Auditoría de activos fijos tangibles y su control interno. Fundamentos teórico-metodológicos (página 2)

Generalidades, principios de los Activos Fijos Tangibles y medidas para realizar los conteos físicos. El Control Interno en los Activos Fijos Tangibles.

De acuerdo al Consultor del Contador los Activos Fijos Tangibles: son aquellos activos de larga duración que son palpables. El término tangible denota sustancia física, entre ellos se puede citar: edificios, equipos de oficina, mobiliario, maquinarias, entre otros. No se consideran Activos Fijos Tangibles los objetos cuyo tiempo de vida útil sea menor de un año independientemente de su valor y los objetos cuyas características o duración no se encuentran bien definidos y cuyo valor sean inferiores a $100.00. Su control comprende el conjunto de normas, procedimientos y modelos que tienen por objeto conocer, registrar y proteger debidamente el movimiento y las existencias de los Activos Fijos Tangibles. Además se define como el proceso de recepción, ordenamiento, cuidado, conservación y movimiento. Teniendo en cuenta que las operaciones relacionadas con el control de los Activos Fijos Tangibles se regulan en diferentes resoluciones e instrucciones dictadas por el Ministerio de Finanzas y Precios y por circulares emitidas por cada organismo se hace necesario que las entidades efectúen correctamente las operaciones inherentes al control de estos medios.

De acuerdo a su función económica, los Activos Fijos Tangibles se clasifican como:

a) Productivos en explotación: comprenden todos aquellos Activos Fijos Tangibles que participan en la producción de bienes y servicios productivos y que se encuentran situados en centro de costo directo, centro de servicios a la producción. Incluyen los edificios y naves destinadas a la producción y a la administración, los talleres de reparaciones generales, los almacenes de productos terminados, así como los muebles y equipos instalados en los mismos, los equipos de carga y descarga y los medios de transporte dedicados a la distribución de la producción terminada.

b) Productivos en almacén: comprenden todos aquellos Activos Fijos Tangibles, nuevos o de uso, que no requieren instalación, se encuentran almacenados y que están destinados a la actividad productiva.

c) Productivos ociosos: comprenden todos aquellos Activos Fijos Tangibles que habiendo sido destinados a participar en el proceso de producción o de servicio han dejado de utilizarse en dicho proceso, quedando fuera de uso por cualquier causa, siempre que pueda presumirse que han de permanecer inactivo por lo menos seis meses consecutivos o que en otros caso, no se cuente con un proyecto de utilización para el referido periodo ni en corto o largo plazo y hagan suponer que se convertirán en ociosos.

La vida útil de un Activo Fijo Tangible es definida como la extensión del servicio que la empresa espera obtener del activo. La vida útil puede ser expresada en años, unidades de producción, kilómetros, horas, o cualquier otra medida. Por ejemplo, para un inmueble, su vida útil suele estimarse en años; para un vehículo, en kilómetros o millas; para una máquina, de acuerdo con las unidades de producción; para las turbinas de un avión, las horas de vuelo.

Existen diversos factores que limitan la vida útil de estos activos, entre los que pueden citarse los factores físicos constituidos por el desgaste producido debido al uso extremo o prolongado del activo y el deterioro causado por motivos totalmente distintos al uso y relacionados con el factor tiempo y los factores funcionales motivados por la obsolescencia tecnológica o incapacidad para producir eficientemente después de un largo proceso de producción realizado con el mismo.. La estimación de la vida útil de un Activo Fijo tangible debe ser realizada tomando en cuenta estos dos aspectos. (Almaguer y León, 2014).

Los grupos de los Activos Fijos Tangibles se definen de acuerdo con las características de los activos de la siguiente manera:

Grupo Descripción

1 Edificios

2 Otras construcciones

3 Máquinas y Equipos

4 Maquinaria y Equipos productivos

5 Aparatos y Equipos técnicos especializados

6 Equipos y medios de transporte

7 Muebles, Enseres y Equipos de oficina.

8 Otros activos.

Existen medidas para efectuar los conteos físicos en los Activos Fijos Tangibles que entre ellas se encuentran:

– Comunicar a todas las unidades organizativas de la entidad que no debe efectuarse movimiento durante el proceso de inventario.

– Verificar si se mantienen al día los modelos SC-1-07 Control de Activos Fijos Tangibles, tanto los que se llevan por el controlador de Activos Fijos Tangibles como los que se encuentran en las áreas de responsabilidad.

– Revisar las actas de responsabilidad material, que estén debidamente actualizadas y firmadas por el personal que labora en el área de contabilidad.

