ESTIMACION DE RUTA CRITICA VIA PERT
CPM o PERT
Ambas técnica nos permite la cimentación y visualización de un diagrama de red representando cada actividad mediante una flecha llamada arco. Así mismo las redes tienen un papel importante en el manejo de control permitiendo demostrar las relaciones entre las actividades de un proceso.
CPM o PERT
CPM o PERT
además el nodo en el diagrama de red es un aspecto de mucha importancia en un problema como la fuente y destinación de bienes y servicios, sin dudas el PERT y CPM es una herramienta de estudios múltiples con una serie de elementos Inter conectados
CPM o PERT
EJEMPLO:
Donde:
IC : Inicio más cercano, es decir, lo más pronto que puede comenzar la actividad.TC : Término más cercano, es decir, lo más pronto que puede terminar la actividad. IL : Inicio más lejano, es decir, lo más tarde que puede comenzar la actividad sin retrasar el término del proyecto. TL : Término más lejano, es decir, lo más tarde que puede terminar la actividad sin retrasar el término del proyecto.
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EJEMPLO:
IC : Inicio más cercano, es decir, lo más pronto que puede comenzar la actividad.TC : Término más cercano, es decir, lo más pronto que puede terminar la actividad. IL : Inicio más lejano, es decir, lo más tarde que puede comenzar la actividad sin retrasar el término del proyecto. TL : Término más lejano, es decir, lo más tarde que puede terminar la actividad sin retrasar el término del proyecto.
EJEMPLO:
Adicionalmente se define el término Holgura para cada actividad que consiste en el tiempo máximo que se puede retrasar el comienzo de una actividad sin que esto retrase la finalización del proyecto. La holgura de una actividad se puede obtener con la siguiente fórmula:
Holgura = IL – IC = TL – TC
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EJEMPLO:
Para utilizar el método CPM o de Ruta Crítica se necesita seguir los siguientes pasos:
Definir el proyecto con todas sus actividades o partes principales.
Establecer relaciones entre las actividades. Decidir cuál debe comenzar antes y cuál debe seguir después.
Dibujar un diagrama conectando las diferentes actividades en base a sus relaciones de precedencia.
Definir costos y tiempo estimado para cada actividad.
Identificar la trayectoria más larga del proyecto, siendo ésta la que determinará la duración del proyecto (Ruta Crítica).
Utilizar el diagrama como ayuda para planear, supervisar y controlar el proyecto
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EJEMPLO:
EJEMPLO:
“PROCESO DE DESARROLLO DEL MARCO LÓGICO”
Monitoreo y evaluación
Con el objeto de reducir la diferencia entre la planificación o formulación de los proyectos y la realidad, es decir su implementación y resultados; es necesario llevar a cabo actividades de Monitoreo y Evaluación. “Medir y analizar el desempeño, a fin de gestionar con más eficacia los efectos y productos que son los resultados en materia de desarrollo”12 es su objetivo general.
Hoy en día, los lideres de programas y/o proyectos deben desarrollar actividades de monitoreo y evaluación de tal manera que puedan analizar las contribuciones de los distintos factores al logro de un determinado efecto de desarrollo y mejorar así estrategias, programas y otras actividades.
“PROCESO DE DESARROLLO DEL MARCO LÓGICO”
¿Cuándo se hace monitoreo y evaluación?
Con frecuencia consideramos que la vida de un proyecto se circunscribe a la etapa en que se producen desembolsos, o sea, la etapa de ejecución. Pero el ciclo de vida del proyecto es bastante más complejo (ver esquema) Existe una estrecha relación entre las fases del ciclo del proyecto y las actividades de monitoreo y evaluación.
“PROCESO DE DESARROLLO DEL MARCO LÓGICO”
“La incorporación de indicadores”
Las relaciones lógicas, al momento del diseño, son hipótesis de comportamiento, las cuáles en la práctica, pueden ocurrir o no. Por ello, el método del Marco Lógico se completa con la introducción de otras dimensiones, que buscan dar a la gerencia del programa, la información necesaria para darse cuenta si esas hipótesis se están cumpliendo o no.
