Contribución para el diagnóstico del control interno en entidades hospitalarias

Resumen

En esta investigación se propone realizar el diagnóstico de la situación actual en el tema de Control Interno para las entidades de Holguín, tomando como base los parámetros definidos por la resolución 60/2011 emitida por la Contraloría General de la Republica, con el fin de proponer ajustes al mencionado sistema de acuerdo con las deficiencias y necesidades de los objetivos de las entidades. Se propone realizar el diagnóstico de la situación actual en el Hospital General Vladimir Ilinch Lenin, donde se utilizó una herramienta que tribute a las normas del Control Interno, determinándose las principales problemas en las normas y componentes del sistema, la ineficiente labor del comité de prevención y gestión de riesgos, permitiendo dar un conjunto de soluciones en vista a mejorar su objeto social.

Palabras clave: Control interno, Herramienta, normas

CONTRIBUTION FOR THE DIAGNOSIS OF THE INTERNAL

CONTROL IN ENTITIES THE HOSPITAL

ABSTRACT

In this investigation proposes carry out the diagnosis of the current situation in the topic of internal control for the entities of Holguín, taking as base the parameters defined for the resolution 60/2011 broadcasted for the General Comptrollership of Republic it, in order to propose fits to the mentioned system in agreement with the deficiencies and needs of the objectives of the entities, proposes carry out the diagnosis of the current situation in the general hospital Vladimir Ilinch Lenin, in which it is used a tool it contains to the norms of the internal control, by deciding the main problems in the norms and components of the system, the labor faulty of the spare committee and step of risks, by permitting give a whole of solutions in view to improve your social object.

Key words: internal control, tools, norms.

Introducción

Las organizaciones están llamadas a trabajar en pos de perfeccionar su Sistema de Gestión de Control Interno(CInt), siendo determinante para la mejora de sus resultados y el logro de sus propósitos Generalmente en relación a los inventarios estos están relacionados con el mantenimiento de cantidades suficientes de bienes materiales, insumos y repuestos que permitan un buen funcionamiento de este sistema o actividad comercial, tratándose por todos los medios de mantener un equilibrio entre la reserva y el exceso de reserva. Por lo que el control de los mismos en cualquier lugar del mundo es de vital importancia para evitar un mal uso de los mismos y de esta forma que estos centros no lleguen a convertirse en una carga para el estado por su irrentabilidad.

Con este fin existe el CInt que es el proceso integrado a las operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo, extendido a todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y el resto del personal; se implementa mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que contribuyen a prever y limitar los riesgos internos y externos, proporciona una seguridad razonable al logro de los objetivos institucionales y una adecuada rendición de cuentas. Muchos son los autores que lo mantienen [1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8].

Por otra parte en la gestión de los servicios de salud, el control de la atención médica comprende un conjunto de procedimientos dirigidos a verificar que las actividades relacionadas con la atención de los usuarios se desarrollen con propiedad, de acuerdo a los planes operativos y a la capacidad resolutiva de la institución que ofrece dichos servicios, siendo estudios de muchos como [9,10].

Método

La R60/2011, establece las normas y principios básicos de obligada observancia para los sujetos de las acciones de auditorías, supervisión y control de ese Órganos, constituyendo un modelo estándar del Sistema de CInt que está formado por cinco componentes interrelacionados entre sí, en el marco de los principios básicos y las características generales; estos son los siguientes: Ambiente de Control, Gestión y Prevención de Riesgos, Actividades de Control, Información y Comunicación y Supervisión y Monitoreo.

Para el diagnóstico del CInt se creó el instrumento representado en la tabla 1, compuesto por 27 preguntas que barren las normas del CInt abordadas según la ley 60/2011 de la Contraloría General de la República. Como se puede apreciar en el análisis de la figura No 1 la información y comunicación es la norma más evaluada en el instrumento, ya que es la línea media y núcleo de operaciones el mayor % de encuestados.

Una vez que se tengan definidos los lugares donde se realizará el estudio, se tendrá delimitada la población a ser estudiada, y sobre la cual se pretende generalizar los resultados, para lo cual es preciso delimitar sus características esenciales (elementos, unidades de muestreo, alcance, tiempo).

El estudio que se realiza tiene como principio, para el caso de poblaciones pequeñas, su aplicación al 100% de la misma, con el fin de abarcar el universo de opiniones de los trabajadores. No obstante, para poblaciones grandes, se recomienda la utilización de algún tipo de muestreo, de acuerdo a los criterios más adecuados según las concepciones existentes.

