Control de gestión y cuadro de mando integral: Indicadores de desempeño

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INDICADORES DE DESEMPEÑO:
CONCEPTOS

PASOS BASICOS PARA SU CONSTRUCCION

REQUISITOS Y CONDICIONES

DIFICULTADES

INDICADORES DE DESEMPEÑO

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Un KPI, del inglés Key Performance Indicator, conocido como Indicador clave de desempeño, (o también Indicador clave de rendimiento) es una medida del nivel del desempeño de un proceso; el valor del indicador está directamente relacionado con un objetivo fijado de antemano. Normalmente se expresa en porcentaje.
INDICADORES DE DESEMPEÑO

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Los KPI suelen estar ligados a la estrategia de la organización (ejemplificadas en las técnicas como la del cuadro de mando integral).

Los KPI son "vehículos de comunicación"; permiten que los ejecutivos de alto nivel comuniquen la misión y visión de la empresa a los niveles jerárquicos más bajos, involucrando directamente a todos los colaboradores en la realización de los objetivos estratégicos de la empresa.
INDICADORES DE DESEMPEÑO

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CLASES DE INDICADORES:

Indicadores de desempeño o de gestión :

Miden el cumplimiento de meta y objetivo alcanzados en un proyecto/ programa o plan operativo.
Instrumentos de medición de las variables asociadas a las metas
Medidas que describen como una institución esta alcanzando sus objetivos y metas

Conceptualización
El logro de la competitividad está referido primordialmente al modelo organizacional.
Un elemento de primer orden son los indicadores de gestión.

Factores para establecer el logro y el cumplimiento de la Misión, y enseguida objetivos y metas de un determinado proceso. 

El monitoreo de los indicadores establece las condiciones y síntomas que se derivan del desarrollo de las actividades.

Se debe tener la cantidad adecuada de indicadores para garantizar un flujo de información constante, real y precisa sobre aspectos como: Efectividad, eficiencia, eficacia, productividad, calidad, la ejecución presupuestal, la incidencia de la gestión.
Conceptualización

Tipología Básica
Indicadores
Ejecución
Acumulados
Temporales
De Control
Permanentes
De Alarma
Estrategicos
De Planeación
Tácticos

Ejemplos
% de ejecución de egresos.
% de uso de puestos de trabajo.
% uso de instalaciones.
Ordenes atendidas.
Ejecución de planes.
Grado de concentración.
Grado de concordancia.
Grado de cumplimiento.
Grado de incidencia.
Grado de información.
Grado de oportunidad.
Grado de racionalidad.
Grado de satisfacción.
Nº de personas a en servicio.
Nº. de equipos fuera de servicio.
Nº Contratas extras.
Porcentaje de vacantes.
Presupuesto ejecutado.
Rastreo postinvestigación.
Servicios prestados.
Tiempo de entrega.
Unidades movilizadas.

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APLICAR CRITERIOS TECNICOS Y REQUISITOS
RELEVANCIA DE LA MEDICION

ASEGURARSE QUE ESTOY MIDIENDO LOS OBJETIVOS VINCULADOS A LO ESTRATEGICO

INDICADORES QUE ESTEN VINCULADOS CON LO DEFINIDO EN EL PLAN ESTRATEGICO Y EN EL PLAN OPERATIVO

“NO ES POSIBLE, NI DESEABLE MEDIRLO TODO”

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CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS INDICADORES
MEDIR LO CORRECTO :

CONOCER EL PROCESO DE PRODUCCION QUE
SE MIDE, ASEGURANDOSE QUE LA MEDIDA DE
DESEMPEÑO REPRESENTA UN PROCESO CLAVE
PARA LA OBTENCION
DE LA META.

CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS INDICADORES
INDEPENDENCIA

MEDIR LO QUE LA INSTITUCION SEA CAPAZ DE CONTROLAR

CONTAR CON LOS DATOS SUFICIENTES Y DEMOSTRABLES

COSTOS RAZONABLES EN LA RECOLECCION DE DATOS

HOMOGENEIDAD

PARA UN MISMO SERVICIO MEDIDO LA NATURALEZA DE LAS PRESTACIONES DEBEN SER EQUIVALENTES:

CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS INDICADORES

LOS INDICADORES DE DESEMPEÑO NO SON UN FIN EN SI MISMO SINO UN MEDIO.

“LA EVALUACION MAS QUE UNA MEDICION ES UNA INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS”

DEBEN ESPECIFICARSE Y TENERSE EN CUENTA LA INTERRELACION DE LAS DIFERENTES MEDIDAS DE DESEMPEÑO

SIMPLICIDAD DE LA MEDICION

CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS INDICADORES

COMO INTERPRETAR LOS RESULTADOS
BASES DE COMPARACION:

DESEMPEÑO HISTORICO:

OBJETIVOS DEFINIDOS

DESEMPEÑO LOGRADO EN INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.