Si las hipótesis no se estuviesen cumpliendo satisfactoriamente, sería necesario realizar acciones para modificar ya sea el tipo de productos, o el diseño global del programa, a fin de obtener los propósitos políticos que justifican su existencia
“La incorporación de indicadores”
Los indicadores propios del método del Marco Lógico
La Matriz no sirve solamente para describir los objetivos de distinto orden que aparecen en el entorno de la solución de un problema político, económico o social de alguna población. Una vez definida la estructura lógica de la matriz, será necesario incorporar los indicadores que permitan seguir, en forma objetiva, el comportamiento de cada hipótesis de la formulación lógica+institucional.
Los indicadores deben diseñarse de tal forma que permitan que sus valores puedan ser medidos cada cierto tiempo.
“La incorporación de indicadores”
Al evaluar el comportamiento de los indicadores, será posible definir los cursos de acción que deberían seguirse, de acuerdo con lo que expresen los indicadores.
Estas acciones correctivas no quedan expresadas en la propia matriz, sino que requieren un documento adicional: el manual de operación del programa o proyecto. En este manual debe definise con precisión la metodología de medición de cada indicador y se “semaforizan” sus valores.
Esto último implica que se defina qué debe hacerse en el caso que los valores de cada indicador queden dentro de determinados rangos numéricos
“La incorporación de indicadores”
Los indicadores propios del método son muy precisos, ya que específicamente deben controlar cada una de las hipótesis de los procesos de transformación desde la situación problema a la situación deseada.
Cada eslabón de la cadena del proceso de transformación es una hipótesis que debe ser atendida en forma cuidadosa, para ver el grado en que se está cumpliendo.
En el caso que el comportamiento de la hipótesis fuese distinto al esperado, el programa deberá tomar acciones correctivas, ya sea para acelerar algunas acciones, reforzar algunos frentes de trabajo, estimular las coordinaciones, etc.
“La incorporación de indicadores”
En el siguiente ejemplo, debemos reconocer que el proceso de transformación en un programa XX, depende del cumplimiento de las siguientes hipótesis:
Hay suficientes maestros que se interesan en tomar el programa
El programa ofrece cursos y actividades conexas
Los maestros inscritos asisten regularmente a las actividades del programa
Una proporción importante de maestros inscritos se gradúa
En las escuelas existen las condiciones materiales para aplicar las nuevas tecnologías
Los maestros graduados aplican sus conocimientos en su lugar de trabajo
Los alumnos de los maestros que aplican los nuevos conocimientos obtienen mejores resultados que sus compañeros cuyos maestros no se han capacitado aún.
“La incorporación de indicadores”
Nuestra pregunta ahora es: ¿Cómo sabemos si la hipótesis se está cumpliendo adecuadamente?.
La respuesta a esta pregunta puede tener varias respuestas, dependiendo de las circunstancias específicas en que se desarrolla el programa respectivo.
Como ejemplo, tomaremos las respuestas que aparecen en la tabla siguiente, advirtiendo que no son necesariamente ni las únicas ni las mejores.
“La incorporación de indicadores”
“La incorporación de indicadores”
Toda la lógica del programa se puede controlar por medio de los indicadores mencionados. Otros indicadores, como por ejemplo, cuánto cuesta cada curso, o cuantos hombres y cuantas mujeres se gradúan, no forman parte de la lógica, pero sí pueden ser muy útiles para otros fines.
Nótese que el programa puede fracasar si cualquiera de los eslabones de la cadena “se corta”.
Estos eslabones pueden estar en la primera columna, del Resumen Narrativo de los Objetivos, o en la cuarta columna, de los Supuestos. Sin importar donde se ubican los eslabones, la segunda columna debe contener todos los indicadores respectivos, ya que todos ellos son igualmente estratégicos, y su seguimiento es igualmente importante.
“La incorporación de indicadores”
Tal como se señaló previamente, es frecuente que se le encomiende a la Matriz del Marco Lógico la tarea de facilitar su estructura como “estante” para exhibir otra información de importancia para las autoridades que tienen responsabilidades acerca del programa, su financiamiento o su ejecución conforme a ciertas normas administrativas.
