Teorificacion de la auditoria financiera gubernamental aplicable en las municipalidades del Perú (página 3)
4. Evaluar la ejecución presupuestaria, proponiendo las modificaciones presupuéstales y transferencias de asignaciones necesarias para el mejor cumplimiento de los objetivos.
Sistema de Racionalización:
1. Programar, ejecutar, coordinar, controlar y evaluar las actividades del sistema de racionalización y ejecutar las acciones para la modernización orgánica funcional.
2. Formular y evaluar los documentos de gestión institucional: Reglamento de Organización y Funciones (ROF), Cuadro para Asignación de personal (CAP), Manual de organización y Funciones (MOF), Manual de Procedimientos (MAPRO), Plan Operativo Institucional (POI), modificarlos y actualizarlos oportuna y periódicamente.
3. Formular, coordinar y efectuar las modificaciones periódicas al Texto Único de Procedimientos (TUPA) de acuerdo a la normatividad vigente.
4. Monitorear y coordinar la expedición de los reglamentos internos que aprueben los órganos de la municipalidad.
5. Desarrollar y ejecutar las acciones de simplificación de los procedimientos administrativos y procesos de trabajo.
6. Elaborar estudios de optimización de los actuales sistemas técnicos y administrativos, así como de los recursos, incorporando y promoviendo la búsqueda continua de resultados de la gestión y calidad total en los servicios que brinda la municipalidad a la ciudadanía
Sistema Nacional de Inversión Pública
1. Programar, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con el proceso del Sistema Nacional de Inversión Pública, aplicando las directivas y normatividad emitidas por la Dirección General de Programación Multianual del sector Público.
2. Asumir las funciones de Oficina de Programación e Inversión (OPI) de la municipalidad y capacitar al personal técnico de las unidades formuladoras (UF-GL).
3. Consolidar el Plan Multianual de Inversión Pública como parte del Plan de Desarrollo Local Concertado.
4. Velar porque cada Proyecto de Inversión Publica (PIP) incluido en el Programa Multianual de Inversión Pública (PMIP) se enmarque en las competencias de la municipalidad, lineamientos de política sectorial y el Plan de Desarrollo Local Concertado de Santa Anita y el correspondiente al Provincial.
5. Evaluar y emitir informes técnicos sobre los estudios de preinversión, así como recomendar la declaración de viabilidad de los PIP que cuenten con estudios aprobados.
6. Aplicar y mantener actualizado la metodología, normas y procedimientos que rigen en la elaboración, monitoreo y control de los proyectos de inversión municipal, en coordinación con la Gerencia de Obras y Desarrollo Urbano y el control presupuestal con la Gerencia de Administración.
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
La Gerencia de Administración, es el órgano de apoyo encargado de planear, dirigir, evaluar y controlar la adecuada administración de los recursos humanos, económico – financieros, materiales, servicios y sistema informático, a través de los sistemas administrativos de personal, abastecimiento, contabilidad, tesorería, informática y estadística acorde con las normas vigentes. La Gerencia de Administración está a cargo de un funcionario de confianza con categoría de Director y con rango de Gerente, quien depende jerárquicamente del Gerente General. Son funciones de la Gerencia de Administración:
1. Planear, dirigir, coordinar, controlar y conducir las actividades de los sistemas de personal, contabilidad, tesorería, abastecimiento y sistema de informática, en concordancia con los dispositivos legales vigentes para los diferentes sistemas administrativos.
2. Establecer, actualizar y proponer normas y directivas para la mejor administración de los recursos financieros, económicos, materiales, humano y otras acciones propias de su competencia.
3. Organizar y disponer la ejecución de las obligaciones y compromisos de pago, así como el control de las cuentas bancarias, de acuerdo a la normatividad vigente.
4. Supervisar las actividades de programación de caja, recepción de ingresos, de ubicación y custodia de fondos, así como la distribución y utilización de los mismos.
5. Mantener estrecha coordinación con la Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Racionalización, en aspectos relacionados con la programación, formulación y evaluación presupuestal.
6. Participar en los procesos de selección para la adquisición de los bienes, servicios y otros, cuando lo convoque la Municipalidad y de conformidad con la normatividad vigente.
7. Suscribir convenios y contratos que se deriven de los procesos de selección de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley Nº 26850, su reglamento y modificatorias.
8. Supervisar la formulación de los estados financieros de la municipalidad y su entrega oportuna, de acuerdo a lo dispuesto por los órganos rectores del sistema nacional de contabilidad y de control.
9. Supervisa la elaboración, aprobación y cumplimiento del plan anual de adquisiciones y contrataciones.
10. Disponer la ejecución del saneamiento físico-legal de los bienes muebles e inmuebles de la municipalidad.
11. Organizar, optimizar y dar cumplimiento a las acciones de personal necesarias para el cumplimiento de la legislación vigente y la adecuada gestión institucional.
12. Disponer la ejecución del inventario físico y el control patrimonial.
13. Supervisar y evaluar la prestación de los servicios de mantenimiento, reparación, reposición de maquinaria y utilización de equipos, ya sean mecánicos y/o electrónicos; así como del mobiliario de la municipalidad.
14. Atender oportunamente los requerimientos de bienes y servicios de las unidades orgánicas de la municipalidad para el cumplimiento de sus objetivos y metas.
15. Participar por delegación en la adquisición de los bienes y prestación de servicios no personales de la municipalidad, y controlar sus modalidades por adjudicación directa, concurso público, licitación pública y otros establecidos por Ley.
16. Resolver en primera instancia administrativa los asuntos de su competencia de acuerdo al texto único de procedimientos administrativos de la municipalidad, emitiendo la resolución gerencial respectiva.
17. Otras funciones que les delegue la alta dirección o que les sean dadas por las normas sustantivas.
La Gerencia de Administración está conformada por los siguientes Subgerencias: Subgerencia de Personal; Subgerencia de Contabilidad; Subgerencia de Tesorería; Subgerencia de Logística y Servicios Generales; Subgerencia del Vaso de Leche y Comedor Popular
SUBGERENCIA DE CONTABILIDAD
La Subgerencia de Contabilidad, es la responsable de registrar la información contable y formular los Estados financieros de acuerdo a las normas emitidas por el órgano rector del sistema. Está a cargo de un funcionario de confianza con categoría de Jefe de Unidad y rango de Subgerente y que depende jerárquicamente del Gerente de Administración. Son funciones de la Subgerencia de Contabilidad:
1. Ejecutar y controlar la aplicación de normas del sistema de contabilidad, de conformidad con las disposiciones emitidas por la Contaduría Pública de la Nación y otros órganos de su competencia.
2. Programar, coordinar, ejecutar, supervisar y evaluar las actividades del sistema de contabilidad gubernamental aplicados a la municipalidad.
3. Establecer y mantener los sistemas, métodos y procedimientos contables para el registro de las operaciones económico-financieros de la municipalidad, teniendo en cuenta los principios de contabilidad, normatividad vigente y cumplir con las normas técnicas de control previstas por el sistema nacional de control.
4. Mantener actualizados los registros contables en los libros correspondientes.
5. Elaborar los estados financieros y presupuestarios trimestrales y anuales de la municipalidad, incluido la memoria de los estados financieros y presentarlos oportunamente para su aprobación en el concejo municipal y a la Contaduría Pública de la Nación
6. Mantener actualizada la contabilidad general efectuando el registro contable de las operaciones financieras y presupuestarias
7. Mantener actualizado y velar por la correcta presentación, veracidad, orden, confidencialidad y seguridad de libros que dispone el sistema nacional de contabilidad.
8. Realizar arqueos sorpresivos y periódicos a los fondos y valores de la municipalidad.
9. Supervisar los procesos de valuación y depreciación del activo fijo.
10. Proporcionar a la Gerencia General la información sobre la situación económica y financiera de la entidad, en forma oportuna cuando la situación lo amerite.
11. Supervisar y coordinar con la Subgerencia de Logística y Servicios Generales la toma de inventarios físicos (activo Fijo y existencias de almacén).
12. Mantener un control adecuado de anticipos de fondos para gastos, y cautelar la apropiada rendición documentada o, devolución de montos no utilizados.
13. Realizar la actividad de control previo de la ejecución de gastos.
14. Organizar, controlar, custodiar, y salvaguardar todo el archivo de los documentos generados debidamente sustentados sobre las operaciones financieras realizadas.
15. Elaborar los estados financieros del Comité de Administración de Fondo de Asistencia y Estimulo.- CAFAE de la municipalidad.
16. Otras funciones específicas que les delegue el Gerente de Administración o que les sean dadas por las normas sustantivas.
