- Introducción a la
guía - Aprovisionamiento
- Distribución
- Transporte
y Entrega - Transporte
y Entrega - Instalaciones
- Sistemas
de información - Comunicaciones
- Personal
- Glosario
Introducción a la
guía
El presente documento contiene una guía general
para el desarrollo de un plan estratégico integrando con las
entidades Distritales, Nacionales e Internacionales
enfocado a la Logística para la atención de las
emergencias derivadas tanto de un sismo de grandes
proporciones en la ciudad de Bogotá como de emergencias
recurrentes de menor magnitud como Inundaciones, Deslizamientos,
etc.
Adicionalmente se constituye por su aplicación
general en un manual para evaluar, diseñar e implementar
procesos logísticos en cada una de las entidades que
conforman el SDPAE, teniendo en cuenta que cada una dentro de su
propia misión identificará los procesos en los que
aplica y definirá sus propios objetivos, metas y estrategias
basándose en los lineamientos ofrecidos en este
documento.
Para cada proceso se presenta un breve marco
teórico que pretende nivelar los conocimientos en
logística en el SDPAE, posteriormente se establecen los
objetivos que direccionan cada proceso y las metas y estrategias
para alcanzarlos, de tal forma, que las entidades del SDPAE
puedan utilizar esta información como marco general para el
desarrollo de su propio plan estratégico logístico
basados en la misión de cada una.
Muchas estrategias están formuladas hacia mejoras
que se pueden implementar si necesidad de inversión
financiera, son básicamente mejoras en procesos o
diseño e implementación de aquellos que las entidades
del SDPAE no poseen. Sin embargo, existen mejoras que representan
proyectos de inversión a largo plazo y que de alguna manera
requieren de un trabajo importante al interior de cada
entidad.
Por último es de anotar que este documento
está compuesto por procesos logísticos que surgieron de
la interacción de los conceptos de la Logística
Clásica y de la Logística para Atención de
Emergencias[1]en donde su alcance va desde la
recepción de suministros hasta la distribución misma de
estos a las instalaciones fijas y temporales establecidas para la
atención de heridos, victimas y personal durante la
atención de la emergencia y estabilización.
CAPÍTULO 1
1. Que es un sismo? (probabilidad de un sismo en
Bogotá)
Nuestro país está localizado en una
región influenciada por la frecuente ocurrencia de sismos o
terremotos, los cuales se constituyen en una constante amenaza
para la mayoría de los colombianos. En Bogotá se han
presentado fuertes terremotos en el pasado y se seguirán
presentando en el futuro y a pesar de que éstos no se pueden
predecir, debemos aprender a convivir con la posibilidad de
vernos afectados por esta amenaza. Un terremoto puede ocurrir en
cualquier momento y desde ya se pueden estimar los graves
daños que este fenómeno causaría.
La corteza de la tierra está formada por grandes
placas que se mueven y que chocan entre sí. El choque
continuo de estas placas a lo largo de miles de años, ha
producido la formación de montañas, cordilleras y
fallas geológicas o rupturas de la corteza
terrestre.
Un sismo es una liberación de energía que se
manifiesta por medio de vibraciones del terreno. Se producen los
sismos cuando hay desplazamientos repentinos a lo largo de los
bordes de las placas. Los sismos también se pueden originar
por el movimiento de las fallas geológicas.
El territorio colombiano está influenciado por el
movimiento de tres placas: la de Nazca, la Suramericana, y la del
Caribe
Para evaluar la amenaza sísmica es necesario
conocer donde se pueden generar los sismos. Para todo el
país existe un estudio que permitió determinar la
amenaza sísmica en Colombia. Este dividió el territorio
nacional en zonas de acuerdo con el nivel de amenaza: Alta,
Intermedia y Baja.
2. Cuáles son los principales daños que se
pueden presentar y los tipos de emergencias
DAÑO DE EDIFICACIONES: Las
construcciones pueden sufrir daños leves o graves,
dependiendo de la calidad del diseño y de la
construcción.INCENDIOS: Se producen cuando el
terremoto ocasiona corto-circuitos, escapes de gas o contacto
de combustibles con artefactos eléctricos.DESLIZAMIENTOS: Los sismos
producen deslizamientos que se originan en las laderas
inestables.LICUACIÓN DEL SUELO: Sucede
en suelos arenosos sueltos, con un alto contenido de agua.
