Estructura Organizativa del PFG Estudios Jurídico Estado Nueva Esparta (página 3)
2.1.2 Diagnóstico de la organización
estructural del PFGEJ, sede Nueva Esparta Al observar el objeto
del programa se evidencia que en el Núcleo del Programa de
Formación de Grado de Estudios Jurídicos del estado
Nueva Esparta, se pone en práctica el sentido de
pertinencia social y se brinda el profundo conocimiento de la
realidad social a los estudiantes en formación, pero sin
embargo se pudo evidenciar mediante la observación directa
que el hecho de no contar con un espacio físico adecuado a
la demanda de usuarios, no contar con un diseño
estructurar que responda a las necesidades de todas las personas
que intervienen en este proceso, trae como consecuencia que los
sujetos de acción en este proceso se vean afectados en sus
labores tanto el personal administrativo como docentes,
estudiantes y público en general, debido que al momento de
solicitar una información de cualquier índole no se
identifica el sujeto a preguntar, al momento de consignar notas
no se identifica el sujeto a consignar, al momento de alguna
inquietud o queja del proceso aprendizaje en el intercambio de
saberes entre los docente y estudiantes no se identifica la
escala jerárquica a dónde acudir en busca de una
respuesta satisfactoria en la toma de decisiones.
Observación directa: se pudo determinar
mediante este instrumento de recolección de
información los comportamientos o conducta manifiestos de
los clientes dentro del Programa de Formación de Grado de
Estudios Jurídicos en el Estado Nueva Esparta, presentan
inconvenientes al momento de una información o identificar
la persona con la cual deben requerir la misma, trayendo como
consecuencia una falta de coordinación dentro del
proceso.
Es por ello que se propone la creación del
Diseño de la estructura organizativa de funciones para el
núcleo del Programa de Formación de Grado de
Estudios Jurídicos del núcleo Nueva Esparta, con la
finalidad de solventar todas y cada una de las inquietudes, dar
respuesta expedita y satisfactoria a las necesidades de los
sujetos involucrados en este proceso y así poner en
práctica las funciones de una buena gestión
universitaria dentro del programa de la Universidad Bolivariana
de Venezuela en su sede Nueva Esparta.
La Investigación Acción Participativa, es
una metodología de investigación que en la
actualidad está generando en la Sociedad una mayor
capacidad de respuestas a los problemas de dicha Sociedad y es
por ello que se pone en práctica en la búsqueda del
diseño organizacional de funciones del núcleo del
Programa de Formación de Grado de Estudios
Jurídicos de la sede Nueva Esparta ya que el estudio se
realiza en la comunidad no solamente por medio de un investigador
que estudie la problemática desde afuera, sino que de
manera integrada se involucre con cada uno de los miembros de la
comunidad, para estudiar los problemas, y las posibles
soluciones.
Hay una manera tradicional de investigar
científicamente, en la cual una persona capacitada o grupo
capacitado (sujeto de la investigación), aborda un aspecto
de la realidad (objeto de la investigación), ya sea para
comprobar experimentalmente una(s) hipótesis
(investigación experimental), o para describirla
(investigación descriptiva), o para explorarla
(investigación exploratoria). Generalmente, en este tipo
de investigación, la comunidad en la que se hace la
investigación, o para cual se hace, no tiene injerencia en
el proceso, ni en los resultados; ella, solo puede llegar a
conocer las conclusiones, sin quitar los valores que
tiene.
La variedad de problemas sociales y educativos,
útiles y capaces de ser investigados, guían el
camino de la investigación hacia una gran diversidad y
plasticidad de metodologías y de técnicas adecuadas
en la obtención de la información. De todos los
instrumentos probados, uno de los más usados
universalmente por las Ciencias Sociales, incluyendo la
educación, es la entrevista. En términos generales,
este instrumento consiste en aplicar a un universo definido de
individuos una serie de preguntas o ítems sobre un
determinado problema de investigación del que desea
conocer algo. Las respuestas normalmente son registradas por
escrito por la persona consultada. Los teóricos de la
investigación sostienen a grandes rasgos que en Ciencias
Sociales existirían dos modalidades de cuestionarios: los
que se refieren a la medición y diagnóstico de la
personalidad, utilizado normalmente en psicología, y los
empleados para recoger información en las investigaciones.
En el caso de estos últimos, Delio del Rincón
recuerda los juicios de Ghigliona y Matalón, cuando
éstos "señalan que los cuestionarios tienen
tres objetivos básicos:
Estimar ciertas magnitudes absolutas como un
censo de población; o magnitudes relativas tales como
la proporción de una tipología concreta en una
población estudiada"Describir una población o
subpoblación: qué características tienen
en un contexto determinado.Contrastar hipótesis de acuerdo con las
relaciones existentes entre dos o más
variables.
En la elección de cualquier instrumento de
recogida de información, las investigaciones deben sopesar
las potencialidades y limitaciones de dichos instrumentos. Todos
los instrumentos tienen aspectos que se ajustan mejor a un tipo
de problemática y son deficientes en otra. Lo importante
es la selección de los instrumentos que mejor cuadren con
el tipo de información que se desea reunir. Tales ventajas
y dificultades deben estar en relación además con
los objetivos, recursos y población investigados, en el
caso de esta investigación se seleccionó la
entrevista y la encuesta como los principales
instrumentos.
Entrevista al personal del PFGEJ Para la
determinación del problema objeto de investigación
del presente trabajo se entrevistó al personal
administrativo y docente actual dentro del Núcleo del
Programa de Formación de Grado de Estudios
Jurídicos en el Estado Nueva Esparta. Los entrevistados
fueron:
Msc. Cruzleny Marín, Coordinadora del
PFGEJAbg. Vismar Cedeño, Asistente
AdministrativoAbg. Wilmarys Brizuela, Docente
Abg. Luis Carreño, Docente
Las preguntas realzadas fueron:
1) ¿Cuáles son las necesidades
del programa?2) ¿Qué cargos son necesarios
implementar dentro del núcleo en busca de su mejor
funcionamiento?3) ¿Cree necesario la creación de
un Diseño Estructurar de funciones dentro del
Núcleo del Programa de Formación de Grado de
Estudios Jurídicos en el Estado Nueva
Esparta?
