Plan de trabajo anual de las plantas de tratamiento adscritas a la CVG Ggosh

Instructivo para la elaboración del plan de trabajo anual de las plantas de tratamiento adscritas a la CVG GGOSH

Introducción

Los instructivos comprenden una parte muy importante en las labores desempeñadas por los trabajadores de la organización, para la obtención de buenos resultados en sus actividades a desarrollar. Se conoce que todas las organizaciones deben estar orientadas a la excelencia, y para esto deben optimizar sus procedimientos, una de las formas de obtener este resultado es por medio de un manual que indique el paso a paso de la labor a realizar, para obtener el resultado deseado.

La CVG Gerencia General de Obras Sanitarias e Hidráulicas (GGOSH), se dedica a la Prestación de Servicios de agua y de Saneamiento de la Región Guayana. Cuenta con una Oficina de Fiscalización, Evaluación y Desarrollo (OFED), encargada de llevar el control operativo de las Plantas de Tratamiento adscritas a la GGOSH. Actualmente, esta necesita evaluar la operatividad de las plantas con más profundidad, las plantas son controladas, pero hace falta un poco mas de interés por parte de los funcionarios que laboran en estas mismas.

Es por esto que esta investigación tiene por finalidad desarrollar un instructivo del Plan de Trabajo de cada Acueducto evaluado en un año, a fin de facilitar la búsqueda de la información que servirá para la realización del presupuesto.

Este estudio fue realizado aplicando un diseño de investigación de campo. Esta orientado a conocer la problemática planteada, con respecto a la necesidad de elaborar de forma escrita un instructivo para desarrollar un Plan de Trabajo de la Plantas de Tratamiento adscritas, para conocer el status de cada una de ellas. Para esto fue necesario, contar con el procedimiento de investigación, aplicando la metodología descriptiva y aplicativa. Una de las actividades que permitió lograr los objetivos de la presente investigación, implico la observación directa de la situación actual, así como la aplicación de entrevista informal a personas conocedoras del objeto de estudio, recopilando información relevante sobre el tema.

Este informe cuenta con seis (6) capítulos, tal como se enumeran a continuación: El Capitulo I, donde se describe el Problema, el planteamiento del problema, la justificación, los objetivos, tanto general como específicos, el alcance y las limitaciones; el capitulo II, relacionado con la estructura organizativa de la empresa; el capitulo III, Marco Metodológico, y que abarca: el tipo de investigación, diseño y técnicas e instrumentos para recopilar la información; el capitulo IV, relacionado con el Marco Teórico: consta de toda la información que se necesita saber para elaborar un manual o instructivo; el capitulo VI, donde se explica sobre la situación actual que vive la empresa; el capitulo VII, se presenta la situación propuesta para mejorar el problema.

Por último encontramos las conclusiones, recomendaciones, referencias bibliográficas y anexos.

CAPÍTULO I

El problema

1.1.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La Gerencia General de Obras Sanitarias e Hidráulicas (GGOSH), está adscrita a la Vicepresidencia Corporativa de Obras y Servicios Públicos (VPCOSP) de la Corporación Venezolana de Guayana (CVG), esta dedicada a la prestación de los servicios de agua potable y de saneamiento de los Estados: Bolívar, Delta Amacuro, Amazonas y el sur de Anzoátegui. Esta conformada por dos Gerencia Sub-Regionales, conocidas como: Sistema Bolívar y Sistema Guayana, ambas cuentan con los departamentos necesarios para operar las plantas de tratamiento adscritas a las mismas. Para el cumplimiento de su objetivo, fue creada una Unidad transitoria que brinda apoyo a su gestión, la cual posee el nombre de Oficina de Fiscalización, Evaluación y Desarrollo (OFED) y, es responsable del desarrollo, la administración centralizada, la fiscalización y evaluación, entre otras actividades.

Actualmente, la OFED no posee un cronograma que involucre todas las rutinas de producción, mantenimiento de la planta, mantenimiento de las redes de agua potable y saneada, comercialización y control de calidad, entre otros de las plantas de tratamiento adscritas, información que es muy importante para estudiar el status de las mismas.

Es por esto que se considera necesario elaborar un instructivo que ayude al personal de las plantas a desarrollar un cronograma que indique toda la información relevante para el buen funcionamiento de las mismas. Este cronograma se llamara Plan de Trabajo Anual.

1.2.- JUSTIFICACIÓN

La elaboración de un instructivo que se utilice para desarrollar un Plan de Trabajo Anual en todas las plantas adscritas a la CVG GGOSH, permitirá conocer:

¿Qué se ha ejecutado?