Estos pierden su capacidad de soporte durante un sismo, lo
cual origina el hundimiento de las edificaciones.CRECIENTES DE RÍOS Y
QUEBRADAS: Se presentan cuando se rompen las represas y
cuando los deslizamientos taponan el cauce de los ríos y
las quebradas.
3. Que es el SDPAE?
El Sistema Distrital para la Prevención y
Atención de Emergencias (SDPAE) que forma parte del Sistema
Nacional del mismo carácter creado y organizado por el
Decreto Extraordinario 919 de 1989, es el conjunto de procesos
articulados que, en el ámbito de sus competencias, con sus
propios recursos y conforme a las normas, relaciones funcionales
y regulaciones aplicables, adelantan las entidades públicas
y privadas que de manera autónoma y armónica deben
realizar planes, programas, proyectos y acciones
específicas, con el objetivo central de asegurar el manejo
integral de los riesgos existentes en Bogotá. El SDPAE busca
contribuir a mejorar de manera equitativa la calidad de vida de
las generaciones presentes y futuras, y propiciar un desarrollo
seguro mediante la prevención de los riesgos y la
minimización del impacto de los desastres, calamidades y
emergencias de origen socio-natural o tecnológico sobre la
población, la infraestructura y la economía
pública y privada. Para este efecto, el Sistema
promoverá la realización, entre otras, de las
siguientes actividades:
Planear, gestionar y realizar los programas y
proyectos pertinentes.Generar y establecer espacios y procesos de
discusión, concertación y compromiso sectorial e
institucional.Establecer mecanismos de interrelación entre
las entidades que los conforman.Fortalecer la capacidad de coordinación,
gestión y ejecución de las entidades
distritales.Organizar e integrar los esfuerzos y mejorar la
asignación y manejo oportuno y eficiente de los recursos
humanos, técnicos, administrativos y
económicos.Definir las responsabilidades y funciones de sus
integrantes en las diferentes fases del proceso de
prevención y atención.Realizar el seguimiento, evaluación y control
de los planes y programas propios del sistema.Propiciar una adecuada articulación con las
instituciones del sector privado y, en especial, con
organizaciones gremiales, universidades y entidades
asociativas de profesionales.
El Sistema Distrital para la Prevención y
Atención de Emergencias tiene la siguiente
organización:
El Alcalde Mayor
El Comité Distrital para la Prevención y
Atención de Emergencias.La Secretaría de Gobierno
La Dirección de Prevención y Atención
de Emergencias del Distrito.El Fondo de Prevención y Atención de
Emergencias de Bogotá.Los Comités interinstitucionales
DistritalesLos Alcaldes locales
Los Comités locales de emergencias
El Cuerpo Oficial de Bomberos, la Cruz Roja y la
Defensa CivilLas Secretarías, Departamentos Administrativos
y entidades descentralizadas Distritales en cuanto sus
competencias y funciones tengan relación con las
actividades de prevención y atención de desastres,
calamidades y emergencias Distritales.Las entidades nacionales y regionales públicas
y privadas en cuanto sus competencias y funciones tengan
relación con las actividades de prevención y
atención de desastres, calamidades y emergencias
Distritales y tengan dependencias o ejerzan funciones en el
territorio del Distrito Capital.
4. Qué es Logística en la atención de
emergencias
En situaciones de Emergencia la movilización de
Personal, Equipo, Accesorios, Herramientas, Consumibles varios,
Insumos, Recursos[2]y Ayuda Humanitaria para el
trabajo del Personal Operativo (Cliente Interno) o la
atención de la Población Afectada (Cliente Externo)
requieren un sistema logístico integral y efectivo, ya que
de lo contrario serían una carga para todos los actores y un
punto de retraso en toda la cadena de respuesta a
emergencias
Teniendo en cuenta esto la Logística en la
Atención de Emergencias es el proceso encargado del manejo
de suministros, personal y servicios de apoyo, haciendo que el
requerimiento solicitado sea el adecuado para el tipo de Evento o
Emergencia, en la cantidad requerida, con las condiciones
adecuadas, al Costo necesario y en el Lugar y Tiempo
precisos.
