Monografias.com > Administración y Finanzas > Desarrollo Organizacional
Descargar Imprimir Comentar Ver trabajos relacionados

La guía para el manejo logístico de emergencias



Partes: 1, 2

    Introducción a la
    guía

    El presente documento contiene una guía general
    para el desarrollo de un plan estratégico integrando con las
    entidades Distritales, Nacionales e Internacionales
    enfocado a la Logística para la atención de las
    emergencias
    derivadas tanto de un sismo de grandes
    proporciones en la ciudad de Bogotá como de emergencias
    recurrentes de menor magnitud como Inundaciones, Deslizamientos,
    etc.

    Adicionalmente se constituye por su aplicación
    general en un manual para evaluar, diseñar e implementar
    procesos logísticos en cada una de las entidades que
    conforman el SDPAE, teniendo en cuenta que cada una dentro de su
    propia misión identificará los procesos en los que
    aplica y definirá sus propios objetivos, metas y estrategias
    basándose en los lineamientos ofrecidos en este
    documento.

    Para cada proceso se presenta un breve marco
    teórico que pretende nivelar los conocimientos en
    logística en el SDPAE, posteriormente se establecen los
    objetivos que direccionan cada proceso y las metas y estrategias
    para alcanzarlos, de tal forma, que las entidades del SDPAE
    puedan utilizar esta información como marco general para el
    desarrollo de su propio plan estratégico logístico
    basados en la misión de cada una.

    Muchas estrategias están formuladas hacia mejoras
    que se pueden implementar si necesidad de inversión
    financiera, son básicamente mejoras en procesos o
    diseño e implementación de aquellos que las entidades
    del SDPAE no poseen. Sin embargo, existen mejoras que representan
    proyectos de inversión a largo plazo y que de alguna manera
    requieren de un trabajo importante al interior de cada
    entidad.

    Por último es de anotar que este documento
    está compuesto por procesos logísticos que surgieron de
    la interacción de los conceptos de la Logística
    Clásica y de la Logística para Atención de
    Emergencias
    [1]en donde su alcance va desde la
    recepción de suministros hasta la distribución misma de
    estos a las instalaciones fijas y temporales establecidas para la
    atención de heridos, victimas y personal durante la
    atención de la emergencia y estabilización.

    CAPÍTULO 1

    1. Que es un sismo? (probabilidad de un sismo en
    Bogotá)

    Nuestro país está localizado en una
    región influenciada por la frecuente ocurrencia de sismos o
    terremotos, los cuales se constituyen en una constante amenaza
    para la mayoría de los colombianos. En Bogotá se han
    presentado fuertes terremotos en el pasado y se seguirán
    presentando en el futuro y a pesar de que éstos no se pueden
    predecir, debemos aprender a convivir con la posibilidad de
    vernos afectados por esta amenaza. Un terremoto puede ocurrir en
    cualquier momento y desde ya se pueden estimar los graves
    daños que este fenómeno causaría.

    La corteza de la tierra está formada por grandes
    placas que se mueven y que chocan entre sí. El choque
    continuo de estas placas a lo largo de miles de años, ha
    producido la formación de montañas, cordilleras y
    fallas geológicas o rupturas de la corteza
    terrestre.

    Un sismo es una liberación de energía que se
    manifiesta por medio de vibraciones del terreno. Se producen los
    sismos cuando hay desplazamientos repentinos a lo largo de los
    bordes de las placas. Los sismos también se pueden originar
    por el movimiento de las fallas geológicas.

    El territorio colombiano está influenciado por el
    movimiento de tres placas: la de Nazca, la Suramericana, y la del
    Caribe

    Para evaluar la amenaza sísmica es necesario
    conocer donde se pueden generar los sismos. Para todo el
    país existe un estudio que permitió determinar la
    amenaza sísmica en Colombia. Este dividió el territorio
    nacional en zonas de acuerdo con el nivel de amenaza: Alta,
    Intermedia y Baja.

    2. Cuáles son los principales daños que se
    pueden presentar y los tipos de emergencias

    • DAÑO DE EDIFICACIONES: Las
      construcciones pueden sufrir daños leves o graves,
      dependiendo de la calidad del diseño y de la
      construcción.

    • INCENDIOS: Se producen cuando el
      terremoto ocasiona corto-circuitos, escapes de gas o contacto
      de combustibles con artefactos eléctricos.

    • DESLIZAMIENTOS: Los sismos
      producen deslizamientos que se originan en las laderas
      inestables.

    • LICUACIÓN DEL SUELO: Sucede
      en suelos arenosos sueltos, con un alto contenido de agua.
      Estos pierden su capacidad de soporte durante un sismo, lo
      cual origina el hundimiento de las edificaciones.

