Administración financiera

El flujo de recursos de una empresa es un proceso continuo y de doble vía, que implica que por cada utilización de fondos exista una fuente que, previa o simultáneamente, los haya generado. En general, los activos de una empresa representan las salidas netas de fondos; sus pasivos y el patrimonio representan las fuentes netas. Así, para que haya productos disponibles para la venta, debe de haber existido previamente un inventario de materia prima a la cuál se agregan otros insumos, como maquinaria y equipo, servicios públicos y mano de obra directa e indirecta, entre los más conocidos, los cuales se pagan en efectivo, en forma parcial o total. Después, el producto se vende de contado o a crédito. Si es por éste último sistema, la venta a crédito incluye una cuenta por cobrar que, una vez realizada, se convertirá en efectivo. Si el precio de venta del producto excede todos los costos (incluyendo la depreciación sobre los activos fijos) existirá una utilidad; en caso contrario habrá una pérdida.

Por tal motivo, los saldos en efectivo fluctúan de acuerdo al comportamiento de muchas variables, entre las cuales sobresalen el plan de producción, el comportamiento de las ventas, la política de cartera de la empresa, las previsiones para inversiones de capital, los niveles de inventario y las facilidades de crédito con que se cuente.

Por todo esto, puede afirmarse que en el transcurso de las operaciones y transacciones, tanto comerciales como económicas de un negocio, continuamente se están presentando cambios en los valores de los activos, pasivos, patrimonio y otras cuentas. Dichos cambios, registrados en cuentas individuales o colectivas durante un período, pueden medirse y presentarse en un informe de flujo. Es decir, un estado de flujo puede prepararse para mostrar el aumento o disminución en diferentes clasificaciones de cuentas importantes para el análisis financiero. Así mismo se delimitará el concepto, objeto y clasificación de la administración financiera, así como cada uno de los elementos financiero-contables con que opera.

Sección de preguntas

CUÁLES SON LOS ELEMENTOS DE LA ADMINITRACIÓN FINANCIERA

La administración financiera se puede considerar como una forma de la economía aplicada que se funda en alto grado en conceptos económicos.

La economía es el análisis del mejor uso posible que puede darse a los recursos más escasos a fin de satisfacer las necesidades humanas desde siempre.

En consecuencia se refiere tanto a la extensión en que el trabajo y el capital son distribuidos entre mercaderías y servicios alternativos. La economía es fundamentalmente una ciencia social más que una ciencia cuyo objeto sea el análisis del comportamiento eficiente de parte de la firma comercial individual. Sin embargo la economía social requiere que las empresas comerciales estén alertas a las demandas de los consumidores, que sean de volumen suficiente, que estén manejadas con capacidad y que se vean obligadas por la competencia a transferir a los compradores todas las capacidades que tienen para mostrar su eficiencia. Un buen hombre de negocios no necesita ser un economista, pero ciertos conocimientos de economía podrán ocuparse en la solución de ciertos problemas que pudiera llegar a presentar la empresa, y en algunas ocasiones estas nociones lo ayudarán a tomar decisiones no solo de la empresa si no de la vida misma de manera acertada.La Administración Financiera en la empresa es la planeación de los recursos económicos, para definir y determinar cuáles son las fuentes de dinero más convenientes (más baratas), para que dichos recursos sean aplicados en forma óptima, y así poder hacer frente a todos los compromisos económicos presentes y futuros, ciertos e imprecisos, que tenga la empresa, reduciendo riesgos e incrementando la rentabilidad (utilidades) de la empresa.

Elementos De La Administración Financiera

• Estados Financieros

Son los documentos que concentran el registro de las operaciones de la empresa, en forma ordenada, confiable y accesible, con el objeto de que sean utilizados en el conocimiento y análisis de la empresa para la toma de decisiones.Por medio de los mencionados estados financieros se llega al conocimiento profundo de los que es una organización o un ente económico.

• Contraloría

Contraloría es la actividad encargada de la planeación para el control, información financiera, valuación, deliberación, administración de impuestos, informes al gobierno, coordinación de la auditoría externa protección de los activos de la empresa, y valuación económica.

Entre las funciones de la contraloría encontramos las siguientes:

• Registro e información de los resultados de la operación y de la situación financiera

• Coordinación e integración de los presupuestos

• Control presupuestal

• Sistemas y procedimientos

• Auditoría interna

• Relaciones con auditoría externa

• Cumplimiento de obligaciones fiscales

• Tesorería

La Tesorería es el departamento responsable de la función de las finanzas y se encarga de:

• Proponer objetivos, políticas y planes financieros

• Mantener relaciones con inversionistas

• Negociar la obtención de recursos

• Promover una eficiente administración de capital de trabajo

• Con base en planes de la empresa cuantificar requerimientos de inversiones y necesidades de recursos

• Identificar áreas y actividades sujetas a riesgos

• Proponer y coordinar la política fiscal de la empresa

• Análisis de Estados Financieros

Las mejores decisiones, en todos los ámbitos de la vida, son aquellas que son tomadas con pleno conocimiento de los hechos, antecedentes y posibilidades de aquello que se va a decidir. Aún así, conociendo todo el entorno del hecho, es fácil equivocarse y tomar la decisión incorrecta. Pero el riesgo de tomar una decisión inadecuada se reducirá al mínimo cuando se tengan a la mano todos lo elementos de juicio para poder decidir.