¿Qué esta en proceso?

¿Qué falta por ejecutar?

Este instructivo facilitará tomar las decisiones pertinentes para la ejecución de las actividades, por medio de revisar si se están cumpliendo las metas y constatar que los requerimientos definidos en el Plan sean abastecidos. Toda esta información será de gran utilidad para la elaboración del presupuesto, porque se ahorra tiempo y esfuerzo en la elaboración de este.

1.3.- ALCANCE

Las plantas de tratamiento adscritas a la CVG GGOSH, definen sus metas y requerimientos en las áreas de producción, mantenimiento de redes de aguas blancas y saneadas, comercialización entre otras cosas, para cumplir con actividades señaladas en el Plan de Trabajo Anual.

1.4.- OBJETIVOS

1.4.1.- OBJETIVO GENERAL

Elaborar un instructivo claro y explicito, que permita desarrollar el Plan de Trabajo Anual de las Plantas de Tratamiento adscritas a la CVG GGOSH.

1.4.2.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Facilitar el análisis mensual, bimensual, trimestral o semestral de las plantas de tratamiento, para informar sobre el status de las mismas.

Definir los parámetros de desarrollo para el Plan, utilizando normas y formatos, que aplicaran las plantas de tratamiento adscritas a la CVG GGOSH.

Minimizar la complejidad en la elaboración del Plan, a los funcionarios encargados de su desarrollo y ejecución.

1.5.- DELIMITACIÓN

La elaboración de un instructivo, que ayude a desarrollar un Plan de Trabajo Anual de cualquier planta de tratamiento, permitió conocer información de producción, mantenimiento, control de calidad y comercialización, entre otras, aplicados solamente a las plantas adscritas a la CVG GGOSH.

CAPÍTULO II

Estructura de la empresa

2.1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

La Corporación Venezolana de Guayana, comúnmente identificada por sus siglas (CVG), fue creada el 29 de Diciembre de 1960, es un Instituto autónomo con personalidad jurídica propia, y con patrimonio distinto e independiente de la República, adscrito al Ministerio de la Secretaría de la Presidencia, la cual tiene por misión planificar, promover y coordinar el desarrollo integral, humanista y sustentable de la Región Guayana, mediante procesos participativos que integren a los diversos sectores públicos y privados, con el fin de generar riquezas y bienestar en la Región y en el país. El 7 de julio de 1985, por medio del decreto n°456 fue creada la Corporación Venezolana de Guayana – Gerencia General de Obras Sanitarias e Hidráulicas (CVG-GGOSH). La cual asume la responsabilidad de la Región Guayana que venía ejerciendo el Instituto Nacional de Obras Sanitarias (INOS). Ver Anexo A

En enero de 1992, la (GGOSH) es adscrita a la Vicepresidencia Corporativa de Obras y Servicios Públicos. Está ubicada en la calle china, urbanización Villa Asia, Alta Vista, Estado Bolívar. Está conformada por la Gerencia Sub-Reginal Sistema Bolívar y Sub- regional Sistema Guayana, ambas cuentan con los departamentos necesarios para su funcionamiento y realización de actividades diarias. Su objeto principal es operar, mantener, administrar, ampliar y mejorar los sistemas de abastecimiento de agua potable, así como la recolección, tratamiento y disposición de aguas residuales urbanas y localidades rurales.

Misión de la GGOSH: garantizar el suministro de agua potable continuo y confiable, así como la recolección conducción, tratamiento y disposición de los vertidos cloacales, a través de la supervisión de las actividades de operación y mantenimiento de los sistemas, con la participación de las comunidades, cumpliendo con los parámetros, de calidad, cantidad, eficacia y rentabilidad, enmarcados dentro del ámbito de responsabilidades de la CVG GGOSH en la Región Guayana.

Visión de la GOSH: Ser una referencia exitosa a nivel nacional e internacional de un modelo democrático y participativo para la promoción del desarrollo integral, humanista y sustentable de las regiones.

2.2. DESCRIPCIÓN DE LA GGOSH

La Gerencia de Obras Sanitarias e Hidráulicas esta adscrita a la Vicepresidencia Corporativa de Obras y Servicios Públicos de la CVG y tiene una función primordial de producir y distribuir agua potable e industriales, es decir, acueductos, cloacas y drenajes en el Estado Bolívar, Amazonas, Delta Amacuro, el Sur de Anzoátegui y el Sur de Monagas.