Las muestras se concretan en dos grandes ramas: las muestras no probabilísticas y las muestras probabilísticas y elegir entre una muestra probabilística o una no probabilística depende de los objetivos y la contribución que se piensa hacer con dicho estudio.

La utilización de muestras probabilísticas, son esenciales en los diseños de investigación por encuestas en donde se pretende hacer estimaciones de variables en la población, estas variables se miden con instrumentos de medición y se analizan con pruebas estadísticas para el análisis de datos donde se presupone que la muestra es probabilística, donde todos los elementos de la población tienen una misma probabilidad de ser elegidos [11].

Tabla 1: Instrumento para diagnosticar el desempeño del CInt

Fuente de elaboración propia

Figura 1. Relación de variables del instrumento con las normas del CInt. Fuente de elaboración propia

Leyenda:

P: Planeación, planes de trabajo anual, mensual e individual

IV: Integridad y valores éticos.

I: Idoneidad demostrada.

EO: Estructura organizativa, asignación de autoridad y responsabilidad

PRH: Políticas y prácticas en la gestión de recursos humanos.

IRDC: Identificación de riesgos y detección del cambio.

OC: Determinación de los objetivos de control

PR: Prevención de riesgos.

C: Coordinación entre áreas, separación de tareas, responsabilidades y niveles de autorización

D: Documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos.

AR: Acceso restringido a los recursos, activos y registros

RP: Rotación del personal en las tareas claves.

TIC: Control de las tecnologías de la información.

Ide: Indicadores de rendimiento y de desempeño

SI: Sistema de Información, flujo y canales de comunicación

CCR: Contenido, calidad y responsabilidad

RC: Rendición de cuentas

E: Evaluación y determinación de la eficacia del Sistema de CInt

CP: Comité de Prevención y Control

En caso de emplear un muestreo probabilístico, se recomienda la utilización del muestreo aleatorio simple, aunque hay que destacar, que en algunos casos se puede estratificar la población (cuando la misma no tenga características homogéneas) y realizar un muestreo estratificado, ya sea por área de trabajo, departamento, grado de jerarquía, nivel cultural, categoría, entre otros. El cálculo del tamaño de la muestra con la utilización del muestreo aleatorio simple, se determina por la ec. (1):

(1)

Donde: nm: tamaño de la muestra; p: probabilidad con la que se presenta el fenómeno; q = (1-p): probabilidad de que no se presente el fenómeno; N: tamaño de la población; e: probabilidad de error para el nivel de confianza y K: valor crítico correspondiente al nivel de confianza elegido El cálculo del tamaño de la muestra con la utilización del muestreo estratificado, para cada estrato se determinará a través de la ec. (2):

(2)

Donde ns: es el tamaño del estrato a analizar y n el tamaño poblacional del estrato.

Resultado y discusión

Dentro de las aplicaciones totales o parciales desarrolladas en el marco de esta investigación se encuentran las realizadas en diferentes organizaciones como entidades hoteleras como el Hotel Brisas Guardalavaca; en otras entidades turísticas como la agencia de viajes Havanatur y entidades presupuestadas como el Hospital Universitario Vladimir Ilich Lenin. Estas aplicaciones se detallaran explícitamente continuación:

Hospital General Universitario Vladimir Ilich Lenin

Los hospitales son un componente importante del sistema de atención de salud. Son instituciones sanitarias que disponen de personal médico y otros profesionales organizados y de instalaciones para el ingreso de pacientes, y que ofrecen servicios médicos y de enfermería y otros servicios relacionados durante las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Los hospitales ofrecen una gran diversidad de servicios de atención aguda, de convalecencia y de cuidados paliativos, con los medios diagnósticos y terapéuticos necesarios para responder a manifestaciones agudas y crónicas debidas a enfermedades, así como a traumatismos o anomalías genéticas. De ese modo generan información esencial para las investigaciones, la educación y la gestión. Tradicionalmente orientados a la atención individual, los hospitales tienden cada vez más a estrechar vínculos con otras partes del sector de la salud y con las comunidades a fin de optimizar el uso de los recursos dedicados a fomentar y proteger la salud individual y colectiva.

Específicamente en la provincia Holguín existen 39 240 trabajadores vinculados al sector de la salud, y cuenta con 15 entidades hospitalarias, desglosados en 8 generales, 3 clínico quirúrgicos, 1 pediátrico, 1maternoinfantiles y 2 psiquiátricos y la mayoría de estos servicios se encuentran en el Hospital General Universitario Vladimir Ilich Lenin

El tipo de hospital es provincial de nivel III, como perfil tiene la característica de ser un hospital General Universitario. Tiene como dependencia la Dirección Provincial de Salud del Poder Popular. Se encuentra ubicado en la Ave. Lenin No. 2. Entre 12 y 18. Reparto Lenin. Holguín. Su sistema constructivo es del tipo tradicional. Representa a un total de 162 consejos populares.