Lo anterior es aplicable también cuando se trata de negocios y empresas. Para conocer una empresa profundamente es necesario hacer un examen exhaustivo de sus estados financieros, desglosarlos, reducirlos a su mínima expresión y hacer pruebas para estar seguros de que lo que se dice de ellos es cierto, veraz y correcto.

Una vez en este punto, se tendrán elementos y se estará en posibilidad de tomar decisiones de calidad, acertadas y con riesgo mínimo, las cuales serán útiles en la planeación y estrategias a seguir. Sin embargo no hay que olvidar que el análisis dará única y exclusivamente cifras frías, las que tendrán que ser utilizadas por el analista financiero, quien incorporará al análisis cuantitativo, su experiencia, criterio y conocimientos diversos, para lograr los objetivos de análisis planeación y de estrategia financiera.

Los métodos de análisis más efectivos y comunes, para el análisis de estados financieros son:

• a) Método de razones y proporciones financieras.

• b) Método de análisis por medio del sistema Du Pont, para determinar el Rendimiento Sobre Inversión (RSI) en combinación con la rotación de activos fijos.

• c) Método de análisis del punto de equilibrio.

• d) Método por medio del estado de cambios en la situación financiera.

• e) Otros análisis:

• Estados financieros comparativos con variaciones en cifras absolutas y relativas

• Estados financieros comparativos con números índices

• Método gráfico

En todos los casos se deben utilizar estados financieros con cifras actualizadas a los mismo valores adquisitivos.

• Capital de Trabajo

Medida de la liquidez de una empresa que es útil en comparaciones de series de tiempo. Se calcula al obtener la diferencia entre el activo circulante y el pasivo a corto plazo de la empresa.

En ocasiones se define como parte de activos circulantes de una empresa que se financia con fondos a largo plazo.

Diferencia entre el activo circulante y el pasivo circulante; aquella que resulta de dividir el activo circulante entre el pasivo circulante.

• Inventarios

Relación analítica de bienes debidamente contados, pesados, medidos, Normalmente, tal relación está valuada en dinero.

El tamaño del inventario determina costos asociados con el inventario, puede tener repercusiones sobre las relaciones con los clientes.

Los mayores costos de inventario son por concepto de:

• Instalaciones de almacenaje

• Deterioro y obsolescencia

• Seguros

• Manejo

• Interés

El inventario es una inversión en sentido de que se obliga la empresa a darle un uso racional a su dinero. Los tipos básicos e inventarios son los de materias primas, de productos en proceso, y de productos terminados.

• Proyectos independientes

Alternativas de gasto de capital que compiten entre sí, pero de tal manera que la aceptación de un proyecto no elimina a los otros proyectos de una mayor consideración posterior

La Función Financiera

En los negocios se toman cuatro tipos de decisiones básicas: mercadeo, personal, producción y finanzas. El área financiera tiene la responsabilidad de la eficiente administración de los fondos de la empresa. Corresponde al ejecutivo financiero actuar como auxiliar en el estudio de las inversiones, luego entrar a decidir el mecanismo de financiación más adecuado, y hacer un eficiente manejo de los fondos que se generen, buscando el acrecentamiento de la empresa y la generación de valor que permita pagar dividendos y acrecentar el valor de la acción en el mercado.

Como resultado de la combinación de inversiones, financiación y obviamente, una buena operación, se genera valor y como consecuencia se obtienen las utilidades. Parte de estás se reparten en dividendos, que mantienen la actitud de los inversionistas. Casi todos los autores de finanzas  coinciden  en afirmar que el objetivo básico financiero consiste en maximizar el valor de la empresa, pues implica el manejo de largo plazo, no así, el maximizar el valor de las utilidades, ya que estas en determinados casos, se pueden obtener sacrificando la permanencia de la firma.

Se agrega como elemento determinante el beneficio que deben obtener los dueños, bien sea sociedad anónima en cuyo caso reciben dividendos, más el que  pueden realizar a través de la venta de la acción; en otro tipo de empresas, mediante la enajenación del aporte o la satisfacción personal, según el caso particular.

