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Curso control de gestión y control financiero: Gestion calidad



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    Los 8 principios de gestión de la calidad
    1.- Enfoque al cliente: las organizaciones dependen de sus clientes, por lo tanto deben comprender sus necesidades actuales y futuras, satisfacer sus requisitos y esforzarse en exceder sus expectativas.

    2.- Liderazgo: los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la organización. Deben crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse en el logro de los objetivos de la organización.

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    3.- Participación del personal: El personal, a todos los niveles, es la esencia de la organización, y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización.

    4.- Enfoque basado en procesos: Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. Ver siguiente capítulo para conocer más sobre los procesos.

    Los 8 principios de gestión de la calidad

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    5.- Enfoque de sistema para la gestión: identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de la organización en el logro de sus objetivos.

    6.- Mejora continua: la mejora continua del desempeño global de la organización, debe de ser un objetivo permanente de esta.

    Los 8 principios de gestión de la calidad

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    7.- Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y en la información previa.

    8.- Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: una organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

    Los 8 principios de gestión de la calidad

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    Gestión y control de procesos
    Un proceso es una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados.
    Por lo tanto un proceso consta de:
    a.- Unas entradas
    b.- Unas salidas
    c.- Una actividad o proceso en si misma
    d.- Unos requisitos de control
    e.- Una medición de la eficacia del mismo
    f.- Un responsable del mismo

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    Gestión y control de procesos
    La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la identificación e interacciones de esos procesos, así como su gestión, se denomina enfoque basado enfoque basado en procesos.
     
    Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que identificar y gestionar un gran número de actividades relacionadas entre sí.

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    Gestión y control de procesos
    El enfoque basado en procesos, soluciona uno de los problemas más comunes en nuestras organizaciones. ¿Qué pasa cuando un problema o actividad no es de un único departamento, sino que intervienen varios departamentos o responsables diferentes?
     
    El control y seguimiento de los procesos es una herramienta muy útil para la mejora interna
     
    La solución más sencilla para gestionarlos, es realizar un mapa de procesos, donde se ve con claridad la interrelación entre ellos.

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    Gestión y control de procesos
    Habitualmente, los procesos se clasifican entre:

    – Estratégicos, soportan y despliegan las políticas y estrategias de la organización.
    – Operativos, constituyen la secuencia de valor añadido, desde la comprensión de las necesidades del mercado, hasta la utilización por parte de los clientes.
    – De soporte, dan soporte y apoyo a los procesos operativos.

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    PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

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    Foto
    Análisis
    histórico
    Análisis
    DAFO

    Estrategia
    general

    MISIÓN
    VISIÓN
    compartida

    Acciones
    estratégicas

    Grupos
    implicados
    Problemas
    estratégicos
    Soluciones
    estratégicas
    Factores clave
    externos
    Áreas clave
    internas
    Decisiones
    estratégicas
    Líneas
    estratégicas

    Matriz
    FODA

    PLAN ESTRATÉGICO
    + cuadros de mando
    ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO
    P R O C E S O

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    MISIÓN
    Respuesta a las preguntas:

    ¿Quiénes somos?
    ¿A qué nos dedicamos?
    ¿En qué nos diferenciamos?
    ¿Por qué y para qué hacemos lo que hacemos?
    ¿Para quién lo hacemos?
    ¿Cómo lo hacemos?
    ¿Qué valores respetamos?
    La razón de ser de la organización

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    Debe ser una fórmula:

    Ambiciosa: Un reto
    Clara: De fácil interpretación
    Sencilla: para que todos la comprendan
    Corta, para que se pueda recordar fácilmente
    Compartida: Consensuada por las personas
    de la organización
    La razón de ser de la organización
    MISIÓN

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    Foto
    Análisis
    histórico
    Análisis
    DAFO

    Estrategia
    general

    MISIÓN
    VISIÓN
    compartida

    Acciones
    estratégicas

    Grupos
    implicados
    Problemas
    estratégicos
    Soluciones
    estratégicas
    Factores clave
    externos
    Áreas clave
    internas
    Decisiones
    estratégicas
    Líneas
    estratégicas