SUBGERENCIA DE TESORERÍA
La Subgerencia de Tesorería, es la encargada de captar los ingresos por los diversos conceptos que brinda la municipalidad a la colectividad, así como los que por disposiciones legales le corresponde; y cancelar las obligaciones que la municipalidad contrae. Está a cargo de un funcionario de confianza con categoría de Jefe de Unidad y rango de Subgerente y que depende jerárquicamente del Gerente de Administración. Son funciones de la Subgerencia de Tesorería:
1. Programar, ejecutar y controlar la aplicación de los procesos técnicos establecidos por el sistema nacional de tesorería y toda la normatividad vigente para el manejo de fondos públicos.
2. Centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su manejo, con el objeto de optimizar la liquidez y racionalizar la utilización de los fondos disponibles.
3. Formular la programación de caja, de acuerdo al presupuesto municipal y disponibilidad financiera, en coordinación con la Gerencia de Administración.
4. Preparar los comprobantes de pago y efectuar el giro del cheque para la cancelación de los compromisos contraídos, de acuerdo a las normas y directivas emitidas para tal fin.
5. Informar diariamente a la Alcaldía, Gerencia General, Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Racionalización y a la Gerencia de Administración, sobre los saldos de las cuentas bancarias, así como el movimiento de ingresos y egresos diarios, semanales y mensuales.
6. Administrar y custodiar los fondos de garantía proveniente de espectáculos públicos y otros, las especies valoradas, informando al Gerente de Administración su rendimiento.
7. Organizar, controlar, custodiar, y salvaguardar todo el archivo de los documentos generados, debidamente sustentados sobre las operaciones financieras realizadas.
8. Registrar las operaciones financieras en los libros auxiliares de ingresos (auxiliar de caja), control de desembolsos, especies valoradas y fondos fijos rotatorios de caja chica.
9. Los ingresos que por todo concepto perciba la municipalidad deben ser depositados en cuentas bancarias dentro de las veinticuatro horas siguientes a su recepción.
10. Elaborar las conciliaciones bancarias de todas las cuentas corrientes y de ahorros de la entidad. Previo registro del movimiento de fondos en libro bancos.
11. Cautelar la reposición oportuna de sus fondos fijos rotatorios de caja chica.
12. Implementar medidas de seguridad adecuadas para el giro de cheques, custodia de fondos, valores, cartas fianzas y otros.
13. Otras funciones específicas que les delegue el Gerente de Administración o que les sean dadas por las normas sustantivas.
SUBGERENCIA DE LOGÍSTICA Y SERVICIOS GENERALES
La Subgerencia de Logística y Servicios Generales, es la encargada de programar, coordinar, ejecutar y controlar, el abastecimiento de bienes y prestación de servicios que requieran los órganos de la municipalidad. Está a cargo de un funcionario de confianza con categoría de Jefe de Unidad y rango de Subgerente y que depende jerárquicamente del Gerente de Administración. Son funciones de la Subgerencia de Logística y Servicios Generales:
Área de Adquisiciones
1. Programar, ejecutar y controlar la aplicación de los procesos técnicos del sistema de abastecimiento y demás normas vigentes.
2. Programar, ejecutar y controlar la aplicación de las normas de la ley de contrataciones y adquisiciones del estado.
3. Elaborar el cuadro de necesidades de bienes y servicios formulando el presupuesto valorado y los cuadros de adquisición según lo programado.
4. Programar, coordinar y ejecutar la adquisición y suministro de bienes y prestación de servicios que requieran los órganos de la municipalidad de acuerdo a la normatividad vigente.
5. Presidir el Comité Permanente de adquisiciones de menor cuantía.
6. Tener a su cargo el "Registro de contratos administrativos", asignándole la numeración correlativa correspondiente, de acuerdo a su orden cronológico, archivando copia del mismo.
7. Supervisar y controlar la ejecución de los contratos provenientes de procesos de selección de bienes, servicios y contratos de obras.
8. Elaboración de Órdenes de Compra y de Servicio por cada proceso
9. Elaborar los Cuadros de Información al CONSUCODE y a la Contraloría
10. Mantener al día el registro de los Procesos de Licitación, Concursos, Adjudicaciones Directas y de Menor Cuantía
11. Llevar el control de las Actas de los diferentes procesos de selección
Área de Almacén
12. Dirigir y controlar las operaciones de recepción, registro, entrega, y velar por la conservación de los bienes del Almacén.
13. Mantener actualizado el control de las Tarjetas de Control Visible por cada artículo
14. Realizar, actualizar y controlar, en coordinación con la Subgerencia de Contabilidad, los inventarios físicos de los bienes físicos del Almacén.
15. Elaborar las Notas de Entra al Almacén- NEAS, por las Donaciones y Otros que ingresas al Almacén.
16. Registrar y valorizar los pedidos Comprobantes de Salida –PECOSA
17. Elaborar el control físico valorizado por medio de las Tarjetas Kardex
Área de Mantenimiento y Servicios Generales
18. Planear, dirigir, y controlar los servicios auxiliares de limpieza, gasfitería, carpintería, electricidad y otros de los locales municipales.
19. Administrar, disponer y controlar los servicios de mantenimiento de las instalaciones de los locales municipales.
20. Organizar, programar, efectuar y supervisar las labores de mantenimiento preliminares y evaluaciones técnicas permanentes de las unidades vehiculares (livianos y pesados) además de los equipos y maquinarias de propiedad de la municipalidad.
21. Mantener el servicio operativo de la maquinaria y equipos para el desarrollo de sus actividades.
22. Establecer los controles que garanticen el buen uso de las unidades de transporte de propiedad de la municipalidad.
23. Llevar el control de consumo de combustibles por los diferentes vehículos de la Entidad
Área de Control Patrimonial
24. Supervisar, administrar, controlar, registrar y cautelar el patrimonio mobiliario de la institución, así como proporcionar los documentos y las instrucciones técnicas necesarias para el cumplimiento de los fines.
25. Mantener en custodia el archivo de los documentos fuente que sustenten el ingreso, baja y transferencia de los bienes de la municipalidad.
26. Actualizar el valor de la tasación de los bienes muebles que forman parte del patrimonio mobiliario de la institución, para los trámites de disposición de los mismos y en concordancia con las disposiciones legales vigentes.
27. Aprobar el Alta y la Baja de los bienes propiedad de la Municipalidad, además de tramitar las solicitudes de bajas y venta de bienes patrimoniales de la Municipalidad.
28. Planear, ejecutar y supervisar los procesos de codificación, valorización, depreciación, reevaluación, bajas y altas del inventario físico.
29. Realizar, actualizar y controlar en coordinación con la Subgerencia de Contabilidad, los inventarios físicos de los Bienes patrimoniales (bienes de activo fijo, culturales y Otros) de la Municipalidad.
30. Controlar y actualizar el Margesí de Bienes de la Municipalidad conforme lo dispone la Ley Orgánica de Municipalidades y Normas Vigentes.
31. Otras funciones específicas que les delegue el Gerente de Administración o que les sean dadas por las normas sustantivas.
SUBGERENCIA DEL PROGRAMA VASO DE LECHE
La Subgerencia del Programa Vaso de Leche: es el órgano encargado de ejecutar los planes, programas y decisiones del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, ejerciendo su Secretaría Técnica. Esta a cargo de un funcionario de confianza con categoría de Jefe de División y rango de Subgerente que depende jerárquicamente del Gerente de Administración. La Subgerencia del Programa Vaso de Leche tiene las siguientes funciones:
1. Programar, planificar, organizar, dirigir, ejecutar y controlar las actividades técnicas y administrativas del Programa en concordancia con las políticas establecidas y demás dispositivos y normas legales vigentes, en coordinación con el Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche.
2. Coordinar con el Comité de Administración de acuerdo a lo estipulado en el Art. 2° de la ley 27470, en las actividades de selección de beneficiarios, distribución de los productos o insumos, la actualización de los padrones y la evaluación de los mismos.
3. Participar en las reuniones del Comité de Administración y ejecutar sus acuerdos.
4. Proponer al Comité de Administración, sistemas y mecanismos administrativos para la correcta ejecución y control de las actividades inherentes a su función.
5. Proponer al Comité de Administración, el proyecto de presupuesto del Programa y coordinar con los demás órganos la asignación de recurso para la ejecución de acciones según los objetivos y políticas establecidas.
6. Representar administrativamente al Programa en las acciones materia de su competencia.
7. Dirigir, coordinar y controlar el uso racional de los recursos materiales, económicos y/o prestación de servicios para el eficaz y eficiente cumplimiento de metas y objetivos.
8. Ejecutar los estudios de costos de los insumos y de operación, que genera la atención del programa, precisando las respectivas fuentes de financiamiento.
9. Clasificar, controlar y mantener actualizado el padrón de los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche.