No se cumple una función financiera por más que se acreciente el valor intrínseco de una acción, si en el mercado no sucede algo parecido. En cierta forma, ese distanciamiento entre la situación interna y la del mercado, se explica fundamentalmente por falta de información  suficientemente amplia para los inversionistas. La desinformación aclara en parte, el fenómeno de la concentración de muchas sociedades, especialmente las anónimas, a veces con complicidad activa o pasiva de los corredores de bolsa, el gobierno y los interesados en ello. Por eso recientemente el gobierno reglamentó las buenas prácticas del gobierno corporativo como elemento de protección de los pequeños inversionistas.

Si se parte del objetivo de maximización del valor de la empresa, encontramos procedimientos que facilitan esta meta en detrimento de la rentabilidad aparente. Entre otras razones, la voracidad del estado nos ha llevado a una orientación fiscalista de la contabilidad en aras de reducir el pago de impuestos. Mecanismos como la depreciación acelerada; la protección de cartera, inventarios e inversiones; el costeo por lifo; las apropiaciones para contingencias, etc., que en definitiva conducen  a mermar la utilidad y como consecuencia obvia, a rebajar la participación del fisco y el reparto de dividendos, complementados con la retención de las utilidades, encajan perfectamente dentro del marco de maximización del valor de la empresa a través de lo que los abogados llaman reservas ocultas.

Si se aprueba el objetivo anteriormente mencionado, se puede afirmar que la gerencia es buena en la medida que acreciente el valor de la empresa. Ahora bien, analicemos que ocurre con el accionista.

Como el grueso del  público (los pequeños accionistas), desconoce este tipo de orientación actúa generalmente bajo el concepto de rentabilidad, calculado según informe de prensa, como la relación entre el dividendo y el valor de mercado. Por lo anteriormente explicado, dividendos bajos reducen rentabilidad, la cual a su vez disminuye precio  de la acción.

Entre tanto, los grandes accionistas que tienen acceso a la información y que dominan las técnicas financieras, saben que con el manejo de esta práctica el valor real del patrimonio dividido por el número de acciones, tiende a subir y, al notar el gran abismo entre el valor intrínseco y el valor de mercado, encuentran un gran negocio en la compra de acciones y como consecuencia concentran la propiedad, desestimulando de paso la emisión como fuente de financiación. Al concentrar la propiedad y dominar las juntas directivas, queda fácil bajar o aún suspender el dividendo en detrimento de los pequeños accionistas, además de tantos abusos que se cometen utilizando el poder.

Por lo anteriormente analizado, es importante insistir en el objetivo de maximizar el valor de mercado de las acciones o del valor del aporte, en el caso de empresas de otro tipo; recordemos que las cosas valen lo que paguen por ellas, se debe buscar un buen índice de bursatilidad, indicador de la facilidad o no de negociar la acción.

2. EXPLIQUE EL PROCEDIMIENTO DE DIVERSIFICACIÓN, SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DEL COMPORTAMIENTO DEL PORTAFOLIO O CARTERA

Un prestigioso empresario definía la cartera como el "propio banco". En efecto, dentro de las concepción de un negocio industrial se considera que el ciclo operativo empieza con un diseño y la compra de materias primas; continua con el proceso productivo, pago de mano de obra y otros gastos y, termina con la venta y el recaudo de cartera. Lógicamente, todos los días se inician y terminan ciclos.  Si la estructura financiera de un negocio es adecuada, salvo en casos muy especiales, el activo corriente debe ser superior al pasivo corriente.  Manteniendo los inventarios dentro de los límites fijados al definir la proporción de activos, es de esperarse que la cartera produzca recursos suficientes para atender las obligaciones de corto plazo. Sin embargo, en la mayoría de los casos la cartera más que el banco constituye un verdadero problema. Muchas veces se dan casos de compañías que a pesar de presentar unos bueno indicadores de liquidez, enfrentan graves dificultades de circulante y permanentemente tienen que recurrir al mercado de dinero en busca de soluciones  inmensamente costosas.

Para tomar la decisión de vender a crédito, debe hacerse una evaluación en términos económicos, comparando la rentabilidad de las ventas adicionales esperadas con la tasa de corte de la empresa y una revisión de los costos directos e indirectos desde luego, consultado la capacidad financiera para decidir si la compañía tiene el capital de trabajo necesario para sostener la operación que generan las ventas a crédito.

En términos generales la venta a crédito resulta más fácil que las ventas de contado, tan deseables desde el punto de vista estrictamente financiero.  Pero las condiciones del mercado, las características de la competencia y las condiciones económicas en algunos casos, obligan a la mayoría de las empresas a vender a crédito.  La norma básica contable de prudencia,  recomienda no reconocer la venta hasta tanto ésta no sea una realidad. En lenguaje administrativo,  en el caso de las ventas podemos decir que no la aceptamos como tales hasta no lograr el recaudo respectivo.  En este orden de ideas, no debemos quedar satisfechos colocando cifras de ventas, ni con hacer utilidades en libros; estas se deben notar en el flujo de fondos, el cual depende en buena proporción, de los recaudos de cartera.

