La guía para el manejo logístico de emergencias (página 2)

En conclusión, una gestión de inventarios
es un procedimiento llevado a cabo para ayudar a que los
administradores respondan interrogantes como ¿Cuánto
debe pedir?, ¿Cuándo debe pedir? Y ¿con que
frecuencia debe hacerlo?

2.4.2 Objetivo General Manejo de Inventarios

Lograr un equilibrio entre Servicio y Costo, de tal
forma que se Minimicen costos con un nivel aceptable de
inversión otorgando el nivel de servicio necesario para cada
cliente.

2.4.3 Metas y Estrategias de la gestión de
inventarios

2.4.4. Procedimiento General de Manejo de
Inventarios

2.5 Mantenimiento de Inventarios

2.5.1 Marco Teórico

Una parte muy importante de los inventarios es el
mantenimiento que se le haga a estos, debido a que un correcto
mantenimiento en cada suministro de cada entidad, asegura la
optimización de la disponibilidad de los equipos a utilizar.
Cabe anotar que hay diferentes tipos de suministros en cada
entidad, que varía desde arneses, medicamentos, poleas,
motobombas, extintores etc. Al igual una buena planeación de
mantenimiento, ayuda en varios aspectos a la entidad como por
ejemplo, minimización de costos, evitar posibles accidentes
etc.

2.5.1.1 Dentro de los tipos de mantenimiento se
encuentra:

• Mantenimiento Preventivo: Este tipo
  de mantenimiento consiste básicamente en la a
  programación de inspecciones, tanto de funcionamiento
  como de seguridad, ajustes, reparaciones básicas,
  análisis, limpieza, lubricación, calibración,
  fechas de vencimiento que deben llevarse a cabo en forma
  periódica con base en un plan establecido por cada
  entidad.

Su propósito es prever las fallas manteniendo los
sistemas de infraestructura, equipos e instalaciones productivas
en completa operación a los niveles y eficiencia
óptimos, así como el de tener los medicamentos u otros
suministros de este tipo en total disponibilidad.

Con una buena programación de inspecciones muy
seguramente se disminuirán costos de reparación, se
logrará mayor duración de los equipos, se tendrá
mayor confiabilidad en cada equipo en dado de caso que se
requiera utilizar en una emergencia etc.

• Mantenimiento Correctivo: El
  manteniendo correctivo, consiste en un análisis
  detallado para corregir averías o fallas, cuando estas
  se presentan. Dentro de mantenimiento correctivo encontramos
  el planificado y no planificado. El mantenimiento planificado
  consiste en la reparación de un equipo o máquina
  cuando se dispone del personal, repuestos, y documentos
  técnicos necesarios para efectuarlo.

Generalmente los mantenimientos correctivos se dan, por
una mala programación de inspecciones, por descuido
etc.

• Aseo y Limpieza.

El proceso de aseo y limpieza aplica en ambos procesos
de mantenimiento y consiste básicamente en barrer, aspirar,
limpiar, lavar, desinfectar, encerar y brillar de acuerdo a un
cronograma previamente establecido los pisos en general,
baños paredes internas y externas, estanterías muebles
y enseres, techos, barandas, cañuelas y demás elementos
que así lo requieran, tratándolos en cada caso
según sus características, en las instalaciones
físicas del Centro o lugar utilizado.

Cabe anotar, que esta limpieza debe estar hecha por
funcionarios de la empresa, o por contratista, dependiendo de la
disponibilidad de personal que se posea, así como de los
recursos e insumos que se tengan para realizar este
proceso.

Para llevar a cabo este proceso, se debe primero
establecer un cronograma de las actividades, tiempos, y
responsable. Este cronograma debe estar estipulado por días,
o semanas, preferiblemente en días.

Por otro lado se debe, tener preestablecidos unos
controles para que ayuden a evitar caídas o demás,
cuando se encere o se enjuague el piso.

En anexo se presenta un modelo de formato, que se puede
llegar a utilizar para llevar un control sobre el mantenimiento
de aseo.

Dadas las razones anteriores, se pretende que cada
entidad, tenga un programa de inspecciones debidamente
desarrollado en su plan de trabajo, y mediante este poder
determinar si este procedimiento se hace directamente en la
empresa o mediante un outsourcing.

2.5.2 Objetivo del Mantenimiento

Asegurar la confiabilidad de los equipos y demás
suministros, a partir de un programa específico de
inspecciones de cada uno de ellos, dependiendo de cada entidad,
con el fin de disminuir costos de reparación, evitar
incidentes, aumentar la seguridad de las personas y prolongar la
vida útil de cada equipo de trabajo entre otras.

2.5.3 Metas y Estrategias del Mantenimiento

2.5.4. Procedimiento General de Mantenimiento.

CAPITULO 3

Distribución

Es el Proceso en el que se consolidan y alistan los
pedidos a transportar y entregar a una zona, localidad o UPZ
definidos, teniendo en cuenta la ruta optima para llegar a los
centros de acopio, bodega, o cualquier otro punto que el SDPAE
determine.

Este capitulo de de la guía abarca básicamente
tres procesos fundamentales:

• Ingreso del pedido o solicitud de
  suministros

• Alistamiento de los suministros.

• Transporte y Entrega a población afectada,
  entidades operativas, centros de acopio, bodega, o cualquier
  otro punto que el SDPAE determine conveniente.

La gestión de pedidos inicia desde el momento en
que el pedido es recibido por el personal encargado en el centro
de distribución y son recolectados y consolidados, el pedido
se constituye entonces en el disparador del proceso de
seguimiento o tracking de pedidos en los procesos subsecuentes
(alistamiento, transporte y entrega), la gestión de pedidos
hace referencia al proceso que mediante el tracking realiza la
priorización, coordinación e información en tiempo
real del estatus de los pedidos con el objeto de cumplir con las
necesidades de clientes internos y externos.

