- Etimología y concepto de presupuesto
- Integración del control presupuestal
- Preparación e instalación de un sistema presupuestario
- Estado de resultado presupuestado
- Bibliografía
Etimología y concepto de presupuesto
La palabra presupuesto se compone de 2 raíces latinas:
PRE – que significa antes de o delante de y,
Suponer, supuesto – del latín facio, fictus = herido, formado, hacer.
Por lo tanto, presupuesto significa antes de lo hecho.
Concepto.
Es la técnica de planeación y predeterminación de cifras sobre bases estadísticas y apreciaciones de hechos y fenómenos aleatorios.
Es la estimación programada, en forma sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo, en un período determinado.
1.2. Orígenes y evolución del presupuesto
El presupuesto ha existido en la organización económica humana desde los tiempos de las culturas antiguas como lo demuestra el hecho de que los egipcios hacían estimaciones para pronosticar los resultados de sus cosechas de trigo, con objeto de prevenir los años de escasez, y que los romanos estimaban las posibilidades de pago de los pueblos conquistados par exigirles el tributo correspondiente.
A finales del siglo XVIII se incorporó el presupuesto a los planes de gobierno en Inglaterra, que fueron perfeccionándose y modificándose a medida que pasaron los años. Las 2 guerras mundiales impulsaron el desarrollo de los presupuestos, ante la necesidad de regular los gastos de guerra y hacer más eficiente el reparto de recursos.
Objetivos del presupuesto.
Sus objetivos son: Previsión, Planeación, Organización, Coordinación o Integración, dirección y control, es decir, comprende todas las etapas del proceso administrativo.
Previsión: Tener anticipadamente todo lo necesario para la elaboración y ejecución del presupuesto.
Planeación: Planeación unificada y sistematizada de las posibles acciones en concordancia con los objetivos.
Organización: Adecuada, precisa y funcional estructura de la entidad.
Coordinación o integración: Compaginación estrecha y coordinada de todas y cada una de las secciones para que cumplan con los objetivos de la entidad.
Dirección: Ayuda enorme en las políticas a seguir, tomas de decisiones y visión en conjunto, así como el auxilio correcto y con buenas bases para conducir y guiar a los subordinados.
Control: Comparación a tiempo entre lo presupuestado y los resultados habidos, dando lugar a diferencias analizables y estudiables, para hace superaciones y correcciones.
1.4. Requisitos para un buen presupuesto
En general, las condiciones que se deben cumplir para que un presupuesto cumpla su objetivo en la empresa consisten en lo siguiente:
32. Conocimiento de la empresa.
33. Exposición del plan o política.
34. Coordinación para la ejecución del plan o política.
35. Fijación del período presupuestal.
36. Dirección y vigilancia.
37. Apoyo directivo.
1.5. Características del presupuesto
En cuanto a su formulación:
a) adaptación al tipo de compra.
b) planeación hacia un objetivo definido.
c) coordinación de funciones.
d) control de funciones.
En cuanto a su presentación.
a) de acuerdo con normas contables y económicas.
En cuanto a su aplicación.
a) Elasticidad
b) Criterio
c) (Considerar hacer cambios, incluso en el corto plazo).
1.6. Clasificación del presupuesto
Por el tipo de compra:
Públicos.
Privados.
Por su contenido:
Principales.
Auxiliares.
Por su forma:
Flexibles.
Fijos.
Por su duración:
Cortos (un año o menos).
Largos (mas de un año).
Por la técnica de valuación:
Estimados.
Estándar.
Por su reflejo en los estados financieros:
De posición monetaria.
De resultados.
De costos.
Por las finalidades que pretende:
De promoción.
De aplicación.
De fusión.
Por áreas y niveles de responsabilidad.
Por programas.
Base cero.
1.7. Presupuesto flexible
No debe confundirse el presupuesto flexible, con las características de elasticidad de que deban estar investidos los presupuestos en general. La elasticidad o flexibilidad, también está referida a los presupuestos fijos, para indicar que deben revisarse y adaptarse a las fluctuaciones constantes del mercado, obligando a la administración a cambiar o reconsiderar sus planes.
El presupuesto flexible es resultante de la consideración anticipada de las variaciones que pudieran existir en los ingresos y en las ventas; esta posible afectación conduce a la predeterminación de los cambios factibles en los volúmenes de producción y por consiguiente en los gastos. Dichas variaciones se presentan dentro del cuerpo mismo del presupuesto, en forma de cuotas (por unidad producida) o en forma escalonada, fijando porcentajes sobre una base determinada.