Cómo Seleccionar Un Cliente

Se inicia por observar una solicitud de crédito, pues esta constituye la herramienta fundamental para conocer la persona o entidad con quien vamos a establecer relaciones.  Recordemos que mientras mayor sea el esfuerzo de selección, lo que tiene que ver con la vinculación si bien en un principio implica demasiada inversión, a la larga será ampliamente recompensada con el menor esfuerzo de cobranza por atrasos en pagos y con las menores perdidas por cartera incobrable.  Por el contrario una selección muy a la ligera conduce a una mayor perdida por atrasos y no pagos.

La expectativa de cobro depende básicamente de una buena selección de crédito dentro de la amplia gama de entidades y personas que lo soliciten.  La decisión es de por sí difícil, entre otras cosas, por la presión de los vendedores de la empresa y porque implica encontrar un equilibrio entre riesgo y el rendimiento, debido a que en la medida que se concede el crédito o se amplían los plazos se inmovilizan fondos en cuentas por cobrar y peligra la capacidad de cubrir pasivos.

La dificultad mayor se presenta en la evaluación de la gestión en cartera, porque existe un intervalo de tiempo generalmente amplio entre la decisión de otorgamiento del crédito y el momento en el cual aceptamos la imposibilidad de cobrar la cuenta.

En pocas palabras, una entidad se da cuenta que su Jefe de Crédito cumplió mal su labor cuando ya el problema está creado, y difícilmente detecta deficiencias en la gestión con la oportunidad que se requiere.

En la mayoría de los casos, la decisión del crédito es muy subjetiva y de ahí, lo delicada que es. Para obviar esta dificultad las compañías deben diseñar un modelo que les permita, hasta donde sea posible, "objetivar" la decisión.

Un buen sistema podría ser el de establecer un Manual de Créditos, de acuerdo a un puntaje previamente establecido. El Manual dirá: Si tiene tantos puntos, su línea de crédito será de tantos pesos, complementado con un software que permita además del análisis cuantitativo el cualitativo correspondiente.

ELEMENTOS DE ANÁLISIS

Identificación del cliente

Certificado de existencia y representación legal, proporcionando evidencia sobre la existencia de la compañía, cumplimiento de compromisos legales, capacidad gerencial para asumir compromisos, etc.

Los estados financieros del solicitante

Para el caso se debe hacer énfasis en los aspectos de liquidez y endeudamiento y sobre todo, en la generación de valor.

El análisis debe hacerse con todo el cuidado, sin perder de vista las limitaciones que tienen los estados financieros y pensando en un sentido comercial y no especulativo.  No interesa que una compañía se quiebre, así tengamos garantizada la deuda.  Es ideal trabajar con estados financieros proyectados, debidamente sustentados, centrando el análisis en el estado de flujos de efectivo, ya que mientras la proyección de efectivo sea positiva se facilita el cumplimiento de las obligaciones.

Referencias

Comúnmente se solicita al interesado unas referencias. Usualmente éste presenta a sus amigos, quienes en la inmensa mayoría de los casos, lo referencian supremamente bien.  Quién va a presentar como informante a una persona ó entidad con  quien hay tenido algún problema?.  Este tipo de informes estan llamados a recoger ; debe consultarse centrales de información crediticia.

Es esencial que todas las entidades que otorgan créditos se vinculen a otra "Gran Entidad", que sería la poseedora de toda la información comercial y del comportamiento de los usuarios del crédito.

Esa entidad sería la poseedora de toda la información y por ende estará en capacidad de informar objetivamente a cualquier persona o entidad que solicite crédito.

Tendría que existir además, cosa bastante difícil, un pacto de caballeros, tendiente a aceptar religiosamente la información recibida y a bloquear los deudores morosos.  Este mecanismo está orientado a proteger a la firma que otorga créditos, pues la ley por su lentitud protege ampliamente a los malos pagadores, especialmente a los corruptos.

Garantías

Toda operación de crédito involucra un factor de riesgo.  Una buena forma de reducirlo consiste en solicitar garantías al beneficiario quien debe estar pronto a otorgarlas proporcionalmente al compromiso. Comúnmente se dice, " al buen pagador no le  duelen las prendas ".

La garantía debe tener un valor de realización suficiente para cubrir totalmente la deuda, los intereses y demás gastos que implica una cobranza por vía legales.

La mejor de todas es la Fiduciaria, porque agiliza el tramite y los bienes raíces constituyen una "moneda dura" en economías inflacionarias, salvo en condiciones de crisis financieras o de otro orden. Además pueden ser hipotecarias, bancarias, títulos valores negociable cuyo el cumplimiento se debe pactar en la plaza donde opera la compañía que otorga el crédito previendo, un problema de cobro judicial, los cuales sirven a su vez para adquirir dinero en entidades financieras mediante el mecanismo de descuento.

