Estructura Organizativa del PFG Estudios Jurídico Estado Nueva Esparta

Resumen

La investigación se realizó en la
Universidad Bolivariana de Venezuela, en la sede del Estado Nueva
Esparta, específicamente en la Coordinación del
Programa de Formación de Grado de Estudios
Jurídicos, donde se pudo evidenciar que carecen de
estructura organizativa al momento de cumplir sus funciones por
lo que se propone la tesis de Estructura Organizativa de las
funciones del Núcleo del Programa de Formación de
Grado en Estudios Jurídicos en el Estado Nueva Esparta,
planteándose de inmediato un objetivo general para poder
obtenerlo el cual fue Diseñar la Estructura Organizativa
de las funciones del Núcleo del Programa de
Formación de Grado en Estudios Jurídicos en el
Estado Nueva Esparta, logrando con ello dar respuesta positiva a
todas las necesidades del personal administrativo, profesores,
estudiantes y público en general.

Introducción

Toda organización, institución, empresa
tienen como fin de cumplir las metas propuestas y lograr el
objetivo deseado, para ello debe seleccionar una estructura
adecuada y es necesario comprender que cada necesidad es
diferente, y puede adoptar la estructura organizacional que
más se acomode a sus prioridades y necesidades.

La organización ha penetrado en muchas de las
formas de la actividad humana, porque la mutua dependencia de los
individuos y la protección contra amenazas, han fomentado
una intensa actividad organizativa en la humanidad a
través del tiempo. Los gobiernos, los ejércitos y
las instituciones han estudiado la organización, con el
fin de mejorarla o de utilizarla mejor. La organización ha
sido estudiada y son muchas sus aportaciones en el área
administrativa.

Sin embargo, es de gran importancia que el acto de
organizar dé como resultado una estructura de la
organización universitaria, que pueda considerarse como el
marco de trabajo que retiene unidas las diversas funciones de
acuerdo con un esquema, que sugiere orden y relaciones
armoniosas, en otras palabras, una parte de importancia de la
tarea de organizar es armonizar a un grupo de personalidades
distintas en búsqueda de brindar la mejor calidad
educativa posible brindándole todas las herramientas
necesarias para ello.

En el caso de la Coordinación del Programa de
Formación de Grado en Estudios Jurídicos, de la
Universidad Bolivariana de Venezuela, en la sede del Estado Nueva
Esparta, donde se evidencia que carecen de estructura
organizativa de funciones y al momento de dar una respuesta o
brindar una atención no se sabe a quién dirigirse
al igual que tampoco cuenta con el espacio idóneo para
trabajar, es por ello que se plantea dar respuesta positiva a
todas las necesidades del personal administrativo, profesores,
estudiantes y público en general con el diseño que
de estructura organizativa de funciones para ese
núcleo.

Problema de investigación: No existe una
estructura organizativa que responda a las necesidades del
Programa de Formación de Grado de Estudios
Jurídicos en el Estado Nueva Esparta. Objetivo
general: Diseñar la Estructura Organizativa de las
funciones del Núcleo del Programa de Formación de
Grado de Estudios Jurídicos en el Estado Nueva
Esparta.

Objetivos específicos:

• 1. Crear la base teórica sobre la que se
  sustenta el diseño estructural.

• 2. Diagnóstico de la estructura del
  Programa de Formación de Grado en Estudios
  Jurídicos en el Estado Nueva Esparta.

• 3. Describir la metodología seleccionada
  para el diseño estructural.

• 4. Aplicar la metodología en el Programa
  de Formación de Grado en Estudios Jurídicos en
  el Estado Nueva Esparta.

Idea a defender: La aplicación de una
metodología de diseño estructural permite elaborar
una propuesta de funciones para el Núcleo del Programa de
Formación de Grado de Estudios Jurídicos en el
estado Nueva Esparta.

Estructura capitular: La estructura del trabajo
de investigación está diseñada de acuerdo
con los objetivos específicos por lo que se presenta de la
siguiente forma:

Capítulo No. 1, donde se aborda la base
teórica de la temática en
cuestión.

Capítulo No. 2, en el cuál se plantea el
Diagnóstico de la Estructura Organizativa del Programa de
Formación de Grado de Estudios Jurídicos del
núcleo Nueva Esparta y se describe la metodología a
utilizar.

Capítulo No. 3, donde se plantea la propuesta de
la estructura organizacional de las funciones para el
Núcleo del Programa de Formación de Grado de
Estudio Jurídico en el Estado Nueva Esparta con vista a
demostrar la idea a defender.

Finalmente se expresan las principales conclusiones y
recomendaciones que permiten sintetizar los resultados,
así como la bibliografía utilizada y anexos
correspondientes.