    Matriz
    FODA

    PLAN ESTRATÉGICO
    + cuadros de mando
    ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO
    P R O C E S O

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    “La mejor manera de predecir el futuro
    es inventarlo” (Alan Kay, pionero de la informática)
    “Planificar no significa saber qué decisión voy a tomar mañana, sino qué decisión debo tomar hoy para conseguir lo que quiero mañana” (Peter Drucker)
    Sin VISIÓN no hay futuro. Planificar mirando
    hacia atrás es resignarse a mejorar el pasado.
    “Una acción sin visión…carece de sentido.
    Una visión sin acción…es un sueño.
    Una visión con acción… puede cambiar al mundo.”
    (Joel Arthur Barker)
    VISIÓN
    Compartida

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    Respuesta a las preguntas:

    ¿Qué y cómo queremos ser dentro de x años?
    ¿En qué nos queremos convertir?
    ¿Para quién trabajaremos?
    ¿En qué nos diferenciaremos?
    ¿Qué valores respetaremos?
    Es el futuro de la organización dentro de X años (concretos)
    VISIÓN
    Compartida

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    Debe ser una fórmula:

    Con visión de futuro, no de mejorar el pasado
    Coherente con la MISIÓN
    Ambiciosa: Un reto, pero realista, viable
    Clara: De fácil interpretación
    Sencilla: para que todos la comprendan
    Atractiva: para provocar ilusión
    Compartida: Consensuada por las personas
    de la organización
    Es el futuro de la organización dentro de X años (concretos)
    VISIÓN
    Compartida

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    Algunas recomendaciones para una sesión de trabajo de elaboración de la VISIÓN

    Es necesario no distraerse en el pasado, sino mirar al futuro
    Si se detectan barreras (dudas, indefiniciones, problemas…) hay que identificarlas, dibujar los escenarios posibles y decidir.
    La transformación de la VISIÓN en realidad implica revisar la forma de hacer las cosas, la estructura organizativa y la estrategia
    VISIÓN
    Compartida

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    Foto
    Análisis
    histórico
    Análisis
    DAFO

    Estrategia
    general

    MISIÓN
    VISIÓN
    compartida

    Acciones
    estratégicas

    Grupos
    implicados
    Problemas
    estratégicos
    Soluciones
    estratégicas
    Factores clave
    externos
    Áreas clave
    internas
    Decisiones
    estratégicas
    Líneas
    estratégicas

    Matriz
    FODA

    PLAN ESTRATÉGICO
    + cuadros de mando
    ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO
    P R O C E S O

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    “Si conoces el entorno y te conoces a ti mismo no has de temer el resultado de cien batallas.

    Si no conoces el entorno pero te conoces a ti mismo, tienes las mismas posibilidades de ganar que de perder.

    Si no conoces el entorno ni te conoces a ti mismo, todos tus combates se convertirán en derrotas”.
    Sun Tzu, “El arte de la guerra”
    FODA

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    FODA
    Es un análisis de los puntos FUERTES y DÉBILES de la organización, en relación a las OPORTUNIDADES y AMENAZAS del entorno
    Recoge:
    los puntos Fuertes en que nos debemos apoyar
    los puntos Débiles que debemos superar
    las Oportunidades que tenemos que aprovechar
    las Amenazas de las que nos tenemos que defender
    Debe ser:
    Más que una simple identificación: los puntos más Fuertes y más Débiles, en relación a las Oportunidades y Amenazas

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    Algunas recomendaciones para una sesión de trabajo de un ejercicio FODA

    Una buena herramienta los cuestionarios de los modelos de calidad
    Importante, conseguir que todos aporten su perspectiva
    Entretenerse en debatir sólo las discordancias interesantes, si es posible
    El ejercicio de la Matriz FODA hay que hacerlo en pequeño comité
    FODA

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    Foto
    Análisis
    histórico
    Análisis
    DAFO

    Estrategia
    general

    MISIÓN
    VISIÓN
    compartida

    Acciones
    estratégicas

    Grupos
    implicados
    Problemas
    estratégicos
    Soluciones
    estratégicas
    Factores clave
    externos
    Áreas clave
    internas
    Decisiones
    estratégicas
    Líneas
    estratégicas