Respuestas:
Pregunta 1: espacio físico, nuevo personal,
determinación de funciones.
Pregunta 2: asistentes administrativos y áreas de
investigación, postgrado, planificación,
metodología, bibliotecario, obrero.
Pregunta 3: si, es necesario.
Las respuestas obtenidas por parte del personal
administrativo y docente iban todas encaminada a que
efectivamente es necesario un cambio y la implementación
del diseño estructural de funciones en el Núcleo
del Programa de Formación de Grado de Estudio
Jurídico en el Estado Nueva Esparta, es viable por cuanto
viene dado a dar respuesta a las necesidades del
colectivo.
Encuesta a estudiantes: Se practicó una
encuesta dirigida a la comunidad estudiantil, donde en una
población encuestada de 250 estudiantes con el objeto de
determinar si efectivamente es necesaria la creación de un
Diseño de Estructura de Funciones para el Núcleo
del PFGEJ-NE.
Se pudo evidenciar a través de las respuestas
obtenidas que evidentemente solo reconocen el cargo del
coordinador del programa, sin embargo no pueden determinar los
cargos o funciones de los demás integrantes del personal
administrativo del Núcleo del Programa de Formación
de Grado de Estudio Jurídico en el Estado Nueva Esparta.
Las preguntas fueron:
1. ¿Reconoce usted los cargos y
funciones del personal administrativo del Núcleo del
Programa de Formación de Grado de Estudio
Jurídico en el Estado Nueva Esparta?
___ Reconocen los cargos ___ Reconocen solo algunos ___
No los reconocen
2. ¿Está de acuerdo en que se
realice un diseño de estructura de funciones del
PFGEJ-NE?
___ De acuerdo ___ Ni de acuerdo ni en desacuerdo ___ En
desacuerdo Respuestas:
Pregunta 1 (Figura 2.1):
140 personas manifestaron: no reconocer ni los
cargos ni funciones del personal administrativo, para un
margen de 56 %.80 personas manifestaron: solo reconocer la persona
de Msc Cruzleny Marín, como coordinadora del programa
más no las funciones y cargos de los demás
integrantes administrativos. Para un margen de un 32
%.30 personas manifestaron conocer todos los
cargos.
Figura 2.1 Resultados de la pregunta 1 de la
encuesta.
Fuente: Elaboración propia.
Pregunta 2 (Figura 2.2):
245 personas manifestaron: si es necesario para
mejor funcionamiento del PFGEJ, para un margen de 98
%.5 personas manifestaron: no saber en qué
cambiaria al actual, para un margen del 2 %.
Figura 2.2 Resultados de la pregunta 2 de la
encuesta.
Fuente: Elaboración propia. En primer
lugar es importante delimitar el propósito básico
que obviamente debe estar en relación con los objetivos de
la investigación. Los autores suelen sugerir que tales
propósitos no deben ser ni tan generales ni tan
específicos. Hay que buscar un término justo y
razonable, para recoger el tipo de información que abarque
la totalidad de las preguntas a las que se dará respuesta.
Los propósitos del diseño de la estructura
organizativa de funciones deben estar relacionados con los
objetivos y la hipótesis de la investigación, pero
éste, cómo instrumento, no necesariamente
está obligado a cubrir la totalidad de los objetivos del
estudio. Si los objetivos de la investigación son muy
ambiciosos, perfectamente puede suceder que no arroje resultado
sobre parte de las interrogantes del estudio y haya que buscar
entonces instrumentos complementarios que permitan dar respuesta
a tales objetivos.
2.2. Descripción de la metodología El
presente capitulo tiene como objetivo identificar la
metodología más viable en búsqueda del
diseño Estructural de Funciones en el Núcleo del
Programa de Formación de Grado de Estudios
Jurídicos de la Sede Nueva Esparta.
2.2.1 Modelos de diseño organizacional
Metodología de Diseño Organizacional
integrando enfoque a procesos y competencias
(Página web diseños de procesos) La sociedad
de hoy en día vive en un proceso cambiante y es necesario
implementar modelos de desarrollo que vayan en visión
futurista con la finalidad e ir avanzando acorde a las
necesidades del momento y poder engranar en el momento y espacio
que se encuentre la organización, La subsistencia de una
organización estará determinada por la
obtención de buenos resultados empresariales, para lo cual
necesitan gestionar sus actividades y recursos con la finalidad
de orientarlos hacia la consecución de los mismos. Esto ha
derivado en la necesidad de adoptar herramientas y
metodologías que permitan a las organizaciones configurar
su sistema de gestión en búsqueda de mejores
resultados. Una forma para lograrlo es dotar de un enfoque basado
en procesos a la gestión empresarial. Es importante tratar
el tema de los procesos de una organización, sin los
cuales no pudieran lograrse los buenos resultados empresariales,
ni la proyección estratégica deseada. Similares son
las definiciones que se encuentran en la literatura del
término proceso. Fernández (2000) lo aborda como
una serie de etapas que añaden valor, "mientras que la
norma ISO 9000:2005, como un conjunto de actividades mutuamente
relacionadas. Ambos autores, en esencia, plantean la
transformación de entradas en resultados (productos o
servicios)" Los procesos son específicos para una
organización y varían dependiendo del tipo, el
tamaño y el nivel de madurez de la misma. Cada proceso
está integrado por un conjunto de actividades que
deberían determinarse y adaptarse al tamaño y a las
características distintivas de la organización. La
gestión proactiva de todos los procesos de una
organización, contribuye de forma determinante al logro de
su eficacia y su eficiencia. Cuando se trata de determinar los
procesos de una organización, se hace necesario, de forma
previa, identificar los productos o servicios que, de acuerdo a
su misión, debe dar como resultado; éste es el
punto de partida para determinar los procesos. Autores como
Porter (1990), Fernández (2000), Beltrán (2002), y
el colectivo de autores del Centro de Estudios Técnicas de
Dirección (2004) [7], entre otros; coinciden en la
necesidad de clasificar los procesos y también, en que
existen 3 grupos: estratégicos, claves u operativos, y de