Las herramientas utilizadas fueron la observación
directa, entrevistas al personal que trabaja en el Programa de
Formación de Estudios Jurídicos y la
encuesta.

Capítulo
No. 1. La estructura organizativa en la gestión
universitaria

1.1 Estructura Organizativa 1.1.1 ¿Que es la
estructura organizativa? Antes de iniciar con el estudio que han
caracterizado a las instituciones de educación
universitaria, es conveniente referirse a definiciones
fundamentales sobre las estructuras organizativas.

"Una organización o institución,
consta de un conjunto componentes, que coadyuvan a la
consecución de una eficacia y garantía en las
actividades que se desarrollan en cada una de ellas. En
consecuencia la estructura organizacional, viene siendo, el marco
en el que se desenvuelve la organización y el cual las
tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para
el logro de objetivos. Desde un punto de vista más amplio,
comprende tanto la estructura formal, que incluye todo lo que
está previsto en la organización, como la
estructura informal, que surge de la interacción entre los
miembros de la organización y con el medio externo a ella,
dando lugar a la estructura real de la misma" (Chiavenato,
2004) En ese sentido, se puede entender por estructuras
organizacionales a los diferentes patrones de diseño e
interacción para organizar una empresa o
institución, con el fin de cumplir las metas propuestas y
lograr el objetivo deseado. En sí misma constituye el modo
en que una institución establece las relaciones entre sus
componentes y que este patrón de relaciones no puede ser
concebido en forma independiente de aquello que garantice
seguridad, pertenencia y posibilidades de desarrollo que no son
otra cosa que las tramas vinculares que constituyen la esencia
del ser social de una entidad definida. En ese sentido las
estructuras configuran un esquema formal que garantiza el
funcionamiento y la estabilidad institucional a través de
la reiteración de las interacciones cotidianas entre sus
integrantes, tomando en cuenta para ello todos los procesos de
ejecución, procedimientos y relaciones que pueden existir
dentro del grupo humano, considerando para ello todos los
elementos materiales y humanos para el logro de los objetivos,
vale decir las diferentes tareas en que se divide el trabajo y su
correspondiente coordinación. En pocas palabras: La
estructura es sólo el soporte formal y administrativo de
todo un conjunto de dinámicas relacionales y funcionales
que, a la postre, son las que caracterizan lo que una
institución es.

Mucho se ha escrito sobre estructura, algunas
conceptualizaciones sobre la misma son:

• "La estructura organizacional, es el marco en el
  que se desenvuelve la organización, de acuerdo con el
  cual las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y
  controladas, para el logro de objetivos. Desde un punto de
  vista más amplio, comprende tanto la estructura formal
  (que incluye todo lo que está previsto en la
  organización), como la estructura informal (que surge
  de la interacción entre los miembros de la
  organización y con el medio externo a ella) dando
  lugar a la estructura real de la organización."
  (Conceptos sobre Estructura Organizacional, s.f.)

• "Estructura organizacional es un sistema
  utilizado para definir una jerarquía dentro de una
  organización. Identifica cada puesto, su
  función y dónde se reporta dentro de la
  organización. Esta estructura se desarrolla para
  establecer cómo opera una organización y ayudar
  a lograr las metas para permitir un crecimiento futuro. La
  estructura se ilustra utilizando una tabla
  organizacional." (Friend, s.f.)

• "La estructura de una organización no es
  más que una forma de ordenar un conjunto de relaciones
  entre los centros funcionales u operativos que llevan a cabo
  las tareas o actividades de la empresa, bien para
  «formalizar» los flujos de autoridad, decisiones,
  y los niveles jerárquicos en que estas se ponen en
  práctica o bien para lograr la adecuada
  comunicación y coordinación entre los
  componentes de la organización, para que las funciones
  desarrolladas respondan al plan común que se
  persigue." (Bueno Campos)

"El concepto de estructura organizativa ha recibido
diferentes definiciones, aunque la mayoría de la
literatura converge en su consideración como «red de
comunicación»" (Mintzberg, 1984 citado por
Bueno Campos) "Una organización puede estructurarse de
diferentes maneras y estilos, dependiendo de sus objetivos, el
entorno y los medios disponibles. La estructura de una
organización determinará los modos en los que opera
en el mercado y los objetivos que podrá alcanzar."
(Enciclopedia Financiera, s.f.) Por otra parte, el estudio
realizado por el Centro Interuniversitario de Desarrollo de
México (CINDA) casi todas las teorías identifican
dos tipos básicos de estructuras
organizacionales:

• Una centrada en funciones, cargos o
  responsabilidades, lo que equivale a centrarse en los
  insumos, cuyo principio es la subordinación o
  jerarquía y son denominadas funcionalistas,
  burocráticas, "tradicionales" y/o
  mecanicistas.

