Aplicaciones y utilidad de los Diagramas de Gantt

Introducción a la gestión de proyectos

Existe un sinnúmero de empresas en este mundo, y todas ellas difieren en muchos aspectos; sin embargo, ninguna está exenta de un hecho: En algún momento todas ellas han realizado un proyecto. Esto en un principio no es nada raro; ya que desde su concepto más fundamental, un proyecto simboliza la materialización de una idea.

Generalmente los proyectos surgen como respuesta a una necesidad. Debido a esto, todo proyecto conversa la ilusión de lograr un cambio positivo. Es importante resaltar que no existe nada que no pueda ser mejorado, ya que, no hay creación realizada por el ser humano que sea perfecta.

Todo proyecto es temporal, esto es así porque la única manera de alcanzar el objetivo propuesto es a través de la finalización del mismo. Además, los resultados que ofrezcan un proyecto siempre serán únicos. No debe confundirse esto con el concepto de operación, ya que este último implica llevar a cabo actividades repetitivas sin interés alguno de innovar.

La gestión de proyectos es vital, ya que permite incrementar las posibilidades de éxito del objetivo deseado; porque cabe acotar que ningún proyecto tiene garantía de éxito. Por esto, es imprescindible disponer de herramientas y métodos efectivos que aseguren la conclusión de las metas.

¿Por qué es importante gestionar un proyecto?

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La gestión de proyectos permite que exista un ordenado seguimiento de cada una de las actividades planificadas. Sin gestión, predominaría el desorden y la incertidumbre. Como consecuencia de ello las posibilidades de éxito del proyecto disminuirían enormemente.

Saber sobre gestión de proyectos es responsabilidad de todos los miembros de un equipo, y no únicamente del gerente. Un proyecto saca su verdadero potencial cuando todos los integrantes están bien organizados y preparados. De lo contrario, aquellos con buena base sobre la gestión de proyectos empezarán a sentir que las actividades están siendo retrasadas por sus propios colegas. Esto resulta en un inconveniente ya que eventualmente la comunicación empezará a fallar, y la búsqueda de culpables se convertirá en una tarea diaria.

Es muy probable que en algún momento se tenga que participar en un proyecto. Por ello, es mejor estar bien preparado y no dejar que las sorpresas manipulen la situación.

Las estadísticas indican que sólo uno de cada cuatro proyectos logra llegar al mercado exitosamente. Por esta y otras razones, la gestión es fundamental y no debe ser tomada a la ligera.

¿Por qué los proyectos fracasan?

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Estar informado sobre las causas que llevan a un proyecto al fracaso es fundamental. Para evitar los peores escenarios, es necesario tener una sólida base de conocimientos en la gestión de proyectos.

La comunicación es uno de los factores más importantes para triunfar en un proyecto. Fallas en la comunicación pueden llevar a un desorden en la secuencia de realización de las actividades, así como también permite confundir los planes e intenciones principales del proyecto. No obstante, uno de los errores más comunes es cuando la planificación no se ajusta a la realidad. Generalmente este problema surge debido a una carencia de preparación e investigación. Para todo proyecto, es necesario estudiar cada actividad que se llevará a cabo, tomando en consideración cada factor involucrado.

Los factores más básicos a tener en consideración son el tiempo, el alcance, y los recursos. Si bien hay muchos otros aspectos a tener en consideración, estos son los pilares de todo proyecto. Debajo se explica con brevedad y detalle cada uno de estos tres factores.

Errónea gestión del tiempo

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En numerosas ocasiones se ha visto cómo los proyectos tienden al fracaso por no haberse planificado correctamente en un periodo de tiempo determinado. Hay que tomar en consideración que un proyecto es temporal, y por tanto debe tener un inicio y un fin.

Extender el tiempo de un proyecto puede aumentar los costos, así como también la cantidad de recursos. Por otro lado, un proyecto que claramente ha superado el periodo de tiempo planificado disminuye la motivación de todos los involucrados, lo cual puede afectar negativamente en los resultados.

Por otro lado, si el tiempo consumido ha sido más corto del planificado, puede ser sinónimo de un producto con menor calidad a la pretendida.

Una deficiente estimación de los costos

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Cuando se planea un proyecto, típicamente una de las primeras cosas en las que se piensa es en el presupuesto. Esta es una parte muy importante, y debe ser tomada con seriedad. Una estimación errónea de los costos puede, en muchas ocasiones, ser suficientemente grave como para cerrar el proyecto. Para evitar este escenario, es importante realizar una detallada investigación para procurar establecer un presupuesto correcto en cada una de las actividades involucradas en la obtención del objetivo.