Misión

Tributar a la condición de Cuba como Potencia Médica Mundial, aplicando la Ciencia y la Innovación Tecnológica, promoviendo los ideales y la filosofía de la Salud Pública Cubana, priorizando la formación integral de nuestro personal, de forma tal que nos permita formar y consolidar valores éticos, morales, políticos, culturales y profesionales, que aseguren elevar la calidad del servicio de asistencia médica especializada de urgencia, consulta externa y hospitalización.

Visión

El Hospital "Vladimir Ilich Lenin", centro de referencia nacional en asistencia médica, docencia e investigación., Colectivo Moral, excelencia en los servicios que se brindan a la población, donde se combina el buen trato, la cortesía y la ética, con la calidad en el trabajo.

Las encuestas se pusieron a prueba para corregir los posibles errores en su elaboración y dejarlas listas para su aplicación. Se consideró válido aplicar los instrumentos a un 15% de la muestra seleccionada.

En los servicios seleccionados laboran 2128 trabajadores. Se determinó el tamaño de la muestra utilizando un muestreo aleatorio simple, siendo necesario realizar el estudio a 342 trabajadores. De igual forma se realizó un muestreo aleatorio estratificado por las áreas representadas en la figura No 2, así como su desglose en la figura 3, a profundizar en la investigación, como se muestra en la tabla 2.

Figura 2: Cantidad de encuestados en los estratos por áreas. Fuente de elaboración propia

Figura 3: Cantidad de trabajadores encuestados por área. Fuente de elaboración propia

Con la información obtenida se crearon las matrices de datos que luego se procesaron mediante los paquetes estadísticos SPSS (versión 20.0, 2011). Para el análisis de la fiabilidad del instrumento, se comprobó la consistencia interna y la fiabilidad de la escala, a través del coeficiente alfa de Cronbach, obteniendo un valor de 0,876, superior a 0, 7, mínimo valor de fiabilidad o sea de un alto por ciento de encontrar resultados semejantes en la aplicación de este mismo instrumento en una muestra de características semejantes a las aplicadas en este primer estudio, esto implica, en una primera instancia, una estabilidad muy fuerte del instrumento por tanto, es posible aplicarlo en otras muestras de forma confiable.

Tabla 2: Cantidad de encuestados por áreas en las entidades de estudios

Fuente de elaboración propia

Discusión

Como conclusión de los resultados se pudo dar las siguientes en el Hospital Lenin:

Control Interno

• 1. El 11,1% de los trabajadores de la entidad desconoce lo que es el CInt

Ambiente de Control

Planeación, planes de trabajo anual, mensual e individual

• 2. El 7% del total de encuestados no tiene conocimiento de los objetivos de la entidad así como la misión y visión.

• 3. El 3,2% alegan que su plan de trabajo no es revisado, aprobado y controlado por el jefe inmediato superior de la unidad organizativa.

Integridad y valores éticos

• 4. El 11,7% de la muestra afirma que no conoce los valores en el código de ética de la organización.

• 5. El 12,3% de los trabajadores dice que lasrelacionesen su entorno laboral no se basan en la honestidady equidad.

• 6. El 14,6% opina que la mayoría no cumple el reglamento disciplinario interno

Idoneidad demostrada

• 7. El 9,4% considera que no se analiza el conocimiento y las habilidades del personal, para desempeñar adecuadamente los trabajos

Estructura organizativa y asignación de autoridad y responsabilidad

• 8. El 9,4% de los trabajadores piensa que su jefe inmediato no lo ha ayudado a superarse

• 9. Un 12,6% dice que los directivos en general no saben lo que hacen y no dirigen bien

• 10. El 18,1% alega que los jefes no son receptivos a las ideas de los trabajadores

Políticas y prácticas en la gestión de recursos humanos

• 11. El 19,3% de estos hacen alusión a que no se aplican adecuadamente laspolíticasyprocedimientosparalavinculación,el entrenamiento,la promocióny la compensaciónde empleados

Gestión y Prevención de Riesgos

Identificación de riesgos y detección del cambio

• 12. El 20,8% de la muestra desconoce el mecanismo para identificar los riesgos internos y externos

Determinación de los objetivos de control

• 13. El 19,3% de los encuestados opina que no se determina los objetivos de control ante la identificación de un riesgo

Prevención de riesgos

• 14. El 26% de la muestra plantea que no se discute el plan de prevención de riegos sin limitaciones.

