Elaboración de una base de datos para la compilación de información y control de documentos de reportes de acciones

Introducción
El Problema
La Empresa
Diseño Metodológico
Situación Actual
Análisis y Resultados
Conclusiones
Recomendaciones

Contenido

HIDROBOLIVAR C.A
Introducción
División de Organización y Gestión de Calidad.
Elaboración.
HIDROBOLIVAR C.A. es una empresa de servicio, encargada de suministrar, administrar y garantizar agua potable a toda la comunidad del estado Bolívar.
En la gerencia de Planificación, Presupuesto, Organización y Gestión de la Calidad específicamente en la División de Organización y gestión de la calidad donde esta el control de los reportes de las acciones correctivas y/o preventivas.
Una base de datos para el control de reportes de acciones correctivas y/o preventivas.

Problema

Objetivo General
Establecer una base de datos que permita compilar, organizar y hacer seguimiento a la información referente a los reportes de acciones correctivas y preventivas, con el propósito de optimizar su control y seguimiento, dentro de la División de Organización y Gestión de la calidad.

Problema

HIDROBOLIVAR C.A su sede principal esta ubica en el sector industrial 321 08 04, Urbanización Zona Industrial Matanzas, puerto Ordaz, Edo. Bolívar, Venezuela.

La Empresa

Diseño Metodológico
Población y muestra: la población accesible será de tipo finita, es decir, es una agrupación en la que se conoce la cantidad que la integra. Además, existe un registro documental de dichas unidades, de fuentes confiable. Sera un tipo de muestra intencional.
Técnica e Instrumentos de Recolección de Datos

Técnicas Interrogativas
Observación Directa
Consultas Bibliográficas

Diseño Metodológico

El proceso de control, revisión y seguimiento de los reportes de acciones correctivas y/o preventivas de las auditorías externas e internas presenta algunas deficiencias, al recibir los reportes en físico se revisan y seguidamente se colocan en una carpeta y luego se archivan. Dichos reportes son debidamente seguidos por el jefe de división que está encargado de velar por las implementaciones estas acciones, conjuntamente con estos reportes deben ir los soportes de estas acciones correctivas o también llamadas las “pruebas” de las acciones tomadas, alguna minuta, ordenes de compras, o cualquier soporte vinculado con acción correctiva o preventiva.
Los soportes están archivados en carpetas distintas, lo cual se puede traducir en pérdida de tiempo y tras papeleo casi inevitables de los soportes al tener que pasar estos soportes a la carpeta de acciones correctivas y/o preventiva, acontece que, por no poseer una fotocopiadora o impresora multifuncional que permita sacar copias a estos soportes, los analistas improvisan con teléfonos celulares para escanear, y le adicionamos una falta de noción del tiempo de respuestas entre las gerencias involucradas, también cuanto tiempo permanece un reporte abierto o cerrado
Diagnóstico Actual

Se posee poca noción de los tiempo de respuestas de los reportes por parte de las gerencias que emiten dichos reportes.
Hacer el seguimiento de los reportes de acciones correctivas y/o preventivas, toma más tiempo en buscar los reportes que revisarlos.

En el peor de los casos se traspapelan algunos reportes.

No queda registrado ningún reporte en forma digital.

Se desconoce la cantidad determinada de reportes activos y reportes cerrados.
Maquinaria
Métodos
Mano de obra
Medida
No se lleva la cuenta de los días que se genera los reportes.
Mal manejo de los reportes a la hora de archivar .
Los tiempos de revisión son abultados por búsqueda de los reportes.
Falta de utilización de otro método para revisar los reportes de forma rápida, como base de datos, check list entre otros.
Trabajo contra tiempo.
No se tiene se ningún forma de enumeración de los reportes.
Falta de insumos de papelería. Al archivar.
Falta de organizadores o computadoras especialmente para llevar la entrada y salidas de documentos.
Carecen de oficinista.
Poco analistas
Falta de una impresora multifuncional.
Diagrama de causa-efecto

Una vez que se realizó el estudio se busca la solución al problema con la implementación de una base de datos para consultar de manera rápido, controlar y hacer seguimientos a los reportes por sus características, en otras palabras, controlar por: Gerencias, código de reporte, estatus de reporte, tiempo de creado, tiempo de seguimiento para cada acción, esto precisa un control más riguroso de los reportes.

Análisis y Resultados

Análisis y Resultados