    Matriz
    FODA

    PLAN ESTRATÉGICO
    + cuadros de mando
    ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO
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    23
    (Gp:) Estrategias DA

    Minimice debilidades y evite amenazas
    (Gp:) Estrategias FA

    Use fortalezas para
    evadir amenazas
    (Gp:) Amenazas-A

    Liste las amenazas
    (Gp:) Estrategias DO

    Supere las debilidades tomando ventaja de las oportunidades
    (Gp:) Estrategias FO

    Use las fortalezas para tomar ventaja de las oportunidades
    (Gp:) Oportunidades-O

    Liste las oportunidades
    (Gp:) Debilidades-D

    Liste las debilidades
    (Gp:) Fortalezas-F

    Liste las fortalezas
    (Gp:)
    Deje en blanco

    MATRIZ FODA

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    MATRIZ FODA

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    Foto
    Análisis
    histórico
    Análisis
    DAFO

    Estrategia
    general

    MISIÓN
    VISIÓN
    compartida

    Acciones
    estratégicas

    Grupos
    implicados
    Problemas
    estratégicos
    Soluciones
    estratégicas
    Factores clave
    externos
    Áreas clave
    internas
    Decisiones
    estratégicas
    Líneas
    estratégicas

    Matriz
    FODA

    PLAN ESTRATÉGICO
    + cuadros de mando
    ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO
    P R O C E S O

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    El PLAN ESTRATÉGICO puede tener los siguientes elementos:

    Una INTRODUCCIÓN, con la presentación de la institución, el objetivo del Plan, los antecedentes, la metodología utilizada, los participantes, los principales pasos del proceso, el tiempo de vigencia y el sistema de seguimiento y de evaluación

    La MISIÓN
    La VISIÓN
    Los principales elementos del FODA
    Los EJES ESTRATÉGICOS
    Los CUADROS DE MANDO
    PLAN ESTRATÉGICO
    + cuadros de mando

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    EJES ESTRATÉGICOS
    Líneas básicas de desarrollo de la institución
    Agrupan un objetivo o varios que tienen un ámbito común
    Coherentes con la Misión, la Visión y el FODA
    No tienen por qué abarcar todos los aspectos importantes de la institución. Es necesario priorizar
    Homogéneos
    Muy pocos (5-10?)
    Son como un armario con su distribución
    PLAN ESTRATÉGICO
    + cuadros de mando

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    Objetivos Estratégicos
    Objetivos Operativos
    Acciones
    Responsables
    Indicadores
    Estándar-Objetivo Calendario
    Recursos
    Valoración
    Esquema de un CUADRO DE MANDO

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    PLAN ESTRATÉGICO
    + cuadros de mando

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    OBJETIVOS
    Objetivos Estratégicos
    Finalidades a conseguir para poder alcanzar la visión de futuro de la institución.
    Declaraciones amplias, no específicas, sin fecha
    Ámbitos distintos, aunque todos relacionados con el EJE correspondiente
    Homogéneos
    Pocos (1-3 por cada EJE)
    Viables, de acuerdo con el FODA
    Objetivos Operativos
    Actuaciones generales orientadas a conseguir cada uno de los objetivos estratégicos
    Diferenciables, distinguibles
    Pocos (4-5 por cada Objetivo
    Estratégico)
    Mejorar la calidad de la Gestión,
    para conseguir resultados adecuados
    a los requerimientos del entorno
    . Planificación de la Gestión
    . Implantación de metodologías activas
    PLAN ESTRATÉGICO
    + cuadros de mando

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    ACCIONES
    Pasos individuales o de grupo, necesarios para llegar a conseguir los objetivos operativos
    Permiten distribuir tareas y responsabilidades, calendario, recursos, indicadores, seguimiento y evaluación
    Realistas (consultar DAFO)
    Pueden estar encadenadas y depender unas de los resultados de la anterior (formar-proyectar-implementar…)
    Muy pocas (1-3). Las estrictamente necesarias
    Responsables
    Tiene que sentirse “propietario” del proceso y participar en él desde el punto 0. Deberá rendir cuentas
    Con nombres y apellidos
    No es necesario que sean siempre los jefes
    PLAN ESTRATÉGICO
    + cuadros de mando