• Otra centrada más en los sujetos como
  unidades de análisis, y que se pueden adscribir, en
  general, a las corrientes de las relaciones humanas,
  funcionan bajo el principio de coordinación, y se
  definen en este contexto como orgánicas.

Las conductas y rasgos que más caracterizan a
cada una de estas dos estructuras se muestran en la siguiente
imagen en la que pueden observarse que las conductas esperadas
son bastantes diferentes de una en otra, debido justamente a la
oposición conceptual que existe entre jerarquía vs
red integrativa, y subordinación vs
coordinación.

"Kast y Rosenzweig consideran a la estructura como
el patrón establecido de relaciones entre los componentes
o partes de la organización. Sin embargo, la estructura de
un sistema social no es visible de la misma manera que en un
sistema biológico o mecánico. No puede ser vista
pero se infiere de las operaciones reales y el comportamiento de
la organización." (Conceptos sobre Estructura
Organizacional, s.f.) Figura 1.1. Características de la
estructura organizativa.

Fuente: Tomado de Enciclopedia
Financiera, s.f.

Estructura Formal Está conformada por las
partes que integran a la organización y las relaciones que
las vinculan, incluyendo las funciones, actividades, relaciones
de autoridad y de dependencia, responsabilidades, objetivos,
manuales y procedimientos, descripciones de puestos de trabajo,
asignación de recursos, y todo aquello que está
previamente definido de alguna manera. Puede tener forma escrita
y pública o no, pero siempre se refiere a procesos, tareas
y comunicaciones que habrán de tener lugar entre sus
miembros. Por lo tanto, un plan, un programa, un presupuesto, un
instructivo, las interrelaciones previstas entre el personal,
forman parte de la estructura formal.

Es habitual que se considere equivocadamente a un
organigrama como la estructura de una organización, pero
en realidad, si bien muestra la distribución de
actividades, relaciones de dependencia, líneas de
comunicación previstas, asignación de
responsabilidades, no es más que un modelo de
representación simplificado de la estructura
organizacional formal. No obstante es de gran utilidad para
lograr una rápida visualización de algunos aspectos
formales sumamente importantes.

Suele compararse a la estructura formal con el esqueleto
de los animales, entendiendo por estructura, a la anatomía
de una organización que proporciona y contiene las
áreas con las que debe funcionar. Por lo tanto, del mismo
modo que la anatomía de un organismo vivo, la estructura
de la organización actúa como un marco. Esta idea
está centrada en la diferenciación de áreas,
de puestos de trabajo, la formulación de normas y
procedimientos y las relaciones de autoridad. En este contexto,
la estructura, con una definición bastante clara, regula,
acota o reduce la incertidumbre con respecto al comportamiento
real de los empleados. La comparación con el esqueleto
animal se basa en el hecho de proporcionar el fundamento
básico alrededor del cual se relacionan y funcionan varias
partes o unidades y de proporcionar relaciones y restricciones
establecidas y conocidas entre los miembros de una
organización.

El esqueleto es sostén o soporte, pero los
órganos de un animal cumplen funciones indispensables para
mantener al organismo vivo. Esto sería el equivalente a
los procesos productivos o administrativos. Ante cambios en las
situaciones internas o ambientales tanto un animal, como las
organizaciones adaptan su estructura y funcionamiento para
sobrevivir, o para aprovechar coyunturas favorables. Para que una
administración sea eficiente requiere que su estructura
esté equilibrada internamente y adaptada al ambiente para
lograr objetivos, facilitando la realización de las
operaciones conducentes a ello.