    • CRECIENTES DE RÍOS Y
      QUEBRADAS
      : Se presentan cuando se rompen las represas y
      cuando los deslizamientos taponan el cauce de los ríos y
      las quebradas.

    3. Que es el SDPAE?

    El Sistema Distrital para la Prevención y
    Atención de Emergencias (SDPAE) que forma parte del Sistema
    Nacional del mismo carácter creado y organizado por el
    Decreto Extraordinario 919 de 1989, es el conjunto de procesos
    articulados que, en el ámbito de sus competencias, con sus
    propios recursos y conforme a las normas, relaciones funcionales
    y regulaciones aplicables, adelantan las entidades públicas
    y privadas que de manera autónoma y armónica deben
    realizar planes, programas, proyectos y acciones
    específicas, con el objetivo central de asegurar el manejo
    integral de los riesgos existentes en Bogotá. El SDPAE busca
    contribuir a mejorar de manera equitativa la calidad de vida de
    las generaciones presentes y futuras, y propiciar un desarrollo
    seguro mediante la prevención de los riesgos y la
    minimización del impacto de los desastres, calamidades y
    emergencias de origen socio-natural o tecnológico sobre la
    población, la infraestructura y la economía
    pública y privada. Para este efecto, el Sistema
    promoverá la realización, entre otras, de las
    siguientes actividades:

    • Planear, gestionar y realizar los programas y
      proyectos pertinentes.

    • Generar y establecer espacios y procesos de
      discusión, concertación y compromiso sectorial e
      institucional.

    • Establecer mecanismos de interrelación entre
      las entidades que los conforman.

    • Fortalecer la capacidad de coordinación,
      gestión y ejecución de las entidades
      distritales.

    • Organizar e integrar los esfuerzos y mejorar la
      asignación y manejo oportuno y eficiente de los recursos
      humanos, técnicos, administrativos y
      económicos.

    • Definir las responsabilidades y funciones de sus
      integrantes en las diferentes fases del proceso de
      prevención y atención.

    • Realizar el seguimiento, evaluación y control
      de los planes y programas propios del sistema.

    • Propiciar una adecuada articulación con las
      instituciones del sector privado y, en especial, con
      organizaciones gremiales, universidades y entidades
      asociativas de profesionales.

    El Sistema Distrital para la Prevención y
    Atención de Emergencias tiene la siguiente
    organización:

    • El Alcalde Mayor

    • El Comité Distrital para la Prevención y
      Atención de Emergencias.

    • La Secretaría de Gobierno

    • La Dirección de Prevención y Atención
      de Emergencias del Distrito.

    • El Fondo de Prevención y Atención de
      Emergencias de Bogotá.

    • Los Comités interinstitucionales
      Distritales

    • Los Alcaldes locales

    • Los Comités locales de emergencias

    • El Cuerpo Oficial de Bomberos, la Cruz Roja y la
      Defensa Civil

    • Las Secretarías, Departamentos Administrativos
      y entidades descentralizadas Distritales en cuanto sus
      competencias y funciones tengan relación con las
      actividades de prevención y atención de desastres,
      calamidades y emergencias Distritales.

    • Las entidades nacionales y regionales públicas
      y privadas en cuanto sus competencias y funciones tengan
      relación con las actividades de prevención y
      atención de desastres, calamidades y emergencias
      Distritales y tengan dependencias o ejerzan funciones en el
      territorio del Distrito Capital.

    4. Qué es Logística en la atención de
    emergencias

    En situaciones de Emergencia la movilización de
    Personal, Equipo, Accesorios, Herramientas, Consumibles varios,
    Insumos, Recursos[2]y Ayuda Humanitaria para el
    trabajo del Personal Operativo (Cliente Interno) o la
    atención de la Población Afectada (Cliente Externo)
    requieren un sistema logístico integral y efectivo, ya que
    de lo contrario serían una carga para todos los actores y un
    punto de retraso en toda la cadena de respuesta a
    emergencias

    Teniendo en cuenta esto la Logística en la
    Atención de Emergencias es el proceso encargado del manejo
    de suministros, personal y servicios de apoyo, haciendo que el
    requerimiento solicitado sea el adecuado para el tipo de Evento o
    Emergencia, en la cantidad requerida, con las condiciones
    adecuadas, al Costo necesario y en el Lugar y Tiempo
    precisos.