Otros*

Aunque parezca obvio y por elementales que resulten es bueno recalcar en los siguientes aspectos:

• a. Mantener muy claras las cuentas.  El cliente debe recibir un extracto donde claramente se le identifiquen los cargos y las causas de ellos.

• b. Procurar unas buenas relaciones con el cliente.  Se debe conocer al cliente con el mayor detalle posible, no sólo con su nombre e información básica sino también sus hábitos y preferencias.

Una vez identificado el cliente ayuda a enfocar los esfuerzos con el fin de concentrar esfuerzos en los compradores más representativos.  La diferenciación sirve para decidir la estrategia adecuada de cobro.  Se debe propender por la conservación de los clientes a través de llamadas telefónicas, visitas personales, o por canales más automáticos como el correo electrónico.

• c. Definir un orden de aplicación de pagos. Primero los intereses si se presentan y luego las facturas en orden de vencimiento.

• d. El cliente debe firmar la factura o remisión al recibo de la mercancía.

• e. Los intereses por mora se deben pactar en la factura.

• f. Las comisiones a vendedores se deben repartir, parte al vender y parte al cobrar.

ASPECTO FINANCIERO

En términos financieros, vender a crédito equivale a reducir precios. Este varía en función del costo de capital y del plazo; el cálculo se ha facilitado considerablemente con los avances tecnológicos.

Se trata de calcular el valor presente de un ingreso futuro (precio) descontado a una tasa de interés en un período igual al plazo. Una firma que factura  cuatro meses de plazo, vende unidades monetarias a 88.8487%, si asumimos una tasa de interés del 3%. VP = ?

Este análisis es importante cuando se va a tomar la decisión de fijar precios de venta, a efecto de calcular bien la rentabilidad de los productos, o su margen de contribución.

Si el pago es por cuotas equivalentes, se puede hacer el mismo cálculo.  En este caso se trata de calcular P dadas unas R.

Una vez tomada la decisión del plazo a otorgar, los esfuerzos se deben encaminar a tratar de que la cartera se recupere en el momento acordado o antes si es posible.  Cómo?

Descuentos por pronto pago

En el mercado monetario se presenta una permanente disputa por el dinero. Para los gobernantes las medidas más fáciles para combatir la inflación son las monetarias y por lo tanto acuden mucho a ellas, restringiendo permanentemente el circulante en mayor o  menor grado, dependiendo de la  situación general.

La empresa debe entrar a competir con agresividad en ese mercado, ofreciendo descuentos suficientemente atractivos de  tal manera que la mejor inversión para el cliente sea cancelar antes del vencimiento. Entre otras cosas, no se necesita intermediario, no implica retención en la fuente, ni estudios de especialistas.  En general, la decisión de "inversión" se debe presentar lo más fácil posible para los clientes; debe liquidarse por días para evitar concentración de pagos en las fechas límites y debe aplicarse en forma tan estricta como las circunstancias lo permitan.

Intereses de mora

 Los intereses de mora deben tener el carácter de sanción y por tanto ser más altos que la tasa de interés que se presenten en  el mercado.  De esta forma se evita que los clientes se financien con el proveedor, sistema bastante recurrido hoy en día, debido a lo barato que resulta, además de que no requiere estudio de crédito ni garantías, ni aprobaciones de juntas y demás papeles de los préstamos en entidades financieras.    Para el efecto se recomienda la consulta de aspectos legales a  fin de evitar dificultades que puedan surgir por violaciones que pueden terminar en perjuicio de la compañía que otorga el  crédito.

Reestructuración o refinanciación del crédito.

En algunos casos es recomendable la reestructuración de la deuda, para lo cual se solicita al deudor actualización de documentos, con el fin de firmar documentación como si se tratará de un nuevo crédito; codicionado a pagar primero los intereses de mora, luego los intereses corrientes y posteriormente el saldo de la deuda.

CON INTERMEDIARIOS FINANCIEROS.

Factoring.

 Alternativa financiero-administrativa que permite ceder cartera por vencer y obtener a cambio anticipos financieros sin incrementar el endeudamiento, facilitando un adecuado manejo de los flujos de caja.  Dada la importancia de este tema se trata en un capítulo aparte.

  Otros

Se pueden efectuar acuerdos como titularización, outsoursing que permiten contratar con terceros la actividad de administración de cartera y contribuyen a mejorar el flujo de fondos.

Finalmente, recordemos que mientras más eficiencia se logra en el estudio de créditos, mayor será la probabilidad de cobranza sin retardos, por lo que se recomienda especial cuidado en este tipo de decisiones enmarcándolas en unas políticas claramente definidas por la alta gerencia, las cuales deben ser de estricto cumplimiento por el grupo de funcionarios que tengan que ver con las ventas y la cobranza.