"la estructura formal establece conjuntos de
prescripciones y expectativas respecto a los miembros de la
organización que son responsables de determinadas acciones
y decisiones, establece una estructura de objetivos y metas que
servirán como criterio de elección entre
alternativas en las diferentes áreas o partes de la
organización, y establece responsabilidades de
investigación en las unidades particulares de la misma
para escudriñar el medio ambiente, así como para
informar acerca de eventos que requieren atención en
dirección a los puntos de decisión apropiados."
(simon halk, 1999) "considera que la estructura es la
forma de organización que adoptan los componentes de un
conjunto o bien de un sistema bajo condiciones particulares de
tiempo y lugar. Decimos que existe una estructura cuando una
serie de elementos se integran en una totalidad que presenta
propiedades específicas como un conjunto, y cuando
además las propiedades de los elementos dependen (en una
medida variable) de los atributos específicos de la
totalidad." (etkin, 2011) "la estructura formal expresa
los procesos de acción mutua entre sus miembros, define
las especialidades de trabajo y las líneas de
comunicación. Los procesos reales sin embargo, no siempre
siguen estas líneas de interacción, sino que se
entremezclan con procesos informales. Así, la estructura
formal (prevista) se convierte en la estructura real con la
intervención de los miembros de la organización."
(pfiffner y sherwood, 2011) "La estructura formal se
refiere a todo aquello que constituye a la empresa de manera
documental; es decir, organigrama empresarial, líneas de
mando, sistemas de objetos y metas que rigen cada parte de la
organización, sistema axiológico de la empresa,
políticas emanadas de los documentos para la
formalización y normalización de procedimientos,
políticas de regularización laboral en la
organización." (Sánchez Cabrera, 2006:40)
"La estructura formal se refiere principalmente a la
relación entre autoridad y subordinados. Un organigrama
típico ilustra la estructura formal en el trabajo de una
empresa o parte de ella. La organización jerárquica
comienza en la parte superior con el líder de más
alto rango y luego cae en cascada a los gerentes subordinados y
entonces los empleados subordinados por debajo de los gerentes.
Hay títulos de trabajo, obligaciones financieras y
líneas claras de autoridad de cada cuadro del
organigrama". (Traci Schatz, 2008) "La estructura formal
está constituida por la estructura intencional
perfectamente definida y relativamente estable, es decir, se
trata de la estructura empresarial que articula el funcionamiento
de la empresa con sus niveles de autoridad, reparto de tareas,
responsabilidad, canales de comunicación establecidos,
etcétera. Para conseguir unas relaciones adecuadas entre
las personas que forman una empresa y conseguir la eficacia en la
producción, es necesario planear estas relaciones de una
forma explícita u oficial; a esto es a lo que llamamos
organización formal." (página web Houston Voz)
Estructura Informal Es la que se conforma a partir de las
relaciones entre las personas que comparten uno o varios procesos
de trabajos dentro de la organización. En este sentido, la
estructura informal comprende aspectos referidos, o que tienen
que ver, con valores, intereses, sentimientos, afectos, liderazgo
y toda la gama de relaciones humanas que no pueden ser
determinadas previamente. Simplemente son producto de la
interacción humana y del juego de personalidades, grupos,
etc. Lo informal está caracterizado por una actividad
colectiva que no está orientada específicamente
hacia los objetivos, pero que es necesaria para alcanzarlos. La
suma de la estructura formal y la informal da como resultado la
estructura total, que es la real.

"Las estructuras informales se desarrollan
típicamente en torno a grupos sociales o de proyectos.
Dado que las estructuras informales se basan en
camaradería a menudo hay una respuesta más
inmediata de los individuos. Esto ahorra tiempo y esfuerzo de las
personas, por lo que es más fácil trabajar en estas
estructuras. Las personas también dependen de la
estructura informal si la formal ha dejado de ser efectiva, lo
que a menudo sucede a medida que la empresa crece o cambia, pero
no revalúa su jerarquía o grupos de trabajo."
(Traci hatz, 2008) La estructura informal por su parte,
también es conocida como estructura social y en ella
encontraremos todo lo referente al comportamiento social dentro
de la empresa:

• Relaciones de poder, y autoridad como
  tal.

• Expectativas e intereses, conflictos y fines mutuos
  de sus miembros.

• Interrelaciones humanas y sus
  comportamientos.

• La cultura organizacional como tal.

• Los diferentes grupos informales y sus
  intereses.

"Una estructura organizacional es el conjunto de las
funciones y de las relaciones que determinan formalmente las
funciones que cada unidad debe cumplir y el modo de
comunicación entre cada unidad". (Strategor, 1988).
Es una herramienta esencial para el desarrollo de la misma, pues
es a través de ella que se puede establecer un mecanismo
que permita que se cumpla de manera correcta y eficiente los
planes que una empresa tiene. Una empresa está compuesta
por un conjunto de personas que trabajan con un objetivo en
común y para llevar a cabo ese objetivo cada una de ellas
tiene una función.

"Las empresas requieren de una estructura para
crecer y ser rentables. El diseño de una estructura
organizacional ayuda a la alta gerencia a identificar el talento
que necesita ser añadido a la empresa. La
planificación de la estructura asegura que haya
suficientes recursos humanos dentro de la empresa para lograr las
metas establecidas en el plan anual de la compañía.
También es importante que las responsabilidades
estén claramente definidas. Cada persona tiene una
descripción de las funciones de su trabajo y cada trabajo
ocupa su propia posición en el organigrama de la
empresa"( Según la página web la voz de
Houston) La importancia de una estructura organizativa involucra
asistir a los dueños de la empresa, directores, y
emprendedores a conceptualizar, visualizar y construir un sistema
jerárquico para implementar en su organización. Por
ejemplo, los bloques de construcción de una estructura
organizativa incluyen una cadena de comandos, un rango de
control, departamentalización, distribución de la
autoridad y altura de la organización.