    Lo anterior y para optimizar el proceso de Atención
    Logística en emergencia se requieren los siguientes
    componentes:

    1. Aprovisionamiento

    *Abastecimiento

    *Recepción

    *Almacenamiento

    *Gestión, Control  y Mantenimiento de
    Inventarios

    2. Distribución.

    *Recepción de Pedidos

    *Alistamiento

    *Transporte

    *Distribución

    3. Instalaciones.

    4. Sistemas de Información

    5. Sistemas de Comunicación.

    6. Personal

    *Inventario de Personal

    *Servicio Atención Médica

    *Servicio Psicológico y Familiar

    *Servicio Alimentación

    *Servicio Descanso y recuperación

    Este proceso soporta todo el esquema organizacional en
    la atención de una emergencia y es indispensable cuando las
    operaciones se cumplen en grandes extensiones y cuando son de
    larga duración.

    CAPÍTULO 2

    Aprovisionamiento

    El proceso de Provisiones en el SDPAE posee un alcance
    que incluye los procesos de Abastecimiento, Recepción,
    Almacenamiento, y Gestión, Control  y Mantenimiento de
    Inventarios, de todos los suministros necesarios para la
    atención de las emergencias derivadas de un sismo en la
    ciudad de Bogotá.

    2.1. Abastecimiento.

    Este proceso hace referencia al conjunto de actividades
    que permite identificar y adquirir los suministros que la entidad
    requiere para su operación, ya sea de fuentes internas y/o
    externas.

    2.1.1 Marco Teórico

    Dentro del abastecimiento encontramos 3 tipos que
    son:

    • Compras

    • Préstamos

    • Donaciones

    2.1.1.1 Las actividades realizadas en el proceso de
    abastecimiento por compra son las siguientes:

    • 1. Identificación de la necesidad de
      suministros:

    • Crear un Maestro de Suministros (Ver Anexo 1.
      Formato Maestro de Suministros)

    • Determinar la urgencia del requerimiento.

    • Confirmar las necesidades de entrega.

    • Definir los parámetros de cantidad, por ejemplo
      tamaños mínimos de empaque.

    • Desarrollar el formato de Solicitud a
      proveedores.

    • 2. Desarrollar un sondeo de mercado con a los
      proveedores potenciales:

    • Identificar todos los proveedores
      posibles.

    • Diseñar el Maestro de Proveedores. (Ver
      Anexo 2. Formato Maestro de Proveedores)

    • Solicitar las especificaciones y condiciones de
      entrega ofrecidas.

    • Desarrollar un Estudio de los requerimientos
      (Especificaciones del suministro, costos, tiempos de entrega,
      sitios y embalajes)

    • Comparar con lo solicitado en la actividad de
      "Identificación de necesidad de suministro" y cambiar lo
      necesario para que la solicitud sea viable y el proceso de
      compra se inicie.

    • 3. Presentar una solicitud formal de
      cotización a los proveedores potenciales,
      especificando:

    • Especificaciones del suministro y su
      entrega,

    • Obligaciones

    • Especificaciones de la forma de pago

    • Especificaciones del Proveedor, teniendo en cuenta
      lo siguiente entre otros puntos:

    • Seriedad en cotizaciones y argumentos

    • Calidad de los suministros

    • Trayectoria y reconocimiento

    • Confianza

    • Imagen de las marcas

    • Capacidad de producción

    • Recursos técnicos

    • Recursos financieros

    • Puntualidad en la entrega.

    • Tiempo entrega.

    • Capacidad de entrega en múltiples
      lugares.

    • Condiciones (descuentos, forma pago, despacho,
      devoluciones, averías, reclamos)

    • Precio.

    • Capacidad de generación y envío de
      información referente al suministro enviado,
      características del suministro, tipo de elemento y
      cantidad.

    • 4. Recepción de Propuestas y
      Selección del Proveedor

    • Recibir propuestas

    • Comparar las cotizaciones bajo los mismos
      parámetros.

    • Evaluar las garantías y el servicio post-venta
      ofrecidos.

    • Evaluar las condiciones de venta incluyendo la forma
      de pago.

    • Selección del Proveedor

    • 5. Desarrollo del Contrato

    • 6. Generación de la orden de
      compra/pedido

    Diseñar un formato de orden de pedido,
    cotización, orden de compra, según lo definido
    internamente por cada entidad. Los requerimientos mínimos a
    tener en cuenta se enuncian en documento: Logística y
    gestión de suministros humanitarios en el sector salud,
    Organización Panamericana de la Salud – Organización
    Mundial de la Salud, pág.65. Se deben acordar e
    institucionalizar indicadores de desempeño

    • 7. Seguimiento a los pedidos

    Teniendo en cuenta el acuerdo de servicio establecido
    con los proveedores cada entidad deberá realizar el
    seguimiento a sus pedidos, observando, especificaciones,
    cantidades, documentación, tiempos de entrega y soporte
    técnico, como variables mínimas a
    considerar.

