar la TDC:

• Desde la vista esquema dispone del botón

• Haciendo clic con el botón derecho sobre la TDC dispone de un menú emergente donde tiene la opción Actualizar campos.

Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones aparece el diálogo Actualizar la tabla de contenido que ve en la imagen de abajo para seleccionar si desea actualizar solo los números de página o toda la tabla.

Tablas de ilustraciones y otras:

También puede incluir en los documentos tablas de ilustraciones, gráficos o de tablas.

Al igual que ha visto que para crear índices y tabla de contenidos primero debe marcar las entradas y después generar la tabla.

De forma similar a como ocurría con la TDC tiene dos opciones para marcar las entradas a la tabla de ilustraciones:

• Utilizar los rótulos de ilustraciones predefinidos por Word.

Para utilizar esta opción debe seleccionar la ilustración, ya sea tabla, imagen, gráfico, etc y acceder al menú Insertar – Referencia

• Título.

Aparece el diálogo Título que ve en la imagen, como puede ver el título se va a insertar en una tabla, aunque puede asignarle el título a cualquier otro tipo de elemento.

Al seleccionar la tabla, gráfico, imagen, ecuación, etc y seleccionar Título, Word lo detecta automáticamente y le asigna el título y el tipo de rotulo adecuado. La posición del título puede ser incluida encima de la selección o por debajo de la selección.

Además verá una serie de botones:

• Nuevo rótulo… Este botón sirve para modificar el Título de la ilustración.

• Numeración… Este botón abre el cuadro de diálogo que ve en la imagen y sirve para modificar el estilo de la numeración de los títulos.

• Auto título… Este botón sirve para generar automáticamente los títulos de un determinado tipo. Por ejemplo puede hacer que se generen automáticamente los títulos de las imágenes de mapa de bits (*.bmp) que vaya incluyendo en el documento.

• Utilizar estilos personalizados para las ilustraciones.

Como vio en la unidad de crear estilos puede crear estilos de cualquier tipo y los gráficos, tablas, etc no están excluidos. Por tanto puede definirlos sus propios estilos personalizados de ilustraciones y asignárselo posteriormente.

Debe crear un estilo propio para la ilustración y usarlo únicamente para ese motivo, posteriormente cuando haya aplicado un título a la ilustración puede aplicarle el estilo personalizado.

Al generar la tabla de ilustraciones Word reconocerá esos tipos personalizados.

En la opción Rótulo puede seleccionar en que tabla de ilustraciones quiere incluir la ilustración.

Generar la tabla de ilustraciones:

Cuando haya insertado todos los títulos a las ilustraciones debe acceder al menú Insertar – Referencia – Índice y tablas y en el diálogo de Índice y tablas debe seleccionar la última pestaña Tabla de ilustraciones.

Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella puede seleccionar el estilo del formato de la tabla. Seleccionar si desea mostrar los números de página y alinearlos a la derecha o si por el contrario prefiere utilizar hipervínculos en lugar de números de página.

En la lista despegable de Etiqueta de título puede seleccionar que tipo de tabla va a crear (Tabla, ilustración, Fig., etc) 

Si pulsa sobre Opciones… aparece el diálogo donde puede seleccionar, por ejemplo, que genere la tabla a partir del estilo de ilustraciones personalizado que haya creado.

La opción de identificador de tabla es mejor que se asigne automáticamente para no mezclar distintas tablas. Este identificador hace referencia a las distintas tablas de ilustraciones que tenga en el documento, si lo asigna manualmente podría repetir el identificador y crear un conflicto por duplicidad de identificadores de tabla.

La opción de Modificar… sirve para modificar el estilo de la tabla que genere.

Referencias cruzadas

Marcadores

Un marcador identifica una posición o selección
de texto a la que se asigna un nombre e identifica para futuras referencias
Cuando esta leyendo un libro y sobre todo si es un documento técnico
es frecuente realizar anotaciones o dejar marcas sobre el mismo libro o con
notas (post-it) para una posterior consulta. En formato digital también
se puede hacer esto y de una manera más sofisticada y elegante.

Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores,
consultarla y poder acceder a estos puntos de manera rápida y sencilla.
Además son la base para crear referencias cruzadas en un documento.

Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un
marcador permanece oculto a no ser que usted modifique algunas propiedades de
Word para hacerlos visibles. Cuando hace visible un marcador se muestra la palabra
enmarcada entre corchetes.

Referencias cruzadas

Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a algún
elemento que se encuentra en el documento. Por ejemplo cuando esta recordando
algún concepto que ha explicado en algún tema anterior se suele
hacer referencia a ese capítulo, o también puede utilizar las
referencias cruzadas para hacer referencia a alguna imagen, tabla o gráfico
dentro del documento. Las referencias cruzadas entre otras tiene la ventaja
de actualizarse automáticamente, por ejemplo si el documento es modificado
y la referencia ya no está en la página 3 sino en la página
4, la referencia se actualiza sola.

Notas al pie y notas al final

Las notas al pie suele utilizarse para añadir
información o dejar constancia de alguna aclaración con respecto
al texto desarrollado en la página. Por ejemplo una nota al pie se suele
utilizar cuando se ha hecho una cita de algún autor, en la nota al pie
se pondrá quien es el autor de esa cita.

Las notas al final parecen en principio lo mismo que
las notas al pie y de hecho se tratan igual, la diferencia fundamental es que
la nota al pie se pone al final de la página para aclarar algún
punto y la nota al final se suele poner al final de un capítulo o
bien al final del documento.

Insertar marcadores

Como se ha dicho, es interesante insertar marcadores en aquellos puntos del documento a los que vaya a hacer referencia más adelante mediante una referencia cruzada.

Para crear un marcador únicamente debe seguir un par de pasos bien sencillos:

– Posicionarse donde quiere incluir una marca o seleccionar el texto.

– Acceder al menú Insertar – Marcador… o presionar Ctrl + Mayús + F5.

Aparece el diálogo que ve en la imagen. Donde debe escribir el nombre del marcador. El nombre no puede contener espacios en blanco y debe comenzar por una letra, seguidamente puede contener números. El nombre no puede ser mayor de 40 caracteres.

Puede ordenar los marcadores por Nombre o por Posición.

Cuando haya escrito el nombre pulse sobre Agregar.

Si desea quitar un marcador debe seleccionarlo y pulsar Eliminar.

El botón Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir seleccionando un marcador y pulsando sobre Ir a accede a la posición del documento a la que está asociado el marcador.

¿Cómo ver los marcadores de nuestro documento?.

 Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que active la opción los marcadores no se ven.

Para hacer visibles los marcadores del documento debe acceder a Herramientas – Opciones… y en la pestaña Ver en la sección Mostrar señalar la opción Marcadores.

Cuando pulse Aceptar y se cierre el diálogo Opciones verá en el documento aquellos marcadores que ha incluido.