1.1.2 Función organizativa La estructura
organizacional define las líneas de autoridad, relaciones
de supervisión, agrupación de empleados, y el flujo
del trabajo operacional de una compañía. Una
cantidad de factores vitales de éxito, incluyendo la
cultura de lugar de trabajo y eficiencia operacional,
están directamente influenciados por la estructura
organizacional. Una estructura efectiva y bien diseñada es
importante para el éxito de cualquier tipo de
negocio.

Jerarquía La función fundamental de
una estructura organizacional es la delineación de
líneas de autoridad en una compañía. Las
jerarquías de la compañía pueden ser
relativamente elevadas, con muchos estratos de
administración, o relativamente plana, con un gran
número de empleados que reportan a un pequeño
número de supervisores. Una jerarquía no es
necesariamente mejor que la otra; las diferentes estructuras
jerárquicas funcionan en diferentes situaciones. Por
ejemplo, en industrias altamente creativas, como las de
desarrollo de software, tienden a beneficiar más a las
jerarquías planas, mientras en donde hay trabajos no
pesados con un alto volumen de ventas, como ocurre en
restaurantes, tienden a beneficiarse con una estructura elevada.
Toma de decisiones La estructura organizativa de una
empresa también mejora la toma de decisiones, de acuerdo
con Referenceforbusiness.com. Las empresas a menudo estructuran
sus organizaciones para tomar las mejores decisiones posibles.
Por ejemplo, una empresa puede descentralizar su
comercialización para tomar decisiones más
rápidas a nivel local. En consecuencia, la empresa puede
poner los gerentes de comercialización en una de las
cuatro regiones diferentes. Es mucho más fácil para
los directores de marketing regional tomar decisiones locales
sobre las necesidades de los consumidores que para un gerente de
comercialización en una oficina corporativa
distante.

La autoridad en toma de decisiones está
influenciada por la estructura organizacional. En estructuras
descentralizadas, a los empleados de primera línea con
frecuencia se les da el poder de tomar decisiones inmediatas para
conocer las necesidades del cliente. Un ejemplo de esto es el
empleado de una tienda de ropa que está capacitado para
ofrecer un reembolso o cambio sin la autorización del
gerente. En estructuras centralizadas, los empleados de bajo
nivel les pasan información importante a los
administradores, quienes toman la mayoría de las
decisiones.

Grupos de trabajo y departamentos "una
estructura organizacional determina las agrupaciones
físicas de los empleados con diversas funciones. En una
estructura funcional, los empleados están agrupados en
base al tipo de trabajo que hacen. Un ejemplo de esto es un
departamento de contabilidad o mercadotecnia. Los grupos de
empleados de una estructura de producto, de acuerdo a un producto
específico en línea. En este caso, los
representativos de mercadotecnia, contabilidad, producción
y recursos humanos, por ejemplo, están agrupados juntos
trabajando en una sola línea de producción. En un
mercado o estructura geográfica, los empleados de diversas
áreas funcionales están agrupados de acuerdo al
mercado específico al que sirven" (página web de la
Lamar University), Avance de carrera Una estructura
organizacional bien definida puede servir para guiar los planes
de avance de carrera individuales de los empleados. Con estratos
claros de autoridad, la jerarquía de la
compañía puede servir como un mapa de progreso de
carrera, con nuevas responsabilidades y altas compensaciones a
cada nivel. Algunas compañías avanzan lo más
posible para crear un plan de avance formal para guiar a los
empleados de posiciones de nuevo ingreso a puestos directivos
superiores a través de años de servicio
sobresaliente.

Cultura Organizacional "la cultura de una
compañía está altamente influenciada por su
cultura organizacional. Compañías con
jerarquías planas y amplia autoridad en toma de decisiones
tienden a fomentar una cultura en que los empleados se sientan
libres de experimentar y crecer. Las organizaciones fuertemente
burocráticas tienden a suprimir la creatividad en la
mayoría de los empleados, fomentando una cultura estancada
y autocrática en el lugar de trabajo"( Organizational
Culture,1997) La estructura organizacional se refiere a la
manera en que las empresas organizan sus departamentos. Las
más pequeñas tienden a tener estructuras
organizativas más planas con pocos niveles de
gestión. Las grandes empresas utilizan elevadas
estructuras de organización con muchos escalones de
directivos y empleados. Las empresas utilizan varios tipos de
estructura organizativa para funciones específicas. Por
ejemplo, las empresas que utilizan una estructura de
organización geográfica descentralizan varias
funciones como la comercialización, de acuerdo a las
distintas necesidades regionales.