Lo anterior y para optimizar el proceso de Atención
Logística en emergencia se requieren los siguientes
componentes:
1. Aprovisionamiento
*Abastecimiento
*Recepción
*Almacenamiento
*Gestión, Control y Mantenimiento de
Inventarios
2. Distribución.
*Recepción de Pedidos
*Alistamiento
*Transporte
*Distribución
3. Instalaciones.
4. Sistemas de Información
5. Sistemas de Comunicación.
6. Personal
*Inventario de Personal
*Servicio Atención Médica
*Servicio Psicológico y Familiar
*Servicio Alimentación
*Servicio Descanso y recuperación
Este proceso soporta todo el esquema organizacional en
la atención de una emergencia y es indispensable cuando las
operaciones se cumplen en grandes extensiones y cuando son de
larga duración.
CAPÍTULO 2
Aprovisionamiento
El proceso de Provisiones en el SDPAE posee un alcance
que incluye los procesos de Abastecimiento, Recepción,
Almacenamiento, y Gestión, Control y Mantenimiento de
Inventarios, de todos los suministros necesarios para la
atención de las emergencias derivadas de un sismo en la
ciudad de Bogotá.
2.1. Abastecimiento.
Este proceso hace referencia al conjunto de actividades
que permite identificar y adquirir los suministros que la entidad
requiere para su operación, ya sea de fuentes internas y/o
externas.
2.1.1 Marco Teórico
Dentro del abastecimiento encontramos 3 tipos que
son:
Compras
Préstamos
Donaciones
2.1.1.1 Las actividades realizadas en el proceso de
abastecimiento por compra son las siguientes:
1. Identificación de la necesidad de
suministros:
Crear un Maestro de Suministros (Ver Anexo 1.
Formato Maestro de Suministros)Determinar la urgencia del requerimiento.
Confirmar las necesidades de entrega.
Definir los parámetros de cantidad, por ejemplo
tamaños mínimos de empaque.Desarrollar el formato de Solicitud a
proveedores.
2. Desarrollar un sondeo de mercado con a los
proveedores potenciales:
Identificar todos los proveedores
posibles.Diseñar el Maestro de Proveedores. (Ver
Anexo 2. Formato Maestro de Proveedores)Solicitar las especificaciones y condiciones de
entrega ofrecidas.Desarrollar un Estudio de los requerimientos
(Especificaciones del suministro, costos, tiempos de entrega,
sitios y embalajes)Comparar con lo solicitado en la actividad de
"Identificación de necesidad de suministro" y cambiar lo
necesario para que la solicitud sea viable y el proceso de
compra se inicie.
3. Presentar una solicitud formal de
cotización a los proveedores potenciales,
especificando:
Especificaciones del suministro y su
entrega,Obligaciones
Especificaciones de la forma de pago
Especificaciones del Proveedor, teniendo en cuenta
lo siguiente entre otros puntos:
Seriedad en cotizaciones y argumentos
Calidad de los suministros
Trayectoria y reconocimiento
Confianza
Imagen de las marcas
Capacidad de producción
Recursos técnicos
Recursos financieros
Puntualidad en la entrega.
Tiempo entrega.
Capacidad de entrega en múltiples
lugares.Condiciones (descuentos, forma pago, despacho,
devoluciones, averías, reclamos)Precio.
Capacidad de generación y envío de
información referente al suministro enviado,
características del suministro, tipo de elemento y
cantidad.
4. Recepción de Propuestas y
Selección del Proveedor
Recibir propuestas
Comparar las cotizaciones bajo los mismos
parámetros.Evaluar las garantías y el servicio post-venta
ofrecidos.Evaluar las condiciones de venta incluyendo la forma
de pago.Selección del Proveedor
5. Desarrollo del Contrato
6. Generación de la orden de
compra/pedido
Diseñar un formato de orden de pedido,
cotización, orden de compra, según lo definido
internamente por cada entidad. Los requerimientos mínimos a
tener en cuenta se enuncian en documento: Logística y
gestión de suministros humanitarios en el sector salud,
Organización Panamericana de la Salud – Organización
Mundial de la Salud, pág.65. Se deben acordar e
institucionalizar indicadores de desempeño
7. Seguimiento a los pedidos
Teniendo en cuenta el acuerdo de servicio establecido
con los proveedores cada entidad deberá realizar el
seguimiento a sus pedidos, observando, especificaciones,
cantidades, documentación, tiempos de entrega y soporte
técnico, como variables mínimas a
considerar.