10. Velar por la seguridad e higiene en el almacenamiento de los alimentos del Programa.
11. Planificar y organizar el requerimiento de alimentos, de acuerdo a las directivas emitidas con tal fin.
12. Recepcionar y controlar los alimentos de acuerdo a las directivas y normas vigentes.
13. Elaborar el programa calendarizado de la distribución a los beneficiarios.
14. Elaborar informes semanales de la cantidad y calidad de los alimentos recepcionados del proveedor y su distribución a los beneficiarios.
15. Otras funciones específicas que les delegue el Gerente de Administración o que les sean dadas por las normas sustantivas.
GERENCIA DE RENTAS
La Gerencia de Rentas, es el órgano de apoyo encargado de planear, organizar, dirigir, supervisar y controlar los procesos de registro, acotación, recaudación y fiscalización de las rentas municipales, así como el de proponer las medidas sobre política tributaria y de simplificación y reestructuración del sistema tributario municipal. La Gerencia de Rentas está a cargo de un funcionario de confianza con categoría de Director y rango de Gerente, quien depende jerárquicamente del Gerente General. Son funciones de la Gerencia de Rentas:
1. Planear, dirigir, normar, coordinar y controlar las acciones referidas a la recaudación tributaria municipal.
2. Proponer Proyectos que creen, modifique, complementen y optimicen la recaudación tributaria, de acuerdo a ley.
3. Proponer normas y procedimientos para el control de las rentas municipales.
4. Elaborar e implementar directivas para la conciliación periódica de ingresos captados con la Subgerencia de Tesorería, Ejecutoría Coactiva y Subgerencia de Informática y Estadística.
5. Formular la estimación de ingresos para el anteproyecto y proyecto del presupuesto de la municipalidad y remitirlo a la Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Racionalización.
6. Supervisar el cumplimiento de las ordenanzas y otros dispositivos legales vigentes en materia tributaria.
7. Informar a la Gerencia General, Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Racionalización; y Gerencia de Administración sobre los ingresos captados, evaluando su comportamiento, de acuerdo con los planes y metas establecidos.
8. Supervisar la actualización del cuadro de tasas, derechos, y tributos por bienes y servicios.
9. Resolver en primera instancia administrativa los asuntos de su competencia, emitiendo la resolución gerencial respectiva.
10. Elaborar las propuestas normativas cuya implementación sean necesarias para un mejor cumplimiento de sus fines y que deben ser aprobados por resolución de alcaldía, decreto de alcaldía ú ordenanza.
11. Emitir directivas para la mejor implementación y control de las actividades a su cargo.
12. Otras funciones específicas que les delegue la alta dirección o que les sean dadas por las normas sustantivas.
La Gerencia de Rentas para el cumplimiento de sus funciones está conformada por las siguientes Subgerencias: Subgerencia de Administración Tributaria; Subgerencia de Control y Recaudación; Subgerencia de Fiscalización Tributaria; Subgerencia de Comercialización y Licencias; Ejecutoria Coactiva.
ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
La Subgerencia de Administración Tributaria está a cargo de un funcionario de confianza con categoría de Jefe de Unidad y rango de Subgerente que depende jerárquicamente del Gerente de Rentas y sus funciones son:
1. Programar, dirigir, ejecutar, coordinar y controlar las actividades de administración tributaria relacionado con la emisión anual de tributos.
2. Llevar el control y registro de contribuyentes, así como la estadística por tipo de Declaración Jurada.
3. Otorgar constancias certificadas de los registros a su cargo.
4. Clasificar y mantener actualizado el archivo de las declaraciones juradas y otros documentos relacionados con el Registro de contribuyentes.
5. Elaborar y administrar los padrones de contribuyentes por cada tributo, con la información detallada, actualizándola periódicamente en coordinación con la Subgerencia de Informática y Estadística.
6. Elaborar y organizar la distribución de formatos de carácter tributario, coordinando con el área pertinente.
7. Elaborar los informes técnicos que sustenten las ordenanzas en materia tributaria.
8. Dar cumplimiento a las normas legales y municipales relacionadas con la administración de los tributos municipales.
9. Formular las liquidaciones correspondientes de los tributos municipales y notificar a los contribuyentes;
10. Administrar la emisión, distribución de los tributos municipales.
11. Aplicar las sanciones previstas en el código tributario y demás normas legales y municipales.
12. Asesorar, revisar y emitir opinión sobre los asuntos y proyectos a ejecutar en materia tributaria.
13. Orientar personalizadamente a los contribuyentes sobre sus deudas tributarias, declaraciones juradas y trámites de su competencia contenidos en el texto único de procedimientos administrativos (TUPA).
14. Proyectar resoluciones que atiendan la solicitud de los contribuyentes en materia tributaria, y el informe técnico correspondiente.
15. Otras funciones específicas que les delegue el Gerente de Rentas o que les sean dadas por las normas sustantivas.
SUBGERENCIA DE CONTROL Y RECAUDACIÓN
La Subgerencia de Control y Recaudación está a cargo de un funcionario de confianza con categoría de Jefe de Unidad y rango de Subgerente que depende jerárquicamente del Gerente de Rentas y sus funciones son:
1. Programar, ejecutar, coordinar y controlar la gestión de cobranza ordinaria de los valores que recepcione y emita, así como su registro, teniendo como objetivo la reducción del índice de morosidad.
2. Emitir los recibos y otros documentos de cobranzas de los tributos y derechos que se acoten.
3. Llevar el control de los recibos entregados para su cobranza y de las cobranzas por concepto de multas, espectáculos públicos no deportivos, impuesto predial y otros.
4. Controlar la ejecución presupuestaria de ingresos emitiendo los informes de gestión para la toma de decisiones.
5. Realizar gestión de cobranza ordinaria de acuerdo a lo normado por el código tributario, Ley N° 27444 y ordenanzas aprobadas.
6. Efectuar y controlar los fraccionamientos de deuda celebrados por los contribuyentes.
7. Elaborar el informe técnico respecto a la compensación por pagos en exceso o indebido, aso como por prescripción de deuda que soliciten los contribuyentes y su correcta aplicación.
8. Efectuar el control sobre la cobranza que realizan los recaudadores del parqueo vehicular y el arbitrio de limpieza pública al comercio informal.
9. Remitir valores para su cobranza a Ejecutoría Coactiva y llevar el control de los mismos.
10. Proponer, organizar y supervisar el proceso de quiebre y baja de valores.
11. Proponer políticas tributarias y alternativas para mejorar los ingresos de la municipalidad.
12. Elaborar el cuadro diario de ingresos que administra la Gerencia de Rentas.
13. Otras funciones específicas que les delegue el Gerente de Rentas o que les sean dadas por las normas sustantivas.
SUBGERENCIA DE FISCALIZACIÓN TRIBUTARIA
La Subgerencia de Fiscalización Tributaria está a cargo de un funcionario de confianza con categoría de Jefe de Unidad y rango de Subgerente que depende jerárquicamente del Gerente de Rentas y sus funciones son:
1. Programar, organizar, coordinar, ejecutar y supervisar las acciones de fiscalización tributaria destinados a detectar y sancionar a los contribuyentes omisos y evasores, subvaluaciones e irregularidades en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.
2. Programar periódicamente acciones de fiscalización posteriores referente a la presunción de veracidad en la información declarada, conforme a lo dispuesto por el código tributario, y contribuyentes que gozan de beneficios tributarios.
3. Emitir Resolución de determinación y resolución de multa por tributos municipales y remitir los valores consentidos a las Subgerencias de Administración Tributaria para la actualización de la base de datos y a la Subgerencia de Control y Recaudación para la cobranza.
4. Efectuar las acciones de fiscalización a los espectáculos públicos no deportivos y juegos (bingos, rifas, sorteos y similares), a fin que se formule la liquidación tributaria para el pago del impuesto correspondiente.
5. Revisar las declaraciones juradas y otros documentos tributarios para determinar la correcta aplicación de los dispositivos tributarios en coordinación con las Subgerencias de Administración Tributaria y Control y Recaudación.
6. Atender y resolver las solicitudes y expedientes sobre reclamos tributarios relacionados a las funciones de su competencia.
7. Requerir información a las entidades públicas o privadas para efectuar la fiscalización relacionada con el cumplimiento de las obligaciones tributarias de los contribuyentes.
8. Proponer a la Gerencia de Rentas la formulación de proyectos de resolución de reclamaciones de expedientes relacionados a los procesos de fiscalización y/o denuncias y demás de su competencia.
9. Otras funciones específicas que les delegue el Gerente de Rentas o que les sean dadas por las normas sustantivas.
Marco conceptual de la investigación
CONCEPTOS DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
CONTROL INTERNO PREVIO, SIMULTÁNEO Y POSTERIOR:
El sistema de control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo, simultáneo y posterior.
El control interno previo y simultáneo compete exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores públicos de las entidades como responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes, sobre la base de las normas que rigen las actividades de la organización y los procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones empresariales, los que contienen las políticas y métodos de autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección.