apoyo. "La aplicación de un sistema de procesos dentro de
la organización, junto con la identificación e
interacciones de estos procesos, así como su
gestión para producir el resultado deseado, puede
denominarse como enfoque basado en procesos". (Según la
norma ISO 9001:2008) Se aprecia que éste no sólo
incluye establecer y revisar sistemáticamente los
procesos, sino además, su secuencia y las interrelaciones
existentes entre ellos. La manera más representativa de
reflejar los procesos identificados y sus interrelaciones, es
precisamente a través de un mapa de procesos, que viene a
ser la representación gráfica de la estructura de
procesos que conforman el sistema de gestión. El concepto
de competencias laborales es definido como "Conjunto
sinérgico de conocimientos, habilidades, experiencias,
sentimientos, actitudes, motivaciones, características
personales y valores, basado en la idoneidad demostrada, asociado
a un desempeño superior del trabajador y de la
organización, en correspondencia con las exigencias
técnicas, productivas y de servicios. Es requerimiento
esencial que esas competencias sean observables, medibles y que
contribuyan al logro de los objetivos de la
organización"(norma cubana NC 3000:2007) "las
competencias laborales constituyen el núcleo central de la
gestión de los recursos humanos, donde queda establecida
la gestión por competencias como el conjunto de
actividades coordinadas para dirigir y controlar una
organización, con un enfoque basado en las competencias
laborales y la capacidad de aprendizaje de los trabajadores, cuyo
objetivo es una organización de calidad y
disposición del colectivo integrado. La
característica holística de las competencias
laborales tiene en cuenta a la psicología y a la persona
como un todo y dada esta complejidad se hace necesario establecer
los presupuestos teórico-metodológicos que hacen
funcional a la gestión por competencias"
(Según la norma cubana NC 3000:2007,) La norma cubana
NC 3000, 3001 y 3002:2007, propone el Sistema Integrado de
Gestión de Capital Humano (SIGCH), a partir del desarrollo
de varios subsistemas, cuyo núcleo central son las
competencias laborales, pero no se establecen los procedimientos
para lograrlo.
Con el objetivo de realizar el diseño de una
organización de nueva creación, de tal forma que
responda a la introducción de formas organizativas
complementadas con el diseño de procesos, la estrategia y
la gestión por competencias, integrados con los sistemas y
tecnologías de la información y en el marco del
estricto cumplimiento de las regulaciones legales; se
desarrolló una investigación que derivó en
una propuesta inicial realizada por Labrada (2008) y finalmente,
como resultado de 5 años de trabajo, se obtuvo y
aplicó la Metodología de Diseño
Organizacional que se detalla a continuación y en la que
se desarrollan varios procedimientos complementarios para su
aplicación. Desde los inicios se estableció la
concepción teórica de la metodología y
está encaminada a lograr que:
La estrategia de la nueva institución
deberá estar en correspondencia con la estrategia
política y social de la alta dirección del
organismo al cual pertenece, buscando resultados de alto
impacto, teniendo presente que la prioridad está en
los intereses del país.La organización se oriente alrededor de sus
procesos y competencias clave, alineando los esfuerzos de
perfeccionamiento en torno a los problemas clave o
estratégicos de la actividad de la institución
para lograr resultados y un desempeño superior de la
misma.Los procesos, como gestión de capital humano
o gestión económico-financiera, entre otros; se
diseñen para potenciar el buen funcionamiento de la
cadena de procesos clave, guiados por la pregunta:
¿cuánto pueden contribuir a la creación
de valor? A las funciones metodológicas y de control
que tradicionalmente han venido desempeñando, se le
adiciona la función de agregar valor.Se tienda a externalizar los procesos no clave
(outsourcing), desarrollando relaciones de
colaboración con proveedores de servicios,
especialmente con los que puedan aportar las instituciones a
las cuales pertenecen.La formación propicie el ambiente de
aprendizaje colectivo y continuo, centrado en el desarrollo
de las competencias organizacionales, de procesos y cargos,
para alcanzar los objetivos estratégicos de la
institución, en cumplimiento de su
visión.
Metodología para el Análisis y
Diseño de las Estructuras Organizacionales Esta
metodología "se fundamenta en el diseño de
estructuras de organizaciones basado en el capital humano"
(Carlos Gonzalez, 2009) Un sistema es un conjunto de partes en
interacción, se puede decir que un sistema es la
agrupación coherente de elementos estrechamente vinculados
que operan o intercalan en una estructura dinámica para
lograr un objetivo, formando una unidad compleja en que la
adición, supresión o transformación de una
de sus partes creará repercusiones en el todo. Esta
teoría se basa en la comprensión de la
interdependencia recíproca de todas las partes y la
necesidad de su integración. La teoría de sistemas
por su enfoque interdisciplinario, permite al administrador
comprender las aportaciones y puntos de vista de los diversos
especialistas y conceptualizar a la empresa como un sistema
compuesto por subsistemas, cada uno de ellos con sus propias
funciones y objetivos de igual manera, advertirá que
existen interrelaciones entre los subsistemas, cuyo
funcionamiento influye en los resultados de la
organización. Las organizaciones son sistemas complejos
que se integran con subsistemas interrelacionados. Los sistemas y
subsistemas se caracterizan por poseer límites permeables
o impermeables que los separan de un ambiente externo y de otros
sistemas. Además, los sistemas y los subsistemas poseen
ambientes internos dentro de todo un espectro continuo, desde la
apertura hasta la restricción, un sistema abierto permite
el flujo de recursos (personal, información, materiales) a
través de sus límites.
