Estudio de ingeniería de métodos en el archivo judicial regional de Puerto Ordaz, Estado Bolívar

INTRODUCCIÓN Las técnicas aplicadas dentro del
estudio de métodos nos llevan a establecer un
procedimiento de trabajo más adecuado para hacer uso
óptimo de los recursos, alegando el tiempo de
ejecución de la actividad, al eliminar los movimientos
innecesarios, obteniendo disminución de demoras y
bienestar en el operario. Este trabajo plantea como resolver un
problema general, de una unidad, mediante un método
esquematizado, que a su vez permita solucionar problemas
similares en otras entidades, un método de
análisis, implementación de técnicas y
finalmente de herramientas que pueda tener una aplicación
universal en el archivo Judicial Regional de Puerto Ordaz. El
desarrollo del presente informe se estructuró de la
siguiente manera: El Problema La Empresa Diseño
Metodológico   Situación Actual
Análisis y Resultados Conclusiones y Recomendaciones

EL PROBLEMA ANTECEDENTES DEL PROBLEMA La acumulación de
expedientes que existe actualmente en el Archivo Judicial
Regional de Puerto Ordaz se debe a que se realizó una
remodelación en el circuito penal, y como en este
carecían de espacio físico para el almacenamiento
se trasladaron documentos hasta el Archivo Judicial de manera
temporal. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El problema principal dentro
del Archivo Judicial Regional de Puerto Ordaz proviene a la falta
de espacio físico para la cantidad de expedientes que
allí se encuentra, a raíz de esto se ostentan
inconvenientes que producen dificultad por parte del operario
para desplazarse en su área de trabajo puesto que el
espacio es muy pequeño. Por otra parte, se presentan
demoras en la realización de las actividades de
búsqueda de expedientes y atención al usuario ya
que el sistema de alumbrado no es suficiente para el área
del almacén, además no se cuenta con un sistema
computarizado que agilice la búsqueda de los
documentos.

OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Realizar un estudio de
ingeniería de métodos, en el archivo judicial
regional de Puerto Ordaz, Estado Bolívar OBJETIVOS
ESPECÍFICOS Diagnosticar la situación actual del
manejo de la información y de las actividades ejecutadas
en el archivo. Describir detalladamente el procedimiento actual
de almacenaje de los expedientes. Elaborar el diagrama de
procesos que permitirá destacar las fallas que pudiese
tener el área a estudiar y así presentar
alternativas para su mejoramiento. Elaborar el diagrama de flujos
recogidos actual del Archivo Judicial Regional. Analizar de forma
general las fallas que se encontraron. Aplicar las preguntas
correspondientes a la técnica de interrogatorio. Realizar
las preguntas de la Organización Internacional del trabajo
(OIT), a los trabajadores del Archivo Judicial. Especificar los
enfoques primarios. Implantar mejoras dentro del proceso con el
objetivo de optimizar las actividades. Proponer una nueva
redistribución del área de trabajo. Elaborar un
diagrama de proceso de acuerdo con las propuestas planteadas.
Transformar el diagrama de flujo de recorrido actual en base a
las mejoras planteadas, disminuyendo así el cruce entre
operarios. Realizar un análisis general de las mejores
propuestas. Determinar la actividad a estudiar

Determinar el tamaño de la muestra Calculo del tiempo
promedio seleccionado del proceso de archivo de los expedientes
del archivo judicial regional de puerto Ordaz Determinar la
calificación velocidad presentado cuando se realiza el
proceso de archivo de los expedientes. Determinar el tiempo
normal que se presenta mediante el proceso ante mencionado
Calculo del tiempo estándar. DELIMITACIÓN Este
estudio se limitara a analizar el proceso que es llevado a cabo
para el almacenamiento, búsqueda y atención al
usuario, ya que la realización de estas actividades abarca
un conjunto amplio y variado de operaciones, debido a que se
requiere de la destreza del operario y la distribución
adecuada del espacio. LIMITACIONES Las limitaciones para la
elaboración de este trabajo fueron las siguientes:
Carencia de diagramas, que describan el proceso del operario. No
hay tiempo estandarizados para las necesidades personales del
operario. No se cumplen las normas estandarizadas de las
estanterías del archivo. Se desconoce la eficiencia del
personal.          

