Cobranza empresarial efectiva para centros de capacitacion ocupacional

IngCom David Esteban Ponce
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COBRANZA EFECTIVA
Cuando se habla de recursos, se piensa simplemente en dinero, equipos, materiales, personal. Sin embargo, los recursos son en extremo complejos y diversificados. Genéricamente, los Recursos Organizacionales pueden clasificarse en 5 grupos:
Recursos Organizacionales:
Productivos
Financieros
Talento Humano
Administrativos
Comerciales

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COBRANZA EFECTIVA

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A D M I N I S T R A C I O N
Cuando escuchamos hablar de Administración, inmediatamente viene a nosotros la idea de un proceso secuencial, determinado por las siguientes funciones:
Planificar: Consiste en establecer los objetivos progresivos para alcanzar una meta determinada, apoyándose en el diseño de programas y calendarios que contribuyan a la consecución de los mismos. Ejemplo: Cuántas unidades se debe producir al mes y los Métodos para conseguirlo.
Organizar: Consiste en establecer qué hacer, quién lo debe hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y dónde hacerlo; es decir, determinar los deberes, funciones y responsabilidades necesarias para que la empresa consolide los objetivos perseguidos.
Distribuir: Consiste en dotar de personal y al personal con los conocimientos, herramientas, recursos y facilidades; para ejecutar los deberes, funciones y responsabilidades asignados de la mejor manera. Los puestos de trabajo que componen un organigrama crecen de sentido hasta que son ocupados por personas que se supone están calificadas para actuar.
Dirigir: Establecidos los planes, creada la estructura orgánica y cubiertos los cargos; la entidad esta preparada para ponerse en marcha, por lo tanto espera que alguien le dé la señal de partida; instruyendo y motivando la consecución de objetivos, esta es la labor directiva. Dirigir implica influenciar y convencer consistentemente a un Equipo Humano para que obtenga los resultados que nosotros buscamos.
Controlar: Una vez que las ruedas de la empresa están en marcha, lo que resta es esperar que todos sus integrantes cumplan con su labor, que los planes se cumplan sin tropiezos y que se alcancen los objetivos fijados. Pero en la mayoría de casos esto es una utopía, por esto alguien tiene que comprobar periódicamente que las cosas sucedan según las previsiones, y tomar las medidas necesarias para que todo tome el curso planificado.

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F I N A N Z A S
Caso similar, ocurre al hablar de Finanzas, donde primordialmente tenemos la idea de:
Capital: Todo activo-recurso tangible o intangible disponible para invertir.
Inversión: Todo activo-recurso tangible o intangible comprometido en un proyecto con la expectativa de utilidad y la presunción de riesgo económico calculado.
Utilidad: Ganancia retribuida a los inversionistas, resultante del éxito de una inversión, proyecto, depósito de capital, etc.
Crédito: Emprésito o préstamo, adoptado o cedido por una persona u organización a sus clientes, por el cual se espera percibir un ingreso derivado del cobro de intereses.

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ADMINISTRACION FINANCIERA
Fusionando lo anterior, la Administración Financiera de cualquier empresa, se ocupa de solucionar
Políticas de Efectivo y Activo Circulante.
Decisiones crediticias.
Políticas de Cobranza.
Administración efectiva de los Pasivos.
Técnicas de Análisis Financiero y Valoración Empresarial.
Cuál es el Punto de Equilibrio Financiero y Operativo.
Aspectos para toma de decisiones financieras: Riesgo y Sensibilidad.
Importancia del valor del dinero a través del tiempo.

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CREDITO COMERCIAL
Se refiere a los términos crediticios que la empresa concede a sus clientes, correspondientes a las negociaciones o ventas que no se hacen de “Contado”; es decir que implican el pago del monto acordado en cuotas mensuales, bimestrales, trimestrales, etc.
Es importante conocer el comportamiento de los clientes, del mercado y la competencia antes de fijar la política de Crédito Comercial que apoye a la estrategia de Negocios.
La implantación de la política del Crédito Comercial, implica encontrar un equilibrio entre el Riesgo de no pago y el Rendimiento de la Empresa. En el grado que se otorguen créditos y se amplíen los plazos de cobro; se estarán inmovilizando fondos en la cartera de la entidad y peligrará la capacidad para liquidar sus pasivos; esto sin embrago tiene la ventaja de facilitar la negociación del bien o servicio comercializado por la empresa, y mejorar las utilidades de la misma si se obtiene el pago en el tiempo y monto establecido.
En toda operación de crédito las empresas corren el “Riesgo” de que la promesa de pago a un futuro no se cumpla, ya que no existe la seguridad de que se realice por circunstancias ajenas a la empresa o vinculadas a esta. Es importante conocer las circunstancias por las que la empresa sea responsable para que no pueda efectivizarse la totalidad del acuerdo de pago.