Generalmente, una empresa reunirá individuos capacitados en cada una de sus áreas para dialogar acerca de los costos que estarán involucrados en el periodo de tiempo en que un proyecto tome lugar.

Para proyectos de larga duración, resulta importante tomar en consideración los cambios económicos, así como el comportamiento del mercado. Por ejemplo, la inflación y devaluación pueden derrumbar el proyecto si presentan cambios bruscos. Por ello, es necesario estimar cuánto puede variar el presupuesto inicial para ser capaz de cubrir posibles variaciones.

El alcance del proyecto no es claro

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Cada proyecto tiene un objetivo, esa es la razón de su existir; sin embargo, en muchas ocasiones no se tiene muy en claro qué tipo de resultados se desea obtener, por lo cual el objetivo suele variar. Es importante enfatizar que esto es una falla que puede destruir las posibilidades de éxito con gran facilidad. Un proyecto con un objetivo poco específico puede llegar a alejarse demasiado de la idea principal; el problema está cuando los recursos no pueden sostener los cambios de planes.

Un objetivo debe ser claro. En caso contrario, las actividades pueden variar constantemente y el esfuerzo en supervisión sería demasiado alto, trayendo consigo el caos. Sobre todo en proyectos grandes, donde es difícil dirigir a tantas personas y recursos.

Todo proyecto debe tener una ruta definida de principio a fin. El marketing es un asunto que se trabaja con mucho tiempo de antelación. Por ejemplo, muchas películas muestran un tráiler con un año de anticipación antes de su estreno en el cine; esto sin duda es muy útil para promocionar el producto. Si en caso contrario no se tuviera un objetivo concreto definido, entonces el marketing se retrasaría y el producto podría fallar cuando se presente en el mercado.

¿Cómo es útil el diagrama de Gantt en la gestión de proyectos

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Un diagrama de Gantt permite una visualización rápida y sencilla de cómo está estructurado un proyecto. Resulta una herramienta muy útil para la gestión ya que organiza las actividades y facilita la comunicación entre los miembros de un proyecto.

Henry Laurence Gantt popularizó el diagrama a principios del siglo XX. Gantt es una herramienta gráfica que organiza las actividades en barras horizontales; la duración de tiempo de cada tarea está expresada por la longitud de la barra, por lo que barras más largas tendrán un periodo de tiempo mayor.

Antiguamente se desarrollaban los diagramas de Gantt a papel; no obstante, los avances tecnológicos han dejado espacio libre para todo tipo de herramientas informáticas que facilitan su construcción. La mayor ventaja de esto es la sencillez para actualizar el diagrama ante cambios; sin duda es un gran soporte, porque resulta cómodo gestionar las variaciones que se presentan. Al mismo tiempo, se transmiten los cambios con rapidez a los miembros del proyecto

Las herramientas informáticas que permiten el diseño del diagrama de Gantt facilitan el acceso a los planes y posibilitan el trabajo en equipo. Porque cabe decir que una de las virtudes de estas herramientas es la facilidad de compartir información. Tiempo atrás se pensaba que era imposible trabajar en equipo y en tiempo real. Sin embargo, ahora es un hecho; e incluso, se puede realizar un seguimiento de las actividades del proyecto desde el propio hogar.

Herramientas que permiten la elaboración del diagrama de Gantt

Existen muchas aplicaciones informáticas que alojan la opción de diseñar diagramas de Gantt. Cada software presenta características únicas. No obstante, es posible clasificar estas herramientas de acuerdo a su función:

• 1. Algunas aplicaciones son de uso web. Mientras que otras, son de escritorio y necesitan instalación.

• 2. Hay softwares que son de acceso gratuito, pero también existen otros programas que son de pago.

• 3. Existen softwares más orientados al diseño, así como también hay herramientas enfocadas únicamente a la gestión. Todo depende del objetivo que se tenga en mente.

Se ha realizado una investigación sobre las distintas herramientas informáticas que presenta el mercado para la elaboración de diagramas de Gantt. Entre las cuales, se han seleccionado únicamente aquellas que tienen como enfoque principal la gestión, ya que herramientas orientadas al diseño no entran bajo el contexto de este documento. Debajo podrás ver una tabla que contiene las herramientas más populares y recomendadas muy por encima de otras herramientas que se ofrecen en Internet:

¿Cómo construir un diagrama de Gantt?

