Jornalización, Mayorización, Saldos Contables en la Técnica Contable Comercial

Introducción

Este trabajo trata acerca de la base más
importante en Contabilidad como es la. Jornalización,
Mayorización y Saldos Contables. En el encontraran desde
cómo se hace un asiento de diario, una codificación
de cuentas, la Mayorización de estas y en que consiste un
saldo, espero y deseo que este trabajo que he realizado sirva de
consulta y ayuda a las futuras generaciones que estudian esta
noble carrera.

Las Condiciones para lograr una conquista son siempre
fáciles. No necesitamos sino trabajar duro, soportar creer
siempre y jamás volver la espalda.(SIMMS).

Jornalización

1.1.-JORNALIZACION (CONCEPTO Y
DEMOSTRACION)

Acto de registro e inscripción contable en el
Diario General, que se realiza a base de respaldo documental y el
reconocimiento previo de la naturaleza, la veracidad y el valor
de toda operación financiera e incluyendo la
personificación de la Cuenta o Cuentas Deudoras y de la
Cuenta o Cuentas Acreedoras afectadas por tal
operación.

También se la puede denominar como el registro
que se efectúa en el Libro Diario de las operaciones
comerciales hechas por el comerciante o empresa durante un
determinado periodo contable.

También se denomina Jornalización al hecho
de asentar las transacciones en el registro de entrada original,
debe efectuarse una jornalización ordenada para lo cual es
necesario seguir los siguientes pasos:

• 1. Registro de la fecha compuesta del
  año, mes y día.

• 2. Registro de la Cuenta o Cuentas Deudoras con
  sus valores.

• 3. Registro de la Cuenta o Cuentas Acreedoras
  con sus valores.

• 4. Síntesis de las transacciones,
  materia de la Jornalización.

• 5. Registro de la columna de referencia. Esta
  columna tiene relación con el número de la
  cuenta del Mayor General.

Para dejar bien aclarado esto, utilizaremos el siguiente
ejercicio:

El comerciante Luis Mendoza Arteaga entrega al
Técnico Contable N.N. una serie de documentos. Luego del
análisis el Estado de Situación formulado por el
Técnico Contable es el siguiente:

Al iniciar un periodo contable, el primer asiento que se
jornaliza es el que corresponde al Estado de Situación
Inicial, debitando a los Activos y acreditando a los Pasivos y al
Capital.

El registro en el Diario General se denomina Asiento de
Apertura, por cuanto estos valores constituyen el punto de
partida para la Contabilidad de la empresa.

El Estado de Situación Inicial sirve para la
apertura de los diferentes registros de Contabilidad, el primer
día, del siguiente mes, se jornaliza en el Diario General
como primer paso del proceso contable.

Entre paréntesis los números
correspondientes a los pasos que deben seguir para la
jornalización.

La jornalización del Estado de Situación
Inicial se hizo de acuerdo con los pasos establecidos
anteriormente, el paso # 5 se cumplirá en el
momento de la mayorización o traslado de las cuentas al
Mayor

. Las transacciones realizadas por el Sr. Luis Mendoza
Arteaga se enunciaran progresivamente y se jornalizarán de
inmediato y en forma acumulativa.

Transacciones:

Julio 2.- Se recibieron $ 15,465.00 por comisión
en la venta de un vehículo.

Julio 3.- Se pagaron $ 15,000.00 por alquiler de garajes
para los vehículos de los clientes, alquiler
correspondiente al presente mes.

Julio 4.- Se compró una máquina para la
oficina en $ 132,850.00 de los cuales se pagó $ 42,850.00
de contado y por la diferencia se giró una letra de cambio
a 180 días, recargando el 15% de interés anual el
valor de los intereses se acumulan al documento pendiente de
pago.

Julio 5.- Se canceló una letra vencida por un
valor de $ 150,000.00 y los intereses de 67 días al 15%
anual.

Julio 6.- Se recibieron $ 38,456.00 por comisiones en la
venta de varios vehículos.

Julio 7.- Se pagaron $ 25,835.00 por algunos anuncios en
diario El Universo.

Julio 8.- Se cobró una letra vencida por un valor
de $ 158,380.00 y los intereses vencidos de 95 días al 15%
anual.