El control posterior es ejercido por los responsables superiores del servidor o funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de las disposiciones establecidas, así como por el órgano de control empresarial según sus planes y programas anuales, evaluando y verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos y bienes del Estado, así como la gestión y ejecución llevadas a cabo, en relación con las metas trazadas y resultados obtenidos. Es responsabilidad del Titular de la entidad fomentar y supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas, propendiendo a que éste contribuya con el logro de la misión y objetivos de la entidad a su cargo. El Titular de la entidad está obligado a definir las políticas empresariales en los planes y/o programas anuales que se formulen, los que serán objeto de las verificaciones.
Se entiende por control externo razonable el conjunto de políticas, normas, métodos y procedimientos técnicos, que compete aplicar a la Contraloría General uotro órgano del Sistema por encargo o designación de ésta, con el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión, la captación y el uso de los recursos y bienes del Estado. Se realiza fundamentalmente mediante acciones de control con carácter selectivo y posterior. En concordancia con sus roles de supervisión y vigilancia, el control externo podrá ser preventivo o simultáneo, cuando se determine taxativamente por la Ley del Sistema Nacional de Control o por normativa expresa, sin que en ningún caso conlleve injerencia en los procesos de dirección y gerencia a cargo de la administración de la entidad, o interferencia en el control posterior que corresponda. Para su ejercicio, se aplicarán sistemas de control de legalidad, de gestión, financiero, de resultados, de evaluación de control interno u otros que sean útiles en función a las características de la entidad y la materia de control, pudiendo realizarse en forma individual o combinada. Asimismo, podrá llevarse a cabo inspecciones y verificaciones, así como las diligencias, estudios e investigaciones necesarias para fines de control.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO RAZONABLE:
El sistema de control interno razonable, es un proceso integral efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una entidad, diseñado para enfrentar a los riesgos y para dar seguridad razonable de que, en la consecución de la misión de la entidad, se alcanzarán los siguientes objetivos gerenciales: Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las operaciones de la entidad, así como la calidad de los servicios públicos que presta; Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de pérdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, así como, en general, contra todo hecho irregular o situación perjudicial que pudiera afectarlos; Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y a sus operaciones; Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información; Fomentar e impulsar la práctica de valores empresariales; y, Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos de rendir cuentas por los fondos y bienes públicos a su cargo o por una misión u objetivo encargado y aceptado.
El control eficaz es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, organización, procedimientos y métodos, incluyendo las actitudes de las autoridades y el personal, organizadas e instituidas en cada entidad del Estado, para la consecución de los objetivos empresariales que procura. Los componentes están constituidos por: i) El ambiente de control, entendido como el entorno organizacional favorable al ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas para el funcionamiento del control interno y una gestión escrupulosa; ii) La evaluación de riesgos, que deben identificar, analizar y administrar los factores o eventos que puedan afectar adversamente el cumplimiento de los fines, metas, objetivos, actividades y operaciones empresariales; iii) Las actividades de control gerencial, que son las políticas y procedimientos de control que imparte el titular o funcionario que se designe, gerencia y los niveles ejecutivos competentes, en relación con las funciones asignadas al personal, con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad; iv) Las actividades de prevención y monitoreo, referidas a las acciones que deben ser adoptadas en el desempeño de las funciones asignadas, con el fin de cuidar y asegurar respectivamente, su idoneidad y calidad para la consecución de los objetivos del control interno; v) Los sistemas de información y comunicación, a través de los cuales el registro, procesamiento, integración y divulgación de la información, con bases de datos y soluciones informáticas accesibles y modernas, sirva efectivamente para dotar de confiabilidad, transparencia y eficiencia a los procesos de gestión y control interno empresarial; vi) El seguimiento de resultados, consistente en la revisión y verificación actualizadas sobre la atención y logros de las medidas de control interno implantadas, incluyendo la implementación de las recomendaciones formuladas en sus informes por los órganos del Sistema Nacional de Control (SNC); vii) Los compromisos de mejoramiento, por cuyo mérito los órganos y personal de la administración empresarial efectúan autoevaluaciones para el mejor desarrollo del control interno e informan sobre cualquier desviación deficiencia susceptible de corrección, obligándose a dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones que se formulen para la mejora u optimización de sus labores.
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:
Para la evaluación del sistema de control interno, de cualquier empresa o Entidad, a fin de evaluar su situación actual y de acuerdo con sus resultados proceder a tomar los reconocimientos, alternativas y producir las recomendaciones que lleven al mejoramiento continuo del sistema, que se está aplicando en la fecha de la evaluación en la empresa, utilizando herramientas, que indiscutiblemente beneficiarán en general a los funcionarios, jefes de áreas así como de toda la Entidad y sus usuarios externos, en el futuro inmediato. La metodología se basará técnicamente en la utilización de planillas, con sus principios, reglas, normas, procedimientos, sistemas, manuales, cuestionarios y calificaciones, con las cuales se puede evaluar la empresa en su conjunto, sus unidades, sus actividades, en una fecha o período determinado, según diseño que se describe en el presente documento, para lo cual se utilizará los siguientes herramientas: El muestreo estadístico como técnica de control; método de cuestionario o preguntas; método narrativo o de prosa; método grafico.
MUESTREO ESTADÍSTICO COMO TÉCNICA DE CONTROL:
En el proceso de la evaluación del sistema de control interno, así como en aplicaciones de las distintas auditorias, interventorías y monitorias, etc. el evaluador o el auditor debe revisar altos volúmenes de documentos, por esto se hace necesario y es de obligatorio cumplimiento la utilización del método selectivo, usando técnica y científicamente las estadísticas, según el caso, para lo cual se deberá preparar previamente los programas y pruebas respectivas, mediante el sistema propiciado por la ciencia Estadística, logrando que los resultados de la evaluación sea confiable y oportuna con unas que conclusiones lógicas y reales, dentro de la determinadas operaciones de control, con criterio analítico y profesional. Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y sobre su representatividad el evaluador o auditor tiene el recurso del muestreo estadístico, para lo cual debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones: i) La muestra seleccionada o grupo de elementos o documentos debe ser representativa frente al total del conjunto; ii) El tamaño de la muestra varía de manera proporcional e inversa respecto a la calidad del Sistema de Control Interno y sus elementos; iii) El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo, detallado y profundo para poder hacer que las conclusiones sean adecuadas y confiables; iv) Siempre habrá un riesgo latente y más cuando la muestra no sea representativa y por lo tanto dependerá del buen criterio profesional del evaluador.
MÉTODO DE CUESTIONARIO O PREGUNTAS PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:
Consiste en la evaluación con base a preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las distintas áreas bajo examen. Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá una evidencia que deberá constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si los controles operan tal como fueron diseñados. La aplicación de cuestionarios ayuda a determinar las áreas críticas de una manera uniforme.
MÉTODO NARRATIVO O DE PROSA PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:
Consiste en la descripción hecha por los funcionarios, como producto de entrevistas, encuestas, tanto escritas como verbales, detallada los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno y sus elementos, para las distintas áreas de la Entidad, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.
MÉTODO GRAFICO PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:
Consiste en revelar o describir la estructura orgánica de las áreas y de los procedimientos utilizando gráficas, símbolos convencionales, flujogramas etc. Con sus explicaciones que den una idea completa y correcta de los procedimientos de la empresa, con las siguientes ventajas: Identifica la ausencia de controles financieros, operativos y de gestión; Permite una visión panorámica de las operaciones o de la Entidad; Identifica desviaciones de procedimientos y de las normas; Identifica procedimientos que sobran o que faltan o partes dentro de los mismos y sus normas; Facilita el entendimiento de las recomendaciones del evaluador y su aplicabilidad sobre asuntos contables o financieros, operativos, normativos y técnicos.
EL SISTEMA DE CONTROL COMO UN CONJUNTO:
El sistema de control interno es el conjunto de órganos de control, normas, métodos y procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada. Su actuación comprende todas las actividades y acciones en los campos administrativos, presupuestal, operativo y financiero de las entidades y alcanza al personal que presta servicios en ellas, independientemente del régimen que las regula. El Sistema está conformado por el ente técnico rector; todas las unidades orgánicas responsables de la función de control gubernamental; las sociedades de auditoría externa independientes, cuando son designadas y contratadas, durante un período determinado, para realizar servicios de auditoría en las entidades. El sistema de control interno consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes. El control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente.