La finalidad de una estructura organizacional es
establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los
miembros de una entidad para trabajar juntos de forma
óptima y que se alcancen las metas fijadas en la
planificación. Elementos de la organización:
(requerimientos). Los objetivos deben ser verificables, precisos
y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y
para ser verificables deben ser cualitativos. Tiene que haber una
clara definición de los deberes, derechos y actividad de
cada persona.
Se tiene que fijar el área de autoridad de cada
persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzarlas metas. Saber
cómo y dónde obtener la información
necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber
dónde conseguir la información y le debe ser
facilitada. ¿Qué es organizar?1. Identificar y
clasificar las actividades que se tienen que realizar en la
empresa.2. Agrupamos estas actividades.3. A cada grupo de
actividades le asignamos un director con autoridad para
supervisar y tomardecisiones.4. Coordinamos vertical y
horizontalmente la estructura resultante. Estructura
organizacional: (dos definiciones) Strategor: (1988) "es el
conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan
formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo
de comunicación entre cada unidad". Mintzberg: (1984) "es
el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en
tareas distintas y la posterior coordinación de las
mismas". La estructura organizacional es una estructura
intencional de roles, cada persona asume un papel que se espera
que cumpla con el mayor rendimiento posible. Principios de una
organización: Eficacia: una estructura organizativa es
eficaz si permite la contribución de cada individuo al
logro de los objetivos de la empresa.
Eficiencia: una estructura organizativa es eficiente si
facilita la obtención de los objetivos deseados con el
mínimo coste posible.
Metodología para el diseño
organizacional bajo un enfoque sistémico Esta
metodología "se fundamente en el diseño de
organizaciones basado en la estructura funcional enmarcada en el
enfoque sistémico y enriquecida con las nuevas tendencias
en gestión de procesos…" (Barrios
Hernández, 2009) Esta metodología cuenta de 3
pasos, en la figura 2.3 se observa una representación
gráfica de la misma:
1. Definición: contempla la
descripción de las características
organizacionales: planteamiento de metas y objetivos
misionales, establecimiento de divisiones básicas e
identificación de macroprocesos esenciales.2. Análisis: consiste en la
integración de los elementos establecidos en la etapa
de definición, mediante la identificación de
actividades y tareas y su posterior clasificación por
niveles jerárquicos según naturaleza y
complejidad.3. Diseño: se establecen los cargos,
perfiles, estructura y manual de funciones requeridos por la
organización.
Figura 2.3 Ciclo de vida de la metodología
para el diseño organizacional de empresas
agrarias
Fuente: Tomado de Barrios Hernández,
2009.
La desventaja de esta metodología radica en que
está muy particularizada para las organizaciones agrarias
y se enfoca en entornos estables. La enseñanza
universitaria y en especial la venezolana atraviesa en estos
momentos por cambios y transformaciones muy grandes y
rápidos. Por otra parte, su ventaja está en que es
un procedimiento sencillo y de fácil
aplicación.
Metodología para la creación e
innovación de estructuras organizacionales Esta
metodología cuenta con siete pasos (Ramirez,
2013):
1. Planeación del estudio.
2. Autorización de estudio.
3. Recopilación de la
información.4. Análisis e interpretación de
datos.5. Elaboración y planteamiento de la
propuesta.6. Implementación.
7. Evaluación
periódica.
Es una metodología amplia, que abarca todos los
elementos necesarios para el correcto desarrollo de un
diseño organizacional.
En términos generales, esta valoración
permite a la organización disponer de información
específica sobre los siguientes aspectos:
1. Logro efectivo de los fines
propuestos.2. Resultado de las medidas adoptadas en la
estructura orgánica, funciones, procedimientos,
sistemas y nivel tecnológico.3. Beneficios obtenidos en la generación
de productos y/o servicios.4. Ventajas competitivas derivadas del
estudio.5. Análisis de
costo-beneficio.6. Asimilación por del cambio por parte
del personal y consecuencias en el clima
organizacional.7. Necesidad de la capacitación,
entretenimiento y/o adiestramiento para el cambio
sostenido.8. Manejo del estudio por parte de los
responsables.9. Planteamientos estratégicos
observados para la ejecutar en el cambio.10. Ajustes fundamentales realizados para
encauzar y sostener el estudio.11. Visualizar objetivamente las alternativas
de cambio organizacional a futuro.
Todas las metodologías, aunque difieren en la
cantidad de pasos, abarcan las tres etapas en el proceso de
diseño estructural: estructuración,
estimación de las acciones y análisis
estructural.
2.2.2 El procedimiento metodológico para el
diseño de Estructura Organizativa de las funciones del
Núcleo del Programa de Formación de Grado de
Estudio Jurídico en el Estado Nueva Esparta El
diseño organizacional cada vez adquiere mayor relevancia,
pues se hace necesario lograr mayor eficacia y eficiencia en las
organizaciones, optimizando los recursos, no solo materiales,
sino también humanos. En la mayoría de las
situaciones, los profesionales se encuentran ante la tarea de
mejorar la gestión y el desempeño de organizaciones
de producción o servicios ya existentes, en las cuales,
una limitante importante del desempeño de las mismas es la
falta de un enfoque de proyección y gestión, que
relacione consistentemente la visión, los objetivos, los
planes de acción e indicadores con los procesos clave de
la organización y mantenga alineados todos los sistemas y
funciones hacia un fin común.
La metodología se convierte en funcional a
través de los procedimientos siguientes:
Procedimiento para la Fase I: proyección
estratégicaProcedimiento para la Fase II: diseño de la
estructuraProcedimiento para la Fase III:
implementación
El procedimiento para la Fase I: proyección
estratégica, incluye los pasos siguientes:
1. Identificar clientes.
2. Definir necesidades de los
clientes.3. Definir misión, visión,
objetivos estratégicos y estrategias.4. Determinar competencias
organizacionales.