8. Recepción de los suministros (ver
numeral 2.2)
9. Evaluación de desempeño
post-adquisición
Una vez que el servicio ha sido realizado o los
suministros entregados, el desempeño del proveedor debe ser
evaluado para determinar si cumplió con las necesidades del
usuario. En caso negativo, las causas deben ser investigadas y la
acción correctiva debe ser realizada. Las necesidades deben
ser presentadas al proveedor sin demora alguna.
10. Control y pago de facturas.
Revisión de Remisiones y Facturas contra los
pedidos para realizar el pago posterior y demás
procedimientos administrativos.
2.1.1.2 El proceso de abastecimiento por
préstamo[3]incluye personas,
organizaciones o empresas privadas, que canalizan su
contribución mediante la modalidad de la prestación
gratuita de servicios o el préstamo de equipos y materiales
durante una fase específica de la atención de la
emergencia. Aunque muchos serán ofrecimientos y envíos
espontáneos en el momento de la emergencia, es también
importante tenerlos identificados y establecer acuerdos con
anterioridad durante la fase de planificación. El proceso
se describe a continuación:
-
Identificar la necesidad de suministros por
préstamo -
Verificar los documentos para el
préstamo -
Generar el pedido
-
Realizar el seguimiento a los pedidos.
-
Recepción de del pedido (ver numeral
2.2)
2.1.1.3 El proceso de abastecimiento por
donación[4]constituye la
proporción más grande de los suministros que se manejan
en una emergencia. Cuando se trata de suministros que no han sido
solicitados, no prioritarios o inadecuados para la situación
de emergencia, resultan en una complicación logística.
Sin embargo, estas siguen siendo muy importantes ya que si son
pertinentes, pueden prestar un gran servicio y convertirse en un
gran alivio, no solo para la población afectada, sino
también para los costos de operación de las
organizaciones. Además, estimulan y fortalecen la
solidaridad. El proceso se describe a
continuación:
1. Identificar la necesidad de suministros por
donación2. Verificar los documentos para la
donación3. Generar el pedido
4. Realizar el seguimiento a los
pedidos.5. Recepción de del pedido (ver numeral
2.2)
2.1.2. Objetivo General del abastecimiento
Adquirir los suministros a un costo final compatible con
las condiciones económicas que rodean el suministro comprado
(solo para compras), salvaguardando el estándar de calidad,
la continuidad del servicio y la población a
atender
2.1.3 Metas y Estrategias del Abastecimiento
2.1.4 Procedimiento General Abastecimiento
a. Compras
B. Donaciones
c. Prestamos
2.2. Recepción de Suministros
2.2.1 Marco Teórico
Este proceso hace referencia al conjunto de actividades
necesarias para recibir todo tipo de suministro y es el primer
contacto que se tiene con los suministros que se va a almacenar,
por lo que es un momento oportuno para realizar inspecciones de
calidad y cantidad.
Las actividades realizadas en este proceso son las
siguientes y su ampliación se verá en el flujograma
2.2.4.
Descargue de Suministros:
El descargue de suministros hace referencia al proceso
mediante el cual todos los suministros que han llegado a el
almacén o bodega son descargados del vehiculo que los
transporto, el descargue puede estar a cargo del transportista
contratado el cual puede o no ofrecer el servicio de descargue,
de otra parte este proceso puede estar a cargo de los
responsables de la bodega o almacén de la entidad en
cuestión.
Verificación de Calidad y Cantidad de
documentos y suministros:
Dentro de las verificaciones a realizar cuando un
vehiculo llega con mercancía a un almacén o bodega se
encuentran las revisiones de calidad, definida esta como la
capacidad de un elemento de ser usado al 100% de sus
características, y de cantidad, definida esta como el
número de elementos que están siendo esperados. Estas
verificaciones garantizan que se reciba lo esperado con los
documentos correctos.