HOJA DE COMPRENSIÓN DE LAS OPERACIONES DE LA ENTIDAD AUDITADA:
La hoja de trabajo para la comprensión de operaciones de la entidad a auditar es un documento o papel de auditoría que permite recopilar información general de la empresa para que el equipo de auditoría se forme una idea sobre el cliente y a partir de allí formule el cuestionario de evaluación del control interno, el memorando de planeamiento y los programas de auditoría. En la medida que se recopile la mayor cantidad de información y esta se verosímil es mejor para llevar a cabo la auditoría financiera. Esta hoja es un documento elemental, sin lo cual no se tendría elementos para llevar a cabo la auditoria. Como es de entender es un documento que se formula al inicio del trabajo de auditoría y permite tener una comprensión adecuada del todo el acontecer de la empresa a auditar. Esta hoja puede tener muchas o pocas secciones. Lo más común es que tenga al menos las siguientes diez secciones para reunir la información mínima indispensable para llevar a cabo el trabajo de auditoría:
SECCIÓN 1: INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD: Normas legales; Actividades principales; Ubicación; Capital Social; Directorio; Estructura orgánica de la entidad; principales líneas de autoridad de la entidad; Situación financiera de la entidad; Planeamiento de las actividades de la entidad:
SECCIÓN 2: OPERACIONES: Sector en donde opera; Naturaleza de sus actividades, incluyendo sus métodos de operación; Principales servicios o productos; Factores no usuales que afectan a la entidad; Modalidad de venta y políticas de comercialización en caso sea aplicable; Principales clientes de la entidad; Contratos significativos; Proveedores principales; Adquisiciones importantes contratadas y contratos futuros (incluyen contratos significativos y montos)
SECCIÓN 3: ESTRUCTURA FINANCIERA; Acreedores principales; Contratos de arrendamiento financiero: Empresas Bancarias.
SECCIÓN 4: PERSONAL: Estructura del Personal; Política de remuneraciones, selección de personal, ascensos y entrenamiento personal; Calificaciones y competencias del personal clave de la entidad; Rotación del personal clave
SECCIÓN 5: POLÍTICAS CONTABLES: Políticas contables significativas establecidas por la entidad (principios de contabilidad generalmente aceptados y practicas contables); Principales hallazgos de auditoria del año anterior
SECCIÓN 6: EXPECTATIVAS DE LA ENTIDAD: Expectativas del sector en el que opera; Resultados financieros y de operación, tendencia en el año en curso y perspectivas para el futuro; Expectativas de la auditoria; Otras preocupaciones importantes
SECCIÓN 7: OTROS ASUNTOS: Litigios vigentes; Asesores legales y tributarios, según los casos; Publicaciones recientes, o notas de prensa sobre las actividades ejecutadas por la entidad; Función de auditoría interna
SECCIÓN 8: FACTORES EXTERNOS: Crisis económica, crisis financiera, inflación internacional, recesión internacional, depresión internacional; competencia internacional; nuevos mercados internacionales, convenios, acuerdos, etc.
SECCIÓN 9: RIESGOS IDENTIFICADOS DURANTE EL CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD: Control de personal, control de activos, documentos normativos, negligencia, etc.
SECCIÓN 10: SISTEMA DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADA –AMBIENTE SIC: Hardware, software y seguridad informática.
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:
El cuestionario es un documento o papel de trabajo que será preparado para asistir al personal de auditoría en la determinación de la eficiencia del sistema de control interno establecido por la empresa y no tiene el propósito de cubrir todos los aspectos o situaciones específicas de cada cliente.
El cuestionario debe modificarse en las secciones en las que existan preguntas específicas aplicables a la empresa en particular, insertando estas preguntas al cuestionario.
Los espacios previstos para las respuestas deben contestarse con "SI – NO – N/A "y en su caso con otras marcas y/o referencias que se crea convenientes.
Las preguntas deben ser preparadas para que en caso de respuestas negativas (NO), estas deban influir al considerar si se siguen procedimientos alternativos por el cliente y en su caso tener en cuenta estas respuestas para la aplicación y/o modificación de los procedimientos de auditoría (oportunidad y alcance).
La contestación del cuestionario no es suficiente para evaluar el control interno, por lo que deberá completarse con "Graficas de flujo", "Narrativos", etc. De las principales operaciones de la empresa y verificar por pruebas (cumplimiento) que realmente se están siguiendo en la práctica los procedimientos indicados en las respuestas a este cuestionario.
Al término de cada sección se deberá indicar si el control interno a juicio del auditor es "ALTO- MODERADO O BAJO" y también se deberán presentar en su caso los comentarios sobre las áreas o elementos del control interno que muestren mayores deficiencias, que den las bases para la aplicación de procedimientos específicos y adicionales de auditoría, su alcance y oportunidad, si el espacio previsto no es suficiente efectuar las anotaciones en una página anexa o detrás del propio cuestionario. El cuestionario debe ser contestado por el auditor encargado y revisado completamente por el supervisor o gerente de la auditoría. Para exámenes subsecuentes este cuestionario deberá ser actualizado y modificado según corresponda. Son objetivos de su estudio: 1. Verificación de que los estados financieros han sido preparados con base en los libros de contabilidad. 2. Determinación de la importancia o significación relativa de los conceptos que forman los estados financieros sujetos a examen. 3. Verificación de la normalidad de las variaciones habidas en los distintos conceptos que forman los estados financieros de una fase (etapa) a otra del examen. 4. Determinación de la posición de la compañía en monedas extranjeras y verificación de que en el estado de posición financiera se señalan todos aquellos derechos importantes adquiridos y obligaciones contraídas liquidables en monedas extranjeras, así como determinación de su correcta conversión y valuación. 5. Verificación de la adecuada presentación de los elementos que componen los estados financieros (NIIF´s).
CARTA DE RECOMENDACIONES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:
La carta de recomendaciones para el control interno, es un documento que contiene una serie de sugerencias para que la empresa auditada mejore el control interno en relación con los recursos humanos, financieros y materiales; procesos, procedimientos y técnicas de operación. Al respecto; durante todo el desarrollo del trabajo de auditoría, tanto en la fase de planificación como en la ejecución final del trabajo, podemos detectar deficiencias en los sistemas de control interno de la empresa o en los sistemas administrativos y de contabilidad. Es fundamentalmente en la fase de planificación inicial, cuando se pone mayor empeño en el conocimiento del negocio de la empresa y evalúa los riesgos, donde se detecta los principales problemas de control interno que puede tener la entidad. Estas deficiencias detectadas, se podrán contrastar durante la fase de desarrollo del trabajo de auditoría. Si se detecta que la empresa tiene alguna deficiencia de este tipo, se utiliza la carta de recomendaciones para darle las pautas encaminadas a la resolución de sus deficiencias.
La carta de recomendaciones para el control interno, es un servicio al cliente por parte de la empresa de auditoría. Muchas empresas están pensando en que además de facilitarles un informe sobre sus cuentas anuales, que los auditores les propongan soluciones prácticas aplicables para el mejor desarrollo futuro de sus sistemas de información. La carta de recomendaciones no es un memorándum de "cosas mal hechas". Una carta de recomendaciones no debe ser crítica sino constructiva, y por tanto es una ayuda a la empresa para mejorar los procedimientos ya existentes o implantar los no existentes. La carta de recomendaciones de control interno es una obligación de acuerdo a las normas técnicas de auditoría.
De acuerdo a la Norma Técnica sobre la Obligación de comunicar las debilidades de control interno, el auditor, cuando realiza una auditoría tiene la obligación de comunicar exclusivamente a la Dirección, al Comité de auditoría en su caso, o cuando el auditor lo considere conveniente a los administradores, las debilidades significativas identificadas en el sistema de control interno durante el curso de su trabajo. También podrá optativamente, comunicar sugerencias constructivas para mejorar dicho control, si bien la responsabilidad de su implantación será de la entidad. Además dicha comunicación debe ser realizada por el auditor en un tiempo razonable después de la terminación de la auditoría. Dado que el estudio y la evaluación del sistema de control interno puede realizarse durante una visita preliminar y debido a los posibles efectos de las debilidades significativas identificadas, el auditor de cuentas podría considerar necesario realizar tal comunicación en una fecha anterior a la terminación de su trabajo. Al preparar la carta de recomendaciones, se debe asegurar de que aquellos comentarios que hacemos a la empresa están perfectamente soportados en los papeles de trabajo correspondientes. No recomendamos a la empresa un aspecto que no se ha puesto de manifiesto en el desarrollo de nuestro trabajo y que simplemente hemos oído algún comentario negativo al respecto. A través de la carta de recomendaciones se propone mejoras significativas. Se debe evitar aquellos comentarios que pensamos que no aportan una mejora sustancial para la entidad.