Eficiencia Una de las funciones de la estructura
organizativa es la eficiencia. La mayoría de las empresas
necesitan aprovechar al máximo los distintos recursos.
Duplicar las materias primas o los deberes laborales es
ineficiente. Por consiguiente, una empresa estructurará su
organización de acuerdo a los productos y servicios que
ofrece. Un pequeño fabricante de software puede utilizar
una estructura organizativa orientada al consumidor, debido a su
amplia variedad de clientes. Por ejemplo, la
compañía de software puede venderle a consumidores,
corporaciones, instituciones financieras, hospitales y centros de
salud. En este caso, organizar los departamentos por clientes es
eficiente debido a la diversidad. Las funciones de gestión
de productos pueden ser muy diferentes según el tipo de
cliente. La comercialización a los consumidores es muy
diferente a la captación de corporaciones.

Aprovechando la experiencia Otra función
de la estructura organizativa es el aprovechamiento de la
experiencia. Las empresas pueden organizarse por funciones
específicas, tales como comercialización,
contabilidad, finanzas e ingeniería. El propósito
de agrupar a los departamentos por funciones es utilizar la
experiencia de los grupos para realizar tareas y proyectos.
Existe una cierta sinergia cuando los empleados calificados de
talentos similares trabajan juntos como un todo. Por ejemplo, los
gerentes de comercialización y publicidad pueden evaluar
mejor el éxito potencial de la introducción de
nuevos productos como un grupo.

Comunicación Las empresas también
utilizan diferentes estructuras organizativas para
propósitos de comunicación. Las empresas más
grandes tienen muchos niveles de administración. Por lo
tanto, la forma más eficaz de comunicar es por lo general
desde la cúspide de la organización hacia abajo.
Los ejecutivos crean ciertos procedimientos operacionales que
comunican a los directores y gerentes. Los directores, a su vez,
explican estos procedimientos operacionales a los subordinados o
empleados por hora.

Alcance del control La estructura de la
organización se utiliza para el alcance del control. Por
ejemplo, un vicepresidente de comercialización puede estar
a cargo de cuatro directores: uno de la investigación de
mercados, gestión de marca, publicidad y relaciones
públicas. Los directores pueden tener tres grupos
separados que les brinden reportes. El alcance del control hace
referencia a la cantidad de empleados que un ejecutivo o gerente
supervisa. Con esta estructura de presentación de informes
las compañías establecen la rendición de
cuentas.

1.2-Nuevo enfoque de gestión universitaria 1.2.1
¿Qué es la gestión universitaria? Más
allá de las diferencias, las universidades crecieron al
amparo de características propias de esa estructura de
tipo gremial-medieval que ha marcado su impronta, pero enmarcadas
en un formato organizacional muy claramente definido, que
subsistió por siglos.

Gestionar no significa solamente adquirir el manejo de
algunas técnicas. Quienes sólo hacen
hincapié en las técnicas, generalmente en las de
moda, para explicar la Administración de las
Organizaciones sin relacionar procesos pasados con los actuales,
olvidan la parte más importante de la disciplina, que
consiste en situarse en el momento actual, para, con un ejercicio
prospectivo, entender el sentido futuro de las decisiones
presentes, con el objeto de preparar a las organizaciones para
enfrentar los hechos a que se verán expuestas en el
porvenir, intentando desentrañar oportunidades y amenazas
que el mismo les depara.

Esto significa definir y desarrollar la estrategia de
una organización, escrutar el futuro a la luz de las
condiciones que posee, para determinar cómo prepararla
para enfrentar los riesgos y explotar las oportunidades que ese
futuro le depara. Las organizaciones que han puesto el acento en
este aspecto son las que lograron altos niveles de efectividad,
tal como se evidencia, más allá de la época
en la que actuaron.

La gestión efectiva exige en la actualidad,
más que en cualquier época pasada, conocimientos
consistentes en disciplinas concurrentes para alimentar la
capacidad perceptiva que el administrador debe tener para captar
los cambios que en la realidad se operan, e incluso para generar
esos cambios a través de la creatividad con nuevos
desarrollos y servicios.

Lo enunciado en el párrafo anterior no se logra
con el mero conocimiento de técnicas. Las técnicas
son necesarias, pero para quienes son responsables de la
decisión de utilizarlas, es fundamental el conocimiento
profundo de las variables que harán exitosa su
aplicación en cada caso específico.

La gestión de una institución, cualquiera
que esta sea, debe necesariamente comenzar por entender sus
orígenes, su cultura, sus valores. Desde ese punto de
vista, es muy claro que los procesos enunciados tomaron en cuenta
esos aspectos, y por eso fueron exitosos y proyectaron su
influencia a buena parte del mundo académico e incluso
fuera de él.