Creación de una unidad de
embalaje:
Se puede definir unidad de embalaje como aquella que
contiene uno o varios suministros, para que puedan ser
transportados, trasladados o almacenados manteniendo sus
características para ser usados y contabilizados. En este
orden de ideas, crear una unidad de embalaje se refiere a que a
partir de la unidad en la que se reciba el suministro, la bodega
esta en posibilidad de reempacar o agrupar dichas unidades
recibidas en unidades de embalaje diferentes para facilitar su
almacenamiento y distribución.
2.2.2. Objetivo General Recepción de
Suministros.
Garantizar la recepción adecuada de suministros
mediante un procedimiento adecuado teniendo en cuenta el
Descargue, la Verificación de Calidad y Creación de
Unidad de embalaje principalmente.
2.2.3. Metas y Estrategias de la recepción de
Suministros
El procedimiento general a seguir por cada entidad no es
requerido pero si preferido, lo que implica que cada entidad
puede tomar como marco el procedimiento que se expondrá a
continuación para el desarrollo e implementación del
propio.
2.2.4 Procedimiento General de
Recepción
2.3 Almacenamiento
2.3.1 Marco Teórico
El proceso de almacenamiento es el inmediatamente
siguiente al de recepción y reúne todas las actividades
necesarias para guardar y conservar suministros en condiciones
óptimas de calidad y distribución interna en la bodega
desde que llegan hasta que son requeridos por el cliente
final.
2.3.1.1 Las actividades realizadas en este proceso
incluyen:
Identificación y Rotulación de los
suministros.Cargue del inventario en el sistema de
información.Ubicación de la mercancía en la
bodega.Control de inventarios.
2.3.1.2 Existen dos tipos generales de
almacenamiento:
Almacenamiento asignado.
Es la asignación de ubicaciones específicas
para un determinado suministro, respetando esta asignación
incluso cuando no haya existencias en el inventario.
Almacenamiento Caótico o
Aleatorio.
Un suministro puede ser asignado a cualquier
ubicación dentro de la bodega, pero se requiere un programa
que permita conocer en que ubicación se encuentra una
determinada referencia.
2.3.1.3 Formas de
Almacenamiento
Almacenamiento al piso.
El almacenamiento en bloques se refiere a unidades de
embalaje apiladas una sobre otra, almacenadas en el piso en
líneas (bloques) de almacenamiento en donde se encuentran de
2 a 10 arrumes de profundidad. Según el peso y estabilidad
de las cargas, los arrumes pueden extenderse desde 2 tendidos
hasta una altura determinada por los límites de seguridad
aceptables, la habilidad de apilamiento de la carga, la capacidad
de altura que pueda alcanzar el vehículo o herramienta con
la que se va a movilizar la carga, el grado de resistencia de los
corrugados o embalajes, la altura y la disposición de luz de
la bodega o instalación. Los embalajes almacenados sobre
piso deben seguir el control LIFO (Last in first out –
último en entrar, primero en salir), este tipo de control es
muy sensible (aún más cuando se necesita realizar un
estricto control de lotes y fechas de vencimiento) para el
control FIFO (first in first out – Primero en entrar
primero en salir) el almacenamiento sobre piso no es un
método de almacenamiento factible para este caso. Este tipo
de almacenamiento es factible en particular cuando hay estibas
múltiples de la misma mercancía y cuando el inventario
tiene una alta rotación.
Cuando la mercancía es retirada de un espacio de
almacenamiento, un fenómeno de pérdida de espacio
ocurre con el almacenamiento en bloque o sobre piso, ya que solo
un tipo de mercancía puede ser almacenada en la
ubicación designada y los espacios vacíos no pueden ser
usados eficientemente hasta que el espacio completo sea liberado
completamente. Por lo tanto, a fin de mantener la
utilización alta de las ubicaciones de almacenamiento
disponibles la profundidad del bloque (el número de arrumes
almacenados en el pasillo) debe ser determinado
cuidadosamente:
Profundidad óptima del bloque = [(Ancho del pasillo
x tamaño del lote)
/(2 x longitud de la carga x altura del
arrume)]1/2
La inversión en un sistema de almacenamiento sobre
piso o en bloque es baja. Este tipo de almacenamiento es
fácil de implementar y permite la flexibilidad infinita para
la configuración del espacio disponible.
Almacenamiento sobre estibas con Marcos
Metálicos (estanterías).