Julio 9.- Se vendió un mueble de la oficina en $
45,860.00 de los cuales nos pagaron $ 15,860.00 en efectivo y por
la diferencia se concedió crédito
personal.

Julio 10.- Se canceló una letra vencida de la
hipoteca por un valor de $ 206,841.00.

Julio 11.- Se canceló la primera quincena del
presente mes correspondiente a los sueldos y salarios de los
trabajadores $ 63,860.00.

Presentamos acumulativamente todas las transacciones en
el Diario General.

1.2.- ESQUEMA DE LA
JORNALIZACION

A.-DIARIO GENERAL.- Es el principal registro de
entrada original, anteriormente constituía el único
registro de entrada original en la actualidad con cualquier
sistema de registro que utiliza la empresa.

El diario general o jornal general es el eje central del
registro, en el diario se asentaran día por día y
por el orden en que vayan ocurriendo todas las transacciones que
haga el comerciante o empresa, designando el carácter y
las circunstancias de cada operación y el resultado que
produce a su cargo o descargo de modo que cada partida manifieste
quien es el acreedor y quien es el deudor en la
negociación a que se refiere.

El diario general se encargara de los siguientes
registros originales:

• 1. Registro del Estado de Situación
  Inicial.

• 2. Centralización periódica de
  las jornalizaciones del diario columnario de Caja.

• 3. Corrección de errores.

• 4. Asientos de Ajustes.

• 5. Cierre de Cuentas.

• 6. De transacciones mixtas.

Existen varias clases de diarios especiales, entre los
más utilizados anotamos los siguientes:

• a. Diario Caja, Bancos.

• b. Diario de Compras

• c. Diario de Ventas

• d. Diario de Cuentas por Pagar

• e. Diario de Cuentas por Cobrar

De manera general, se realizaran los pases completos al
Mayor General cada fin de mes.

B.-DIARIO DE INGRESOS DE CAJA.- Se utiliza para
el control de los ingresos del efectivo de la empresa,
clasificados en columnas especiales las cuentas que con mayor
frecuencia tienen relación con el débito de la
Cuenta Caja.

Todos los ingresos del efectivo se registraran solo en
este diario. Si utilizaríamos otro diario, como el
general, estaríamos distorsionando el control, lo cual
trae muchas dificultades en la determinación del saldo de
Caja.

El diario de ingresos de Caja tiene relación
directa con los demás registros de entrada original, para
jornalizar los ingresos de dinero en efectivo que recibe la
empresa por una transacción, por citar un ejemplo en la
venta de mercaderías al contado, en el diario de Ventas se
debita Cuentas por cobrar con crédito a ventas, de
inmediato se registra en el diario de ingresos de caja, con
debito en Caja y crédito en Cuentas por Cobrar; cuando en
el diario general se jornaliza una transacción que
signifique ingreso de efectivo se debitara en Cuentas por Cobrar
y se acreditará a la cuenta correspondiente al bien o
servicio entregado, como Devoluciones de Compras, acto seguido en
el diario de ingresos de caja se debita Caja y se acredita a
Cuentas por Cobrar.

C.-DIARIO DE EGRESOS DE CAJA.- Este registro de
entrada original se utiliza para el control de los desembolsos de
efectivo de una empresa, clasificando en columnas especiales
todas las cuentas que tienen mayor movimiento con relación
a la parte del crédito de la cuenta Caja.

El diario de egresos de Caja tiene relación
directa con los demás registros de entrada original. Por
ejemplo, se relaciona con el diario de Compras, ya que en este
registro se contabilizan las compras de mercaderías
debitando la cuenta Compras y acreditando Cuentas por Pagar, si
la compra es de contado, de inmediato se jornaliza en el diario
de egresos de Caja, con debito en Cuentas por Pagar y
crédito en Caja.

D.-DIARIO COLUMNARIO DE CAJA.- Se utiliza para
controlar los ingresos y egresos del efectivo en las empresas de
servicio, se utilizan columnas especiales para cada cuenta
relacionada con los ingresos y egresos de efectivo.

E.-DIARIO REGISTRO DE COMPROBANTES.- Sirve para
contabilizar todos los comprobantes resultantes de las
transacciones que realiza la empresa, ya los relacionados con
ingresos y egresos de efectivo o no por medio de diferentes
columnas controla a las cuentas que intervienen en las
transacciones regulares de la empresa.