Cuando se noten desviaciones de las normas establecidas se debe actuar con mucha firmeza por parte de la alta gerencia. La acumulación de experiencias sobre el comportamiento de los clientes, las zonas geográficas, las épocas del año, etc. servirán de base para perfeccionar cada vez más el mecanismo de administración de cartera.

También se debe recordar que los activos más valiosos de una compañía son: el recurso humano, la información, el conocimiento y la liquidez.

3. EXPLIQUE ADMINISTRACIÓN Y ANÁLISIS DE CAPITAL DE TRABAJO

El término capital de trabajo se originó como talen una época en que la mayor parte de las industrias estaba estrechamente ligadas con la agricultura; los procesadores compraban las cosechas en otoño, las procesaban, vendían el producto terminado y finalizaban antes de la siguiente cosecha con inventarios relativamente bajos. Se usaban préstamos bancarios con vencimientos máximos de un año para financiar tanto los costo de la compra de materia prima como los del procesamiento, y estos préstamos se retiraban con los fondos provenientes de la venta de los nuevos productos terminados.

El capital de trabajo es la inversión de una empresa en activos a corto plazo (efectivo, valores negociables, cuentas por cobrar e inventarios). El capital de trabajo neto se define como los activos circulantes menos los pasivos circulantes; estos últimos incluyen préstamos bancarios, papel comercial y salarios e impuestos acumulados. Siempre que los activos superen a los pasivos, la empresa tendrá capital neto de trabajo, casi todas las compañías actúan con un monto de capital neto de trabajo, el cual depende en gran medida del tipo de industria a la que pertenezca; las empresas con flujo de efectivo predecibles, como los servicios eléctricos, pueden operar con un capital neto de trabajo negativo, si bien la mayoría de las empresas deben mantener niveles positivos de este tipo de capital.

La administración del capital de trabajo, es importante por varias razones ya que los activos circulantes de una empresa típica industrial representan más de la mitad de sus activos totales. En el caso de una empresa distribuidora representan aún más. Para que una empresa opere con eficiencia es necesario supervisar y controlar con cuidado las cuentas por cobrar y los inventarios. Para una empresa de rápido crecimiento, esto es muy importante debido a la que la inversión en estos activos puede fácilmente quedar fuera de control. Niveles excesivos de activos circulante pueden propiciar que la empresa obtenga un rendimiento por debajo del estándar sobre la inversión. Sin embargo las empresas con niveles bajos de activos circulantes pueden incurrir en déficit y dificultades para mantener operaciones estables.

En el caso de la empresas más pequeñas, los pasivos circulantes son la principal fuente de financiamiento externo. Estas empresas simplemente no tienen acceso a los mercados de capital a más largo plazo, con la excepción de hipotecas sobre edificios. Las decisiones del capital de trabajo tienen sobre la naturaleza global de riesgo- rendimiento y el precio de las acciones de la empresa.

La administración de capital de trabajo abarca todos los aspectos del capital el trabajo requiere una comprensión de las interrelaciones entre los activos circulantes y los pasivos circulantes, y entre el capital de trabajo, el capital y las inversiones a largo plazo. Suele emplearse como medida de riesgo de insolvencia de la empresa, cuando más solvente o líquida sea menos probable será que no pueda cumplir con sus deudas en el momento de vencimiento. Si el nivel de capital de trabajo es bajo indicara que su liquidez es insuficiente por lo tanto dicho capital representa una medida útil del riesgo. Otra definición menciona que es la parte del activo circulante de la empresa financiado con fondos a largo plazo. Una empresa debe mantener un nivel satisfactorio de capital de trabajo. El activo circulante debe ser lo suficientemente grande para cubrir el pasivo a corto plazo, con el fin de consolidar un margen razonable de seguridad.

El objetivo de este tipo de administración es manejar cada uno de los activos y pasivos a corto plazo de la empresa de manera que se alcance un nivel aceptable y constante de capital neto de trabajo.

La administración del capital de trabajo es la administración de los activos circulantes de la empresa y el financiamiento que se necesita para sostener los activos circulantes, es importante ya que los activos circulantes de una empresa típica industrial representan más de la mitad de sus activos totales, en empresas pequeñas, los pasivos circulantes son la principal fuente de financiamiento externo. El capital neto de trabajo es esencial, sobre todo en los negocios de temporada, para proporcionar un apoyo financiero a las cuentas por pagar en un futuro cercano.