    • 8. Recepción de los suministros (ver
      numeral 2.2)

    • 9. Evaluación de desempeño
      post-adquisición

    Una vez que el servicio ha sido realizado o los
    suministros entregados, el desempeño del proveedor debe ser
    evaluado para determinar si cumplió con las necesidades del
    usuario. En caso negativo, las causas deben ser investigadas y la
    acción correctiva debe ser realizada. Las necesidades deben
    ser presentadas al proveedor sin demora alguna.

    • 10. Control y pago de facturas.

    Revisión de Remisiones y Facturas contra los
    pedidos para realizar el pago posterior y demás
    procedimientos administrativos.

    2.1.1.2 El proceso de abastecimiento por
    préstamo[3]incluye personas,
    organizaciones o empresas privadas, que canalizan su
    contribución mediante la modalidad de la prestación
    gratuita de servicios o el préstamo de equipos y materiales
    durante una fase específica de la atención de la
    emergencia. Aunque muchos serán ofrecimientos y envíos
    espontáneos en el momento de la emergencia, es también
    importante tenerlos identificados y establecer acuerdos con
    anterioridad durante la fase de planificación. El proceso
    se describe a continuación:

    • Identificar la necesidad de suministros por
      préstamo

    • Verificar los documentos para el
      préstamo

    • Generar el pedido

    • Realizar el seguimiento a los pedidos.

    • Recepción de del pedido (ver numeral
      2.2)

    2.1.1.3 El proceso de abastecimiento por
    donación[4]constituye la
    proporción más grande de los suministros que se manejan
    en una emergencia. Cuando se trata de suministros que no han sido
    solicitados, no prioritarios o inadecuados para la situación
    de emergencia, resultan en una complicación logística.
    Sin embargo, estas siguen siendo muy importantes ya que si son
    pertinentes, pueden prestar un gran servicio y convertirse en un
    gran alivio, no solo para la población afectada, sino
    también para los costos de operación de las
    organizaciones. Además, estimulan y fortalecen la
    solidaridad. El proceso se describe a
    continuación:

    • 1. Identificar la necesidad de suministros por
      donación

    • 2. Verificar los documentos para la
      donación

    • 3. Generar el pedido

    • 4. Realizar el seguimiento a los
      pedidos.

    • 5. Recepción de del pedido (ver numeral
      2.2)

    2.1.2. Objetivo General del abastecimiento

    Adquirir los suministros a un costo final compatible con
    las condiciones económicas que rodean el suministro comprado
    (solo para compras), salvaguardando el estándar de calidad,
    la continuidad del servicio y la población a
    atender

    2.1.3 Metas y Estrategias del Abastecimiento

    Monografias.com

    2.1.4 Procedimiento General Abastecimiento

    a. Compras

    Monografias.com
    B. Donaciones

    Monografias.com

    c. Prestamos

    Monografias.com

    2.2. Recepción de Suministros

    2.2.1 Marco Teórico

    Este proceso hace referencia al conjunto de actividades
    necesarias para recibir todo tipo de suministro y es el primer
    contacto que se tiene con los suministros que se va a almacenar,
    por lo que es un momento oportuno para realizar inspecciones de
    calidad y cantidad.

    Las actividades realizadas en este proceso son las
    siguientes y su ampliación se verá en el flujograma
    2.2.4.

    • Descargue de Suministros:

    El descargue de suministros hace referencia al proceso
    mediante el cual todos los suministros que han llegado a el
    almacén o bodega son descargados del vehiculo que los
    transporto, el descargue puede estar a cargo del transportista
    contratado el cual puede o no ofrecer el servicio de descargue,
    de otra parte este proceso puede estar a cargo de los
    responsables de la bodega o almacén de la entidad en
    cuestión.

    • Verificación de Calidad y Cantidad de
      documentos y suministros:

    Dentro de las verificaciones a realizar cuando un
    vehiculo llega con mercancía a un almacén o bodega se
    encuentran las revisiones de calidad, definida esta como la
    capacidad de un elemento de ser usado al 100% de sus
    características, y de cantidad, definida esta como el
    número de elementos que están siendo esperados. Estas
    verificaciones garantizan que se reciba lo esperado con los
    documentos correctos.

    • Creación de una unidad de
      embalaje:

    Se puede definir unidad de embalaje como aquella que
    contiene uno o varios suministros, para que puedan ser
    transportados, trasladados o almacenados manteniendo sus
    características para ser usados y contabilizados. En este
    orden de ideas, crear una unidad de embalaje se refiere a que a
    partir de la unidad en la que se reciba el suministro, la bodega
    esta en posibilidad de reempacar o agrupar dichas unidades
    recibidas en unidades de embalaje diferentes para facilitar su
    almacenamiento y distribución.