2.3. OBJETIVOS DE LA GGOSH

2.3.1. Objetivo General
Desarrollar y cumplir las actividades de Dirección, Coordinación, Mantenimiento, Operación y Mercadeo, de los servicios de acueductos, cloacas y drenajes en las siguientes localidades:

En el Estado Bolívar: Puerto Ordaz, San Félix, Upata, El Palmar, El Callao, Guasipati y Tumeremo.

En el Estado Delta Amacuro: Tucupita y Pedernales

En el Estado Amazonas

2.3.2. Objetivos específicos

Estudiar, desarrollar y organizar el aprovechamiento hidráulico del país.

Contribuir a la organización, programación, desarrollo y funcionamiento de los servicios públicos necesarios, a los fines del desarrollo de la Región.

Diagnosticar la gestión administrativa de la GGOSH y proponer cambios necesarios que contribuyan a la solución de problemas y mejorar la eficiencia de los mismos.

2.4. FUNCIONAMIENTO DE LA GGOSH

Gerencia de Obras Sanitarias e Hidráulicas, se encarga de realizar las siguientes funciones:

Dirigir la concepción, desarrollo e implementación de planes a corto, mediano y largo plazo para la presentación de los servicios de los acueductos, cloacas y drenajes de la ciudad y poblaciones menores de Guayana.

Establecer sistemas de seguimiento de actividades autorizadas para la ejecución de planes, programas, proyectos de construcción e inspección en las operaciones y mantenimientos.

Realizar inspecciones oculares de los diferentes comprobantes físicos de los sistemas de abastecimiento de agua y recolección de cloacas.

Organizar la información que precisa para la operación y mantenimiento de los sistemas.

Aprobar los programas de asistencias y capacitación técnica para cada uno de los acueductos, utilizando personal de la CVG o personal asesor especializado.

Velar por el cumplimiento de las normas y especificaciones, aprobadas por la CVG.

Velar por todas las dependencias que están a su cargo, de tal forma que cumpla con los programas aprobados y que los recursos que se han asignados sean manejados dentro de las normas y las leyes que rigen la ley.

2.5. ACTIVIDADES DE LA GGOSH

Entre sus principales actividades se destacan:

Suministro de agua para uso domiciliario, industrial y de cualquier otra naturaleza.

Construcción en lugares adecuados, de toda clase de obras relacionadas con la captación, conducción, tratamiento y distribución del agua.

Construcción de todas las áreas e instalaciones a la evacuación tratamiento de aguas residuales.

La obtención de concepciones de servicios de acueductos y alcantarillados.

Instalación de tuberías y todo tipo de accesorios.

2.6. UBICACIÓN GEOGRAFICA

La Gerencia General de Obras Sanitarias e Hidráulicas se encuentra ubicada en la Urbanización Villa Asía, en la calle China: Sector Alta Vista Sur, Puerto Ordaz – Estado Bolívar.

2.7. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA GERENCIA DE OBRAS SANITARIAS E HIDRÁULICAS.

Actualmente la Gerencia General de Obras Sanitarias e Hidráulicas esta conformada de la siguiente manera:

Gerencia Sub – Regional Sistema Bolívar.

Gerencia Sub – Regional Sistema Guayana.

2.7.1. Gerencia Sub Regional Sistema Bolívar

Se encarga de la producción y custodia de los acueductos correspondientes a Tocomita, Angostura, Pto. Ayacucho, Soledad y Caicara. Esta Gerencia además tiene a su cargo:

• Departamento de Administración: Encargado de llevar la administración y las finanzas de la Gerencia a la cual pertenece.

• Departamento de Personal: Encargado del reclutamiento, selección y colocación del personal, beneficio al personal, así como el cálculo de la nómina correspondiente al personal.

• Departamento de Mercadeo: Encargado del manejo de las tomas de aguas, tanto al nivel de usuarios como al nivel industrial.

• Control de calidad: Encargada de estudiar las condiciones del agua en sus diferentes momentos del proceso.

• Sala Técnica: Encargada de velar por los proyectos, para que tengan un costo aproximado real, de acuerdo a los lineamientos de la Corporación.

• Departamento de Operaciones y Mantenimiento: Se encarga de operar y mantener las diferentes plantas, correspondiente a cada uno de los acueductos de la Gerencia.

Además la Gerencia Sub- Regional Sistema Bolívar cuenta con los siguientes Acueductos:

• 1. Acueducto Soledad.

• 2. Acueducto Caicara.