Para desarrollar esta fase es necesario realizar un
análisis de: los antecedentes, el entorno, la identidad,
el contexto. Participan 2 grupos de trabajo: asesor y
estratégico, se recomienda que el grupo asesor esté
integrado por los facilitadores del proceso, que pueden ser
consultores externos y especialistas de la organización
superior a la que va a ser creada; y tiene la misión de
instruir metodológicamente a los miembros del grupo
estratégico, velando que los ejercicios se realicen
según la metodología definida. El grupo
estratégico debe estar integrado por especialistas de la
organización superior a la que va a ser creada, por
personal que esté valorado para formar parte de la
dirección de la nueva organización una vez creada y
por especialistas que tengan conocimientos significativos de los
productos o servicios que ofrecerá la organización;
y es el encargado de cumplimentar y aprobar los resultados
obtenidos en cada una de las fases definidas en el modelo antes
descrito. Los integrantes de estos grupos deben ser expertos,
para lo cual se pueden diseñar y aplicar cuestionarios que
evalúen la experticidad de los mismos. Antes de comenzar
la aplicación del procedimiento, debe realizarse la
capacitación del equipo estratégico por parte del
equipo asesor, abarcando todos los elementos que componen la
proyección estratégica y las técnicas que se
van a utilizar para llevarla a cabo. Los métodos o
técnicas recomendadas para la ejecución de esta
fase por los equipos de trabajo son: tormenta de ideas,
reducción de listado, consenso grupal, método de
expertos (Delphi), matriz DAFO (Debilidades, Amenazas,
Fortalezas, Oportunidades), matriz de impacto de oportunidades en
fortalezas y debilidades, matriz de impacto de amenazas en
fortalezas y debilidades, matriz de importancia con el
método de expertos (Delphi), matriz de comparación
por pares y entrevistas. En el diseño de la primera fase
se han integrado los enfoques de gestión por procesos, por
proyectos y por competencias laborales.
El procedimiento para la Fase II:
Diseño de estructura Diseño de la
estructura, tiene como objetivo diseñar los cargos
necesarios para lograr la eficacia de los procesos de la
organización con las competencias requeridas para ellos,
así como la estructura que debe adoptar la
organización. Los pasos a seguir son los
siguientes:
1. Determinar los cargos.
2. Diseñar los cargos por
competencias.3. Determinar la plantilla. (Hacer un
cálculo de plantilla)4. Diseñar la estructura
organizativa
Tomando como referencia los procesos diseñados,
los grupos de procesos, supervisados por el grupo asesor, aplican
un conjunto de técnicas para dar cumplimiento al objetivo
de esta etapa. La determinación de las competencias que
demanda cada cargo, parte de las competencias organizacionales y
de las definidas para los procesos donde intervienen cada uno de
ellos. Los métodos o técnicas recomendadas para la
ejecución de esta fase por los grupos de trabajo son:
sesiones de trabajo en grupo, método de expertos,
cuestionarios, medición de tiempos, estimación
comparativa de tiempos de trabajo, balance de carga y
capacidad.
El procedimiento para la Fase III:
Implementación, tiene como objetivo aplicar en la
nueva organización los resultados de las fases anteriores,
controlar los resultados y ajustar el diseño. Los pasos se
mencionan a continuación:
1. Definir objeto y cronograma: se debe
identificar el objeto a implementar del diseño y
establecer el funcionamiento mediante un cronograma de
actividades2. Comprobar disponibilidad de
recursos3. Ejecutar los elementos del
diseño.4. Controlar la
implementación.
En esta fase participa el grupo de
implementación, que se recomienda integrar por los
directivos nombrados en la organización de nueva
creación que se ha diseñado y un grupo de
especialistas de los participantes en el diseño descrito
anteriormente. Es conveniente que la fase de
implementación abarque al menos un año, de forma
tal que se puedan medir el impacto del diseño en la
proyección estratégica.
2.3 Conclusiones del Capítulo No. 2 Una vez
realizado el diagnóstico de la estructura del PFGEJ y de
hacer un análisis de distintas metodologías para
diseñar estructuras organizacionales, se llegó a
las siguientes conclusiones:
1. El diseño de estructura de funciones
del Núcleo del Programa de Formación de Grado
en Estudios Jurídicos de la sede Nueva Esparta de la
Universidad Bolivariana de Venezuela representa uno de los
avances más significativos dentro del crecimiento de
las políticas educativas del Estado porque se busca
desarrollar el profesional en el área del Derecho
vinculado con los procesos y cambios sociales, a los que
pueda generar aportes significativos que contribuya a
impulsar cambios positivos dentro de las comunidades, lo cual
requiere de un desarrollo del proceso formativo del
estudiante, con una precisa relación con la
experiencia práctica del ejercicio de la profesional,
para ello se seleccionó la metodología
idónea en el diseño estructural para poder
cumplir con las necesidades de los clientes.2. La metodología de Diseño de
Estructura de Funciones para Núcleo del Programa de
Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede
Nueva Esparta, descrita cumple el propósito de
integrar los diferentes enfoques de gestión que hoy en
día utilizan las organizaciones más exitosas
durante sus procesos.3. Una vez revisado el diagnóstico se
pudo comprobar mediante el uso de la metodología
aplicada que efectivamente es necesario el Diseño de
Estructura de Funciones del PFGEJ-NE, para el mejor
funcionamiento de la organización.
Capítulo
No. 3. Estructura organizativa de las funciones del Núcleo
del PFG de Estudios Jurídicos, sede Nueva
Esparta
El presente capitulo tiene como base fundamental la
aplicación de la metodología elegida para el
diseño de Estructura organizativa de las funciones del
Núcleo del PFG de Estudios Jurídicos, sede Nueva
Esparta.