    2.2.2. Objetivo General Recepción de
    Suministros.

    Garantizar la recepción adecuada de suministros
    mediante un procedimiento adecuado teniendo en cuenta el
    Descargue, la Verificación de Calidad y Creación de
    Unidad de embalaje principalmente.

    2.2.3. Metas y Estrategias de la recepción de
    Suministros

    Monografias.com

    El procedimiento general a seguir por cada entidad no es
    requerido pero si preferido, lo que implica que cada entidad
    puede tomar como marco el procedimiento que se expondrá a
    continuación para el desarrollo e implementación del
    propio.

    2.2.4 Procedimiento General de
    Recepción

    Monografias.com

    2.3 Almacenamiento

    2.3.1 Marco Teórico

    El proceso de almacenamiento es el inmediatamente
    siguiente al de recepción y reúne todas las actividades
    necesarias para guardar y conservar suministros en condiciones
    óptimas de calidad y distribución interna en la bodega
    desde que llegan hasta que son requeridos por el cliente
    final.

    2.3.1.1 Las actividades realizadas en este proceso
    incluyen:

    • Identificación y Rotulación de los
      suministros.

    • Cargue del inventario en el sistema de
      información.

    • Ubicación de la mercancía en la
      bodega.

    • Control de inventarios.

    2.3.1.2 Existen dos tipos generales de
    almacenamiento:

    • Almacenamiento asignado.

    Es la asignación de ubicaciones específicas
    para un determinado suministro, respetando esta asignación
    incluso cuando no haya existencias en el inventario.

    • Almacenamiento Caótico o
      Aleatorio.

    Un suministro puede ser asignado a cualquier
    ubicación dentro de la bodega, pero se requiere un programa
    que permita conocer en que ubicación se encuentra una
    determinada referencia.

    2.3.1.3 Formas de
    Almacenamiento

    • Almacenamiento al piso.

    El almacenamiento en bloques se refiere a unidades de
    embalaje apiladas una sobre otra, almacenadas en el piso en
    líneas (bloques) de almacenamiento en donde se encuentran de
    2 a 10 arrumes de profundidad. Según el peso y estabilidad
    de las cargas, los arrumes pueden extenderse desde 2 tendidos
    hasta una altura determinada por los límites de seguridad
    aceptables, la habilidad de apilamiento de la carga, la capacidad
    de altura que pueda alcanzar el vehículo o herramienta con
    la que se va a movilizar la carga, el grado de resistencia de los
    corrugados o embalajes, la altura y la disposición de luz de
    la bodega o instalación. Los embalajes almacenados sobre
    piso deben seguir el control LIFO (Last in first out –
    último en entrar, primero en salir), este tipo de control es
    muy sensible (aún más cuando se necesita realizar un
    estricto control de lotes y fechas de vencimiento) para el
    control FIFO (first in first out – Primero en entrar
    primero en salir) el almacenamiento sobre piso no es un
    método de almacenamiento factible para este caso. Este tipo
    de almacenamiento es factible en particular cuando hay estibas
    múltiples de la misma mercancía y cuando el inventario
    tiene una alta rotación.

    Cuando la mercancía es retirada de un espacio de
    almacenamiento, un fenómeno de pérdida de espacio
    ocurre con el almacenamiento en bloque o sobre piso, ya que solo
    un tipo de mercancía puede ser almacenada en la
    ubicación designada y los espacios vacíos no pueden ser
    usados eficientemente hasta que el espacio completo sea liberado
    completamente. Por lo tanto, a fin de mantener la
    utilización alta de las ubicaciones de almacenamiento
    disponibles la profundidad del bloque (el número de arrumes
    almacenados en el pasillo) debe ser determinado
    cuidadosamente:

    Profundidad óptima del bloque = [(Ancho del pasillo
    x tamaño del lote)

    /(2 x longitud de la carga x altura del
    arrume)]1/2

    La inversión en un sistema de almacenamiento sobre
    piso o en bloque es baja. Este tipo de almacenamiento es
    fácil de implementar y permite la flexibilidad infinita para
    la configuración del espacio disponible.

    • Almacenamiento sobre estibas con Marcos
      Metálicos (estanterías).

    Existen marcos de acero o metálicos que pueden ser
    atados a las estibas de madera estándares. Estos marcos son
    portátiles y permiten al usuario apilar el material con
    varios niveles o tendidos. Cuando no son usados, los marcos
    metálicos pueden ser desmontados y almacenados en un espacio
    mínimo.

    Los marcos son utilizados comúnmente cuando la
    carga o mercancía no es regular y cuando otras alternativas
    como estanterías no son justificables económicamente.
    Estos también se usan cuando el inventario se debe mantener
    por un periodo de tiempo muy corto y se necesita aumentar la
    densidad de almacenamiento en un espacio normalmente
    abierto.