Otra forma de acceder directamente a un marcador es accediendo por el menú Edición – Ir a… o presionando Ctrl + I.

En la pestaña Ir a debe seleccionar Marcador dentro de la lista de Ir a y en la lista despegable puede seleccionar el marcador que desee, posteriormente solo debe pulsar sobre Ir a.

Ya se ha comentado que es una referencia cruzada y su estrecha relación con los marcadores.

Ahora va a ver cómo crear una referencia cruzada a un marcador.

Lo primero que tendría que hacer es insertar los marcadores en los lugares adecuados del documento, de la forma que se vio en el punto anterior.

Seguidamente se tendría que colocar en el punto del documento en el que desea insertar la referencia cruzada e ir al menú Insertar – Referencia – Referencia cruzada… y aparecerá el cuadro de diálogo Referencia cruzada, similar al de esta imagen.

En el desplegable Tipo elegirá Marcador y en la parte inferior del diálogo aparecerán los marcadores que haya creado previamente. Ya sólo quedara seleccionar un marcador y hacer clic en el botón Insertar.

Puede seleccionar si quiere que la referencia cruzada se inserte como un hipervínculo.

Pero además de marcadores existen otros tipos de elementos del documento a los que puede hacerse mención utilizando las referencias cruzadas, como son los títulos, ilustraciones, tablas, notas al pie, …

En el cuadro despegable Tipo puede seleccionar el tipo de referencia que va a crear.

El cuadro despegable Referencia a indica que texto va a aparecer en el documento cuando cree la referencia cruzada. Si, por ejemplo, selecciona Texto del marcador, aparecerá el nombre que se le dio al marcador cuando lo creo.

Al seleccionar un tipo las opciones del cuadro despegable Referencia a se modifican adaptándose al Tipo seleccionado, según verá a continuación.

Para poder crear una referencia cruzada es necesario que existan elementos del tipo en cuestión "preparados" previamente. Por ejemplo, para insertar una referencia cruzada a una tabla, no solo hace falta que haya una tabla en el documento, sino que además haya creado un título tipo Tabla. A continuación va a ver cómo hay que hacer esta "preparación" para cada tipo. 

• Tipo Título.

Para hacer referencia a títulos debe crearlos utilizando los Estilos de título predefinidos ( Título 1, Título 2, … Titulo 9) .Para crear un título basta seleccionar el texto, acceder a la barra de formato y en estilo escoger el título que corresponda.

Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Título son:

Texto del título. Texto actual de título.

Número de página. Número de página donde se encuentra el marcador del título.

Número de título. Muestra el número relativo al título.

Número de título (sin contexto). Muestra el número del subtítulo.

Número de título (en contexto). Muestra el número del título de cabecera.

Más adelante o más atrás. Esta opción viene determinada a la referencia y dependiendo de donde haya situado la referencia mostrará "más adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la posición es que esta o mostrará "más atrás" si la referencia se encuentra en una posición anterior a la que está la referencia en el documento.

• Tipo Marcadores.

Puede hacer referencia a marcadores creados previamente de la forma que ha visto en el punto anterior "Insertar Marcadores", de esta misma unidad.

Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Marcadores son:

Texto del marcador. Inserta el nombre del marcador.

Número de página. Inserta la página donde está el marcador.

Número de párrafo. Muestra el número del párrafo relativo al marcador.

Número de párrafo (sin contexto). Muestra el número de párrafo.

Número de párrafo (en contexto). Muestra el número de párrafo.

Más adelante o más atrás. Esta opción viene determinada a la referencia y dependiendo de donde haya situado la referencia mostrará "más adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la posición es que esta mostrará "más atrás" si la referencia se encuentra en una posición anterior a la que está la referencia en el documento.

• Tipo Nota al pie o Nota al final.

Al final de esta unidad verá como crear Notas al pie y Notas al final, una vez creadas ya podrá asignarles una referencia cruzada sin más preparación.

Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Notas al pie y Notas al final son:

Número de nota al pie. Número de nota al pie o número de nota al final.

Número de página. Número de página donde se encuentra la nota al pie o la nota al final.

Más adelante o más atrás. Esta opción viene determinada a la referencia y dependiendo de donde haya situado la referencia mostrará "más adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento con respecto a la posición en que esta o mostrará "más atrás" si la referencia se encuentra en una posición anterior a la que está la referencia en el documento.

Número de nota al pie (con formato). Muestra el número del subíndice del número de página con el mismo formato que la indicación de la nota al pie.

Notas al pie y notas al final:

• Crear una nota al pie.

Para crear una nota al pie debe seguir los siguientes pasos:

– Seleccionar la palabra o frase a la cual le va a poner una nota.

– Acceder a Insertar – Referencia – Nota al pie…

Puede seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.

Si selecciona Notas al pie puede elegir entre:

– Incluir la nota al final de la página o Debajo de la selección.

Si seleccionamos Notas al final puede elegir entre:

– Incluir la nota al Final del documento o al Final de la sección.

 Además en el diálogo puede seleccionar el formato del número que desee que se muestre como subíndice.

Puede incluir una marca personal presionando sobre Símbolo…

Se puede indicar a partir de que número, letra, símbolo comienza la primera nota al pie.

Seleccionar si la numeración es continua, si reinicia en cada nueva sección o si reinicia en cada nueva página.

Puede intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a mitad del documento y aplicar los cambios después seleccionando Aplicar cambios a Todo el documento.

Cuando tiene la nota al pie/nota al final creada si se sitúa con el ratón encima aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hace doble clic sobre el superíndice lo llevará a la nota al pie/nota al final referente al superíndice.

COMPARTIR DOCUMENTOS

Word ofrece la posibilidad de redactar un documento y poderlo compartir con diversos usuarios. Los diferentes usuarios pueden realizar cambios sobre el documento y dejar comentarios, posteriormente se puede consultar quien hizo ese comentario o quien ha realizado cambios sobre el documento original. También existe la herramienta Resaltado que es como si marcase el texto con un rotulador.

En la siguiente imagen ve un documento que le puede dar una idea del aspecto que tienen las diferentes herramientas de las que dispone Word para facilitar el compartir de documentos. No se asuste por lo que puede parecer a primera vista, ya que se ha introducido todos los elementos muy juntos para que se puedan ver en una imagen.

Los comentarios sirven para aclarar alguna frase o palabras dentro del documento, al insertar un comentario se resalta la palabra y dibuja un globo a la derecha del documento con el comentario en su interior.

La herramienta de resaltado permite subrayar el texto del documento al igual que subraya el papel ordinario con un fluorescente.

Con el control de cambios activado puede verlo fácilmente mediante globos informativos los diferentes cambios producidos en el documento.

