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Guia contabilidad II ENAHP-IUT



Partes: 1, 2

  1. Cajas operativas
  2. Bancos
  3. Las cuentas y efectos por cobrar
  4. Valuacion de los efectos y cuentas por cobrar
  5. Letra de cambio
  6. Proceso del cierre contable

UNIDAD I

El efectivo

Concepto

Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una Organización para cubrir sus inmediatas obligaciones.

Se considera como efectivo las partidas del activo circulante que se mencionan a continuación:

  • Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de obligatoria aceptación en el país, con las limitaciones que la Ley impone, de acuerdo a lo especificado en la Ley del Banco Central y la Ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras.

  • Depósitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a favor de la Empresa.

  • Instrumentos de crédito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de gerencia, cheques de viajeros, giros postales y telegráficos y otros instrumentos de crédito de cobro inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente posea la Empresa.

  • Divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la Banca Nacional.

No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que, a pesar de estar conformadas por dinero de curso legal, no sean de inmediata disponibilidad, tales como: depósitos dados en garantía, coberturas de reserva de capital y/o fondos de reserva legal, prestaciones sociales, depósitos bancarios congelados por intervención de la institución financiera u otros motivos, depósitos a plazo fijo, cheques devueltos por falta de fondos, estampillas postales o fiscales, adelantos para viáticos u otros gastos, vales en caja o cheques con fechas adelantadas.

Control Interno del Efectivo

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:

  • División del trabajo

  • Delegación de autoridad

  • Asignación de responsabilidades

  • Promoción de personal eficiente

  • Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

La tendencia generalizada es efectuar los depósitos de todo el dinero que se recibe, en las cuentas corrientes bancarias que posea la Empresa, y realizar los pagos mediante cheques, excepto los pagos de menor cuantía, que se pagan por Caja Chica. Adicionalmente, se debe asegurar el efectivo contra robo y fidelidad de los empleados encargados del mismo.

El efectivo está constituido por los equivalentes de efectivo, los cuales pueden ser inversiones a corto plazo que sean altamente líquidas, o convertibles a efectivo y que su vencimiento por lo general sea menor a noventa días a partir de la presentación del balance general y no exista riesgo para su conversión rápida en efectivo.

Caja, está constituida por el dinero o numerario en existencia que se recibe o se entrega por diferentes razones. Por ejemplo, una empresa puede habilitar un lugar físico en sus instalaciones y asignarle a un empleado la responsabilidad de recibir las cobranzas que realicen los cobradores para ser depositadas en las cuentas corrientes de la compañía, al día siguiente. En este caso, la persona responsable de tal asignación, llamado generalmente cajero, recibe dinero y cheques que deben ser depositados lo más pronto posible en el banco, por ello, la cuenta de caja en este caso, puede funcionar como una cuenta temporal de control para las cobranzas. Por otra parte, también pueden efectuarse pagos de poca cuantía por diferentes conceptos tales como: pagos menores a proveedores, anticipos urgentes a empleados u otros conceptos previamente autorizados. Cuando se maneja moneda extranjera en una cuenta de caja, debe efectuarse al final del período, un conteo de las diferentes monedas extranjeras para convertirlas a su tasa de cambio a la fecha de cierre.

El movimiento de dinero a través de la cuenta caja, debe presentar ciertos documentos que soportan el numerario o dinero disponible, por esta razón el efectivo en una cuenta de caja puede estar constituido por los siguientes rubros:

TEMA 1. CAJA CHICA

Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea de acuerdo a sus requerimientos. El establecimiento de dicho fondo se hace mediante retiro en cheque de la cantidad convenida y se asienta de la siguiente manera:

MES

DIA

DESCRIPCION

DEBE

HABER

20XX

Mayo

02

——————-1——————

CAJA CHICA

1.000,00

BANCO DEL TESORO

1.000,00

Fondo fijo para pagos menores, ch.4536

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:

  • Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.

  • Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación.

  • Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.

  • La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.

  • La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.

  • El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.

  • Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

Modelos de formatos para reembolso de caja chica.