• 3. Acueducto Tocomita.

• 4. Acueducto Angostura.

• 5. Acueducto Pto. Ayacucho.

Ver Anexo B

2.7.2. Gerencia Sub Regional Sistema Guayana

Se encarga de la producción y custodia de los acueductos correspondientes a Puerto Ordaz, San Félix, Upata, Guasipati, Tumeremo, El Callao y Tucupita. Esta Gerencia además tiene a su cargo:

• Departamento de Administración: Encargado de llevar la administración y las finanzas de la Gerencia a la cual pertenece.

• Departamento de Personal: Encargado del reclutamiento, selección y colocación del personal, beneficio al personal, así como el cálculo de la nómina correspondiente al personal.

• Departamento de Mercadeo: Encargado del manejo de las tomas de aguas, tanto al nivel de usuarios como al nivel industrial.

• Control de calidad: Encargada de estudiar las condiciones del agua en sus diferentes momentos del proceso.

• Sala Técnica: Encargada de velar por los proyectos, para que tengan un costo aproximado real, de acuerdo a los lineamientos de la Corporación.

• Departamento de Operaciones y Mantenimiento: Se encarga de operar y mantener las diferentes plantas, correspondiente a cada uno de los acueductos de las diferentes Gerencias.

• Oficina de Fiscalización, Evaluación y Desarrollo: Es una unidad de apoyo a la Gerencia General, se encarga de planificar, coordinar, fiscalizar y controlar las actividades de soporte, transferencia y mercadeo de la prestación de los servicios de agua potable y saneamiento, para suministrar a la Gerencia General y demás unidades involucradas, los programas, estudios, proyectos y sistemas requeridos para contribuir a mejorar las eficiencias de la gestión de la GGOSH.

Presenta tres (3) unidades a su cargo, las cuales son:

• 1. Unidad de desarrollo:

Encargada de

• Elaboración de Planes Estratégicos.

• Elaboración de Planes Operativos.

• Relaciones Institucionales.

• Establecer Sistemas y Procedimientos

• Programaciones Ambientales.

• Comercialización.

• Diseño de Políticas Internas.

• 2. Unidad de Administración Centralizada:

Encargada de

• Seguimiento a la Administración de los Contratos.

• Seguimiento a la Administración de las Sustancias Químicas.

• Seguimiento a la Administración de Programas Especiales.

• Administración y Control de Presupuesto.

• Gestión Ambiental.

• Camiones Cisternas.

• Análisis Financiero.

• 3. Unidad de Fiscalización y Evaluación:

Encargada de

• Producción.

• Mantenimiento.

• Calidad.

• Recursos Humanos.

• Seguridad.

• Comercialización.

• Programaciones Especiales.

• Costos de Producción.

• Informes de Gestión.

• Estadísticas.

Funciones de la OFED

Planificar el desarrollo de la GGOSH a corto, mediano y largo plazo en el marco de la Ley Orgánica para la Prestación de los Servicios de Agua Potable y de Saneamiento.

Mantener el estricto control centralizado del presupuesto y de gestión, analizar las desviaciones y proponer soluciones a la Gerencia General y las Gerencias Sub-Regionales.

Mantener Registros estadísticos de las operaciones y ejecutorias de la GGOSH.

Mantener el control de calidad de aguas servidas y del servicio de saneamiento aplicado en cada sector.

Llevar registro centralizado de la ejecución de todos los contratos en la Gerencia General.

Llevar registros de las ejecutorías relacionadas con la transferencia de la competencia en el manejo del agua potable a las alcaldías.

Autorizar la entrega de información a otras dependencias.

Además la Gerencia Sub- Regional Sistema Guayana cuenta con los siguientes Acueductos:

• 1. Acueducto Industrial.

• 2. Acueducto Pto. Ordaz.

• 3. Acueducto San Félix.

• 4. Acueducto El Palmar.

• 5. Acueducto Guasipati – El Callao.

• 6. Acueducto Upata.

• 7. Acueducto Tumeremo.

• 8. Acueducto Tucupita.

Ver Anexo C

Organigrama funcional de la GGOSH

Ver Anexo D

Organigrama funcional de la OFED

Ver Anexo E

CAPÍTULO III

Marco metodológico

3.1 TIPOS DE INVESTIGACIÓN

Toda investigación está orientada hacia el descubrimiento de la realidad de los hechos, es por eso que debido a las necesidades de la problemática planteada, los tipos de investigación utilizados fueron:

Descriptiva: porque se especificó y detalló de manera particular, el procedimiento para elaborar un Plan de Trabajo en las diferentes plantas de tratamiento adscritas a la CVG GGOSH y con ello, obtener la información de los factores o elementos que se deben considerar al momento de ser evaluados.