A la entidad le interesan las recomendaciones que traten de evitar errores sistemáticos. Por ejemplo, si en una aplicación de ventas observamos que los Comprobantes de salida – entrega de mercancías no son firmados nunca por la empresa o por el transportista, se produce un fallo sistemático, que puede ser objeto de recomendación. Sin embargo, si este mismo hecho se produce en un caso aislado por descuido involuntario, deberíamos plantearnos si es objeto de recomendación o no. En la carta de recomendaciones no se propone recomendaciones sin sentido. Se debe tener un buen conocimiento de los sistemas de la empresa, que nos permita proponer soluciones válidas y no recomendaciones que no tienen sentido en el contexto de la empresa. A la entidad auditada, le interesa lo que proponemos, porque son soluciones a sus problemas. Hay ocasiones en que pensamos en una buena recomendación para solucionar la deficiencia detectada. Sin embargo, si la aplicación de las sugerencias es más costosa que los resultados que se pueden obtener de ellas son mejor no hacerlas. Por tanto debemos tener presente qué espera la entidad del servicio de auditoría y enfocar nuestro esfuerzo hacia soluciones que a la entidad le interesan.
RETROALIMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
La retroalimentación del sistema de control interno es una actividad que puede convertirse en una herramienta de mejora sumamente importante, incluso en una ventaja competitiva del sistema más importante de las empresas. La retroalimentación del sistema de control interno es para mejorar sus componentes, es para darle dinamicidad, correlación y obtener mejores resultados; en ese sentido requiere retroalimentación el ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación, supervisión, seguimiento de resultados y el compromiso de mejora permanente.
El sentido original de la retroalimentación es compartir con una persona o un grupo de ellas, las sugerencias, preocupaciones y observaciones identificadas en algún acto o proceso con el fin de mejorar su funcionamiento. Es por ello que el también llamado "feed back" es excelente para eliminar errores, fallas y vicios en los equipos de trabajo, las personas y organizaciones enteras. A pesar de ello muchas empresas han dejando a un lado la realización de esta práctica. Simplemente no tienen por costumbre revisar y analizar las formas en que se trabaja. Ya sea porque evitan afrontar a sus colaboradores; han tenido experiencias negativas ante implementaciones erróneas de retroalimentación o simplemente porque no se dan el tiempo para hacerlo. En estas instituciones es común que se repitan los mismos errores, ya sea por la misma persona o por alguien más. También encontramos que las cosas siempre se hacen de la misma forma, pero no porque posean un sistema operativo efectivo, sino debido a que carecen de innovación. En estos casos la falta de comunicación y asertividad se convierten en una banda transportadora como las del equipaje de los aeropuertos, sólo que en lugar de que cada cierto tiempo pase frente a nosotros una maleta, lo que reaparece son las mismas equivocaciones y malas prácticas.
Por otra parte existen empresas que sí practican la retroalimentación, pero el uso incorrecto de este instrumento de comunicación hace que pierda su efectividad y con ello la posibilidad de convertirse en verdaderas organizaciones inteligentes, en las que el aprendizaje constante les permita desarrollar mejores ejecuciones, reducir costos, incrementar la efectividad, innovar, desarrollar equipo de alto desempeño, etc. Es muy fácil identificar si en nuestra organización ya se ha desvirtuado el sentido original de la retroinformación. Por ejemplo, si cuando se comunica que habrá una reunión para dar retroalimentación lo que se piensa automáticamente son cuestiones negativas entonces vamos por mal camino. Por pensar negativamente me refiero al siguiente tipo de asociaciones mentales respecto a la retroalimentación: "me van a llamar la atención", "sólo van a criticar mi trabajo y desempeño"; "llegó el momento de tortura y reclamos"; "es el tiempo de venganza", "tendré que escuchar los consejos de papá o del señor perfecto"; etc. Es una pena que un proceso que puede ser tan enriquecedor y de gran ayuda para generar aprendizaje y mejorar la productividad se convierta en un dolor de cabeza o un espacio para desagravios o criticar el desempeño de alguien más.
Sin embargo no todo está perdido, podemos recuperar el verdadero sentido de la retroalimentación y con ello las ventajas que puede traer a nuestra persona, equipo de trabajo o a la organización entera. Cuando aprendemos a dar y recibir retroalimentación de manera profesional abrimos las posibilidades de mejora y podemos crear una gran ventaja competitiva en nuestra empresa. Recordemos que en la actualidad una de las virtudes de las empresas exitosas consiste en sistematizar sus procesos de aprendizaje y para obtenerlo necesitamos capitalizar nuestros aciertos y equivocaciones. Cuando realizamos una actividad relevante o cumplimos un ciclo o proceso es importante analizar qué hicimos bien, qué podemos mejorar y qué debemos evitar que vuelva a suceder, así como identificar qué originó los puntos anteriores. Este es el corazón y propósito de la retroalimentación, cuando no la realizamos o recibimos con actitud propositiva, seguramente lo que habrá serán consecuencias negativas.
Entre ellas una de las más comunes es que las relaciones profesionales se dañan y disminuye la confianza entre los colegas que participaron del tiempo de "retro". Veamos pues diez puntos prácticos que nos pueden ser de utilidad para sacar el máximo provecho de los procesos de retroalimentación.
Dar retroinformación debe ser un proceso frecuente: Recordemos que el propósito central es generar aprendizaje y mejoras. Tristemente algunas organizaciones sólo tienen sesiones de retroalimentación cada seis meses o en la evaluación anual de desempeño. Imagine a un tenista o jugador de golf cuyo entrenador sólo le dice qué debe mejorar una o dos veces al año. Sería terrible pues para ese momento seguramente ya perdió muchos torneos. Le debe retroalimentar después de cada torneo o incluso durante el mismo. De esta manera puede corregir a tiempo y mejorar sus resultados de inmediato. En las empresas conviene hacer lo mismo.
Retroalimentar debe ser algo sistematizado o establecido como norma: Es importante incluir la sesión de retroinformación como parte formal de todo proceso. En proyectos cortos lo recomendable es hacerlo una vez terminados los mismos y en procesos de mayor duración conviene programar varias sesiones, así se pueden ir corrigiendo los errores y capitalizando los aciertos a lo largo del camino.
La retroalimentación no es un debate: Este es un punto que por lo general se olvida y convierte a las sesiones de retroinformación en verdaderas batallas de argumentos. Cuando alguien nos da retroalimentación lo único que debemos hacer es escuchar, anotar y decidir qué vamos a tomar para nuestro crecimiento y que ideas vamos a desechar. Estas sesiones no son para dar explicaciones o justificarnos. Las sesiones de trabajo y de análisis son para discutir los puntos, las de retroalimentación no.
Cuando damos retroinformación debemos basarnos en hechos: Para mantener la objetividad requerimos describir lo que sucedió, no nuestras interpretaciones y opiniones sobre ello. Verifique antes de hablar si está respaldándose en suposiciones o en acontecimientos comprobables. Recordemos que las personas opinamos con base en nuestras interpretaciones y perdemos objetividad. Para evitar esto debemos comentar los hechos. La manera más sencilla de hacerlo es a través de describir lo que sucedió y citar ejemplos específicos.
El proceso ideal es cara a cara: Aunque ahora la tecnología nos permite tener sesiones a distancia lo idóneo es tener estas reuniones en persona para compartir la información mirando a la otra persona a los ojos. Un error común es hablar viendo al techo, el piso, las ventanas, etc. Eso rompe la confianza y disminuye la efectividad del proceso. Si lo va a realizar a distancia es recomendable utilizar el sistema de video para poder ver al otro y no solamente el de audio.
Conceptos de calidad de la auditoría financiera gubernamental
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA FINANCIERA DE CALIDAD
Los procedimientos de auditoría son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a la naturaleza de trabajo a efectuar, mediante los cuales el auditor obtiene las bases para fundamentar su opinión, considerando para tal efecto y enfoque los que establecen las Normas de Auditoría Gubernamental. Es la extensión de los procedimientos de auditoría a través de pruebas selectivas que programa el auditor sobre el conocimiento de la entidad u organismo (limitaciones y confianza en la estructura de Control Interno), para llegar a la determinación de una muestra representativa de la evaluación o examen que esté efectuando. Las técnicas de auditoría son los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente su opinión y conclusión. El empleo de ellas se basa en su criterio o juicio profesional, según las circunstancias.