La barra revisión:

La barra de revisión permite manejar las opciones más usuales relativas a compartir documentos, en la siguiente imagen puede ver su aspecto.

Al insertar un comentario se activa la barra de revisión automáticamente, pero también puede mostrarla desde el menú Ver – Barras de herramientas – Revisión o hacer clic con el botón derecho sobre una parte libre de la zona de barras de herramientas que tiene en la parte superior de Word, se abrirá un desplegable donde puede hacer clic sobre Revisión.

Por defecto, la barra de revisión no muestra todos los botones, para hacerlos visibles debe hacer clic al final de la barra sobre el triángulo negro que apunta hacia abajo y seleccionar Agregar o quitar botones – Revisión, en el menú que aparece puede seleccionar todos los botones, incluido el último Aceptar o rechazar cambios…

Control de cambios.

Herramienta de resaltado:

Quitar efecto resaltado.

Para quitar el efecto del resaltado debe seguir el mismo procedimiento que para resaltar, pero en lugar de seleccionar un color debe seleccionar Ninguno para que así quite el resaltado

Comentarios

Los comentarios son una herramienta muy útil cuando comparte un documento con varias personas, sino desea realizar cambios sobre el documento original pero quiere matizar o apostillar algún concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de personas que comparten el texto.

Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser que lo indique a la hora de imprimir.

Insertar un comentario.

Para insertar un comentario sobre el documento debe seguir los siguientes pasos:

– Seleccionar el texto del cual va a crear un comentario.

– Acceder al menú Insertar – Comentario.

Nos resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del documento unido con una línea discontinua de puntos hasta el texto. En ese globo es donde puede introducir el texto del comentario.

Al insertar un comentario aparece una nueva barra, la barra de revisión. Esta barra suele utilizarse cuando un documento es revisado/modificado por más de una persona. Al incluir un comentario puede ver el autor del mismo, etc.

Dependiendo de la vista en que este se mostrará de una manera o de otra. Por ejemplo estando en vista Normal o de Esquema aparece la barra de revisión junto con el resto de barras y el panel de revisión en la parte inferior de la pantalla.

Sin embargo si esta en vista de impresión, diseño Web o diseño lectura aparece el globo del comentario a la derecha del documento junto con una línea discontinua enlazada al texto comentado.

El comentario ofrece información del autor, por ejemplo en este comentario de ejemplo. Lo primero que indica es que es un comentario, entre corchetes escriba las iniciales del autor y el número de comentarios que ha realizado este autor, a continuación muestra el texto del comentario.

En el panel se ve algo más de información por ejemplo en el centro muestra el nombre completo del autor y a la derecha la fecha y hora de cuando introdujo el comentario y un reglón más abajo el comentario.

Botones de la barra de revisión que hacen referencia a comentarios.

Versiones:

Una práctica bastante común al trabajar con documentos es guardarse copias del documento original, por si más adelante lo necesita. Podría decir que se guardan versiones del documento original.

Por ejemplo, tiene un documento, realiza unos cambios y lo guarda con otro nombre, este segundo documento es una versión del documento original.

Una definición de versión podría ser cada una de las distintas variantes que puede adoptar (en este caso un documento) basándose en el mismo origen.

Word permite guardar diferentes versiones de un mismo documento, con la ventaja de que no hace una copia del documento sino que guarda los cambios producidos con respecto al documento base con el consiguiente ahorro de espacio en disco duro y agilidad de trabajo que esto supone.

Organigramas y diagramas

Un organigrama es un elemento gráfico que representa una organización, normalmente jerárquica, por ejemplo la organización de cargos en una empresa.

Y un diagrama es una representación gráfica que no tiene porqué ser obligatoriamente una organización jerárquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre sí, hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la representación gráfica se explica los pasos o componentes con una secuencia lógica, por ejemplo los pasos a seguir para poner en marcha un DVD.

 Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas características específicas en cuanto a la estructura y elementos que lo forman.

Organigramas :

Crear organigramas.

Para insertar un organigrama debe:

Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que desee.

Al insertar un organigrama aparece el siguiente menú flotante.

El organigrama debe quedar como ve en la imagen. Rellene el resto de recuadros con los nombres que se ven en el organigrama de la imagen.

Por si no los ve bien coloque comenzando de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha (Dirección, Departamento RRHH, Departamento Financiero, Producción).

Insertar formas.

Este botón sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama, pulsando sobre el triángulo negro de la derecha puede seleccionar que tipo de forma quiere insertar, dependiendo en que nivel este puede insertar o no un tipo. Por ejemplo en el primer nivel como es único no puede tener compañero de trabajo.

Un Subordinado es un recuadro que está claramente un nivel por debajo. Por ejemplo B y C son subordinados de A.

Un Compañero de trabajo se sitúa al lado del recuadro. Por ejemplo B es compañero de C y viceversa.

Un Ayudante está un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo A1 es ayudante de A.

Tipos de selección.

Sirve para seleccionar un conjunto de elementos dentro del diagrama. Si pulsa sobre el triángulo negro de la derecha despliega un submenú con las opciones de Seleccionar.

Nivel. Selecciona todos los recuadros del mismo nivel. Por ejemplo si se sitúa en el recuadro B y pulsa seleccionar nivel, seleccionará los recuadros C y D.

Rama. Selecciona todos los recuadros que cuelguen del recuadro en el que este.

Todos los ayudantes. Selecciona todos los ayudantes del organigrama.

Todas las líneas de conexión. Selecciona las líneas de conexión entre recuadros del organigrama.

Modificar el formato.

Este botón sirve para utilizar un formato ya definido por Word. Al presionar sobre este botón se abre el diálogo Galería de estilos del organigrama.

Diagramas

Crear un diagrama:

La barra de herramientas de diagramas.

Cuando ha seleccionado un diagrama y ha pulsado Aceptar, se inserta el diagrama donde esta situado el cursor, y además aparece una barra de herramientas adjunta con las opciones que puede utilizar con los diagramas.

– Ajustar diagrama al contenido. Sirve como su propio nombre indica para ajustar el diagrama al rectángulo habilitado para él.

– Expandir diagrama. Expande el diagrama todo lo que necesite.

– Cambiar el tamaño del diagrama. Al seleccionar esta opción aparecen unas marcas en los puntos claves del marco del diagrama para que pueda modificar el tamaño del diagrama.

– Auto diseño. Es la opción por defecto, y con esta opción el diagrama no puede ser modificado, pero si lo desmarca puede hacer modificaciones sobre el diagrama. Por ejemplo, en el diagrama de ciclo puede modificar el tamaño, la forma y la situación de las flechas.

