El control interno en el subsistema de activos fijos tangibles en las empresas (página 3)

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ASPECTOS A VERIFICAR

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í En caso de detectarse diferencias físicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes, deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes.

í Debe existir un control eficaz de los útiles y herramientas en uso; en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes, se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material.

í El personal del almacén no tiene acceso a los registros contables ni

a los Submayores de Control de Inventarios.

í El área contable tiene que revisar los precios y cálculos de los productos recepcionados.

í Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente, así como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminación.

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Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema Activo Fijos, teniendo en cuenta lo siguiente:

í Cada responsable de área tiene firmada un Acta de Responsabilidad Material de los activos fijos bajo su custodia.

í En el área Contable debe constar con la información mínima indispensable de estos bienes, para su correcta identificación verificándose la suma de sus valores con el saldo de la cuenta control correspondiente periódicamente.

í Los modelos de control por áreas de los activos fijos tangibles deben encontrarse actualizados, en éstas y en el área contable.

í Debe elaborarse inmediatamente a su ocurrencia los modelos de movimientos de estos bienes, por las altas, bajas, traslados, enviados a reparar, ventas, etc.

í Es preciso elaborar el plan anual y efectuar chequeos periódicos y sistemáticos del 10% de estos bienes y en caso de detectarse faltantes o sobrantes elaborarse los expedientes correspondientes, contabilizarse éstos correctamente y aplicarse en el caso de faltantes, la responsabilidad material.

í Los valores de los activos fijos tangibles se deprecian mensualmente de acuerdo con las regulaciones vigentes y en base a las tasas establecidas para su reposición.

í Cuando proceda, dicha depreciación debe aportarse al Presupuesto del Estado correctamente y en el plazo fijado.

í Cuando se sustituya el responsable de un área debe efectuarse el chequeo de todos los activos fijos tangibles bajo su custodia, a fin de fijar la responsabilidad material correctamente.

í Las bajas, ventas y traslados de estos bienes deben estar aprobadas por los funcionarios autorizados.

í Los activos fijos intangibles deben controlarse en submayores habilitados al efecto y amortizarse mensualmente.

í Comprobar el cumplimiento de las obligaciones establecidas por la legislación vigente para el uso de los vehículos estatales, en las que se incluyen las relacionadas con el registro de vehículos del Ministerio del Interior.

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Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema

Nómina, teniendo en cuentan lo siguiente:

í Debe existir separación de funciones entre la persona que controla el tiempo laborado, la que confecciona la nómina, la que la paga y la que la registra.

í Debe procederse a revisar y aprobar las nóminas antes de la extracción

del efectivo para su pago.

í Deben establecerse controles eficientes para la forma de pago mediante tarjetas prepagadas y por la entrega del efectivo para pago y liquidación de nóminas.

í Número del cheque de extracción del efectivo para pago de la nómina, cuyo importe debe concordar con el total de los salarios, vacaciones y subsidios a pagar a los trabajadores.

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ASPECTOS A VERIFICAR

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í Es preciso garantizar la actualización del modelo SC-4-08 "Registro de salario y tiempo de servicio".

í Es necesario comprobar la actualización de los Submayores de Vacaciones y el cuadre de la suma de sus saldos con el de la cuenta control correspondiente, no debiendo acumularse tiempo en exceso al autorizado por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

í Se controlan según lo establecido en la legislación vigente los pagos por concepto de estipendio alimentario y de estimulación.

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ASPECTOS A VERIFICAR

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í Después de concluida la inversión, los activos fijos están registrados por su valor en la cuenta control correspondiente.

í La certificación de Avance de Obra emitida por el constructor está firmada por el inversionista directo, como constancia de su aprobación a los trabajos reportados y a los precios establecidos.

í El que es designado como inversionista directo, revisa y aprueba los

documentos por compras de materiales, equipos y activos fijos tangibles y por la contratación de proyectos, asistencia técnica y otros gastos del proceso inversionista.