EVIDENCIA DE AUDITORIA FINANCIERA DE CALIDAD
La evidencia de auditoría financiera es la información que obtiene el auditor para extraer conclusiones en las cuales sustenta su opinión. Esta norma de auditoría de general aceptación, es sin duda una de las más importantes relacionadas con el proceso auditor y relativa a trabajo de campo, como quiera que proporciona los elementos necesarios para que el ejercicio de Auditoria sea confiable, consistente, material, productivo y generador de valor agregado a la organización objeto de auditoría, traducido en acciones de mejoramiento y garantía para la empresa y la comunidad. Es importante recordar que el resultado de un proceso auditor, conlleva a asumir una serie de responsabilidades que por si solo posiciona o debilita la imagen de la organización frente a los resultados obtenidos, y son la calidad y suficiencia de la evidencia la que soporta el actuar igualmente responsable del grupo auditor. Para que ésta información sea valiosa, se requiere que la evidencia sea competente, es decir con calidad en relación a su relevancia y confiabilidad y suficiente en términos de cantidad, al tener en cuenta los factores como: posibilidad de información errónea, importancia y costo de la evidencia. Una evidencia se considera competente y suficiente si cumple las características siguientes: i) Relevante.- Cuando ayuda al auditor a llegar a una conclusión respecto a los objetivos específicos de auditoría; ii) Autentica.- Cuando es verdadera en todas sus características; iii) Verificable- Es el requisito de la evidencia que permite que dos o más auditores lleguen por separado a las mismas conclusiones, en iguales circunstancias; iv) Neutral.- Es requisito que esté libre de prejuicios. Si el asunto bajo estudio es neutral, no debe haber sido diseñado para apoyar intereses especiales. La obtención de evidencia suficiente y competente en la auditoría es afectada por factores como: i) Riesgo inherente. Cuanto mayor sea el nivel de riesgo inherente mayor será la cantidad de evidencia necesaria; ii) Riesgos de control; El control interno y su grado de implementación proporciona la tranquilidad o desconfianza, susceptible de análisis y comprobación.
El auditor debe obtener evidencia mediante la aplicación de pruebas y procedimientos: i) Pruebas de control.- Se realizan con el objeto de obtener evidencia sobre la idoneidad del sistema de control interno y contabilidad; ii) Pruebas sustantivas.- Consiste en examinar las transacciones y la información producida por la entidad bajo examen, aplicando los procedimientos y técnicas de auditoría, con el objeto de validar las afirmaciones y para detectar las distorsiones materiales contenidas en los estados financieros.
La evidencia y los papeles de trabajo constituyen el soporte fundamental de los hallazgos detectados por el auditor, de ahí la importancia que reviste la suficiencia, relevancia y competencia de la evidencia así como la calidad y claridad de los Papeles de Trabajo, atendiendo a que la información de aquí se recoge está escrita siempre a terceros que son los clientes de nuestro servicio. En este artículo presentamos la importancia de ambos elementos, los requisitos de los mismos, sus propósitos y elementos más importantes a tener en cuenta en su confección para que demuestren las afirmaciones del auditor. Las evidencias incluyen todas las influencias de la mente de un auditor que afecten su juicio acerca de la exactitud de proposiciones remitidas a él para su revisión. El auditor no busca una prueba absoluta. Se ocupa de acuerdo con los requerimientos del encargo, de asegurar a una persona responsable y competente de la razonabilidad de las manifestaciones financieras de la dirección y/o de la adecuación de las actividades del Control Interno. Deben obtenerse evidencias suficientes, competentes y relevantes para fundamentar los juicios y conclusiones que formule el auditor. Las evidencias se clasifican en: i) Evidencia física: se obtiene mediante inspección y observación directa de las actividades, bienes o sucesos; esta evidencia puede presentarse en forma de documentos, fotografías, gráficos, cuadros, mapas o muestras materiales. Cuando la evidencia física es decisiva para lograr los objetivos de la Auditoría Interna, debe ser confirmada adecuada y oportunamente por los auditores internos; ii) Evidencia documental: puede ser de carácter física o electrónica. Pueden ser externas o internas a la organización. Las evidencias externas abarcan, entre otras, cartas, facturas de proveedores, contratos, auditorías externas y otros informes o dictámenes y confirmaciones de terceros. Las evidencias internas tienen su origen en la organización, incluye, entre otros, registros contables, correspondencias enviadas, descripciones de puestos de trabajo, planes, presupuestos, informes internos, políticas y procedimientos internos. La confiabilidad de las evidencias documentales tiene que valorarse en relación con los objetivos de la Auditoría Interna; iii) Evidencia testimonial: se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. Estas manifestaciones pueden proporcionar importantes indicios que no siempre cabe obtener a través de otras formas de trabajo en las auditorías internas. Se requiere la confirmación si van a utilizarse como prueba, por medio de la: confirmación por escrito del entrevistado; el análisis de múltiples fuentes independientes que revelen o expliquen los hechos analizados; y, comprobación posterior en los documentos; iv) Evidencia analítica: surge del análisis y verificación de los datos. El análisis puede realizarse sobre cálculos, indicadores de rendimiento y tendencias reportadas en los informes financieros o de otro tipo de la organización u otras fuentes que pueden ser utilizadas. También pueden efectuarse comparaciones con normas obligatorias o ni-veles propios del sector al que pertenece la organización; v) Evidencia informática: puede encontrarse en datos, sistemas de aplicaciones, instalaciones y soportes, tecnologías y personal informático. Para determinar la confiabilidad de la evidencia informática, el Auditor: puede efectuar una revisión de los controles generales de los sistemas automatizados y de los relacionados específicamente con sus aplicaciones, que incluya to-das las pruebas que sean permitidas; y, si no revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones o comprueba que esos controles no son confiables, podrá practicar pruebas adicionales o emplear otros procedimientos.
Los requisitos básicos de la evidencia están referidos a la suficiencia, competencia y relevancia. La evidencia es suficiente cuando por los resultados de la aplicación de una o varias pruebas, el auditor pueda adquirir certeza razonable de que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados. La suficiencia es la medida de la cantidad de pruebas, comprobaciones o verificaciones a efectuar, con respecto a determinados criterios y su confiabilidad. Los factores que indican la fuerza de las pruebas, comprobaciones o verificaciones a efectuar pueden estar vinculados, entre otros, a: nivel de importancia del asunto a comprobar; grado de riesgo asociado con la adopción de una conclusión errónea; resultados mostrados en el expediente único; y, sensibilidad de la organización al asunto a comprobar.
La competencia se refiere a que la evidencia debe ser válida y confiable. El auditor debe considerar cuidadosamente si existen razones para dudar de la validez e integridad de la evidencia. De ser así, debe obtener evidencia adicional o revelar esa situación como una limitación en el alcance de la auditoría. La validez, confiabilidad e integridad de la evidencia puede evaluarse tomando en consideración los siguientes factores: la evidencia que se obtiene de fuentes externas es más confiable que la obtenida de la propia organización; la evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno adecuado es más confiable que aquélla que se obtiene cuando el sistema de control interno es deficiente o no se ha establecido; la evidencia que se obtiene físicamente mediante un examen, observación, cálculo o inspección es más confiable que la que se obtiene en forma indirecta; los documentos originales son más confiables que sus copias; las evidencias orales comprobadas por escrito son más confiables que las evidencias orales; y, la evidencia testimonial que se obtiene en circunstancias que permite a la persona expresarse libremente merece más crédito que aquélla que se obtiene en circunstancias comprometedoras.