    Todos los factores de control de FIFO, se aplican
    también a este tipo de almacenamiento, como se
    describió en el almacenamiento sobre piso.

    El almacenamiento en estantería constituye la
    solución más adecuada para aquellas Bodegas que es
    necesario almacenar suministro paletizados con gran variedad de
    referencias.

    La distribución y la altura de la estantería
    se determinan en función de las características de los
    montacargas o equipos de almacenamientos que se posee, y de las
    dimensiones e infraestructura de las bodegas.

    A continuación se describirán algunas de las
    muchas estanterías que se utilizan a diario.

    • Estantería Convencional: esta estantería
      tiene como características principales el acceso directo
      a cada estiba almacenada, posibilidad de retirar cualquier
      suministro sin necesidad de mover o desplazar otras estibas,
      fácil control de stocks, ya que cada ubicación
      pertenece a una estiba y adaptabilidad a cualquier tipo de
      carga, tanto por peso o por volumen.

    • Estantería para paletización Drive-In:
      Este sistema de almacenaje esta constituido por un conjunto
      de estanterías que forman calles interiores de carga con
      carriles de apoyo para las estibas, los montacargas pueden
      ingresar dichas calles con la carga elevada por encima del
      nivel del que va a hacer depositada. Este tipo de
      estanterías se utiliza para suministros que cumplan con
      el principio LIFO (Primero en entrar, ultimo en
      salir).

    • Estanterías para paletización
      Dinámica por gravedad: Esta estantería tiene como
      elementos básicos caminos de rodillos con una ligera
      pendiente que permite el deslizamiento de las estibas sobre
      los mismos; las estibas se introducen por el extremo más
      alto de los caminos para que por gravedad y una velocidad
      controlada se deslicen hacia el extremo frontal. Es un
      sistemas que cumple perfectamente el principio FIFO (primero
      en entrar, primero en salir). Solo requiere dos pasillos. El
      de entrada y el de salida.

    • Estantería para Picking Dinámico: en este
      tipo de estantería, los suministros se almacenan sobre
      plataformas de rodachines o rodillos, diseñados en plano
      inclinado de modo que los suministros se desplazan por
      gravedad, estos se introducen por atrás y salen por
      adelante cumpliendo así el principio FIFO.

    • Estanterías entre-plantas o mezanine: La
      instalación de una estantería de este tipo
      representa la solución ideal para un mejor
      aprovechamiento de la superficie de una bodega puesto que
      saca partido de la altura de la bodega o edificio, duplicando
      la superficie útil de la bodega.

    • Estanterías Cantilever: este tipo de
      estantería son estructuras en voladizo aptas para
      almacenamiento de cargas largas tanto en su versión
      pesada como ligera.

    2.3.1.4 Existen diferentes zonas a tener
    en cuenta dentro de una Bodega:

    • Zona Administrativa

    • Zona de Equipo para manejo de
      materiales

    • Muelles y Zonas de maniobra de
      vehículos

    • Zona de Recepción y
      control

    • Zonas de almacenamiento, en
      estantería y/o en piso.

    • Zona de Empaque y alistamiento de
      suministros

    • Zona de Entrada

    • Zona de Salida

    • Zona de almacenamiento
      (Iluminación, ventilación, humedad, visibilidad,
      etc.)

    2.3.1.4.1 Plano Propuesto

    Opción N°1

    Monografias.com

    Opción N°2

    Monografias.com

    2.3.2. Objetivo General Almacenamiento de
    Suministros.

    El objetivo de este proceso en el SDPAE, es que cada
    entidad asegure las condiciones óptimas de todos los
    suministros que deben ser almacenados para la atención de la
    emergencias, logrando:

    • Definir la localización apropiada, dependiendo
      de las características de cada suministro.

    • Minimizar el costo total de la operación,
      definiendo procesos eficientes y determinando los plazos para
      el reabastecimiento, teniendo en cuenta los niveles de
      inventario.

    • Suministrar los niveles adecuados de servicio: en el
      apoyo al recibo y en el proceso de picking.

    • Maximizar el espacio de almacenamiento
      (volumen)

    • Conocer en todo momento datos 100% confiables de los
      niveles de disponibilidad de cada suministro.

    • Lograr en todo momento que el inventario físico
      corresponda al inventario teórico

    2.3.3 Metas y Estrategias del Almacenamiento de
    Suministros

    Monografias.com

    2.3.4 Procedimiento General de
    Almacenamiento

    Monografias.com

    2.4 Gestión y control de Inventarios

    2.4.1 Marco Teórico

    La Gestión y Control de Inventarios debe asegurar
    la confiabilidad de las existencias de suministros, como elemento
    clave para lograr alcanzar los niveles de servicio y eficiencia
    en caso de llegarse a necesitar en un momento
    determinado.