Hipervínculos

Microsoft Word crea un hipervínculo al presionar ENTER o la BARRA ESPACIADORA

después de escribir la dirección:

www.fundacionsiigo.edu.co

A un documento, un archivo o una página Web

1. Seleccione el texto o la imagen que desee mostrar como hipervínculo.

2. En la ficha Insertar, dentro del grupo Vínculos,
haga clic en Hipervínculo

También puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el texto o en la imagen y, a continuación, hacer clic en Hipervínculo en el menú contextual.

3. Siga uno de estos procedimientos:

• Para crear un vínculo a un archivo o página Web existente, haga clic en Archivo o página Web existente dentro de Vincular a y, a continuación, escriba la dirección a la que desea vincular en el cuadro Dirección. Si no conoce la dirección de un archivo, haga clic en la flecha de la lista Buscar en y, a continuación, localice el archivo que desea.

• Para crear un vínculo a un archivo que no se ha creado aún, haga clic en Crear nuevo documento en Vincular a, escriba el nombre del archivo en el cuadro Nombre del nuevo documento y, a continuación, en Cuándo modificar, haga clic en Modificar documento nuevo más adelante o Modificar documento nuevo ahora.

NOTA   Para personalizar la información en pantalla que aparece al situar el puntero sobre el hipervínculo, haga clic en Información en pantalla y escriba el texto que desee. Si no especifica una sugerencia, Word utiliza la ruta de acceso o la dirección del archivo como sugerencia.

A un mensaje de correo electrónico vacío

1. Seleccione el texto o la imagen que desee mostrar como hipervínculo.

2. En la ficha Insertar, dentro del grupo Vínculos,
haga clic en Hipervínculo

También puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el texto o en la imagen y, a continuación, hacer clic en Hipervínculo en el menú contextual.

3. Bajo Vincular a, haga clic en Dirección de correo electrónico.

4. Escriba la dirección de correo electrónico que desee en el cuadro Dirección de correo electrónico o seleccione una dirección de correo electrónico en el cuadro Direcciones de correo utilizadas recientemente.

5. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje de correo electrónico.

NOTA Algunos exploradores Web (explorador Web: software que
interpreta archivos HTML, les da formato en páginas Web y los muestra.
Un explorador Web, como Microsoft Internet Explorer, puede ir a hipervínculos,
transferir archivos y reproducir archivos de sonido o vídeo que están
incrustados en páginas Web.) y programas de correo electrónico
pueden no reconocer la línea de asunto.

Para personalizar la información en pantalla que aparece al situar el puntero sobre el hipervínculo, haga clic en Información en pantalla y escriba el texto que desee. Si no especifica una sugerencia, Word utiliza "mailto" seguido por la dirección de correo electrónico y la línea de asunto como sugerencia.

SUGERENCIA   También puede crear un hipervínculo a un mensaje de correo electrónico vacío escribiendo la dirección en el documento. Por ejemplo, escriba alguien@example.com; Word creará el hipervínculo automáticamente, a menos que haya desactivado el formato automático de hipervínculos.

A una ubicación en el documento o la página Web actual

Para crear un vínculo a una ubicación en un documento o página Web creados en Word, debe marcar la ubicación o el destino del hipervínculo y agregar a continuación el vínculo.

Marcar la ubicación del hipervínculo

Puede marcar la ubicación del hipervínculo utilizando un marcador o un estilo de título en Word.

Insertar un marcador

En el documento actual, realice las siguientes acciones:

1. Seleccione el texto o el elemento al que desee asignar un marcador o haga clic en el lugar donde desee insertar un marcador.

2. En el grupo Vínculos de la ficha Insertar, haga clic en Marcador.

3. En Nombre del marcador, escriba un nombre.

Los nombres de los marcadores deben comenzar por una letra y pueden incluir números. No se puede incluir espacios en el nombre de un marcador. No obstante, puede utilizar el carácter de subrayado para separar palabras, como por ejemplo, Primer_título. 

4. Haga clic en Agregar.

Aplicar un estilo de título

Puede aplicar uno de los estilos de título integrados en Word al texto en la ubicación a la que desee ir. En el documento actual, realice las siguientes acciones:

1. Seleccione el texto al que desea aplicar un estilo de título.

2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en el estilo que desee.

Por ejemplo, si seleccionó texto al que desea aplicar un estilo de título principal, haga clic en el estilo denominado Título 1 en la galería Estilos rápidos.

Agregar el vínculo

1. Seleccione el texto o el objeto que desee mostrar como hipervínculo.

2. Haga clic con el botón secundario del mouse
y, a continuación, haga clic en Hipervínculo
en el menú contextual.

3. Bajo Vincular a, haga clic en Lugar de este documento.

4. En la lista, seleccione el título o el marcador al que desee vincular.

NOTA   Para personalizar la información en pantalla que aparece al situar el puntero sobre el hipervínculo, haga clic en Información en pantalla y escriba el texto que desee. Si no especifica una sugerencia, Word utiliza "Documento activo" como sugerencia para los vínculos a los títulos. Para los vínculos a los marcadores, Word utiliza el nombre del marcador.

A una ubicación específica en otro documento o página
Web

Para crear un vínculo a una ubicación en un documento o página Web creados en Word, debe marcar la ubicación o el destino del hipervínculo y agregar a continuación el vínculo.

Marcar la ubicación del hipervínculo

1. Inserte un marcador en el archivo de destino o página Web.

2. Abra el archivo desde el que desee establecer el vínculo y seleccione el texto o el objeto que desea mostrar como hipervínculo.

3. Haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Hipervínculo

en el menú contextual.

4. Bajo Vincular a, haga clic en Archivo o página Web existente.

5. En el cuadro Buscar en, haga clic en la flecha abajo, desplácese hasta el archivo con el que desea establecer el vínculo y selecciónelo.

6. Haga clic en Marcador, seleccione el marcador que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

NOTA   Para personalizar la información en pantalla que aparece al situar el puntero sobre el hipervínculo, haga clic en Información en pantalla y escriba el texto que desee. Si no especifica una sugerencia, Word utiliza la ruta de acceso al archivo, incluyendo el nombre del marcador, como sugerencia.

Agregar el vínculo

1. Seleccione el texto o el objeto que desee mostrar como hipervínculo.

2. Haga clic con el botón secundario del mouse
y, a continuación, haga clic en Hipervínculo

en el menú contextual.

3. Bajo Vincular a, haga clic en Lugar de este documento.

4. En la lista, seleccione el título o el marcador al que desee vincular.

SUGERENCIA   Desde los documentos de Word puede crear vínculos a ubicaciones específicas de archivos guardados en formato de Microsoft Office Excel (.xls) o Microsoft Office PowerPoint (.ppt). Para vincular a una ubicación específica de un libro de Excel, cree un nombre definido en el libro y después escriba a continuación del nombre de archivo en el hipervínculo el signo de número # seguido del nombre definido. Para establecer un vínculo con una diapositiva específica de una presentación de PowerPoint, escriba el signo # seguido del número de la diapositiva después del nombre de archivo.