La priorización de pedidos debe ser definida de
acuerdo a políticas generales para la atención de las
emergencias derivadas del terremoto de Bogotá. La
coordinación hace referencia a la organización adecuada
del proceso de alistamiento teniendo en cuenta las necesidades
planteadas por los clientes, y la información del estatus de
los pedidos se refiere a que en tiempo real se pueda acceder a la
información concerniente al proceso en el que se encuentra
un determinado pedido de suministros.

Por otra parte, el Transporte y la Entrega tienen como
objetivo hacer llegar los recursos funcionales y los suministros
que se requieran en el momento, cantidad y lugar requerido tanto
a clientes internos (Entidades Operativas) como externos
(Población Afectada).

3. 1 RECEPCIÓN DE PEDIDOS

3.1.1. Marco Teórico

La Recepción de Pedidos hace referencia al proceso
mediante el cual el pedido es recibido, Procesado, Priorizado
para su posterior alistamiento o preparación.

En la recepcion de pedidos puede haber

La recepción se puede hacer a través de un
sistema de información (deseable) o de modo manual, pero es
indispensable contar con la siguiente información
básica:

• Fecha y Horade solicitud.

• Quien Solicita (nombre, entidad,
  teléfonos)

• Tipo y Clase de Suministro

• Cantidad

• Unidad

• A quien Entregar (nombre, entidad,
  teléfonos)

• Fecha y Hora de Entrega

• Georeferenciación.

Es importante tener en cuanta qua la recepción de
Pedidos es el disparador de todo el Proceso de
Distribución.

Cabe anotar que para solicitar cualquier servicio de los
citados en los CAPITULOS 4, 5, 6 y 7 se debe tener en
cuenta la información básica antes
mencionada.

3.1.2 Objetivo General Recepción de Pedidos.

Realizar la Recepción de Pedidos de suministros de
tal forma que el proceso subsiguiente de Alistamiento,
Distribución y Transporte sea efectivo dada una
información mínima necesaria.

• Metas y Estrategias de la Recepción de
  Pedidos

3.1.4 Procedimiento General Recepción de
Pedidos

3. 2 ALISTAMIENTO

3.2.1. Marco Teórico

El alistamiento es el conjunto de tareas y
manipulaciones destinadas a extraer y acondicionar exactamente
aquellos servicos o suministros que satisfacen las necesidades de
los clientes, manifestadas a través del Proceso de
Recepción de Pedidos.

Las operaciones que constituyen el alistamiento de
pedidos son:

• Lanzamiento de Pedidos (impresión o en
  pantalla)

• Verificación de Prioridades de
  alistamiento

• Alistamiento (picking)

• Verificación y acondicionamiento de pedidos
  (reempaque y embalaje – packing)

• Consolidación y Cargue

La función de alistamiento de pedidos viene
determinada por:

• El pedido: Es el centro sobre el que gira la
  temática, el cual será reflejo de una necesidad
  concreta. A menudo se cae en la creencia que su único
  origen proviene de la demanda de un cliente, cuando en
  realidad pueden ser varios, por ejemplo, de requerimientos de
  suministros o servcios de las entidades del SDPAE.

• El surtido: Cantidad de referencias o
  servicios con que se opera, que vendrá determinado
  directamente por la actividad y especialidad cada
  entidad.

• El sumnistro: Con sus características
  peculiares de peso, forma, volumen, dureza, peligrosidad.
  Necesidades de almacenamiento a temperaturas
  específicas, etc.

• El servicio: Con sus características
  peculiares de peso, forma, volumen, dureza, peligrosidad.
  Necesidades de almacenamiento a temperaturas
  específicas, etc.

• Unidad de puesto a disposición: La
  unidad de puesto a disposición para picking vendrá
  determinada por la característica del suministro y del
  surtido; la posición en la bodega, por el pedido
  (frecuencia de demanda) y característica del
  suministro.

• Flujo de Materiales: Las funciones
  básicas del flujo de materiales son:

• Puesta a disposición

• Forma de Movimiento

La puesta a disposición puede ser de tipo
estático y dinámico; el primero hace referencia a que
se tienen ubicaciones fijas dentro del almacén y el personal
se dirige de ubicación en ubicación haciendo el
alistamiento de uno o varios pedidos. El tipo dinámico hace
referencia a que la mercancía es llevada a una zona de
alistamiento de pedidos donde los operarios esperan los
suministros y toman de un surtido lo que requieren para el
alistamiento de cada pedido.

La forma de movimiento puede ser de un solo
piso, es decir que todas las referencias almacenadas deberán
tener una ubicación en piso, que es donde se realizara el
alistamiento, esta técnica de recogida se utiliza
normalmente en bodegas de:

• Alta rotación.

• Pocas referencias o surtidos.

• Mucho volumen de reserva.

• Muchas referencias por pedido.

• Suministros de mucho volumen o peso.

La forma de movimiento puede ser también con
alistamiento en varios pisos o niveles. El operario trabaja con
un montacargas o medio mecánico que le permite el acceso a
los niveles altos del almacén.

El alistamiento de pedidos a alto nivel se realiza
normalmente en bodegas con muchas referencias o surtido,
suministros pequeños o de poco peso, escaso volumen de
reserva.

El alistamiento también se puede hacer para
servicios que se solicitan tales como: Instalaciones, Sistemas de
Información, Comunicaciones, y Personal. Cabe anotar que los
servicios anteriores también traen consigo un flujo de
suministros los cuales serían un subproceso del alistamiento
total de un servicio solicitado.

3.2.2 Objetivo General Alistamiento.

Realizar el alistamiento de los personal, servcios o
suministros que se encuentran disponibles y deben ser preparados
para ser distribuidos donde y a quien sea necesario en la
cantidad y condiciones correctas.