    Dentro de la etapa de almacenamiento se realizan dos
    actividades básicas, la gestión y el control del
    inventario. Básicamente, un inventario es un recurso
    utilizable, que se encuentra almacenado para su uso posterior en
    un momento determinado.

    2.4.1.1 En el manejo del inventario se deben manejar
    las siguientes actividades:

    • Organización de las ubicaciones.

    • Cierre documental

    • Planeación del desarrollo de inventario
      (recursos tanto físico como humano y
      cronograma)

    • Establecimiento de las fases del
      inventario

    • Conteo

    • Verificación

    • Ajustes en caso de ser necesario

    2.4.1.2 Tipos de Inventario:

    • Inventario máximo: Este inventario se
      estima dado que puede haber el riesgo que la cantidad de un
      suministro determinado pueda llegar demasiado alto. Por lo
      tanto se establece un control de inventario máximo. Se
      mide en meses de demanda pronosticada.

    • Inventario mínimo: es la cantidad
      mínima del inventario a ser mantenida en
      bodega.

    • Inventario disponible: es a aquel que se
      encuentran disponibles para la entrega o préstamo. Se
      debe tener en cuenta que hace referencia a el Inventario
      físico mas el de Tránsito menos el
      asignado menos el reservado para propósitos
      especiales

    • Inventario de Tránsito: Están
      ubicados en el transporte. Si el tiempo de transporte es
      largo, pueden superar las existencias físicas en
      almacén.

    • Inventario de Seguridad: Sirve para cubrir
      desviaciones inesperadas de demanda, tiempo de entrega o
      incumplimiento con el proveedor. Es también conocido
      como inventario de reserva, y es aquel en el cual se maneja
      una base para compensar los riesgos no planeados o aumento
      inesperado de los suministros para de los clientes. Este tipo
      de inventario es clave debido a que no hay nada seguro y
      menos en este tipo de situaciones, como lo puede ser
      cualquier emergencia que este a cargo de SDPAE. Claro esta,
      que un inventario de seguridad lleva consigo un aumento de
      costos, pero es claro, que es necesario tener un inventario
      de seguridad en cada entidad, y este inventario debe estar
      determinado por cada entidad.

    • Inventario de previsión: se tienen con
      el fin de cubrir una necesidad futura permanente definida
      como una situación de emergencia por invierno. Se
      diferencia con el respecto a los de seguridad, en que el
      Inventario de previsión se calcula con base en una
      necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto,
      involucra un menor riesgo.

    • Inventario en cuarentena o Temporal: es aquel
      que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de
      disponer del mismo dado legalización de papeles, ajustes
      previos

    • Inventarios de lote o de tamaño de lote:
      estos son en tamaño que se piden en tamaño de lote
      por que es más económico hacerlo así que
      pedirlo cuando sea necesario satisfacer la
      demanda.

    • Inventario Cíclico o Regular: Requerido
      para satisfacer la demanda media durante periodos de
      reposición sucesivos.

    2.4.1.3 Formas para el Control y Verificación de
    Inventarios:

    • Inventario Total: En este control de
      inventarios lo que se plantea, es hacer la toma del
      inventario total de la bodega. En este proceso, se hace un
      conteo de todas las existencias dentro de un tiempo
      determinado, para posteriormente realizar una
      verificación y corroborar contra el sistema de
      información. Este tipo de toma de inventario físico
      puede ser por suministro o por ubicaciones de acuerdo a las
      políticas que defina la entidad.

    • Inventario Cíclico: El conteo
      cíclico puede ser definido como una toma física del
      inventario que se efectúa una determinada frecuencia en
      suministros que forman parte del inventario, en intervalos
      predefinidos en forma aleatoria y/o predeterminada que puede
      ser por suministro o por ubicaciones. Una ventaja de manejar
      conteo cíclico es que se puede manejar por lotes lo que
      hace que no se detenga la operación total de movimiento
      de suministros.

    2.4.1.4 Cuando pedir

    Otro punto muy importante a tratar dentro de la
    gestión de inventarios es la de saber cuando se debe hacer
    una reposición de Inventarios. Esta puede ser hecha de
    diferentes formas. Hay que tener en cuenta siempre si la demanda
    es incierta o no. Para el caso específico de la
    atención de desastres por parte del SDPAE, dadas las
    circunstancias de que no se sabe si un desastre va ocurrir o no,
    y en qué magnitud, lo más probable es que se maneje
    sistemas de reposición de inventario cuando la demanda es
    incierta.