Presupuesto público y presupuesto privado
Hay una diferencia fundamental a la hora de elaborar los presupuestos en cada tipo de entidad:
Presupuesto
Público. | Privado | |
Lo realizan los gobiernos. | Lo realizan las empresas particulares. | |
Base: Gastos a) Estima los gastos necesarios indispensables. b) Determina la forma de cubrirlos. | Base: Ingresos. a) Estiman sus ingresos b) Predeterminan su distribución y aplicación. | |
Finalidad: Satisfacen las necesidades públicas para lograr la estabilidad económica. | Finalidad:
| |
Integración del control presupuestal
Responsabilidad, preparación, manejo y administración del control presupuestal
La responsabilidad de la elaboración del control presupuestal se delega en una persona que habrá de fungir como director del mismo.
Este debe ser una persona con amplios conocimientos sobre la empresa, y experiencia en este tipo de trabajos, usualmente un contador público o un Licenciado en Administración, a quien nombran director de finanzas.
Este director de finanzas se allega un equipo de colaboradores llamado comité de presupuestos, que puede estar compuesto por los ejecutivos que tengan a su cargo las principales funciones como, el director general, el de finanzas, de ventas y mercadotecnia, de producción o superintendente, jefe de personal y el de compras, etc.
las funciones principales de este comité son:
a) Examinar, aprobar y ajustar las estimaciones.
b) Aprobar o ajustar los procedimientos generales y parciales.
c) Presentar los presupuestos a autorización del gerente general y éste al consejo de administración.
Duración.
a) Es importante precisar el período de duración del presupuesto, regularmente los presupuestos abarcan mas de uno o 2 ejercicios sociales (12 ó 24 meses) fraccionados en estimaciones mensuales, trimestrales y semestrales.
Mecánica.
a) Una vez que se ha establecido el período presupuestario, la selección del personal que deberá trabajar en la elaboración del presupuesto y es estudio para su conexión con el sistema contable, debe buscarse sincronización y coordinación en todos los aspectos, si se quiere trabajar eficazmente, por lo que es preciso fijar las fechas en que la información debe estar disponible para cada uno de los demás departamentos. Un auxiliar valioso para el control de las actividades es la implantación de un sistema de redes de actividades (camino crítico) para determinar los puntos críticos que requieren la atención de un coordinador, tanto de la elaboración del presupuesto como de la ejecución.
Fases.
Previsión, planeación, formulación, aprobación, ejecución y coordinación, control, evaluación.
Manual.
El manual del control presupuestal tiene mucha similitud con los manuales e instructivos de contabilidad, organización, etc. cuya finalidad es presentar en forma escrita las políticas, operaciones, etc. de la empresa, así como definir responsabilidad y límites de autoridad de las personas que intervendrán en el control presupuestal.
Dicho manual debe contener en forma detallada:
a) Las bases, propósitos y funcionamiento del sistema de presupuestos así como la responsabilidad asignada a cada jefe de departamento.
b) El período que abarcará el presupuesto.
c) La organización necesaria para su administración.
d) Los procedimientos para formular el presupuesto.
e) Gráficas adecuadas a cada nivel, mostrando los presupuestos que se van a elaborar.
f) Obligaciones del director del presupuesto y relaciones con los diferentes ejecutivos.
g) Procedimiento a seguir para la elaboración y revisión de las estimaciones.
h) Procedimiento a seguir en la aprobación.
i) Obligaciones de todos y cada uno.
2. Presupuesto de ingresos
El cómputo anticipado de ingresos, es el primer paso en la implantación de todo programa presupuestal, en los organismos privados, ya que este renglón es el que proporciona los medios para poder llevar a cabo las operaciones de la negociación. El presupuesto de ventas está formado por:
Presupuesto de ventas.
Presupuesto de otros ingresos.
Presupuesto de ventas.
Los factores del presupuesto de ventas que se estudian son:
Factores específicos de ventas. | A) Factores de ajuste. son acontecimientos accidentales no recurrentes | a) Factores de ajuste perjudicial (huelga, incendio, etc.) influyen negativamente en las ventas. b) Factores de ajuste saludable (contratos especiales, relaciones políticas, etc.) influyen benéficamente en las ventas. a) | ||
B) Factores de cambio. Ofrecen un medio para estimar las ventas si se estudiaran sus posibilidades. | c) Cambio de producto, material, diseño, etc. d) Cambio de producción, instalaciones, etc. e) Cambio de mercado, de moda, etc. f) Cambio de métodos de venta, publicidad y propaganda, comisiones y compensaciones, etc. b) | |||
C) Factores corrientes de crecimiento. | g) Superación de ventas. h) Desarrollo o expansión. i) Crédito mercantil, etc. c) | |||
Fuerzas económicas generales. | Son factores externos que también influyen en el momento de cuantificar las ventas. | Precios, producción, ocupación, poder adquisitivo de la moneda, finanzas, informes sobre la banca y crédito, ingreso y producción nacional, ingreso per cápita, por ocupación, por clase, por zona, etc. | ||
Factores de influencias administrativas. | Este factor es de carácter interno, se refiere a las decisiones que toman los directivos y que influyen en el estudio del presupuesto de ventas. | Se toma la decisión después de conocer los factores específicos de ventas y las fuerzas económicas generales. Cambio de naturaleza o tipo de producto, estudio de nueva política de mercados, aplicación de nueva política de publicidad, variación en la política de producción, de precios, etc. | ||
Presupuesto de otros ingresos.