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TEMA 2.

Cajas operativas

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.

Ejemplo: La Empresa realiza una venta de contado al Cliente X por Bs. 160.000,00 + IVA 12%. Se le hace una factura identificada con el nro. 1234. El Cliente cancela el total con cheque de su cuenta corriente del Banco Pobre. El asiento en el Diario será como sigue:

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El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada "Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la cuenta de "Resultados".

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TEMA 3.

Bancos

La cuenta de Bancos está constituida por el monto disponible en las cuentas corrientes u otras modalidades de depósitos a la vista en una entidad financiera y las cuales están sujetas a un proceso denominado conciliación bancaria, el cual se determina y aclara las diferencias que existen entre los saldos que muestran los registros contables y el saldo reflejado por la entidad financiera en la cual se tienen depositados los fondos. La cuenta de bancos puede ser dividida principalmente en dos tipos:

? Bancos nacionales.

? Bancos extranjeros.

Los bancos nacionales, están compuestos por todas las cuentas corrientes denominadas en moneda nacional. Los bancos extranjeros, están denominados en moneda diferente a la nacional y de acuerdo con lo que establecen los principios de contabilidad generalmente aceptados, deben ser convertidos los saldos de la moneda extranjera a la fecha de presentación del balance general a las tasas de cambio correspondientes, que estén vigentes en esa fecha. (Cambio oficial).

Los depósitos a plazo fijo, están representados por dinero que ha sido colocado para devengar u obtener algún ingreso por interés. Por lo general, ese tipo de depósitos deben tener un vencimiento menor a noventa días a partir de la fecha de presentación del balance general, en caso contrario, la práctica contable no lo clasifica como equivalente de efectivo.

La Conciliación Bancaria

Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa.. Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones:

  • Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.

  • Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado.

  • Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.

  • Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa

  • Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación

  • Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.

  • Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc.

  • Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto

  • Errores u omisiones por parte de los Bancos

Existen diferentes métodos de conciliación:

Método de Cuatro Columnas.

Consiste en la elaboración de una hoja de cuatro columnas. Dos para la cuenta en los libros de la Empresa y dos para la misma cuenta en los libros del Banco (con Debe y Haber). Este procedimiento permite ver claramente los Ajustes que hay que hacer en el Libro de la Empresa. Ejemplo: Después de revisar el Estado de Cuenta Mensual del Banco del Tesoro y los registros de la Empresa, se encuentra las siguientes diferencias:

  • 1. Saldos al 31 de Mayo de 2012: Cuenta del Mayor de la Empresa Bs. 200.000,00. Estado de Cuenta del Banco Bs. 145.300,00

  • 2. Los cheques 101001 y 101025 por Bs. 29.000,00 y 15.000,00 aún no han sido cobrados

  • 3. El depósito de Bs. 92.089,00 del 31-05-2012, no fue abonado en cuenta

  • 4. El Banco devolvió un cheque, por falta de fondos, por Bs. 6.500,00

  • 5. El Banco especifica un cargo por comisión por cheque devuelto de Bs. 20,00

  • 6. El cheque 101022 por Bs. 1.100,00, se había abonado por 1.000,00

  • 7. El cheque 101018 por Bs. 145,00, se había abonado al Banco por 154,00

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Conciliación por Saldos Ajustados.

Es una conciliación en dos etapas. En la primera se lleva el saldo del Estado de Cuenta del Banco a la situación correcta, luego de hacer las correcciones en los libros de la empresa, de acuerdo a las operaciones pendientes de registro en el Banco. En la segunda etapa, se llevan los saldos de los libros de la Empresa a su real valor, anotando las transacciones las cuales la Empresa no había registrado.

El Saldo de la cuenta del Banco, en el Mayor de la Empresa se ajusta de la siguiente manera:

  • Sumando todos los abonos los cuales la empresa conoce sólo cuando recibe el Estado de Cuenta del Banco, como son: efectos por cobrar de la Empresa que el Banco cobró y abonó en cuenta, abono por intereses, errores u omisiones.