Al respecto, Méndez (2004) señala que:

"El estudio descriptivo identifica características del universo de investigación, señala formas de conducta y actitudes del universo investigado, establece compartimientos concretos, descubre y comprueba la asociación entre variables de investigación. De acuerdo con los objetivos planteados el investigador señala el tipo de descripción que se propone realizar". (Pág. 137).

Aplicada: Se busco aplicar cada uno de los conocimientos teóricos investigados en la elaboración del instructivo para determinar el status de las Plantas de Tratamiento adscritas a la CVG GGOSH en cualquier momento y relacionar los requerimientos con el presupuesto, logrando así de esta forma su ejecución. De igual manera, facilitar toda la información necesaria para el momento que se requiera.

Al respecto, UNA (1997) expone que:

"Una investigación es aplicada cuando se buscan conocimientos con fines de aplicación inmediata a la realidad para modificarla. Su propósito es presentar soluciones a problemas prácticos más que formular teorías acerca de ellos". (Pág.51).

3.2 DISEÑO DE INVESTIGACIÓN

En la realización de una investigación, está siempre presente el apoyo que obtiene el investigador en algún tipo de estrategia metodológica que le permite afinar la tarea de escoger y analizar los datos o elementos del problema planteado. También es conocido como enfoque de investigación, modelo o diseño metodológico o modalidad de estudio, entre otros.

Al respecto Sabino (1992) expone que:

"El diseño es pues, una estrategia general de trabajo que el investigador determina una vez que ya ha alcanzado suficiente claridad respecto a su problema"(Pág.88). Es por ello que debido a la estructura que se adoptó para responder al problema planteado, el tipo de diseño o estrategia a emplear es:

De Campo: Se utilizó este diseño, porque al permanecer en la CVG GGOSH específicamente en la OFED, se observó y conoció de la problemática planteada, con respecto a la necesidad de elaborar un instructivo para desarrollar un Plan de Trabajo de la Plantas de Tratamiento adscritas, para conocer el status de cada una de ellas.

En tal sentido, Hernández (1990) expone que:

"El diseño de campo es aquel que se basa en datos primarios, obtenidos directamente de la realidad. Su innegable valor reside en que permite cerciorarse al investigador de las verdaderas condiciones en que se han conseguido los datos, posibilitando su revisión o en el caso de que surjan dudas respecto a su calidad. Esto, en general, garantiza un mayor nivel de confianza para el conjunto de información obtenida". (Pág.81).

3.3 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Para la recolección de los datos manejados en este estudio se utilizaron las siguientes técnicas:

Observación Directa: Se utilizó esta técnico con el propósito de visualizar y de obtener de una forma más clara y precisa la problemática existente, que se refiere a la poca información sobre el status de las Plantas de Tratamiento adscritas a la CVG GGOSH, percibiendo directamente y sin ninguna clase de intermediación todos los datos de interés para la investigación.

Al respecto, Méndez (1994) argumenta que

"La observación es participante cuando el investigador forma parte activa y asume comportamientos del grupo observado obteniendo así los datos más importantes que estén en relación directa con el problema de investigación" (Pág.105)

Entrevista Informal: se realizaron conversaciones sobre el objeto de estudio con las personas conocedoras del tema, a fin de obtener información relevante acerca de los elementos necesarios para la elaboración del instructivo para desarrollar el Plan de Trabajo Anual de las Plantas de Tratamiento de la C.V.G. GGOSH.

Por lo que Sabino (1990) expresa los siguiente:

"La entrevista informal, se reduce a una simple conversación sobre el tema de estudio, donde lo importante es hacer hablar al entrevistado de modo de obtener un panorama de los problemas más salientes de los mecanismos lógicos y mentales del respondiente, de los puntos básicos para él. Esta técnica suele utilizarse en fases iniciales recurriendo a informantes claves en el tema de estudio". (Pág.42)

Revisión Bibliográfica: En esta investigación se utilizó como técnica la documentación teórica que sirvió de base para la elaboración del instructivo para desarrollar el Plan de Trabajo Anual de las Plantas de Tratamiento adscritas a la CVG GGOSH.