1.3.- ASIENTO CONTABLE

Constancia escrita de todas las operaciones
económicas y financieras del negocio, empresa o entidad
para fines ulteriores de información, control y
responsabilidad.

En la práctica significa que todos los registros
de toda operación o hecho de carácter financiero
debe sustentarse en comprobantes o documentos cuyo conjunto
refleje la vida económica y los resultados hasta sus
mínimos detalles por sus valores y naturaleza de cada uno,
de ello todo asiento contable en el libro diario también
llamado libro de entrada original, conlleva la fecha de
transacción, el código o la clasificación de
las cuentas involucradas el concepto y las columnas del Debe y el
Haber en los cuales se registran los valores que
correspondan.

Es la fórmula que interpreta la causa y efecto de
la transacción comercial; se encarga de desdoblar a la
transacción en cuenta o cuentas acreedoras y cuenta o
cuentas deudoras manteniendo el principio de la ecuación
contable.

Estos asientos contables tienen que estar
acompañados de su respectiva fecha, para lo cual
lógicamente se deberá guardar un rígido
orden cronológico de la misma forma que después de
hacer el registro de la cuenta se hará un resumen de la
transacción asentada.

1.3.1.- Partes de un asiento
contable

Los asientos contables se registran en los diarios o
jornales y se componen de las siguientes partes:

• a. Fecha (año, mes,
  día).

• b. Nombre y valores de las cuentas
  deudoras.

• c. Nombre y valores de las cuentas
  acreedoras.

• d. Síntesis de la operación
  comercial.

• e. Numeración del asiento
  contable.

1.3.2.- Grafico del asiento
contable

Ejemplo: Se pagó $ 37,000.00 en efectivo al Dr.
Pericles Urdaneta por un pagare vencido, con ch/. del Banco del
Pacifico.

1.4.- CLASES DE ASIENTOS
CONTABLES

En lo que respecta con el asiento contable el registro o
anotación que se hace de una transacción contable
estos son:

• a. Asientos Simples.

• b. Asientos Compuestos.

• c. Asientos Mixtos.

1.5.- ASIENTOS SIMPLES (CONCEPTO Y
EJEMPLO).

Se denominan asientos simples aquellos que
constan de una cuenta deudora y una cuenta acreedora, por ejemplo
la compra de un mueble para la oficina por un valor de $
78.560,00 al contado.

Muebles de oficina $ 78,560.00

Caja $ 78,560.00

V/de mueble para la gerencia.

ANALISIS.- En esta transacción han
intervenido dos cuentas, por lo tanto se trata de un asiento
simple. La cuenta que recibe el valor se llama Muebles de
oficina; por cuanto se hace una compra de muebles, en cambio la
cuenta acreedora, aquella que entrega el valor es Caja, por
cuanto está saliendo un valor es decir, dinero en
efectivo.

1.6.- ASIENTOS COMPUESTOS (CONCEPTO Y
EJEMPLO).

Son los que constan de dos o más cuentas deudoras
y dos o más cuentas acreedoras. Por ejemplo: se compraron
máquinas para la oficina en $ 120,000.00, se pagó
transporte por un valor de $ 5,000.00. Del valor de la maquina $
80,000.00 se pagaron de contado y por los $ 40,000.00 se
giró una letra de cambio a 180 días con el
intereses del 15% anual, el valor del intereses se cancela de
contado.

Equipos de Oficina $ 180,000.00

Gastos de Transporte $ 5,000.00

Gastos de Intereses $ 3,000.00

Caja $ 88,000.00

Documentos por pagar $ 40,000.00

V/compra de máquinas para el Dpto. de
Contabilidad.

ANALISIS.- En esta transacción nos damos
cuenta claramente que se trata de un asiento compuesto, pues las
cuentas que intervienen: equipos de oficina, gastos de
transporte, gastos de intereses son las que reciben dinero en
efectivo. Mientras que Caja y Documentos por pagar son cuentas
deudoras.

Formula cálculo de intereses:

Cxtxi
_________

T

Reemplazando:

40,000.00x180dsx15%
________________________

360

1.7.- ASIENTOS MIXTOS (CONCEPTO Y
EJEMPLO).

