Normalización de los documentos de gestión utilizados en el área de planificación y control de proyectos y recursos
INTRODUCCIÓN Es importante tener un sistema de
gestión documental puesto que ayuda a mantener nuestros
documentos centralizados y controlados. Permite un fácil
manejo y almacenamiento de información, búsquedas
rápidas y consultas personalizadas. El Área de
Planificación y Control de Proyectos y Recursos tiene como
objetivo principal planificar, controlar, desarrollar y coordinar
la gestión de Personal, Recursos y Proyectos de
Mantenimiento Mayor, Rehabilitación y Mejoras, logrando
con estas normalizaciones cumplir al cien por ciento con los
proyectos que se ejecutan en la Coordinación.
El Problema Contexto Breve descripción de la
problemática objeto de estudio presente en el Área
de Planificación y Control de Proyectos y Recursos
adscrita a la Coordinación Nacional de Mantenimiento
Operacional de Plantas Hidroeléctricas, de CORPOELEC, con
el fin de definir y formular el problema sobre el cual se basa la
investigación realizada.
El Problema OBJETIVO GENERAL DE LA INVESTIGACIÓN
Normalizar los documentos de gestión utilizados en el
Área de Planificación y Control de Proyectos y
Recursos de CORPOELEC.
Diagnosticar la situación actual en la que se encuentra la
Coordinación Nacional de Mantenimiento Operacional de
Plantas Hidroeléctricas específicamente el
Área de Planificación y Control de Proyectos y
Recursos en cuanto a los procesos de Gestión documental.
Identificar los documentos que existen actualmente en el
Área de Planificación y Control de Proyectos y
Recursos. Determinar cuáles son los documentos necesarios
que se le aplicará la adecuación tomando en cuenta
el modelo de CORPOELEC. Proponer documentos para la nueva
estructura del Área de Planificación y Control de
Proyectos y Recursos. Normalizar los documentos de gestión
necesarios que se utilizarán en el Área de
Planificación y Control de Proyectos y Recursos. El
Problema OBJETIVOS ESPECÍFICOS
JUSTIFICACIÓN El Problema Esta investigación
servirá de ayuda para mejorar la gestión en el
Área de Planificación y Control de Proyectos y
Recursos y así cumplir al 100% con sus objetivos que son
Planificar, Controlar, Coordinar y Desarrollar la Gestión
de los Proyectos de Mantenimiento Mayor, Rehabilitación y
Mejoras Regional.
El Problema DELIMITACIÓN El estudio se llevará a
cabo en la Corporación Eléctrica Nacional
(CORPOELEC), en la Coordinación Nacional de Mantenimiento
Operacional de Plantas Hidroeléctricas,
específicamente en el Área de Planificación
y Control de Proyectos y Recursos, en un período de 16
semanas, con el propósito de realizar las normalizaciones
necesarias a los documentos presentes en esta unidad con el fin
de optimizar el sistema de proceso de gestión
documental.
Situación Actual Dado a los constantes cambios que se han
generado en la estructura organizacional de CORPOELEC, hoy por
hoy la Coordinación de Mantenimiento Operacional de
Plantas Hidroeléctricas, no tiene formalidad en cuanto a
sus procesos y áreas funcionales aguas abajo, hasta tanto
no sea aprobada por la Unidad Corporativa correspondientes la
estructura organizacional propuesta, por ende no cuentan con un
sistema de documentación normalizada y homologada que
cumpla con las necesidades que aborde de manera eficiente y
unificada la planificación, ejecución y control de
las actividades asociadas a los proyectos de Mantenimiento Mayor,
Rehabilitación y Mejoras.