3.2.3. Metas y Estrategias del Alistamiento

3.2.4 Procedimiento General Alistamiento

3. 3 TRANSPORTE Y ENTREGA

En cuanto a transporte y la entrega es necesario saber
que este es el componente necesario para hacer llegar los
suministros, servcios o recursos al sitio donde son necesarios,
teniendo en cuenta:

• Descripción detallada de suministros y recursos
  requeridos

• Rutas óptimas y alternas

• Clases y tipos de medios de trasporte necesarios,
  combustibles y aceites para estos medios de transporte,
  tiempos de respuesta, medios alternos, puntos de
  distribución, abastecimiento.

3.3.1 ENTREGA Y TRANSPORTE

3.3.1.1 Cross Docking

Cross docking es un sistema de distribución en el
que la mercancía recibida en un centro de distribución
no es almacenada sino preparada inmediatamente para su
próximo envío. Es la transferencia de las entregas
desde el punto de recepción directamente al punto de
entrega, con un periodo de almacenaje limitado o inexistente. El
cross docking se caracteriza por manejar plazos muy cortos. Se
necesita una gran sincronización entre todos los embarques
entrantes y salientes (inbound y outbound). Se pueden considerar
dos tipos de cross docking:

• Cross docking directo: Los packages
  (pallets,cajas,etc),pre-seleccionados por el proveedor de
  acuerdo a las órdenes de los locales, son recibidos y
  transportados al dock de salida para consolidarlos con los
  packages similares de los proveedores en los vehículos
  de entrega a locales sin que haya mayor
  manipulación.

• Cross docking indirecto: Los packages son recibidos,
  fragmentados y re-etiquetados por el centro de
  distribución dentro de nuevos packages para ser
  entregados a los locales, por ejemplo roll containers. Estos
  nuevos packages luego se transportan al dock de salida para
  la consolidación con packages similares de otros
  proveedores en los vehículos de entrega a
  locales.

En la siguiente grafica se pueden observar la mezcla
entre almacenamiento normal y bajo plataforma corssdocking. Donde
es posible despachar vehículos con suministros previamente
almacenados y suministros que acaban de llegar a la bodega y
deben ser despachados de inmediato de acuerdo a la estrategia de
distribución denominada Cross docking.

3.3.1.2 Transporte

El transporte es el componente de la red de valor que
permite que los suministros lleguen a los centros de acopio y
luego a los clientes internos y externos del SDPAE. Cada entidad
del sistema debe contemplar la oferta de transporte y su flota
propia, si la posee, para determinar su capacidad de transporte y
cómo este apalanca la misión de cada
entidad.

Cada una de las actividades de la gestión
logística contribuye al servicio de atención de
emergencias del cliente interno y externo, el impacto del
transporte es muy significante.

Características del transporte que afectan la
atención de emergencias:

• Consistencia en el servicio

• Tiempo en transito

• Cubrimiento (capacidad de proveer servicio puerta a
  puerta)

• Flexibilidad (Manejo de una variedad de
  suministros)

• Perdidas o Daños de los suministros
  transportados

• Comunicación con los vehículos

En el siguiente cuadro se pueden identificar las
variables necesarios para decidir entre un modo de transporte
frente a otro. Teniendo en cuenta que el número "1"
representa una calificación de muy bueno, el número "2"
una calificación de Bueno, el número "3" una
calificación de Regular y por ultimo el número "4" es
una calificación de Deficiente

Adicionalmente a esta herramienta de selección, es
necesario establecer de acuerdo a la carga, el modo de transporte
recomendado ha ser usado, se presenta a continuación un
grafico que facilitara la decisión mediante este
parámetro.

Carga, desde el punto de vista del transporte es un
conjunto de bienes o mercancías protegidas por un embalaje
apropiado que facilita su rápida
movilización.

3.3.1.3 Tipos de Carga

Existe adicionalmente un factor exógeno al
transporte, importante en la disminución de averías de
suministros en el mismo, este factor es el embalaje.

El tipo de embalaje se selecciona teniendo en cuenta las
características del producto y el modo de transporte en el
que viajaran los suministros, se proponen a continuación las
variables básicas a tener en cuenta.

• Cantidad de protección requerida de acuerdo al
  producto o suministro

• Resistencia a la humedad

• Resistencia del embalaje

• Resistencia a la grasa

• Protección Contra la sal de mar o elementos
  corrosivos

• Resistencia a microorganismos y contaminación
  cruzada por olores

• Hurto

• Facilidad de marcación y etiquetado, sellado y
  empacado

Oferta de Transporte del sector privado

De acuerdo con el ministerio de transporte, el siguiente
cuadro presenta el esquema de configuración de los
vehículos de carga, basada en la disposición de los
ejes, con la que el SDPAE puede establecer el tipo de
vehículo que requerirá contratar:

Teniendo en cuenta la información hasta aquí
ofrecida en este documento se desarrollará los objetivos,
metas y estrategias para este proceso del SDPAE.

3.3.2 Objetivo General del la Entrega y el
Transporte

Este proceso tiene como objeto garantizar que los
suministros y recursos funcionales para la operación de cada
entidad del SDPAE, lleguen a su destino en excelente estado, con
las condiciones requeridas y a tiempo, mediante la
utilización de una entrega adecuada y diferentes medios y
modos de transporte.

3.2.3. Metas y Estrategias de la Entrega y el
Transporte

3.3.4 Procedimiento General de Entrega y
Transporte

CAPÍTULO 4

Instalaciones

4.1 Marco Teórico

Este proceso contempla la gestión de Instalaciones
Fijas y Móviles para la Atención de Emergencias,
asignado responsables para su seguimiento, proporcionando
servicios de seguridad, mantenimiento, limpieza y servicios
básicos como energía, teléfono, y agua.
Adicionalmente se debe desarrollar la desmovilización de
estas cuando su uso finalice.