Son aquellos que constan de una cuenta en
el débito y dos o más cuentas en el crédito
o viceversa. Por ejemplo: se adquirió un vehículo
en $ 875,650.00, para la empresa de los cuales $ 275,650.00 se
pagan de contado y por la diferencia se gira una letra a 30
días plazo. No hay recargo de intereses.

Vehículos $ 875,650.00

Caja $ 275,650.00

Documentos por pagar $
600,000.00

ANALISIS.- En esta jornalización ha
intervenido un valor deudor que recibe (vehículos) y dos
valores acreedores (Caja y Documentos por pagar) por lo tanto se
trata de un asiento mixto.

1.8.- RECOMENDACIONES ADICIONALES SOBRE
ASIENTOS CONTABLES.

Es necesario tener presente ciertas recomendaciones
adicionalmente cuando se jornaliza transacciones
comerciales:

• 1. Las hojas del Libro Diario tienen que estar
  enumeradas.

• 2. La primera transacción que se
  jornaliza es el Estado de Situación
  Inicial.

• 3. Cada una de las transacciones jornalizadas
  deben llevar sus respectivos detalles de la operación
  contable efectuada.

• 4. Los asientos contables deben ser enumerados
  en forma ascendente.

• 5. Al pasar de una página a otra se
  traslada a la siguiente página los valores de la
  columna del DEBE y los valores de la columna del HABER y
  así sucesivamente hasta finalizar el proceso de
  jornalización.

• 6. Cuando se reciban valores, estos se
  registraran en la columna del DEBE.

• 7. Cuando se entreguen valores estos se
  registraran en la columna del HABER.

• 8. La compra de mercaderías se
  registraran en la columna del DEBE.

• 9. La venta de mercaderías se
  registraran en la columna del HABER.

• 10. Los gastos que se ocasionan en la empresa
  por cualquier circunstancia que ocurra en el periodo que se
  contabiliza, se registra en la columna del DEBE.

• 11. Los ingresos que obtenga la empresa se
  registraran en la columna del HABER.

Gráficamente se demostraría de la
siguiente manera:

CONCLUSIONES GENERALES

• 1. Los documentos contables constituyen la
  fuente de información financiera.

• 2. Los documentos contables son recibidos,
  analizados, registrados y archivados adecuadamente para
  cualquier información.

• 3. Los registros contables son los elementos
  básicos de la Contabilidad, siendo los principales los
  de entrada original, de clasificación y
  auxiliares.

• 4. El diario general es el registro de entrada
  original centralizador de algunas empresas le utilizan como
  único registro de jornalización.

• 5. Cada asiento contable jornalizado debe
  mantener las cifras reales constantes en el comprobante y con
  una explicación breve del contenido de la
  transacción.

• 6. El valor o valores del débito siempre
  deben ser iguales al valor o valores del crédito en
  cada uno de los asientos jornalizados en el diario general
  los totales serán iguales.

• 7. Si sumamos todos los valores del
  débito y todos los valores del crédito en el
  diario general, los totales serán iguales.

• 8. La utilización de diarios
  múltiples ahorra tiempo y espacio en el registro
  contable.

• 9. Las funciones del diario general son
  limitadas.

• 10. El diario columnario de Caja registra todos
  los movimientos de ingresos y egresos de Caja de la
  empresa.

• 11. Los resultados al final de un periodo son
  los mismos que al utilizar el diario general como
  único registro de entrada original.

• 12. Los registros de entrada original en las
  empresas comerciales simplifican el registro
  contable.

SUMARIO # 2

Mayorización

2.1.-CONCEPTO DE MAYORIZACION.

Esta parte del procedimiento contable que recibe el
nombre de Mayorización no es otra cosa que el traslado de
las transacciones contables que previamente fueron registradas en
el Libro Diario o Jornal o en algún otro registro de
entrada original hasta el libro denominado Mayor.

Consiste en el traslado de las cuentas
jornalizadas en los registros de entrada original hacia el
mayor.

2.1.1.-Concepto de Mayor

Libro básico de Contabilidad en el que se
registra y clasifica el movimiento de las operaciones y
transacciones financieras, mediante la acumulación de los
débitos y créditos de cada cuenta principal con la
determinación del saldo de cada una de ellas.

El mayor se lleva en hojas móviles, fichas o
kardex con la finalidad de facilitar su manejo y ordenarles
según el código y plan de cuentas
adoptadas.