La relevancia de la evidencia se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso. La información que se utilice para demostrar o refutar un hecho es relevante si guarda una relación lógica y patente con ese hecho. También está muy relacionada con los objetivos previstos en la auditoría y el vínculo directo y claro que debe existir entre éstos y la evidencia analizada. Los criterios que actúan en la suficiencia, competencia y relevancia de la evidencia a obtener y, en consecuencia, en la realización del trabajo de los auditores internos, son los de importancia relativa y riesgo probable. La identificación del nivel de Importancia relativa y de Riesgo probable por parte de los auditores internos es un asunto de juicio profesional, que puede determinarse teniendo en cuenta, entre otras, las cuestiones siguientes: la sensibilidad, el interés estratégico o nacional, el impacto social de los productos, servicios, actividades u operaciones de la organización; requerimientos legales y reguladores aplicables; la consideración de cuestiones tales como la actitud, la aptitud, la autoridad y la responsabilidad de los dirigentes y el resto del personal; e involucran necesariamente consideraciones relacionadas con la calidad (naturaleza) y cantidad (importe) de la evidencia examinada en su relación con los objetivos previstos en la auditoría
La base de la opinión de un auditor sobre los estados financieros es la revisión que se realiza de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas. Las normas de trabajo exigen que se obtenga evidencia suficiente, competente y relevante mediante la inspección, observación, investigación y confirmación como base de la opinión del auditor. Por consiguiente, la opinión del auditor depende de la obtención y evaluación de evidencia suficiente, competente y relevante. El estudio de las declaraciones de la administración y las características esenciales para considerar válidos los datos y la información como evidencia de auditoría. Los diversos tipos de evidencia disponibles como respaldo de las declaraciones de la administración, se evalúan en cuanto a su confiabilidad, relevancia y otras características esenciales. Son las diferentes técnicas utilizadas por los auditores para obtener la evidencia de auditoría, la que se hará documentar en los procedimientos de auditoría con la información revisada, bajo la forma de papeles de trabajo. Se conocen como papeles de trabajo los registros de los diferentes tipos de evidencia acumulada por el auditor. Cualquiera que sea la forma de la evidencia y cualesquiera que sean los métodos utilizados para obtenerla, se debe hacer y mantener algún tipo de registro en los papeles de trabajo. Los papeles de trabajo son registros que mantiene el auditor de los procedimientos aplicados como pruebas desarrolladas, información obtenida y conclusiones pertinentes a que se llegó en el trabajo. Algunos ejemplos de papeles de trabajo son los programas de auditoría, los análisis, los memorando, las cartas de confirmación y declaración, resúmenes de documentos de la entidad y papeles preparados u obtenidos por el auditor. Los papeles de trabajo también pueden obtener la forma de información almacenada en cintas películas u otros medios. El formato exacto de los papeles de trabajo varía con el tamaño, complejidad y circunstancias de cada compromiso de auditoría. El auditor que comienza recibe instrucciones en sesiones formales de entrenamiento o del supervisor en el trabajo. Este Documento se refiere sobre todo a los aspectos generales de los papeles de trabajo, y se debe contemplar como guía para el trabajo, en el cual podemos consultar y adaptar a las condiciones y características de cada trabajo ordenado y no necesariamente como un modelo que se debe adoptar. Los papeles de trabajo (formato papel, audiovisual o digital) constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento y ejecución y el informe que se elabore. Por tanto deben contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones que se presentan en el informe. Los requisitos principales a tener en cuenta son: expresar los objetivos, el alcance, la metodología y los resultados de la Auditoría; incluir aquellos programas que se requieran confeccionar específicamente para la ejecución de la auditoria; ser completos y exactos de forma que permitan sustentar debidamente los hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. La concisión es importante, pero no deberá sacrificarse la claridad y la integridad con el único fin de ahorrar tiempo o papel; suficientemente claros, comprensibles y detallados para que un tercero, que no haya mantenido una relación directa con la auditoría, esté en capacidad de funda-mentar las conclusiones y recomendaciones, mediante su revisión. No deben requerir de explicaciones orales; ser legibles y ordenados, pues de lo contrario podrían perder su valor como evidencia. Deben contener índices y referencias adecuados; contener la identificación del significado de las marcas de revisión utilizadas por los Auditores Internos, en los casos en que éstas no estén establecidas centralmente; y, contener información relevante, esto es, limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado; cada nivel debe establecer procedimientos para garantizar que los papeles de trabajo sean salvaguardados y conservados durante el tiempo establecido por la Ley; Si en el transcurso de dicho término no se ha ejecutado una nueva Auditoría, los papeles de trabajo deben conservarse hasta que ésta se ejecute, oportunidad en la que se analizará la conveniencia de conservar o no todos o una parte de éstos.
INFORME DE AUDITORIA FINANCIERA DE CALIDAD
En el informe de auditoría financiera se describe el alcance del examen, se presenta comentarios de interpretación y de explicación, se emite opinión y recomendaciones y se exhibe los estados financieros y cuadros que los apoyan. Al terminar su trabajo, el auditor deberá presentar un informe de lo que ha encontrado. Existen informes cortos y largos, siendo recomendable para la auditoría financiera, emitir siempre informes largos ya que en ellos se presenta en forma clara y precisa lo que al auditado le conviene o interesa conocer. El informe representa el trabajo del auditor en el cual expone como encontró lo que fue objeto de su examen. Un informe para que sea bueno tiene que observar : a) Claridad, ya que muchas veces va a ser leído por quienes no entienden profundamente la contabilidad, ya que de dejar ciertas dudas, podrían comprometer a ciertas personas o de no ser claro, se podría considerar como un informe inútil ya que todo informe no debe llevar expresiones que permitan doble interpretación, porque para afirmar algo hay que estar convencido realmente de ello; b) Técnica, ya que debe tenerse presente que es una pieza contable y que por lo tanto debe seguir las normas emanadas por el organismo emisor; c) Precisión, por ser un requisito esencial el informe del auditor financiero no debe estribar en hechos que no sean concretamente demostrables y susceptibles de pruebas, ya que en casos necesarios el Auditor tendrá que defender hasta en los Tribunales, lo expresado en su informe. El Informe de auditoría es un instrumento de narración sincera y comprobable, más no de narraciones supuestas. Porque siempre se necesita de la Auditoría financiera para conocer ciertos puntos de la entidad auditada, que no están en condiciones de obtenerse por sí solos, el informe debe ser claro y preciso.
Desde el momento que el auditor financiero examina los Estados Financieros de una entidad, asume una responsabilidad directa con ella o con terceros interesados y otra responsabilidad no menos importante aunque si menos tangible, con el público en general. Esta responsabilidad es expresar una opinión acerca de que si los estados financieros examinados presentan o no, razonablemente la posición financiera de la empresa de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados; y si estos además se aplicaron sobre las mismas bases empleadas en el ejercicio anterior. Y si los estados financieros están libres de errores significativos que puedan distorsionar la información a reflejar. Esta opinión se dará después que el Auditor se haya satisfecho completamente de la razonabilidad o no de los estados financieros, después de aplicar ciertas normas y técnicas así como procedimientos requeridos en el campo. La independencia es requisito esencial en la preparación del informe ya que la esencia misma de la profesión se basa en el espíritu de equidad e independencia que lo hace semejante a un juez en conciencia.
Las Normas Internacionales de Auditoría – NIA, que rigen a la profesión contable en el país, son aplicables a todos los aspectos de contenido, elaboración y presentación del informe de auditoría financiera. Las normas agrupadas en el presente acápite también pueden ser aplicables a algunas auditorías financieras. Las normas que regulan la formulación del informe, estableciendo la forma escrita, la oportunidad, presentación y contenido del informe; y el informe especial.
La elaboración del informe, como producto final del trabajo de campo, la comisión auditora procederá a la elaboración del informe correspondiente, considerando las características y estructura señaladas en las normas El informe es el documento escrito mediante el cual la Comisión de Auditoría expone el resultado final de su trabajo, a través de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas durante la fase de ejecución, con la finalidad de brindar suficiente información a los funcionarios de la Entidad auditada y estamentos pertinentes, sobre las deficiencias o desviaciones más significativas, e incluir las recomendaciones que permitan promover mejoras en la conducción de las actividades u operaciones del área o áreas examinadas. Las deficiencias referidas a aspectos de control interno, se revelarán en la Carta de Recomendaciones del Control Interno, de acuerdo a lo prescrito en la Norma correspondiente.
Respecto de la oportunidad del informe, la Comisión Auditora deberá adecuarse a los plazos estipulados en el programa correspondiente, a fin de que el Informe pueda emitirse en el tiempo previsto, permitiendo que la información en él revelada sea utilizada oportunamente por el Titular de la Entidad y/o autoridades de los niveles apropiados. A fin de que sea de la mayor utilidad posible, el informe debe ser oportuno para lo cual es importante el cumplimiento de las fechas programadas para las distintas fases de la acción de control. Un informe preparado cuidadosamente puede ser de escaso valor para quienes se encarguen de tomar las decisiones si se recibe demasiado tarde. En tal sentido, la Comisión Auditora debe prever que la elaboración del informe concluya en el plazo otorgado, a fin de permitir su emisión oportuna y tener presente ese propósito al ejecutar la acción de control.
Los Informes que se emitan deben caracterizarse por su alta calidad, para lo cual se deberá tener especial cuidado en la redacción, así como en la concisión, exactitud y objetividad al exponer los hechos. El informe debe redactarse en forma narrativa, de manera ordenada, sistemática y lógica, empleando un tono constructivo; cuidando de utilizar un lenguaje sencillo y fácilmente entendible, a fin de permitir su comprensión incluso por los usuarios que no tengan conocimientos detallados sobre los temas incluidos en el mismo. De considerarse pertinente, se incluirán gráficos, fotos y/o cuadros que apoyen a la exposición. Los asuntos se deberán tratar en forma concreta y concisa, los que deben coincidir de manera exacta y objetiva con los hechos observados. Para que un Informe sea conciso no debe ser más extenso de lo necesario para transmitir su mensaje, por tanto requiere: a. Un adecuado uso de las palabras, en especial de los adjetivos, evitando las innecesarias; b. La inclusión de detalles específicos cuando fuese necesario a juicio del auditor. La concisión en el Informe, no implica el omitir asuntos importantes, sino el evitar utilizar palabras o conceptos superfluos que lleven a interpretaciones erradas. Es importante que el Auditor tenga en cuenta que un exceso de detalle puede confundir al usuario e incluso minimizar el objetivo principal del informe. La exactitud requiere que la evidencia presentada fluya de los papeles de trabajo y que las observaciones sean correctamente expuestas.- Se basa en la necesidad de asegurarse que la información que se presenta sea confiable a fin de evitar errores en la presentación de los hechos o en el significado de los mismos, que podrían restar credibilidad y generar cuestionamiento a la validez sustancial del informe. Los hechos deben ser presentados de manera objetiva y ponderada, es decir, con la suficiente información que permita al usuario una adecuada interpretación de los asuntos mencionados.
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