Existen marcos de acero o metálicos que pueden ser
atados a las estibas de madera estándares. Estos marcos son
portátiles y permiten al usuario apilar el material con
varios niveles o tendidos. Cuando no son usados, los marcos
metálicos pueden ser desmontados y almacenados en un espacio
mínimo.
Los marcos son utilizados comúnmente cuando la
carga o mercancía no es regular y cuando otras alternativas
como estanterías no son justificables económicamente.
Estos también se usan cuando el inventario se debe mantener
por un periodo de tiempo muy corto y se necesita aumentar la
densidad de almacenamiento en un espacio normalmente
abierto.
Todos los factores de control de FIFO, se aplican
también a este tipo de almacenamiento, como se
describió en el almacenamiento sobre piso.
El almacenamiento en estantería constituye la
solución más adecuada para aquellas Bodegas que es
necesario almacenar suministro paletizados con gran variedad de
referencias.
La distribución y la altura de la estantería
se determinan en función de las características de los
montacargas o equipos de almacenamientos que se posee, y de las
dimensiones e infraestructura de las bodegas.
A continuación se describirán algunas de las
muchas estanterías que se utilizan a diario.
Estantería Convencional: esta estantería
tiene como características principales el acceso directo
a cada estiba almacenada, posibilidad de retirar cualquier
suministro sin necesidad de mover o desplazar otras estibas,
fácil control de stocks, ya que cada ubicación
pertenece a una estiba y adaptabilidad a cualquier tipo de
carga, tanto por peso o por volumen.Estantería para paletización Drive-In:
Este sistema de almacenaje esta constituido por un conjunto
de estanterías que forman calles interiores de carga con
carriles de apoyo para las estibas, los montacargas pueden
ingresar dichas calles con la carga elevada por encima del
nivel del que va a hacer depositada. Este tipo de
estanterías se utiliza para suministros que cumplan con
el principio LIFO (Primero en entrar, ultimo en
salir).Estanterías para paletización
Dinámica por gravedad: Esta estantería tiene como
elementos básicos caminos de rodillos con una ligera
pendiente que permite el deslizamiento de las estibas sobre
los mismos; las estibas se introducen por el extremo más
alto de los caminos para que por gravedad y una velocidad
controlada se deslicen hacia el extremo frontal. Es un
sistemas que cumple perfectamente el principio FIFO (primero
en entrar, primero en salir). Solo requiere dos pasillos. El
de entrada y el de salida.Estantería para Picking Dinámico: en este
tipo de estantería, los suministros se almacenan sobre
plataformas de rodachines o rodillos, diseñados en plano
inclinado de modo que los suministros se desplazan por
gravedad, estos se introducen por atrás y salen por
adelante cumpliendo así el principio FIFO.Estanterías entre-plantas o mezanine: La
instalación de una estantería de este tipo
representa la solución ideal para un mejor
aprovechamiento de la superficie de una bodega puesto que
saca partido de la altura de la bodega o edificio, duplicando
la superficie útil de la bodega.Estanterías Cantilever: este tipo de
estantería son estructuras en voladizo aptas para
almacenamiento de cargas largas tanto en su versión
pesada como ligera.
2.3.1.4 Existen diferentes zonas a tener
en cuenta dentro de una Bodega:
Zona Administrativa
Zona de Equipo para manejo de
materialesMuelles y Zonas de maniobra de
vehículosZona de Recepción y
controlZonas de almacenamiento, en
estantería y/o en piso.Zona de Empaque y alistamiento de
suministrosZona de Entrada
Zona de Salida
Zona de almacenamiento
(Iluminación, ventilación, humedad, visibilidad,
etc.)
2.3.1.4.1 Plano Propuesto
Opción N°1
Opción N°2
2.3.2. Objetivo General Almacenamiento de
Suministros.