GENERALIDADES DE LA EMPRESA   DESCRIPCIÓN DE LA
EMPRESA El archivo judicial regional de puerto Ordaz fue creado
el 16 de marzo del año 2000 y se está ubicado en la
Avenida Guayana con calle macagua, Alta Vista Norte, edificio
Palacio de Justicia de Puerto Ordaz, estado Bolívar,
sótano del palacio de justicia al lado del cafetín.
MISIÓN Recibir, procesar, seleccionar, conservar, disponer
y resguardar los fondos documentales inactivos transferidos por
los archivos activos de las dependencias judiciales y de la
Dirección Administrativa Regional (DAR), de conformidad en
las políticas emanadas de la dirección general de
servicios regionales en materia de archivo. Estructura
organizativa Archivólogo Abogada (Auxiliar)
(Técnico III)

DISEÑO METODOLÓGICO Tipo de Investigación y
diseño de la investigación El precisar el tipo de
investigación por realizar en el estudio, permite definir
su alcance.

Unidades de Análisis DISEÑO METODOLÓGICO
Toda investigación requiere de la identificación de
la población objeto de estudio y la selección del
tamaño de la muestra que va a ser analizada.
Población Para el estudio realizado se tomó como
población El archivo Judicial Regional De puerto Ordaz
Bolívar y sus actividades comprendidas en la
atención al usuario, prestamos internos y externos y
almacenamiento. Muestra para este caso se tomó como
muestra las actividades realizadas tales como atención al
usuario, recepción, organización y contabilidad de
expedientes

DISEÑO METODOLÓGICO Técnicas e instrumentos
de recolección de datos Material y equipo : Lápiz
Cámara: Para tener evidencias de la situación
actual del archivo. Grabadora: Para facilitar la
recopilación de información. Metro: Para medir las
dimensiones del área Hojas: Para plasmar la
información. Cuestionario: Preguntas de la OIT y
técnicas del interrogatorio. Pendrive: Respaldo de
documentos. Internet: Buscar información de
interés.. Cronometro: Para toma de tiempo de las
actividades. Formato para el estudio de tiempos Formato para
concesiones por fatiga. Tabla Método sistemático
para asignar tolerancias por fatiga. Tabla t-student. Tabla
Westinghouse. Tabla de concesiones Laptop: Para la
transcripción de toda la información
recolectada.

DISEÑO METODOLÓGICO Procedimiento
metodológico

DISEÑO METODOLÓGICO Procedimiento
metodológico

MÉTODO DE TRABAJO ACTUAL

(Gp:) DIAGRAMAS (Gp:) De Procesos (Gp:) De Flujo de Recorrido
(Gp:) El Tribunal De Protección

TECNICAS DEL INTERROGATORIO

PREGUNTAS DE LA OIT

Enfoques primarios

Diagrama de proceso Actual

Diagrama de flujo recorrido actual

ESTUDIO DE TIEMPO ACTUAL DEL ARCHIVO JUDICIAL REGIONAL DE PUERTO
ORDAZ

El archivo judicial regional de puerto Ordaz carece de espacio
físico para resguardo de los fondos documentales.
ANÁLISIS Y RESULTADOS Descripción de los procesos
de producción utilizando las técnicas de
gráficos y diagramas Carencia de un sistema computarizado
para la búsqueda de los expedientes. Falta de
estanterías para el almacenamiento de los archivos.
Resulta problemático el traslado de os operarios dentro
del área de trabajo.