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    PLAN ESTRATÉGICO
    + cuadros de mando
    Indicadores
    Instrumentos de medida

    Pocos, pero significativos (especialmente pensando en los clientes)
    Pueden ser de tiempo, de costo, de actividad, pero mejor, de resultados.
    Cuantitativos o cualitativos
    Preferible un pequeño “sistema” de indicadores que no uno solo
    Fáciles de obtener
    Permiten introducir medidas correctoras

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    PLAN ESTRATÉGICO
    + cuadros de mando
    Calendario
    Una fecha concreta (no un período).
    Permite realizar un seguimiento lo más preciso posible y reaccionar a tiempo
    Viable
    Si se planifica por 4 años, distribuir las acciones
    Recursos
    Los costes totales de cada acción, o por lo menos los costes añadidos, si los hay
    Si la suma de los recursos necesarios no es viable, es necesario rehacer el cuadro: Calendario, Estándar, Acciones e incluso objetivos
    Estándar-Objetivo
    Resultados deseados o previstos o nivel que se pretende alcanzar. Lo más concreto posible

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    Algunas recomendaciones para la elaboración de un Cuadro de Mando

    La elaboración tiene que hacerla un grupo muy reducido de personas (3-4) y después consensuarlo individualmente o en pequeños grupos. No es efectivo un ejercicio asambleario

    Es un instrumento: modificable y mejorable. Es preferible tener un cuadro provisional, que no tenerlo
    No todo tiene por qué tener el mismo peso específico: se pueden ponderar los objetivos, las acciones e incluso los indicadores, pero no olvidar que “lo mejor es enemigo de lo bueno”
    En alguna parte debe haber el compromiso de seguimiento y evaluación: cuándo, quién, cómo, consecuencias, etc.
    No es cuestión de suerte, sino de voluntad… ¡Merece la PENA, pero… hay pena!
    PLAN ESTRATÉGICO
    + cuadros de mando

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    EJES ESTRATÉGICOS Y RESULTADOS

    Lograr Programs y propuestas de excelencia, creando y difundiendo conocimiento,
    comprometidos con el desarrollo de la sociedad
    I
    Formar
    personas
    para una
    gestión
    socialmente
    responsable
    II
    Ampliar el
    ámbito de acción
    para dar
    respuesta a
    las demandas
    de la
    sociedad
    III
    Promover
    el cambio
    en la
    sociedad
    IV
    Lograr una
    gestión de
    excelencia
    1.1
    La calidad
    Del RRHH corresponde
    a los estándares
    internacionales
    1.2
    RRHH
    proactivos
    y profesionales
    Con alto compromiso
    Publico Y Desarrollo
    Técnico constante
    1.3
    Estructura
    Programas y Proyectos
    innovadores que
    corresponden al
    perfil profesional
    que el medio
    necesita
    2.1
    Necesidades y
    demandas del
    mercado atendidas
    con nuevos
    programas
    académicos
    2.2
    Internacionalización
    de las
    actividades
    De mejoramiento
    constante
    3.1
    La Institución
    reconocida como
    líder de opinión
    y con amplia
    capacidad de
    convocatoria
    3.2
    Intensa proyección
    social orientada
    a los sectores
    más necesitados

    3.3
    Investigación
    y Desarrollo
    orientadas a la
    innovación y la
    competitividad de
    las organizaciones

    3.4
    Redes y alianzas
    en investigación
    económica y social
    para el desarrollo
    sostenible
    del país

    4.1
    Gestión
    estratégica
    eficiente basada
    en el PEI y con
    áreas de gestión
    alineadas con
    los ejes
    4.2
    Estructura
    orgánica por
    procesos,
    flexible y
    orientada
    al cliente
    4.3
    Infraestructura,
    equipamiento
    y tecnología
    adecuados a los
    requerimientos
    De la Subtel

    4.4
    Recursos
    financieros
    captados y
    asignados
    adecuadamente
    en función
    De la Subtel
    4.5
    Cultura
    institucional
    basada en
    la cohesión y
    el compromiso
    de las
    personas
    PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

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