Se refiere a ingresos propios y ajenos, que no son los normales no consuetudinarios, o sean los accesorios que tiene una entidad, como:
j) Préstamos y operaciones financieras en los que se integran aspectos bancarios, refaccionarios, de habilitación y avío, emisión de obligaciones hipotecarias, etc.
aa) Aumento de capital, por entregas de efectivo, etc.
Presupuestos de egresos e inversiones
a) Está integrado por:
presupuesto de inventarios de producción, costo de producción, y compras.
Presupuesto de costos de distribución y administración (Gastos de venta y gastos de administración).
Presupuesto del impuesto sobre la renta.
Presupuesto de aplicación de utilidades.
Presupuesto de otros ingresos, y
Presupuesto de inversiones a más de un año.
Presupuesto de inventarios, costo de producción y compras.
Presupuesto de inventarios.
a) Para formular el presupuesto de producción es indispensable predeterminar la existencia necesaria para cubrir en forma eficiente las ventas precalculadas.
b) Un inventario excesivo ocasionaría gastos innecesarios, derivados del manejo y almacenamiento de inventarios ociosos, pago de seguros, intereses, obsolescencia, etc.
c) por otra parte, un inventario insuficiente daría lugar a demoras en el despacho de pedidos y por ende baja en las ventas.
d) Para medir la eficiencia de la operación mencionada, se puede utilizar el procedimiento denominado rotación de inventarios, que es una medida de análisis para determinar las veces que los inventarios han dado vuelta en relación a las ventas, de tal manera que cuanto mayor sea la rotación, menor será la utilidad de operación en relación con el capital invertido.
e)
f) Rotación de inventarios = Ventas (unidades) / Inventario promedio anual (unidades).
Presupuesto de producción y costo de producción.
a) Está basado en el presupuesto de ventas, ya que debe satisfacer sus requerimientos, considerando:
Capacidad productiva de la planta.
Disposiciones y limitaciones financieras.
Accesibilidad a los elementos del costo, maquinaria y equipo, locales, instalaciones, etc.
Requerimientos y/o políticas sobre inversiones.
b) La determinación de este presupuesto debe hacerse en 2 partes (unidades y valores).
En unidades.
a) Como quizá esté medida la capacidad productiva y la de los inventarios, deben calcularse las ventas y un inventario base (aquél al que se quiere llegar al finalizar el período, por resultar el ideal).
b) Ejemplo:
c) Datos: Se tiene un presupuesto de ventas, de 160,000 unidades; la empresa considera ideal una rotación semestral de inventarios de dos al año y se cuenta con un inventario real al final del ejercicio anterior de 825,000 unidades. Determinar el presupuesto de producción.
d) Solución:
e) Determinación del inventario base:
f) Rotación estándar: 2 = 160,000 / x
g) Inventario base: x = 160,000 / 2 = 800,000 unidades.
h)
i) Obtención del presupuesto de producción:
j) Presupuesto de ventas aa) + Inventario base – Inventario inicial = Presupuesto de producción. | bb) 160,000 cc) 80,000 dd) 240,000 ee) 82,500 ff) 157,500 | |
hh) Según el dato anterior, en el siguiente ejercicio se tiene que producir 157,500 unidades y lograr una venta de 160,000 para terminar con un inventario de 80,000 unidades.
En valores.
a) Procede ahora hacer una cuantificación pecuniaria con la del calendario de producción en unidades, con la cual será relativamente sencilla y rápida, si se tiene implantada la técnica de costos estimados o la de estándar, puesto que existirá en cualquiera de los dos casos una hoja de costos unitaria, por lo que con sólo multiplicar se conoce el costo de la producción.
Presupuesto de compra de materiales.
Este presupuesto se refiere exclusivamente a las compras de materiales. Para elaborarlo es necesario hacer antes el presupuesto de materiales, en unidades, con el objeto de determinar en términos generales, cuántas unidades de materiales se requerirán a lo largo del ejercicio, para producir los volúmenes indicados por el presupuesto de elaboración por cada tipo de productos.
Existen materiales que en la práctica son susceptibles de una predeterminación en particular, por obtenerse, guardarse y consumirse en unidades preestablecidas y claramente identificables, a este tipo de material es al que se tiene que fijar un inventario razonable para evitar posibles interrupciones de la producción o acumulaciones innecesarias de existencias.
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