El mapa de Procesos como herramienta para la gestión empresarial. Caso empresa ALIBEC
El mapa de Procesos como herramienta para la gestión empresarial. Su aplicación práctica en la empresa ALIBEC. Por todos es conocido los disímiles cambios económicos y sociales que actualmente enfrenta nuestro país a fin de perfeccionar la gestión empresarial en cada una de las ramas y sectores de nuestra economía. Por tal razón, el sistema empresarial cubano se esfuerza por llevar a cabo mejoras continuas en sus procesos y de esta manera obtener mayores beneficios. Sin embargo, alcanzar este objetivo requiere, como nuevo paradigma, que las entidades sean gestionadas siguiendo el enfoque de proceso.
El Mapa de procesos, es una herramienta que permite visualizar la interrelación de las actividades que se desarrollan en una empresa, identificar los problemas que puedan afectar su buen desempeño y eficiencia y elaborar propuestas de mejora con el objetivo de minimizar o erradicar dichas dificultades. Asimismo, los procesos que lo integran se definen teniendo en cuenta la formulación de la Estrategia, los Factores Críticos de Éxito y las misiones y funciones asociadas a la razón de ser de la empresa. Por otra parte, la organización puede acudir a la utilización de otras herramientas para llevar a cabo la identificación de los procesos que componen su estructura, como por ejemplo el uso de las técnicas de brainstorming[1]y las dinámicas de equipos de trabajo. Sea cual sea el método empleado, la definición de cada uno de los procesos debe considerar la participación de todos los miembros de la organización.
En la confección de un Mapa de Procesos deben realizarse los siguientes pasos:
1. Identificar los procesos que componen la empresa.
2. Agrupar los procesos identificados en :
Procesos Estratégicos (PE): Son aquellos que están vinculados al ámbito de las responsabilidades de la dirección y principalmente al largo plazo. Se refieren fundamentalmente a procesos de planificación o estratégicos.
Procesos Claves (PC), básicos o fundamentales: Son los que expresan la razón de ser de la organización, los que definen la cadena de valor de la entidad y prestación de los servicios. Son los que identifican y distinguen a la entidad.
Procesos de Soporte (PS) o apoyo: Son los encargados de proveer a la organización de todos los recursos (materiales, humanos y financieros) y crear las condiciones para garantizar el exitoso desempeño de los procesos claves, básicos o fundaméntales de la entidad.
Figura 1. Modelo para la Agrupación de los procesos.
3. Graficar sus interrelaciones.
La simbología a utilizar en la confección del Mapa de proceso, debe ser solo la de rectángulos y flechas direccionales.
A continuación se expone para mayor comprensión, la implementación del Mapa de Proceso de la Empresa de Aseguramiento y Logística a las Industrias de Bebidas, Refrescos y Cervecería del MINAL, la cual tiene como objetivo garantizar el abastecimiento de materias primas, materiales, partes y piezas de repuestos de importación y otros suministros nacionales específicos a todas las Empresas que conforman el programa de Bebidas, Refrescos y Cervecerías del Grupo Empresarial de la Industria Alimenticia (GEIA).
Mapa de procesos
Procesos Estratégicos
El Proceso Estratégico "PE 1 – Planificación Estratégica" persigue los objetivos siguientes:
a) Asegurar que el desarrollo de los servicios que presta la Empresa satisfaga las necesidades de funcionamiento de las Empresas de Cervecerías, Bebidas y Refrescos del país.
b) Actualizar la planeación estratégica teniendo en cuenta los resultados de este sistema, las fortalezas y debilidades del sistema empresarial, para garantizar la satisfacción de los requerimientos de las dependencias de la Empresa.
c) Potenciar, los servicios que oferta la Entidad, con el objetivo de satisfacer las exigencias y expectativas de sus clientes, así como el cumplimiento de las ventas de esta.
d) Potenciar el perfeccionamiento constante del nivel técnico de los servicios y de la capacitación constante de los trabajadores.