También es necesario reseñar que quienes
resolvieron con éxito su modelo académico
universitario, tomaron referencias de otros modelos, pero no se
ataron a ellas. Tal es el caso de las universidades americanas,
que conocieron en profundidad a través de las experiencias
de sus profesores y alumnos el modelo alemán, pero no lo
replicaron. Lo estudiaron, lo valoraron y lo tomaron en
consideración, pero armaron su propio modelo.

La estrategia "es para la organización lo que
la personalidad es para el individuo. Disiento con esta idea:
creo que la estrategia debiera ser más flexible e
intercambiable. El individuo, en realidad, adopta estrategias
basándose en su personalidad, y lo hace apoyado en la
cultura a la que pertenece, en los valores en los que cree, en
las creencias a las que adscribe" (Henry Mintzberg, 2008) Es
más aceptable concluir que los valores son a la
organización lo que la personalidad al individuo. Son los
valores los que proporcionan una "personalidad" a la
organización, ya que éstos, a pesar de su natural
evolución, son de carácter más permanente
que las estrategias. Pero, ¿los valores de quién?
Este interrogante lleva a un tema controvertido:
¿quién debe ser el estratega? Algunos autores, como
por ejemplo el citado Mintzberg, sostienen que cualquier persona,
sin importar su posición o rango, que en la
organización controle acciones clave o establezca
precedentes puede ser considerada como un estratega. En la
posición opuesta se encuentran quienes, como Ansoff, creen
que la estrategia es un tema reservado a un grupo de personas
integrantes de la cúpula de la organización y sus
auxiliares más directos La gestión es un elemento
determinante de la calidad del desempeño de las
organizaciones; ella incide en el clima organizacional, en las
formas de liderazgo y conducción institucional (Gobierno),
en el aprovechamiento óptimo de los talentos, en la
planificación de las tareas y la distribución del
trabajo y su productividad, en la eficiencia de la
administración y el rendimiento de los recursos materiales
y, por cada uno de esos conceptos, para el caso de las
instituciones educativas, en la calidad de los procesos
educacionales, razón por la cual, la calidad del
desempeño ha sido una preocupación permanente de
los directivos, conscientes como están de la
relación que guarda ésta con otras variables de
gestión como la productividad y la competitividad, claros
indicadores de la salud organizacional. Además, la
gestión juega un papel de vital importancia en el sector
de la educación superior, para mejorar los índices
de eficiencia y eficacia, como aporte al mejoramiento de la
calidad de la educación. Acorde con las tendencias
mundiales, las Instituciones de Educación Superior (IES),
han venido desarrollando sistemas de gestión de calidad,
para lo cual utilizan diversos modelos, destacándose por
su reconocimiento internacional las Normas ISO, los sistemas de
acreditación de programas e instituciones que se han
desarrollado particularmente en el ámbito de la
educación superior, y los premios (nacionales e
internacionales) de calidad que en algunos casos incluyen
galardones de excelencia a la gestión escolar. Pero hoy la
principal ventaja competitiva de las organizaciones exitosas, no
sólo radica en los modelos de gestión de calidad
que estén implementando, sino en la calidad de su
gestión, la cual involucra además de la
gestión de la calidad, la de sus áreas clave:
talento humano, financiera, comercial y tecnológica entre
otras. 1.2.2 Gestión universitaria en Venezuela Las nuevas
tendencias en el financiamiento y las orientaciones de las
políticas públicas han generado un cambio
fundamental en la gestión y desarrollo de la
educación universitaria. Las mismas se vinculan a la
necesidad de mejorar la eficiencia, tanto en el campo de la
investigación científica y tecnológica, como
en el terreno de la docencia y la extensión universitaria.
Los recursos estatales se han ido haciendo progresivamente
más eficientes como una forma de asegurar los proyectos de
mejor calidad académica. Ello requiere una gestión
del recurso humano ampliamente flexible, que marque acento en la
movilidad interdisciplinaria. En consecuencia las universidades
han debido adoptar nuevos sistemas de gestión, que
incluyan mediciones objetivas y rigurosas de sus procesos
administrativos y financieros.

Los cambios generados a nivel del medio económico
y social han tenido como consecuencia la exigencia de una
gestión más activa y moderna de las universidades
tradicionales y particularmente, en las universidades
públicas. Estos establecen ciertos desafíos, como
la necesidad de que los recursos materiales, académicos y
profesionales, deben ser organizados y motivados adecuadamente
para el cumplimiento de la función
universitaria.

La tarea de la gestión convoca a generar un
ambiente de consenso en torno a la importancia del trabajo
académico, constituyéndose la comunidad toda, en un
referente de evaluación del trabajo académico, por
lo que es necesario fomentar una cultura de productos y
resultados, concordante con normas que permitan privilegiar la
eficiencia y eficacia de la gestión
universitaria.