El objetivo de este proceso en el SDPAE, es que cada
entidad asegure las condiciones óptimas de todos los
suministros que deben ser almacenados para la atención de la
emergencias, logrando:
Definir la localización apropiada, dependiendo
de las características de cada suministro.Minimizar el costo total de la operación,
definiendo procesos eficientes y determinando los plazos para
el reabastecimiento, teniendo en cuenta los niveles de
inventario.Suministrar los niveles adecuados de servicio: en el
apoyo al recibo y en el proceso de picking.Maximizar el espacio de almacenamiento
(volumen)Conocer en todo momento datos 100% confiables de los
niveles de disponibilidad de cada suministro.Lograr en todo momento que el inventario físico
corresponda al inventario teórico
2.3.3 Metas y Estrategias del Almacenamiento de
Suministros
2.3.4 Procedimiento General de
Almacenamiento
2.4 Gestión y control de Inventarios
2.4.1 Marco Teórico
La Gestión y Control de Inventarios debe asegurar
la confiabilidad de las existencias de suministros, como elemento
clave para lograr alcanzar los niveles de servicio y eficiencia
en caso de llegarse a necesitar en un momento
determinado.
Dentro de la etapa de almacenamiento se realizan dos
actividades básicas, la gestión y el control del
inventario. Básicamente, un inventario es un recurso
utilizable, que se encuentra almacenado para su uso posterior en
un momento determinado.
2.4.1.1 En el manejo del inventario se deben manejar
las siguientes actividades:
Organización de las ubicaciones.
Cierre documental
Planeación del desarrollo de inventario
(recursos tanto físico como humano y
cronograma)Establecimiento de las fases del
inventarioConteo
Verificación
Ajustes en caso de ser necesario
2.4.1.2 Tipos de Inventario:
Inventario máximo: Este inventario se
estima dado que puede haber el riesgo que la cantidad de un
suministro determinado pueda llegar demasiado alto. Por lo
tanto se establece un control de inventario máximo. Se
mide en meses de demanda pronosticada.
Inventario mínimo: es la cantidad
mínima del inventario a ser mantenida en
bodega.
Inventario disponible: es a aquel que se
encuentran disponibles para la entrega o préstamo. Se
debe tener en cuenta que hace referencia a el Inventario
físico mas el de Tránsito menos el
asignado menos el reservado para propósitos
especiales
Inventario de Tránsito: Están
ubicados en el transporte. Si el tiempo de transporte es
largo, pueden superar las existencias físicas en
almacén.
Inventario de Seguridad: Sirve para cubrir
desviaciones inesperadas de demanda, tiempo de entrega o
incumplimiento con el proveedor. Es también conocido
como inventario de reserva, y es aquel en el cual se maneja
una base para compensar los riesgos no planeados o aumento
inesperado de los suministros para de los clientes. Este tipo
de inventario es clave debido a que no hay nada seguro y
menos en este tipo de situaciones, como lo puede ser
cualquier emergencia que este a cargo de SDPAE. Claro esta,
que un inventario de seguridad lleva consigo un aumento de
costos, pero es claro, que es necesario tener un inventario
de seguridad en cada entidad, y este inventario debe estar
determinado por cada entidad.
Inventario de previsión: se tienen con
el fin de cubrir una necesidad futura permanente definida
como una situación de emergencia por invierno. Se
diferencia con el respecto a los de seguridad, en que el
Inventario de previsión se calcula con base en una
necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto,
involucra un menor riesgo.
Inventario en cuarentena o Temporal: es aquel
que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de
disponer del mismo dado legalización de papeles, ajustes
previos
Inventarios de lote o de tamaño de lote:
estos son en tamaño que se piden en tamaño de lote
por que es más económico hacerlo así que
pedirlo cuando sea necesario satisfacer la
demanda.
Inventario Cíclico o Regular: Requerido
para satisfacer la demanda media durante periodos de
reposición sucesivos.
2.4.1.3 Formas para el Control y Verificación de
Inventarios:
Inventario Total: En este control de
inventarios lo que se plantea, es hacer la toma del
inventario total de la bodega. En este proceso, se hace un
conteo de todas las existencias dentro de un tiempo
determinado, para posteriormente realizar una
verificación y corroborar contra el sistema de
información. Este tipo de toma de inventario físico
puede ser por suministro o por ubicaciones de acuerdo a las
políticas que defina la entidad.
Inventario Cíclico: El conteo
cíclico puede ser definido como una toma física del
inventario que se efectúa una determinada frecuencia en
suministros que forman parte del inventario, en intervalos
predefinidos en forma aleatoria y/o predeterminada que puede
ser por suministro o por ubicaciones. Una ventaja de manejar
conteo cíclico es que se puede manejar por lotes lo que
hace que no se detenga la operación total de movimiento
de suministros.