  • Restando los cargos que el Banco ha hecho a su favor como son comisiones, cheques devueltos o anulados, etc.

De la misma manera se hacen los ajustes al estado de cuenta enviado por el Banco:

  • Sumando los cargos que la Empresa hubiese hecho, los cuales no aparecen en dicho estado de cuenta tales como los errores u omisiones o los depósitos a última hora.

  • Restando abonos que no aparezcan tales como cheques pendientes de cobro, errores u omisiones.

Conciliación por Saldos Encontrados

Es una conciliación que consiste en ajustar el saldo del Estado de Cuenta del Banco, hasta llegar al saldo que muestra la cuenta del banco en el libro mayor de la Empresa, es decir:

  • Se suman al saldo del banco los Cargos por Depósitos de última hora, efectuados por la Empresa y los Cargos efectuados por el Banco que la empresa no haya tomado en cuenta, tales como: comisiones, intereses, errores u omisiones.

  • Se restan los Abonos por: Cheques emitidos por la Empresa y no presentados al cobro y los abonos efectuados por el banco, no tomados en cuenta por la empresa (Intereses, cobros hechos por el banco en nombre de la empresa).

UNIDAD II

Las cuentas y efectos por cobrar

TEMA 1. CUENTAS POR COBRAR

Están compuestas por los derechos que tiene una entidad por las operaciones que realiza por diferentes conceptos, entre los cuales estas las ventas de bienes o prestación de servicios, o dinero que se ha entregado a otras partes y sobre las cuales se tienen los derechos de cobro. Generalmente en una empresa se manejan las siguientes cuentas contables:

  • Cuentas por Cobrar Comerciales.

  • Cuentas por Cobrar compañías relacionadas o afiliadas.

  • Cuentas por Cobrar funcionarios y empleados.

  • Otras Cuentas por Cobrar.

Las Cuentas por Cobrar Comerciales están formadas por los derechos que tienen las empresas provenientes de las ventas realizadas a crédito con facturas u otro documento sustitutivo de acuerdo a las Leyes Vigentes. Las principales operaciones que pueden presentarse con los clientes son las siguientes: Venta con factura. Devolución de mercancía (nota de crédito). Provisión para cuentas incobrables. Desincorporación de una cuenta por cobrar considerada incobrable. Recuperación de una cuenta previamente considerada como incobrable.

Ejemplos: Venta a un cliente con factura.

20XX -1-

Jun-01 Cuentas por cobrar comerciales 11.200,00

IVA Débito Fiscal 1.200,00

Ventas 10.000,00

Registro de venta a cliente xxx

-2-

Jun-02 Devoluciones en Ventas 3.000,00

IVA Débito Fiscal 360,00

Cuentas por cobrar comerciales 3.360,00

Contabilizar devolución de merc.

-3-

Jun-02 Pérdida por cuentas incobrables 500,00

Provisión cuentas incobrables 500,00

Registro provisión cuentas incobrables

-4-

Jun-02 Provisión cuentas incobrables 100,00

Cuentas por cobrar comerciales 100,00

Para rebajar una cuenta por cobrar que

Pasó a incobrable

-5-

Jun-05 Cuentas por cobrar dadas como incobrables 50,00

Cuentas por cobrar dadas como

Incobrables per-contra 50,00

Para registrar las cuentas por cobrar dadas

de baja por incobrable

-6-

Jun-05 Cuentas por cobrar dadas como incobrables

Per-contra 100,00

Cuentas por cobrar dadas como incobrables 100,00

Registro cuentas por cobrar recuperadas y

previamente dadas de baja por incobrable.