En este ente contable, los registros que se hacen en el
mayor general corresponde a las operaciones financieras que
figuran en los asientos de diario con sus mismos valores y en
orden cronológico como las operaciones se hayan sucedido
con el propósito que a través del Balance de
Comprobación la suma de sus saldos correspondan
exactamente al valor total de los débitos y de los
créditos, trasladados al Mayor con las sumas de las
columnas del DEBE o HABER del diario general, así como la
obtención de los saldos de cada una de las cuentas de
Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Gastos.

La utilización de este libro es de enorme
importancia por cuanto, si únicamente existiera el Libro
Diario para el control contable, el comerciante o la empresa no
podría enterarse del saldo de cada una de las cuentas al
final del proceso contable, por este motivo el Libro Mayor viene
a constituir junto con el Libro Diario la base fundamental sobre
la cual se asienta todo proceso contable que se
realiza.

Es conveniente señalar que antes de trasladar las
cuentas al Libro Mayor previamente debe haber sido registrado en
el Libro Diario.

De la misma manera, a las cuentas ya mayorizadas se las
ha asignado un número, es decir se las ha codificado. El
código lo conservara hasta el final de la actividad
comercial cada una de las cuentas.

Señalando esto podemos decir que el Libro Mayor
es aquel que el negocio o empresa utiliza con la finalidad de
trasladar tanto los valores deudores como acreedores que han sido
previamente registrados (jornalizados) en el Libro Diario para
posteriormente saber cuál es el saldo de cada una de las
cuentas que han intervenido en el proceso contable.

2.1.2. Importancia.-

Las diferentes cuentas contabilizadas en el Diario
General no acumulan valores, se presentan en formas distintas, su
único orden es la fecha, podemos observar en un Diario
General, la repetición de varias cuentas como Caja,
comisiones ganadas, etc., todas con valores diferentes, ninguna
arroja resultados.

Es necesario ordenar de alguna manera los registros que
son de la misma naturaleza y esta clasificación la hace el
Mayor General.

Si la empresa requiere el saldo existente en su cuenta
corriente bancaria, al saldo inicial se suma los depósitos
realizados y se restan los cheques girados obteniéndose el
saldo final.

En Contabilidad los valores jornalizados en el
débito o crédito de una misma cuenta como Caja,
Bancos, muebles de oficina, documentos por pagar, etc., se
registraran en la misma cuenta del Mayor General.

Una de las formas más sencillas de efectuar los
pases del Mayor es representando las cuentas de Mayor por medio
de figuras o esquemas de Mayor llamados también cuentas
"T" por la semejanza que tienen estas figuras con dicha
letra, al pasar los asientos al Mayor utilizando esquemas se
anotan únicamente el número del asiento y la
cantidad que se está cargando o abonando.

Presentamos la forma en que quedaría registrado
en el Mayor el siguiente asiento utilizando esquemas:

Los esquemas del Mayor en los que vamos a registrar en
el asiento anterior son las siguientes:

Como se podrá observar el cargo de $ 50,000.00
que aparece en la cuenta Caja en el asiento se registrara
también en él DEBE de esa misma cuenta en el
esquema del Mayor y el abono por la misma cantidad también
se toma del asiento para anotarlo en el HABER de la cuenta
Capital.

En resumen este es el mecanismo o procedimiento para
pasar al Mayor todos los asientos registrados en el Diario lo que
se encuentra en el HABER de un asiento se registrara en el HABER
del Mayor naturalmente en la cuenta correspondiente, con el
objetivo de totalizar en cada cuenta tanto en él DEBE como
el HABER todas las cantidades que provengan de los asientos, como
consecuencia de las operaciones realizadas.

2.1.3. Contracuenta.

Se llama a la contrapartida. Por ejemplo, al pasar al
mayor un asiento la contracuenta del cargo es el
abono.

Y así, la contracuenta de un abono es el cargo,
de tal manera que al hacer un pase al Mayor cuando se esté
efectuando; la anotación correspondiente a la contracuenta
se escribirá el nombre de la cuenta a la que se haya
abonado.