Actividades de Control

Rotación del personal en las tareas claves

• 15. Un 17% plantea que no hay confianza, cooperación y rotación entre las personas y áreas.

• 16. El 21,3% dice que una misma función no tiene más de un responsable

Acceso restringido a los recursos, activos y registros

• 17. El 12,6% de estos dicen que no hay control sobre el ahorro energético y de materiales

Indicadores de rendimiento y de desempeño

• 18.  El 12,6% afirma que no le satisfacen los indicadores de desempeño individual

• 19. El 14,6% opina que no hay controles ni conocimiento suficientes de los bienes y documentos

• 20. El 11,7% de la muestra alega que no se encuentran separadas y balanceadas las responsabilidades y tareas en el área de trabajo

Control de las tecnologías de la información y las comunicaciones

• 21. El 26,6% del total de encuestados hace alusión a que no se hace uso de las tecnologías de información y las comunicaciones

Información y Comunicación

Contenido, calidad y responsabilidad

• 22. Un 19% opina que no se proporciona la información correcta, suficiente y oportuna al personal que la requiere

Rendición de cuentas

• 23. El 22,8% de los encuestados no tiene conocimiento acerca del procedimiento de rendición de cuentas de los directivos

Supervisión y Monitoreo

Evaluación y determinación de la eficacia del Sistema de CInt

• 24. El 24% de la muestra dice que no se le informan del resultado de las auditorias

• 25. El 29,5% dice que no están creados los mecanismos para la captura e información de las deficiencias identificadas de CInt.

Comité de Prevención

• 26. Un 40,6% de los encuestados dicen que desconoce a los miembros del Comité de Prevención y Control

• 27. El 21,6% alega que no funciona bien el órgano de justicia laboral de base

Como se puede apreciar en la figura No 4, los componentes con mas deficiencias son Gestión y Prevención de riesgos y Supervisión y monitoreo, sin obviar la posibilidad de una deficiente información y comunicación, por lo que los resultados fueron corroborados con los directivos de la entidad así como complementado con la Guía de autocontrol emitida por la Contraloría, en su ultima versión y modificada a cada entidad.

Figura 4: Deficiencias por Componentes del CInt. Fuente de elaboración propia

Luego realizando un análisis más profundo se determinó que la mayor deficiencia residía en la norma Comité de Prevención y Control, como se puede observar en la figura No 5, máximo encargado de la eficiencia y eficacia del CInt y de la divulgación y comunicación interna de los resultados y cambios en lo que corresponde con materia de CInt.

Figura 5: Deficiencias por Normas de los Componentes del CInt. Fuente de elaboración propia

Se debe establecer acciones continuas y puntuales en materia de control para la correcta administración de riesgos y prevención de fraudes, así como la correcta gestión de la información y rendición de cuenta, así como otros elementos decisivos en un eficaz CInt.

Conclusiones

• 1. La implementación del instrumento elaborado permitió detectar el conjunto predominante de fortalezas y debilidades, que posee la organización para diagnosticar y evaluar el CInt.

• 2. Contribuir en la mejora del CInt en entidades de la salud, por el bienestar integral.

• 3. Evaluar la efectividad de las acciones en materia de CInt que fueron tomadas, de forma tal de que proporcionen mejoras a la organización.

• 4. Permitir establecer acciones continuas y puntuales en materia de control para la supervisión y monitoreo, así como presentar al comité de control e informar de estas actividades.

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Autor:

L. O Vega de la Cruz*

A.F Nieves Julbe**

* Leudis Orlando Vega de la Cruz: Ingeniero Industrial. Maestrante en Matemática Aplicada e Informática Para la Administración. Profesor Instructor. Facultad de Ingeniería Industrial y Turismo. Universidad de Holguín "Oscar Lucero Moya" Holguín- Cuba. Avenida XX Aniversario, Piedra Blanca, Holguín, Cuba, Teléfono: 482683.

** Any Flor Nieves Julbe: Ingeniero Industrial. Master en Ciencias
Matemática Aplicada e Informática para la Administración.
Doctor en Ciencias Técnicas. Profesor Titular. Jefa de la disciplina
Ingeniería del Factor Humano Facultad de Ingeniería Industrial
y Turismo. Universidad de Holguín "Oscar Lucero Moya" Holguín,
Cuba. Teléfono: 422800,