-7-

Jun-05 Cuentas por cobrar comerciales 100,00

Provisión cuentas incobrables 100,00

Recuperación cuenta por cobrar dada de

baja por incobrable

-8-

Jun-05 Cuentas por cobrar comerciales 100.00

Otros Ingresos 100,00

Recuperación cuentas por cobrar previamente

dadas de baja por incobrable

-9-

Jun-05 Caja o Banco 100,00

Cuentas por cobrar comerciales 100,00

Cobro de la recuperación de cuentas por

cobrar dadas de baja por incobrable

Las cuentas por cobrar de empresas relacionadas o afiliadas, reflejan operaciones que realiza una empresa con otras entidades con las cuales mantiene algún tipo de vínculo como una participación accionaria o un control común. Las cuentas por cobrar con compañías relacionadas están compuestas al menos por los siguientes conceptos:

  • Venta de bienes o prestación de servicios.

  • Préstamos otorgados a empresas relacionadas.

  • Transferencia de saldos de diferentes cuentas a través de las cuentas intercompañías.

Las cuentas por cobrar a funcionarios o empleados, están conformadas por ventas, prestamos realizados, o anticipos otorgados a empleados por gastos a cuenta de la empresa y que no han sido reportados o relacionados.

Ejemplo: Venta de mercancía empleados.

20XX -1-

Jun-05 Cuentas por cobrar empleados 112,00

IVA Débito Fiscal 12,00

Ventas 100,00

Venta de mercancía a empleado

-2-

Jun-05 Cuentas por cobrar empleados 100,00

Banco 100,00

Préstamo realizado a trabajador tal

También se otorgan anticipos para gastos de viaje los cuales debe justificar el empleado.

2012 -3-

Jun-05 Anticipos a empleados (gastos) 1.000,00

Banco 1.000,00

Anticipo de gastos a justificar

Una vez que el trabajador halla regresado del viaje debe preparar una relación de gastos a fin de justificar el monto que se le otorgó como anticipo, Si el gasto realizado a cuenta de la empresa en mayor que el anticipo entregado y por supuesto el empleado colocó dinero de su bolsillo, se le debe hacer un cheque por la diferencia. En caso que el gastos sea menor que el anticipo el trabajador debe reintegrar a la empresa el monto del dinero sobrante.

20XX -4-

Jun-30 Gastos de Hotel 500,00

Gastos de comidas 300,00

Pasajes Aéreos 400,00

Anticipo a empleados 1.000,00

Banco 200,00

Relación gastos de viaje de XX

2012 -5-

Jun-30 Caja o Banco 200,00

Gastos de hotel 500,00

Gastos de comidas 300,00

Anticipo a empleados 1.000,00

Relación gastos de viaje de XX

Otras cuentas por cobrar, se deben clasificar cualquier otro concepto diferente a los anteriormente explicados, ejemplo las siguientes cuentas:

  • Reclamos por cobrar a empresas de Seguro.

  • IVA Crédito fiscal.

  • Anticipo a proveedores.

  • Otros

Los reclamos por cobrar a empresas de seguro se originan por montos que están cubiertos en una póliza que se paga sobre alguno de los activos de una entidad y que ha tenido un siniestro. Estos reclamos se originan al dar de baja al activo que se siniestró.

El IVA crédito fiscal, se genera por las compras realizadas de bienes o servicios por parte de una entidad y que representa un impuesto causado que debe ser declarado mensualmente conforme a lo establecido en la Ley del Impuesto al Valor Agregado. La declaración de este tipo de impuesto se efectúa en los primeros quince días del mes siguiente sobre el cual se esta declarando.

Los anticipos a proveedores están compuestos por el efectivo entregado a cuenta de compras que se realizaran a los proveedores. Las dos principales razones por las cuales se genera este tipo de movimientos, son: una, los proveedores desean asegurar una venta y otra, los clientes desean asegurar la disponibilidad y precios de una compra o adquisición.

El saldo de la cuenta de anticipos a proveedores debe ser clasificado en el rubro de otras cuentas por cobrar, solamente cuando se tenga la certeza de que el proveedor no va a entregar el bien o prestar el servicio que originó el anticipo. Por el contrario, si se sabe que el proveedor si entregará el bien o servicio que originó el anticipo, el saldo debe clasificarse dentro del rubro fuente, es decir, por ejemplo. El anticipo entregado por la compra de mercancías, debe clasificarse en el rubro de inventarios (mercancía en tránsito).