Por lo que, Rojas (1997) expone:

"Es un instrumento cuyo propósito esta orientado fundamentalmente a racionalizar la actividad investigada, para que esta se realice en condiciones que aseguren la obtención y autenticidad de la información que se busca con relación al estudio de un determinado tema" (Pág.78)

CAPÍTULO IV

Marco teórico

4.1.- MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

4.1.1.- Definiciones

4.1.1.1.- Manual

"Documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información e instrucciones sobre organización, políticas y/o procedimientos de la organización, que se consideran necesarios para la ejecución del trabajo". Quiroga Leos, Gustavo.

4.1.1.2.- Manual de Normas y Procedimientos

"Instrumento de información en el que se consignan en forma metódica, las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una o varias entidades". Quiroga Leos, Gustavo

Presentación escrita de los procedimientos que deben ser seguidos para llevar a cabo la actividades administrativas de la organización. Describe, en su secuencia lógica, las distintas operaciones, actividades o pasos en los cuales se compone un proceso señalado; generalmente: quién, cómo, dónde, cuándo, por qué, y para qué han de realizarse.

4.1.1.3.- Política

Afirmación de carácter general que guía la actuación de los integrantes de la Institución sobre una función determinada, para alcanzar los objetivos.

Una política es una guía básica para la acción; prescribe los límites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades. Sirve para:

• 1. Orientar a los subordinados en las decisiones particulares que deben tomar.

• 2. Evitar frecuentes consultas sobre asuntos fundamentales.

• 3. Favorecer la coordinación, uniformidad en el funcionamiento y el trabajo en equipo.

Deben tomarse ciertas medidas para cumplir su actuación en la organización, como por ejemplo:

• 1. Disciplina por parte de la dirección.

• 2. Analizar sus pro y sus contras.

• 3. Hacer una buena selección.

• 4. Involucrar a todos los usuarios en la elaboración.

• 5. Dar reconocimiento a los Departamentos con mejores resultados.

4.1.1.4.- Normas

Guía de acción específica, dirigida a la aplicación de políticas, al aprovechamiento adecuado y optimización económica de las actividades de determinadas áreas de la organización.

4.1.1.5.- Procedimientos

Sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos de materiales y tecnológicos y la aplicación de métodos de trabajo y control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.

4.1.1.6.- Reglamento

Es un conjunto ordenado de reglas o preceptos, que por autoridad compete, se establecen para la ejecución de un proceso administrativo determinado. El reglamento es de carácter normativo, formaliza la gestión administrativa y no expresa paso-acción.

4.1.1.7.- Práctica Operativa

Guía detallada de cómo deben utilizarse las tareas, para incrementar el rendimiento operacional. Su objetivo es establecer las normas y métodos a seguir por el personal operativo, para realizar una forma óptima y segura las tareas realizadas con la operación y mantenimiento de maquinarias y equipos, uso de las herramientas, prevención de accidentes, entrenamiento de los trabajadores en sus funciones y promoción en sus cargos, así como obtener una mayor eficiencia en las actividades.

4.1.1.8.- Flujograma

Es un gráfico que muestra la situación de las interrelaciones de las personas y tambien de los recursos de la empresa, de una manera clara. Además, es un diagrama de uso mas frecuentes en sistemas y procedimientos. Dentro de su diseño, la simbología empleada es enteramente convencional. Sin embargo, algunos de los símbolos utilizados se han generalizado.

4.1.2.-Objetivos

El manual de procedimientos permite:

• 1. Conocer el funcionamiento interno de las dependencias en lo que se refiere a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de sus ejecución

• 2. Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se efectúan, los órganos que intervienen y los formatos que se van a utilizar para la realización de las actividades institucionales, agregadas en procedimientos.

• 3. Establecer formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para la realización de las actividades.

• 4. Precisar en forma sencilla responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades, evitando duplicidades.

• 5. Aumentar la eficiencia de los trabajadores, indicandoles lo que deben hacer y cómo hacerlo.

• 6. Facilitar labores de auditoria, control interno y su vigilancia.

• 7. Constituir una base para el análisis y mejoramiento posterior del trabajo.

• 8. Servir de guía para el adiestramiento del personal.

4.1.3.- Ventajas y Desventajas

4.1.4.- Clasificación de los manuales de procedimientos

La clasificación según su aplicación y alcance en la Administración Pública es:

Macroadministrativos: Son propuestos y aplicados por los organismos de apoyo global, es decir, por quellos que tienen encomendado normar y controlar el desarrollo de alguna función cuyo desempeño es común a todas las instituciones del Ejecutivo.