Los conteos físicos de las existencias revisten gran importancia como estrategia para la comprobación programada de los activos, toda vez que sirve como regulador de los controles establecidos, ya que a través de este procedimiento, se compatibilizan los datos que se muestran en los controles de Activos Fijos Tangibles y los submayores de los mismos y las cantidades físicas reales en las áreas, con el fin de efectuar la responsabilidad material en caso de pérdida o extravío, así como analizar y dar solución a las causas que la originan. El control físico se relaciona con la protección de las existencias de estos contra robo o deterioro, la evidencia de la existencia de estos controles abarca alarmas contra robos, guardias o vigilantes nocturnos, cercas, cerraduras y otras medidas de seguridad. Situaciones donde se observan existencias desordenadas en los locales, Activos Fijos Tangibles expuestos a los elementos nocivos, y locales en malas condiciones, indican un deficiente control físico desde el punto de vista del deterioro. La frecuencia en la toma física en los inventarios indica un buen control, así como la existencia de procedimientos bien definidos tocante a transacciones no rutinarias tales como la baja de los deteriorados por el uso u otras circunstancias como la de faltante de Activos Fijos Tangibles.

Los inventarios a los Activos Fijos Tangibles pueden ser:

• Inventarios físicos parciales: son aquellos que realizan un porciento determinado de todos los activos registrados, o sea la muestra que se quiera efectuar un 10%, 25%, etc.

• Inventarios físicos totales: son aquellos que realizan el 100% de todos los activos registrados.

Los modelos empleados para el control y las operaciones relacionadas con los Activos Fijos Tangibles según la Resolución 10/07 del Ministerio de Finanzas y Precios son: SC-1-01 Movimiento de Activos Fijos Tangibles: el modelo es de uso obligatorio para todas las entidades que radican en el territorio nacional para formalizar y dejar evidencia de todos los movimientos de los Activos Fijos Tangibles, impliquen o no su movimiento físico. Cada entidad definirá las áreas productoras del documento, así como la distribución de copias, si procede, acorde a sus características organizativas; SC-1-02 – Submayor de Edificios y otras construcciones: el modelo es de uso obligatorio para todas las entidades que radican en el territorio nacional para registrar los datos que corresponden a los edificios y otras construcciones, para su adecuada identificación y control, tanto físico como contable. Cada entidad definirá las áreas productoras del documento, así como la distribución de copias, si procede, acorde a sus características organizativas; SC-1-03 Submayor de Máquinas, equipos y medios de transporte: el modelo es de uso obligatorio para todas las entidades que radican en el territorio nacional para registrar los indicadores que corresponden a las máquinas, equipos y medios de transporte, para su adecuada identificación y control, tanto físico como contable. Cada entidad definirá las áreas productoras del documento, así como la distribución de copias, si procede, acorde a sus características organizativas; SC-1-04 Submayor de Muebles y otros objetos: el modelo es de uso obligatorio para todas las entidades que radican en el territorio nacional para registrar los indicadores que corresponden a los muebles y otros objetos, para su adecuada identificación y control, tanto físico como contable. Cada entidad definirá las áreas productoras del documento, así como la distribución de copias, si procede, acorde a sus características organizativas; SC-1-05 Submayor de animales productivos y de trabajo: el modelo es de uso obligatorio para todas las entidades que radican en el territorio nacional para registrar los indicadores que corresponden a los animales productivos y de trabajo que se encuentran en una misma área de responsabilidad y que presentan sus servicios en un centro de costo determinado, así como la identificación de cada uno de ellos, para un mejor control físico y contable de los mismos. Cada entidad definirá las áreas productoras del documento, así como la distribución de copias, si procede, acorde a sus características organizativas; SC-1-06 Submayor de Plantaciones permanentes: el modelo es de uso obligatorio para todas las entidades que radican en el territorio nacional para registrar los indicadores que corresponden a las plantaciones agrícolas permanentes para su adecuada identificación y control, tanto físico como contable. Cada entidad definirá las áreas productoras del documento, así como la distribución de copias, si procede, acorde a sus características organizativas; SC-1-07 Control de Activos Fijos Tangibles: el modelo es de uso obligatorio para todas las entidades que radican en el territorio nacional para mantener un control permanente de los Activos Fijos Tangibles en contabilidad y servir a su vez como relación de los que se encuentran en poder de las áreas que controlan operativamente los mismos, siendo estas responsables de su custodia y cuidado. Sirve como base para el chequeo físico de estos bienes. Cada entidad definirá las áreas productoras del documento, así como la distribución de copias, si procede, acorde a sus características organizativas; SC-1-08 Registro de Depreciación: el modelo es de uso obligatorio para todas las entidades que radican en el territorio nacional para registrar los importes que corresponden a la depreciación para reposición de los Activos Fijos Tangibles, de cada cuenta y subcuenta, así como de cada centro de costo, con el fin de facilitar los cargos a gastos mensualmente. Cada entidad definirá las áreas productoras del documento, así como la distribución de copias, si procede, acorde a sus características organizativas.