3.1 Aplicación de la metodología Esta
Metodología y sus procedimientos fue aplicada para el
diseño organizacional de las funciones del Núcleo
del Programa de Formación de Grado Estudios
Jurídicos, sede Nueva Esparta, que se concibió con
el objetivo de lograr un mayor desarrollo de la
investigación en interés de brindar una mejor
satisfacción al usuario. El mismo pretende desarrollar las
necesidades de superación del programa con las soluciones
concretas y ágiles, mediante la ejecución de
funciones. 3.1.1 Fase I. Proyección estratégica Los
resultados obtenidos en la aplicación del procedimiento
para la Fase I: proyección estratégica,
aplicado al Núcleo del Programa de Formación de
Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta, se muestran a
continuación.
Se establece que este diseño organización
va dirigido a personal administrativo, estudiantes, profesores y
comunidad civil del Núcleo del Programa de
Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva
Esparta.
Personal Administrativo: Es la parte de la
administración que trata de todas las políticas
y procedimientos utilizados en la organización para el
correcto manejo de los recursos a fin de que se pueda
desarrollar todo el potencial de la
organización.Estudiantes: la persona que se dedica a
aprender, ya sea por su cuenta o mediante la asistencia a una
institución educativa, en este caso es el principal
cliente de la organización porque sería el
mayor impulso en el crecimiento de la misma.Profesores: son agentes efectivos del proceso
de enseñanza-aprendizaje, quienes Paralelamente a las
funciones docentes, los profesores suelen realizar funciones
de investigación especialmente en el ámbito
universitario y de allí se enfoca la mayor
preparación para los estudiantes del
PFGEJ-NE.Comunidad: conjunto de personas que hacen
vida dentro de la sociedad y que estarán involucradas
directa e indirectamente al Núcleo del Programa de
Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede
Nueva Esparta.
El diseño viene dado a fin de dar respuestas
satisfactorias a la necesidad de los usuarios al momento de
dirigirse en busca de una respuesta positiva en su entorno
académico en el Núcleo del Programa de
Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva
Esparta.
Personal Administrativo: carecen de
estructura y funciones dentro de la organizaciónEstudiantes: no identifican a las personas
con la cual pueden dirimir sus necesidades dentro de la
organización.Profesores: no cuentan con un personal
administrativo dentro del núcleo con los cuales poder
manejar las instrucciones del PFGEJ-NE.Comunidad: desconocen totalmente como
solventar cualquier situación que se les presente en
su entorno por no conocer a quien dirigir alguna
solicitud.
Las funciones creadas al personal administrativo del
Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios
Jurídicos Sede Nueva Esparta, más la
implementación de nuevos cargos y funciones
beneficiarán al colectivo.
La Misión del Núcleo del Programa
de Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva
Esparta es: Cumplir con todas las necesidades y exigencias de los
clientes y poder brindar herramientas necesarias para el
crecimiento y el fortalecimiento del proceso educativo
venezolano.
La visión del Núcleo del
diseño estructural de funciones del Programa de
Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva
Esparta: Somos el núcleo de mayor crecimiento dentro del
programa educativo universitario venezolano en pro de mejorar
todos los factores educativos y de atención al
cliente.
Se realizó una matriz DAFO al PFGEJNE
Las estrategias La estrategia de la nueva
institución están en correspondencia con la
estrategia política y social de la alta dirección
del Núcleo del Programa de Formación de Grado
Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta, buscando resultados
de alto impacto, teniendo presente que la prioridad está
en los intereses del país.
Objetivo: cubrir las necesidades de todos los
clientes de la organización por medio del diseño de
estructura de funciones del PNFGEJ-NE.
Acciones a seguir para lograr el objetivo
Promover el estudio integral de las ciencias
jurídicas, bajo los principios de complejidad,
interdisciplinariedad y transdiciplinariedad, ofreciendo
información teórica y epistemológica que
permita comprender el fenómeno complejo del
derecho.Brindar una sólida formación
teórica y un sentido crítico que permita
evaluar y reflexionar en torno al papel del derecho y su
impacto en la vida social.Promover una concepción del derecho como
instrumento capaz de hacer viable los fines, valores y
principios fundamentales del estado democrático y
social de derecho y de justicia.Brindar una orientación profesional dirigida
a la interacción comunitaria y de servicio
social.
El Modelo Lineo-Funcional. Se decidió
aplicar al diseño del Núcleo del Programa de
Formación de Grado Estudio Jurídicos Sede Nueva
Esparta, en virtud que es de naturaleza mixta, ya que combina los
principios básicos del diseño vertical y
horizontal, con el fin de aprovechar las ventajas de los dos
primeros modelos: lineal y funcional.
Competencias organizacionales. Las competencias
claves que deben caracterizar al Núcleo del Programa de
Formación de Grado Estudios Jurídicos, sede Nueva
Esparta, para alcanzar la proyección estratégica
trazada, por orden de importancia son: Integración,
Flexibilidad, Trabajo en equipo, Liderazgo, Innovación y
Responsabilidad.
Competencias del Núcleo:
1. Vigilancia del proceso
enseñanza-aprendizaje dentro del PFGEJ.2. Innovación de la enseñanza del
Estudio del derecho.3. Educación municipalizada.
Competencias Técnicas:
Trabajo en equipo, de manera comprometida,
responsable y sensibilizada.Vocación por el trabajo social.
Competencias Específicas:
Dominio o conocimiento del área del Estudio
Jurídico.Destrezas al momento de la enseñanza de las
leyes y procesos.Calificados para la enseñanza del
español y otros idiomas.Manejo de la tecnología y dominio de grupos
en presentaciones.Formación política revolucionaria y
socialista.
3.1.2 Fase II. Diseño de estructura Los
resultados obtenidos en la aplicación del procedimiento
para la Fase II: diseño de estructura, aplicado al
Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios
Jurídicos Sede Nueva Esparta son lo que se muestran a
continuación.
Los cargos necesarios para la implementación del
diseño son: Coordinador Regional del Programa, asistente
en planificación, asistente metodológico, asistente
institucional, asistente académico-administrativo,
asistente en Investigación y postgrado,
bibliotecario.