Mesoadministrativos o sectoriales: Son los que involucran a todo un sector administartivo o a dos o mas instituciones que lo conforman. En ellos se plasman las relaciones intrasectoriales a nivel operativo.

Microadministartivos: Son los que se elaboran para guiar las operaciones internas en una dependencia, para cumplir sistemáticamente con sus funciones y objetivos.

4.2.- METODOLOGÍA PARA REALIZAR EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

La metodología propuesta para el estudio de procedimientos comprende las siguientes etapas:

a.- Planeación del estudio.

b.- Investigación de la situación actual.

c.- Análisis y crítica de la información.

d.- Diseño gráfico y descriptivo de procedimientos.

La breve exposición de la metodología que se propone, tiene por objeto establecer una base normativo para el estudio de procedimientos, con esto se pretende una disposición de pasos tendientes a conocer y resolver problemas administrativos por medio análisis ordenado, comenzando por una cuidadosa identificación y definición del problema, avanzando sistemáticamente hasta alcanzar su solución, mediante la documentación e implantación de los procedimientos.

Es importante que cuando se emprenda un estudio de esta naturaleza, se aplique una metodología que garantice que la descrpción de los procedimientos responda a la realidad operativa y esten de acuerdo a las normas jurídicoadministrativas establecidas al efecto.

4.2.1.- Planeación del estudio

El primer paso en la planeación del estudio será definir la naturaleza del problema en cuestión, esto permitirá fijar las bases para determinar el objetivo del estudio y una investigación preliminar que proporcione elementos de juicio para decidir la formulación y ejecución de una plan de trabajo que incluya el inventario de procedimientos. Esta etapa consta de tres fases que pueden definirse:

Definición del objetivo de estudio: En esta fase es conveniente precisar con toda claridad los problemas que hayan sido detectados, para definir correctamente el objetivo del estudio, con el fin de evitar malos entendidos que obstaculicen o dispensen el trabajo posterior. Es recomendable que antes de iniciar el estudio tanto el jefe del proyecto como los responsables afectados, esten convencidos de la definición del objetivo.

Formulación del inventario de procedimientos: Resulta conveniente que durante el estudio preliminar en las áreas administrativas se identifiquen y tipifiquen los procedimientos que afecten los trámites y servicios de la organización, con el fin de contar con una visión integral de las labores que se realizan en las áreas de estudio. Para ello es de gran ayuda levantar un inventario general de los procedimientos de trabajo, que incluya los que se inician y terminan en la propia área, así como los que se realizan en forma parcial y provienen o son complementados en otras unidades administrativas.

Formulación del plan de trabajo: Una vez definidos los objetivos del estudio e identificados los procedimientos con el usuario, el analista deberá formular el Plan de Trabajo requerido por la investigación, diseño e implantación del manual de procedimientos. Esta documentación además de servir como elemento de control para el desarrollo del trabajo a realizar, indica a los responsables del estudio el momento en que éste irá obteniendo los resultados que se hayan proyectado.

Por otro lado, se pretende mostrar son quién, cómo y cuándo deben desarrollarse las diferentes actividades que componen el plan, de manera que pueda existir una coordinación sistemática de esfuerzos.

El programa de trabajo de la incorporación de tiempos estimados de realización de cada una de las actividades que componen el plan, e indica las fechas de iniciación y terminación de cada una de ellas. Por otro lado, el programa nos indica la fecha de implantación del sistema y el tiempo total de duración de los trabajos.

4.2.2.- Investigación de la situación actual

Cubre la finalidad de obtener una visión del procedimiento tal y como se desarrolla en la actualidad. Esta fase incluye básicamente:

Recopilación de la información: Consiste en obtener una descripción lo mas detallada y exacta posible de cómo se desarrollan las operaciones que integran el procedimiento, y el tiempo de ejecución de las mismas, tomando nota del número de personas asignadas a cada operación.

Se trata de comprender y no de reunir una extensa colección de hechos que desafian cualquier tipo de análisis. En esta parte del trabajo el analista debe permanecer muy alerta para percibir y hacerse llegar cualquier información que pueda captar de utilidad para el proyecto, y desechar aquella que considere innecesaria.

A los métodos y técnicas para el levantamiento de la información los constituyen: la investigación documental, la observación directa y la encuesta. Según sea el caso se definirá que método es mas conveniente aplicar para lograr una mayor eficacia de los fines que se persiguen. Sin embargo, la aplicación del método va en función directa al tipo de información que se requiera, lo cual puede ser: información general, información estructural e información operacional, así como las fuentes de información que se precisen en el estudio.