    Cuando la demanda es incierta hay dos sistemas de
    reposición de inventario. Una que trata de revisión
    continua y la otra que es revisión
    periódica.

    Es necesario estar revisando continuamente el nivel de
    inventario y hacer pedidos cuando descienda a un nivel
    preestablecido, o revisar con periodicidad y hacer el pedido
    cuando se requiera.

    Para entender mejor de que se trata la revisión
    continua y la revisión periódica, se muestra a
    continuación un diagrama de flujo para entender cuando se
    debe hacer un pedido debido a reposición de
    inventario.

    Monografias.com

    Ya sabiendo cuando se debe ordenar suministros, se
    estudiará la forma en predecir o dar un número más
    exacto de cuantas unidades del suministro se debe pedir: existen
    diferentes formulas, las cuales están dadas por el tipo de
    demanda que exista. Para el caso de un Pedido de Reorden
    Normal
    , la formula esta dada de la siguiente
    forma:

    R =Dprom*E

    Donde

    • R=punto de reorden en unidades

    • Dprom= Demanda promedio en unidades

    • E= Tiempo de entregas.

    Un ejemplo que puede pasar de cuantas unidades se
    necesitan, en un determinado momento es el siguiente:

    Ejemplo: Debido al los aguaceros de la semana
    pasada, 100 familias del sur de Bogotá, se quedaron sin
    vivienda. Para esto el DPAE brindó cerca de 300 frazadas
    para esta población. Cuando se observó el día
    lunes el inventario, (debido a que hacen revisión continua
    del inventario) se encontró que el nivel del inventario esta
    por debajo del 10% de lo establecido. El nivel de inventario
    establecido es de 500 unidades. El tiempo de entrega de las
    frazadas esta en promedio por cerca de 3 días por parte del
    proveedor hacía DPAE. Por favor determinar el punto de
    reorden para este caso:

    Solución:

    Se sabe que el nivel de inventario establecido por DPAE
    es de 500 unidades.

    Cuando revisaron se encontró que estaba debajo del
    10%. Por tanto 500*0.1= 50

    Por lo tanto Demanda promedio en unidades= 50

    Tiempo de entrega= 3

    R= 50 *3

    R= 150 unidades se deben pedir.

    A este Punto de Reorden se le puede suma el Stock
    de Seguridad si las políticas de la empresa así lo
    deciden

    2.4.1.5 Sistema ABC de Clasificación de
    Inventarios:

    De acuerdo a uno o varios criterios asigna a cada
    suministro del inventario una categorización con base en el
    volumen anual de movimientos:

    • Categoría A: Pertencen a suministros cuyo
      volumen acumulado correspoden del 75% al 80% del valor total
      de las compras anuales del inventario. En general del 15% al
      20% de los articulos estan comprendidos dentro de esta
      categoría.

    • Categoría B: Abarca del 30% al 40% del volumen
      de suministros del inventario que representan cerca del 15%
      del valor total del inventario.

    • Categoría C: Los suministros restantes de estos
      se hallan en esta categoría y conforman entre el 5% y el
      10% del valor total del inventario.

    Este sistema de clasificación sirve para que las
    personas encargadas de las bodega o almacen controlen el
    inventario y los costos relacionados con el mismo al dedicar
    tiempo y esfuerzo al suministro de mayor rotación. Los
    suministros de la categoría A, necesitan revisión
    más constante que la de las otras dos categorías
    teniendo registros de inventarios más detallados.

    Monografias.com

    2.4.1.6 Costos.

    Costos del suministro: Son los que se
    refieren al precio de compra de algún suministro que la
    entidad adquiera o el costo de un suministro que ésta
    produzca.

    Costos de Mantenimiento: Son los gastos
    en que se incurre al mantener inventarios. Entre los ejemplos se
    encuentra administración, áreas destinadas, servicios,
    pérdidas, obsolescencia, primas de seguros, robos, personal
    a cargo de la Bodega y Mantenimiento y Limpieza de los
    inventarios entre otros.

    Partes: 1, 2

    Página siguiente 

    Nota al lector: es posible que esta página no contenga todos los componentes del trabajo original (pies de página, avanzadas formulas matemáticas, esquemas o tablas complejas, etc.). Recuerde que para ver el trabajo en su versión original completa, puede descargarlo desde el menú superior.

    Todos los documentos disponibles en este sitio expresan los puntos de vista de sus respectivos autores y no de Monografias.com. El objetivo de Monografias.com es poner el conocimiento a disposición de toda su comunidad. Queda bajo la responsabilidad de cada lector el eventual uso que se le de a esta información. Asimismo, es obligatoria la cita del autor del contenido y de Monografias.com como fuentes de información.

    Categorias
    Newsletter