El Proceso Estratégico "PE2 – Desarrollo Organizacional" persigue los objetivos siguientes:
a) Ejercer la dirección sobre la Unidad Básica, con el fin de lograr incrementar los niveles de eficiencia y de ingresos.
b) Propiciar el desarrollo del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial.
c) Introducir la Organización Científica del Trabajo como práctica sistemática, para garantizar la elevación constante de la productividad del trabajo y el aumento de la eficiencia, mediante la mejor utilización de los recursos laborales, la optimización de procesos y métodos y estilos de dirección, métodos de trabajo, el mayor aprovechamiento de las reservas productivas, la normación, la innovación y racionalización y la activa participación de los trabajadores.
d) Formar cuadros y reservas con alta calificación y compromiso, con una conducta ejemplar, acorde con los principios y valores de nuestra sociedad socialista.
e) Aplicar la Dirección Colegiada, garantizando la activa participación de los trabajadores en los procesos fundamentales, sobre la base de la conjugación de su carácter colectivo y el mando único.
f) Priorizar el desarrollo del capital humano como fuente de riqueza fundamental de las organizaciones y de aporte para nuestra sociedad socialista, haciendo énfasis en el desarrollo de valores y la formación de competencias, evolucionando hacia la implantación de las Normas Cubanas de Gestión Integrada del Capital Humano.
g) Establecer el Sistema de Información y Archivos de la Empresa, para contribuir a la mejora de los procesos de toma de decisiones estratégicas, operativas y tácticas y asegurar el patrimonio documental que respalde su gestión administrativa.
h) Establecer las bases para el diseño de un Sistema de Gestión de la Calidad que posibilite la organización de los procesos y su mejora continua para satisfacer las expectativas de los clientes, tanto internos como externos, haciendo hincapié en la retroalimentación acerca de la calidad percibida por los clientes y la respuesta profesional y oportuna a las quejas que se reciban por cualquier vía.
Procesos de soporte
El Proceso de Soporte "PS1 – Actividad de Servicios y logística", persigue los objetivos siguientes:
a) Planificar los portadores energéticos sobre la base del ahorro y el uso eficiente de los recursos.
b) Garantizar y controlar, la disponibilidad óptima del parque automotor que se requiere para la prestación de los servicios y para respaldar las actividades de la Empresa.
c) Velar, porque se cumpla con el programa de reparación, mantenimiento, conservación y funcionamiento del parque automotor de la Empresa.
d) Dispone y controla el consumo de combustible, del parque automotor de la Empresa.
e) Garantizar y asegurar la disponibilidad de materiales de oficina imprescindible para el trabajo en cada área.
f) Ejecuta y garantiza con las empresas transportistas la extracción de mercancías contenerizadas o cargas agrupadas del puerto y/o aeropuerto
El Proceso de Soporte "PS2 – Gestión Contable- financiera" persigue los objetivos siguientes:
a) Garantizar el incremento de los servicios y la elevación constante de la productividad del trabajo, y el aumento de la eficiencia, mediante la mejor utilización de los recursos.
b) Asegurar, en nuestra dependencia, el cumplimiento de los procedimientos e instrucciones para la organización del registro contable (facturas comerciales).
c) Ejecutar el proceso de formación de precios, modificación y aprobación de precios y tarifas en el marco de los servicios autorizados en el Objeto Social;
d) Evaluar opciones de financiamiento para las compras de materias primas y materiales, teniendo en cuenta lo establecido por el Ministerio y por el país, asegurando la rentabilidad y liquidez de la Empresa.
e) Velar porque la balanza de pagos de la Empresa se convierta en una de las principales herramientas de dirección y control.
f) Procesar la información estadística, contable y financiera, garantizando su fiabilidad y oportunidad.
g) Realizar evaluaciones periódicas de los indicadores económicos y financieros.
h) Velar por la correcta aplicación de la política de cobros y pagos.
i) Realizar sistemáticamente conciliaciones con aquellas empresas que nos brinden servicios o reciban nuestros servicios (Empresas Importadoras, Empresas transportistas, Empresas del sistema, etc.).
El Proceso de Soporte PS3 – Actividad Informática, persigue los objetivos siguientes:
a) Proponer la estrategia, orientar y controlar la elaboración de Programas de Acción para la aplicación acelerada de la informática y las comunicaciones en la Empresa. Evaluar los aspectos tecnológicos y económicos relacionados con este proceso y hacer las propuestas que correspondan con este objetivo.
b) Controlar el uso de las Tecnologías de Información y las Comunicaciones en función de la eficiencia y el ahorro de recursos humanos y materiales.
c) Controlar la extensión de los servicios accesibles para los usuarios.
d) Controlar el cumplimiento de las normas y regulaciones relativas a la integridad y privacidad de la información; la seguridad e invulnerabilidad de las redes instaladas, la documentación y funcionamiento de los sistemas informáticos.
e) Garantizar la fiabilidad, estabilidad y seguridad requerida en nuestras redes y sistemas.
f) Controlar y exigir el cumplimiento de las normas técnicas y operacionales de las tecnologías de la información y de los sistemas informáticos.