2.4.1.4 Cuando pedir
Otro punto muy importante a tratar dentro de la
gestión de inventarios es la de saber cuando se debe hacer
una reposición de Inventarios. Esta puede ser hecha de
diferentes formas. Hay que tener en cuenta siempre si la demanda
es incierta o no. Para el caso específico de la
atención de desastres por parte del SDPAE, dadas las
circunstancias de que no se sabe si un desastre va ocurrir o no,
y en qué magnitud, lo más probable es que se maneje
sistemas de reposición de inventario cuando la demanda es
incierta.
Cuando la demanda es incierta hay dos sistemas de
reposición de inventario. Una que trata de revisión
continua y la otra que es revisión
periódica.
Es necesario estar revisando continuamente el nivel de
inventario y hacer pedidos cuando descienda a un nivel
preestablecido, o revisar con periodicidad y hacer el pedido
cuando se requiera.
Para entender mejor de que se trata la revisión
continua y la revisión periódica, se muestra a
continuación un diagrama de flujo para entender cuando se
debe hacer un pedido debido a reposición de
inventario.
Ya sabiendo cuando se debe ordenar suministros, se
estudiará la forma en predecir o dar un número más
exacto de cuantas unidades del suministro se debe pedir: existen
diferentes formulas, las cuales están dadas por el tipo de
demanda que exista. Para el caso de un Pedido de Reorden
Normal, la formula esta dada de la siguiente
forma:
R =Dprom*E
Donde
R=punto de reorden en unidades
Dprom= Demanda promedio en unidades
E= Tiempo de entregas.
Un ejemplo que puede pasar de cuantas unidades se
necesitan, en un determinado momento es el siguiente:
Ejemplo: Debido al los aguaceros de la semana
pasada, 100 familias del sur de Bogotá, se quedaron sin
vivienda. Para esto el DPAE brindó cerca de 300 frazadas
para esta población. Cuando se observó el día
lunes el inventario, (debido a que hacen revisión continua
del inventario) se encontró que el nivel del inventario esta
por debajo del 10% de lo establecido. El nivel de inventario
establecido es de 500 unidades. El tiempo de entrega de las
frazadas esta en promedio por cerca de 3 días por parte del
proveedor hacía DPAE. Por favor determinar el punto de
reorden para este caso:
Solución:
Se sabe que el nivel de inventario establecido por DPAE
es de 500 unidades.
Cuando revisaron se encontró que estaba debajo del
10%. Por tanto 500*0.1= 50
Por lo tanto Demanda promedio en unidades= 50
Tiempo de entrega= 3
R= 50 *3
R= 150 unidades se deben pedir.
A este Punto de Reorden se le puede suma el Stock
de Seguridad si las políticas de la empresa así lo
deciden
2.4.1.5 Sistema ABC de Clasificación de
Inventarios:
De acuerdo a uno o varios criterios asigna a cada
suministro del inventario una categorización con base en el
volumen anual de movimientos:
Categoría A: Pertencen a suministros cuyo
volumen acumulado correspoden del 75% al 80% del valor total
de las compras anuales del inventario. En general del 15% al
20% de los articulos estan comprendidos dentro de esta
categoría.Categoría B: Abarca del 30% al 40% del volumen
de suministros del inventario que representan cerca del 15%
del valor total del inventario.Categoría C: Los suministros restantes de estos
se hallan en esta categoría y conforman entre el 5% y el
10% del valor total del inventario.
Este sistema de clasificación sirve para que las
personas encargadas de las bodega o almacen controlen el
inventario y los costos relacionados con el mismo al dedicar
tiempo y esfuerzo al suministro de mayor rotación. Los
suministros de la categoría A, necesitan revisión
más constante que la de las otras dos categorías
teniendo registros de inventarios más detallados.
2.4.1.6 Costos.
Costos del suministro: Son los que se
refieren al precio de compra de algún suministro que la
entidad adquiera o el costo de un suministro que ésta
produzca.
Costos de Mantenimiento: Son los gastos
en que se incurre al mantener inventarios. Entre los ejemplos se
encuentra administración, áreas destinadas, servicios,
pérdidas, obsolescencia, primas de seguros, robos, personal
a cargo de la Bodega y Mantenimiento y Limpieza de los
inventarios entre otros.
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