Cuando esto ocurre, a estos indicadores de conveniencia, al igual que a los indicadores propios se les pide que cumplan con determinadas características, que se exponen a continuación.
“La incorporación de indicadores”
Los indicadores de conveniencia
Los indicadores de conveniencia son fundamentales para una buena administración de la ejecución del programa y para la evaluación de sus resultados e impactos. Para esto se definen metas específicas que posibilitan estimar en qué medida se cumplen los objetivos en cuatro dimensiones: eficacia, eficiencia, calidad y economía. Ello permite analizar la eficacia de los resultados del programa y la eficiencia con que éste se ejecutó o se opera.
Para ello estos indicadores establecen una relación entre dos variables, una de las cuáles se refiere específicamente al programa, mientras que la otra establece el marco de referencia contra el cual se compara el desempeño del programa. Por ejemplo, un indicador puede establecer la relación entre la variación porcentual de los ingresos medios de una comunidad en un determinado periodo de tiempo, comparado con el incremento porcentual de los ingresos medios en el país.
“La incorporación de indicadores”
Características de los indicadores
Las variables pueden ser de tipo cuantitativo (medibles numéricamente) o cualitativo (expresadas en calificativos).
Sin embargo, para el cálculo de los valores de los indicadores, las variables de tipo cualitativo deben ser convertidas a una escala cuantitativa. Por ejemplo, la opinión de los alumnos acerca de un programa de capacitación podría obtenerse al término de cada curso mediante una evaluación en que indiquen si éste fue excelente, bueno, regular, malo o muy malo. Luego, para calcular un indicador basado en esta información, será necesario convertirla a una escala cuantitativa. Por ejemplo, podrá asignarse el valor “1” a muy malo, “2” a malo y así sucesivamente, para calcular luego el promedio de todas las opiniones. Así los indicadores cuantitativo, lo cual tiene ventajas respecto a la objetividad del indicador.
“La incorporación de indicadores”
Es recomendable que los indicadores se discutan y consensuen con los principales involucrados en el programa. Ello permite que los resultados de la supervisión y evaluación, y las recomendaciones y acciones que surjan de dichos procesos, sean aceptados con mayor facilidad por todos los involucrados.
Con frecuencia pueden definirse muchos indicadores para cada uno de los niveles de objetivos de un programa. Pero, es recomendable utilizar el menor número de indicadores que permita evaluar bien el logro de cada objetivo. Un excesivo número de indicadores requiere de mucho esfuerzo para recopilar la información necesaria y calcularlos, distrayendo así la atención del equipo de los objetivos del programa.
“La incorporación de indicadores”
Procedimientos para construir indicadores
Para definir buenos indicadores es recomendable proceder en los siguientes pasos:
Considerar primero el objetivo cuyo logro se pretende medir a través del indicador. Por ejemplo, a nivel de Propósito el objetivo es “Morbilidad en Pueblo Esperanza reducida”.
Seleccionar luego que aspecto del logro del objetivo se quiere medir. Estos pueden tener que ver con la eficacia o calidad de los resultados, con el cronograma de ejecución, con el costo incurrido, o con la eficiencia en la ejecución o en la operación. Por ejemplo, puede interesarnos medir la reducción en la tasa de morbilidad en la población de Pueblo Esperanza (indicador de eficacia).
“La incorporación de indicadores”
Decidir con que periodicidad se medirá el indicador. Así, el indicador para el objetivo antes mencionado podría ser: “Reducción porcentual anual de la tasa de morbilidad de los habitantes de Pueblo Esperanza”.
Agregar metas. Es conveniente establecer también metas para cada indicador, para lo cual hay que especificar una cantidad, magnitud o variación que se espera lograr como resultado de la intervención y señalar en qué plazo se espera alcanzar la meta. Por ejemplo, podría fijarse como meta: “Disminuir al cabo de dos años en un 50% la tasa de morbilidad de los habitantes de Pueblo Esperanza.”
“La incorporación de indicadores”
ERRORES MÁS COMUNES EN EL DISEÑO DE INDICADORES
Utilizar sólo indicadores calculados por el programa. Es un error porque las dos primeras categorías son exógenas al programa. Por ello sus indicadores se refieren a materias que no son controladas por el programa, lo cual implica que normalmente se generan también en forma externa al programa.