Ejemplo:

2.2. CLASES DE MAYOR.

El libro mayor se puede clasificar en:

• 1.- Mayor General

• 2.- Mayor Auxiliar

2.2.1. Mayor General.

Se encarga de registrar los valores deudores y
acreedores de las cuentas principales registrados previamente en
el Libro Diario.

Como cuentas principales podemos considerar las
siguientes: Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar, etc.

2.2.2. Mayor Auxiliar

Sirve de ayuda a las cuentas principales con la
finalidad de realizar un control más eficiente.

Si tomamos como ejemplo una cuenta principal, tomemos
Bancos, podemos enterarnos que en muchas empresas se utilizan
cuentas auxiliares para esta cuenta y así tenemos por
ejemplo: que una cuenta auxiliar de Bancos seria Banco Del
Pacifico.

Durante todo el proceso contable esta cuenta
servirá de auxiliar en la cuenta principal de
Bancos.

Registro contable que se realiza en hojas móviles
o kardex, para llevar el movimiento individualizado de las
subcuentas que integran las cuentas colectivas o de control de
primer grado, sus sumas deben coincidir exactamente con las
correspondientes a las cuentas de control o colectivas y con su
saldo. Cuando se utilizan sistemas electrónicos, se
elabora automáticamente a base de códigos tanto
para el Mayor General como para cada auxiliar e ítems. Por
ejemplo:

2.3. ESTRUCTURA DEL LIBRO MAYOR

El Libro Mayor está compuesto de las
siguientes partes:

• a. La fecha del asiento contable que se
  mayoriza tiene que ser igual al Libro Diario por cuanto se
  trata de la misma operación contable que previamente
  fue jornalizada antes de efectuar el traslado al
  Mayor.

• b. Los valores que están ubicados en la
  columna del débito se trasladan al débito del
  Mayor.

• c. Los valores que están ubicados en la
  columna del crédito del Diario se trasladan al
  crédito del Mayor.

• d. Es necesario tener presente además,
  que los valores de los Activos y de los Gastos generalmente
  tienen saldo deudor, en cambio, los valores de los Pasivos,
  Capital, Ingresos tienen saldo deudor.

2.4. CLASES DE RAYADO

Para nuestros conocimientos vamos a demostrar
gráficamente dos clases de rayados que generalmente se
pueden utilizar con mucha facilidad y que son los
siguientes:

UN SOLO FOLIO CON UNA CLASE DE
RAYADO

UN SOLO FOLIO CON DOS CLASES DE
RAYADOS

2.5 PASOS A SEGUIRSE PARA EFECTUAR LA
MAYORIZACION.

El proceso de Mayorización se lo debe efectuar en
una forma ordenada, por lo tanto, es conveniente seguir los
siguientes pasos, los cuales van a permitir realizarlo
eficientemente:

• a. En la parte superior izquierda se ubica el
  nombre de la cuenta que será mayorizada.

• b. En la parte superior derecha del rayado se
  ubicara el código (numero) de la cuenta teniendo
  presente para ello a que grupo pertenece la cuenta
  mayorizada.

• c. Se registra la fecha indicando el
  día, mes y año correspondiente.

• d. En la columna de descripción se
  hará el detalle de la operación contable
  mayorizada si se desea, por cuanto se puede dejar el espacio
  en blanco, pero cuando el registro que se asienta en el Mayor
  proviene del Estado de Situación Inicial, es
  indispensable escribir la palabra Balance Inicial en esta
  columna.

• e. La columna de referencia servirá para
  registrar el número de la página del Diario
  donde se toman los valores para mayorizar.

• f. En la columna del débito estos se
  ubicaran de acuerdo a la clase, se registraran los valores
  que previamente se están registrados en el
  débito del Libro Diario de la misma forma, en la
  columna del crédito se registraran los valores que
  previamente fueron registrados en el haber del Libro
  Diario.

• g. En la columna de saldos estos se ubicaran de
  acuerdo a la clase de saldos que se trate, así por
  ejemplo: si el saldo es deudor se ubicara en la columna del
  saldo deudor, en cambio si el saldo que resulta es acreedor
  se ubicara en la columna del saldo acreedor.

• h. Por último, en la columna de
  referencia del Diario se ubicara el número de la
  cuenta mayorizada a la cual se efectuó el traslado de
  la cuenta jornalizada.