Columnas

En Word, siempre se está trabajando con columnas. Aunque no lo parezca. Una sola, de margen a margen.

Cuando en un documento, se desee dar un aspecto diferente a grandes bloques de texto, que inicialmente pueden suponer un muro para la lectura por parte de quien lo lee, podemos crear columnas con lo que estéticamente el texto parece que invita más a su lectura. Otros tipos de documentos, como boletines, folletos, etc…sin embargo lo imponen.

Las columnas de tipo periodístico

Son aquellas en las que el texto fluye de arriba a abajo en la primera columna, de ahí continúa en la parte superior de la siguiente columna hacia abajo y así sucesivamente de modo "serpenteante" entre todas las columnas que el usuario haya definido. Tal es el caso de las columnas de los periódicos (de ahí su nombre).

Dependiendo de la utilización, forma y resultado deseado,
Word propone dos tipos de columnas de este tipo:

• Las periodísticas simples. En ellas, el usuario define las columnas antes de escribir y salta de columna cuando lo necesite (generalmente tras un cambio de párrafo). Se apreciará, por lo tanto, un cambio de párrafo, de frase entre una columna y la siguiente y las columnas no tienen por qué tener la misma longitud:

• Las periodísticas balanceadas. En ellas, el usuario escribe primero todo el texto como lo hace normalmente hasta un fin de párrafo, y después lo selecciona y al aplicar el formato de columnas el texto escrito, "fluye" y se reparte balanceándose, entre el número de columnas que se hubieran definido. Las columnas quedan prácticamente del mismo tamaño y el usuario no ha roto con un salto entre la primera y la segunda columna. El texto continúa entre la primera y la segunda (o la N y la N+1):

Columnas periodísticas simples

Para confeccionar columnas de este tipo deberemos seguir metódicamente, los siguientes pasos:

1. Situar el cursor en línea nueva, sin ninguna otra característica de formato activada que pudiera interferir directamente con las columnas y entrar en la opción "Columnas" del grupo de opciones configurar página de la ficha de Diseño de Página.

2. Ahora podemos definir el número de columnas que deseamos para nuestro texto. (Se admiten hasta cuarenta y cinco columnas en general, y en un formato Din A4 en vertical hasta diez columnas y en horizontal hasta diecinueve columnas).

Este panel inicial, nos ofrece algunas opciones de columnas para aplicar al documento, pero en el caso de que ninguna de ellas sea adecuada para nuestras necesidades, pulsaremos sobre la opción "Más columnas…", lo que nos permite más posibilidades de formato para estas.

3. A partir de este cuadro de diálogo de columnas, podemos fijar el número de columnas que deseemos para nuestro documento.Las columnas se pueden definir cada una con una anchura diferente, si bien lo más usual es trabajar con columnas de igual ancho (por eso la casilla de verificación de columnas de igual ancho está inicialmente activada). En la parte inferior del panel, MUY IMPORTANTE, aplicar de aquí en adelante y aceptar. (Observar la vista previa a la derecha del panel).

Word habrá insertado un salto de sección continua y a partir de ese código de salto de sección, ya trabaja a razón del número de columnas definidas. Observar la regla de la parte superior, como en ella se ven claramente definidas las columnas con sus sangrías, tabuladores, etc. El trabajo será igual que antes solo que se trabajará en una anchura menor.

4. Comenzar a escribir en la primera columna.

5. Cuando se desee dar por terminado el texto de la primera columna, cuando se quiera saltar a la siguiente columna, se efectuará un salto de columna bien desde la opción saltos de la ficha de "Diseño de página" o bien pulsando las teclas Control+Mayús+Enter simultáneamente una sola vez.

6. Continuaremos escribiendo, sangrando, tabulando, tablas, lo que fuera necesario… (De existir mas columnas repetir el salto tantas veces como fuera preciso.

7. Cuando estando en la última columna se quiera dar por finalizado el trabajo en columnas para volver a trabajar a una sola columna toda la anchura del documento, habrá que desactivar las columnas o lo que es lo mismo, entrar a formato columnas de nuevo y fijar el número de columnas a una, y aplicar de nuevo de aquí en adelante. El cursor salta a la izquierda por debajo del texto de la primera columna, pero observando la regla, apreciamos que volvemos a trabajar a "todo lo ancho". 

Para terminar, observemos mostrando los códigos, los saltos de sección continua con los que Word "abraza" al texto al que le hemos aplicado el formato de columnas. De este modo, en un documento de una página podríamos tener varias secciones.

En este tipo de columnas, si se inserta texto en una de ellas o se elimina texto (a posteriori), la columna que crece o disminuye de tamaño es esa.

De escribir mucho texto en una columna hasta llegar al borde inferior de la página, Word salta automáticamente de columna y de tratarse de la última columna saltaría a la primera columna pero en página siguiente.

Tablas

Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres.

Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para Internet.

Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que utilizando las tabulaciones u otros métodos.

Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos.

Creación de tablas

Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas están en la pestaña Insertar, seleccionar dentro de una cuadrícula las filas o columnas, definirla usando números para especificar cuantas filas y columnas se necesitan o dibujándola con el ratón, según el tipo de tabla será más útil un método u otro, vamos a ver los tres.

Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaña Insertar y seleccionar el botón Tabla, allí se muestra una ventana con las tres opciones.

1. Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sería una celda de la misma.

2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla, este vínculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla.

3. La tercer opción es usar el vínculo Dibujar Tabla, aquí se dimensiona la tabla dibujándola con el mouse

Cuando creas una tabla, Word 2007 te permite aplicarle directamente un estilo con un sólo clic para ello deberás seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la pestaña Diseño, allí podrás seleccionar uno entre un amplio listado en la sección Estilos de tabla.

Mediante esta opción podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como, por ejemplo, Tabla con cuadrícula que es el que está marcado con un cuadro naranja en la imagen. Word aplicará las características del formato elegido a nuestra tabla.

El programa también te permite dibujar, y por lo tanto añadir, nuevos bordes a la tabla.

De esta forma podrá tomar un aspecto mucho más parecido a lo que tengamos en mente.

Para ello hacer un clic en la pestaña Diseño selecciona el icono del lápiz que está a la izquierda, el cursor tomará la forma de un lápiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar el rectángulo con el tamaño total de la tabla. A continuación dibujar las filas y columnas, como si lo hiciéramos con un lápiz.

Este método es más flexible a la hora de diseñar tablas irregulares, como la que se muestra en la imagen.

Herramientas de Tabla

Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Opciones de estilo de tabla, Estilos de tabla, Dibujar bordes.

Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Tabla, Filas y columnas, Combinar, Tamaño de celda, Alineación, Datos.

Vamos a ver las funciones más interesantes de éstas herramientas.