Valuacion de los efectos y cuentas por cobrar

La valuación de los efectos y cuentas por cobrar, establecen en principio que el monto a ser presentado como efectos y cuentas por cobrar debe ser el valor nominal de los documentos aceptados por los clientes como créditos otorgados. Esto puede verse modificado, si se considera que algunos clientes incluidos en la cartera de los créditos otorgados, no cancelarán sus deudas con la empresa y por esta razón, debe efectuarse un estudio y cálculo del monto que se estima no se vaya a cobrar a los clientes. Para el cálculo y consiguiente estimación, la contabilidad tiene establecido diferentes métodos.

En el caso de las cuentas por cobrar comerciales, la valuación del saldo por cobrar, se realizará con la cuenta de provisión para incobrables y la presentación de esta última cuenta, será restando al saldo de lo que se tenga por cobrar para reflejar el neto que se considera convertible o realizable en efectivo. Puede presentarse el caso de que luego de haber sido considerada como incobrable una partida, al cabo de un tiempo el cliente cancele su deuda con la empresa. En este caso, se presenta el problema del registro de la recuperación del crédito.

Existe una primera posición de acreditar la recuperación del crédito a la cuenta de provisión para incobrables; los que sostienen esta posición afirman que el ingreso de la cuenta ya fue registrado previamente como ingresos en otros períodos, por lo cual, no es razonable afectar el período actual con operaciones de ejercicios ya pasados. Aquí se pudiera presentar un problema en el sentido de que el monto recuperado de la cuenta sea importante y que el saldo de la provisión para incobrables se vea afectado por esto y su saldo sobrestimados, en este caso es más razonable el llevar la recuperación a una cuenta de otros ingresos y no sobrestimar el saldo de la provisión para incobrables. La segunda forma de registro para una recuperación del crédito, lleva cualquier monto independientemente de su cuantía al rubro de otros ingresos, por lo cual se afectan los resultados del período actual. Normalmente estos casos no deben suceder con frecuencia, ya que la cancelación o baja definitiva de un crédito, debe estar soportada por todos los trámites y gestiones de cobranza que hizo la empresa por medio del departamento de cobranza y luego con los abogados o un tercero que se especializa en la recuperación de créditos. En caso de la total imposibilidad de cobro, esa cuenta debe darse de baja definitivamente y considerarse fuera del saldo de la cartera de créditos a clientes. Las cobranzas de cuentas dadas por pérdidas bajo las premisas anteriores, deben constituir situaciones de excepción que contablemente pueden afectar a los resultados del período actual si son llevadas a la provisión para incobrables.

La valuación también se relaciona con el hecho de que algunos clientes pueden tomar descuentos o bonificaciones, los cuales deben estimarse razonablemente para ser deducidos del saldo de los efectos y cuentas por cobrar.

Los efectos por cobrar, al contrario de las cuentas por cobrar comerciales, tiene una mayor fortaleza como documento de crédito que una factura, por las características propias del documento. Su valuación a nivel del balance general, se lleva a cabo con la diminución del saldo con los efectos que se encuentren descontados en el banco. Aquí es bueno aclarar que las entidades financieras, no aceptan al descuento documentos comerciales de cualquier empresa, es decir, se descuentan preferiblemente documentos de compañías que la entidad financiera considera solventes, además de tener relaciones o cuentas corrientes con la entidad en la cual se están descontando los documentos de crédito. Bajo estas condiciones, los bancos tratan de minimizar el riesgo de incobrabilidad de este tipo de operaciones y los descuentos de estos documentos también tienen bajo riesgo de incobrabilidad.

Los créditos que se tengan en moneda extranjera a cargo de clientes o terceros, deben ser convertidos en moneda nacional a la tasa de cambio oficial que se tenga a la fecha del balance general. Ejemplo asiento de diario:

Fecha Debe Haber

20XX ————————-xx———————

Jun-01 Efectos por cobrar o Cuentas por Cobrar 1.500,00

Diferencia en Cambio 1.500.00

Para contabilizar el ajuste a los efectos

Por cobrar y cuentas por cobrar en

Moneda extranjera a la tasa de cambio

al 31/12/2011.