Para determinar la forma correcta, o el nivel de activos circulantes óptimo la administración debe considerar la interacción entre rentabilidad y riesgo, al hacer esta evaluación es posible realizar tres supuestos: que la empresa es manufacturera, que el activo circulante es menos rentable que el activo fijo y que los fondos a corto plazo son menos costosos que los de largo plazo. Cuando mayor sea la razón o índice de activo circulante a total, tanto menos rentable será la empresa y por tanto menos riesgosa. O cuando mayor sea la razón de pasivo circulante a activo total, tanto más rentable y más riesgosa será la empresa. Dado que el capital neto de trabajo puede considerarse como parte del activo circulante de una empresa financiado con fondos a corto y largo plazo se asocia directamente a la relación rentabilidad – riesgo y capital neto de trabajo.

Estructura De Capital De Trabajo

Sus componentes son el efectivo, valores negociables, cuentas por cobrar e inventario y por su tiempo se estructura o divide como permanente o temporal.

El capital de trabajo permanente es la cantidad de activos circulantes requerida para hacer frente a las necesidades mínimas a largo plazo. Se le podría llamar capital de trabajo puro. El capital de trabajo temporal es la cantidad de activos circulantes que varía con los requerimientos estaciónales.

El primer rubro principal en la sección de fuentes es el capital de trabajo generado por las operaciones. Hay dos formas de calcular este rubro. El método de la adición y el método directo.

Las ventas a los clientes son casi siempre la fuente principal del capital de trabajo. Correspondientemente, los desembolsos para el costo de las mercancías vendidas y los gastos de operación son casi siempre el principal uso del capital de trabajo. El exceso de las ventas sobre todos los gastos que requieren capital de trabajo, es por definición, el capital de trabajo generado por las operaciones.

No afectan al capital de trabajo:

• Compras de activos corrientes en efectivo

• Compras de activos corrientes a crédito

• Recaudos de cuentas por cobrar

• Préstamos de efectivo contra letras a corto plazo

• Pagos que reducen los pasivos a corto plazo.

El gasto por depreciación reduce el valor en libros de los activos de planta y reduce también la utilidad neta (y por tanto las ganancias retenidas) pero no tiene impacto en el capital de trabajo.

La administración del ciclo del flujo de efectivo es la más importante para la administración del capital de trabajo para lo cual se distinguen dos factores ciclo operativo y ciclo de pagos que se combinan para determinar el ciclo de conversión de efectivo. El ciclo de flujo de efectivo se determina mediante tres factores básicos de liquidez: el periodo de conversión de inventarios, el de conversión de cuentas por cobrar y el de diferimiento de las cuentas por pagar, los dos primeros indican la cantidad de tiempo durante la cual se congelan los activos circulantes de la empresa; esto es el tiempo necesario para que el efectivo sea transformado en inventario, el cual a su vez se transforma en cuentas por cobrar, las que a su vez se vuelven a transformar en efectivo. el tercero indica la cantidad de tiempo durante la cual la empresa tendrá el uso de fondos de los proveedores antes de que ellos requieran el pago por adquisiciones.

El ciclo de operación también se llama el ciclo del capital de trabajo debido a que envuelve una circulación continua y rítmica entre los activos corrientes y los pasivos corrientes. La razón probable del por qué el estado de cambios se ha centrado en el capital de trabajo es que éste proporciona una perspectiva sobre el ciclo operacional natural completo y no sólo de una parte.

Usos Y Aplicaciones Del Capital De Trabajo

Los principales usos o aplicaciones del capital de trabajo son:

• Declaración de dividendos en efectivo.

• Compra de activos no corrientes (planta, equipo, inversiones a largo plazo en títulos valores comerciales.)

• Reducción de deuda a largo plazo.

• Recompra de acciones de capital en circulación.

• Financiamiento espontáneo. Crédito comercial, y otras cuentas por pagar y acumulaciones, que surgen espontáneamente en las operaciones diarias de la empresa.

• Enfoque de protección. Es un método de financiamiento en donde cada activo sería compensado con un instrumento de financiamiento de vencimiento aproximado.

El empleo del capital neto de trabajo en la utilización de fondos se basa en la idea de que los activos circulantes disponibles, que por definición pueden convertirse en efectivo en un periodo breve, pueden destinarse así mismo al pago de las deudas u obligaciones presentes, tal y como suele hacerse con el efectivo.