Dibujar Bordes

Plantillas

Una plantilla de Microsoft Office Word 2007 incluye contenido, formato u objetos de ejemplo que se pueden usar para crear un documento de forma rápida y sencilla.

A continuación encontrara las instrucciones para crear plantillas de Word 2007, desde guardar y compartir plantillas hasta darles formato para que sean fáciles de usar y funcionen correctamente al personalizarse, imprimirse o mostrarse en otros equipos.

Las instrucciones están pensadas para ayudar a las empresas a cumplir los requisitos de publicación, pero es posible que también le resulten útiles si desea enviar una plantilla de la comunidad o crear plantillas para usarlas en casa o en el trabajo.

Crear una plantilla

Para crear una plantilla, guarde un documento nuevo o existente en uno de los formatos de archivo de plantilla de Word 2007. Normalmente, usará el formato Plantilla de Word (archivo DOTX) a menos que la plantilla contenga macros. En ese caso, debe usar el formato Plantilla habilitada con macros de Word (archivo DOTM).

Para crear y guardar plantillas, siga estos pasos:

1. Abra el documento que desea guardar como plantilla o abra un documento nuevo.

2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Guardar como.

3. Desplácese a la ubicación donde desea guardar la plantilla y escriba un nombre de archivo.

4. Haga clic en el cuadro Tipo y seleccione Plantilla de Word (o Plantilla habilitada con macros de Word si la plantilla tiene macros o tiene previsto agregarlas).

5. Para que Word 2007 genere automáticamente una imagen en miniatura de la primera página de la plantilla, active la casilla Guardar miniatura. Después de usar la plantilla, la imagen se muestra en el panel Nuevo documento, en Plantillas utilizadas recientemente. Esto puede ayudarle a encontrar más rápidamente la plantilla la próxima vez que desee usarla para crear un documento.

6. Haga clic en Guardar.

Para abrir un documento basado en la plantilla nueva, vaya a la ubicación en la que guardó la plantilla y haga doble clic en el nombre del archivo. Si prefiere seleccionar y aplicar una plantilla después de haber abierto un documento nuevo en Word, guarde las plantillas en la ubicación predeterminada de plantillas del equipo.

De esta forma, puede usarlas si selecciona Mis plantillas en el panel Nuevo documento.

Realizar cambios en una plantilla

Puede guardar un documento como plantilla en cualquier momento y actualizar
la plantilla cuando desee. Después de crear el archivo de plantilla,
no obstante, asegúrese de abrir la plantilla (no un documento basado
en ella) para hacer los cambios pertinentes. A continuación se explica
cómo hacerlo:

Para abrir una plantilla, siga uno de estos procedimientos:

• Abra Word 2007, haga clic en el botón de Microsoft Office
  y, a continuación, haga clic en Abrir. Vaya a la ubicación
  en la que se ha almacenado la plantilla, selecciónela y haga clic
  en Abrir.

• Vaya a la ubicación en la que se ha almacenado la plantilla,
  haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de archivo
  de la plantilla y haga clic en Abrir.

Es posible que deba examinar una ubicación de red, si la plantilla
está compartida a través de una red, o una carpeta en el equipo
como la carpeta Documentos. Para realizar cambios en una plantilla que aparece
en el panel Nuevo documento, en Mis plantillas, examine la ubicación
predeterminada de plantillas del equipo. Realice los cambios en la plantilla
y guárdela.

Impedir la realización de cambios en una plantilla (hacer que sea
de sólo lectura)

Si no desea que otros usuarios hagan cambios en la plantilla, puede establecer las propiedades del archivo en "Sólo lectura" en lugar de "Lectura y escritura" siguiendo estos pasos:

Vaya a la ubicación donde se ha almacenado la plantilla.

NOTA   Es posible que deba examinar una ubicación de red, si la plantilla está compartida a través de una red, o una carpeta en el equipo como la carpeta Documentos. Para realizar cambios en una plantilla que aparece en el panel Nuevo documento, en Mis plantillas, examine la ubicación predeterminada de plantillas del equipo.

Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de archivo de la plantilla y, a continuación, haga clic en Propiedades.

En la ficha General, junto a Atributos, active la casilla Sólo lectura y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para ver si una plantilla es de sólo lectura, compruebe si (Sólo lectura) se adjunta al título al abrirla. (Sólo lectura) no aparecerá en el nombre de archivo donde almacenó la plantilla. Sólo aparecerá después del título al abrirla.

IMPORTANTE   Si decide hacer cambios en la plantilla posteriormente, acuérdese de desactivar las propiedades de sólo lectura antes de empezar; de lo contrario, Word le pedirá que guarde el archivo con un nombre distinto.

Correspondencia

Combinar correspondencia

Utilice la combinación de correspondencia1 para crear publicaciones personalizadas, como etiquetas o cartas modelo, combinando los registros de un origen de datos2 con una publicación. En las publicaciones se pueden combinar texto e imágenes.

1 Combinación de correspondencia: proceso de combinación
de información de un origen de datos con una publicación para
imprimir un grupo de publicaciones personalizadas individualmente.

2Origen de datos: archivo que contiene información que puede combinarse en una publicación. Por ejemplo, una lista de nombres y direcciones o rutas a imágenes que desea utilizar en una combinación de catálogos o correspondencia. Debe conectar al origen de datos para realizar una combinación.

La combinación de correspondencia se suele utilizar para agregar automáticamente la dirección a sobres, etiquetas, postales, folletos, boletines y a otras publicaciones de envío masivo de correspondencia. También se puede utilizar para personalizar las publicaciones, por ejemplo, agregando nombres de personas, notas personalizadas o cualquier otra información.

Para entender mejor este tema vamos a ver un ejemplo de combinar correspondencia a partir de una carta modelo. En este ejemplo vamos a crear la base de datos sobre la marcha por medio de las opciones de la ficha correspondencia:

En primer lugar accedemos a la ficha Correspondencia.

En Iniciar combinación de correspondencia seleccionamos Cartas, ya que es el tipo de documento con el que vamos a trabajar en este ejemplo.

Comenzamos escribiendo el texto de la carta modelo

Una vez escrito el texto de la carta hacemos clic en Seleccionar destinatarios, dentro de la ficha Iniciar combinación de correspondencia.

En el menú que se despliega seleccionamos la opción Escribir nueva lista, ya que vamos a crear la base de datos en este momento.

Nota: Si ya la tuviéramos creada la base de datos la seleccionaríamos desde la opción Usar lista existente, para conectar la carta con la base de datos y poder realizar la combinación.

Accedemos de esta manera al menú Nueva lista de direcciones, donde podemos introducir los registros de cada persona a la que vamos a enviar la carta. Si la lista de direcciones de Word tiene demasiados campos o necesitamos cambiar alguno de ellos pulsamos en Personalizar columnas.