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CARTERA DE CLIENTES
CUENTAS POR COBRAR A CLIENTES
  Las cuentas por Cobrar, son las asignaciones propiamente dichas del Crédito Comercial, constituyéndose en un instrumento de Mercadotecnia que sirve para fomentar principalmente las Actividades Operacionales y de Negocios de una organización.
  La administración de Cuentas por Cobrar, implica generalmente un dilema entre la liquidez y la productividad ya que sí las opciones de Crédito Comercial denotan muchas facilidades para la adquisición del bien o servicio producido por la empresa; por un lado se incrementarán el volumen de Negocios y por ende las Utilidades; pero por otra parte se comprometerán recursos si no son efectivizados en los términos previstos de pago, que ocasionarán un perjuicio a la entidad, a nivel financiero, operativo, humano y publicitario.
COBRO A CLIENTES
  La Cobranza a los Clientes debe determinarse en función del volumen de Negocios-Ventas y las condiciones del Crédito Comercial, por lo cual es importante entender el comportamiento y actitud de los clientes hacia la empresa.
Reflexionando sobre lo anteriormente descrito, queda claro que la labor de cobranza, no recae en la persona del Ejecutivo de Cobranza; si no, que se constituye en una función de staff (Una labor de Equipo), principalmente si nos referimos al área de servicios, la cual depende del Cumplimiento de lo ofrecido en la negociación, para garantizar el normal desenvolvimiento del Crédito Comercial, es decir la Cobranza Efectiva.

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ÍNDICE DE COBRANZA (I-Cob)
  Es el principal parámetro de eficiencia relativo. Es el porcentaje total de cobro al cierre del ejercicio según la empresa. Se obtiene al dividir el número de cuentas cobradas contra el total de cuentas asignadas:
Í-CobMensual= Cobradas / Total
  Según el porcentaje obtenido, podemos afirmar que existe una relación directa entre índice y la capacidad de la empresa para satisfacer a sus clientes (Relación Calidad – Resultado) mediante su producto-servicio; es por esto citamos que la Cobranza es una labor de staff.
COBRANZA EFECTIVA

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EL EJECUTIVO DE COBRANZA
  Toda actividad, desde la más simple a la más compleja, demanda la presencia de personas eficientes, eficaces y efectivas que sean capaces de emprender, ejecutar y consolidar los objetivos previstos sin mayores contratiempos. A lo largo de esta capacitación, nos resulta evidente, que para cumplir con la trascendental labor de Cobranza a Clientes, se requiere un Ejecutivo de extraordinarias cualidades humanas y excelentes habilidades técnicas, pues tendrá que manejar con propiedad y soltura el Proceso de Cobranza, propio en cada empresa. El Ejecutivo de Cobranza, es la persona más importante dentro del Ciclo de Cobranza porque se encargará de hacer efectivo el compromiso de crédito adquirido con la empresa. Hace su trabajo a través de los esfuerzos realizados y los resultados obtenidos por otras personas de su organización, que muchas veces no conoce.
La Cobranza a Clientes, es la función ejecutiva que le da continuidad financiera. Su práctica requiere habilidad para la comunicación, sensibilidad para motivar al cliente y métodos para ejercer el cobro: Entiende, Comprende, pero no Compra Problemas.