Diagnóstico de la situación actual en la que se
encuentra la Coordinación Nacional de Mantenimiento
Operacional de Plantas Hidroeléctricas,
específicamente el Área de Planificación y
Control de Proyectos y Recursos en cuanto a los procesos de
Gestión documental. Resultados
Diagnóstico de la situación actual en la que se
encuentra la Coordinación Nacional de Mantenimiento
Operacional de Plantas Hidroeléctricas,
específicamente el Área de Planificación y
Control de Proyectos y Recursos en cuanto a los procesos de
Gestión documental. Resultados
Diagnóstico de la situación actual en la que se
encuentra la Coordinación Nacional de Mantenimiento
Operacional de Plantas Hidroeléctricas,
específicamente el Área de Planificación y
Control de Proyectos y Recursos en cuanto a los procesos de
Gestión documental. Resultados
Diagrama Causa-Efecto. Diagnóstico de la situación
actual en la que se encuentra la Coordinación Nacional de
Mantenimiento Operacional de Plantas Hidroeléctricas,
específicamente el Área de Planificación y
Control de Proyectos y Recursos en cuanto a los procesos de
Gestión documental. Resultados
Identificación de todos los documentos que existen
actualmente en el Área de Planificación y Control
de Proyectos y Recursos. Resultados
Determinación de cuáles son los documentos
necesarios que se le aplicará la adecuación tomando
en cuenta el modelo de CORPOELEC. Se presenta un cuadro
comparativo donde se muestra la documentación levantada en
el Área de Planificación y Control de Proyectos y
Recursos Resultados
Documentación levantada de acuerdo a su Unidad
Determinación de cuáles son los documentos
necesarios que se le aplicará la adecuación tomando
en cuenta el modelo de CORPOELEC. Resultados
Documentación levantada de acuerdo a su Unidad
Determinación de cuáles son los documentos
necesarios que se le aplicará la adecuación tomando
en cuenta el modelo de CORPOELEC. Resultados
Documentación levantada de acuerdo a su Unidad
Determinación de cuáles son los documentos
necesarios que se le aplicará la adecuación tomando
en cuenta el modelo de CORPOELEC. Resultados
Propuesta de documentos para la nueva estructura del Área
de Planificación y Control de Proyectos y Recursos. Fueron
levantados un total de 35 documentos, la cual será
utilizada regularmente en las labores cotidianas del Área
de Planificación y Control de Proyectos y Recursos,
facilitando con esto el proceso en cuanto a la
documentación y actividades. Resultados
Formulario Programación de Evaluaciones
Médicas
Formulario Programación de Evaluaciones
Médicas
Instrucción de trabajo para el seguimiento y control de
planes de proyectos de mantenimiento mayor, rehabilitación
y mejoras región Sur
Normalización de los documentos de gestión
necesarios que se utilizarán en el Área de
Planificación y Control de Proyectos y Recursos. Para
estandarizar los documentos es importante seguir los lineamientos
establecidos en el manual de sistema de documentación de
CORPOELEC Los márgenes de la hoja del documento Tipo de
letra es Arial, tamaño (11). En las tablas oscila entre
(9) y (11) El encabezado de todas las páginas internas, a
excepción de la portada Resultados
Encabezado y pie de página de los formularios
Normalización de los documentos de gestión
necesarios que se utilizarán en el Área de
Planificación y Control de Proyectos y Recursos.
Instructivo de llenado El pie de página Resultados
Normalización de los documentos de gestión
necesarios que se utilizarán en el Área de
Planificación y Control de Proyectos y Recursos.
Resultados Portada de los Documentos Normativos Niveles de
Aprobación.
Normalización de los documentos de gestión
necesarios que se utilizarán en el Área de
Planificación y Control de Proyectos y Recursos.
Resultados Para la normalización de Indicadores de
Gestión se debe tener en cuenta los elementos siguientes:
Definición y cálculo. Objetivos. Niveles de
referencia y responsabilidades. 4. Las consideraciones de
gestión. 5. Análisis del indicador. 6.
Información y datos. 7. Reportes. Control de
Revisiones.
CONCLUSIONES Se evidenció que dicha Área necesita
la documentación normalizada para poder llevar a cabo de
manera eficiente las actividades que se realizan en la
cotidianidad, de igual manera requieren la implementación
de indicadores para el seguimiento y control de los proyectos
desarrollados en la Coordinación. El Área utilizaba
como referencia la documentación de la ex-operadora
EDELCA
CONCLUSIONES Se consiguió adecuar instrucciones de trabajo
para la Planificación, Control, Seguimiento y
Ejecución de Proyectos de Mantenimiento Mayor,
Rehabilitación y Mejoras, así como también
se adecuaron formularios e indicadores. Se realizó el
levantamiento en los documentos de gestión utilizados en
el Área de Planificación y Control de Proyectos y
Recursos
RECOMENDACIONES Revisar periódicamente, por lo menos una
vez al año, los documentos Normalizados. Extender esta
propuesta de normalización para que se implemente en todas
las áreas funcionales de la Coordinación. Capacitar
al personal involucrado en los procesos de cada unidad para el
correcto uso de los documentos en conjunto con los lineamientos
de CORPOELEC, con el fin de que estos puedan realizar ajustes y
modificaciones pertinentes a normalizaciones en el futuro.
Sensibilizar al personal para que puedan incorporar sin
resistencia al cambio en su gestión laboral.