Coordinador Regional: es la persona de mayor
jerarquía en la toma de decisiones dentro del
núcleo, siendo así la responsable de que se
logren los objetivos trazados por la institución en el
manejo de los recursos y personalAsistente de planificación: es la
persona encargada de proponer los objetivos a corto y largo
plazo en el cumplimiento de las funciones del núcleo y
para ello debe determinar los factores positivos y negativos
en el ambiente de trabajo para buscar las soluciones
necesarias en el crecimiento de la
institución.Asistente metodológico: es la persona
encargada de brindar asesoría y apoyo a todos los
usuarios del núcleo en cuanto a la metodología
de los procesos educativos, proponiendo las herramientas
necesarias en el crecimiento de estos individuos.Asistente institucional: la persona encargada
de crear y afianzar las relaciones del Núcleo del
Programa de Formación de Grado Estudios
Jurídicos Sede Nueva Esparta, con las demás
instituciones y así obtener ese intercambio de saberes
en el crecimiento profesional tanto de los estudiantes
profesores y personal administrativo.Asistente académico-administrativo: la
persona encargada de la recepción de
documentación relacionada al proceso educativo y de
formación en relación a notas, carga horaria,
asignación de proyectos.Asistente en Investigación y
postgrado: la persona encargada de buscar la
preparación y actualización en busca del
crecimiento de todas las personas involucradas en el
Núcleo del Programa de Formación de Grado
Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta.Bibliotecario: persona encargada de ofrecer
servicios para ayudar e instruir a las personas en las
maneras más eficientes para identificar y acceder a la
información que necesiten, en sus diferentes formatos
(artículo, libro, revista, disco compacto,
videograbación, archivo digital).Personal Obrero: persona encargada del
área de servicio, mantenimiento, limpieza y seguridad
dentro del Núcleo del Programa de Formación de
Grado Estudios Jurídicos, sede Nueva
Esparta.
El capital humano necesario para poder cumplir las
funciones dentro del Núcleo del Programa de
Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva
Esparta, debe cumplir un perfil específico para poder
ocupar ese cargo el cual se define a continuación (Ver
Anexos):
Coordinador Regional: debe ser abogado,
proactivo, tener capacidad de mando y toma de decisiones,
desarrollar el ambiente laboral favorable en búsqueda
del cumplimiento de los objetivos de la
organización.Asistente de planificación: debe ser
profesional en el área del derecho con conocimientos
específicos en planificación y desarrollo parta
poder cumplir sus obligaciones y determinar los factores
positivos y negativo en el ambiente de trabajo para buscar
las soluciones necesarias en el crecimiento de la
institución.Asistente metodológico: profesional
docente en metodología capacitado en trasmitir la
información metodológica en el desarrollo
educacional a los clientes.Asistente institucional: debe ser profesional
en relaciones públicas y estar capacitado para buscar
la conexión entre el núcleo y los entes
gubernamentales donde se veo involucrados todos los actores
sociales.Asistente académico-administrativo:
profesional en el área de administración con
conocimientos académicos y atención al
público.Asistente en Investigación y
postgrado: profesionalen el área de desarrollo
profesional y capacitado en el manejo de personal.Bibliotecario: persona con conocimientos en
el área de lectura y análisis para que puedae
instruir a las personas en las maneras más eficientes
para identificar y acceder a la información que
necesiten, en sus diferentes formatos.Personal Obrero: persona que tenga capacidad
de trabajar proactiva con conocimientos en determinadas
áreas.
El personal necesario para trabajar en el Núcleo
del Programa de Formación de Grado Estudios
Jurídicos Sede Nueva Esparta es once (11) personas para
poder cumplir las funciones determinadas de la siguiente
forma:
(08) personas para el área de
administración(03) personas para el área de
obreros.
El organigrama diseño de la estructura de
organizativa del núcleo del Programa de Formación
de Grado Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta aparece en
la siguiente figura:
Figura 3.1. Organigrama Núcleo
PFGEJNE.
3.1.3 Fase III. Implementación Por motivos de
tiempo, no se puede llegar a la implementación de la
propuesta, pero en la siguiente tabla se definen los elementos
esenciales para su puesta en práctica.
3.2 Conclusión del Capítulo No.3 Una vez
aplicado el procedimiento se llegó a las siguientes
conclusiones:
1. El diseño tuvo en cuenta las
necesidades del Núcleo del Programa de
Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede
Nueva Esparta para poder desarrollar los cargos.2. Se establecen los cargos necesarios del
Núcleo del Programa de Formación de Grado
Estudios Jurídicos Sede Nueva Esparta.3. Se identifican las necesidades, fortalezas y
debilidades en busca de las mejoras del PFGEJ-NE.
Conclusiones
Con el desarrollo de la investigación realizada
quedó demostrado que el Diseño de Estructura de
Funciones para Núcleo del Programa de Formación de
Grado en Estudios Jurídicos, sede Nueva Esparta,
utilizando las herramientas y metodologías necesarias para
su creación dan el resultado necesario para cubrir las
necesidades de los clientes en el mejor funcionamiento de la
organización, a fin de alcanzar la mejora continua con el
más alto grado de calidad en los servicios prestados, a
través del cumplimiento de sus metas y objetivos en
correspondencia con su misión social.
El trascurso investigativo desarrollado en el presente
trabajo, permitió identificar la dificultad que presentan
los clientes cuando acuden al Nucleo del PFGEJ-NE que impiden
desarrollar con la calidad el Programa de Formación de
Grado Estudios Jurídicos en el estado Nueva
Esparta.
De igual forma el procedimiento propuesto en esta
investigación, constituye un instrumento que permite la
mejora continua del proceso del Programa de Formación de
Grado en Estudios Jurídicos de la Universidad Bolivariana
de Venezuela sede Nueva Esparta, además de orientar a
mejorar la interrelación entre los diferentes actores del
Núcleo del Programa de Formación de Grado Estudios
Jurídicos Sede Nueva Esparta.