El Proceso de Soporte "PS4 – Gestión de Capital humano" persigue los objetivos siguientes:
a) Satisfacer los requerimientos de recursos humanos que demanda la Empresa para el desarrollo de su gestión.
b) Garantizar y controlar el cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión de los Recursos Humanos.
c) Organizar, planificar, garantizar y controlar los procesos de capacitación de los trabajadores y cuadros de la Empresa.
d) Organizar y controlar el cumplimiento de las normas de seguridad y protección de la fuerza laboral.
El Proceso de Soporte "PS5 – Asuntos Legales" persigue los objetivos siguientes:
Actuar como representante legal de la entidad ante otras entidades nacionales, extranjeras o internacionales.
Asesorar al jefe de la entidad y a los dirigentes y funcionarios de ésta, en las cuestiones de índole jurídica relacionadas con la actividad que desarrolla la entidad.
Mantener el control, organización y actualización de la documentación legal de la entidad
Emitir los dictámenes de los asuntos, proyectos de disposiciones o instrumentos jurídicos que se someten a su consideración.
Redactar o participar en la redacción de los instrumentos jurídicos (resoluciones, instrucciones, circulares, contratos, convenios y otros) que se soliciten, contribuyendo a que se dicten dentro de los límites de las respectivas competencias y se observe en ellos estrictamente la legalidad.
Asesorar en el proceso de concertación y en la redacción de los contratos y convenios que se realizan en la entidad y mantener el control de estos instrumentos jurídicos. Controlar, actualizar y conservar disposiciones jurídicas, incluyendo la colección de la Gaceta Oficial de la República.
Elaborar programas de divulgación jurídica y proponer otras medidas para contribuir al desarrollo de la conciencia jurídica en el personal de la entidad.
Advertir al jefe de la entidad de las irregularidades que detecte que puedan constituir violaciones de la legalidad e indicar la conducta a seguir de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente.
Realizar, proponer que se realicen o participar en inspecciones encaminadas a detectar violaciones de la legalidad en la entidad y proponer las medidas que correspondan.
Procesos claves
En la organización de definen dos procesos claves, los cuales exponemos a continuación:
Proceso Clave PC1 Gestión de compras, persigue los objetivos siguientes:
- a) Proyectar, el cálculo de la consolidación de la demanda de productos necesarios para el cumplimiento de los planes productivos de nuestras Empresas.
b) Garantizar las contrataciones de aquellos recursos, partes y piezas demandados por las Empresas del sistema.
c) Velar por el cumplimiento de las fechas de entregas de las mercancías contratadas.
d) Realizar las ventas de insumos, partes y piezas de repuestos, teniendo en cuenta las necesidades de nuestras Empresas y los planes productivos de cada una de ellas.
e) Evitar pagos por concepto de demoras de contenedores.
f) Garantizar las entregas de facturas comerciales, en el tiempo establecido y sin errores, por parte delas Empresas Importadoras.
g) Disponibilidad de áreas de almacenaje.
h) Evaluar sistemáticamente el grado de satisfacción de los clientes con relación a los servicios que brinda la Empresa.
i) Mantener el ciclo de pagos dentro de los términos contratados con los suministradores.
Proceso de compra PC2 Gestión de Ventas, persigue los objetivos siguientes:
a) Realizar las entregas de materias primas, materiales, piezas y partes, según las distribuciones y boletas emitidas por el área de operaciones.
b) Velar por la ejecución de los cobros a las Empresas del sistema, en aras de mantener el ciclo, según lo establecido en los contratos.
c) Recibir por parte del área de operaciones, la factura comercial de insumos, debidamente firmada y revisada, en el tiempo previsto.
De esta manera se procede a la presentar la propuesta del MAPA DE PROCESOS de la Empresa ALIBEC.
Notas:
[1] También conocida en español como “tormenta de ideas” o “lluvia de ideas”, aunque por lo general en la literatura se utiliza en su término original del inglés. Esta herramienta fue ideada en el año 1941 por Alex FaickneyOsborn, cuando su búsqueda de ideas creativas resultó en un proceso interactivo de grupo no estructurado que generaba más y mejores ideas que las que los individuos podían producir trabajando de forma independiente; dando oportunidad de hacer sugerencias sobre un determinado asunto y aprovechando la capacidad creativa de los participantes.
Ing. Omaida Guerrero Galá: Especialista A en Compras de materias Primas y materiales.
Empresa de Aseguramiento y logística a las industrias de bebidas, refrescos y cervecerías (ALIBEC)
Autor:
Ing. Omaida Guerrero Galá.