CUENTAS POR COBRAR (EJEMPLOS-EJERCICIOS)

Calcule la provisión para cuentas incobrables con la siguiente información:

Saldo de: Cuentas y Efectos por Cobrar Bs 100,00 (5%).

Ventas Netas Bs 10.000.00 (0,75%)

Asiento de Diario:

Fecha Cuenta / Explicación Ref Debe Haber

20XX – 1 –

Dic-31 Pérdida Cuentas Incobrables 80,00

Provisión Cuentas Incobrables 80,00

Registro de la provisión para

Cuentas incobrables % s/

EL ANALISIS DE LAS CUENTAS POR COBRAR

El análisis de créditos por antigüedad no solamente se aplica para obtener el gasto por concepto de cuentas incobrables, sin que puede emplearse para mostrar a las personas interesadas: créditos, cobranzas, contabilidad y en especial a la gerencia, cómo se está aplicando la política de créditos en una empresa. Se pueden hacer mensualmente. Con este análisis se puede verificar el aumento o disminución de los porcentajes de provisión para los créditos vencidos y que representan un riesgo de incobrable.

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Según estos cálculos la provisión para cuentas incobrables al 31/12/2012 debe ascender a Bs 6.400,00.

CALCULO SOBRE LAS VENTAS A CREDITO

Todas las ventas a crédito tienen riesgo en cuanto a su cobro, por lo que se considera más justo hacer la provisión para cuentas incobrables utilizando un porcentaje sobre el total de las ventas a crédito (entiéndase que las ventas al contado no tienen ningún riesgo porque éstas ya han sido cobradas).

Ejemplo: Ventas a crédito netas: 10.000.000,00 por 1% (provisión) = Bs 100.000,00

Si el saldo de las Cuentas por Cobrar es Bs 500.000,00, esto representaría 20% del saldo de las cuentas a cobrar.

Efectos por Cobrar. Cuando la operación de venta se hace exigible con una letra de cambio, se denomina al saldo respectivo efecto por cobrar.

Una letra de cambio o giro es un título de crédito negociable que tiene amplia utilización en las operaciones mercantiles, y por la cual una persona denominada girador o librador le ordena le ordena o manda a pagar a otra denominada girado o librado, un monto determinado, en una fecha conocida, a un tercero denominado tomador o beneficiario. El Código de Comercio en Venezuela adopta la denominación de letra de cambio para este tipo de documentos, pero en la práctica mercantil, también se conoce como giro. El artículo 410 del código de comercio define lo que debe tener una letra de cambio:

"Art.410. La letra de cambio contiene:

1. La denominación de letra de cambio inserta en el misto texto del título y expresada en el mismo idioma empleado en la redacción del documento.

2. La orden pura y simple de pagar una suma determinada.

3. El nombre del que debe pagar (librado).

4. Indicación de la fecha de vencimiento.

5. Lugar donde el pago debe efectuarse.

6. El nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago.

7. La fecha y lugar donde la letra fue emitida.

8. La firma del que gira la letra (librador)."

De esta manera, la letra de cambio tiene las siguientes partes:

¥ Librado.

¥ Librador.

¥ Avalista.

¥ Monto a pagar.

¥ Lugar y fecha de emisión.

¥ Fecha de vencimiento.

¥ Beneficiario o tomador.

¥ Aceptación.

Letra de cambio

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PROPUESTA DE DESCUENTO/COBRO DE EFECTOS DE COMERCIO

Yo nosotros) COMERCIAL ERUCOPA proponemos a ustedes para su descuento/el cobro los efectos de comercio indicados más abajo. De ser aceptada mi (nuestra) proposición por la totalidad de las letras de cambio, éstas estarán sujetas en todo a sus condiciones, anotadas al respaldo de la presente y que de antemano aceptamos.