Recomendaciones
Se recomienda:
Continuar el desarrollo del Programa de
Formación de Grado Estudios Jurídicos de la
Universidad Bolivariana de Venezuela para poder actualizarlo
a las necesidades sociales, económicas y
políticas actuales en búsqueda de un mejor
crecimiento profesional de los estudiantes.Implementar el diseño Estructura de
organizativa del Núcleo del Programa de
Formación de Grado Estudios Jurídicos Sede
Nueva Esparta, en busca de mejorar las condiciones laborales
y atención del núcleo.Aplicar la estructura propuesta en otros programas
dentro de la Universidad Bolivariana de Venezuela, Sede Nueva
Esparta con la finalidad de contribuir con la mejora de los
servicios prestados en estos.La metodología constituye una herramienta que
pudiera generalizarse para el diseño de otras
organizaciones similares, incluso con algunos ajustes y en
particular, puede aplicarse a rediseños de
organizaciones en la composición de los grupos de
trabajo.
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Anexos
Anexo A.1. Perfil de cargo del Coordinador del
Núcleo de PFGEJNE.
PERFIL DE CARGO I. Identificación del
cargo.
1. Denominación del cargo: Coordinador
2. Área a que pertenece: Áreas Generales
3. Categoría ocupacional: Dirección
4. Grupo escala: S/G 5. Fecha de elaboración:
30/11/14 6. Puestos a quien reporta:
8.
II. Contenido del cargo.
1. Misión: Organizar, planificar y controlar los
recursos humanos, financieros y materiales del centro; orientados
a satisfacer las necesidades de los clientes con la máxima
calidad.
2. Tareas específicas:
a) Participar en todas las reuniones
organizadas y orientadas por la cadena para recibir y emitir
información necesaria para el trabajo de
PNFGEJ-NEb) Velar por la preservación de la moral
revolucionaria del colectivo que dirige.c) Evaluar el desempeño de sus
subordinados.d) Exigir el cumplimiento de las normas de
trabajo a todos los subordinados para que las tareas se
realicen según lo establecido.e) Exigir, controlar y supervisar que el
servicio se preste con la máxima calidad, para
satisfacer las exigencias de los clientes.f) Exigir, controlar y supervisar que se cumpla
con los horarios establecidos en la prestación de
servicios.g) Chequear el orden, disciplina y limpieza de
la PFGEJ-NEh) Evaluar el desempeño de sus
subordinados, según la metodología
establecida.i) Revisar los activos fijos tangibles para
verificar existencia y estado.j) Cumplir con todas las actividades asignadas
por la cadena, relacionadas con su labor como
coordinador.k) Controlar y promover la capacitación
técnica y/o recalificación del personal bajo su
mando.l) Velar por el estricto cumplimiento del
reglamento disciplinario vigente en el PFGEJ-NE.
3. Documentación:
6 Equipamiento de trabajo: Ninguno
III. Requisitos. 1. Formación general:
Abogado 2. Conocimientos específicos:
a) Cursos especiales (Dirección y
administración)b) Aritmética
c) Contabilidad.
d) Costos.
e) Finanzas.
f) Control de la calidad.
3. Experiencia mínima: De 6 meses a 1 año
4. Rango de edad: Edad laboral 5. Sexo: Ambos
VI. Competencias deseadas.
Anexos
Anexo A.2. Perfil de cargo del Asistente Administrativo
del Núcleo de PFGEJNE.
PERFIL DE CARGO I. Identificación del
cargo.
8. Denominación del cargo: Asistente
Administrativo9. Área a que pertenece: Áreas
Generales10. Categoría ocupacional:
Administración11. Grupo escala: S/G
12. Fecha de elaboración:
30/11/14
II. Contenido del cargo.
Misión: Organizar, planificar y controlar los
recursos humanos, financieros y materiales del centro; orientados
a satisfacer las necesidades de los clientes con la máxima
calidad.
Tareas específicas:
1.-Participar en todas las reuniones organizadas y
orientadas por cadena para recibir y emitir información
necesaria para el trabajo de PNFGEJ-NE 2.-Velar por la
preservación de la moral revolucionaria del colectivo que
dirige.
3.-Exigir, controlar y supervisar que el servicio se
preste con la máxima calidad, para satisfacer las
exigencias de los clientes.
4.- Cumplir con todas las actividades asignadas por la
cadena, relacionadas con su labor como asistente
administrativo.
5.- Equipamiento de trabajo: Ninguno
III. Requisitos. Formación general:
Abogado Conocimientos específicos:
g) Cursos especiales (Dirección y
administración)h) Aritmética
i) Contabilidad.
j) Costos.
k) Finanzas.
l) Control de la calidad.
Experiencia mínima: De 6 meses a 1 año
Rango de edad: Edad laboral Sexo: Ambos
Declaratoria
Hago constar que el presente trabajo fue realizado en la
Universidad de Cienfuegos Carlos Rafael Rodríguez como
parte de la culminación del Programa de Maestría en
Dirección y que autorizo a que sea utilizado total o
parcialmente por dicha institución para los fines que se
estimen convenientes y no será publicado, ni presentado en
eventos sin la aprobación de la Universidad.
Autor:
Información Científico Técnica:
Dra. Raquel Zamora Fonseca Firma del Tutor: MsC. Lourdes
Alejandra de León Lafuente, 25 de noviembre de
2014
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES
DEPARTAMENTO DE DIRECCIÓN Y DESARROLLO LOCAL PROGRAMA DE
MAESTRÍA EN DIRECCIÓN TESIS PARA OPTAR POR EL
TÍTULO DE MÁSTER EN DIRECCIÓN
Estructura Organizativa de las funciones del
Núcleo del Programa de Formación de Grado de
Estudios Jurídico en el Estado Nueva Esparta
Tutor:
MsC. Lourdes Alejandra de León
Lafuente
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