Al establecer las instalaciones en un incidente deben
considerarse los siguientes factores:

• Necesidades prioritarias

• Duración que cada instalación estará
  en operación

• Costo del establecimiento y operación de la
  instalación

• Elementos ambientales que pueden afectar las
  instalaciones

• Organización física de cada
  instalación.

• Encargados de cada instalación a
  montar.

• Servicios de seguridad para cada
  Instalación.

• Servicios de mantenimiento de las instalaciones,
  servicios higiénicos, alumbrado y limpieza.

• Plan de Desmovilización.

Las principales Instalaciones son:

• Centro de Operaciones de Emergencia (COE): es
  el conjunto de representantes de las diferentes instituciones
  que tienen la responsabilidad de asistir a la comunidad
  afectada por una emergencia, reunidos en una instalación
  fija previamente establecida con el objeto de coordinar el
  uso eficiente de los recursos de respuesta y de retornar la
  situación a la normalidad. Desde el COE se ejerce el
  Comando de las Operaciones de Emergencia a nivel de esa
  comunidad.

• Puesto de Mando Unificado (PMU): es una
  organización de carácter temporal que se establece
  en un área segura, próxima a la zona de impacto. El
  PMU estará integrado por una persona de cada
  institución de las que se encuentren en el lugar y debe
  ser ubicado en un lugar desde el cual se aprecie claramente
  el lugar de la emergencia y desde donde se tenga fácil
  acceso a él.

• Campamento: Espacio físico aparte de la
  base, dentro del área general de la emergencia, equipado
  y atendido para proporcionar al personal un lugar para
  alojamiento, alimentación e instalaciones
  sanitarias.

• Áreas de Espera: Lugar donde se
  concentran los recursos mientras esperan sus asignaciones. Es
  manejada por la sección de operaciones.

• Helipuertos: lugar de estacionamiento,
  reabastecimiento, mantenimiento y equipamiento de
  helicópteros para cumplir operaciones del SCI. Hay
  emergencias que pueden requerir más de un helipuerto. Un
  círculo conteniendo una H es la señal de
  Helipuerto.

• Helipunto: lugar preparado para que los
  helicópteros puedan aterrizar, despegar, cargar y
  descargar personal, equipo y materiales. La señal
  distintiva de Helipunto es un círculo de color negro con
  una gran H y un número.

• Bodegas y Centros de Acopio: lugar en donde
  se almacenan temporalmente o permanentemente suministros y
  desde el cual se realizará el transporte y
  distribución, ya sea para el cliente interno o
  externo.

• Área de concentración de
  víctimas: espacio establecido para efectuar
  clasificación, estabilización y derivación de
  las víctimas de una emergencia.

• Morgues: Medicina legal cuenta con morgues
  para la realización de necropsias e identificación
  de cadáveres, la morgue debe permanecer en
  refrigeración positiva, es decir arriba de los 0 grados
  Celsius. El SDPAE establecerá morgues alternas para
  incrementar la capacidad de medicina legal frente a la
  atención de las victimas del terremoto en la ciudad de
  Bogotá.

• Alojamiento Temporal: la instalación
  física permanente o improvisada que tiene por objeto dar
  alojamiento y bienestar a las personas evacuadas o victimas
  de un desastre

Pueden existir las siguientes clases:

• Alojamiento Familiar

• Alojamiento Social

• Alojamiento Institucional

• Alojamientos para Emergencias Niveles 4 o
  5

• Alojamientos Fijo

• Alojamientos por Campamento de Tienda

• Alojamientos Permanentes

Se debe contar con un plan de Instalaciones, este
incluirá la asignación de roles y funciones del
personal y los equipos, al igual que el diseño y puesta en
marcha de los planes de emergencia y salud
ocupacional.

4.2 Objetivo general del Proceso de instalaciones

Organizar, activar y mantener las instalaciones
requeridas por el SDPAE en la Atención de una Emergencia ya
sean móviles o fijas, incluyendo procesos de adecuación
y dotación.

4.3 Metas y estrategias en la implementación de las
instalaciones:

4.4 Proceso:

CAPÍTULO 5

Sistemas de
información

El sistema de información soporta toda la
organización de prevención y atención de
emergencias, no solo en el proceso logístico, sino
también en los procesos de operaciones, planificación,
administración y finanzas.

Los requerimientos generados por cada una de estas
secciones deben estar administrados de manera conjunta y
centralizada, garantizando en todo momento los niveles de
seguridad en el almacenamiento, transmisión y procesamiento
de la información y el enlace de la misma entre las
entidades pertenecientes al SDPAE.

La información trasmitida por las diferentes
secciones es consolidada y enviada como requerimiento a la
sección logística para que esta sección se
encargue de alinear el flujo de información con el flujo
físico de producto, mediante los procesos de alistamiento,
transporte y distribución de los suministros solicitados por
el cliente externo y el cliente interno.

Finalmente, el sistema de información proveerá
al SDPAE los datos históricos del comportamiento y
distribución de los suministros y recursos funcionales, su
ubicación actual, el inventario total y la disponibilidad de
las instalaciones.

5.1 Marco Teórico

Un sistema logístico enfocado en el cliente puede
operar de manera costo-efectiva si existe un sistema de
información, dedicado a la generación oportuna,
relevante y confiable de la información.

Este sistema de información debe estar
diseñado bajo el esquema del ciclo de la orden de pedido del
cliente, este esquema incluye el tiempo desde que el cliente
final genera un requerimiento, hasta que recibe el suministro en
óptimas condiciones para su almacenamiento temporal o su uso
inmediato. El diseño de los sistemas de información
logísticos debe ir paralelo al flujo físico de
suministros y no puede ser considerado de manera
independiente.

Para soportar efectivamente el desarrollo de un proceso
de información y tecnología, se debe tener un enfoque
estructurado compuesto por:

• 5.1.1. Definición del
  proyecto:

Se deben establecer los términos de referencia del
proyecto para determinar los objetivos del usuario. Esto debe
incluir:

• Límites: Definen el alcance del
  sistema.