Podemos eliminar cualquier campo que no nos sea necesario,
seleccionándolo y pulsando el botón Eliminar. También podemos
cambiar al nombre de alguno de los campos desde el botón Cambiar nombre.

En nuestro ejemplo eliminamos los campos Tratamiento, Campo dirección 2, País o Región, Teléfono privado, Teléfono del trabajo y Dirección de correo electrónico. Cambiamos el nombre del campo Provincia o estado por Provincia.

A continuación vamos introduciendo los datos de los destinatarios en la lista:

En nuestro ejemplo hemos escrito los datos de tres destinatarios. Pulsamos Aceptar para finalizar.

A continuación debemos guardar la base de datos que acabamos de crear. Word nos lleva por defecto a la carpeta Mis archivos de origen de datos, pero podemos elegir cualquier otra carpeta para guardarla. Siguiendo nuestro ejemplo, llamamos a la base de datos Agenda y pulsamos Guardar.

A partir de este paso lo que tenemos que hacer es insertar los campos de combinación de la base de datos en los lugares del texto donde queremos que aparezcan los datos de los destinatarios. Para ello accedemos a la ficha Escribir e insertar campos y pulsamos sobre Insertar campo combinado.

Situamos el cursor en el lugar del texto donde queremos insertar el campo, en este caso nos situamos tras la palabra estimado para insertar el campo Nombre. Lo seleccionamos y hacemos clic en insertar.

Repetimos la operación con los demás campos de combinación:

Ahora la carta modelo está conectada con la base de datos, ya que hemos insertado los campos de combinación en ella. A continuación pasamos a la pestaña Vista previa de resultados:

Vemos los datos del primer registro de la base de datos en nuestra carta, para que nos hagamos una idea del resultado final:

Para finalizar la combinación accedemos a la ficha Finalizar y combinar.Editar documentos individuales:

Combinamos Todos los registros y pulsamos Aceptar.

El resultado es un nuevo archivo de Word llamado Cartas1 que contiene las 3 cartas combinadas, una por destinatario.

Software

Software, programas de computadoras. Son las instrucciones responsables de que el hardware (la máquina) realice su tarea. Como concepto general, el software puede dividirse en varias categorías basadas en el tipo de trabajo realizado. Las dos categorías primarias de software son los sistemas operativos (software del sistema), que controlan los trabajos del ordenador o computadora, y el software de aplicación, que dirige las distintas tareas para las que se utilizan las computadoras. Por lo tanto, el software del sistema procesa tareas tan esenciales, aunque a menudo invisibles, como el mantenimiento de los archivos del disco y la administración de la pantalla, mientras que el software de aplicación lleva a cabo tareas de tratamiento de textos, gestión de bases de datos y similares. Constituyen dos categorías separadas el software de red, que permite comunicarse a grupos de usuarios, y el software de lenguaje utilizado para escribir programas (véase Lenguaje de programación).

Además de estas categorías basadas en tareas, varios tipos de software se describen basándose en su método de distribución. Entre estos se encuentran los así llamados programas enlatados, el software desarrollado por compañías y vendido principalmente por distribuidores, el freeware y software de dominio público, que se ofrece sin costo alguno, el shareware, que es similar al freeware, pero suele conllevar una pequeña tasa a pagar por los usuarios que lo utilicen profesionalmente y, por último, el infame vapourware, que es software que no llega a presentarse o que aparece mucho después de lo prometido. Véase Telecomunicaciones.

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Hardware

Hardware, equipo utilizado para el funcionamiento de una computadora. El hardware se refiere a los componentes materiales de un sistema informático. La función de estos componentes suele dividirse en tres categorías principales: entrada, salida y almacenamiento. Los componentes de esas categorías están conectados a través de un conjunto de cables o circuitos llamado bus con la unidad central de proceso (CPU) del ordenador, el microprocesador que controla la computadora y le proporciona capacidad de cálculo.

El soporte lógico o software, en cambio, es el conjunto de instrucciones que un ordenador emplea para manipular datos: por ejemplo, un procesador de textos o un videojuego. Estos programas suelen almacenarse y transferirse a la CPU a través del hardware de la computadora. El software también rige la forma en que se utiliza el hardware, como por ejemplo la forma de recuperar información de un dispositivo de almacenamiento. La interacción entre el hardware de entrada y de salida es controlada por un software llamado BIOS (siglas en inglés de 'sistema básico de entrada/salida').

Aunque, técnicamente, los microprocesadores todavía se consideran hardware, partes de su función también están asociadas con el software. Este hecho de que los microprocesadores presenten tanto aspectos de hardware como de software, hace que a veces se les aplique el término intermedio de microprogramación, o firmware.

El hardware de entrada consta de dispositivos externos —esto es, componentes situados fuera de la CPU de la computadora— que proporcionan información e instrucciones. Un lápiz óptico es un puntero con un extremo fotosensible que se emplea para dibujar directamente sobre la pantalla, o para seleccionar información en la pantalla pulsando un botón en el lápiz óptico o presionando el lápiz contra la superficie de la pantalla. El lápiz contiene sensores ópticos que identifican la parte de la pantalla por la que se está pasando. Un mouse, o ratón, es un dispositivo apuntador diseñado para ser agarrado con una mano. Cuenta en su parte inferior con un dispositivo detector (generalmente una bola) que permite al usuario controlar el movimiento de un cursor en la pantalla deslizando el mouse por una superficie plana. Para seleccionar objetos o elegir instrucciones en la pantalla, el usuario pulsa un botón del mouse. Un joystick es un dispositivo formado por una palanca que se mueve en varias direcciones y dirige un cursor u otro objeto gráfico por la pantalla de la computadora. Un teclado es un dispositivo parecido a una máquina de escribir, que permite al usuario introducir textos e instrucciones. Algunos teclados tienen teclas de función especiales o dispositivos apuntadores integrados, como trackballs (bolas para mover el cursor) o zonas sensibles al tacto que permiten que los movimientos de los dedos del usuario dirijan un cursor en la pantalla.

Un digitalizador óptico (o escáner óptico) emplea dispositivos fotosensibles para convertir imágenes (por ejemplo, una fotografía o un texto) en señales electrónicas que puedan ser manipuladas por la máquina. Por ejemplo, es posible digitalizar una fotografía, introducirla en una computadora e integrarla en un documento de texto creado en dicha computadora. Los dos digitalizadores más comunes son el digitalizador de campo plano (similar a una fotocopiadora de oficina) y el digitalizador manual, que se pasa manualmente sobre la imagen que se quiere procesar. Existen cámaras digitales que permiten tomar imágenes que pueden ser tratadas directamente por el ordenador.

Un micrófono es un dispositivo para convertir sonidos en señales que puedan ser almacenadas, manipuladas y reproducidas por el ordenador. Un módulo de reconocimiento de voz es un dispositivo que convierte palabras habladas en información que el ordenador puede reconocer y procesar.