Asimismo se realiza una verificación en el caso de los Activos Fijos Tangibles donde se controlan adecuadamente los mismos que se reciben por la Empresa a través de los Modelo Informe de Recepción (Modelo SC-2-04) y Movimiento de Activos Fijos (Modelo SC-1-01); si se encuentra establecida y se mantiene actualizada la responsabilidad material previa la firma de los responsables de áreas en los modelos "Control de Activos Fijos" (Modelo SC-1-07) y el acta firmada por el personal responsabilizado; si son autorizados todos los movimientos de Activos Fijos Tangibles previamente a su ejecución y firmados por personal debidamente autorizado.

Se efectúa una comprobación donde se realiza una prueba física partiendo del control contable al físico y del físico al control contable para confrontarlos y señalar el resultado obtenido en grados porcentuales.

Los conteos físicos  se efectúan en base a un plan; se realizan cuando se sustituye el responsable de su área; se deja constancia del resultado en el Modelo Control de Activos Fijos (Modelo SC-1-07) o en algún otro documento. Los faltantes y sobrantes detectados en los conteos físicos son objeto de verificación y contabilización,  se elaboran y aprueban los expedientes de ajuste y cancelación en el término establecido y se aplica la responsabilidad material (Decreto Ley No.92, 1999).

Luego se realiza un control contable donde todos los Activos Fijos tienen habilitada su correspondiente tarjeta del submayor; se cuadran trimestralmente los submayores de control de inventario contra  la Cuenta Control dejando cons-tancia escrita de los mismos;  se comprueba los resultados de los conteos físicos de Activos Fijos (parciales o totales) realizados con la tarjeta del submayor. (Resolución 10/2007. MFP).

El Control Interno sobre los Activos Fijos Tangibles comprende controles contables y físicos. Es indicación de un buen control contable sobre los Activos Fijos Tangibles la existencia de un sistema en el cual las responsabilidades de los trabajadores están separadas de tal modo que las personas que controlan los Activos Fijos Tangibles no estén también a cargo de la responsabilidad de las facturas y las compras y registrar las bajas. Los Activos Fijos Tangibles representan medios de trabajo imprescindibles en la producción de bienes y servicios. Estos activos inciden significativamente en el desarrollo económico del país, lo que hace evidente que requiere de un adecuado control. Entre las medidas generalmente aceptadas, se pueden mencionar las siguientes:

– Todo movimiento de Activos Fijos Tangibles tiene que estar soportada por el documento establecido y debe comprobar que los datos que figuran en dicho documento corresponden con el activo objeto de movimiento y que el mismo está debidamente aprobado y autorizado.

– Todas las anotaciones realizadas a los submayores de Activos Fijos Tangibles tienen como soporte documental el modelo Movimiento de Activos Fijos Tangibles.

– Toda baja de Activos Fijos Tangibles tiene que estar soportada por el documento que avala el destino final de dicho activo.

– En forma progresiva y acorde a la planificación efectuada se realizan los conteos físicos por cada área de responsabilidad en el transcurso del año, comparando los resultados con el documento que avala la custodia de los activos de cada área, compatibilizando con la copia existente en el área de contabilidad y los submayores correspondientes.

– Dejar evidencia del cuadre mensual entre el saldo de la cuenta control en el mayor general y el que figura en los submayores.

Existen errores e irregularidades que se cometen por la ausencia o debilitamiento del Control Interno en las entidades en lo relacionado a los Activos Fijos Tangibles. Como es conocido los errores son los actos casuales o involuntarios que se cometen al momento de registrar las operaciones contables alterando los hechos económicos, así como sus resultados, es importante señalar que el error mal intencionado se produce generalmente con un fin doloso, que puede convertirse en un fraude. Los errores presentan diferentes naturalezas, como son:

– De Principios: aplicación incorrecta de los principios.

– De Omisión: es la no anotación de asientos en registros, libros, etc. Este error es difícil de prevenir y de descubrir cuando no se confecciona el comprobante de la anotación que no se realiza.

– De Comisión: es el resultado del descuido y se refleja en las cuentas y registros. Este error es difícil de descubrir cuando es de compensación, ya que las cuentas y estados mostrarían sus saldos cuadrados.