El motivo del uso del capital neto de trabajo (y otras razones de liquidez) para evaluar la liquidez de la empresa, se halla en la idea de que en cuanto mayor sea el margen en el que los activos de una empresa cubren sus obligaciones a corto plazo (pasivos a corto plazo), tanta más capacidad de pago generará para pagar sus deudas en el momento de su vencimiento. Esta expectativa se basa en la creencia de que los activos circulantes son fuentes de entradas de efectivo en tanto que los pasivos son fuentes de desembolso de efectivo. En la mayoría de las empresas los influjos o entradas, y los desembolsos o salidas de dinero en efectivo no se hallan sincronizadas; por ello es necesario contar con cierto nivel de capital neto de trabajo. Las salidas de efectivo resultantes de pasivos a corto plazo son hasta cierto punto impredecibles, la misma predictibilidad se aplica a los documentos y pasivos acumulados por pagar. Entre más predecibles sean las entradas a caja, tanto menos capital neto de trabajo requerirá una empresa. Las empresas con entradas de efectivo más inciertas deben mantener niveles de activo circulante adecuados para cubrir los pasivos a corto plazo. Dado que la mayoría de las empresas no pueden hacer coincidir las recepciones de dinero con los desembolsos de éste, son necesarias las fuentes de entradas que superen a los desembolsos.

Existen varios enfoques o métodos para determinar una condición de financiamiento adecuada. El enfoque dinámico es un plan de financiamiento de altas utilidades – alto riesgo, en el que los requerimientos temporales son financiados con fondos a corto plazo, y los permanentes, con fondos a largo plazo. El enfoque conservador es un plan de financiamiento de bajas utilidades – bajo riesgo; todos los requerimientos de fondos – tanto temporales como permanentes – son financiados con fondos a largo plazo. Los fondos a corto plazo son conservados para casos de emergencia. La mayoría de las empresas emplean un método de intercambio alternativo en el que algunos requerimientos temporales son financiados con fondos a largo plazo; este enfoque se haya entre el enfoque dinámico de altas utilidades- altos riesgos y el enfoque conservador de bajas utilidades – bajos riesgos.

Fuentes Y Usos De Capital De Trabajo

Algunas transacciones se pueden identificar directamente como fuentes de capital de trabajo. A su vez, éstos aumentos en el capital de trabajo se clasifican como provenientes de las operaciones propias o como provenientes de fuentes distintas de las operaciones ordinarias de la empresa.

Recursos provenientes de operaciones propias

La primera fuente de generación interna de recursos la constituye las ventas, a las que se debe adicionar aquellas partidas que, por concepto de ingresos no operacionales, se hayan registrado contablemente durante el período, tales como rendimientos financieros, utilidad en venta de Propiedades, Planta y Equipo, recuperaciones, aprovechamientos y participaciones y dividendos recibidos, entre otros.

Pero estos ingresos se ven afectados por los costos y gastos generales incurridos y que son necesarios para su generación. Por ello, la utilidad neta del ejercicio es el producto de comparar todos los ingresos con los costos y gastos, incluyendo el impuesto estimado sobre la renta. Sin embargo, dentro de los costos y gastos que afectan la utilidad se han incorporado conceptos tales como depreciación de activos fijos y amortización de intangibles y diferidos, los cuales, por su naturaleza, no afectan el capital de trabajo, puesto que corresponden a disminuciones de activos no corrientes y no implican salidas de dinero, sino una simple reclasificación contable. Una situación similar se presenta cuando se registran utilidades o pérdidas por venta o retiro de propiedades, planta o equipo, puesto que dicha ganancia o pérdida no señala el verdadero ingreso de recursos, el cuál debe corresponder al monto convenido en la negociación como precio de venta.

Por tal motivo, cuando se confecciona el estado de cambios en la situación financiera o el estado de flujos de efectivo por el método indirecto, es necesario sumar las partidas que por estos conceptos se hayan registrado en el estado de resultados, para poder determinar la verdadera corriente de flujos de recursos generada por la empresa. Los cargos virtuales, similares a los que nos ocupan en la presente explicación e incluyendo otros que si afecten el capital de trabajo como la amortización de gastos pagados por anticipado (que es una partida del activo corriente), permiten la generación de recursos propios, pues al afectar la utilidad (disminuyéndola) impiden que la compañía tenga que realizar desembolsos por concepto de impuestos y dividendos o participaciones a favor de sus accionistas o socios.

De la misma manera, la utilidad o pérdida en venta de propiedades planta y equipo o inversiones permanentes tampoco afecta el capital de trabajo y, en consecuencia, su valor deberá restarse o sumarse, respectivamente, a la utilidad neta, para poder determinar el monto real de los recursos propios generados por el ente económico.

En general, puede afirmarse que la utilidad es la fuente primaria de recursos para cualquier empresa, pero que ella debe depurarse con el propósito de eliminar los cargos que no impliquen salidas de efectivo, así como los créditos que no constituyan realmente una entrada de recursos, como puede ocurrir con aquellas empresas que vendan a crédito, por el sistema de instalamentos, y a las cuales la legislación contable, comercial y fiscal les permite registrar la utilidad bruta al hacerse efectivo el cobro de las cuotas, causando así una simple reclasificación entre cuentas del activo (cartera y caja o bancos) y del pasivo (ingresos no devengados o diferidos y ventas o ingresos del ejercicio), no afectándose —tampoco— el capital de trabajo.