í Cuenta con los cheques que mensualmente se certifican los gastos incurridos en la ejecución de inversiones con medios propios y su contabilización correctamente.

í Las reparaciones que se ejecutan están autorizadas.

í Existe evidencia de que periódicamente se verifica, por el área de contabilidad y a pie de obra con el inversionista, si los reportes contabilizados se corresponden con el valor de los trabajos realizados y se evalúan los resultados de la inversión.

í Se le informa al Órgano u Organismos al que se subordina y al Ministerio de Economía y Planificación, el comportamiento del proceso de inversión desde la planificación hasta la evaluación de resultados y cumplimiento de lo regulado al respecto.

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Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema Cuentas por cobrar, teniendo en cuenta lo siguiente:

í Los modelos en blanco de facturas y órdenes de compras o de servicio deben controlarse en el área de contabilidad por persona ajena a la que los confecciona, estar pre numerados y controlarse por dicha área las numeraciones de los emitidos y de los no utilizados.

í Es preciso que exista separación de funciones entre el empleado del almacén que efectúe la entrega de productos o mercancías, el que confecciona la facturación y el que contabilice la operación, así como del que efectúe el cobro.

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Se comprueba la efectividad del control interno en el tema de Inversiones, teniendo en cuenta de proceder lo siguiente:

í La entidad posee el Plan de Inversiones para cada año.

í En el caso de tratarse de una inversión nominal de la rama productiva, la entidad cuenta con el estudio de factibilidad técnico económico.

Para la realización del estudio de factibilidad:

í Se realiza el Pliego de Concurrencia, con la participación como mínimo de tres suministradores o proveedores.

í Se cuenta con el documento que acredite su aprobación por el Ministerio de Economía y Planificación.

í Se desglosa por componentes y se define la fuente de financiamiento.

í El Estudio de Factibilidad se basa en la documentación técnica del proyecto elaborada a nivel de ingeniería básica o anteproyecto.

í Los gastos incurridos en la fase de Pre inversión pasan a formar parte del costo total de la inversión en el componente Otros Gastos.

í Existe correspondencia entre el presupuesto que aparece reflejado en el Estudio de Factibilidad y el de la obra.

í Las condiciones y términos de facturación de los proyectos son las acordadas en el contrato entre el Inversionista y el Proyectista.

í Se llenan correctamente las cartas límites y se actualizan teniendo en cuenta las salidas de los materiales según el vale de entrega.

í Los pagos que se realizan, provienen de la cuenta Efectivo en Banco– Inversiones.

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ASPECTOS A VERIFICAR

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í Deben conciliarse periódicamente las facturas emitidas y los cobros efectuados según los datos contables con los de los clientes.

í El registro contable de las facturas debe efectuarse en orden numérico, manteniéndose actualizados los submayores de los clientes y no presentar saldos envejecidos.

í Deben mantenerse actualizados los submayores de Cuentas por Cobrar Diversas y no presentar saldos envejecidos.

í No deben existir saldos por pagos anticipados, fuera de los términos pactados para su liquidación.

í Deben elaborarse expedientes por la cancelación de las Cuentas por Cobrar y aprobarse y registrarse correctamente.

í Las Cuentas por Cobrar a clientes, las diversas y los Pagos Anticipados tienen que analizarse por clientes, así como por cada Factura y cobro realizado y por edades y ser analizados por el Consejo de Dirección.

í La provisión para cuentas incobrables debe estar autorizada y operarse correctamente.

í Los efectos por cobrar pendientes y los descontados deben controlarse contablemente por sus vencimientos.

í Deben habilitarse expedientes de cobros por clientes contentivos de cada factura emitida y del cheque cobrado; así como de las reclamaciones aceptadas.

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Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema Cuentas por Pagar, teniendo en cuenta lo siguiente:

í Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según controles contables, con los de los suministradores.

í Deben elaborarse expedientes de pago por proveedores contentivos de cada factura, su correspondiente informe de recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose las facturas con el cuño de "Pagado".

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