Un módem es un dispositivo que conecta una computadora con una línea telefónica y permite intercambiar información con otro ordenador a través de dicha línea. Todos los ordenadores que envían o reciben información deben estar conectados a un módem. El módem del aparato emisor convierte la información enviada en una señal analógica que se transmite por las líneas telefónicas hasta el módem receptor, que a su vez convierte esta señal en información electrónica para el ordenador receptor.

El hardware de salida consta de dispositivos externos que transfieren información de la CPU de la computadora al usuario informático. La pantalla convierte la información generada por el ordenador en información visual. Las pantallas suelen adoptar una de las siguientes formas: un monitor de rayos catódicos o una pantalla de cristal líquido (LCD, siglas en inglés). En el monitor de rayos catódicos, semejante a un televisor, la información procedente de la CPU se representa empleando un haz de electrones que barre una superficie fosforescente que emite luz y genera imágenes. Las pantallas LCD son más planas y más pequeñas que los monitores de rayos catódicos, y se emplean frecuentemente en ordenadores portátiles.

Las impresoras reciben textos e imágenes de la computadora y los imprimen en papel. Las impresoras matriciales emplean minúsculos alambres que golpean una cinta entintada formando caracteres. Las impresoras láser emplean haces de luz para trazar imágenes en un tambor que posteriormente recoge pequeñas partículas de un pigmento negro denominado tóner. El tóner se aplica sobre la hoja de papel para producir una imagen. Las impresoras de chorro de tinta lanzan gotitas de tinta sobre el papel para formar caracteres e imágenes.

El hardware de almacenamiento sirve para almacenar permanentemente información y programas que el ordenador deba recuperar en algún momento. Los dos tipos principales de dispositivos de almacenamiento son las unidades de disco y la memoria. Existen varios tipos de discos: duros, flexibles o disquetes, magneto-ópticos y compactos. Las unidades de disco duro almacenan información en partículas magnéticas integradas en un disco; estas unidades, que suelen ser una parte permanente de la computadora, pueden almacenar grandes cantidades de información y recuperarla muy rápidamente. Las unidades de disquete también almacenan información en partículas magnéticas integradas en discos intercambiables, que de hecho pueden ser flexibles o rígidos. Los disquetes almacenan menos información que un disco duro, y la recuperación de la misma es muchísimo más lenta. Las unidades de disco magneto-óptico almacenan la información en discos intercambiables, sensibles a la luz láser y a los campos magnéticos; pueden almacenar tanta información como un disco duro, pero la velocidad de recuperación de la misma es algo menor. Las unidades de disco compacto, o CD-ROM, almacenan información en las cavidades grabadas en la superficie de un disco de material reflectante. La información almacenada en un CD-ROM no puede borrarse ni sustituirse por otra. Los CD-ROM pueden almacenar aproximadamente la misma información que un disco duro, pero la velocidad de recuperación de información es menor. Hay unidades que permiten escribir discos compactos y, si el soporte lo permite, reescribir la información hasta más de 1.000 veces sobre el mismo disco; son las unidades CD-RW (del inglés CD-ReWritable) que además de leer y reescribir discos CD-RW, también pueden leer y escribir discos compactos CD-R (que sólo permiten grabar la información una vez) y leer CD-ROM. En la actualidad también es frecuente encontrar en los ordenadores unidades DVD, que permiten leer, y algunas también escribir, unidades del mismo tamaño que los CD pero con una capacidad de almacenamiento muy superior.

La memoria está formada por chips que almacenan información que la CPU necesita recuperar rápidamente. La memoria de acceso aleatorio (RAM, siglas en inglés) se emplea para almacenar la información e instrucciones que hacen funcionar los programas de la computadora. Generalmente, los programas se transfieren desde una unidad de disco a la RAM. Esta memoria también se conoce como memoria volátil porque la información contenida en los chips de memoria se pierde cuando se desconecta el ordenador. La memoria de sólo lectura (ROM, siglas en inglés) contiene información y software cruciales que deben estar permanentemente disponibles para el funcionamiento de la computadora, por ejemplo el sistema operativo, que dirige las acciones de la máquina desde el arranque hasta la desconexión. La ROM se denomina memoria no volátil porque los chips de memoria ROM no pierden su información cuando se desconecta el ordenador.

Algunos dispositivos se utilizan para varios fines diferentes. Por ejemplo, los disquetes también pueden emplearse como dispositivos de entrada si contienen información que el usuario informático desea utilizar y procesar. También se pueden utilizar como dispositivos de salida si el usuario quiere almacenar en ellos los resultados de su computadora.

Para funcionar, el hardware necesita unas conexiones materiales que permitan a los componentes comunicarse entre sí e interaccionar. Un bus constituye un sistema común interconectado, compuesto por un grupo de cables o circuitos que coordina y transporta información entre las partes internas de la computadora. El bus de una computadora consta de dos canales: uno que la CPU emplea para localizar datos, llamado bus de direcciones, y otro que se utiliza para enviar datos a una dirección determinada, llamado bus de datos. Un bus se caracteriza por dos propiedades: la cantidad de información que puede manipular simultáneamente (la llamada "anchura de bus") y la rapidez con que puede transferir dichos datos.

Una conexión en serie es un cable o grupo de cables utilizado para transferir información entre la CPU y un dispositivo externo como un mouse, un teclado, un módem, un digitalizador y algunos tipos de impresora. Este tipo de conexión sólo transfiere un dato de cada vez, por lo que resulta lento. La ventaja de una conexión en serie es que resulta eficaz a distancias largas.

Una conexión en paralelo utiliza varios grupos de cables para transferir simultáneamente más de un bloque de información. La mayoría de los digitalizadores e impresoras emplean este tipo de conexión. Las conexiones en paralelo son mucho más rápidas que las conexiones en serie, pero están limitadas a distancias menores de 3 m entre la CPU y el dispositivo externo.

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Estructura FíSica Y LóGica De Un Computador – Presentation
Transcript

• 1. Estructura Física y Lógica de un Computador Gerardo de Jesus Ruz C.I. 19383049

• 2. Elementos de una Computadora En general una computadora esta constituida por dos partes: hardware y software y hacen referencia al soporte físico y lógico de un computador

• 3. Soporte Físico: Hardware Es la parte física de un computador, es decir todas las partes y componentes internos y externos que se pueden tocar

• 4. Soporte Lógico: Software Se le llame software a toda la parte lógica del computador, esto quiere decir todos los programas, aplicaciones, sistemas operativos, juegos.

• 5. Unidades de Entrada Las unidades de entrada aceptan e ingresan la información y la convierten al lenguaje del computador, éste procesa la información, ejecuta los programas, las aplicaciones y almacenas datos.

Partes: 1, 2, 3, 4