Debido a la facilidad de lectura de los diagramas de Gantt, muchos gerentes de todo tipo de organizaciones eligen implementar esta herramienta en sus áreas de trabajo. Esto es así porque la planificación se comunica a todos los miembros del proyecto con inmediata rapidez. Al mismo tiempo, permite una organización y flujo de trabajo más armonioso.

Para desarrollar un diagrama de Gantt es necesario ser preciso. En caso contrario podrían obtenerse resultados pobres a la hora de gestionar un proyecto. Debajo se enumeran cinco puntos a tener en cuenta para construir un diagrama de Gantt sin fallar en el intento:

• 1. Conoce con profundidad tu propio proyecto. Luego, anota en una lista todas las actividades que se requerirán para concluirlo. Dispón las actividades de forma cronológica y mantén un orden descendente. Piensa que es como construir un robot, hay pasos obligatorios que deben cumplirse antes de seguir con trabajos posteriores; es necesario establecer coherencia.

• 2. Realiza una estimación realista de la duración de cada actividad. No sólo tomando en consideración el esfuerzo necesario para finalizar cada asignación, sino también de los posibles retrasos que podrían presentarse debido a diferentes contingencias.

• 3. Ten cuenta que para los dos primeros pasos mencionados se ha requerido de una profunda investigación. Reunir esta información puede llevar tiempo. Es necesario guiarse de la filosofía de gestión de proyectos para poseer un criterio sólido sobre los recursos, el tiempo, y los objetivos que serán requerido para la finalización del proyecto. Así como otros muchos factores relacionados a la comunicación entre los trabajadores, clientes, proveedores, socios, colaboradores, y otros. Una vez se tenga establecido una clara definición de la extensión del proyecto, podrá recopilarse la información y el tiempo de cada actividad sin cometer errores.

• 4. Hay que eliminar tiempos muertos. Es decir, hay que evitar espacios vacíos entre barras. Al finalizar una actividad debe empezarse la siguiente inmediatamente. Los tiempos de descanso no se interpretan en las barras, la razón de esto es porque implícitamente ya se ha estimado cuanto tiempo debe trabajar y descansar cada operario: todo se trata de organización.

• 5. Realizar el diagrama de Gantt es sencillo una vez que se ha reunido la información. Basta con listar una serie de actividades a la izquierda, donde se organiza descendentemente según sea la prioridad. Además, se necesita indicar en la parte superior o inferior el tiempo, se puede trabajar con horas, días, semanas, meses o años.

Nota: Un inconveniente a resaltar del diagrama de Gantt es que no ilustra la carga de trabajo que se requiere para una actividad. Se podría pensar que en cuanto a cantidad de trabajo una barra más larga que otra indica mayor esfuerzo, pero no es así. Una barra de dos días podría necesitar más horas de trabajo por día que una actividad de siete días. Esta desventaja que tiene el diagrama puede, en algunas ocasiones, ser un problema. Ser consciente de este inconveniente es suficiente para eliminar los problemas que podría causar, ya que se puede comunicar la expectativa de trabajo por actividad.

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Gantt Project

Créditos de imagen: aulainteractiva.org

Gantt Project es un software muy conveniente para la gestión de proyectos. Este programa está especializado en la construcción de diagramas de Gantt. Como habrás podido observar en la imagen de arriba, posee una interfaz muy sencilla que permite que el usuario se acomode con velocidad. También cabe mencionar que tiene la virtud de ser un programa gratuito, por lo que resulta muy conveniente para todo tipo de organización o trabajador independiente.

El software es compatible con Windows, Linux, y MacOSX. Por lo que virtualmente casi cualquiera está al alcance de esta herramienta informática. Gantt Project permite la exportación de sus diagramas a formatos como: PNG, PDF, y HTML.

Probablemente Gantt Project no sea el software de gestión de proyectos más completo del mercado, ya que carece de muchas herramientas útiles de gestión; sin embargo, cuando se trata de realizar diagramas de Gantt, este software es extremadamente recomendable. Por esta y otras razones, pequeñas y medianas empresas pueden verse altamente beneficiadas si deciden incorporar Project Gantt en su gestión de proyectos.

Gantter

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Gantter es otra aplicación que se enfoca principalmente en los diagramas de Gantt. Difiere del software Project Gantt debido a que este sólo puede ser usado a través de la página oficial. De igual manera, Gantter es de uso gratuito, pero es requisito registrarse como usuario para tener acceso a la herramienta.