El líquido de los efectos de comercio descontados/cobrados sírvanse acreditarlo a mi (nuestra) cuenta corriente Nº 0010203675-1018243234

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Con los efectos por cobrar pueden presentarse diferentes operaciones que son las siguientes:

-Venta cobrable con un documento.

– Descuento de efectos por cobrar.

– Envío de efectos al cobro.

Ejemplos: Venta cobrable con un documento.

FECHA

DESCRIPCION

REF

DEBE

HABER

201x

———————– 1 ————————–

JUN-01

EFECTOS POR COBRAR

2.800,00

IVA DEBITO FISCAL

300,00

VENTAS

2.500,00

Registro de ventas mercancías con la firma de 2 letras de cambio

———————– 2————————–

JUN-05

BANCO

3.889,59

INTERESES GASTOS

110,41

GASTOS Y COMISIONES BANCARIAS

300,00

EFECTOS POR COBRAR DESCONTADOS

4.300,00

Registro de efectos descontados en el banco y los gastos + intereses.

———————– 3- ————————-

JUN-30

EFECTOS AL COBRO EN BANCO

4.300,00

BANCO EFECTOS AL COBRO

4.300,00

Registro de efectos enviados al cobro al Banco

Efectos al cobro. Esta operación ocurre cuando se realiza con una entidad financiera, una entrega de documentos para que sean cobrados y en donde no se recibe el dinero al momento del descuento, sino cuando el cliente cancela al banco; luego, la empresa debe hacer el registro de la operación en cuentas de orden:

Se pueden utilizar diferentes nombres en estas cuentas, por ejemplo.

Efectos enviados al cobro (cuenta de orden deudora) y Efectos enviados al cobro per-contra (cuenta de orden acreedora); también pueden ser Efectos al cobro en Banco (cuenta de orden deudora) y Banco efectos al cobro (cuenta de orden acreedora).

Efectos por cobrar descontados. El saldo de la cuenta está constituido por el valor nominal de los documentos que han sido entregados en descuento a una entidad financiera. Su saldo normal es Acreedor y se ubica en el Estado de Situación (balance general) después de la cuenta Efectos por Cobrar.

Una vez que un documento ha sido descontado en el banco, puede suceder que el cliente a la fecha de vencimiento del documento lo cancele o no. Por tanto, se pueden tener dos alternativas; la primera, si el efecto fue cobrado, se tendrá el siguiente registro contable, luego que el banco o la entidad financiera nos notifique el pago del efecto por parte de nuestro cliente.

El asiento de diario sería así:

201x —————–x———————-

Jun-01 Efectos por cobrar descontados 4.300,00

Gastos y comisiones bancarias 300,00

Efectos por cobrar 4.300,00

Banco 300,00

Para contabilizar el cobro de efectos

Descontados por parte del banco +

Comisión.

En el caso de que el cliente no cancele al banco el documento a su vencimiento, éste nos lo notificará igualmente, por lo cual nos cargará en cuenta el monto del efecto.

El asiento de diario sería así:

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NOTA: Estos son dos ejemplos según la cuenta que esté siendo utilizada en la contabilidad de la empresa.

También puede presentarse la alternativa en la cual los efectos que hayan sido enviados al cobro, no sean cancelados por los clientes a su vencimiento, en cuyo caso se realizan los siguientes registros contables:

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EJERCICIOS EFECTOS POR COBRAR

Haga los asientos de Diario y los respectivos pases a las cuentas de mayor en forma "T", haciendo los cálculos correspondientes.

  • 1. El 01/02/201x la empresa realizó una venta de mercancías por Bs 800.000,00 + IVA 12%, recibió un cheque del Banco de Venezuela por el 30% de inicial sobre la venta más el impuesto causado, por el resto acepto cuatro (4) giros con vencimiento a los 30, 60, 90 y 120 días.

  • 2. El 01/02/201x envía al cobro los giros números 2 y 3 y descuenta el giro número 4.

  • 3. El 01/03/201x cobra el giro número 1, recibiendo un cheque del Banco Mercantil.

  • 4. El 25/09/201x La empresa cobra el giro número 3 más los intereses de mora y le pagan en efectivo.