NO HAY UNA MEDIDA UNICA QUE DEMUESTRE POR SI SOLA EL DESEMPEÑO DE LA INSTITUCION

SE REQUIERE UN COMBINACION DE ELLAS:
RESULTADOS,
IMPACTO,
EFICACIA,
EFICIENCIA,
CALIDAD

“CIERTOS INDICADORES PUEDEN SER CONTRADICTORIOS ENTRE ELLOS”:
COMO INTERPRETAR LOS RESULTADOS

Para el caso de la Calidad
Seguimiento
Medición
Análisis
Mejora
Demostrar conformidad
del producto

Asegurar conformidad
del SGC

Mejorar continuamente
la eficacia del SGC
PROCESOS DE SEGUIMIENTO MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
Calidad

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
Satisfacción del cliente
Seguimiento y medición del producto
Seguimiento y medición de los procesos.
Auditoria interna
(Gp:) ISO
9001
2000

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
Calidad

¿QUÉ ES HACER SEGUIMIENTO ?

Acción de ir después o detrás de algo o de alguien
Dirigir la vista o la atención hacia algo o alguien que se mueve y mantenerla en el.
Acción de ir en busca de algo o alguien generalmente a partir de pistas y datos

CÓMO HACER SEGUIMIENTO ?
INSPECCIÓN VISUAL
INSPECCIÓN Y ENSAYO
SUPERVISIÓN
TRAZABILIDAD POR REGISTROS
CUMPLIMIENTO DE METAS Y OBJETIVOS
CUMPLIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS
AUDITORIAS
AUTOCONTROL
ENCUESTAS
TÉCNICAS ESTADÍSTICAS
CON INSTRUMENTOS

QUÉ ES HACER MEDICIÓN ?
Comparar una cantidad con su respectiva unidad, con el fin de averiguar cuántas veces la segunda está contenida en la primera.
Comparar algo no material con otra cosa.
Tener determinada dimensión, ser de determinada altura, longitud, superficie, volumen, etc.

CÓMO HACER LA MEDICIÓN?
A TRAVÉS DE INDICADORES DE GESTIÓN O DE RESULTADOS

CUMPLIMIENTO DE ESTÁNDARES

TÉCNICAS ESTADÍSTICAS
Gráficos de control
Promedios
Histogramas
Capacidad del proceso

TIEMPOS DE RESPUESTA
CICLO DEL SERVICIO
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE O USUARIO

QUÉ DEBEMOS MEDIR?
DATOS DE ATRIBUTOS: Se cuentan, pero no se miden. Son muy importantes.

Ej: llegó el empleado a abrir a tiempo, se contestó el teléfono a más tardar al tercer timbre

DATOS DE VARIABLES: son valores numéricos que cuantifican la medición

Ej: cantidades, porcentajes…

CUMPLIMIENTO
MEJORAMIENTO
EFICACIA
DESEMPEÑO
Medición y
seguimiento
Revisión Alto Nivel
Auditoria
interna
Medición y
seguimiento
Cliente
Producto
NIVEL 1
Proceso 8.2.3

NIVEL 2
Sistema 8.2.2

NIVEL 3
Producto
Proceso
Sistema
NIVELES DE VERIFICACION EN UN SCG
Resultados

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
El modelo de gestión orientado a los resultados asume que los propios ciudadanos interesados pueden evaluar la calidad, cantidad y oportunidad de los bienes y servicios recibidos, por lo que en algunos programas se incorpora la evaluación de resultados por parte de los destinatarios o actores interesados.

Los indicadores de evaluación de desempeño generan múltiples apoyos para la implementación de una gestión orientada a los resultados.
Los indicadores apoyan el conocimiento y el aprendizaje
Los indicadores permiten adoptar medidas para el mejoramiento de la gestión.
La utilización de los indicadores favorece la contestabilidad o competencia por recursos públicos
Tiene relación con la transparencia y rendición de cuentas
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

La concertación estratégica
La gestión presupuestaria
El análisis sobre la totalidad del ciclo de las políticas públicas
Mayor transparencia hacia la ciudadanía
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

CONDICIONES DE LOS INDICADORES
AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS
CONSTRUCCION DE INDICADORES
PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES
ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES
METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES
IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO
COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS
TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