• Problemas Actuales: Identificados, explicados
  y cuantificados.

• Objetivos: Definidos
  completamente.

• Limitantes: Dinero (presupuesto disponible),
  talento humano, hardware, privacidad, seguridad, cronogramas,
  ambiente de negocios futuro (cambio en el sistema dentro del
  periodo de recuperación de la
  inversión).

• 5.1.2. Investigación de
  sistemas:

La documentación física o generada por el
sistema existente ayuda a entender como funciona el flujo de
información. Para conocer este funcionamiento, se pueden
utilizar entrevistas y cuestionarios dirigidos a las personas que
manejan e interactúan con la información, para
establecer los datos y los procesos necesarios para producir
información útil. En este proceso es necesario
visualizar el flujo de información generado por los
diferentes procesos:

• 5.1.3. Análisis de requisitos de
  información:

Se deben evaluar las necesidades de información. En
otras palabras, qué salidas de información se requieren
de determinados datos ingresados, qué debe producir el
sistema. Cada entidad debe determinar:

• Contenido: lo que se requiere

• Acceso: cómo se otorga – una lista, un registro
  específico, una clasificación.

• Oportunidad: para qué periodo de tiempo es
  requerida la información

• Tiempo de respuesta: qué tan rápidamente
  se necesita.

• Privacidad: qué niveles de autoridad deben
  tener acceso a qué información.

• Formato: cómo se debe producir la salida – en
  pantalla, impresa, en tablas, en gráficas.

• 5.1.4. Análisis
  costo/beneficio:

La decisión de implementar un sistema es una
decisión de inversión. Es una decisión que
compromete recursos en un proyecto, por esto el sistema
resultante deberá mejorar la eficiencia y reducir los costos
de operación futuros.

En el estudio se deben contemplar varias opciones que
deberán ser identificadas. Estas deben ser evaluadas para
determinar:

• Cuáles son costo-efectivas en términos de
  retorno sobre la inversión.

• Si más de una puede ser justificada, entonces
  cuál es la preferida.

• 5.1.5. Especificaciones del
  sistema:

Habiendo establecido la situación actual y los
objetivos del nuevo sistema, es necesario especificar los
requerimientos reales.

• 1. Diseño Inicial Una solución
  implica el análisis de problemas. Es útil
  también ver lo que los demás hacen, usar equipos
  multi-disciplinarios para investigar soluciones o usar
  métodos de pensamiento creativo.

• 2. Refinamiento La solución inicial
  diseñada en el paso anterior debe ser refinada generando
  una propuesta concreta.

• 3. Consulta El diseño preferido debe ser
  consultado con los grupos afectados para recibir sus
  comentarios y sugerencias.

• 4. Validación Examinar el diseño para
  asegurarse de que cumple con los objetivos
  requeridos.

El sistema físico ha sido especificado, pero deben
considerarse los elementos fuera de lo común y las
excepciones.

Una vez que se ha establecido la viabilidad del sistema,
se ordena la producción mediante un modelo comprensible de
especificaciones. El modelo de especificaciones debe
ser:

• Gráfico, claro y conciso.

• Inteligible para el inexperto.

• Riguroso para el diseñador.

• Especificar requerimientos, pero no métodos
  para ser utilizado.

• De fácil mantenimiento.

• Especificar limitantes físicas:

• Velocidad requerida.

• Seguridad

• Auditoria.

• Volúmenes y tiempos.

• 5.1.6. Construcción del
  sistema.

La discusión entre los beneficios de programas
estandarizados y de programas diseñados a la medida ya no es
tan clara, ni tan radical. Los programas diseñados a la
medida por la propia compañía o por una
compañía de software tienen la ventaja, como su nombre
lo indica, de estar específicamente diseñados para
necesidades individuales de una compañía. Esto, sin
embargo, es a un elevado costo, y cuando se desarrolla el
programa completamente, es a un alto riesgo. Las escalas de
tiempo son largas y los períodos de eliminación de
problemas prolongados. En cambio, los paquetes comerciales son
más baratos, han sido probados y examinados, y son más
rápidos de implementar.

Sin embargo, rara vez satisfacen el 100% de las
necesidades operacionales, habiendo sido desarrollados
precisamente bajo parámetros generales. La adaptación
de paquetes comerciales a sistemas existentes es con frecuencia
una de las labores más difíciles y cuando esto implica
modificar el paquete, rara vez funciona. Es frecuentemente,
más fácil alterar los sistemas para que puedan utilizar
los paquetes, por esto la adaptación de paquetes comerciales
es práctica sólo cuando el paquete satisface el 95% de
las necesidades.

• 5.1.7. Control del proyecto:

Una vez que se han creado las especificaciones y se ha
colocado la orden de compra del sistema seleccionado, el usuario
deseará controlar el proyecto. Esto puede hacerse utilizando
una variedad de métodos.

En primer lugar, se puede usar metodología de
producto final o finalización de producto. Se establece una
fecha de finalización y se deja al proveedor la
administración del proyecto. Esto es adecuado
cuando:

Hay especificaciones claras disponibles.

El proyecto es pequeño.

La escala de tiempo no es crítica.

Se confía plenamente en el proveedor.

En segundo lugar, se puede usar una metodología de
desarrollo incremental. La mayoría de proyectos grandes
permiten que se haga uso progresivo de esta metodología
durante el desarrollo. Los beneficios de este sistema
son:

Se especifican fechas de entrega por etapas. En cada
fecha de entrega

Se puede monitorear si algo se olvida.

Se puede hacer un control de calidad en cada
etapa.

El progreso es visible y la continuidad se
mantiene.

Mediante la programación de actividades y los
elementos que dependen de ellas, la fecha propuesta de
terminación, la fecha de inicio y la duración de cada
actividad, se puede crear un análisis del progreso del
proyecto. Se pueden establecer fechas de terminación de cada
etapa.