Omitir indicadores para aspectos significativos del Resumen Narrativo. Es un error porque los indicadores deben expresar exactamente los mismos conceptos que el resumen Narrativo: no pueden ni agregar conceptos, ni omitirlos.
“La incorporación de indicadores”
Dejar de lado lo simple por lo complejo. Es un error pensar que lo simple no sirve como indicador. Por ejemplo, un indicador de que se construyó un puente es, simplemente, verlo en funcionamiento.
Ocupar indicadores no específicos para los objetivos del programa. Es un error porque un indicador no específico puede adoptar valores que no reflejan el aporte del programa. Por ejemplo, un índice de calidad de vida tiene tantos factores incorporados, que es casi imposible establecer un vínculo específico de algún programa con él.
ERRORES MÁS COMUNES EN EL DISEÑO DE INDICADORES
“La incorporación de indicadores”
Según el aspecto del logro de los objetivos que miden se distinguen los siguientes tipos de indicadores:
Indicadores de eficacia: apuntan a medir el nivel de cumplimiento de los objetivos, como por ejemplo: “Incremento porcentual en la cobertura de atención de salud en la localidad”.
Indicadores de eficiencia: buscan medir que tan bien se han utilizado los recursos en la producción de los resultados. Para ello establecen una relación entre los productos o servicios generados por el programa y el costo incurrido o los insumos utilizados. Por ejemplo, un indicador de eficiencia sería: “Costo promedio por persona capacitada por semana de curso”.
“La incorporación de indicadores”
Indicadores de calidad: buscan evaluar atributos de los bienes o servicios producidos por el programa respecto a normas o referencias externas. Suelen ser los más difíciles de definir y de medir, pero son de suma importancia para una buena gestión de los programas y para la evaluación de resultados. Por ejemplo, en un programa frutícola un indicador de calidad podría ser: Porcentaje de la fruta cosechada en una temporada que califica para exportación (calibre, color, etc.). Con frecuencia se utiliza como indicadores de calidad en programas que entregan servicios a los beneficiarios el nivel de satisfacción de éstos según los resultados de encuestas.
“La incorporación de indicadores”
Indicadores de economía: Miden la capacidad del programa o de la institución que lo ejecuta gestionar los recursos asignados.
Para recuperar los costos incurridos, ya sea de inversión o de operación. Dicha recuperación puede ser vía aportes de los usuarios, contribuciones de otras entidades, venta de servicios, etc. Por ejemplo, un indicador de economía podría ser: “Porcentaje de recuperación del costo de operación anual del centro de salud de Pueblo Esperanza”.
“La incorporación de indicadores”
Utilización de los indicadores
Si bien es posible definir distintos tipos de indicadores, es necesario hacer una clara distinción entre los indicadores de eficacia y el resto. Tal como se definió en la sección anterior, los indicadores de eficacia son aquéllos que miden si se cumplió el objetivo o no. Esta información debe estar siempre presente en la Matriz, ya que es la única que permite apreciar si se está cumpliendo la Lógica Vertical. El resto de indicadores entrega información que es complementaria al dato de si el objetivo se alcanza o no.
Los indicadores de eficacia deben ser muy simples y estar basados en el sentido común, más que en cualquier otra consideración. Curiosamente, es frecuente que se busquen formas rebuscadas para estos indicadores, en vez de preferir lo obvio. Los siguientes ejemplos muestran ejemplos indicadores de eficacia: simples.
“La incorporación de indicadores”
Es frecuente que los indicadores de eficacia deban referirse a elementos cualitativos que no aparecen intrínsecamente en el objetivo, como es el caso del ejemplo del puente.
“La incorporación de indicadores”
EL COSTO DE ATENCIÓN DE UN PROGRAMA DE SALUD PARA POBLACIÓN EN ESTADO DE POBREZA
En el monitoreo de un programa de salud focalizado en población de bajos ingresos, se obtuvieron las siguientes cifras:
Costo del programa: 5.000.000 de unidades monetarias
Población objetivo: 35.000 personas
Población atendida: 20.000 personas
Porcentaje de focalización: 85%
¿Cuál es la eficiencia del programa?