– Fraude: es la apropiación indebida de cosas y recursos ajenos sin el consentimiento o conocimiento de su dueño.

– Manipulación de Cuentas: representa una situación financiera de la Entidad que no es real, con el fin de engañar a otros. Esta irregularidad la intentan las administraciones deshonestas, tratando de que los estados financieros muestren una buena situación económica, aunque esta sea precaria o viceversa. Es difícil de descubrir por estar implicados los principales dirigentes de la Empresa o Entidad.

Una mala manipulación son apropiaciones y falsificaciones a través de documentos, vales, justificantes primarios alterados, falsificación de firmas autorizadas y utilización de comprobantes no controlados por el área de contabilidad. Las irregularidades por fraudes no se descubren muchas veces hasta después de cometidos, los faltantes en las áreas se efectúan en ocasiones, con un largo período sin ser descubiertos, especialmente si no se cumple con lo normado sobre las pruebas mensuales del 10 % de las existencias físicas. Otro encubrimiento, es cancelar un expediente sin estar aprobado por una comisión investigadora del faltante, en algunos casos se contabilizan sin haberse radicado el expediente.

Existen irregularidades en la documentación referida a los Activos Fijos Tangibles que pueden ser:

– Todos los movimientos obedecen a una designación de aprobación del máximo dirigente de la entidad para garantizar el cumplimiento de lo legislado en el subsistema de los Activos Fijos tangibles, este mecanismo es necesario por cada responsable de área, ya que el no cumplimiento de esta normativa puede originar las siguientes irregularidades.

– Trasladar Activos Fijos Tangibles sin la debida aprobación.

– Registrar activos sin el movimiento establecido por las Normas Cubanas de Contabilidad.

– Activos Fijos Tangibles dados de baja sin la debida aprobación.

– Realización de inventarios ficticios para dar cumplimiento al plan de inventarios planificados.

– Altas de Activos Fijos Tangibles sin la debida documentación y sin ser recepcionadas por el almacén.

Relacionado a los Activos Fijos Tangibles y su control en la actualidad en Cuba se establece para la ejecución de las acciones de auditoría, supervisión y control que se realicen por los auditores del Sistema Nacional de Auditoría, que se deben identificar y cuantificar los daños y perjuicios económicos causados al patrimonio público, de aplicación para las acciones de auditoría, supervisión y control que se realicen en las entidades estatales empresariales (organizaciones económicas estatales, empresas, uniones y grupos) y unidades presupuestadas. También resulta de aplicación a las sociedades mercantiles de capital totalmente cubano, empresas mixtas u otros sujetos que interactúan en la economía nacional y contraen una obligación tributaria, reciban, administren, custodien, usen o dispongan bienes cuya titularidad pertenece al Estado Cubano. A los efectos de su aplicación, se consideran daños económicos los derivados de la acción u omisión lesiva al patrimonio público, constituido por el conjunto de bienes, derechos y obligaciones, cuya titularidad pertenece al Estado, como pueden ser los recursos materiales, económicos, financieros y naturales, que están conformados por las materias primas, productos o servicios, maquinarias, equipos, medios técnicos, instrumentos, herramientas, edificaciones, efectivo, títulos valores, cuentas y efectos por cobrar y pagar u otros; así como los recursos minerales, vegetales y animales. La identificación y cuantificación de los daños y perjuicios económicos causados al patrimonio público, debe estar sustentada por los hallazgos determinados en las acciones de auditoría, supervisión y control que se realicen a las entidades, según establece la Resolución 512/13 de la Contraloría General de la República (Resolución 512/2013).

De esta forma se realiza, cumpliendo su objetivo, el marco teórico referencial donde se analizan los fundamentos teóricos metodológicos referentes a la temática de la investigación relacionada al control interno y la auditoria a los AFT de la entidad objeto de estudio.

Conclusiones

• 1- El compendio de conceptos realizados posibilita las bases para el desarrollo auditoria de los activos fijos tangibles y su control interno para cualquier empresa.

• 2-  La auditoria financiera a los activos fijos tangibles y su depreciación en los escenarios actuales de transformaciones en el orden económico que se llevan a cabo en Cuba, requiere de procedimientos basados en los fundamentos teóricos y metodológicos nacionales e internacionales.

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• Resolución 10/2007. MFP .Cuba.

Autor:

Lic. José Antonio Guevara Navarro.

MSc. Ricardo Raúl Prado Pire.

Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas

Filial Universitaria Municipal de Caibarién

Carrera de Licenciatura en Contabilidad y Finanzas