El seguimiento se logra con pruebas a lo largo del
proyecto. Estas deben ser realizadas por los usuarios, no por los
programadores, ellos son quienes detectan las fallas y de esta
forma también se les incentiva la
participación.

• 5.1.8. Instalación del
  sistema.

La instalación del sistema incluye la creación
de archivos (cuando no existe un sistema anterior). Esto
significa construir la información, por ejemplo, los
archivos de clientes. Los archivos existentes contienen
información no-volátil, como nombres y direcciones, e
información volátil, como saldos diarios. La
información volátil debe ser ingresada al sistema en la
parte final del proceso, para que esté vigente cuando se
inicie el funcionamiento del sistema.

• 5.1.9. Revisión del
  sistema.

Finalmente, será necesario realizar una
revisión del sistema a la luz de la experiencia. Debe
realizarse una revisión del proyecto dentro de los primeros
seis meses para determinar el éxito del desarrollo. Debe
también realizarse otra revisión del sistema entre 6 y
12 meses después de la instalación para medir el
desempeño del sistema y contestar preguntas como:

¿Está cumpliendo con sus objetivos?

¿Qué problemas de usuario se están
detectando y cuáles son las tasas de error?

¿El sistema es seguro y auditable?

¿Cuáles son los costos de
operación?

¿Se han hecho realidad los beneficios
proyectados?

¿Es operacionalmente efectivo?

¿Que mejoramientos se requieren de acuerdo con la
experiencia?

Como se puede observar, para llevar a cabo el desarrollo
e implementación de un SI se necesita de la cooperación
de todas las entidades del SDPAE, y del compromiso de cada uno de
los actores en el proceso a llevarse a cabo.

5.2 Objetivo general del (os) sistema(s) de
información

Servir como medio para administrar los procesos de
abastecimiento, recepción, almacenamiento, gestión de
pedidos, transporte y distribución, de una manera
óptima y logrando una toma de decisiones efectiva en el
SDPAE.

• Metas y estrategias en la implementación del(os)
  sistema(s) de información:

Tabla . Requerimientos básicos por
proceso

5.3 Diagrama requerimientos de
información:

CAPÍTULO 6

Comunicaciones

6.1 Marco Teórico

ste proceso se encarga de garantizar y mantener las
comunicaciones en emergencia entre todo el personal y zona
activadas en la emergencia, a través de un Plan de
Comunicaciones que contenga:

• Tipos de Comunicaciones

• Frecuencias de operación

• Gestión de Suministros necesarios

• Instalación y prueba de los equipos de
  comunicaciones

• Gestión de Infraestructura-Instalaciones
  necesarias.

• Personal necesario

• El uso efectivo del equipo e instalaciones de
  comunicaciones en la emergencia.

• Seguimiento de la información generada en la
  emergencia.

• Mantenimiento y reparación del equipo de
  comunicaciones.

• Desmovilización todos los suministros
  utilizados cuando este proceso finalice.

La comunicación de datos, el intercambio de
información, la confirmación de movimientos son algunas
de las necesidades que los sistemas de comunicación ayudan a
resolver durante las operaciones logísticas.

Hoy en día existe un sin número de equipos
para telecomunicaciones, pero lo que hay que tener en cuenta son
los costos, y que los equipos que tengan se puedan
interrelacionar entre ellos.

Para que este proceso funcione debe interactuar con el
proceso de Instalaciones, el cual provee lo necesario para que
cada parte de este proceso pueda implementarse.

Algunas de las características más importantes
de algunos de los equipos utilizados dentro del SDPAE se muestran
a continuación.

Radio: Es quizás la solución
más flexible, dinámica y económica y la más
utilizada en el terreno. Sus opciones son de lo más
diversas. Radios de alta frecuencia (HF por High Frecuency): los
equipos de radio de alta frecuencia o de onda corta permiten un
rango de contacto corto, medio o largo dependiendo de la
frecuencia en la que se esté modulando.

Radios de Muy Alta Frecuencia (VHF por Very High
Frecuency): VHF es utilizado para la comunicación
local de voz. Existen equipos manuales (tipo walkie talkie) pero
lamentablemente su cobertura se limita a distancias relativamente
cortas, por lo cual una red en VHF requerirá radio bases
(con antenas fijas), radiomóviles en los vehículos, e
incluso estaciones repetidoras para enlazar diferentes
estaciones.

Radios de Ultra Alta Frecuencia (UHF por Ultra
High Frecuency): Los equipos UHF son similares al VHF
pero dan mejores resultados en áreas urbanas
densas.

Sistema de RadioTrunking (troncalizado):
Es aquel en el cual los usuarios del sistema comparten en forma
automática los canales de radio disponibles. Esto se realiza
por medio de un canal de control de tal manera que no siempre
(como en el sistema convencional) le corresponde usar las mismas
frecuencias para comunicarse con un mismo grupo de trabajo. Las
ventajas de este sistema es que se optimiza el espectro
electromagnético debido a que el canal (frecuencia) que este
libre le es asignado al usuario que solicita una
comunicación. En el convencional a cada grupo de trabajo le
es asignado un canal (frecuencia fija) si este canal queda fuera
de servicio no puede comunicarse. En el sistema troncalizado los
usuarios se dividen en grupos y subgrupos de trabajo o
también llamados flotas y subflotas.

Teléfono: Como ha sido dicho, el
servicio telefónico podría quedar afectado
indefinidamente; el acceso al servicio podría ser muy
limitado o poco confiable y en el peor de los casos podría
no existir del todo. Esto es igualmente aplicable a los
teléfonos móviles o celulares. Sin embargo, cuando el
servicio es asequible se convierte en una solución ágil
y confiable.