Fuentes de información

En el ámbito institucional se identifican tres fuentes principales a las que se puede recurrir para obtener información sobre procedimientos ya establecidos o por implantarse. Estas fuentes son:

• Los archivos de la Institución.

• Los trabajadores.

• Las áreas de trabajo.

Los archivos de la Institución, son los bancos de información oficial de la organización y en ellos es posible obtener en mayor o menor grado información sobre procedimientos de trabajo.

De ellos podran obtenerse las bases jurídicoadministrativas que rigen el fuincionamiento y actividades de la empresa, como son: leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, ordenes, circulares internas y manuales administartivos. Este tipo de información es la considerada de carácter general. Adicionalmente, el analista debera familiarizarse sobre la estructura en la que se apoyaran los procedimientos de trabajo.

Cuando la captación de información no es suficiente y adecuada al objetivo del estudio, es recomendable acudir directamente a los funcionarios responsables de las áreas de investigación. Así tambien, las opiniones y comentarios que emiten los empleados son de gran ayuda, puesto que ellos son quienes realizan las actividades rutinarias y pueden apreciar limitaciones o tener divergencias con respecto a otras opiniones o contenido de los documentos.

Por último, como complemento a cualquiera de las fuentes de información anteriores, esta la observación directa en las oficinas donde se labora. Lo recomendable es observar la realidad laboral en todos sus ámbitos y niveles para tener una idea real de las condiciones, medios y personal que opera los procedimientos.

Registro y documentación del procedimiento actual: Registrar y ordenadamente la información recopilada de cualquier investigación que se realice es de exigencia general. Una regla general que debe tomarse en cuenta al realizar los registros, es hacerlo con la debida claridad para que cualquier persona pueda entenderlos.

Una vez que se ha reunido toda la informacion relativa a la forma actual de operar el procedimiento, al analista o grupo de analista procederan a organizar y documentar todo el materail escrito, a fin de cubrir posteriormente la fase de analista y crítica del mismo.

Obtención de la aprobación correspondiente: Una vez documentado el procedimiento actual se procederá a obtener la aprobación de los responsables de su ejecución.

4.2.3.- Análisis y crítica de la información

Una vez concluida la fase de investigación de la situación actual, se procederá a la realización de un exámen crítico, aplicando el análisis y diagnóstico.

Análisis: En esta etapa se debe realizar un estudio o exámen crítico de cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se integraron con el propósito de conocer su naturaleza, características y comportamiento, sin perder de vista su relación, interdependencia o interacción interna y con el ambiente, para obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa.

El análisis consiste en separar las funciones esenciales, es decir, diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que se hace. Es conveniente invitar a todos aquellos interesados a hacer comentarios sobre el procedimiento.

Algunos de los punto que se revisan al momento de realizar el análisis son:

¿Las actividades que lo integran siguen un orden lógico y constante?

¿Es lo más sencillo y claro?

¿Pueden mejorarse, combinarse o eliminarse algunas actividades?

¿Es posible eliminar demoras?

¿Existen cuellos de botellas que deben eliminarse?

¿Tiene la flexibilidad necesaria?

¿La información que proporciona, es la necesaria y se obtiene con oportunidad?

¿Permite cumplir los objetivos, con el minimo costo posible?

¿Reune los requisitos de control interno?

Un enfoque muy eficaz en el momento de análisis consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionarios fundamentales:

¿Qué trabajo se hace?

¿Para qué se hace?

¿Quién lo hace?

¿Cómo se hace?

¿Con qué se hace?

¿Cuándo se hace?

Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, las mismas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta ¿por qué?. Las nuevas respuestas que se obtengan darán la pauta para formular el manual y las medidas de mejoramiento administrativo.

Las técnicas de análisis que se pueden utilizar en esta fase estan directamente relacionadas con el origen del proyecto, así como con la información técnica del líder o responsable en función del tipo manual, factibilidad para su aplicación, disponibilidad de tiempo, asignación de recursos y nivel técnico del grupo de trabajo.

Este tiopo de instrumentos se pueden utilizar como respaldo para el proyecto o en sentido inverso, a raíz de la implantación de un proceso de cambio organziacional que debe culminar con la edicion de un manual administrativo.

Entre las técnicas que generalmente se utilizan para auxiliar el análisis administrativo en este campo, se encuentran las siguientes:

Organizacionales

Administración por objetivos

Análisis de costo-beneficio