2.6. DIFERENCIAS EXISTENTES ENTRE LIBRO
DIARIO Y LIBRO MAYOR.

Presentan ventajas y desventajas y estas
son las siguientes:

2.7. CODIFICACION DE LAS
CUENTAS.

Del mismo modo que cada uno de nosotros llegamos a la
mayoría de edad, necesitamos como requisito indispensable
para ser considerados como ciudadanos cedularnos, es decir
obtener en el Registro Civil la denominada cedula de
ciudadanía en la cual nos asignan un numero un
número que será invariable hasta el fin de nuestra
existencia, así mismo en el proceso contable a cada una de
las cuentas se les asignara un determinado número que
será invariable en muchos casos de acuerdo a la cuenta que
se trate, aunque en las demás el número que se les
asigne dependerá de la capacidad del negocio, y como
consecuencia de ello de las cuentas que intervengan al inicio del
negocio indicando esto podemos decir que:

CODIFICAR UNA CUENTA no es otra cosa que asignarle un
número determinado a cada una de las cuentas que
intervengan en el proceso contable.

Claro que esta codificación se la puede realizar
utilizando letras o también números y letras a la
vez, el proceso de codificar una cuenta se realizara cuando se va
a efectuar la parte del proceso contable que se conoce con el
nombre de Mayorización.

Para codificar las cuentas se las clasifica por grupos
con el propósito de que este proceso se lo efectué
ordenadamente, por lo tanto, los grupos que utilizaremos en la
codificación son las siguientes:

• a. Cuentas del grupo de Activo.

• b. Cuentas del grupo de Pasivo.

• c. Cuentas del grupo de
  Capital-Patrimonio.

• d. Cuentas del grupo de Ingresos.

• e. Cuentas del grupo de Gastos.

2.7.1. Cuentas del grupo de
Activos.

Para codificar las cuentas que pertenecen al grupo de
Activo, es decir, aquellas que representen valores que son
propiedad de la empresa o comerciante, se les antepone el
número 10 a cada una de estas y se las va
enumerando en forma ascendente, teniendo presente la forma como
estas se pueden convertir en dinero en efectivo lo más
pronto posible.

En este caso la cuenta Caja ocupara
invariablemente el primer lugar, por tratarse de dinero en
efectivo.

Es de indicar que se antepone el # 10 cuando se
trata de cuentas que se emplean en las empresas que ofrecen
servicios, procedemos a codificar las principales cuentas de
Activo.

2.7.2. Cuentas del grupo de
Pasivo.

La codificación de las cuentas que pertenecen a
este grupo, es decir, aquellas obligaciones (deudas)
contraídas por el comerciante o la empresa se la realiza
anteponiéndole a cada una de estas cuentas el # 20,
luego se las va enumerando de acuerdo a como estas tengan que
cancelarse, así tenemos que ubicaremos las cuentas que
pertenecen pagos a corto plazo.

La codificación de las cuentas que pertenecen al
grupo de Pasivo se la realiza de la forma siguiente:

2.7.3. Cuentas del grupo
Capital.

Para codificar las cuentas que pertenecen al grupo de
Capital, es decir el valor del dinero aportado por el comerciante
al inicio de las actividades comerciales, las utilidades que
obtiene en un determinado ejercicio económico, las
utilidades distribuidas, etc.

Se lo realiza anteponiéndole a cada una de las
cuentas el # 30 y posteriormente se las va numerando en
forma ascendente indicando esto, procedemos a codificar las
principales cuentas de Capital.

2.7.4. Cuentas del grupo de
Ingresos.

Las cuentas que pertenecen al grupo de Ingresos se las
codifica anteponiéndole el # 40 y posteriormente se
las va numerando de acuerdo a como estas vayan
apareciendo.

Es de señalar que las cuentas de Ingresos son
valores que ha obtenido el comerciante o la empresa durante el
proceso contable lo cual permitirá obtener ganancias en un
momento dado; estos ingresos son superiores a los gastos
realizados. A continuación codificaremos las principales
cuentas de Ingresos que se pueden utilizar:

2.7.5. Cuentas del grupo de
Gastos.

Las cuentas que pertenecen al grupo de Gastos se las
codifican anteponiéndole el # 50 y luego se las va
enumerando en forma ascendente de acuerdo como estas vayan
apareciendo durante el transcurso del proceso
contable.