Telefax: Cada día menos utilizado
desde la llegada de Internet, el fax sigue siendo una opción
de bajo costo para el envío de información impresa,
siempre y cuando se cuente con acceso a líneas
telefónicas.

Comunicaciones por satélite: Una
opción que, aunque es de muy alto costo, es sumamente
confiable. El equipo en sí mismo podría no ser tan
caro, aunque el precio de las conexiones sí lo es. Existen
equipos, actualmente, que además de ser cómodamente
portátiles, pueden conectarse a Internet y transmitir
también datos gráficos.

Repetidoras (para equipos en VHF): Una
repetidora es básicamente un equipo de radio que sirve como
enlace automático entre otros equipos de radio operando en
sus mismas frecuencias. De hecho, las repetidoras requieren dos
frecuencias. Tienen que ser ubicados en un punto alto para que
puedan dar una buena cobertura. Hay que tener en cuenta que una
avería en la repetidora dejará fuera de servicio a toda
la red. Otro aspecto a analizar es la seguridad del equipo
instalado como repetidor, ya que con frecuencia se
encontrará en sitios solitarios o alejados.

Para ampliar en este punto se debe consultar el manual
de SCI actualizado.

6.2 Objetivo general del Proceso de Sistemas de
Comunicación

Garantizar la comunicación en SDPAE en un momento
dado, teniendo en cuenta los equipos de comunicación
así como el de la correcta coordinación entre las
diferentes entidades respecto al los sistemas de
comunicación que se posean.

6.3 Metas y estrategias en la implementación del(os)
sistema(s) de información:

6.4 Proceso del Sistema de Comunicación

CAPÍTULO 7

Personal

7.1 Marco Teórico

Toda vez que el personal operativo es el componente
necesario para que todas las actividades en una respuesta a
emergencia se desarrollen, este proceso se encarga de prestar el
servicio a las personas del SDPAE que hacen parte de la
atención.

El personal que realiza las labores de rescate y
atención de la emergencia, genera requerimientos al SDPAE,
como su transporte, alimentación, salud, un lugar donde
alojarse en las mejores condiciones etc. Estos requerimientos
deben hacer parte del plan logístico, en el cual se
contemplen:

• 7.1.1. Inventario de
  personal:

Se refiere a contar con la información del personal
disponible en cada entidad por cada tipo de emergencia y su
disponibilidad para atender la misma.

• 7.1.2. Atención
  médica:

Se refiere a la atención que se debe prestar al
personal involucrado en la atención de emergencias durante y
después del suceso, para esto es necesario
definir:

• Las entidades encargadas de cumplir esta
  función.

• Definir los requerimientos para brindar la
  atención médica requerida a corto, mediano y largo
  plazo. En cuanto a medicamentos y especialistas de la
  salud.

• Diseñar un plan de suministro de medicamentos y
  demás insumos que las entidades puedan
  requerir.

• 7.1.3. Alimentación:

Se refiere a la rutina o programa de alimentación
que se llevará a cabo antes, durante y después de la
emergencia para el personal encargado. Este programa deberá
cumplir con las especificaciones necesarias para que el personal
se encuentre en las mejores condiciones para desempeñar su
labor.

• 7.1.4. Apoyo familiar y
  psicológico:

Hace referencia a las garantías ofrecidas
(atención inmediata, alimentación y apoyo
psicológico) por el SDPAE, al personal que esté
prestando un servicio de atención a la comunidad y a su
familia.

• 7.1.5. Descanso y
  recuperación:

Se debe establecer, de acuerdo al inventario de personal
y sus respectivas especialidades, turnos que permitan descanso
adecuados al personal para que se pueda recuperar.

Para que el Proceso de Personal funcione debe
interactuar con los procesos de aprovisionamiento,
distribución, instalaciones y transporte, los cuales provee
lo necesario para que cada parte de este proceso pueda
implementarse.

Es necesario resaltar que en la atención del
cliente interno se recomienda designar una persona encargada de
los procesos de gestión de pedidos, almacenamiento,
alistamiento, transporte y distribución de los suministros y
atención requerida por el personal en campo y
administrativo, diferente a la que desarrolla estas actividades
para el cliente externo.

Para ampliar este punto de debe consultar el manual de
SCI actualizado.

7.2 Objetivo general del Proceso de Servicio al
Personal

Prestar el soporte al personal que hace parte de la
respuesta a emergencias en lo referente a la atención
médica, alimentación, y apoyo familiar y
psicológico.

7.3 Metas y estrategias en la implementación del
proceso de Servicio al Personal:

7.4 Proceso:

Glosario

ABC Clasificación: Clasificación de un
grupo de ítems en orden descendente de acuerdo a los
volúmenes de millones de pesos. Este arreglo después es
dividido en tres clases llamado ABC. El grupo A representa del 10
al 20% en número de ítems, y un 50 y 70 % en volumen
proyectado de pesos. El siguiente grupo, B, corresponde al 20% de
los números de ítems y cerca del 20% del volumen de
pesos. El grupo C, contiene el 60 o 70 % de los ítems y
representa cerca del 10 al 30 % en volumen de pesos.

Aviso de Despacho: Específica los detalles
acerca de los bienes despachados o listos para el despacho bajo
ciertas condiciones previamente acordadas.

Cross Docking: Es un sistema de distribución
en donde la mercancía recibida en la bodega o centro de
distribución no es almacenada, sino que por el contrario es
despachado a los diferentes clientes que se necesite. Cross
Docking requiere una sincronización en todos los movimientos
de la mercancía. Con este sistema se elimina almacenaje,
operaciones de selección, entre otras y por tanto ayuda a
reducir costos.

Entrega Paletizada: Es la entrega en la que se
hace uso de la estiba estándar y teniendo ya definidos los
criterios de conformación de estibas, acordados entre el
proveedor y comerciante. El objetivo es lograr un trámite
ágil en la recepción, manipulación y entrega de
los productos en la cadena de abastecimiento.