Al ser una aplicación online dispone de muchas ventajas interesantes. Por ejemplo, es posible compartir el diagrama a otros usuarios de forma instantánea; ya que la información se guarda en la nube y es fácil de enviar. Para el almacenamiento de datos, Gantter puede conectarse con proveedores como Google Drive, Skydriver y Dropbox. Desde la página web se puede dar permisos a otros usuarios para la visualización y modificación de los documentos, así como también para prohibir el acceso.

Gantter es muy recomendable para realizar diagramas de Gantt al igual que Project Gantt. Tiene diferentes ventajas e inconvenientes por ser una aplicación web, pero todo depende de las necesidades específicas de quien decida implementarlo para su gestión de proyectos.

Project Libre

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Project Libre es un software gratuito para escritorio. Es compatible con Windows, Linux, y MacOSX. De igual manera que Gantt Project, este software trabaja con la plataforma Java. Muchos directores de proyecto afirman que entre las herramientas gratuitas para la gestión de proyectos, Project Libre se gana el primer lugar. Este software es tan bueno como otros que se especializan únicamente en realizar diagramas de Gantt. Pero además, contiene otras herramientas para la gestión. Como por ejemplo: la gestión del valor ganado, diagramas de estructura analíticas de recursos (RBS), diagramas de estructura de descomposición de trabajo (WBS), informe de uso de tareas, entre otros.

Es importante resaltar que en el año 2013 la web Opensource.com reconoció a Project Libre como uno de los diez mejores proyectos de software de código abierto para esa época.

Este software es recomendable para todo tipo de organizaciones y trabajadores independientes. No obstante, puede que requiera un poco de tiempo aprender a manipular el programa; ya que la diversidad de opciones es bastante ancha. En cuanto a gestión de proyectos se trata, Project Libre es más completo que Gantter y Gantt Project. Pero dependiendo de las necesidades y la extensión del proyecto, podría usarse una u otra aplicación indistintamente.

SmartSheet

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SmartSheet es una aplicación web para la gestión de proyectos. Esta herramienta no es gratuita, pero la página permite un mes de prueba libre de pago para dejar al usuario decidir si vale la pena invertir. De ser así, se puede elegir una suscripción de pago mensual o anual; el precio variará según el plan que se escoja. Como referencia, este mes de abril de 2015 el plan básico registra un precio de 16 dólares mensuales.

La aplicación web es parecida a la hoja de cálculo de Excel. De hecho, es posible importar archivos de Excel en Smartsheet.

Smartsheet tiene todo tipo de plantillas que facilitan la administración de proyectos. Entre las plantillas más usadas se tiene: marketing, recursos humanos, ventas, personal, gestión de proyectos, tecnología de la información, y desarrollo de productos.

Puede considerarse que Smartsheet es una herramienta muy completa como Project Libre y Microsoft Project; ya que no sólo posee la opción de realizar diagramas de Gantt, sino también muchas otras herramientas útiles para la gestión de proyectos.

Microsoft Project

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Microsoft Project es probablemente el software más completo para la gestión de proyectos que pueda ofrecer el mercado. Este programa posee prácticamente cualquier herramienta necesaria para facilitar el análisis de datos. Entre las principales opciones están: ruta crítica, sobrecarga de recursos, resumen de proyecto, cálculo de costos, control de proyectos, y el diagrama de Gantt.

La aplicación de Microsoft Project tiene el inconveniente de ser únicamente compatible con Windows, por lo que puede ser una limitante importante para una extensa variedad de organizaciones. Otra desventaja es que se trata de un software relativamente costoso. Microsoft Project tiene dos versiones para escritorio: Project profesional y Project Standard; con un costo de 1,159.99 y 589.99 dólares respectivamente. Cabe decir que estos datos fueron tomados en abril de 2015 y pueden variar.

Puede parecer que Microsoft Project tiene muchas desventajas importantes, pero es porque no está pensado para pequeñas empresas. En realidad Microsoft Project es una herramienta muy potente y usada por medianas y grandes organizaciones que necesitan ordenar y analizar complejos flujos de datos. Microsoft Project no es la mejor opción si sólo se desea realizar un diagrama de Gantt, ya que el programa está pensado para abarcar una gran variedad de herramientas para la gestión; es importante pensar en la relación costo-beneficio.

Fuentes Consultadas

• http://www.gestiopolis.com/

• http://www.monografias.com/

• http://aulainteractiva.org/

Autor:

Carlos del Castillo