INTRODUCCION
CONDICIONES DE LOS INDICADORES
AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS
CONSTRUCCION DE INDICADORES
PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES
ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES
METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES
IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO
COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS
TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Dificultades más relevantes:
Ambigüedad en los objetivos
Falta de precisión de productos relevantes o estratégicos
Quien o quienes responden por los objetivos
Falta de consecuencias del buen o mal desempeño
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Beneficios de la evaluación a través de indicadores de desempeño
Facilita el proceso de planificación y de formulación de políticas de mediano y largo plazo.
Permite detectar sectores de la organización con problemas de gestión.
Permite realizar ajustes y readecuar cursos de acción
Permite asignar más eficazmente los recursos públicos
Aumenta la transparencia
Permite evaluar los procesos y realizar evaluaciones ex post

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

INTRODUCCION
CONDICIONES DE LOS INDICADORES
AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS
CONSTRUCCION DE INDICADORES
PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES
ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES
METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES
IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO
COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS
TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

El requisito previo para formular indicadores de evaluación de desempeño es que la institución pública defina los objetivos que orientarán en el mediano y largo plazo su accionar.
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Algunas condiciones previas a cumplir(1)

La planificación estratégica es un proceso estructurado que permite a la organización especificar su misión y papel dentro de la estructura del Estado.

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Algunas condiciones previas a cumplir(2)

Definidas las misión, los objetivos estratégicos y los productos relevantes de la institución, se requiere establecer metas de gestión que establezcan los logros que se quiere alcanzar en cada una de las áreas o ámbitos de acción que surgen a partir de los objetivos estratégicos.

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Algunas condiciones previas a cumplir(2)

Existen factores que desaconsejan el desarrollo de un sistema de indicadores para todas y cada una de las actividades y programas que desarrolla de una Institución
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Condiciones metodológicas para la elaboración de indicadores
Fuentes de Información
Temporalidad

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

INTRODUCCION
CONDICIONES DE LOS INDICADORES
AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS
CONSTRUCCION DE INDICADORES
PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES
ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES
METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES
IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO
COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS
TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Áreas donde el desarrollo de sistemas de indicadores resulta importante:

Dichas áreas son:
Desempeño operativo
Desempeño financiero
Congruencia
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

INTRODUCCION
CONDICIONES DE LOS INDICADORES
AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS
CONSTRUCCION DE INDICADORES
PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES
ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES
METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES
IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO
COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS
TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Economía
Eficacia
Eficiencia Efectividad
Equidad
Excelencia – Calidad
Entorno
Sostenibilidad

OTRA CATEGORIZACION DE INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

INTRODUCCION
CONDICIONES DE LOS INDICADORES
AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS
CONSTRUCCION DE INDICADORES
PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES
ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES
METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES
IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO
COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS
TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

RECORDEMOS LA METODOLOGIA BASICA PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES

Qué se hace ?
Qué se desea medir ?
Quién utilizará la información ?
Cada cuánto tiempo ?
Con que se compara ?

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

INTRODUCCION
CONDICIONES DE LOS INDICADORES
AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS
CONSTRUCºCION DE INDICADORES
PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES
ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES
METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES
IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO
COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS
TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

MODELOS BASICO DE EVALUACIÓN

MODELO PLAN
MODELO PRESUPUESTO
MODELO MIXTO (PLAN-PRESUPUESTO)

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

DESTINATARIOS Y USUARIOS DE LOS INDICADORES
Gestores públicos
Órganos políticos externos a la administración
Ciudadanos y medios de comunicación
Órganos técnicos de control
Instituciones académicas y científicas
Organismos y organizaciones internacionales

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

INTRODUCCION
CONDICIONES DE LOS INDICADORES
AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS
CONSTRUCCION DE INDICADORES
PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES
ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES
METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES
IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO
COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS
TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

INSTITUCIONALIZACION DE LA EVALUACION
Decisión política
Nuevo rol de los organismos de control

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

ALGUNAS DE LAS DIFICULTADES MAS IMPORTANTES EN LA CONSTRUCCION DE LOS INDICADORES DE DESEMPEÑO
Debilidad en el nombramiento del personal directivo publico

Falta o escasos incentivos para asumir mayores niveles de responsabilidad

Las escasas consecuencias respecto del desempeño logrado
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

La administración por resultados implica la priorización del logro de los objetivos estratégicos generales y específicos en el proceso de gestión de los recursos públicos.

En tanto que la medición del desempeño implica la determinación de elementos mensurables, cuantitativa y cualitativamente, relacionados con el logro de los propósitos de la administración pública así como la determinación de expectativas sobre ellos
INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

La evaluación del desempeño, incluye elementos de respuesta a los interrogantes sobre cómo ha sido el desempeño, en qué medida y en qué condiciones se cumplieron los objetivos inicialmente establecidos.
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