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TECNICAS DE COBRANZA
Vía Telefónica: Constituye la técnica más común para el Ejecutivo. Consiste en llamar personalmente o contactar al cliente por otro departamento, un par de días antes de la fecha real de pago a los clientes, a fin de recordarles que es tiempo de hacer su pago.
Vía seguimiento de Cartera: Consiste en un proceso similar al anterior, pero este se realiza diariamente, este próxima o no la fecha de pago. Consiste en invitar al cliente a hacer uso del producto-servicio, consultar su satisfacción, comunicarle eventos, etc.
Vía Personal: Consiste en recordarle personalmente al cliente que se aproxima su fecha de pago, el momento de encontrarlo intencionalmente o por casualidad.
Vía Carta: Es un método poco sensible, utilizado principalmente con clientes que no permanecen fijos para un contacto personal o telefónico. Consiste en remitir una carta-cobranza, para recordar los beneficios del sistema y su fecha de pago.
Vía Reconocimiento de Pago: Método muy aplicado en empresas con montos variables de cobranza, que consiste en remitir un certificado-felicitación cada tres meses, a todos los deudores cuyo promedio de pago oscila entre la fecha real hasta 4 días después.
Vía Reconocimiento Desempeño: Es un procedimiento de mercadotecnia, coordinado entre los departamentos de mayor influencia en la cobranza. Consiste en entregar mensualmente un reconocimiento público a los clientes con el mejor desempeño, frecuencia de uso del producto.
Vía Descuento pronto Pago: Constituye una estrategia común para dinamizar el flujo de cobranza, previo acuerdo organizacional. Consiste en otorgar un descuento de 5% a 10% del valor a cobrar si el deudor paga 3 días antes de la fecha correspondiente.
Vía Métodos Combinados: Constituye en el utilizar varias de las técnicas citadas dentro de una sola estrategia de cobranza. Resulta particularmente efectivo en las empresas de servicios, por la naturaleza intangible del producto.

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TECNICAS DE COBRANZA
CONOCE QUE BUSCA EL CLIENTE?
  En la actividad comercial, es tan importante conocer qué buscan nuestros clientes, cómo conocer las bondades y debilidades de nuestro producto-servicio.
  Lo primero que se vende al consumidor es “Buena Atención”, ya que la mayoría de consumidores se decepcionan por la mala atención (Propietarios, Cobradores, Secretarias, distraídos haciendo otra actividad), poca información de los productos, poca importancia por la posible compra o demasiada presión para la compra.

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TECNICAS DE COBRANZA
PONGA EN PRACTICA ESTOS CONSEJOS:
Conocer muy bien el producto o servicio, es el primer paso para satisfacer las necesidades del consumidor.
Interésese por todos los clientes sin distinción.
Mírelos a los ojos cuando les habla y utilice sus manos para indicar los productos.
Ponga en manos del cliente toda la mercadería que cause interés. Recuerde: Lo primero que se negocia es “Ayuda” (Informar * Vender * Asesorar)

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REVELANCIA POR AREA
Asesoria Académica (55%): Debido a que su labor es la de “Hacer cumplir lo Ofrecido” mediante el servicio brindado, ocupa el mayor porcentaje de influencia para una Cobranza Efectiva en un Centro de Capacitación Ocupacional, porque este es el Departamento que se encarga de posicionar la Publicidad (Resultados Positivos o Negativos) dentro del mercado en el que ejerce su actividad económica.
Atención al Cliente (20%): Su rol primordial es satisfacer las necesidades de coordinación de horarios, el seguimiento en la frecuencia de asistencia y transmitir oportunamente las nuevas necesidades u observaciones del ejecutivo-alumno.
Administración (15%): Cuando hablamos del rol del Departamento Administrativo, nos referirnos a su función en la oportuna dotación de los recursos operativos, mantenimiento de infraestructura, etc., para que el cliente se encuentre en un ambiente confortable, seguro y digno de su presencia. Por ello ocupa el tercer lugar de influencia.
Otros Factores (10%): La falta de comunicación con cambios, cierres o mezclas en los horarios, ocasiona una mínima resistencia al pago oportuno por parte del alumno, si lo anterior ha sido una mala coincidencia; pero si se convierte en una costumbre… Alerta Roja.

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EVOLUCIÓN DE COBRANZA
Evolución en la Cartera de Clientes según las cifras entregadas por la Empresa Modelo

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MIL EXITOS HOY y SIEMPRE
El verdadero Trabajo en Equipo engrandece a los Hombres y a las Empresas.
 Un Negocio falto de capital, puede pedir dinero prestado; un Negocio mal ubicado puede, cambiarse de sitio; pero un Negocio sin Ejecutivos Eficaces tiene pocas posibilidades de Sobrevivir.
Gracias Ejecutivos por su Compromiso, Capacidad y Dedicación para con toda la Empresa.