En este caso tenemos que el porcentaje de focalización es sólo de 85%. Esto quiere decir que sólo el 85% de las personas atendidas pertenecían a la población objetivo; el resto son personas que lograron pasar con éxito los filtros de focalización y que obtuvieron los beneficios del programa sin tener derecho a ellos.
“La incorporación de indicadores”
Este porcentaje de focalización es ya uno de los indicadores de eficacia del programa o, al menos un elemento de éste:
Para calcular la eficacia y la eficiencia, tenemos que descomponer la población atendida en sus componentes: (i) 17.000 personas pertenecientes a la población objetivo y 3.000 personas no pertenecientes a esa población. La eficacia, entonces, es que se atendió a 17.000 de las 35.000 personas para quienes se diseñó el programa; esto es, un 48,6%. La eficiencia es el costo por unidad de la población objetivo atendida, es decir, 5.000.000/17.000 = 2.941,2 unidades monetarias por atención.
Hechas las aclaraciones previas, podemos ver cuál sería, en términos generales, el uso de los indicadores según las categorías de la matriz. No se utiliza el mismo tipo de indicadores en los distintos niveles de objetivos, ya que lo que se pretende medir es diferente:
“La incorporación de indicadores”
A nivel de Fin se trata de medir la contribución del programa al logro del Fin, situación que sólo será posible observar a mediano o a largo plazo. Los indicadores utilizados a nivel de Fin medirán eficacia. Por ejemplo, un indicador de eficacia a nivel de Fin podría ser: “Variación del porcentaje de la población de Pueblo Esperanza en situación de pobreza respecto a la variación porcentual de la población en situación de pobreza a nivel regional”.
A nivel de Propósito se intenta medir el resultado logrado al término de la ejecución del programa o durante su ejecución del programa, según sea el caso. A este nivel suelen utilizarse indicadores de eficacia y eficiencia, y en ciertos casos de calidad o de economía. Por ejemplo un indicador de eficacia a nivel de Propósito podría ser: “Variación en el número promedio de días de ausentismo escolar en Pueblo Esperanza”. Un indicador de calidad podría ser: “Variación en el índice de satisfacción de la comunidad con los servicios de salud disponibles” (habría que definir este índice y determinarlo antes de iniciar el programa).
“La incorporación de indicadores”
A nivel de los Componentes, los indicadores suelen medir eficacia, eficiencia, calidad y en ciertos casos economía en la provisión de los bienes o servicios por el programa. Por ejemplo, indicadores a este nivel podrían ser: “Porcentaje de la población objetivo capacitada al término del programa” (eficacia), “Número de capacitados por capacitador por año” (eficiencia) “Nivel de conocimientos de los capacitados” (calidad) y “Porcentaje del costo de los cursos aportado en bienes o servicios por la comunidad” (economía).
· Por último, a nivel de las actividades el indicador empleado con mayor frecuencia suele ser el costo presupuestado por actividad. También pueden agregarse otros indicadores para cada una, usualmente de eficacia o de eficiencia. Por ejemplo, podría indicarse el plazo programado para la ejecución de cada actividad.
“La incorporación de indicadores”
Una buena definición de indicadores y su cabal comprensión por parte de los principales involucrados en el desarrollo del programa es de suma importancia.
Por ello, además de la información que se registra en la MML en las columnas de Indicadores y de Medios de Verificación, es recomendable preparar, como parte de la documentación del programa, un respaldo técnico de cada uno de los indicadores.
“La incorporación de indicadores”
La semaforización de indicadores
De particular importancia es señalar que para poder utilizar correctamente los indicadores es preciso contar con algún marco de referencia que permita interpretar y dar sentido a los valores que ellos puedan adquirir en un momento determinado.
Indicadores para los supuestos
En las versiones habituales de las matrices de Marco Lógico no se definen indicadores para los supuestos. Sin embargo, dada la importancia que ellos tienen, es conveniente que en el Manual operativo del Programa o Proyecto de que se trate, se especifiquen estos indicadores y se los incluya dentro de los programas regulares de monitoreo de indicadores.
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