En base a lo anterior, es necesario establecer distintas
formas de medición que contribuyan a establecer controles
y orientaciones específicas de las propias instituciones y
por otra, permitan comparar los niveles de desarrollo alcanzado
entre instituciones, de manera de encontrar explicaciones sobre
cuáles son las medidas más adecuadas para exhibir
óptimos resultados. Esto representa un desafío para
la educación superior venezolana, ya que este nuevo
escenario lo constituye el establecimiento de criterios de
asignación de recursos, períodos de
ejecución según los proyectos, la
construcción de indicadores y de recursos, períodos
de ejecución según la construcción de
indicadores y definición de metas precisas tendientes al
logro de resultados de alto impacto en las áreas de
docencia, investigación, extensión y uso de los
recursos económicos.

El estudio de la Gestión Universitaria se
sustenta en tres premisas fundamentales:

a) La primera se refiere a la necesidad de estudios e
investigaciones que se realicen con el propósito de
modernización o transformación de las
universidades, que tengan como punto central de referencia la
nueva misión que debe caracterizar a estas organizaciones,
concebida tal misión, en sintonía con las
transformaciones que tienen lugar en los ámbitos
económicos, social, tecnológico, cultural y
especialmente, en concordancia con los cambios que se operan
actualmente en el campo de las tecnologías de la
información, y la comunicación en escala mundial,
que inciden en forma dramática en los procesos de
generación y difusión de conocimientos. Ante el
cuadro de expectativas esbozado en la relación con la
primera premisa, resulta pertinente formular las preguntas
siguientes:

• ¿Puede un sistema de indicadores contribuir
  al análisis y reformulación de la misión
  de la universidad, y por consiguiente a su
  transformación?

• ¿De qué manera puede tal sistema
  propiciar cambios que afecten positivamente la estructura,
  funcionamiento, eficiencia y calidad de la
  institución?

"En cuanto a las preguntas formuladas anteriormente,
la primera se refiere a la filosofía educativa que orienta
a la institución, es decir su razón de ser, la cual
se expresa en sus fines y objetivos, los que se han de lograr a
través de las funciones que le son coherentes. En
relación a la segunda pregunta, existen diversas maneras
mediante las cuales un sistema de indicadores puede propiciar
cambios que afecten positivamente el funcionamiento y calidad
interinstitucionales. En efecto el sistema de indicadores
propuesto, asume un carácter sistémico y adopta
ciertos principios de la planificación estratégica,
en tanto que se orienta hacia un proceso de toma de decisiones
coherentes, preactivo y dinámico que abarca todas las
funciones básicas que tradicionalmente han caracterizado a
la universidad, pero al mismo tiempo objetivos cambiantes y a
largo plazo, planes de acción y asignación de
recursos (Goodstein, Notan y Pfeiffer, 1998)." b) La segunda
premisa se refiere a la necesidad de los cambios que han de
realizarse en el seno de la universidad, pero sin perder de vista
los nuevos procesos de globalización e integración
que exigen de la institución atender a dimensiones o
atributos ignorados o no considerados en el modelo tradicional de
universidad.

Respecto a esta premisa, cabe formular las interrogantes
siguientes:

• ¿Es posible llevar a cabo procesos orientados
  a hacer más eficiente la gestión institucional,
  al margen de los cambios que tienen lugar tanto en el plano
  nacional como global?

• ¿Tiene sentido aplicar experiencias y
  métodos de gestión y evaluación que han
  probado ser efectivos en otras instituciones, o en otros
  contextos?

• ¿Es necesario constatar los procesos
  generados en el seno mismo de la universidad con experiencias
  externas?

La respuesta a la primera pregunta es obviamente
negativa, por cuanto la universidad como sistema abierto, no
puede encerrarse dentro de sí misma y proceder de manera
autárquica, ignorando lo que ocurre a su alrededor.
Además, el denominado sistema de educación superior
del país está sujeto a ciertas normas y
regulaciones las cuales, si bien hasta ahora han sido aplicadas
en forma muy flexible y con escasa rigurosidad, la
situación actual exige la implantación de criterios
de eficiencia. En cuanto a la segunda pregunta, esta sugiere un
compromiso de la universidad estrechamente vinculado a su
misión o razón de ser, como la capacidad de generar
nuevos conocimientos, en este caso destinados a servir a su
propio desarrollo como institución. Ciertamente la
universidad venezolana está en capacidad de producir sus
propios mecanismos de autorregulación y evaluación
en concordancia con sus antecedentes, características,
necesidades y expectativas, como de generar las
metodologías adecuadas a la misión y funciones que
cumplen.