Análisis operacional en el área de almacenamiento
del archivo judicial regional de Puerto Ordaz Los archivos deben
organizarse pensando no solo en el presente sino también
en el futuro Designar responsabilidades a diferentes personas.
Separar los documentos que presentes plagas con otros que se
encuentren en perfecto estado ya que el problema se
extendería irremisiblemente. Guardar los documentos en
cajas de archivos normalizadas (ph neutro) que aíslan y
protegen el papel de suciedad, humedad y otros agentes
degradantes . EN CUANTO AL INVENTARIO Base de datos: Con esta
acción se pretende que esta actividad de búsqueda
de expedientes sea mas dinámica y permita hacer
modificaciones todo el tiempo. EN CUENTO AL ALMACENAMIENTO
Desalojar los expedientes que no pertenecen al archivo judicial
Redistribución de la planta

Diagrama de proceso propuesto

Diagrama de flujo recorrido propuesto

Distribución de planta propuesta

Estudio de tiempos El tiempo promedio La calificación de
velocidad El tiempo normal Las tolerancias El tiempo
estándar Se calculó

CONCLUSIONES Se determinó que el principal problema radica
en la acumulación de expedientes. El archivo judicial no
cuenta con un apropiado sistema de almacenamiento con lo cual se
genera la acumulación de expedientes. El almacenamiento
inadecuado provoca demoras dentro del proceso de búsqueda
de expedientes y atención al usuario. Se realizó el
análisis de todos los elementos productivos y no
productivos del sistema de almacenamiento del archivo judicial
con vista a su mejoramiento. En base al principal problema se
estableció una serie de propuestas que conlleven a mejorar
el sistema de almacenamiento y la distribución en el
archivo judicial. El archivo no cuenta con un control de tiempo
estandarizado para la realización de cada actividad el
cual provoca ineficiencias en el proceso. El almacenamiento
inadecuado, la falta de espacio, la poca iluminación y la
excesiva cantidad de documentos que sobresale de los estantes
ocasiona demoras dentro del proceso de búsqueda de
expedientes, con temperaturas comprendida entre 20ºC <
Temperatura ? 24ºC. En la labor que realiza el operario en
el Archivo Judicial Regional de Puerto Ordaz se determinó
una habilidad y consistencia buena y de un gran esfuerzo.
Después de haber realizado el estudio de tiempos se
determinó que el tamaño de la muestra
n­­=10 era el adecuado, por lo que el estudio tiene el
nivel de confianza deseado. Con ayuda de un cronómetro se
obtuvieron los tiempos que se tarda el operario en buscar un
expedientes y atender a los usuarios.  

RECOMENDACIONES Debido a la serie de problemas presentados en la
elaboración de este estudio se recomienda lo siguiente: Es
necesario tener espacio para el archivo y disponer de tantos
archivadores como se necesite. Hace falta un archivador para cada
cosa, es decir para cada tribunal que exista. Se recomienda la
redistribución del área de trabajo donde el
operario se pueda desplazar de manera más fluida. Realizar
un mantenimiento en la parte de iluminación para tener una
mejor visibilidad a la hora de buscar algún documento
solicitado. Aplicar las normas de estandarización, de
acuerdo a la capacidad de archivo de cada estante. Ubicar las
carruchas en lugares estratégicos, para evitar tropiezos
en la trayectoria del operario. Ubicar los documentos acumulados
que se encuentran dentro de la oficina de la archivóloga
en las estanterías del almacén. Reintegrar a la
archivista desalojada del archivo judicial por la falta de
espacio, a su área de trabajo. Establecer un calendario de
conservación de los documentos por un tiempo determinado
para así evitar la acumulación de los mismos
trasladándolos a un almacén fuera del archivo.
Realizar un estudio de tiempos debido a que esencial para evaluar
el proceso y realizar las mejoras que se crean necesarias

Calcular el tiempo estándar ya que es importante para
automatizar la producción del operario o del proceso. Se
recomienda estipular un tiempo determinado para la
realización de la búsqueda de expedientes y la
atención de los usuarios con un margen de holgura
considerable. Estandarizar los tiempos de ejecución de las
actividades tomadas como base en este estudio. Crear un software
donde se encuentre registrada toda la información que
existe dentro del Archivo que permita obtener un proceso
más eficiente y con menos demoras.