  • 5. El 30/09/201x enteró al Fisco Nacional con cheque del Banco Activo el monto del IVA del mes.

TARIFAS PARA APLICAR A LOS GIROS

Descuento de giros en el Banco 8% del valor nominal.

Cobro de giros por el Banco 6% del valor nominal.

Devolución de giros por el Banco 4% del valor nominal.

Intereses de mora 25% anual.

UNIDAD III

Proceso del cierre contable

TEMA 1. AJUSTES

Los asientos de ajustes y reclasificaciones y cierre de los libros se efectúan al final del ejercicio económico de la empresa, para saldar todas las cuentas de ingresos y egresos y luego transferir la utilidad o pérdida resultante al capital, con el fin de conocer exactamente la situación financiera de la empresa para esa fecha y los resultados de os negocios realizados durante el ejercicio que se cierra.

Al momento del Cierre de libros, se registrarán todas las incurrencias y acumulaciones, hasta la fecha misma del cierre, a fin de mostrar un cuadro más detallado y exacto de la ecuación del patrimonio. Para ello se hacen necesarios los Asientos de Ajuste o de Reclasificación; los cuales tienen como finalidad el llevar los saldos de las cuentas a su justo y exacto valor, hasta el momento mismo del cierre de los libros.

El ajuste viene a ser, entonces, una especie de "Examen de conciencia" y puede ser de las siguientes clases: Ajustes

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Entre las cuentas que han de ajustarse, previamente al cierre de libros, tendremos:

1. Gastos acumulados.

2. Ingresos acumulados.

3. Gastos pagados por anticipado.

4. Cargos diferidos.

5. Créditos diferidos.

6. Provisión para cuentas incobrables.

7. Depreciación de activos fijos tangibles.

8. Amortización de activos fijos intangibles.

9. Agotamiento de activos fijos agotables.

10. Contrapartidas y rectificaciones.

Los gastos pagados por anticipado, son todos aquellos artículos suministros o servicios; los cuales, al momento de comprarse, se han registrado como gastos y que, al final de ejercicio económico, no se han consumido en su totalidad; por lo cual procede entonces un Ajuste, para registrar como gasto la parte consumida realmente y como activo, la parte que no se hubiere consumido aún; de manera de carga al ejercicio que se cierra, la parte consumida y llevar como activo, para el ejercicio siguiente, la parte existente.

Ejemplos: Seguros pagados por anticipado o seguros vigentes. Intereses pagados por anticipado. Alquileres pagados por anticipado. Papelería, artículos de escritorio, estampillas, etc.

Ejemplos: Con respecto al seguro vigente, sabemos que una póliza se suele comprar por todo un año y que se paga al contado anticipadamente. Veamos la mecánica contabilística completa; mediante asientos de diario.

a) Al contratar la póliza de seguros:

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Otra modalidad menos recomendable, para contabilizar las pólizas de seguros; es registrándolas como gastos, desde el primer momento.

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De esta forma, vemos que la cuenta de gastos muestra el saldo deudor correcto de Bs 700,00 igual a la parte de la póliza consumida durante el ejercicio económico que se cierra. Esta cuenta de gastos se cancela contra "Resultados" y solo queda abierta la cuenta de activo "Seguros Vigentes o Seguros pagados por anticipado" con un saldo de Bs 500,00 igual a la parte de la póliza no consumida.

De igual manera el procedimiento contable es igual para todas las cuentas de "Gastos acumulados y gastos pagados por anticipado".

Ajustes a partidas del pasivo

Las partidas del pasivo al igual que las del activo, están sujetas a diversos ajustes para presentarlas de acuerdo con los principios de contabilidad. En este sentido, pueden encontrarse por ejemplo acumulaciones por gastos causados y no pagados; registro de comisiones por pagar a vendedores o intereses causados y ajustes por la realización de ingresos cobrados por adelantado. Veamos cada una de las partidas de pasivo que tienes ajustes y las razones que lo originan.

Préstamos bancarios.

Partes: 1, 2

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