FIFO (First In First Out): Mercancía que
llega primero a la bodega es la primera en ser
despachada.

Indicadores de Gestión (KPI Key process
indicator): Es una medida la cual es de suma importancia a
nivel estratégico dentro de una compañía o
departamento. Por ejemplo se tiene entregas sin error de
facturación, que se refiere al porcentaje de facturas que
llegan sin fallas durante un tiempo de lapso dado.

Inhouse: Tareas realizadas al interior de la
compañía.

Lead Time: Tiempo transcurrido entre el momento
que se hace un pedido hasta que es entregado por parte del
proveedor al cliente.

LIFO (Last in, First Out): Mercancía que
llega de último es la primera en salir.

Orden de Compra: Específica los detalles
acerca de los bienes o servicios requeridos o solicitados por
parte del cliente hacia el proveedor.

Outsourcing: Tareas llevadas propias de una
empresa llevadas a cabo por otras empresas especializa en la
labor a realizar.

Packing: Acción de embalar y empacar una
serie de productos para su reubicación en Bodega o Salida de
esta.

Paletizar: Consiste en agrupar sobre una
superficie (paleta o estiba) una cierta cantidad de objetos
individualmente pocos manejables, pesados y/o
voluminosos.

Pallet: Plataforma en donde los cartones son
apilados de tal forma que después puedan ser utilizados para
movilizar unidades como un grupo. Los pallets pueden ser hechos
de madera o diferentes composiciones de materiales.

Picking: Es el proceso que involucra alistar los
productos en el área de almacenamiento llevar los productos
desde áreas de almacenamiento hasta la zona de despacho de
acuerdo a unas cantidades y referencias solicitadas por un
pedido.

Maestro de Suministros: Es el Inventario de
suministros clasificados por Tipo de Abastecimiento.
Adicionalmente cuantifica los diferentes niveles de Inventario,
los cuáles están definidos de acuerdo a la misión
institucional y al nivel de servicio estimado

Maestro de Proveedores: Es el Inventario de
Proveedores clasificado por suministro y tipo de
abastecimiento.

Maestro de Transporte: Es el Inventario de
posibles proveedores de transporte, vehículos describiendo
sus capacidades, horarios, costos y demás
características propias de cada tipo de
transporte

Punto de reorden: Nivel predeterminado de
inventario en el cual se hace necesario ordenar más para
almacenar o usar en los procesos de producción- Este
mínimo nivel de inventario provee los diferentes procesos
para satisfacer la demanda, mientras pasa el periodo de entrega
de la mercancía solicitada anteriormente.

Red de Valor: Es la sincronización de todos
los procesos para la obtención, utilización,
distribución y retorno de bienes o servicios enfocados en la
satisfacción del clientes final.

Tracking: Monitoreo y seguimiento a la
mercancía desde su punto de origen hasta su destino
final.

Unidad Logística: Es un suministro de
cualquier composición utilizado para transporte y/o
almacenamiento que debe ser administrado a través de la
cadena de abastecimiento. Por ejemplo una estiba.

Warehouse Management System (WMS): Sistemas
usados eficientemente en el manejo de los procesos de bodegas y
las actividades directas de esta, incluyendo recepción,
alistamiento, consolidación, e inventarios. También
incluye soporte de radio-frecuencia, comunicaciones,
información en tiempo real entre físico y sistema.
También maximiza espacio y minimiza desperdicios de
material, gracias a la automatización de los
procesos.

Bibliografía

• ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES Y
  PRODUCCIÓN. Noori Hamid 2nd ed. Mc Graw
  Hill.1997. Cap 13.

• MANUAL DE LOGÍSTICA INTEGRAL.
  Jordi Pau, ed. Diaz Santos. Madrid 1998. Caps. 1 al
  10.

• LOGÍSTICA Y GESTIÓN DE SUMINISTROS
  HUMANITARIOS EN EL SECTOR SALUD, Programa de Preparativos
  para Situaciones de Emergencia y Socorro en casos de Desastre
  Organización Panamericana de la Salud Washington, D.C.,
  2001

• FUNDAMENTALS OF LOGISTICS MANAGEMENT, Douglas M.
  Lambert, Ed. Mc Graw Hill 1998, 572 pg.

• SUPPLY CHAIN AND LOGISTICS TERMS AND GLOSSARY, Kate
  Vitasek, www.scvisions.com

• CURSO SICIE, Sistema de Comando de Incidentes en la
  Escena material de Referencia, Noviembre de 2002.

• LOGISTICA Y GESTIÓN DE SUMINISTROS HUMANITARIOS
  EN EL SECTOR SALUD, Organización Panamerica de la Salud,
  Organización mundial de la salud, Washinton DC
  2001.

• Logística, Mejores Prácticas en
  Latinoamérica. Octavio Carranza. Thomson,
  2004

ANEXOS

Anexo 3. Formato Resumen Control de
Distribución

Autor:

Wilson Luna

Nicolás Moreno

Luz Andrea Torres

Consultores GS1 Colombia

Wilfredo Ospina Uribe

Coordinador Logístico
DPAE

BOGOTÁ D.C.,
COLOMBIA

Abril 21 – 2014

[1] Tomados de Procedimientos Institucionales
para la Atención de Emergencias en Bogotá, Sistema
Comando Incidentes y del Documento: “Logística y
Gestión de suministros humanitarios en el sector
salud”

[2] De acuerdo a SCI (Sistema Comando de
Incidentes), es la combinación del Equipamiento (Equipos)
y el Personal que pueden ser utilizados en una acción
táctica en una Emergencia.

[3] Logística y gestión de
suministros humanitarios en el sector salud, Organización
Panamericana de la Salud- Organización Mundial de la
Salud, pag.44

[4] Logística y gestión de
suministros humanitarios en el sector salud, Organización
Panamericana de la Salud- Organización Mundial de la
Salud, pag.44